Gebruikers Handleiding (Uitwisseling NGF) Versie 2.14
Pagina 2 van 14 Versie 2.14
Inhoudsopgave Rapportage naar de NGF...5 Controlelijst leden naar NGF... 5 Uitwisseling ledengegevens NGF... 6 Waarom krijgt een lid geen pasje?... 8 Herstellen van een per ongeluk uitgeschreven lid... 8 Herstellen van een lid zonder inschrijfreden... 10 Verkeerde contributiecode... 12 Pagina 3 van 14
Pagina 4 van 14 Versie 2.14
Rapportage naar de NGF Controlelijst leden naar NGF Met behulp van dit overzicht is het mogelijk voor de club om, voordat de gegevens daadwerkelijk wordt aangemaakt, te controleren of de leden juist op de diskette staat. Indien er gegevens ontbreken, om het lid correct te melden wordt dit aangegeven in de kolom opmerking. Wanneer alle gegevens beschikbaar zijn wordt in de kolom opmerking getoond welk NGF pasje voor het betreffende lid wordt aangevraagd. Deze controlelijst kan zowel voor jaarlijkse als periodieke gegevens worden afgedrukt en kan voorkomen dat de leden onnodig lang op het juiste pasje hoeven wachten. Pagina 5 van 14
Uitwisseling ledengegevens NGF Het zal bekend zijn dat u als Nederlandse golfclub over uw ledenbestand moet rapporteren aan de Nederlandse Golf Federatie te De Meern. In de praktijk wordt deze administratieve verwerking uitgevoerd door TDS te Nijmegen (Dhr. Van Kampen). Voorlopig spreken we hier alleen nog van een rapportage per internet. Zoals u op de schermen van dit onderdeel zult zien, is er met het ontwerp van het NGP ook rekening gehouden met andere vormen van rapportage (e-mail, bestand). Vanaf januari 2006 is het niet meer mogelijk om de periodieke gegevens te versturen naar de NGF. Vanaf versie 1.14 wordt dit automatisch verzorgt. U krijgt tijdens de uitwisseling één maal de keuze tussen periodieke en jaargegevens, deze keuze heeft alleen betrekking op het rapport wat wordt uitgedraaid na de uitwisseling. Van elke opgestuurde bestand naar TDS krijgt u er een terug die eveneens in uw ledenadministratie verwerkt moet worden. Dit bestand dient u dus in te lezen in uw systeem. U kunt ook niet eerder de volgende rapportagediskette aanmaken als dat u de laatste retour ontvangen bestand hebt ingelezen. Dat laatste heeft minder leuke consequenties, NL. dat u, bij het te laat realiseren dat de zojuist aangemaakte diskette onjuiste dan wel onvolledige gegevens bevat, deze eerst naar TDS dient te sturen om het retourbestand af te wachten, waarna u pas weer een nieuwe kunt maken. Dat mechanisme is er bewust ingebouwd en kunt u voorkomen d.m.v. de controlelijst leden naar NGF. Vergeet nooit om bij de productie van het bestand tegelijk het controleoverzicht af te drukken. Dit overzicht geeft u de enig mogelijke controle op welke informatie u naar TDS hebt verzonden. Wanneer daar ooit een dispuut over mocht ontstaan kunt u dit overzicht gebruiken om aan te tonen dat de bewuste ledengegevens wel of niet in het bewuste bestand werden aangebracht en verzonden. Aangezien dit rapportagebestand ook het verstrekken van nieuwe pasjes tot gevolg heeft, kan er een hele discussie ontstaan over de oorzaak waarom u voor een bepaald lid het (vaak sterk verlangde) pasje nog niet heeft ontvangen. Pagina 6 van 14
Het produceren van het rapportagebestand en het bijbehorende controleoverzicht is een procedure die via een vraag- en antwoordsysteem eigenlijk logisch verloopt. U dient alleen de juiste keuzes te maken. Er is in de procedure een voorziening opgenomen die u de mogelijkheid biedt om een kopiebestand te maken wanneer het oorspronkelijke bestand tijdens het transport onklaar of zoek is geraakt of andere calamiteiten. Daarvoor wordt er een kopie van de inhoud van het bestand op uw harde schijf bewaard. Het verloop van de productie van het rapportagebestand staat op de volgende pagina(s) middels afdrukken van de scherm weergegeven. Geef aan dat we gegevens willen verzenden. Geef aan hoe er wordt uitgewisseld. Geef aan of uw wel of geen rapport wilt afdrukken Wat wilt u afrukken? Mutaties of jaargegevens. Als laatst krijgt u een overzicht. Klik op verwerken. Pagina 7 van 14
Waarom krijgt een lid geen pasje? Er zijn een aantal redenen waarom een lid geen pasje krijgt. De meest voorkomende zullen we bespreken en aangeven hoe we dit kunnen oplossen. Herstellen van een per ongeluk uitgeschreven lid Wanneer we op de controlelijst van de NGF zien dat er een lid staat met Reden uitschrijving onbekend terwijl het een gewoon lid is, krijgt u ook geen pasje voor dit lid. Dit probleem doet zich voor op het moment dat we per ongeluk een datum hebben ingevoerd bij Uitschrijfdatum en hebben opgeslagen, en vervolgens de datum hebben verwijderd en weer hebben opgeslagen. De reden is nu nooit ingevoerd geweest. Om dit te herstellen gaan we in de ledenadministratie naar het betreffende lid. Vul hier een uitschrijfdatum in en een uitschrijfreden en sla het op met het vinkje. Pagina 8 van 14
Wanneer we nu de uitschrijfdatum verwijderen en opslaan wordt ook automatisch de reden verwijderd. Het resultaat van deze actie ziet u in de onderstaande afbeelding. Pagina 9 van 14
Herstellen van een lid zonder inschrijfreden Wanneer we op de controlelijst van de NGF zien dat er een lid staat met Reden inschrijving niet ingevuld terwijl het een gewoon lid is, krijgt u geen pasje voor dit lid. Om dit probleem op te lossen gaan we naar [Menu]Leden [Menu]Leden muteren. Hier zoeken we het lid op. Ga naar het tabblad Golf, hier ziet u dat de inschrijfreden niet is ingevuld. Pagina 10 van 14
Vul de inschrijfreden in, als dit is gebeurd kunnen we opslaan door op het vinkje te klikken. Hierboven ziet u het resultaat op het NGF controle overzicht. Pagina 11 van 14
Verkeerde contributiecode Wanneer een lid een verkeerde contributiecode heer, bijvoorbeeld één die niet naar de NGF wordt meegenomen, krijgt dit lid nooit een NGF nummer en pasje. Wanneer u een nieuw lid invoert en deze komt niet op de NGF controlelijst te staan, is er waarschijnlijk een verkeerde contributiecode gebruikt. Zoek het lid op onder leden en ga naar het tabblad Financieel. Kijk hier wat de contributiecode is. Pagina 12 van 14
Ga nu naar [Menu]Tabellen [Menu]Contributie en zoek de contributie code op. Controleer in dit scherm of het veld NGF melding op Ja staat. Is dit niet het geval dan wordt het lid niet meegenomen naar de NGF. wanneer we NGF melding op Ja zetten. Hierbo ven ziet u het resulta at Pagina 13 van 14
Proware BV Griekenlandweg 7 2411 PZ Postbus 99 2410 AB Bodegraven Tel: 0172-61 70 00 Fax: 0172-61 67 10 Helpdesk: 10.00-12.00 & 14.00-17.00uur Tel: 0172-65 14 14 Fax: 0172-65 14 15 Helpdesk@mms.nl Pagina 14 van 14