Projectplan TafeltennisMarkt Datum: 10 december 2016 Projectleider: Michiel de Korte Kostenplaats: Korte projectbeschrijving: Digitaal platform voor vraag en aanbod kader (technisch, bestuurlijk, arbitrage, toernooileiders, etc.) Bedoeld voor NTTB-leden en -verenigingen, maar ook niet-leden zoals scholen, recreatieparken, revalidatiecentra en andere sportaanbieders/afnemers. Projectplan TafeltennisMarkt Pagina 1 van 10
VERANTWOORDELIJKHEID Projectleider: Projectsponsor (verantwoordelijk HB lid): Projectgroepleden: Michiel de Korte Koen Jacobs Jacek Offierski Dennis Rijnbeek Maartje Snelders Bestuurslid VVTT Vrijwilligers Derden (externe partijen zoals ICT-bedrijf, hosting, ontwerpers, etc) Evt. André Eerland Projectperiode: Aanvang: 1 januari 2017 Afronding: 31 december 2018 1. Aanleiding 1.1 Situatieschets en probleemstelling Er is geen centrale plek voor verenigingen voor vraag en aanbod kader (naast zelf opleiden) en geen overzicht in kwaliteit, waardoor ongekwalificeerd en/of incompetent kader gevraagd wordt. 1.2 Doelstelling van het project (SMART) Doelstelling: Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Digitaal platfom in NTTB en/of Tafeltennis stijl beschikbaar voor alle gelicenseerde trainers (koppeling licentiebeheermodule), scheidsrechters, toernooileiders en erkende sportaanbieders en voor (potentiële) bestuurders, scholen, recreatiesector enz. om te voorzien in de vraag en aanbod behoefte van kader en diensten. Oplevering website en app met al geplaatst aanbod (bijvoorbeeld MJ tafeltennis, Aerobic TT trainers, Table Stars, scholen, etc.). Regelmatig vragen (telefoon/mail/direct) over waar kan ik vinden voor mijn organisatie? Daarnaast zal het beheer minimaal zijn door synchronisatie databases die frequent bijgehouden worden. Heldere fasering met concrete meetmomenten. Tijdgebonden Oplevering uiterlijk 31 december 2018 1.3 Verwachte projectresultaten Digitaal platform in vooraf vastgelegde stijl/ontwerp gekoppeld aan database(s) met gelicenseerde/erkende gebruikers. Voordelen/resultaten: Organisaties en kader vinden elkaar in een gebruikersvriendelijke omgeving 1.4 Uitgangspunten - Gebruikersvriendelijke omgeving (eenmalig gegevens zelf invoeren, daarna alleen nog controleren, maximaal 3x klikken/tikken, overzichtelijke menu s, etc.) - Voor zoveel mogelijk kader en diensten die gerelateerd zijn aan tafeltennis. - Mogelijk het concept verkopen aan andere bonden, minimaal beheer, maximaal bereik Projectplan TafeltennisMarkt Pagina 2 van 10
1.5 Projectafbakening (wat behoort wél en wat behoort niet tot dit project) Af te leveren resultaat met daarbij een realistisch plan voor lancering (CMF) en beheer. Mogelijk verdienmodel door verkoop andere bonden. 1.6 Randvoorwaarden (welke zaken moeten zijn gezekerd voordat dit projectplan kan beginnen of succesvol kan worden. Ook: wie is daarvoor verantwoordelijk!) Simpele interface, betrokken projectleden, efficiënte inzet mens en middelen, draagvlak bij potentiële gebruikers. Projectleider zet onderzoek uit en schrijft advies aan opdrachtgever. 1.7 Relatie met andere projecten en/of initiatieven Licentiebeheermodule, NAS, sport.nl, diverse vacaturesites, Randstad? Mogelijk om sponsors te vinden voor dit project door middel van reclame of ondersteuning. Projectplan TafeltennisMarkt Pagina 3 van 10
2. Risicoanalyse 2.1 Business risico s probleemstelling Inzet budget/uren tegenover aantal gebruikers/diensten. Wordt bij opstartfase wel onderzoek naar gedaan, maar is geen garantie voor succes. 2.2 Projectrisico s Weinig tijdsbesteding medewerkers door werkdruk routinewerkzaamheden. Grote inzet medewerkers, weinig gebruikers. Projectplan TafeltennisMarkt Pagina 4 van 10
3. Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden 3.1 Interne opdrachtgever Naam: Koen Jacobs Handtekening: 3.2 Interne Projectleider Naam: Michiel de Korte Handtekening: 3.3 Projectgroepleden Rol/functie binnen de projectgroep: Naam: Michiel de Korte () Projectleider Naam: Jacek Offierski (JO) ICT-adviseur en mogelijk mede-ontwikkelaar Naam: Dennis Rijnbeek (DR) Marketing en Communicatie Naam: ICT-partij (ICT) Realiseren project 3.4 Projectfasering Wat: Fase 1. Onderzoek behoefte Wanneer: Fase 2. Opstellen programma van eisen 30 april 2017 Fase 3. Onderzoek zelf ontwikkelen of copy/paste partij 31 maart 2017 = Go-No Go 30 juni 2017 = Go-No Go Fase 4. Aanbestedingsfase en werven