Voor iedereen van 50-plus EINDRAPPORTAGE QUO VADIS (QV) PVGE VAN HET VERENIGINGSBESTUUR (VB) AAN DE VERENIGINGSRAAD (VR) PVGE 1. INLEIDING Tijdens de VR op 12 oktober 2016 is het rapport Quo Vadis PVGE 2.0 fase 1 besproken en zijn de daarin genoemde voorstellen aanvaard. Vervolgens heeft het VB de projectgroep QV gevraagd om de actiepunten uit het rapport genoemd onder punt 6 verder uit te werken en met desbetreffende voorstellen te komen. Het rapport van de projectgroep QV is op 4 april 2017 in het VB besproken en met enkele aanvullingen door het VB is dit het eindrapport dat de instemming heeft van het VB. In deze eindrapportage worden alle relevante uitgangspunten en doelen genoemd om PVGE een toekomstbestendige seniorenorganisatie te laten zijn. Hierbij worden ook nog elementen gememoreerd die al eerder aan de orde zijn geweest, maar die voor de overall beeldvorming en richting noodzakelijk zijn. In deze rapportage wordt evenals in de Quo Vadis 2.0 rapportage- met hoofdvereniging en koepel hetzelfde orgaan bedoeld. Het VB heeft geconcludeerd dat de leden van de projectgroep Quo Vadis 2.0 met hun werkzaamheden en de rapportages een prima prestatie hebben geleverd en spreekt hierbij dank uit aan de leden van de projectgroep. PVGE maakt deel uit van het bestuur van de stichting VBOB. Sinds de VR van 12 oktober 2016 zijn er principiële veranderingen opgetreden in de relatie tussen VBOB en de Provincie. Met name de volledige subsidiëring door de Provincie van het gehele scholings-, vorming- en opleidingen-traject en de deskundigheidsbevordering is met ingang van 01012017 van de baan. Het jaar 2017 moet als een overgangsjaar worden beschouwd waarbij de Provincie nog zeer beperkt subsidieert om het VBOB pakket in de lucht te houden en waarbij VBOB en de Provincie zich maximaal zullen inspannen om de VBOB activiteiten (die feitelijk WMO georiënteerd zijn) en de financiering daarvan onder de verantwoordelijkheid van de betreffende gemeenten te brengen. Omdat met name de dienstverlening van de seniorenorganisaties in Brabant voor een belangrijk deel is gestoeld op de beschikbaarheid van de zogenaamde vertrouwenspersonen ( VOA s, CLIO s, HUBA s en thuisadministrateurs) kan/zal deze beslissing van de Provincie gevolgen hebben voor de organisatie en werkwijze van lokale verenigingen en de koepel. Daarom is in bovenstaande ook ingegaan op de situatie rond VBOB. Het VB is van mening dat de uitwerking van de in dit rapport genoemde actiepunten plaats dient te vinden door het VB waarbij een beroep zal worden gedaan op de benodigde vrijwilligers. 1
2. UITGANGSPUNTEN 2.1 PVGE missie Het bevorderen van het welzijn van de leden door het bieden van een breed scala van sociale, culturele en sportieve activiteiten voor en door leden met als uitgangspunt: actief met plezier deelnemen en voldoening voor ieder lid op haar/zijn manier. Daarnaast het behartigen van de belangen van senioren in het algemeen en voor de leden in het bijzonder en dat in een permanent snel veranderende samenleving. Hierbij staat de oudere centraal met als thema s gezond ouder worden, gezonde financiële omstandigheden, goede huisvesting, gelijkwaardigheid, participatie en integratie in de maatschappij. 2.2 PVGE visie De PVGE wordt gezien als een actieve seniorenvereniging die midden in de samenleving staat met deelname aan en invloed in die samenleving en die door de maatschappij erkend wordt als partner bij het vorm geven van de samenleving (participatiemaatschappij). Dat doet PVGE door samen met andere netwerkorganisaties kennis, kunde en menskracht te leveren binnen programma s voor belangenbehartiging op gemeentelijk en bovengemeentelijk niveau. Daarnaast is PVGE een seniorenorganisatie die er toe bijdraagt dat senioren langer deelnemen in de maatschappij door het vormen van sociale netwerken gekoppeld aan educatie, cultuur, ontspanning en beweging. Leden nemen hieraan deel met plezier en betrokkenheid ieder op haar/zijn manier. 