Professionaliseringsprogramma Veranderen en organiseren in gemeenten (V&OG) Een praktijkgericht programma voor ervaren (lijn)managers, adviseurs, project en programmamanagers Zesde editie, januari 2016 WWW.SIOO.NL/VOG 1
Wat speelt er? Gemeenten investeren veel in nieuwe vormen van samenwerking met andere gemeenten, bedrijven en burgers. Dat leidt tot een grote diversiteit aan (soms ingrijpende) veranderingen in de inrichting en werkwijze van gemeentelijke organisaties. Nieuwe rol van de lokale overheid De lokale overheid wordt op steeds meer terreinen onderdeel van netwerken die verantwoordelijkheid nemen en krijgen en waarin ieders expertise en kracht optimaal wordt benut. De gemeente neemt daarbij soms het voortouw of de regierol, maar speelt vaak ook een meer faciliterende en verbindende rol. Samenwerkingsverbanden en decentralisaties Medewerkers binnen gemeenten werken, mede hierdoor, figuurlijk en letterlijk, steeds meer buiten de grenzen van de gemeentelijke organisatie. In de ambtelijke organisatie zelf wordt steeds meer gewerkt in multidisciplinaire groepen. Goed samenwerken, over eigen grenzen en disciplines heen kijken en vorm en inhoud geven aan de nieuwe verantwoordelijkheden, stelt gemeenten voor grote uitdagingen bij het bundelen van krachten en het vinden van andere vormen van sturing en (organisatie) inrichting. Veranderen op eigen kracht Verandervermorgen wordt een steeds belangrijker kwaliteit van de gemeentelijke organisatie als geheel en dus ook van de individuele leiders, managers en adviseurs die zelf veranderingen vormgeven en begeleiden. Daarbij zijn zij echter ook zelf onderdeel van de verandering. Gefundeerde kennis en ervaring als het gaat om inrichting van de organisatie en het begeleiden en implementeren van veranderingen is voor de huidige veranderopgaven essentieel. Het Sioo programma Veranderen en organiseren in gemeenten (V&OG) is een krachtige leeromgeving en platform om te werken aan het verandervermogen van de medewekers en de gemeentelijke organisatie als geheel. 2
Veranderen en organiseren in gemeenten (V&OG) Waarom kiezen gemeenten en medewerkers voor V&OG? (Lijn)managers, adviseurs en project- en programmamanagers spelen allemaal een belangrijke rol bij de ingrijpende veranderingen in de gemeentelijke organisatie. De huidige opgaven vragen daarbij vaak andere organisatorische concepten en veranderaanpakken dan tot nu toe. De betrokken professionals moeten zowel op de hoogte blijven van hun vakgebied als op het gebied van verandermanagement, organisatie-inrichting en besturing. De urgentie van veel veranderingen vraagt bovendien om een snelle toepassing van de nieuwe inzichten in de eigen werkpraktijk. Voor u, als professional, ligt er een stevige uitdaging. U heeft verantwoordelijkheid om bij te dragen aan de organisatieontwikkeling, moet zelf ook mee in die verandering en u heeft de taak om eigen mensen of specifieke doelgroepen de juiste beweging te laten maken. Tegelijkertijd zorgt u voor continuïteit zodat de lopende dienstverlening op peil blijft. V&OG biedt in deze dynamiek zowel inspiratie, kennis, reflectie als houvast. Gemeenten kiezen voor V&OG omdat daar continu wordt gewerkt aan eigen verandervraagstukken waarbij deskundige en inspirerende docenten nieuwe kennis en kunde delen, collega-deelnemers hun eigen ervaringen inbrengen en leerbegeleiders de persoonlijke professionele ontwikkeling ondersteunen waardoor deelname direct rendement oplevert voor de deelnemers, de gemeentelijke organisatie en de lopende veranderopgaven V&OG biedt u een kader van waaruit u elk verandervraagstuk kunt bekijken en daarbij weloverwogen een passende aanpak kunt kiezen. U leert welke soort interventies daarbij horen en breidt uw eigen interventierepertoire uit. Hierdoor kunt u het veranderproces effectiever inrichten en begeleiden. Daarnaast bouwt u een lerend