UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Informatiseringscentrum Gebruikershandleiding voor de IdM-webapplicatie Accountbeheer voor medewerkers (IdM eindgebruiker applicatie) Versie: 3.4 Documentnaam: Gebruikershandleiding_Accountbeheer_Mdw.doc
GEBRUIKERSHANDLEIDING INLEIDING Doelstelling applicatie Met deze webapplicatie van het Identity Management Systeem kunt u uw persoonlijke gegevens inzien die in de centrale gebruikersdatabase van de UvA (LDAP) zijn opgeslagen. Tevens kunt u enkele persoonlijke instellingen opvoeren en wijzigen (o.a. wachtwoord en e-mailaliassen). Voor wie is deze applicatie bedoeld? Deze applicatie is bestemd voor alle UvA-medewerkers die in bezit zijn van een UvAnetID. U krijgt een UvAnetID als u door de personeelsadministratie in SAP-HR als UvA-medewerker bent geregistreerd. Zie http://www.ic.uva.nl/uvanetid voor meer informatie. Waar kan ik de applicatie aanroepen? De webapplicatie is te benaderen vanuit je webbrowser (bijvoorbeeld MS- Explorer) vanuit de website http://www.ic.uva.nl/uvanetid of rechtstreeks met het webadres: http://id.uva.nl. Met de optie [Help] krijgt u nadere informatie te zien over deze functionaliteit. Inhoud In de volgende hoofdstukken worden de volgende onderdelen behandeld: 1. Inloggen 2. Inzien/wijzigen persoonlijke gegevens 3. E-mail gegevens 2009 Informatiseringscentrum UvA 1
GEBERUIKERSHANDLEIDING ACCOUNTBEHEER VOOR MEDEWERKERS 1 INLOGGEN Inlogscherm Bij het opstarten van het systeem vanuit een webbrowser krijgt u het onderstaande inlogscherm te zien. Voer in dit scherm uw UvAnetID en bijbehorend wachtwoord in en klik op [Inloggen]. Voor het UvAnetID wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd en kleine letters. Dit geldt wel voor het wachtwoord. English / Nederlands Met de knoppen [English] [Nederlands] kunt u taalinstelling selecteren voor deze applicatie. 2 2009 Informatiseringscentrum UvA
GEBRUIKERSHANDLEIDING Hoofdmenu applicatie Na inloggen krijgt u het onderstaande hoofdmenu te zien. Links staan de menuopties die u kunt gebruiken. De volgende opties zijn beschikbaar: Persoonsgegevens Wachtwoord wijzigen E-mail gegevens Nb. De optie [E-mail gegevens] is NIET beschikbaar voor medewerkers die geen UvAmail account hebben (Exchange mailaccount van de UvA). Dit zijn medewerkers van ACTA en T.M.C Asser Instituut. Uitloggen Met de knop [Logout] kunt u uitloggen. Een andere manier is door het scherm van uw webbrowser te sluiten. 2009 Informatiseringscentrum UvA 3
GEBERUIKERSHANDLEIDING ACCOUNTBEHEER VOOR MEDEWERKERS 2 PERSOONSGEGEVENS Na selectie van de optie Persoonsgegevens krijgt u het onderstaande scherm te zien. Hierin staan uw persoonsgegevens die in de centrale gebruikersdatabase (LDAP) zijn opgeslagen. Al deze gegevens komen uit het personeelsadministratiesysteem SAP/HR (behoudens het UvAnetID en de drie gegevens die u zelf kunt invullen). Als de persoonsgegevens niet correct of niet zijn gevuld, dan moeten ze in het personeelsadministratiesysteem worden gewijzigd. Neem hiervoor contact op met uw personeelsafdeling. Uw persoonlijke gegevens worden ook in het elektronische adressenboek gepubliceerd op het UvAweb (tenzij u bezwaar heeft gemaakt). In het veld Homepage url kunt u een webadres invullen, bijvoorbeeld uw eigen homepage. Achter de url kunt u, gescheiden door een spatie, een omschrijving opnemen. Bijv: http://home.uva.nl/balie2 Eric s homepage. 4 2009 Informatiseringscentrum UvA
