Contracten Inleiding Op een aantal gebieden (o.a. onzekerheid over toekomstige bedrijfsvoering en de Wet Werk en Zekerheid) vinden er ontwikkelingen plaats die het nodig maken ook naar de administratieve processen wat betreft aanstelling en mutaties van medewerkers te kijken. Ook in het kader van het terugdringen van de administratieve regellast hebben we een aantal administratieve processen onderzocht op mogelijkheden tot verbetering en versimpeling. De volgende onderwerpen zijn uitgewerkt: 1. Wet Werk en Zekerheid, - extra uren zonder contract, JUS 2. Interne uitleen van medewerkers 3. Uniform mutatie formulier met heldere uitgangspunten 1. Wet Werk en Zekerheid (WWZ) De Wet Werk en Zekerheid (WWZ) heeft als doel de rechtspositie van flexwerkers te versterken en het ontslagrecht te hervormen. Veel werkgevers willen zoveel mogelijk flexibiliteit bij het inzetten van personeel. Deze flexibiliteit werd vaak gezocht in het aangaan van een nul-urencontract. Zoals de wet nu is kunnen we invalkrachten nog inzetten op basis van een nul-urenovereenkomst. De Lichtenvoorde heeft inmiddels besloten niet meer te werken met nul-urenovereenkomsten. Hieronder worden de wijzigingen in de wetgeving WWZ die voor De Lichtenvoorde relevant zijn beschreven. Per 1-1-2015 - Aanzegtermijn bij een tijdelijk contract (ook tijdelijke uitbreiding van een vast contract) van zes maanden of langer. De nieuwe wet bepaalt dat de werkgever uiterlijk één maand voordat het contract van zes maanden of langer afloopt schriftelijk aan de medewerker meedeelt of hij het contract wil voortzetten. De zogenaamde aanzegtermijn. Gebeurt dit niet of te laat, dan moet de werkgever een boete aan de medewerker betalen van maximaal 1 maandsalaris naar rato. Twee weken te laat met aanzeggen, betekent dan dat de medewerker aanspraak kan maken op twee weken salarisbetaling. De medewerker moet hier dan wel zelf binnen twee maanden na het einde van het contract een beroep op doen. Aanzeggen hoeft niet bij situaties waarin de einddatum van te voren lastig is te bepalen bijvoorbeeld bij contracten voor de duur van een bepaald project, voor ziektevervanging of bij een uitzend-overeenkomst, die eindigt indien de inleenopdracht vervalt. - Geen proeftijd bij een contractduur tot zes maanden Het zal voor organisaties aantrekkelijker zijn om contracten van 6 maanden of langer aan te gaan, een contract van zes maanden plus één dag is mogelijk. 1
Per 1-7-2015 - Nieuwe ketenbepaling: maximale periode gaat van 36 naar 24 maanden (3x2x6= 3 contracten x maximaal 2 jaar met een tussenpoos van 6 maanden), de keten wordt pas onderbroken na een tussenpoos van meer dan 6 maanden. - Ontslagrecht, transitievergoeding De nieuwe wet is een versoepeling van het ontslagrecht. Eén maatregel is de ontslagvergoeding op basis van de kantonrechtersformule te laten vervallen. Daarvoor in de plaats komt een transitievergoeding. Wanneer een contract tenminste 24 maanden heeft geduurd en op initiatief van de werkgever wordt beëindigd of niet wordt voortgezet. De transitievergoeding bedraagt een derde maandsalaris per gewerkt jaar bij een dienstverband tot 10 jaar en een half maandsalaris per gewerkt jaar voor ieder jaar dat het dienstverband langer heeft geduurd dan tien jaar. Het maximum is 75.000,= of een jaarsalaris bij een hoger inkomen dan 75.000,=. Afwijkingen zijn alleen mogelijk als werkgever of medewerker zeer verwijtbaar zijn aan het ontslag. - Rechtsvermoeden Om aan de onzekerheid en het wisselende arbeidspatroon