2.3 Doelstellingen/activiteiten van PVGE OVERALL Bevordering van een goed leefklimaat van de leden door belangenbehartiging en coördinatie van het welzijnsbeleid in brede zin, gekoppeld aan de instandhouding c.q. uitbreiding van de noodzakelijke faciliteiten LOKAAL Doelstellingen en activiteiten van de lokale PVGE verenigingen a) Inventarisatie van noden en behoeften van lokale PVGE leden ten behoeve van overleg met gemeente en andere daartoe geëigende instellingen over individuele en collectieve belangenbehartiging van de leden. Dit overleg is gericht op behoud en verbetering van welzijn en welvaart van de senioren. Deze inventarisatie dient ook voor bovenlokale belangenbehartiging. b) Constructieve samenwerking met andere lokale seniorenverenigingen al of niet in de vorm van een Seniorenraad gericht op overleg met de gemeente over zaken die tot het domein van de gemeente behoren en die de belangen van de PVGE leden betreffen zoals de (kosten van) opleiding van vertrouwenspersonen, WMO individueel en collectief, leefbaarheid, veiligheid, openbaar vervoer etc. 2
c) De PVGE dient intern en extern een "gezicht" te krijgen, waarmee elk PVGE lid zich identificeert en dat voor externen herkenbaar is. Dat profiel moet opgebouwd worden door middel van een adequate personele representatie en de daarmee samenhangende externe communicatie. d) Organisatie en realisatie van de werving, selectie, begeleiding, uitstroom en afscheid van de vrijwilligers waaronder de Cliëntondersteuners, de VOA s, de HUBA s en de Thuisadministrateurs (vrijwilligersbeleid) e) Organisatie van aantrekkelijke en betaalbare recreatieve en vormende activiteiten f) Informatie en communicatie over de lokale activiteiten g) Budgetbeheer KOEPEL Doelstellingen en activiteiten van de PVGE koepel a) Organiseren van bovenlokale belangenbehartiging (BBB) via andere koepels en netwerken richting landelijke overheid en politiek. Hiervoor is onder andere kennis nodig omtrent de noden en behoeften van de leden. Tevens dient hierbij te worden bedacht dat de senior niet bestaat; denk hierbij b.v. aan levensfasen. b) Organiseren van belangenbehartiging van de leden met rechten op een Philips pensioen richting Federatie en werken aan een adequaat relatiepatroon met de Federatie c) Opbouwen op peil houden van kennis en kunde met betrekking tot de onderwerpen / thema s die betrekking hebben op BBB om zodoende ook een bijdrage te kunnen leveren richting aan o.a. het KNVG traject. d) Constructieve samenwerking met andere bovenlokaal werkende ouderenorganisaties. e) PVGE dient intern en extern een "gezicht" te krijgen, waarmee elk PVGE lid zich identificeert en dat voor externen herkenbaar is. Dat profiel moet opgebouwd worden door middel van een adequate personele representatie en de daarmee samenhangende externe communicatie. f) Adequate interne en externe communicatie over de ontwikkelingen, kansen en bedreigingen m.b.t. BBB. g) Vrijwilligersbeleid en uitvoering (werving, selectie, begeleiding, uitstroom en afscheid) h) Efficiënte en effectieve facilitaire dienstverlening aan de lokale verenigingen op basis van schaalgroottevoordelen. (Hierbij is er nog onduidelijkheid over het vormgeven van de opleidingen voor o.a. vertrouwenspersonen en de financiële gevolgen daarvan). i) Budgetbeheer 3
2.4 Waarden en normen van de PVGE: De PVGE streeft de volgende waarden na: A. Betrouwbaarheid B. Respect C. Zorgzaamheid D. Resultaatgerichtheid De PVGE handelt daarbij volgens deze normen: A. Betrouwbaarheid: We houden ons aan onze afspraken We nemen verantwoordelijkheid voor het eigen handelen we zijn integer en transparant B. Respect: We zijn allemaal gelijkwaardig We erkennen dat we allen verschillend zijn We luisteren (echt) naar elkaar We waarderen ieders inbreng C. Zorgzaamheid: We houden rekening met elkaar We zien naar elkaar om We helpen elkaar waar mogelijk D. Resultaatgerichtheid We hebben een open oog voor de wereld om ons heen We werken maximaal samen, zowel intern als extern We nemen gefundeerde/evenwichtige besluiten We houden elkaar scherp 4