GEBRUIKERSHANDLEIDING Met het veld Voorkeur taalinstelling wordt uw voorkeur van de taalinstelling (Nederlands of Engels) opgeslagen. Op dit moment zijn er nog geen applicaties die dit gegeven gebruiken/uitlezen. In de toekomst zal dit wel het geval zijn. Met de optie [Opslaan] kunt u de gewijzigde gegevens opslaan. Met de optie [Annuleren] kunt u de wijzigingsactie ongedaan maken. U komt dan weer terug in het hoofdmenu. 2009 Informatiseringscentrum UvA 5
GEBERUIKERSHANDLEIDING ACCOUNTBEHEER VOOR MEDEWERKERS 3 WACHTWOORD WIJZIGEN Wachtwoord wijzigen Na selectie van deze menuoptie krijgt u het onderstaande scherm te zien, waarmee u uw wachtwoord van het UvAnetID kunt wijzigen. U dient eerst uw huidige wachtwoord op te voeren en daarna tweemaal voor controle het nieuwe wachtwoord. Het nieuwe wachtwoord moet voldoen aan de volgende eisen: - minstens 8 tekens lang; - mag niet gelijk zijn aan uw UvAnetID, achternaam, voornaam of e- mailadres; - bevat minimaal 1 kleine letter, 1 hoofdletter, 1 cijfer of 1 leesteken; - U mag geen spaties in het wachtwoord gebruiken. Dat kan problemen geven met het inloggen vanuit andere applicaties. Nb. Diakritische tekens (letters met accenten e.d.) in het wachtwoord worden wel geaccepteerd, maar het advies is om dit niet te doen, omdat deze moeilijk zijn op te voeren en dus bij gebruik foutgevoelig zijn. Met de optie [Wachtwoord wijzigen] kunt u de wijziging opslaan. Met de optie [Annuleren] kunt u de wijzigactie ongedaan maken. U komt dan weer terug in het hoofdmenu. 6 2009 Informatiseringscentrum UvA
GEBRUIKERSHANDLEIDING 4 E-MAIL GEGEVENS Nadat selectie van deze optie krijgt u het onderstaande scherm te zien. Vanuit dit scherm kunt u een mail doorstuuradres opvoeren. Al uw mail wordt dan automatisch naar dit mailadres doorgestuurd. Tevens kunt u maximaal 10 e-mailaliassen opvoeren of oude aliassen weer verwijderen. Alleen het primaire e-mailadres wordt in het elektronische adressenboek op het UvA-web gepubliceerd (tenzij u bezwaar heeft gemaakt). Het e-mail doorstuuradres en de e-mailaliassen worden niet in adressenboek getoond. Toevoegen e-mailalias Een e-mailalias is andere benamingen van uw e-mailadres waarop u ook bent te bereiken. Gebruik de knop [Toevoegen] om een nieuwe alias op te voeren. 2009 Informatiseringscentrum UvA 7
GEBERUIKERSHANDLEIDING ACCOUNTBEHEER VOOR MEDEWERKERS Hierbij gelden de volgende regels: de alias moet tenminste uw (1 ste) achternaam bevatten. De voorletters of voornaam mag u zelf kiezen. Bijvoorbeeld: M.J.P. van den Berg-Bol kan een alias mberg@uva.nl of MvdBergBol@uva.nl invoeren, maar niet directeur@uva.nl. de alias mag geen spaties, aanhalingstekens of diakritische tekens bevatten. Wij raden u aan om alleen de letters A t/m Z, cijfers, punten en streepjes te gebruiken. een alias moet uniek zijn. Als iemand anders het adres al in gebruik heeft kunt u het niet invoeren. Let op: U kunt het nieuwe adres niet meteen gebruiken, eerst moet de mailserver worden bijgewerkt. Dat duurt hoogstens een 1/2 dag. Verwijderen e-mailalias Hiermee kunt u een eerder opgevoerde e-mailalias weer verwijderen. Dit kunt u doen door het hokje voor de alias die u wilt verwijderen aan te vinken en daarna de knop [Verwijderen] te gebruiken. De wijzigingen worden pas daadwerkelijk opgeslagen, als u de optie [Opslaan] heeft gebruikt. Met de optie [Annuleren] komt u weer terug naar het hoofdmenu zonder de wijzigingen op te slaan. 8 2009 Informatiseringscentrum UvA