Jaarverslag Commissie van Advies voor de Bezwaarschriften 2013 Gemeente Beesel
INHOUD 1. Leeswijzer pag. 2 2. Samenstelling van de Commissie pag. 3 3. Werkwijze van de Commissie pag. 4 4. Ingekomen bezwaarschriften pag. 5 Inclusief overzicht per onderwerp 5. Afhandelingsduur bezwaarschriften pag. 6 6. Inhoud van de adviezen pag. 7 7. Conclusies pag. 8 8. Aanbevelingen pag. 10 1
1. LEESWIJZER Dit verslag is opgesteld door de secretaris van de vaste commissie van advies voor bezwaarschriften van de gemeente Beesel. Dit jaarverslag verschaft meer inzicht in de behandeling van bezwaarschriften door de gemeente Beesel. De commissie biedt het verslag aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en het MT aan. Tevens plaatst de secretaris van de bezwarencommissie het jaarverslag op de gemeentelijke website. In dit verslag beschrijft de commissie de behandeling van de bezwaarschriften die zijn ingediend in het verslagjaar 2013. 2
2. SAMENSTELLING VAN DE COMMISSIE De commissie is ingesteld op grond van de Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Beesel d.d. 21 november 2005 en gestart bij het benoemingsbesluit van 20 februari 2006. De commissie adviseert over bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. De commissie adviseert op het gebied van onder ander milieu, ruimtelijke ordening, sociale zaken, subsidie, leerlingenvervoer, personeelszaken etc. De commissie is niet bevoegd om te adviseren over bezwaarschriften op het gebied van belastingen. In dit verslagjaar is de samenstelling van de commissie als volgt: Voorzitter: c.q. lid Leden: Secretaris: Plv. secretaris: de heer mr. A.A.T.M. Brouns de heer mr. R.M.M. Engelen de heer mr. F.E.G.H. Stevens mevrouw mr. H.D. Lelieveld de heer mr. M.T.A. Hölzmann mevrouw mr. J.L.S. van der Velden de heer mr. P.E.R. Slegers mevrouw drs. P.J.J. van Heugten 3
3. WERKWIJZE VAN DE COMMISSIE De commissie komt in principe één keer per maand bijeen. De vergaderingen van de commissie bestaan uit een openbaar gedeelte en een besloten gedeelte. Het openbare gedeelte heeft betrekking op de hoorzitting. Tijdens de hoorzitting hoort de commissie alle betrokken partijen. In het besloten gedeelte van de vergadering vindt een overleg door de commissieleden plaats, het zogenaamde raadkameroverleg. Tijdens dit overleg bespreekt de commissie de adviezen die zij aan het bevoegde bestuursorgaan uitbrengt. De indiener(s) van het bezwaarschrift en de belanghebbende(n) ontvangen een uitnodiging voor het openbare gedeelte van de behandeling van het bezwaarschrift. Daarnaast ontvangen overige geïnteresseerden een uitnodiging om aanwezig te zijn op de openbare hoorzitting, via een advertentie in t Gazetje. Een uitzondering op deze werkwijze zijn de bezwaarschriften op het gebied van sociale zaken en personeelszaken. Deze bezwaarschriften behandelt de commissie helemaal achter gesloten deuren. Bij deze hoorzitting mogen dus alleen de indiener(s) van het bezwaarschrift en de vertegenwoordiger(s) van het gemeentebestuur aanwezig zijn. Dit heeft te maken met de privacy van de betrokkenen. Alle stukken die bij het bezwaarschrift horen, liggen ten minste één week voor de hoorzitting voor iedereen (de wet spreekt van belanghebbenden, art. 7:4) ter inzage. Als er privacybelangen in het geding zijn, dan liggen deze stukken niet ter inzage. De hoorzitting vindt plaats in het gemeentehuis. Elke hoorzitting begint met een introductie door de voorzitter. Daarin vertelt de voorzitter wie er in de bezwaarcommissie zit en hoe de bezwaarcommissie werkt. Daarna hoort de commissie alle partijen, te weten de indiener(s) van het bezwaarschrift, belanghebbende(n) en de vertegenwoordiger(s) van het bestuursorgaan. Na afloop van de hoorzitting, brengt de commissie advies uit aan het bestuursorgaan. Het bevoegde bestuursorgaan neemt altijd het besluit op bezwaar. De indiener(s) en de belanghebbende(n) ontvangen het advies en het besluit op bezwaar gezamenlijk. Nadat een beslissing op het bezwaarschrift is genomen, staat voor belanghebbende(n) de mogelijkheid van beroep open. 4
