Versie: 1.3 Datum: 15-8-2017 Installatiehandleiding
Inhoud 1. Installatie... 3 1.1 Printless installeren... 3 1.2 Licentie invoeren... 6 2. Configuratie... 7 2.1 Papierladen configureren... 7 3. Gebruik... 9 3.1 Afdrukken... 9 3.2 Openen... 9 3.3 Pagina selecteren... 9 3.4 In- en uitzoomen... 9 3.5 Achtergrond kiezen... 9 3.6 Tekst markeren... 10 3.7 Opmerking toevoegen... 10 3.8 Ondertekenen... 10 3.8.1 Ondertekenen met een afbeelding... 10 3.8.2 Ondertekenen met een PKIoverheid Beroepscertificaat... 11 3.8.3 Ondertekenen met meerdere handtekeningen... 13 3.9 Handtekeningveld toevoegen voor Adobe Reader... 13 3.10 Opslaan... 13 3.11 Document e-mailen... 14 2
1. Installatie Printless is beschikbaar op http://printless.nl/probeer-printless voor 32- en 64-bit systemen. Indien je een proeflicentie van Printless wilt aanvragen kan dat eenmalig via www.printless.nl. Je hebt een geldige (proef)licentie nodig om Printless te kunnen gebruiken. 1.1 Printless installeren Start de installatie van Printless door te dubbelklikken op het installatiebestand of klik met de rechtermuisknop op het installatiebestand en kies Installeren. Kies in het installatiescherm Volgende. 3
Lees aandachtig de gebruikersovereenkomst. Indien je akkoord gaat selecteer je Ik ga akkoord met de voorwaarden in de overeenkomst en kies Volgende. Bepaal waar je Printless wilt installeren. Aanbevolen is om deze ongewijzigd te laten. Kies Volgende. De Standaard installatie zal Printless installeren, inclusief de benodigde printerdriver. Wil je de integratie met andere applicaties gebruiken, kies dan voor Aangepast of Volledig. 4
Heb je gekozen voor Aangepast, dan kun je hier de gewenste koppelingen installeren en eventueel de ondersteuning voor eigen lettertypes mee installeren. LET OP: afhankelijk van je licentie kun je de koppeling ook daadwerkelijk gebruiken. Kies Volgende. Kies Installeren om de installatie te starten en geef de applicatie indien gevraagd toestemming om wijzigingen aan te brengen aan de computer. 5
Printless is nu op het systeem geïnstalleerd. Kies Voltooien om de installatie te beëindigd. 1.2 Licentie invoeren Start Printless via het Startmenu of door dubbel te klikken op het Printless pictogram op het bureaublad. Zodra de applicatie start zal gevraagd worden om de licentie in te voeren. Indien je via www.printless.nl een proeflicentie hebt aangevraagd, heb je deze per e-mail ontvangen. Indien je twijfelt of je een licentie hebt ontvangen of als je een licentie wenst te ontvangen kun je contact opnemen met info@printless.nl. 6
Kopieer de licentie in het invoerveld en selecteer Activeer. Printless is nu geactiveerd en klaar voor gebruik. 2. Configuratie Printless ondersteunt het gebruik van virtuele papierladen voor de selectie van verschillend briefpapier per pagina in PDF. In het volgende hoofdstuk behandelen we het configureren van de papierladen. 2.1 Papierladen configureren Kies Beheer en vervolgens Papierladen. Klik op Toevoegen. Kies een PDF die als briefpapier gebruikt moet worden en geef de papierlade een herkenbare naam, bijvoorbeeld: Bedrijfsnaam - Voorblad. 7
Je kunt zoveel papierladen aanmaken als je wilt. BELANGRIJK: kies een pad waarvan de verwijzing blijft bestaan. De PDF s worden namelijk NIET opgenomen in de software, maar zullen worden ingevoegd wanneer dit nodig is. Gebruikers van Printless zullen toegang moeten hebben tot het opgegeven pad. Verwijs bij een multi-user omgeving dus nooit naar een persoonlijk pad. LET OP: het instellen van de papierladen betreft een systeemwijziging. Hierdoor kan er gevraagd worden om het systeem te herstarten waarop Printless geïnstalleerd is. Je kunt in je rapportgenerator nu per hoofdstuk kiezen op welk briefpapier deze afgedrukt moet worden. Bekijk de video tutorials op www.printless.nl om te zien hoe je in Unit4 Audition de juiste papierladen kunt selecteren. 8