netwerk op met collega s uit diverse gemeenten. Gemeenten investeren met deze leergang nadrukkelijk in hun duurzaam verandervermogen. Voor wie is V&OG bestemd? In V&OG treft u ervaren (lijn)managers, adviseurs en project- en programmamanagers die een spilfunctie vervullen in veranderopgaven binnen gemeenten. Zij zijn afkomstig uit verschillende disciplines zoals het sociaal of fysiek domein, bedrijfsvoering, ICT, HRM, P&C,etc. Ook voor lijnmanagers die de stap zetten naar project of programmamanager is de V&OG een goedee keuze. Door de diversiteit aan deelnemers en de gedeelde gemeentelijke context biedt V&OG een rijke leer- en ontmoetingsplek. Iedereen levert vanuit zijn eigen achtergrond en ervaring een bijdrage aan het leerproces. Wie V&OG volgt, is ook bereid eigen grenzen te onderzoeken en te experimenteren in de werkpraktijk. De V&OG in het kort V&OG is een integraal professionaliseringsprogramma. In het programma koppelt u de ontwikkeling van uw eigen professionele ambities en opgaven aan de ontwikkeling en veranderopgaven van uw gemeentelijke organisatie. U integreert deze verschillende ontwikkelingstrajecten door te werken aan een eigen opgave en aan actuele thema s voor gemeenten in het algemeen, op basis van solide en praktijkgerichte kennis en inzichten, Het V&OG programma draagt zo bij aan: vakinhoudelijke ontwikkeling en nieuwe inzichten op het gebied van,leiderschap, organisatie en (cultuur) verandering; contextuele kennisontwikkeling; actuele kennis en inzicht rondvraagstukken in de gemeentelijke organisatie, inrichting en begeleiding van veranderopgaven en organisatieontwikkeling; onderbouwing van herinrichtingskeuzes en de eigen bijdrage daaraan; repertoire rond invloed en impact in de organisatie en met betrekking tot strategisch handelen. U onderzoekt de veranderopgaven waarbij u betrokken bent. Het is dus belangrijk daadwerkelijk met een veranderopdracht bezig te zijn. Die vormt de context waarin u experimenteert met nieuwe inzichten en perspectieven van handelen. 3
Programmaonderdelen Het programma bestaat uit een aantal samenhangende onderdelen: 4 (Groeps)intake In de (groeps)intake bespreekt u met de programmamanager en de leermanager van Sioo en (indien mogelijk) een aantal andere potentiële deelnemers of het programma kan beantwoorden aan uw verwachtingen en of de randvoorwaarden zijn vervuld voor een goed leerproces, zowel voor u, uw organisatie als uw collega-deelnemers. Ter voorbereiding stelt u een document op dat tijdens de leergang leidraad zal zijn voor uw eigen leerproces. U laat zien welke leervragen u wilt inbrengen, hoe u aankijkt tegen de ontwikkelingen in uw gemeente en tegen de personele en organisatorische vraagstukken in de gemeentelijke organisatie. Startbijeenkomst Tijdens de startbijeenkomst maakt u intensief kennis met elkaar en met de leermanagers/begeleiders. Ook maken we de resultaten van de intakes tot een gezamenlijk referentiekader. Daarnaast krijgt u een inhoudelijke leidraad op het gebied van verandermanagement en werkt u de eerste stappen van de methodiek van de veranderredenering uit. Organisatievraagstukken Leren en doen zijn in het programma nauw met elkaar verweven. Werken aan uw eigen organisatievraagstuk c.q. veranderopgave en een gemeente overstijgend onderwerp staan centraal in het programma. U relateert uw nieuwe ervaringen aan uw vraagstukken en u experimenteert met nieuwe inzichten op het gebied van veranderen, samenwerken en organiseren. Vragen waar u op stuit, brengt u in het programma in. Individuele professionalisering Tijdens het programma geeft u sturing aan uw professionele ontwikkeling. U formuleert uw eigen leervragen en gaat hiermee aan de slag. Werkateliers De werkateliers duren twee dagen (vijf dagdelen). De eerste dag brengt een docent nieuwe inzichten in op een thema aan de hand van casuïstiek van deelnemers. In de