2.5 Lidmaatschap PVGE Bij de bespreking van QV 2.0 fase 1 in de VR van oktober 2016 is besloten dat het systeem van postcode bepaalt de lokale vereniging waarvan men automatisch lid is niet meer van toepassing is en dat het gastlidmaatschap overeind blijft. Wel is hierbij aangegeven dat de invoeringsdatum van de wijziging nog nader zal worden vastgesteld. Dit is een punt in het werkplan 2017. Thans zijn PVGE leden zowel lid van de lokale vereniging als van de koepel. Voor sommigen is hierbij de vraag is of dit een optimale situatie is. Hierbij zijn enkele modellen (zie 2.8) denkbaar om de betrokkenheid van de leden van de lokale verenigingen bij het geheel van PVGE gestalte te geven. Belangrijk voor een toekomstbestendige PVGE is dat het wij-gevoel wordt behouden. 2.6 Activiteiten van de koepel Zoals is aangegeven bij de doelstellingen ( 2.3) hebben de koepel activiteiten betrekking op: - beschikbaarheid van voldoende vrijwilligers organiseren - bovenlokale belangenbehartiging, communicatie en representatie - facilitaire dienstverlening aan de lokale verenigingen Bij deze activiteiten wordt onderscheid gemaakt in activiteiten met een resultaatverplichting en activiteiten met een inspanningsverplichting. Onderscheid is dat bij de activiteiten met een resultaatverplichting een concreet benoemd product op een vooraf benoemd tijdstip beschikbaar is en dat bij inspanningsverplichtingen de doelstelling wel is te benoemen maar de concrete uitkomst niet is aan te geven. Onderstaand de samenvatting van de activiteiten van de koepel. Permanente activiteiten met een resultaatverplichting (zie bijlage 1) - Ledenadministratie en secretariaat - (Meerjaren-) begrotingen, financiële administratie en verslaglegging/verantwoording - Organiseren bestuursvergaderingen, commissiebijeenkomsten, vergaderingen VR en andere bijeenkomsten waaronder cohesiedagen - Invulling van het voormalige VBOB takenpakket door het organiseren van opleidingen, bijscholingen en deskundigheidsbevordering voor vertrouwenspersonen en andere vrijwilligers als uitvloeisel van het stoppen van de subsidie van deze activiteiten door de Provincie en de transitie naar de gemeenten - Beheer mediamix (Website, Facebook en de Schouw) - Interne en externe communicatie 5
Permanente activiteiten met een inspanningsverplichting (zie bijlage 2) - Bewaking en uitdragen waarden en normen - Bundelen van de lokale inventarisaties m.b.t. noden, behoeften en wensen van senioren t.b.v. Bovenlokale Belangen Behartiging (BBB). - Denktank voor PVGE - Werving leden en vrijwilligers - Profilering PVGE, interne en externe representatie en onderhouden netwerken - Inkoopvoordelen organiseren - Inhoudelijke bijdragen mediamix 2.7 Bestuurlijke organisatie In het VB zijn ten behoeve van een goede uitvoering van de activiteiten van de koepel de volgende portefeuilles voorzien. Dit betreft portefeuillehouders voor de volgende trajecten: - Financiën - Secretariaat - Representatie - Samenwerking met andere organisaties ( Federatie, VBOB, KBO etc.) - Belangenbehartiging inkomen - Belangenbehartiging Zorg, Welzijn ( incl. Veiligheid) - Belangenbehartiging Fiscaliteit (Voorzitter Helmond) - Opleiding en Scholing (o.a. vertrouwenspersonen en b.v. computeren ) - PR en Communicatie - Facilitaire dienstverlening tevens back up (Administratie en Secretariaat) Deze rollen/werkzaamheden kunnen worden toegewezen aan de lokale voorzitters resp. aan DB leden. Het VB is van mening dat de werkzaamheden voor de komende jaren van het VB een forse inzet en tijdbeslag vraagt. Voor het uitvoeren van onder 2.6 en in de bijlagen genoemde werkzaamheden dient derhalve voldoende bestuurlijke vrijwilligerscapaciteit beschikbaar te komen om tot een verantwoorde en motiverende werkdruk te komen; dat is nu niet het geval. Onder een verantwoorde werkdruk voor VB leden wordt verstaan gemiddeld 1-1,5 werkdag per week inclusief voorbereidingen van bijeenkomsten e.d.. P.M.: Zowel de leden van de projectgroep Quo Vadis als de leden van het VB zijn van mening dat de backup situatie van het Secretariaat aandacht van het VB verdient. 6