3. Gebruik 3.1 Afdrukken Je kunt vanuit elke applicatie met een printfunctie afdrukken naar Printless doormiddel van een standaard printopdracht. Je selecteert de Printless printer en klikt in de betreffende applicatie op afdrukken. Printless zal automatisch starten en de afdruk weergeven. Je kunt het document nu voorzien van het juiste briefpapier, desgewenst ondertekenen en opslaan of direct per e-mail verstrekken. Als je papierladen hebt geconfigureerd, kun je bij de printopdracht ook direct op het juiste briefpapier afdrukken naar Printless. De applicatie waaruit de printopdracht verstuurd wordt moet wél het selecteren van papierladen ondersteunen. Van de bekende rapportgeneratoren is dat Unit4 Audition. Op www.printless.nl vind je video tutorials voor het instellen van de papierladen in Audition. Ook Microsoft Office applicaties ondersteunen het selecteren van papierladen. Je kiest in het printscherm Pagina-instelling en vervolgens het tabblad Papier. Onder Papierinvoer kun je nu de papierladen selecteren voor de eerste pagina en voor overige pagina s. 3.2 Openen Het is ook mogelijk om een bestaand PDF document te openen in Printless. Kies in Printless Bestand en vervolgens Openen. Of klik op de Openen knop. Je kunt nu het PDF document selecteren en voorzien van het juiste briefpapier / ondertekenen. 3.3 Pagina selecteren Je kunt in Printless eenvoudig door de pagina s scrollen zoals je gewend bent met Adobe Reader. Daarnaast kun je ook de navigatieknoppen gebruiken om een pagina verder of terug te gaan of direct naar het begin of einde van het geopende document te gaan. TIP! Je kunt ook alle pagina s selecteren en in één keer het juiste briefpapier instellen. Gebruik hiervoor het navigatievenster aan de linkerkant. 3.4 In- en uitzoomen Je kunt doormiddel van de in- en uitzoomknop inzoomen en uitzoomen. Daarnaast kun je ook via het uitklapmenu een zoom percentage selecteren. 3.5 Achtergrond kiezen Je kunt per pagina de achtergrond wijzigen door een ander briefpapier te selecteren bij Kies achtergrond. 9
Hier vind je het Briefpapier dat je kunt instellen in Printless via Beheer en Papierladen. Je kunt het briefpapier instellen voor de geselecteerde pagina, of selecteer meerdere pagina s aan de linker zijkant en kies vervolgens het juiste briefpapier. 3.6 Tekst markeren Je kunt in Printless een tekst of ander element markeren door middel van de knop Tekst markeren. Klik op de knop Tekst markeren en selecteer het gedeelte op de pagina dat je wilt markeren. Je kunt een markering verwijderen door met de rechtermuisknop op de markering te klikken en te kiezen voor Annotatie verwijderen. 3.7 Opmerking toevoegen Je kunt opmerkingen toevoegen aan een document in Printless die zichtbaar blijven na het ondertekenen van het document. De opmerkingen zijn zichtbaar in de meeste PDF viewers, waaronder Adobe Reader. Klik op de knop Opmerking toevoegen en kies waar je op de pagina een opmerking wilt plaatsen. Je kunt een opmerking verwijderen door er met de rechtermuisknop op te klikken en te kiezen voor Verwijderen. 3.8 Ondertekenen Er zijn twee manieren om een document te ondertekenen in Printless. Je kunt ondertekenen door een afbeelding van je handtekening in het document te plaatsen. Deze manier van ondertekenen zal geen rechtsgeldige handtekening opleveren en kan niet gebruikt worden voor jaarrekeningen en andere officiële documenten. Ondertekenen met een afbeelding van een handtekening kan bijvoorbeeld wel gebruikt worden voor correspondentie en andere niet officiële documenten. Je kunt ook ondertekenen met een PKIoverheid Beroepscertificaat. Dit levert een juridisch geldige digitale handtekening op voor documenten waarbij ondertekenen vanuit de beroepstitel waarde geeft aan het document. Natuurlijk kun je ook andere documenten ondertekenen met een PKIoverheid Beroepscertificaat, maar dit is alleen nodig voor officiële documenten zoals bijvoorbeeld een jaarrekening of akte. 3.8.1 Ondertekenen met een afbeelding Kies in Printless voor Ondertekenen en vervolgens Document ondertekenen of klik op de knop Ondertekenen. De cursor verandert in een kruis, waarmee je een vak kunt trekken en de plaats van de handtekening kunt bepalen. Hoe groter je het vak maakt, hoe groter de handtekening op de pagina zal worden weergegeven. Selecteer in het volgende scherm je handtekening, vink Ondertekenen zonder digitaal certificaat aan en klik onderin het scherm op Onderteken. 10