avond experimenteert u met interventies. Tijdens de tweede dag werkt u onder begeleiding in kleine groepen aan het vertalen van nieuwe inzichten naar de eigen werkpraktijk. U kunt zo op een breed spectrum van situaties ervaring opdoen met methodisch handelen en uw eigen gedrag in leiderschaps- en of adviessituaties. Werkatelier 1: Effectief veranderen Voor de aanpak van veranderingen bestaan diverse strategieën met elk hun eigen sterke en zwakke kanten. In dit werkatelier verdiept u zich in uiteenlopende aanpakken. U staat stil bij de wijze waarop u keuzes kunt maken voor een specifieke aanpak vanuit een interpretatie van contextvariabelen. U onderzoekt in hoeverre de gekozen aanpak aansluit bij de specifieke kenmerken van het organisatievraagstuk en bij uw eigen opvattingen en kwaliteiten. U besteedt aandacht aan uw eigen rol in
interactie in relatie tot het ontstaan en hanteren van verschillende vormen van weerstand waarmee veranderingen vaak gepaard gaan. Werkatelier 2: Beïnvloeden in een politieke context In dit atelier besteden we aandacht aan het anders kijken naar de politiek/bestuurlijke context en de gemeentelijke organisatie, stakeholder en actorenanalyses, invloedstijlen en uw eigen authenticiteit daarbij. Ook hier legt u steeds een verbinding met uw eigen werkcontext en veranderopgaven. Afhankelijk van de leerwensen en vraagstukken van deelnemers leggen we accenten op macht en politiek handelen, strategisch handelen en/of politieke vaardigheid. Werkatelier 3: Interactieve Interventies De nieuwe ambities en rollen van de gemeente vragen om nieuw interventierepertoire. In dit werkatelier maakt u kennis met diverse interactieve interventievormen en deelt en verbetert u eigen interventies. Er is specifiek aandacht voor het werken met beelden in veranderprocessen. Indien mogelijk worden specialisten uit de gemeenten uitgenodigd die ervaring hebben met dergelijke interventies. Intervisie en leergroepen De leergang draagt nadrukkelijk bij aan professionele ontwikkeling waarbij uw verandervraagstuk de rode draad is. Na elk seminar beschrijft u welke inzichten u kunt gebruiken bij uw verandervraagstuk. Hierbij borduurt u voort op uw intakenotitie. Eén dagdeel van ieder werkatelier besteden we aan het bespreken van deze beschrijvingen. Dit gebeurt in een vaste leergroep van vijf deelnemers. Tijdens de werkateliers is er tevens gelegenheid over een aantal cases te reflecteren met de docenten van de masterclasses. Tussen de seminars door zijn er drie intervisiebijeenkomsten. Uw leergroep is tevens uw intervisiegroep. U bespreekt tijdens een intervisiebijeenkomst uw eigen professionaliseringsvragen, bijvoorbeeld ten aanzien van een andere invulling van uw rol, uitbreiding van handelingsrepertoire, het vergroten van inzicht in belemmeringen en blokkades om andere dan default invloedstijlen in te zetten. State of the art: bijeenkomsten en masterclasses In bijeenkomsten en masterclasses staan actuele toepasbare kennis en inzichten rond veranderen en organiseren centraal. De masterclasses zijn ook toegankelijk voor anderen, waardoor u uw directe omgeving en uw netwerk bij het programma kunt betrekken. Per leergang bekijken we welke masterclasses (1 dagdeel) en bijeenkomsten (2 dagdelen) het meest relevant zijn. Een indicatie van onderwerpen uit vorige leergangen: Bijeenkomst : Organisatieontwerp met Pierre van Amelsvoort Inzicht in verschillende soorten organisatieregimes en bijbehorende vragen zoals: hoe komt u van een bureaucratisch regime naar een flexibel of netwerkregime en hoe richt u bedrijfsprocessen anders in? Het begrip regelruimte staat hierbij centraal. Masterclass: Plezier beleven aan taaie vraagstukken met Hans Vermaak Soms zijn de vraagstukken niet meer op te lossen met bekende veranderstrategieën maar is een andere insteek nodig. U ontdekt welke werkzame principes er zijn waar u mee