sponsors 31 augustus 2017 Fase 5. Ontwerpen en ontwikkelen functionaliteit platform Fase 6. Lancering platform 3.5 Projectactiviteit 31 december 2017 28 februari 2018 (voor NK-A) Fase 1: Fase 2: Fase 3: Activiteit: Uitzetten onderzoek onder zowel leden als niet-leden Opstellen eisen/ voorwaarden voor aanbesteding (mede uit onderzoek) Met diverse experts vaststellen of het ontworpen moet worden of ontwikkeld moet worden met partner in vacature/ marktplaatsachtige branche en/of Uitgevoerd door: Wanneer: Van Tot Resultaat, DR 10-1-17 31-3-17 Projectgroep (excl. ICT) Projectgroep (excl. ICT) 1-4-17 30-4-17 1-5-17 30-6-17 Concrete uitslag onderzoek PvE voor digitaal platform met referentie projecten Keuze en planning in te volgen route Verantw. IK Projectplan TafeltennisMarkt Pagina 5 van 10
Fase 4: Fase 5: Fase 6: NOC*NSF Aanbestedingsfase en werving sponsors Projectgroep (excl. ICT) Ontwerp en ontwikkelfase ICT 1-9-17 Voorbereiden en lancering van platform Mogelijke interventies: Los van de fase waarin het project zich bevindt 1-7-17 31-8-17 31-12- 17 ICT, DR 1-1-18 28-2-18 3.6 Communicatie (zowel intern Bondsraad, commissies, etc) als extern) Keuze realiserende partij en vaststellen concrete planning. Projectresultaat Grote aandacht en interesse onder doelgroepen Actie: Uitgevoerd door: Datum: I.o.m. Dennis Rijnbeek Afronding fases aan opdrachtgever/mt Voortgang project aan MT en opdrachtgever Lancering platform MarCom DR Projectplan TafeltennisMarkt Pagina 6 van 10
4. Projectbegroting 4.1 Projectbegroting (in totaal de kosten én de dekking) Kosten maximaal 20.000,- (over 2017 en 2018 samen) Dekking uit reserves NTTB en/of sponsoring 4.2 Kosten per activiteit (in detail per kostensoort per activiteit. Voor opname interne uren is afstemming nodig met Finad) Fase 1 Omschrijving kosten: Euro: Uren projectleider 30 uur 1.500 Overige projectmedewerkers 3 uur 150 Totale kosten activiteit 1 Totaal: 11.650 Fase 2 Omschrijving kosten: Euro: Uren projectleider 10 uur 500 Overige projectmedewerkers 3 uur 150 Totale kosten activiteit 2 Totaal: 650 Fase 3 Omschrijving kosten: Euro: Uren projectleider 15 uur 750 Overige projectmedewerkers 3 uur 150 Totale kosten activiteit 3 Totaal: 900 Fase 4 Omschrijving kosten: Euro: Uren projectleider 10 uur 500 Directeur NTTB 6 uur 500 Totale kosten activiteit 4 Totaal: 1.000 Fase 5 Omschrijving kosten: Euro: Uren projectleider 10 uur 500 Overige projectmedewerkers 6 uur 500 Kosten ICT-partij Totale kosten activiteit 5 Totaal: 1.000 Fase 6 Omschrijving kosten: Euro: Uren projectleider 10 uur 500 Marketing en Communicatie 20 uur 1.000 Totale kosten activiteit 6 Totaal: 1.500 Totale kosten van het project EXCLUSIEF ICT-partij 6.350 Projectplan TafeltennisMarkt Pagina 7 van 10
4.3 Overzicht van de totale projectbegroting Totale kosten van het project Euro: 20.000 Van de totale projectkosten wordt uit eigen middelen gefinancierd: Euro: 19.000 (6.350 + 12.650) Van de totale projectkosten wordt uit de subsidie/sponsoring gefinancierd: Euro: 1.000 Projectplan TafeltennisMarkt Pagina 8 van 10
5. Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek 5.1 Meerwaarden van het project Vraag en aanbod voor kader komt bijeen: één plaats voor organisaties en personen om elkaar te vinden 5.2 Leerpunten Ervaring met grotere ICT-projecten en combinatie vrijwilligers en professionals Waarde zelf ontwikkelde enquête 5.3 Nadere of tussentijdse afspraken 5.4 Projectlogboek Projectplan TafeltennisMarkt Pagina 9 van 10
6. Overzichten 6.1 Overzicht van de kosten van het project Fase Verwachte startdatum Verwachte einddatum Totale kostenschatting 1. Onderzoek behoefte 10-1-17 31-3-17 1.650 2. Opstellen programma van eisen 1-4-17 30-4-17 650 3. Onderzoek zelf ontwikkelen of copy/paste partij 4. Aanbestedingsfase en werven sponsors 5. Ontwerpen en ontwikkelen functionaliteit platform 1-5-17 30-6-17 900 1-7-17 31-8-17 1.000 1-9-17 31-12-17 13.300 6. Lancering platform 1-1-18 28-2-18 1.000 6.2 Overzicht uren per maand 2017 Totaal: Euro 20.000 Naam: jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal Michiel de Korte 0 15 15 10 10 5 5 5 3 2 3 2 75 Dennis Rijnbeek/ Wianka Overbeeke 0 2 1 3 1 2 3 3 1 0 0 2 18 93 2018 Naam: jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal Michiel de Korte 5 5 10 Dennis Rijnbeek/ Wianka Overbeeke 10 10 20 Projecttotaal 123 Projectplan TafeltennisMarkt Pagina 10 van 10