Suggestie m.b.t. samenstelling VB (portefeuillehouders) - 8 Vertegenwoordigers van de lokale besturen met mandaat waarbij de voorkeur uitgaat naar de lokale voorzitter - Voorzitter (representatie, samenwerking andere organisaties/transitie VBOB en bovenlokale belangenbehartiging inkomen) - Secretaris - Penningmeester - Lid PR & Communicatie - Lid Opleiding en belangenbehartiging Zorg, Welzijn en Veiligheid - Lid Facilitaire dienstverlening incl. back up voor het Secretariaat. Het Verenigingsbestuur is van mening dat periodiek de omvang en de bezetting van het Verenigingsbestuur dient te worden getoetst op basis van de omvang van het activiteitenpakker van de koepel en de daarmee samenhangende kwaliteiten. Daarnaast verdient het aanbeveling om ook in de komende tijd op het niveau van de koepel te kunnen beschikken over de volgende commissies/netwerken die zijn gelinkt aan de desbetreffende portefeuillehouder(s) in het VB. - Belangenbehartiging - PR & Communicatie - Opleidingen - - Daarnaast wordt binnen het VB een commissie Financiën ingesteld ten behoeve van de collegiale toetsing binnen het VB. 2.8 PVGE organisatie De lokale verenigingen en de koepel organisatie blijven naar de mening van het Verenigingsbestuur als instituten intact, waarbij het primaat bij de leden van de autonome lokale verenigingen ligt. De koepel is facilitair om de wensen c.q. de eisen van de leden van de lokale verenigingen die door de lokale verenigingsbesturen in het Verenigingsbestuur worden verwoord te realiseren. Voor de koepel is er sprake van inspanningsverplichtingen en resultaatverplichtingen zoals gememoreerd. Voor het vormgeven van de koepel zijn meerdere modellen denkbaar. Voorafgaand aan het aanduiden van de mogelijke modellen dient de vraag te worden gesteld hoe PVGE zich zou organiseren als we nu zouden starten met belangenbehartiging voor senioren. Plaatselijk zouden initiatiefnemers wellicht op basis van een gedeeld verleden starten met een zelfstandige lokale vereniging en naarmate het aantal leden zou toenemen bij de afzonderlijke verenigingen zou op basis van onderlinge goede verstandhoudingen tussen lokale bestuurders een samenwerking kunnen worden gezocht voor het voeren van een gemeenschappelijk ledenadministratie ( wat wellicht ook gezamenlijk zou kunnen worden uitbesteed) en dat soort zaken. Ook zouden de 7
lokale bestuurders wellicht willen samenwerken richting belangenorganisaties zoals FPVG (vanwege subsidie en/of faciliteiten of zou de P van PVGE geen rol meer spelen?) en wellicht zaken m.b.t. communicatie en opleidingen van vertrouwenspersonen zoals CLIO s. Vanuit de lokale verenigingen zou dan een samenwerkingsorgaan ontstaan gericht op het uitvoeren van taken waarbij schaalgrootte effecten resp. het bundelen van gespecialiseerde kennis wellicht motieven zouden kunnen zijn. Anders gezegd: er zou waarschijnlijk van onderaf worden begonnen. Weliswaar in een geheel andere tijd en onder geheel andere omstandigheden is PVGE ( en ook de Federatie!) zeventig jaar geleden van bovenaf georganiseerd. Het VB zou graag met de VR van gedachten willen wisselen over de noodzaak en behoefte aan eventuele verdere kanteling van de organisatie omdat dit in het verleden een thema is geweest. Hierbij dient wel te worden opgemerkt dat in 2006 al een stap is gezet naar zelfstandige lokale afdelingen die op basis van onderlinge afspraken en goed vertrouwen samenwerken binnen de koepel. Het VB is van mening dat de huidige samenwerking binnen het VB en de goede zakelijke en persoonlijke verhoudingen niet nopen tot een ander model van samenwerking. Maar om voor de komende tijd duidelijkheid te krijgen over de gewenste optimale samenwerking binnen de koepel zijn enkele mogelijkheden globaal beschreven. Model 1: Laten zoals het is waarbij de hoofdvereniging ( koepel ) wordt gezien als een