Functieprofiel Hoofd Sectoradministratie Inleiding De werkzaamheden worden verricht bij het Regius College te Schagen. Het Regius College is een brede scholengemeenschap met een regionale functie en een breed onderwijsaanbod van Praktijkonderwijs tot en met Gymnasium. Er werken bijna 400 medewerkers, verdeeld over vier locaties: Wilhelminalaan, Oranjelaan, Hofstraat en Emmalaan. Het Regius College kiest voor kleinschaligheid binnen herkenbare en logische eenheden met een eigen identiteit. Deze kleinschaligheid komt ook in de organisatievorm tot uiting. Het Regius College heeft, onder het CvB, twee sectoren (Havo/Vwo en Vmbo/ Pro) met ieder een sectordirectie. Elke sector is onderverdeeld in teams. De teamleiders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderwijs- en personeelsbeleid. Het centraal bureau verzorgt de financiële, personeels- en salarisadministratie, facilitair, ICT, bestuurssecretariaat en de centrale leerlingenadministratie voor de gehele scholengemeenschap. Daarnaast heeft iedere sector/ locatie heeft een eigen (locatie) administratie. Deze locatieadministraties verrichten de administratief-secretariële ondersteuning ten behoeve van de locaties. De vier locatieadministraties van het Vmbo/ Pro (Oranjelaan, Emmalaan, Hofstraat en Praktijkonderwijs) worden samengevoegd tot de sectoradministratie Vmbo/Pro, gevestigd op de Oranjelaan. De locatieadministratie Havo/Vwo wordt de sectoradministratie Havo/ Vwo (gevestigd op de Wilhelminalaan). Door deze ontwikkeling ontstaat een nieuwe functie: hoofd sectoradministratie. Het hoofd sectoradministratie heeft als belangrijkste opdracht: het leidinggeven aan beide sectoradministraties en zorgdragen voor de ontwikkeling, kwaliteit, uitvoering, evaluatie en bijstelling van de administratieve organisatie en processen in beide sectoren. Algemene omschrijving van de functie Het hoofd sectoradministratie stuurt functioneel en operationeel in beide sectoren de administratieve medewerkers aan. Het hoofd bewaakt en verbetert de kwaliteit van de administratieve organisatie en processen en is verantwoordelijk voor de tijdige en juiste informatieverstrekking aan leerlingen, ouders en medewerkers. Hij 1 implementeert nieuwe administratieve processen, evalueert deze en voert verbeteringen door in de efficiency van de schoolorganisatie. Het hoofd signaleert de behoefte aan of mogelijkheid tot vergroting van inzet van automatisering en voert hierover overleg. De afspraken die zijn gemaakt met o.a. het centraal bureau, sectordirecties en teamleiders worden systematisch vastgelegd en bewaakt. 1 Daar waar hij staat kan ook zij worden gelezen
Het hoofd sectoradministratie draagt zorg voor de verdeling, voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden en het aansturen van de sectoradministraties binnen de kaders van de gemaakte afspraken en de administratieve voorschriften. Het hoofd valt functioneel onder de sectordirecties en is hiërarchisch verantwoording schuldig aan het College van Bestuur. Het CvB voert de ontwikkel- en beoordelingsgesprekken. Teamspeler Het hoofd sectoradministratie is de spin in het web voor sectordirecties, teamleiders, centraal bureau en CvB. Hij is een voorbeeld voor de medewerkers in de beheersing, verdieping en verbreding van de werkzaamheden van de sectoradministraties. Van het hoofd wordt een bijdrage aan de organisatieontwikkeling verwacht op het niveau van beheersing van de administratieve processen de verbetering van deze processen, met een aantoonbare overdracht hiervan naar de medewerkers en leidinggevenden binnen de sectoren. Professionalisering Het hoofd sectoradministratie ontwikkelt zichzelf structureel door eigen reflectie en gebruikmakend van feedback. Voorts vraagt de functie om inzicht in de organisatie en werkwijze van de beide sectoren, inzicht en kennis van de organisatie en de cultuur en de mogelijkheden die de school biedt. Het hoofd sectoradministratie laat zien en legt uit waar hij mee bezig is en legt daarover verantwoording af. Overzicht kernkwaliteiten (zie het vervolg voor een nadere uitwerking) 1. Leidinggevende 2. Vakman/vakvrouw 3. Lerende professional Uitwerking kernkwaliteiten Ieder van de kernkwaliteiten wordt gedefinieerd en vervolgens in een aantal beschrijvingen geoperationaliseerd. 1 Leidinggevende Het hoofd sectoradministratie draagt bij aan het bereiken van een gezamenlijk resultaat van de sectoradministraties in collegiaal verband met de sectordirecties, teamleiders en onder verantwoordelijkheid van het College van Bestuur. Het hoofd leidt en begeleidt het werk en de activiteiten van medewerkers binnen de sectoradministraties. Resultaten worden bereikt door een duidelijke en adequate aansturing van de medewerkers. Daarbij stimuleert en motiveert het hoofd de medewerkers tot gezamenlijke prestaties en stuurt op het gewenste resultaat. Het hoofd zorgt ervoor dat zijn werk en dat van zijn medewerkers in de school goed op elkaar zijn afgestemd, waardoor hij bijdraagt aan het goed functioneren van de schoolorgafunctieomschrijving Hoofd Sectoradministratie april 2014 pagina 2