Printless zal een waarschuwing geven dat ondertekenen met een afbeelding geen juridische waarde aan het document zal geven. Kies Ja wanneer dit ook de bedoeling is. 3.8.2 Ondertekenen met een PKIoverheid Beroepscertificaat Kies in Printless voor Ondertekenen en vervolgens Document ondertekenen of klik op de knop Ondertekenen. De cursor verandert in een kruis, waarmee je een vak kunt trekken en de plaats van de handtekening kunt bepalen. Hoe groter je het vak maakt, hoe groter de handtekening op de pagina zal worden weergegeven. Selecteer in het volgende scherm je handtekening en controleer of Ondertekenen zonder digitaal certificaat uitgevinkt is. 11
Kies de actie die je wilt bewerkstelligen met de ondertekening: Ondertekenen; wijzigingen aan het document zijn niet meer mogelijk. Certificeren; meerdere handtekeningen en formuliervelden om achteraf in te kunnen vullen zijn mogelijk. Zowel ondertekenen als certificeren levert een juridisch geldige ondertekening op! Vul je naam, de plaats en de reden van ondertekening in. Plaats het USB token waar het certificaat op staat in de computer. Kies het tabblad PKI certificaten en controleer of Alleen rechtsgeldige certificaten weergeven is aangevinkt. Selecteer het certificaat en klik op Onderteken. 12
Afhankelijk van de leverancier van het certificaat zal een scherm worden geopend om het persoonlijke wachtwoord in te geven en de ondertekening af te ronden. 3.8.3 Ondertekenen met meerdere handtekeningen Je kunt een document door maximaal vier personen laten onderteken. Dit kan in één keer of door het document op te slaan en later door een ander persoon laten ondertekenen. Als je één document meerdere keren ondertekent met verschillende PKIoverheid Beroepscertificaten zal elke ondertekening worden weergegeven als een revisie op de vorige ondertekening. Dit levert meerdere juridisch geldige handtekeningen op. 3.9 Handtekeningveld toevoegen voor Adobe Reader Je kunt een handtekeningveld toevoegen voor gebruik in Adobe Reader. Deze handtekening kan geplaatst worden ná ondertekening van het document met een PKIoverheid Beroepscertificaat. Het document zal nog steeds geldig zijn, zolang alleen het handtekeningveld is aangepast. Op deze wijze kun je een ander persoon, bijvoorbeeld de klant, laten tekenen voor akkoord van het document, nadat je deze zelf digitaal hebt ondertekend. Deze persoon dient dan wel over een digitale handtekening te beschikken, maar dit hoeft geen PKIoverheid certificaat te zijn. Adobe biedt verschillende mogelijkheden om een digitale handtekening te kunnen gebruiken. Kies in Printless voor Ondertekenen en kies Handtekening veld voor Adobe Reader toevoegen. De cursor verandert in een kruis, waarmee je een vak kunt trekken op de pagina en hiermee de plaats kunt bepalen waar in Adobe Reader een handtekening geplaatst kan worden. Hoe groter je het vak tekent, hoe groter het handtekeningveld zal worden weergegeven. 3.10 Opslaan Kies in Printless Bestand en vervolgens Opslaan of klik op de knop Opslaan document op te slaan. om het 13
Afhankelijk van de beschikbare koppeling(en), kun je het document ook direct opslaan in externe applicaties, door de Opslaan knop te klikken en via het submenu de betreffende applicatie te selecteren. 3.11 Document e-mailen Je kunt het (ondertekende) document ook direct e-mailen vanuit Printless. Klik op de knop Document versturen per e-mail en Printless zal het document als bijlage naar de standaard e-mail applicatie sturen. 14