samenwerkingsverband -van alle ca. 10.000 leden verenigd in de 8 lokale verenigingen- dat op basis van een meerjarenbeleidsplan en begroting functioneert en via de VR in de huidige vorm verantwoording aflegt aan de leden Het bestuur van de koepel blijft in de huidige vorm gecontinueerd evenals de VR. In dit model dient het VB (zoals tijdens de laatste VR vergaderingen) meer en meer met een open mind en tijdig op een proactieve wijze de Verenigingsraad structureel te betrekken bij zaken die van groot belang zijn voor de leden. van strategische aard. In dit model blijft iedereen naast het lidmaatschap van één lokale afdeling ook lid van de hoofdvereniging. Daarmee is de koepel niet alleen een facilitaire koepel maar tevens een soort moedervereniging van alle PVGE leden. Door de directe vertegenwoordiging van alle leden via de Verenigingsraad bevorderd dit model in optimale vorm het wij-gevoel binnen PVGE. Model 2: Hoofdvereniging wordt gezien als een facilitaire instituut (in de vorm van een vereniging) dat op basis van een meerjarenbeleidsplan en periodieke verantwoording functioneert en waarbij de lokale verenigingen de (8) leden van deze vereniging (facilitair instituut) zijn. Hierbij zijn de leden van de lokale vereniging geen lid meer van de koepel en vormen bestuursleden van lokale verenigingen samen met andere PVGE leden als lid van het dagelijks bestuur het VB. De leden van de lokale verenigingen hebben hun eigen VR maar hebben dan geen directe relatie met de Hoofdvereniging/facilitair instituut en hun invloed gaat dan via het bestuur van hun lokale vereniging. Omdat er dan nog steeds sprake is van een facilitair instituut/ hoofdvereniging zal de VR van de hoofdvereniging nieuwe stijl dan bestaan uit leden van de besturen van de lokale verenigingen. Bij dit model bestaat de Verenigingsraad uit b.v. 8 personen. Voordeel zou misschien kunnen zijn dat het 8
gemakkelijker is om een bijeenkomst met een beperkt aantal personen (die door hun rol in het lokale bestuur goed zijn ingewerkt) te plannen en dat de kosten van zo n bijeenkomst lager uitpakken dan vandaag de dag. Overigens mag dat laatste nooit een doorslaggevend element zijn wat bij betrokkenheid wel het geval is. Dit model is opgevoerd ten behoeve van de beeldvorming maar heeft niet de voorkeur van het VB Model 3: Hierbij worden de activiteiten die zijn gericht op resultaatverplichting resp. inspanningsverplichting losgekoppeld. Activiteiten gericht op resultaatverplichting betreffen Leaweb (ledenadministratie en incasso), de productie van de Schouw (niet de inhoud), de beschikbaarheid van de website (niet de inhoud) op basis van formele afspraken over de financiële vergoeding en wederzijdse prestatie zoals vastgelegd in contracten (SLA s). Hierbij kunnen de resultaat gerelateerde activiteiten worden ondergebracht in b.v.een Stichting of andere juridisch entiteit met een eigen organisatie en een bestuur; hierbij is de link met PVGE een SLA De inspanningsverplichting betreft profilering, representatie FPVG en vergelijkbare netwerken gericht op belangenbehartiging, overall communicatie etc. De inspanningsverplichtingen worden dan ondergebracht in een model 2. MAAR WELK MODEL DAN OOK WORDT GEKOZEN: ALLES STAAT OF VALT MET HET NALEVEN VAN DE WAARDEN EN NORMEN EN DE OPTIMALE PERSOONLIJKE VERHOUDINGEN BINNEN PVGE 2.9 UITGANGSPUNTEN BIJ DE SAMENWERKING Elke lokale vereniging is lid van de Federatie, zolang als het verenigingsbestuur het lidmaatschap niet heeft opgezegd. a) Uitgangspunt voor de lokale verenigingen is maximaal bijdragen aan de positionering van de PVGE als belangrijke ouderenorganisatie. De invulling ligt bij de besturen. Profilering is van groot belang in het kader van de continuïteit van de PVGE. b) Leden zijn lid van de lokale PVGE vereniging die hij/zij verkozen heeft c) De invoer van het lidmaatschap gebeurt centraal evenals de contributie inning via LEAWEB ; effectiviteit van LEAWEB onderzoeken is onderdeel van werkplan 2017. d) Het Lea-Web wordt beheerd