4. INGEKOMEN BEZWAARSCHRIFTEN In 2013 is de commissie 12 keer bij elkaar gekomen. In 2012 zijn er in totaal 82 bezwaarschriften ingediend. De bezwaarschriften zijn verdeeld over verschillende beleidsterreinen. Opvallend is het fors aantal bezwaarschriften op het gebied van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Dit komt, omdat eind 2012 een nieuwe richtlijn huishoudelijke werk is vastgesteld. Een heleboel mensen maakten bezwaar tegen de verandering van het aantal uren huishoudelijke werk. Bestreden besluiten naar onderwerp Onderwerp: 2009 2010 2011 2012 2013 Omgevingsrecht 3 6 1 3 3 Wet werk en bijstand 19 17 19 20 18 Wet Maatschappelijke Ondersteuning 16 10 15 10 41 Handhavingzaken 3 5 10 6 9 Personeelszaken 3 1 1 4 - Verkeersbesluiten - - - 1 1 Algemene Plaatselijke Verordening 6 2 2 2 1 Subsidies 5 3 3 1 - Verordening Leerlingenvervoer 1-1 - - Planschadeverzoeken 1-1 - - Bijzondere wetten - - - - - Wet milieubeheer 6 2 120 48 - Wet Openbaarheid van Bestuur 2 4 2 4 2 Overig - 4 7 9 5 Totaal 65 54 182 108 80 In bovenstaande tabel treft u het aantal bestreden besluiten aan. Dit is het aantal besluiten waartegen een bezwaarschrift is ingediend. Behandeling van de bezwaren bezwaarschriften: 2010 2011 2012 2013 Ingekomen bezwaarschriften 54 182 108 80 Ingetrokken bezwaarschriften 12 150 17 48 Uitgebrachte adviezen door de commissie 42 28 91 28 Besluiten op bezwaar 42 28 89 24 Nog geen advies naar aanleiding van het bezwaar - 4 2 4 Van de 80 ingediende bezwaarschriften hebben 78 bezwaarschriften betrekking op besluiten van het college van burgemeester en wethouders. Er is gedurende dit verslagjaar 1 bezwaar ingediend tegen een besluit van de gemeenteraad en 1 bezwaar ingediend tegen een besluit van de burgemeester. In totaal zijn 48 bezwaarschriften tijdens de procedure ingetrokken. Dit is ongeveer 58% van het totaal aantal ingediende bezwaarschriften. De commissie heeft in 28 zaken een advies aan het bevoegde bestuursorgaan uitgebracht. Het college is vier maal contrair gegaan met betrekking tot het advies van de bezwaarcommissie. 5
5. AFHANDELINGSDUUR BEZWAARSCHRIFTEN Per 1 september 2011 heeft het college de beslistermijn standaard op 12 weken gesteld. Als de 12 weken uiteindelijk niet haalbaar zijn, dan stuurt de secretaris van de bezwaarschriftencommissie een brief om de termijn eenmalig met maximaal 6 weken te verlengen. Daarmee wordt de termijn op 18 weken gesteld. Een overschrijding van de beslistermijn kan rechtsgevolgen hebben. De bezwaarmaker kan in beroep gaan bij de rechtbank, wegens het niet tijdig nemen van een besluit. Ook kan de bezwaarmaker sinds 1 oktober 2009 een beroep doen op de bepalingen van de Wet dwangsom en beroep. Deze wet heeft geleid tot een aanpassing van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en geeft aan bezwaarmaker de mogelijkheid, om aan het college een dwangsom op te leggen voor ieder dag dat het nemen van een beslissing op bezwaar is vertraagd. Het verstrijken van een termijn heeft niet tot gevolg dat het bezwaar zomaar gegrond wordt verklaard, of dat het bestuursorgaan niet langer bevoegd is om een besluit