MEMO Aan Van : Jan Arie Meijer : Carole Bakker Onderwerp : Communicatieplan Promotie jachthaven Hellevoetsluis Datum : 26 oktober 2012 1. Inleiding Op 13 oktober 2011 (advies 20110670) heeft de gemeenteraad de Vestingvisie De Vesting Voltooien vastgesteld. In deze visie zijn een aantal impulsen voor de korte termijn opgenomen, waaronder: - Het uitbreiden van ligplaatsen voor passanten en commerciële ligplaatsen ter hoogte van mogelijk toekomstig terras aan de Oostzanddijk; - Ter hoogte van de nieuwbouw Groote Dok Oost streven naar een mix van bewonersligplaatsen en ligplaatsen voor passanten. In de advisering inzake de Vestingvisie is tevens opgenomen dat het invullen van haven Het Groote Dok prioriteit heeft en dat het op korte termijn in uitvoering gebracht zal worden. De gemeenteraad heeft op 26 april 2012 besloten om over te gaan tot het herinrichten van de haven Groote Dok. Het bovenstaande vraagt om een goede promotie van de jachthaven Hellevoetsluis. Om de ligplaatsen succesvol te verhuren (lees: de jachthaven voller te krijgen ) is het belangrijk om de doelgroep over te laten gaan tot actie. Dit is waar promotie - deels - bij kan helpen. Dit communicatieplan beschrijft de strategische aanpak voor de promotieactiviteiten voor het aankomende watersportseizoen (1 april 2013 tot en met 31 oktober 2013). 2. Doelgroepen en communicatiedoelstellingen De communicatiedoelstellingen kunnen per doelgroep verschillen. Hierbij is een essentieel verschil in de doelstellingen voor de interne en externe doelgroepen. Voor sommige doelgroepen (dit geldt met name voor de interne doelgroepen) is het voldoende als ze geïnformeerd zijn over het programma (weten) en wat het doel is en dit actief uitdragen, andere groepen daarentegen moeten niet alleen positief staan (willen) tegenover de jachthaven Hellevoetsluis, maar ook worden aangezet tot actie (doen). Interne doelgroepen - Havenmeester - Havenmedewerkers - Beleidsmedewerkers - College - Raad Communicatiedoelstellingen intern 1. Kennis, informatie weten Alle interne doelgroepen zijn bekend met het promotieplan van de jachthaven. Medewerkers weten waarom het promotieplan is opgezet en zien de samenhang met de uitstraling van de Vesting (en Hellevoetsluis in het geheel). gastheerschap Alle interne doelgroepen zijn bekend met de resultaten die zijn beoogd met het promotieplan.
2. Positieve houding willen Alle interne doelgroepen onderkennen het belang van het promotieplan. Alle interne doelgroepen hebben vertrouwen in de aanpak. Alle interne doelgroepen zijn bereid samen te werken om de doelen te bereiken. 3. Gedrag - doen Alle interne doelgroepen leveren daar waar gevraagd en nodig hun bijdrage aan de promotie van de jachthaven. Alle interne doelgroepen werken samen om de gezamenlijke doelen te bereiken. Externe doelgroepen - Booteigenaren Communicatiedoelstellingen extern 1. Kennis, informatie weten 75% van de externe doelgroepen is in het nieuwe seizoen bekend met de jachthaven. 70% van de externe doelgroepen weet in het nieuwe seizoen dat het mogelijk is om ligplaatsen te huren bij de gemeentelijke jachthaven Hellevoetsluis. 2. Positieve houding willen 3% van de externe doelgroepen is in het nieuwe seizoen potentieel geïnteresseerd in een ligplaats bij de gemeentelijke jachthaven Hellevoetsluis. 3. Gedrag doen 1% van de externe doelgroepen huurt in het nieuwe seizoen daadwerkelijk een ligplaats bij de gemeentelijke jachthaven Hellevoetsluis. 