instructie Boekhouden 1 (CBA08.1/CREBO:50229)
pi.cba08.1.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Inkoopfacturen controleren (eindterm 2, 8 en 16) 5 Taak 2 Boekingsstukken voorbereiden (eindterm 4, 5, 6, 7 en 9) 8 Taak 3 Boeken en boekingscontrole (eindterm 10, 11, 12, 13, 14, 15 en 16) 11 Taak 4 Factureren (eindterm 1, 2, 3 en 16) 14 Boekhouden 1
Boekhouden 1 Praktijk
Inleiding Boekhouden is het administreren van financiële gegevens. Vroeger gebeurde dat door het bijhouden van die financiële gegevens in een boek. Vandaar de naam boekhouden. Dat boek is vervangen door een computer, maar het principe is hetzelfde gebleven. Financiële gegevens worden bijgehouden. Financiële gegevens gaan over geld. Geld dat de arbeidsorganisatie waar je werkt, moet betalen of ontvangt. Het verwerken van financiële gegevens aan de hand van boekingsstukken (facturen, declaraties, nota's etc.).moet tijdig en nauwkeurig gebeuren. In deze praktijkinstructie leer je dat. Boekhouden 1 3
Boekhouden 1 4
Taak 1 Inkoopfacturen controleren Inkopen vormen een kostenpost voor bedrijven. Een bedrijf wil nooit te veel betalen en zeker niet meer dan afgesproken is. Daarom zal elk bedrijf de inkoopfacturen heel precies controleren. Is alles goed berekend? Wordt inderdaad in rekening gebracht wat besteld is? Is het juiste kortingspercentage vermeld? Pas als de controle uitgevoerd is, worden facturen verder afgehandeld. Bij organisaties komen veel facturen binnen. Vooral veel verschillende soorten. Ook worden er veel verschillende afspraken met leveranciers gemaakt. Het is daarom erg belangrijk, dat je je goed oriënteert, voordat je met de werkzaamheden begint. Doel Aan het eind van deze taak kun je: prijs- en tariefverschillen onderscheiden (eindterm 2) verschillen in bestelde en ontvangen hoeveelheden signaleren (eindterm 8) boekingsstukken opbergen (eindterm 16) Opmerking In het bedrijfsleven spreekt men meestal van prijzen en artikelen. Bij de overheid heten prijzen en artikelen meestal tarieven en diensten. In het werkplan wordt over prijzen gesproken maar je kunt deze ook vervangen door tarieven. Hetzelfde geldt voor artikelen. Als de organisatie diensten levert, lees je gewoon diensten in plaats van artikelen. Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel alle binnengekomen facturen die al geregistreerd zijn en van een stempel voorzien. Stap 2 Ga per factuur na of het een "gewone" factuur is of een creditfactuur. Stap 3 Ga na waarom en waarvoor deze factuur is binnengekomen. Is deze factuur logisch gezien de aard van de organisatie? Probeer, door het factuurbedrag globaal (uit het hoofd) op te tellen, vast te stellen of het totaalbedrag van de factuur niet veel te hoog of te laag is. Stap 4 Als de factuur niet uit een geautomatiseerd systeem komt, controleer dan de factuurbedragen met behulp van een rekenmachine. Wees nauwkeurig bij het controleren. Een klein foutje kan grote gevolgen hebben. Stap 5 Controleer of de aantallen op de factuur overeenkomen met de aantallen op de bestelbon. Controleer of de prijs de afgesproken prijs is. Stap 6 Ga na of er kortingen zijn afgesproken met de leverancier. Dit kunnen kortingen op de prijs zijn, maar ook op de hoeveelheid. Is er sprake van kortingen? Controleer of het kortingsbedrag juist is. Stap 7 Is er sprake is van kredietbeperking? Zo ja, is deze afgesproken en wordt ze volgens afspraak toegepast? Stap 8 Ga na of er bijkomende kosten zijn en of dit volgens afspraak is. Taak 1 Boekhouden 1 5