te nemen. Een termijnoverschrijding is in strijd met de Awb. Het is mede daarom belangrijk om de bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn af te handelen. Van de 24 besluiten op bezwaar, zijn in totaal 24 besluiten binnen de wettelijke termijn van 18 weken afgehandeld. Dat betekent dat 100% van de bezwaarschriften is behandeld binnen de wettelijke termijn. In het jaar 2012 was dit 97%. Van de 24 besluiten op bezwaar, zijn in totaal 19 besluiten binnen de termijn van 12 weken afgehandeld. Dat betekent dat 79% van de bezwaarschriften is behandeld binnen de termijn van 12 weken. De 12 weken termijn is niet altijd gehaald vanwege de zomervakantie en/of extra onderzoek. Bij aanvullend onderzoek is aanhouding van de zaak slechts mogelijk voor zover de indiener van het bezwaar daarmee heeft ingestemd en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad. Gemiddeld bedroeg de afhandelingstermijn van een bezwaarschrift in 2013 ongeveer 10 weken. In 2012 was de afhandelingstermijn nog 12 weken. De commissie probeert haar taken in ieder geval op tijd af te ronden. Op die manier kan het bevoegde bestuursorgaan binnen de wettelijke termijn een besluit op het bezwaarschrift nemen. Daar waar nodig, bijvoorbeeld vanwege een plotselinge toename van het aantal bezwaarschriften in een bepaalde periode, organiseert de bezwarencommissie een extra hoorzitting. 6
6. INHOUD VAN DE ADVIEZEN De commissie heeft in 2013 in totaal 28 adviezen uitgebracht. Naar het oordeel van de commissie zijn 14 bezwaarschriften (50%) in 2013 ongegrond. Hierbij plaatst de commissie echter wel de kanttekening, dat in 10 gevallen ook is geadviseerd om de motivering van het bestreden besluit aan te vullen of aan te passen. De commissie heeft in het verslagjaar 9 keer geadviseerd om een bezwaarschrift gegrond te verklaren. Dit is 32%. De gegronde bezwaarschriften zijn bezwaarschriften op het gebied van de WMO, WIZ en handhaving. In dit verslagjaar heeft de commissie 5 maal (18%) geadviseerd om het bezwaarschrift nietontvankelijk te verklaren. Dit betekent dat het bezwaarschrift niet inhoudelijk is beoordeeld. Vier maal is een bezwaarschrift buiten de termijn ingediend. Eenmaal is bezwaar ingediend tegen een besluit waar geen bezwaar tegen open staat. Aantallen en percentages van de inhoud van de adviezen Advies: 2010 2011 2012 2013 ongegrond 33 (79%) 24 (86%) 43 (48%) 14 (50%) gegrond 6 (14%) 3 (10%) 7 (8%) 9 (32%) niet-ontvankelijk 3 (7%) 1 (4%) 39 (44%) 5 (18%) 7
7. CONCLUSIES Jaarverslag Het opstellen van een jaarverslag is vast onderdeel van de werkzaamheden van de bezwaarschriftencommissie. Het is bovendien een jaarlijks terugkerend onderwerp ter bespreking met het college van burgemeester en wethouders. Het jaarverslag verstrekken we tevens ter informatie aan de gemeenteraad en het managementteam. Aantallen juridische procedures In 2013 is er een dalende lijn geweest in het totaal aantal ingediende bezwaarschriften. De meeste bezwaarschriften zijn in 2013 ingediend op het gebied van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Dit komt omdat eind 2012 een nieuwe richtlijn huishoudelijke werk is vastgesteld. In het nieuwe beleid is bepaald dat personen op een lager aantal uren huishoudelijke hulp aanspraak kunnen maken. In totaal hebben 33 burgers (tijdig) bezwaar gemaakt tegen het besluit waarin hun recht op hulp bij huishoudelijke werk werd verlaagd. De WMO-consulenten legden tijdens de bezwaarfase bij elke bezwaarmaker een nieuw huisbezoek af. Waar nodig werd een externe arts als adviseur geraadpleegd. Als daartoe aanleiding bestond, wijzigde