3. Communicatiestrategie In deze paragraaf wordt de strategie beschreven waarmee de communicatiedoelstellingen zoals hiervoor beschreven, bereikt kunnen worden. De strategische uitgangspunten zijn deels gebaseerd op de aansluiting op de Vestingvisie De Vesting Voltooien en de Stadsvisie 2030, waarbij door inwoners wordt de voorkeur wordt uitgesproken dat Hellevoetsluis zich verder als waterstad ontwikkelt. De strategische uitgangspunten vanuit de communicatiestrategie zijn als volgt gedefinieerd: Eenduidige communicatie Voor een succesvolle positionering van de jachthaven Hellevoetsluis is het van belang dat eenduidige communicatie plaatsvindt. Hierbij staat het formulieren van heldere boodschappen centraal, waarbij bovendien de benodigde informatie voor de externe doelgroepen makkelijk toegankelijk is. Een voorbeeld hiervan is de doorvertaling van de centrale boodschap in alle middelen. Optimale dienstverlening Een optimale dienstverlening staat centraal bij het promoten van de jachthaven Hellevoetsluis. Havenmedewerkers zijn hierbij het visitekaartje voor de jachthaven aangezien zij het rechtstreekse contact hebben met (potentiële) huurders. Maar tegelijkertijd dienen ook de voorzieningen optimaal te werken en beschikbaar te zijn voor (potentiële) huurders. Een voorbeeld hiervan is het beschikbaar stellen van WIFI voor bezoeker van de jachthaven. Ambitieuze koers voor de toekomst In zowel de Vestingvisie als de Stadsvisie spreekt de gemeente Hellevoetsluis haar ambities voor de toekomst uit. Deze ambities moeten vanzelfsprekend ook worden doorvertaald in de promotie van de jachthaven. Dit betekent dat een investering gedaan zal moeten worden in professionaliteit en uitstraling, waarbij de kwaliteit van die investering op een constant niveau blijft. Een voorbeeld hiervan is de uitstraling in de gehele jachthaven die overeenkomt met de professionele uitstraling en leveren
van kwalitatieve dienstverlening die de gemeente Hellevoetsluis hanteert in haar dagelijkse gemeentelijke beleid. Creativiteit ingegeven door economische ontwikkelingen In deze economische tijden is niet eenvoudig om met beperkte middelen promotieactiviteiten te bedrijven. Het is noodzaak creatief om te gaan met deze middelen. Dit vraagt om inspelen op bestaande initiatieven en samenwerken met andere partijen, zowel intern als extern. 4. Kernboodschap De kernboodschap geldt altijd voor alle onderliggende doelgroepen gedurende het gehele promotieproject: Intern De gemeente Hellevoetsluis wil haar dienstverlening naar haar klanten optimaliseren. In de promotie van de jachthaven werken we aan een gezamenlijk doel: een moderne, professionele jachthaven creëren waar watersporters graag komen, zowel voor de korte maar zeker ook voor de lange termijn. Extern De gemeentelijke jachthaven Hellevoetsluis is een prettige jachthaven waar u tegen scherpe tarieven uw schip kunt aanmeren voor de korte en lange termijn. Daarnaast biedt de jachthaven u een breed scala aan voorzieningen die in uw wensen voorzien. 5. Communicatiemiddelen Intern Workshop ambassadeur/gastheerschap: Medewerkers van de haven hebben een eerste contact met (potentiële) huurders van ligplaatsen. Het is essentieel dat zij het gastheerschap uitdragen omdat zij het visitekaartje van de jachthaven vormen. Extern Website: De website geeft bezoekers en geïnteresseerden in een oogopslag de informatie die zij nodig hebben of zoeken. Via de website is het makkelijk om in contact te komen met de gemeente voor verdere vragen en/of opmerkingen. De url wordt: www.jachthavenhellevoetsluis.nl. Het emailadres wordt: info@jachthavenhellevoetsluis.nl. De uitstraling van de website sluit aan op de uitstraling zoals deze tot nu toe is gebruikt in de advertentie: maritiem, eenvoudig, veel blauw en gebruik van aantrekkelijk beeldmateriaal. Advertenties: Een aantrekkelijke advertentie (reeds ontwikkeld) wordt ingezet in bestaande en relevante tijdschriften en kranten, zoals Waterkampioen (ANWB), HIER Magazine, het watersportgidsje en publicaties van bijvoorbeeld de VVV Zuid-Hollandse Eilanden. Gezien de beperkte middelen wordt kritisch gekeken naar de inzet en vooral ook gebruik gemaakt van free publicity. Free publicity: De advertentie of een op maat geschreven advertorial wordt ingezet in alle middelen van samenwerkende partijen (onder andere VVV Zuid-Hollandse Eilanden) waar we zonder verdere kosten op kunnen aansluiten.