kunt gaan experimenteren. Bijeenkomst : 'Alliantiekunde en Ketensamenwerking met Ard-Pieter de Man De grenzen van organisaties vervagen. In veel situaties is er niemand meer die het echt voor het zeggen heeft. Toch willen gemeenten vaak een vorm van regie op deze ketens of netwerken houden. Welke inzichten uit alliantiekunde en procesmanagement kunnen hierbij helpen? Masterclass: Veranderen als avontuur met Jaap Boonstra Aan de hand van Boonstra s laatste boek Verandermanagement in 28 lessen neemt hij u mee op een reis in veranderen in 7 etappes. Hij put daarbij uit de rijke ervaringen uit zijn eigen werkpraktijk en koppelt deze verhalen aan de veranderkundige theorie. 5
Masterclass: Hoe verplaats je een totempaal, een antropologische blik op complexe organisatieverandering met Danielle Braun Wat gebeurt er als je overgaat van de oude naar een nieuwe organisatiestructuur? Veranderen de soft controls van cultuur en informele machtsbronnen wel mee? Wat zijn de do s en dont s in het regisseren van een goede transitie? Hoe ga je om met onzekerheid en weerstand? Danielle Braun reikt u praktische toepasbare wetenswaardigheden en inzichten uit de culturele antropologie aan. Slotbijeenkomst en certificering De leergang eindigt met een slotbijeenkomst waar zowel reflectie op het eigen leerproces en het organisatievraagstuk aan de orde komt, als de manifestatie van de leeropbrengsten aan de buitenwereld. Deze dag geven we samen met de deelnemers vorm. Wanneer de reflectie en manifestatie als goed beoordeeld zijn, ontvangt u een certificaat van deelname. Deelnemers Gijs Lampe (Gemeente Alphen aan den Rijn): Ik heb met een veel bredere blik leren kijken naar situaties in mijn werk, beter leren duiden en doorgronden wat er aan de hand is en waar dat aan ligt. Vroeger zag ik veel meer stukjes. Nu kan ik veel beter verbanden leggen. Karin Cornelissen (Gemeente Raalte): In de leergang heb ik kennis gemaakt met een methode die grootschalige systeemverandering ondersteund, bij ons de drie decentralisaties, en die ben ik gaan toepassen. Dat heeft echt voor een vernieuwende manier van omgaan met de decentralisaties gezorgd. Nancy Kalbvleesch (Gemeente Uden): Ik had het idee dat ik mijn werk vooral op gevoel deed. Naast theoretische onderbouwing, kan ik nu ook meer diepgang aanbrengen. De leergang biedt ruimte voor verschillende leerstijlen en er is een goede afwisseling tussen theorie en toepassen zowel in de bijeenkomsten als in je eigen werksituatie. Lisette Uitenwerf (Gemeente Amsterdam): Fijn dat deze leergang specifiek voor gemeenten is. Zo kun je, naast herkenning van de vraagstukken, elkaar makkelijk helpen en samen antwoorden vinden. Ik heb ook collega s een enorm plezier gedaan door ze uit te nodigen voor twee masterclasses van de topveranderaars in Nederland. Lars Schotel (Gemeente Utrecht): Mooi dat ik met anderen bezig kon zijn met het thema de andere overheid. De docenten inspireren, maar ook van collega-deelnemers leer je veel. Sioo koppelt enorm de leergang aan de werkpraktijk. Je kunt er de volgende dag al direct iets mee doen. Fred Meiring: (Gemeente Amsterdam): Wat me heel erg aansprak, is dat we hebben geleerd vanuit een veel meer integrale manier te kijken, alle actoren te betrekken en juist afwijkende geluiden aandacht te geven. Ik heb steeds alle kennis, theorie en methodes toegepast in mijn eigen werkpraktijk. Interviews met de deelnemers vindt u op : http://www.youtube.com/ watch?v=qntbwurky_w&feature=youtu.be 6