het college het WMO-besluit. Deze proactieve houding heeft ertoe geleid dat die bezwaarschriften door de indieners zijn ingetrokken. Op het gebied van de Wet milieubeheer is in 2013 een sterke afname van het aantal bezwaarschriften in te zien. De reden is dat veel burgers in 2011 en 2012 bezwaar hebben gemaakt tegen de (mogelijke) plaatsing van ondergrondse afvalcontainers in bepaalde wijken. In 2013 is een afname van het aantal P&O bezwaarschriften te zien. In 2012 werden de functieomschrijvingen en functiewaarderingen van medewerkers van de gemeente Beesel aangepast. Op de overige gebieden blijft het aantal bezwaarschriften stabiel. Ingetrokken bezwaarschriften In 2013 zijn in totaal 48 bezwaarschriften tijdens de procedure ingetrokken. Dit zijn er veel in vergelijking met 2012 en in vergelijking met het totaal aantal ingediende bezwaarschriften. Burgers en bestuursorganen van de gemeente Beesel zijn bereid zaken nogmaals uit te leggen, in nader overleg te gaan en zo nodig in onderling overleg minnelijk de kwestie te regelen. Inhoud adviezen Het aantal adviezen waarbij het bezwaarschrift gegrond is verklaard, is in 2013 gestegen. Het betreft met name bijstandszaken. In totaal werd 17 maal bezwaar aangetekend tegen een bijstandsbesluit. Hiervan zijn vijf bezwaarschriften hangende de procedure ingetrokken. De commissie adviseerde zes keer om een bijstandsbezwaar gegrond te verklaren. Vijf bijstandsbezwaarschriften zijn als ongegrond aangemerkt. Een bezwaarschrift was niet ontvankelijk en is daarom niet inhoudelijk behandeld. Bij de gegrond geachte bezwaarschriften is onvoldoende onderzoek gedaan naar alle feiten en omstandigheden voorafgaand aan het besluit. Daardoor is het besluit ook automatisch onvoldoende deugdelijk gemotiveerd. Beslissing op bezwaar Het bestuursorgaan heeft de mogelijkheid om het advies van de commissie niet te volgen. In dat geval moet wel door het college uitdrukkelijk worden gemotiveerd om welke reden van het advies van de commissie wordt afgeweken. In 2013 is het college van burgemeester en wethouders 4 keer contrair gegaan met het advies van de bezwaarcommissie. Afhandelingstermijnen en kwaliteit In 2012 bedroeg de gemiddelde afhandelingsduur van de bezwaarschriften ongeveer 12 weken. In 2013 is de gemiddelde afhandelingsduur gedaald naar ongeveer 10 weken. 8
De commissie probeert haar taken in ieder geval op tijd af te ronden. Op die manier kan het bevoegde bestuursorgaan binnen de wettelijke termijn een besluit op het bezwaarschrift nemen. Daar waar nodig, bijvoorbeeld vanwege een plotselinge toename van het aantal bezwaarschriften in een bepaalde periode, organiseert de bezwarencommissie een of meer extra hoorzittingen. Een tijdige afdoening van de bezwaarschriften dient daarom een belangrijk punt van aandacht te blijven, voor zowel de bezwaarschriftencommissie en de secretaris, als ook voor de betrokken ambtenaren. Het nakomen van termijnen is ook een belangrijk kwaliteitsaspect. De aspecten van zorgvuldigheid en juistheid dienen daarbij niet in het gedrang te komen. De commissie is van mening dat de behandeling van de bezwaarschriften in de gemeente Beesel op een kwalitatief goede manier en met voldoende gezag plaatsvindt. Van groot belang is dat de bezwaarmaker het gevoel heeft dat de bezwaarschriftenprocedure heeft bijgedragen aan de kwaliteit van de beslissing op bezwaar en de idee heeft te maken te hebben met een betrouwbare overheid. De proactieve houding van medewerkers bij de gemeente naar bezwaarmakers toe zal daarin zeker ook een bijdrage hebben geleverd. 9