Gemeentegids: In de gemeentegids 2013 zal de eerder besproken advertentie van de jachthaven worden opgenomen. WIFI: De toegangspagina van de WIFI in de jachthaven zal naast andere interessante websites en informatie een link tonen naar de website (www.jachthavenhellevoetsluis.nl). Artikel in lokale kranten: De contacten met de lokale pers (Groot Hellevoet, Hellevoetse Post) zijn zeer goed te benoemen. Lokale media zijn zeer geïnteresseerd in berichten vanuit de gemeente Hellevoetsluis en daar kan vanuit de jachthaven van geprofiteerd worden door regelmatig berichten toe te sturen of een interview in de plaatselijke kranten. Social media: Social media zijn niet meer weg te denken. Ze zijn laagdrempelig en nagenoeg kosteloos in te zetten om de doelgroep te informeren. Hierbij valt te denken aan een Twitter-account en/of een Facebook-account. Voor een sfeerbeeld is het mogelijk een Pinterest-account aan te maken dat waarnaar verwezen wordt vanuit de overige middelen. Organisatie van de communicatie Vanuit het team Communicatie is Carole Bakker, communicatieadviseur, verantwoordelijk voor de uitvoering van dit communicatieplan. Carole heeft hierbij structureel overleg met Jan Arie Meijer over de inzet van communicatiemiddelen en eventuele aanpassing van gemaakte afspraken en acties. Actielijst en planning De acties zoals in dit plan staan vermeld verwerken we in een actielijst met daarin de acties, wie verantwoordelijk is en wanneer het wordt uitgevoerd. Een opzet is als bijlage toegevoegd. Carole houdt deze actielijst bij en actualiseert deze zo nodig. 6. Begroting communicatie Acties Kosten 1. Ontwikkelen website 2.000,- exclusief BTW 2. Inzetten advertenties Aanpassingen advertenties (opmaak): PM Watersportgidsje: kosteloos 1/1 pagina BEL Magazine: kosteloos (in combinatie met advertorial) 1/2 HIER Magazine: 716,- ex BTW Waterkampioen: 1.050,- ex BTW Gemeentegids: nog niet bekend 3. Algemene tekst in gemeentegids 2013 Kosteloos
6. Onvoorzien PM Inschatting maximaal benodigd budget voor de diverse acties: 3.766,- + PM kosten 7. Actielijst communicatie (inclusief planning) Actie Datum 1 Advertentie HIER magazine nog niet bekend CB 2 Advertentie Waterkampioen 22 november 2012 CB 3 Advertorial BEL Magazine 7/8 december 2012 CB / JAM 4 Website live januari 2013? JAM / CB 5 Advertentie watersportgidsje Maart 2013? CB 6 Gemeentegids (tekst en advertentie) Maart 2013 CB 8. Evaluatie Tijdens reguliere afspraken zullen Jan Arie en Carole evalueren over de inzet van de communicatiemiddelen. Indien nodig wordt de actielijst aangepast.