functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams Energie Agentschap zoekt een dossier- en gegevensbeheerder EPB handhaving behoud van statuut Niveau: C Graad: Medewerker Met standplaats: Ferrarisgebouw, Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Je beheert en behandelt dossiers en gegevens met betrekking tot de handhaving van de energieprestatieregelgeving om ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvrinedelijke verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. 2 FUNCTIECONTEXT Het Vlaams Energieagentschap (VEA) is een verzelfstandigd agentschap van het beleidsdomein Omgeving en geeft uitvoering aan een duurzaam energiebeleid. Dankzij het stimuleren van doorgedreven energiebesparingen in verschillende sectoren en het bevorderen van innovatie en de inzet van nieuwe technologieën vervult het VEA een leidende rol in de transitie naar een duurzaam energiesysteem dat meer en meer gebaseerd is op hernieuwbare energiebronnen, de bevoorradingszekerheid garandeert en betaalbaar is voor gezinnen en bedrijven. Door een zo efficiënt mogelijk energiegebruik en een transitie naar een duurzame energievoorziening te bevorderen, zal het VEA bijdragen aan een groeiende welvaart in Vlaanderen. Het VEA heeft de ambitie om een geloofwaardige, efficiënt functionerende en slagkrachtige organisatie te zijn die steunt op samenwerking en een goede werksfeer. Om dat te realiseren, passen we in ons denken en handelen de waarden vertrouwen, daadkracht, wendbaarheid, openheid en teamgeest toe.
3 TAKENPAKKET Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Gegevensverzameling Resultaat Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Voorbeelden van activiteiten - Uitvoeren van vaststellingen betreffende de start van de werken en de ingebruikname - Dossiers samenstellen, zowel op papier als elektronisch - Bijhouden voor welke hoorzittingen tegenargumenten worden ingediend - Bijhouden voor welke hoorzittingen een administratief beroep wordt ingediend - Digitaliseren van tegenargumenten die op papier aan het VEA worden bezorgd - Controle van het adres (particulier) en maatschappelijke zetel (bedrijf), evt. via contact met de gemeente - Basiscontrole of de tegenargumenten voldoende onderbouwd en gestaafd zijn - Nagaan welk types tegenargumenten worden ingediend Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. - Opstellen en verzenden van aanmaningen - Opvolgen van het dossierverloop en de timing - Opstellen, vervolledigen en verzenden van hoorzittingsbrieven - Opvragen en opvolgen van ontbrekende stukken om dossierbehandeling mogelijk te maken - Inhoudelijk behandelen van eenvoudige tegenargumenten - Voorbereiden, vervolledigen of opstellen van beslissingsbrieven na hoorzitting of administratief beroep - Opstellen van afbetalingsplannen - Verzenden van brieven voor allerhande types dossiers - Organisatie en beheer van klassement van de dossiers - pagina 2 van 7
Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Optimalisatie van de werking Stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen nav nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen - Inlichten van collega s over stand van zaken van dossiers - Rapporteren over aantal dossiers in stock, aantal behandelde dossiers en doorlooptijden - Bezorgen van poststukken aan collega s - Telefonisch behandelen van algemene vragen over het energiebeleid - Behandelen van algemene vragen uit eigen regio via Trinicom - Bezoekers aan de balie te woord staan en op een klantvriendelijke manier helpen - Voorstellen formuleren voor aanpassingen van werkwijze of opvolging - Meewerken aan het opstellen van standaardantwoorden 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je bent tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Klik hier als u tekst wilt invoeren. 2) Je hebt minimaal 3 jaar functierelevante ervaring in dossier- en gegevensbeheer, bij voorkeur in handhavingsprocessen. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Elsie Gilis, elsie.gilis@vlaanderen.be, 0492/15.07.72) pagina 3 van 7
4.2 COMPETENTIES 4.2.1 Technische competenties Basiskennis van de energieprestatieregelgeving, de procedures, de verantwoordelijkheden en eisen Goed vertrouwd met bureautica Goede administratief-organisatorische vaardigheden 4.2.2 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Bij overplaatsing moet je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 2. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 4 van 7
5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 6 juni 2018 (datum onder voorbehoud) 6.2. SELECTIEGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. pagina 5 van 7
Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 13 juni 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 5 juni 2018 Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier via mail naar energie@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je je kandidatuur uiterlijk op 5 juni 2018 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Katrien De Baets pagina 6 van 7
coördinator team toezicht, cluster energie-efficiëntie energie@vlaanderen.be tel 09/276.20.82 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Elsie Gilis selectieverantwoordelijke elsie.gilis@vlaanderen.be tel 0492/15.07.72 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 1 juli 2018 Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt hiervoor een mail sturen naar energie@vlaanderen.be met vermelding van de vacaturetitel. pagina 7 van 7