8. AANBEVELINGEN Aandacht voor zorgvuldige voorbereiding, belangenafweging en deugdelijke motivering van besluiten In 2013 is naar het oordeel van de commissie 32% van de bezwaren gegrond geweest. De commissie heeft geoordeeld dat 50% van bezwaren ongegrond is. Hierbij is meestal ook geadviseerd het besteden besluit aan te vullen of aan te passen. Gezien de bovenstaande cijfers, is de bezwaarcommissie van oordeel dat het primaire besluitproces kan worden verbeterd. De bestuursorganen van de gemeente Beesel moeten erop letten dat een besluit zorgvuldig wordt voorbereid en genomen: zorgvuldig onderzoek naar de feiten, alle concrete omstandigheden en alle (onderlinge) belangen, secuur volgen van procedures en deugdelijke besluitvorming (art. 3:2 Awb). De in de motivering genoemde feiten moeten kloppen en de motivering moet logisch en begrijpelijk zijn voor iedereen die betrokken is bij het besluit (art. 3:46 Awb), met vermelding met de juiste en noodzakelijke wettelijke bepalingen. De burger dient precies te weten waar hij aan toe is of wat de gemeentelijke overheid van hem verlangt. Ook dient de gemeente duidelijk te zijn wat en waarom al of niet aan zijn verzoek wordt tegemoet gekomen. Door een beroep te doen op het lerend vermogen van de organisatie is het mogelijk de kwaliteit van de besluiten te verbeteren. Het leren van ervaringen leidt tot een grotere kennis bij medewerkers en betere werkprocedures. De secretaris van de bezwarencommissie is hierin een belangrijke schakel. Hij bereidt de behandeling van een bezwaarschrift voor en bespreekt het bezwaarschrift en een advies na met de behandelend medewerker/ambtenaar. Proactieve houding van ambtenaren De commissie constateert een proactieve houding van ambtenaren. Door soms wat extra inspanning te leveren in het voortraject, kan er alsnog overeenstemming worden bereikt met bezwaarmaker. Communicatie is in dat verband het sleutelwoord. Soms kan een extra contact tussen burger en gemeente leiden tot het intrekken van een bezwaarschrift. Voornamelijk kan dat aan de orde zijn wanneer de burger behoefte heeft aan een extra verduidelijking van het primaire besluit. Soms ook, komt het bestuursorgaan als gevolg van het bezwaarschrift tot de conclusie dat het primaire besluit niet juist is. In dat geval is het nemen van een nieuw primair besluit aangewezen. De secretaris van de commissie ondersteunt waar mogelijk medewerkers om in een voortraject tot overeenstemming met de bezwaarmaker te komen. Mediation Belanghebbenden kunnen het niet eens zijn met een beslissing. Dat kan tot gevolg hebben dat zij een bezwaarschrift indienen. Een bezwaarschriftprocedure kost veel tijd. Als vaak bezwaarschriften zijn ontvangen van dezelfde persoon over vergelijkbare zaken kan de commissie wijzen op de mogelijkheid conflicten op te lossen door mediation. Dit kan in de voorfase of hangende de bezwaarprocedure. Mediation is een vorm van vrijwillige bemiddeling in conflicten waarbij een neutrale bemiddelingsdeskundige met partijen in gesprek gaat. Tijdens dat gesprek wordt geprobeerd om er achter te komen waar het probleem echt zit. Partijen worden vervolgens begeleid om vanuit hun werkelijke belangen tot het meest optimale resultaat te komen. De commissie ziet bijvoorbeeld mogelijkheden voor mediation bij handhavingskwesties. Voordeel van mediation is dat er ook ruimte is voor niet-juridische aspecten van een bezwaar. Partijen kunnen misverstanden en irritaties uitspreken. De verstoorde communicatie komt weer op gang waardoor de relatie herstelt. Mediation kan ertoe leiden dat er minder juridische procedures worden gevoerd. 10