nisatie. Het hoofd werkt samen in een team, wisselt belangrijke informatie uit en ondersteunt collega's bij actuele werkvragen (de dagelijkse praktijk) met als doel om van elkaar te leren. Hij is een voortrekker in de samenwerking binnen het team. Hij heeft een initiërende rol en vervult een voorbeeldfunctie in de rol van expert. Hij coacht de medewerkers op de sectoradministraties met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Als leidinggevende beschikt het hoofd sectoradministratie over de volgende vakbekwaamheden 1.1 Coördineren werkzaamheden sectoradministraties 1.2 Aansturen medewerkers sectoradministraties 1.3 Consultatie en coaching 1.4 Ontwikkeling en verbetering administratieve organisatie Operationalisering in vakbekwaamheden en gedragsindicatoren 1.1 Coördineren werkzaamheden sectoradministraties Deelt taken, beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden op een duidelijke wijze toe aan de juiste medewerkers. Stelt een overzichtelijke planning op. Bewaakt de voortgang van de werkzaamheden en de resultaten. Organiseert randvoorwaarden en draagt zorg voor duidelijke procedures. Bewaakt/bevordert de communicatie en samenwerking binnen de sectoradministraties. Houdt rekening met de interne verhoudingen en werkwijze van het Regius College en de werkzaamheden van de sectordirecties en teamleiders. Stelt de juiste prioriteiten en weegt daarbij de belangen goed tegen elkaar af. Onderhoudt contacten met diverse geledingen binnen en buiten de school. 1.2 Aansturen medewerkers sectoradministraties Geeft duidelijke kaders en maakt heldere afspraken met medewerkers. Delegeert taken en spreekt waar nodig medewerkers aan op de uitvoering van de taken. Voert ontwikkel- en beoordelingsgesprekken met medewerkers sectoradministraties. Maakt afspraken met de medewerkers over individuele resultaten, inzet en ontwikkeling. Overlegt met medewerkers en neemt de inbreng van de medewerkers serieus. Stimuleert de samenwerking binnen de sectoradministraties. Maakt duidelijk welke bijdrage van de leden van het team verwacht wordt. Stimuleert het uitwisselen van kennis en ervaringen binnen het team. Organiseert activiteiten met als hoofddoel het functioneren van het team te verbeteren. Complimenteert en motiveert medewerkers. Signaleert en benoemt het succes van het team. Stimuleert het in teamverband oplossen van problemen. 1.3 Consultatie en coaching functieomschrijving Hoofd Sectoradministratie april 2014 pagina 3
Geeft op persoonlijke en situationele wijze leiding. Geeft specifieke en constructieve feedback aan medewerkers. Confronteert medewerkers met de gevolgen van het eigen gedrag. Maakt gebruik van de aanwezige kwaliteiten van de teamleden. Biedt medewerkers reële groei- en ontwikkelingsmogelijkheden. Toont openlijk erkenning en waardering voor de prestaties van medewerkers. Ondersteunt een medewerker in het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan. Toont aandacht voor anderen, kan zich verplaatsen in hoe anderen een situatie, gebeurtenis of persoon ervaren en geeft daar actief uiting aan. Staat model voor de eigen medewerkers. Toont respect voor de medewerkers. 1.4 Ontwikkeling en verbetering administratieve organisatie Werkt continue aan de kwaliteitsverbetering van de administratieve processen. Brengt gesignaleerde knelpunten in en doet voorstellen voor oplossingen. Implementeert nieuwe administratieve processen. Voert verbeteringen in de efficiency van de schoolorganisatie door. Signaleert de behoefte aan (of de mogelijkheden tot) het vergroten van inzet van automatisering en voert hierover overleg. Toont kwaliteitsbewustzijn en controleert eigen werk en dat van medewerkers zorgvuldig. Stelt hoge eisen aan het eigen werk en dat van anderen en handelt daarnaar. Laat zien niet tevreden te zijn met een gemiddelde prestatie. 2 Vakman/vakvrouw Het hoofd sectoradministratie verricht op adequate wijze algemene administratieve en secretariële en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de sectoradministraties en het managementteam. Als vakman/vakvrouw beschikt het hoofd sectoradministratie over de volgende vakbekwaamheden 2.1 Uitvoeren administratieve en ondersteunende werkzaamheden 2.2 Uitvoeren secretariële werkzaamheden Operationalisering in vakbekwaamheden en gedragsindicatoren 2.1 Uitvoeren administratieve en ondersteunende werkzaamheden Is verantwoordelijk voor/voert op vakkundige wijze administratieve werkzaamheden uit. Toont een ruim inzicht in administratieve bedrijfsprocessen. Hanteert op een adequate wijze de verschillende softwarepakketten. Genereert de juiste gegevens en stelt duidelijke rapportages op. functieomschrijving Hoofd Sectoradministratie april 2014 pagina 4