Stap 9 Controleer of het totaalbedrag juist is. Dus: Totaalbedrag artikelen plus de toeslagen plus de kosten min de kortingen plus de btw ------------------------------- is het factuurbedrag Stap 10 Ga na of een order helemaal geleverd is. Gaat het om de hele order of een gedeelte daarvan? Vergelijk aantallen op factuur/pakbon/bestelling. Meld afwijkingen aan de juiste persoon. Stap 11 Archiveer de factuur. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Voor welke artikelen krijgt de organisatie facturen? 2. Wordt er in de organisatie gewerkt met bestellingen, (back)orders, orderbevestigingen enzovoort? Waarom? 3. Op welke afdeling(en) komen facturen binnen? 4. Zijn er leveranciers die kortingen geven? Wanneer? Welke kortingen? 5. Worden er ook kosten doorberekend aan een klant? 6. Waar worden gecontroleerde facturen opgeborgen? 7. Welke btw-percentages komen binnen de organisatie voor? 8. Welke leveringsvoorwaarden worden veel gebruikt in de organisatie? 9. Wie mag er met leveranciers over prijzen en kortingen onderhandelen? 10. Waar worden prijzen en kortingen vastgelegd die met de leveranciers zijn afgesproken? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Procedures Geef in het schema de procedures weer die binnen de organisatie waar je werkt gelden voor bestellingen, (back)orders en orderbevestigingen. Schema 1 Procedures Document Bestellingen Procedure Backorders Orderbevestigingen Taak 1 Boekhouden 1 6
2. Controles Op welke afdeling(en) worden welke controles op facturen uitgevoerd? Waaruit bestaan die controles? Schema 2 Controles Afdeling Controle 3. Afspraken De organisatie maakt afspraken met leveranciers van artikelen en diensten. Die afspraken worden natuurlijk op papier gezet. Zoek een paar van die afspraken op en zet ze in het schema. Schema 3 Afspraken Artikelen Afspraken 4. Voorbereiden Bekijk nu een aantal facturen die al gecontroleerd zijn. Gebruik hierbij steeds de gehanteerde prijslijsten, afspraken met leveranciers, bestelbonnen, orders, enzovoort. Vraag aan je praktijkopleider hoe de facturen gecontroleerd zijn en waar je op moet letten. 5. Controleren van inkoopfacturen Werk een tijd samen met een medewerker die de controle van de inkoopfacturen verzorgt. Kijk eerst hoe deze medewerker de inkoopfacturen controleert. Probeer daarna facturen te controleren onder toezicht. Controleer daarna zelfstandig een groot aantal facturen. Taak 1 Boekhouden 1 7
Taak 2 Boekingsstukken voorbereiden Er komen allerlei soorten boekingsstukken in een organisatie voor. Het eerste dat er nu moet gebeuren is de boekingsstukken ordenen naar soort. Pas dan is duidelijk, waar de boekingsstukken in de boekhouding opgenomen moeten worden. Het sorteren van boekingsstukken is een belangrijk onderdeel van deze taak. Voordat de gegevens van de boekingsstukken ingevoerd kunnen worden in een computer, moeten deze eerst een code krijgen. Die code vertelt het boekhoudprogramma, op welke plaats het stuk in de boekhouding thuishoort. Coderen is dus een noodzakelijke tussenstap bij het verwerken van boekingsstukken. Voor het coderen kijk je de stukken eerst goed na. Staat alles op het stuk wat erop moet staan? Kloppen alle gegevens? Dit zijn vragen die je je bij het controleren van stukken moet stellen. Het werk lijkt eenvoudig en keert elke dag terug. Het kan eentonig worden. Hierdoor ontstaan slordigheden. Pas daar voor op. Een fout bij het sorteren, nummeren of coderen kan ernstige (financiële) gevolgen hebben. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een gegeven decimaal rekeningstelsel voor de meest gangbare rekeningen toepassen (eindterm 4) de meest gangbare boekingsstukken sorteren (eindterm 5) de meest gangbare boekingsstukken nummeren (eindterm 6) de meest gangbare boekingsstukken controleren (eindterm 7) de meest gangbare boekingsstukken coderen (eindterm 9) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Sorteren kun je pas, als je de activiteiten van de organisatie goed kent. Lees daarom de deelkwalificatie Bedrijfsoriëntatie 1 nog een keer. Stap 1 Bekijk het boekingsstuk nauwkeurig en bepaal of het geldig is. Stap 2 Bepaal tot welke soort het boekingsstuk behoort. Vraag bij twijfel over stap 1 of 2 hulp aan je praktijkopleider. Stap 3 Leg de boekingsstukken per soort op stapeltjes. Stap 4 Leg ze op chronologische volgorde. Stap 5 Bepaal nu per soort, welk nummer op het eerste boekingsstuk moet komen. Als je een nummerateur, een stempel of een ander hulpmiddel gebruikt voor het nummeren, maak dan eerst een proefnummering. Stap 6 Nummer de boekingsstukken. Stap 7 Bepaal of er iets ontbreekt op het boekingsstuk/de mutatiestaat. Zo ja, zoek dan de ontbrekende gegevens op. Stap 8 Controleer het boekingsstuk/de mutatiestaat op volledigheid. Stap 9 Bepaal de code. Stap 10 Plaats de code op het boekingsstuk/de mutatiestaat. Wees daarbij nauwkeurig. Stap 11 Controleer de codering. Taak 2 Boekhouden 1 8
Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke boekingsstukken/mutatiestaten komen in de organisatie voor en hoe zijn ze verdeeld per soort? Geef in het onderstaande schema aan welke soorten boekingsstukken/mutatiestaten op welke afdelingen voorkomen. Schema 1 Soorten boekingsstukken Soorten boekingsstukken Inkoopfacturen Verkoopfacturen Dagafschriften Kasstaat Afdelingen 2. Welke hulpmiddelen worden er in de organisatie gebruikt bij het sorteren en nummeren van externe en interne boekingsstukken/mutatiestaten? 3. Welke afspraken gelden er in de organisatie bij het sorteren en nummeren van externe en interne boekingsstukken/mutatiestaten? 4. Werkt de organisatie met een decimaal rekeningschema? Zo nee, waarom niet? 5. Als in de organisatie een decimaal rekeningschema wordt gebruikt bij het coderen, is dit schema dan in een handig formaat beschikbaar? Zo nee, maak dan in overleg met je praktijkopleider zelf een decimaal rekeningschema in een handig formaat. 6. Wordt binnen de organisatie de codering van boekingsstukken en de controle hiervan door verschillende personen uitgevoerd? Waarom is dit wel of niet zo geregeld? 7. Wat zijn de meest voorkomende voorwaarden waaronder goederen aan de organisatie worden geleverd? 8. Wat gebeurt er met boekingsstukken/mutatiestaten waarop belangrijke gegevens ontbreken of waarin fouten voorkomen? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Meekijken Werk enkele dagen mee met de collega s die nu voor sortering en nummering van de boekingsstukken verantwoordelijk zijn. Kijk goed naar de handelingen die zij verrichten. Stel vragen en maak aantekeningen. Taak 2 Boekhouden 1 9
2. Boekingsstukken sorteren Sorteer een aantal boekingsstukken onder toezicht van een ervaren collega. 3. Boekingsstukken nummeren Nummer de boekingsstukken, die in opdracht 2 gesorteerd zijn, terwijl je collega erbij is. 4. Sorteren en nummeren Verzamel een groot aantal boekingsstukken. Ga deze sorteren en nummeren. Doe dat in de buurt van een collega die kan helpen bij eventuele vragen. 5. Het coderingssysteem leren kennen Neem samen met je praktijkopleider een groot aantal boekingsstukken door die al gecodeerd zijn. Ga steeds na waarom gekozen is voor een bepaalde codering. Gebruik het in de organisatie gehanteerde rekeningenstelsel. Als je een codering niet begrijpt, vraag dan uitleg. Stel vast hoe: - de boekingsstukken worden gecodeerd - de gecodeerde boekingsstukken worden gecontroleerd - de bedragen worden gecontroleerd. Schrijf de manier van werken voor jezelf op. 6. Het coderingssysteem leren gebruiken Vraag je praktijkopleider om een aantal boekingsstukken die nog niet gecodeerd zijn. Bepaal de codering onder toezicht van de praktijkopleider of een collega. 7. Coderen en controleren Maak op basis van de gegevens die je nu hebt een werkplan voor het behandelen van de binnengekomen boekingsstukken/mutatiestaten, zoals dat in de organisatie gebeurt. Werk daarna een tijd lang samen met een collega die de codering en controle verzorgt. Probeer dat werk zoveel mogelijk zelf uit te voeren. Vraag je collega om uitleg als je iets niet weet. Taak 2 Boekhouden 1 10
Taak 3 Boeken en boekingscontrole Als de voorafgaande taken zijn uitgevoerd, kun je beginnen met het invoeren van de gegevens van de boekingsstukken in de boekhouding. We gaan ervan uit, dat dit per computer gebeurt en je maakt dus kennis met een boekhoudprogramma. In het boekhoudsysteem zitten al veel gegevens op het moment dat je nieuwe gegevens gaat invoeren. Het invoeren van nieuwe gegevens in een bestaand bestand heet muteren, letterlijk: wijzigen. Mutaties invoeren is dan ook de kernactiviteit die je in deze taak gaat leren. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de meest gangbare boekingsstukken in een geautomatiseerde administratie invoeren (eindterm 10) door middel van vergelijking van mutatieopdrachten en het invoerverslag verschillen corrigeren (eindterm 11) de meest voorkomende grootboekrekeningen bijwerken (eindterm 12) eenvoudige crediteuren- en debiteurensubadministraties bijwerken (eindterm 13) mutatiestaten bijhouden, coderen en controleren (eindterm 14) ingevoerde gegevens in een geautomatiseerde administratie verwerken (eindterm 15) boekingsstukken opbergen (eindterm 16) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Bij de beschrijving is uitgegaan van een geautomatiseerd systeem. Stap 1 Voorbereiding Leg de boekingsgegevens overzichtelijk neer op je bureau. Controleer of de boekingsgegevens compleet zijn. Stap 2 Start de computer en het boekhoudpakket. Roep het juiste bestand op. Controleer of de systeemdatum klopt. Maak een keuze uit het menu. Stap 3 Mutaties invoeren Bekijk de in te voeren documenten goed. Voer de mutaties in. Controleer of je alle mutaties hebt ingebracht. Sluit het programmaonderdeel af. Stap 4 Mutaties controleren Controleer of de printer is aangesloten. Laat het systeem een controleverslag produceren. Controleer het controleverslag aan de hand van de boekingsstukken. Noteer de verschillen. Vraag bij twijfel hulp aan je collega('s). Stap 5 Corrigeren en afsluiten Stel correcties voor aan je praktijkopleider als je verschillen hebt geconstateerd. Als je de correcties uit mag voeren, voer deze door. Laat de computer na de eventuele correcties de definitieve mutaties verwerken. Taak 3 Boekhouden 1 11
Laat het systeem een verwerkingsverslag produceren. Archiveer het verwerkings- en controleverslag. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Is er een (eenvoudige) handleiding aanwezig bij het boekhoudsysteem? 2. In welke onderdelen of modulen van de financiële administratie wordt er gewerkt met het boekhoudsysteem? 3. Welke onderdelen/modulen zijn voor jou toegankelijk? 4. Welke gegevens kun je alleen raadplegen en welke kun je muteren? 5. Hoe is de taakverdeling binnen de financiële administratie? Vul dat in het onderstaande schema in. Schema 1 Verantwoordelijke personen Persoon/afdeling Taak 6. Op welke punten wordt een controleverslag beoordeeld? 7. Tot op welk moment bij het invoeren en/of verwerken kan een mutatie nog op eenvoudige wijze hersteld worden? 8. Op een inkoopfactuur staat meestal een crediteurennummer. Waarom? Hoe komt dat nummer erop? 9. Waar kun je de crediteurennummers en de gegevens van de crediteuren vinden? 10. Hoe krijgt een nieuwe crediteur een nummer? 11. Hoe worden de inkoopfacturen genummerd? 12. Waar kun je het factuurnummer vinden dat het laatst gebruikt is? 13. Wie controleert in de organisatie de gecodeerde facturen? 14. Welke taken worden verricht op de afdeling crediteurenadministratie? 15. Wanneer heeft de crediteurenadministratie te maken met de andere administratieve afdelingen van de organisatie? 16. Wat staat er op een saldilijst-crediteuren/debiteuren? 17. Welke taken worden verricht op de debiteurenadministratie? 18. Wat moet je doen als een betaling van een debiteur niet overeenkomt met het openstaande bedrag? Taak 3 Boekhouden 1 12
Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Instructieboek boekhoudpakket Lees het instructieboek bij het computerboekhoudpakket rustig door. 2. Boekhoudpakket verkennen Verken het complete computerboekhoudpakket door alle menu's, invoerschermen en hulpschermen op te roepen en te bekijken. Vraag je praktijkopleider om uitleg. 3. Verkennen Verken met je praktijkopleider de module crediteurenadministratie en debiteurenadministratie in het computerboekhoudpakket. Bekijk alle menu's, invoerschermen en hulpschermen. Ga ook eens bij een ervaren collega zitten die bezig is met boeken. Volg de werkzaamheden. Stel vragen en maak aantekeningen. 4. Boeken onder toezicht Probeer vervolgens onder toezicht van je collega zelf mutaties in te voeren. Verwerk een aantal facturen. 5. Boeken en (laten) controleren Voer nu zelfstandig een hoeveelheid mutaties in. Laat deze mutaties controleren. Als blijkt dat je nauwkeurig genoeg werkt, voer dan nog een tijdje zelfstandig mutaties in, en controleer je eigen werk. Aandachtspunt Het werken met een boekhoudpakket is interessant. Het controleren van de controleverslagen en verwerkingsverslagen kan echter eentonig werk zijn. Toch is het van groot belang, dat je dat nauwkeurig doet. Fouten kunnen ernstige gevolgen hebben voor de organisatie. Taak 3 Boekhouden 1 13