Praktijkvragen Hoe ga ik om met een steeds veranderende omgeving, met veranderingen waarbij veel onzekerheid is, ook over mijn eigen baan als professional of als leidinggevende? Hoe zorgen we er als gemeente voor dat iedereen een goede opleidingskans krijgt en schooluitval afneemt, terwijl de organisatie daarvoor afhankelijk is van veel andere partijen, zoals scholen en besturen, voor- en naschoolse opvang, bureau Halt? Hoe kan ik goed mijn rol spelen bij buurt- en wijkgericht werken met partijen als woningcorporaties, politie en ondernemers? Deelnemende organisaties.aan de vorige leergangen namen medewerkers van de volgende gemeenten mee: Almelo, Alphen aan de Rijn, Amersfoort, Amstelveen, Amsterdam, Arnhem, Bergen op Zoom, Bunnik, Den Bosch, Dongeradeel, Drechtsteden, Eindhoven, Emmen, Enschede, Epe, Heemstede, Heerhugowaard, Hengelo, Heumen, IJsselstein, Kampen, Katwijk, Langedijk, Leiden, Leusden, Lingewaard, Neder-Betuwe, Nieuwkoop, Nijmegen, Oldebroek, Raalte, Rheden, Rijnwoude, Rotterdam, Schiedam, Soest, Teylingen, Tytsjerksteradeel, Uden, Utrecht, Veenendaal, Veere, Veghel, Velsen, Venray, Woerden, Zuidplas en Zwolle. Hoe zorgen we dat onze interne organisatie is aangepast aan meer burgerparticipatie, e-dienstverlening, buurt- en wijkgericht werken? Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn bezuinigingsdoelstellingen realiseer en tegelijkertijd de dienstverlening verbeter? Hoe zorgen we dat we de nieuwe taken van uit de overheid, zoals de drie decentralisaties in het sociaal domein, succesvol realiseren? Gaan we fuseren of samenwerken met andere gemeenten? Hoe behouden we onze eigen identiteit en zorgen we voor gelijkwaardigheid bij de implementatie? Welke samenwerkingsverbanden zijn mogelijk en hoe realiseren we een fusie of samenwerking? Hoe zorgen we voor een goede afstoting van onderdelen die niet tot de kerntaken behoren, maar wel nodig zijn in de maatschappij? Hoe zorgen we dat we intern de boel op orde krijgen of houden rond zaken als financiën, controle op uitgaven, maar ook als het gaat om subsidieverlening, procesverbeteringen met behulp van 'Lean', 'Het nieuwe werken', vakmanschap, samenwerking. Hoe blijven we een aantrekkelijke werkgever, ook als er nu flinke taakstellingen zijn en straks grote aantallen uitstromen? 7
Praktische informatie Programmamanagement en begeleiding Een kernteam is verantwoordelijk voor de inhoud van het programma, het leerproces van de individuele deelnemers en de groep. Ninon le Grand en Herman Grootelaar begeleiden als leermanager de groep tijdens het hele programma. Joke Vriesema ondersteunt de deelnemers in de werkateliers bij het vertalen van het geleerde naar de praktijk. Zij begeleiden ook alledrie de intervisiegroepen. Peter Paul Kerpel maakt namens Sioo als programmamanager deel uit van het kernteam. Toelatingsvoorwaarden De toelatingsvoorwaarden waarborgen dat u het programma effectief kunt benutten en u een geschikte partner kunt zijn voor de andere deelnemers. U heeft: werkervaring als (senior) adviseur, leidinggevende of project- of programmamanager; een veranderopgave waarbij u een centrale rol speelt; een HBO of WO-vooropleiding of een vergelijkbaar werk - en denkniveau; Docenten Sioo beschikt over een uitgebreid netwerk van deskundige docenten die allen state-of-the-art-kennis koppelen aan ruime praktijkervaring in verandertrajecten en het werken aan professionele ontwikkeling. Docenten die bijdragen leveren aan V&OG zijn onder andere: Hans Vermaak, Jaap Boonstra, Danielle Braun, Joke Vriesema, Annet Weitering, Pierre van Amelsvoort, Ard Pieter de Man, Jeroen van der Velden, Jesse Segers, Daan Sorgeloos. Nadere informatie Actuele informatie over docenten, data en conferentieoorden vindt u op www.sioo.nl/vog. Voor meer informatie of een oriënterend gesprek kunt u contact opnemen met Peter Paul Kerpel (peterpaulkerpel@sioo.nl) of Evelyn van den Boom (evelynboom@sioo.nl). Zij zijn telefonisch te bereiken op (030) 291 30 00. Wilt u een oud-deelnemer spreken over zijn of haar ervaring met de opleiding, dan kunnen wij daarin bemiddelen. Een aantal ervaringen vindt u ook op: http://www.youtube.com/ watch?v=qntbwurky_w&feature=youtu.be Aanmelden de ambitie om professioneel te groeien; voldoende inzicht in en kennis van de basics van verandermanagement en organisatieontwikkeling; voldoende tijd en commitment om in het programma te participeren gedurende de hele doorlooptijd; een open en reflectieve instelling en de wil om met en van andere deelnemers te leren. Groepsomvang Deelnemers aan het professionaliseringsprogramma komen uit verschillende gemeenten. Een gemeente kan maximaal drie deelnemers tegelijk aan een groep laten meedoen. De omvang van de groep bedraagt minimaal 16 en maximaal 20 deelnemers.. Studiebelasting De studiebelasting bedraagt 168 uur in 9 maanden. 