Verzamelt en ordent gegevens op nette wijze, archiveert relevante onderdelen volgens afspraak, zodat documenten en informatie snel terug te vinden zijn. Houdt onderdelen van de website actueel. Controleert het interne dagbericht en zorgt voor verzending. Coördineert de organisatie van de open dag / avond Draagt (mede) zorg voor het leermiddelenfonds m.b.t. het uitdelen en innemen van boeken per sector. Coördineert het proces voor de afhandeling van verzuim van leerlingen. Is verantwoordelijk voor de opstelling van brieven en andere documenten in correct Nederlands en in de juiste lay-out, conform de huisstijl. Levert een bijdrage aan de organisatie van niet-lesgebonden activiteiten. 2.2 Uitvoeren secretariële werkzaamheden Draagt zorg voor de te verrichten algemene secretariële werkzaamheden. Bewaakt de agenda van de sectordirecties. Attendeert de sectordirecties op de gemaakte afspraken. Is verantwoordelijk voor tijdige verzending van brieven. Is verantwoordelijk voor de verzorging van diverse ondersteunende documenten, zoals locatiewijzers, jaarrooster en boekje laatste schoolweken. Maakt afspraken met basisscholen voor bezoek teamleiders. Draagt, samen met de examensecretaris en afdelingsassistent bovenbouw, zorg voor het examensecretariaat. Draagt zorg, bij afwezigheid sectordirecties, voor taken die voortgang behoeven. 3 Lerende professional Het hoofd sectoradministratie is zich bewust van de veranderende omgeving waarin hij werkt en doorziet de noodzaak om bekwaam te blijven. Hij onderneemt zelf leeractiviteiten om bekwaam te blijven in de bovengenoemde kernkwaliteiten. Het hoofd is betrokken en maakt er een gewoonte van om stelselmatig te reflecteren. Dit op het gebied van zelfkennis, waardenoriëntatie en praktisch handelen met medewerkers en leidinggevenden. Hij speelt adequaat in op omgevingsfactoren en actuele ontwikkelingen. Het hoofd neemt initiatief om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in het beroep en werkt samen met de medewerkers aan een permanente professionele ontwikkeling van zichzelf en het team. Deze professionele ontwikkeling stemt hij af op het beleid van de school en benut de kansen die de school biedt om zich verder te ontwikkelen. Als lerende professional beschikt het hoofd sectoradministratie over de volgende vakbekwaamheden 3.1 Onderhouden professionele werkrelatie 3.2 Ontwikkeling vakbekwaamheid Operationalisering in vakbekwaamheden en gedragsindicatoren functieomschrijving Hoofd Sectoradministratie april 2014 pagina 5
3.1 Onderhouden professionele werkrelatie Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. Draagt het algemene beleid van het Regius College en de genomen beslissingen loyaal uit. Volgt in- en externe ontwikkelingen en vertaalt deze naar (mogelijke) consequenties voor de sectoradministraties. Handelt anticiperend in plaats van afwachtend. 3.2 Ontwikkeling vakbekwaamheid Houdt zich op de hoogte van relevante vakinhoudelijke ontwikkelingen en vertaalt deze naar de administratieve organisatie. Neemt verantwoordelijkheid voor eigen handelen. Onderkent de sterke en zwakke punten bij zichzelf (reëel zelfbeeld). Evalueert eigen gedrag, producten en processen. Formuleert leervragen en werkt planmatig daaraan. Formuleert eigen leerdoelen in termen van concreet gedrag. Benadert problemen als kansen voor verbetering. Draagt zelf verantwoordelijkheid voor het plannen, uitvoeren en evalueren van zijn eigen professionalisering. Draagt, vanuit de rol van expert, bij aan de professionalisering van de medewerkers van de sectoradministraties door het overdragen van de eigen kennis en vaardigheden. Honorering Het betreft een fulltime functie. De functie wordt momenteel in FUWA gewaardeerd; het wordt waarschijnlijk een schaal 8/9 functie (maximum 3.402 per maand). Procedure U kunt tot uiterlijk dinsdag 22 april solliciteren, uitsluitend via internet: vacatures.regiuscollege.nl. De gesprekken zullen plaatsvinden vanaf week 20 (12 mei). Een assessment maakt deel uit van de procedure. functieomschrijving Hoofd Sectoradministratie april 2014 pagina 6