Taak 4 Factureren Bij taak 1 en 2 heb je facturen verwerkt die al bestaan. In deze taak leer je facturen maken. Ook hierbij is accuraat werken noodzakelijk, omdat gegevens invloed hebben op de bedragen die de organisatie van debiteuren ontvangt. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de meest gangbare facturen berekenen (eindterm 1) prijs- en tariefverschillen onderscheiden (eindterm 2) standaard verkoopfacturen samenstellen (eindterm 3) boekingsstukken opbergen (eindterm 16) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Voer de volgende stappen uit, aangepast aan het systeem dat in de organisatie gebruikt wordt: Stap 1 Zoek de gegevens per debiteur bij elkaar om een factuur samen te stellen. Leg deze gegevens overzichtelijk op je bureau. Stap 2 Vraag de debiteurengegevens (zoals NAW-gegevens) op aan de hand van een zoeksleutel of voer deze in. Stap 3 Vraag de ordergegevens/artikelgegevens op of voer deze in. Stap 4 Controleer na het invoeren de factuurregels. Stap 5 Werk nu alle facturen af. Stap 6 Geef opdracht om de facturen op te stellen. Houd rekening met evt. bijkomende kosten. Stap 7 Draai proeffacturen uit en controleer deze met de invoergegevens. Stap 8 Stel de printer in en maak een proefafdruk. Als deze goed is, print dan alle facturen. Stap 9 Maak de facturen verzendklaar, voeg zo nodig andere documenten toe. Berg de kopiefacturen op. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wie maakt in de organisatie de verkoopfacturen? 2. Hoe worden bij de organisatie verkoopfacturen gemaakt? 3. Binnen welke termijn na verzending van de goederen wordt gefactureerd? 4. Hoe vaak (per week/per maand) worden er verkoopfacturen gemaakt? Hoeveel worden er dan gemiddeld gemaakt? 5. Hoe krijgen debiteuren een nummer? 6. Hoe worden facturen genummerd? 7. Met hoeveel doorslagen wordt er gewerkt of hoeveel kopiefacturen worden er aangemaakt? Waarvoor/voor wie zijn deze kopiefacturen bestemd? 8. Op een factuur komen diverse gegevens voor. Welk soort gegevens zijn dit en waar komen deze vandaan? 9. Welke kortingsregels worden toegepast? 10. Wordt er gewerkt met meerdere btw-tarieven? 11. Hoe worden de facturen verzonden naar de debiteuren? Worden er nog documenten toegevoegd? 12. Waar worden de (kopie)verkoopfacturen bewaard? Taak 4 Boekhouden 1 14
Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Voorbeelden bekijken Bekijk een groot aantal bestaande facturen. Let daarbij niet alleen op de verwerking en plaatsing van gegevens maar ook op de lay-out. 2. Prijs- en tariefverschillen Bestudeer de gegevens die de organisatie hanteert met betrekking tot: - prijzen/tarieven - kortingen - bijkomende kosten - leveringscondities - betalingscondities. Geef aan van welke documenten/informatiebronnen je gebruik kunt maken. 3. Opbouw van een factuur Geef in schema 1 aan hoe een verkoopfactuur bij de organisatie is opgebouwd. Schema 1 Opbouw van een factuur K O P xxxx xxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx STAART - Wat is de vaste plaats van de gegevens? - Wanneer gebruik je een punt of een komma? - Wat voor soort gegevens staan in de kop? - Waar komen deze gegevens vandaan? - Wat voor soort gegevens staan in de staart? - Waar komen deze gegevens vandaan? 4. Meekijken bij het opstellen Werk een tijdje mee met een ervaren medewerker die verantwoordelijk is voor het opstellen van de verkoopfacturen. Stel vragen en maak aantekeningen. 5. Proeffacturen opstellen Stel zelf een aantal proeffacturen op. Laat ze controleren door je praktijkopleider. 6. Facturen maken Stel onder begeleiding van je praktijkopleider echte verkoopfacturen samen, totdat je dit zelfstandig kunt. Taak 4 Boekhouden 1 15