120 uur bent u actief in bijeenkomsten, waarvan 12 buiten werktijd. Daarnaast besteedt u 48 uur aan zelfstudie, voorbereiding en reflectie. Verder bent u bezig met het toepassen van het geleerde in de praktijk binnen uw eigen veranderopgave(n), hetgeen beschouwd kan worden als onderhanden werk. U kunt zich online aanmelden op www.sioo.nl/vog. U ontvangt vervolgens een bevestiging waarna we u vragen een startnotitie te maken. Deze notitie, een groepsintake (3 tot 5 deelnemers) en toetsing aan de toelatingsvoorwaarden bepalen uiteindelijk of u wel of niet aan de leergang deelneemt. 8
Data en locatie De bijeenkomsten vinden plaats in conferentieoorden in het midden van het land. De vijfde editie van de leergang start medio januari 2016. De overige actuele data kunt u vinden op www.sioo.nl/vog. Kosten De deelnamekosten bedragen 7.300 per deelnemer (vrijgesteld van BTW!). Daarnaast zijn er verblijfskosten verschuldigd aan de conferentieoorden van ongeveer 1.200 (inclusief BTW). 9
Over Sioo Sioo maakt mensen en organisaties wendbaarder, door ze te laten ontdekken hoe je organisatie- en veranderingsprocessen kundig en krachtig kunt realiseren. Organisaties en de mensen die er werken moeten voortdurend zien te anticiperen op vraagstukken die op hen afkomen. Hun wendbaarheid is bepalend voor succes. De vraag is hoe zij met souplesse het goede kunnen doen. Sioo is ervan overtuigd dat alleen kennis en modellen uit de organisatie- en veranderkunde niet volstaan. Mensen en hun organisaties worden pas écht wendbaar, als zij leren over veranderingsprocessen in hun eigen context. Vanuit hun eigen vraagstukken. En in samenhang met hun eigen ontwikkeling. Dat kan alleen door actuele en urgente vraagstukken uit de praktijk te vervlechten met kennis uit de organisatie- en veranderkunde. Dat is exact wat Sioo doet. Sioo is dé interuniversitaire ambachtsschool die mensen en organisaties wendbaar maakt in veranderings- en organisatieprocessen. Sioo is in 1958 opgericht door acht Nederlandse universiteiten. Dat gebeurde mede op initiatief van de organisatieadvieswereld. Het instituut maakt leertrajecten op maat. Tegelijkertijd is Sioo een platform dat het relatief jonge vak van verandermanagement en organisatiekunde verder helpt ontwikkelen. Sioo is er voor iedereen die voor uitdagende organisatie- en verandervraagstukken staat. En die daarom beter wil worden in het aanjagen, managen, inspireren, organiseren en vernieuwen. Veel mensen weten Sioo te vinden, zoals bestuurders, (interim) managers, kwartiermakers, stafspecialisten en adviseurs. Zij zijn werkzaam bij overheden, nonprofitorganisaties en bedrijfsleven. Sioo organiseert een krachtige en inspirerende leeromgeving. De leeromgeving richten we zo in dat die snel en zichtbaar resultaat brengt. De nieuwe inzichten zijn dezelfde dag al inzetbaar. De professionaliteit van mensen groeit. De organisatieontwikkelingen zijn in goede banen te leiden. En kennis uit de praktijk en het vakgebied vloeien samen tot de beste oplossingen. Wie met Sioo heeft gewerkt, houdt voor altijd fascinatie voor de organisatie- en veranderkunde. Sioo verzorgt naast V&OG ook programma s voor (loco) gemeentesecretarissen en directeuren in gemeenten. 10
11
12 Sioo Newtonlaan 209 3584 BH Utrecht www.sioo.nl sioo@sioo.nl 030-2913000