door de koepel en een door het verenigingsbestuur speciaal daartoe ingestelde commissie bepaalt de gewenste aanpassingen. Eigenaarschap systeem en exploitatie wordt aangestuurd door de koepel in opdracht van het VB. e) De contributie wordt jaarlijks vastgesteld door het verenigingsbestuur/verenigingsraad en is van toepassing op alle lokale PVGE verenigingen. Het bedrag is voor allen gelijk. f) Het volledig contributiebedrag is bestemd voor de lokale verengingen, maar daarvan wordt een door het verenigingsbestuur/verenigingsraad vastgesteld deel afgedragen aan de koepel voor het realiseren van de afgesproken 9
facilitaire dienstverlening. (De lokale verenigingen nemen het volledige bedrag op in hun financiële administratie en conform de afspraken in het VB dragen zij een bedrag af aan de koepel). g) Bovenlokale representatie, beeldmerk en communicatie hoort bij de koepel h) Iedere lokale vereniging maakt gebruik van de centrale website en de daarvan afgeleide lokale website. Men houdt zich aan de huisstijl van de beeldvorming. i). j) De lokale verenigingen conformeren zich aan het invulling geven aan door de PR commissie gedane - en door het verenigingsbestuur vastgestelde acties. De leden van de PR commissie zijn representanten van de lokale besturen. PR commissie heeft een voorbeeldrol. De lokale verenigingen laten zich door de PR cie. inspireren. k) Het verenigingsblad De Schouw blijft voor alle leden die dat wensen in hard copy beschikbaar zolang door het verenigingsbestuur niet anders wordt besloten. l) m) De lokale vereniging onthoudt zich van bovenlokale belangenbehartiging omdat deze taak is opgedragen aan het verenigingsbestuur n) Het uitdragen van het PVGE imago buiten de eigen gemeenten is dé primaire verantwoordelijkheid van het verenigingsbestuur. o) Bij het open stellen voor het deelnemen aan lokale activiteiten door leden van buiten de eigen lokale vereniging zijn nu meerdere spelregels. In de tweede helft van 2017 zal opnieuw naar de spelregels worden gekeken. Overwegingen hierbij zijn o.a. dat: - activiteiten van de lokale verenigingen ook een onderdeel zijn van het acquisitie-proces om nieuwe leden te werven - de financiële positie van de lokale verenigingen verschillen sterk en de toerekening van kosten aan activiteiten verschilt ook 16. Het voeren van de naam PVGE is onlosmakelijk verbonden aan het opvolgen van bovenstaande afspraken. Een eventuele naamswijziging kan door het verenigingsbestuur worden vastgesteld. 2.10 PVGE werkgebied Het werkgebied van PVGE blijft ongewijzigd en beperkt zich tot Zuid Oost Brabant. Het werkgebied van elke afdeling is nu nog beperkt tot de eigen postcode. Met het loslaten van het postcode beleid zal het huishoudelijk reglement van de afdelingen aangepast moeten worden. 2.11 Statuten De lokale verenigingen richten zich in samenwerking met andere belangengroeperingen - op beïnvloeding van gemeentelijk beleid ten gunste van de senioren in het algemeen en de leden in het bijzonder. Daarnaast zijn de activiteiten voor de leden gericht op vorming, recreatie en ontspanning. Dit past binnen de statutaire doelstellingen die in 2006 zijn opgesteld. De doelstellingen behoeven uit 10
dien hoofde geen aanpassingen. Wel zullen nadere regels met betrekking tot b.v. lidmaatschap invloed hebben op de statuten van de lokale verenigingen. De statuten van de koepel uit 2006 formuleren andere doelstelling dan effectief haalbaar; in de rapportage Quo Vadis PVGE 2.0 fase 1 is dat al gememoreerd. De doelstellingen zouden zich moeten richten op de feitelijk haalbare doelstellingen, waarbij de grote veranderingen in het sociale domein per 01012015 tot uitdrukking komen. Tevens dient hierbij aan de orde te komen dat de koepel faciliterend is voor de lokale verenigingen in plaats van zoals genoemd in de statuten van 2006- supervisor van de lokale verenigingen. Supervisor past niet in de werkelijkheid en de onderlinge verhoudingen vandaar dat ook meer en meer wordt gesproken over de koepel. Kort en bondig richt de koepel zich op basis van een door het VB en VR vergadering vastgesteld meerjarenbeleidsplan op profilering van PVGE, overall communicatie, facilitaire dienstverlening aan de lokale verenigingen, op bovenlokale belangenbehartiging en representatie (zie 2.6 en de bijlagen 1 en 2) Hierbij wordt onderscheid gemaakt in activiteiten met een resultaatverplichting en met een inspanningsverplichting. Dit vraagt wel om een aanpassing van de statuten en huishoudelijk reglement. Hierop wordt in de VR van oktober 2017 door het VB op teruggekomen. 