tegemoet te komen, heeft de wetgever het rechtsvermoeden in het leven geroepen (rechtsvermoeden = meer zekerheid voor de medewerker). In de wet is geregeld dat zodra een arbeidsovereenkomst ten minste drie maanden heeft geduurd, de arbeidsduur per week vermoed wordt het gemiddelde van de voorafgaande drie maanden te zijn. De medewerker mag dit aantal uren claimen bij zijn werkgever als hij niet of minder uren wordt opgeroepen. Een voorbeeld: een medewerker werkt in de maanden juni, juli en augustus respectievelijk 30, 35 en 40 uur per week. Indien hij in de maand september niet wordt opgeroepen dan kan de medewerker op grond van het rechtsvermoeden een arbeidsomvang van 35 uur per week vorderen. Voorwaarde is uiteraard wel dat de medewerker zich voor deze uren beschikbaar houdt. Invulling WWZ De Lichtenvoorde Min-max contracten De Lichtenvoorde zal een flexibele schil aan in te zetten uren moeten opbouwen. Binnen de huidige juridische kaders verdient het de voorkeur om te werken met min-max contracten bij zowel contracten voor onbepaalde tijd maar ook mogelijk bij contracten voor bepaalde tijd. Deze contractvorm geeft flexibiliteit. Wanneer de werkgever dit nodig acht kan de medewerker ingezet worden op het maximum aantal uren en bij minder werk weer terugvallen op de minimum aantal uren. Het vermoeden van arbeidsomvang is in deze wel een punt wat goed gevolgd moet worden. Na een periode van drie maand méér dan het minimum aantal uren te hebben gewerkt zou een medewerker aanpassing van het contract kunnen claimen. Echter de werkgever mag dit weerleggen. Wanneer de werkgever kan aantonen dat het een uitzonderlijke piekperiode was door bijvoorbeeld de referte periode te verlengen naar 12 maanden. Uitgangspunt is dat medewerkers worden ingezet op de noodzakelijke minimum uren. De in te zetten maximum uren moeten verdeeld worden over meerdere medewerkers in het team zodat voorkomen wordt dat de inzet op het maximum in een periode van 3 maanden wordt overschreden. Om dit proces goed te bewaken zal Harmony zo worden ingesteld dat overschrijdingen worden weergeven en voorkomen dat medewerkers aaneengesloten langer dan 3 maanden op het maximum aantal uren worden ingezet. Het is echter voor het team en het management van belang wat er structureel minimaal nodig is op het team en daar moeten medewerkers op worden ingezet. 2
Uitgangpunten - verhouding min/max, ligt de band breedte tussen de 8 en 12 uur. Voorbeelden: 10 uur min 18 uur max 20 uur min 32 uur max - inrichting Harmony, in Harmony instellingen vastzetten die overschrijdingen weergeven en voorkomen dat medewerkers aaneengesloten langer dan 3 maanden op het maximum worden ingezet. Wie: Charley Immens Wanneer: januari - instructie geven aan roostermakers, teammanagers en medewerkers over het werken met min/max contracten. Wie: Patrick Stroeve en Jacqueline Abbink Wanneer: januari 2015 informatie brief, uitleg aan teammanagers in teammanagers overleg. Arbeidsovereenkomst bepaalde tijd Wanneer er een proeftijd gewenst is dient het eerste tijdelijke contract altijd minimaal 6 maanden plus 1 dag te zijn. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kan de eerste van iedere maand ingaan. Er zijn wel twee vaste beëindigingsmomenten in een jaar: - 1 april - 1 oktober (Zie schema bijlage 2) Hiervoor wordt gekozen omdat dit de mogelijkheid biedt om op twee momenten in het jaar invloed te hebben op het personeelsbestand. Daarnaast heeft De Lichtenvoorde de plicht om medewerkers met een tijdelijk dienstverband van zes maanden of langer uiterlijk een maand voor afloop van het contract schriftelijk te informeren over het al dan niet voortzetten van de overeenkomst. Door te kiezen voor twee beëindigingsmomenten kan veel regeldruk, mogelijke fouten en daardoor claims voorkomen worden. Ketenbepaling 3 x 2 x 6 = periode van 23 maanden Maximaal 3 contracten willekeurige voorbeelden: 3 maanden + 8 maanden + 12 maanden = 23 maanden 7 maanden + 6 maanden + 10 maanden = 23 maanden 2 maximaal twee jaar (24 maanden) De Lichtenvoorde heeft er voor gekozen de totale duur van de aaneengesloten maximaal 23 maanden is. Bij 24 maanden of meer moet er een transitievergoeding worden betaald. Onderbreking 6 maanden. Een keten van opeenvolgende contracten wordt pas onderbroken na een periode van meer dan zes maanden dit was 93 dagen. 2. Interne uitleen Op dit moment worden medewerkers die op een ander team dan het basisteam worden ingezet formeel gemuteerd via een melding door de manager. Het salarispakket SDB kent een beperking van maximaal vier organisatorische eenheden per medewerker. Deze beperking brengt met zich mee dat niet expliciet kan worden vastgesteld op welke teams bijvoorbeeld medewerkers van de diverse invalpools mogen worden ingezet. 3
Om tot heldere en eenduidige afspraken te komen binnen de hele organisatie is het raadzaam om in een kleine werkgroep een aantal zaken aan de orde te stellen en aan de hand daarvan te komen tot een voorstel naar MT en OR. Wat: voorstel uitwerking dit punt zie brief met kenmerk CI/jj/12068. 3. Uniform mutatie formulier met heldere uitgangspunten Om afspraken over nieuwe of bestaande arbeidsovereenkomsten kwalitatief goed en snel te kunnen verwerken zijn een aantal uitgangspunten van belang: a. Nieuwe dienstverbanden Een medewerker die nieuw in dienst komt mag niet eerder beginnen dan dat de arbeidsovereenkomst door beide partijen is getekend! Dit betekent dat daarvoor de volgende formulieren ingevuld/ingeleverd dienen te worden; - arbeidsvoorwaardenformulier - eigen VOG, VOG aanvraag bij gemeentehuis in de woonplaats aanvragen - loonheffingenformulier - kopie ID De set aan informatie dient compleet aangeleverd te worden door de sectormanager, uiterlijk de 15 de van de maand voorafgaand aan de ingangsdatum van het dienstverband. Uitgangspunt is dat de ingangsdatum dienstverband altijd de 1 ste van de maand is. Na ontvangst bedraagt de maximale doorlooptijd 15 dagen, de administratieve verwerking dient binnen 5 werkdagen plaats te vinden, de nieuwe medewerker krijgt de arbeidsovereenkomst toegezonden en heeft één week de tijd om deze te ondertekenen en te retourneren. Voor aanvangsdatum arbeidsovereenkomst informeert personeelszaken de teammanager of medewerker de arbeidsovereenkomst getekend heeft geretourneerd en daarmee ingezet mag worden. Zolang er geen getekende arbeidsovereenkomst terug is ontvangen mag de medewerker niet ingezet worden. b. Mutatie bestaande dienstverbanden Er is een standaard mutatieformulier ontwikkeld voor het aanleveren van de meest voorkomende mutaties. Dit formulier wordt doormiddel van mail adres mutatie@delichtenvoorde.nl verzonden naar het secretariaat P&O zodat zij voor de secretariële administratieve afwikkeling kunnen zorgen. Wanneer: vanaf 1 januari 2015 is het mail adres beschikbaar en dient voor alle personele mutaties dit mail adres gebruikt te worden. Zie bijlage 1 voor het formulier en het voorbeeld van het kwaliteitsportaal waar het formulier staat. 4
5