3. Kosten Het VB is van mening dat de feitelijke uitwerking van QV 2.0. niet gepaard gaat met structurele extra kosten. Incidenteel zullen er op een later moment (2018?) kosten ontstaan voor de aanpassing van de statuten. Door het wegvallen van de provinciale subsidie voor opleidingen van de vertrouwenspersonen en deskundigheidsbevordering zal er plaatselijk met de gemeente (of andere partijen/ sponsoring?)afspraken moeten worden gemaakt over het vormgeven en verzorgen van de opleidingen en om het wegvallen van de provinciale subsidie te compenseren. Binnen VBOB loopt een traject om deze zogenaamde transitie in samenwerking met de seniorenorganisaties in de eerste helft van 2017 vorm te geven. Wat dat financieel betekent voor PVGE moet in de loop van 2017 duidelijk worden. 4. Discussie- en beslispunten voor de VR Het VB stelt de VR voor om tijdens de vergadering van 26 april 2017 onderstaande punten te bespreken en daarover vervolgens te beslissen. 1.Doelstellingen/activiteiten van de koepel (zie 2.3). 2.Waarden en normen (zie 2.4). 3.Uitwerking/opsomming van activiteiten van de koepel (zie 2.6 en de bijlagen 1 en 2). 4.Bestuurlijkeorganisatie en samenstelling ((zie 2.7). 11
5. Model PVGE koepel (zie 2.8) 6.Uitgangspunten bij de samenwerking (zie 2.9). 5. Vervolg De besluiten van de VR zullen door het VB worden uitgewerkt en waar van toepassing zullen de betreffende onderwerpen voor de VR van oktober 2017 worden geagendeerd. Verenigingsbestuur PVGE April 2017 Bijlage 1: Permanente activiteiten met een resultaatverplichting Bijlage 2: Permanente activiteiten met een inspanningsverplichting 12
Bijlage 1: Permanente activiteiten met een resultaatverplichting Opstellen meerjarenbeleidsplan inclusief meerjarenbegroting Opstellen sluitende jaarbegroting komend jaar Beheer en uitvoering financiële administratie Opstellen jaarverslag en rekening Voorbereiding en verslaglegging VR Voorbereiden cohesiedagen Organisatie van opleidingen en bijscholing van vertrouwenspersonen (wegvallen VBOB) Beheer secretariaat Leaweb beheer, mutaties, helpdesk, correspondentie, ledenkaarten en incasso Info potentiele nieuwe leden verzorgen Beheer mediamix Website, Facebook en de Schouw Uitgever en advertentie acquisitie de Schouw Informatie uitwisseling Myshop Informatie uitwisseling vanuit VBOB, FPVG, PPF en v.v. Informatiemap beheer Telefonische/email helpdesk voor leden Verwerken inkomende post/email Verzorgen uitgaande post/email van DB en VB Verzendlijsten en facturen adverteerders de Schouw Voorbereiding en verslaglegging DB en VB Organisatie van de commissiebijeenkomsten Archivering 13
Bijlage 2: Permanente activiteiten met een inspanningsverplichting Representatie bij lokale verenigingen Zichtbaar zijn Opbouwen en behoud van profiel PVGE Bijdrage aan inhoud mediamix Website, Facebook en de Schouw Waarden en normen uitdragen en zelf toepassen Denktank voor PVGE Ledenwerving Inkoopvoordelen organiseren Werven van vrijwilligers (want we zijn een arbeidsintensieve organisatie) Externe representatie en samenwerking VBOB, FPVG, KBO-Brabant en andere senioren- en belangenorganisaties Bevorderen maatschappelijke participatie door deelname aan netwerken Inspelen in woord en daad op de actualiteit van BBB Organisatie van opleiding/bijscholing vertrouwenspersonen deskundigheidsbevordering Organisatie en deelname aan Seniorenbeurzen en vergelijkbare activiteiten Verenigingsbestuur 04-04-2017 14