Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuur cn Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuur cn Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Ministerie van Infrastructuur en Milieu t.a.v. de directeur-generaal Rijkswaterstaat, de heer mr. Ing. J. H. Dronkers Postbus 20906 2500 EX DEN HAAG Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus 16478 2500 BL Den Haag www.erfgoedinspectie.nl Contactpersoon L. Hovy T +31-70-412 4072 hovy@erfgoedlnspectie.nl IPC 3500 Betreft Inspectie duurzame toegankelijkheid informatiehuishouding Bijlagen 3 Geachte heer Dronkers, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die de Erfgoedinspectie 1 in juli-augustus 2011 heeft uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding van Rijkswaterstaat, zoals deze door de Corporate Dienst en de Data-ICT-Dienst wordt uitgevoerd. Doel van de inspectie is antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre Rijkswaterstaat risico's loopt op het gebied van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie en het digitale archief en voorts welke risico's dat zijn. Informatie is een basisingrediënt voor het goed presteren en functioneren van een organisatie. Een belangrijk aspect hierbij is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van een (overheids)organisatie vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie een belang voor uw organisatie en andere belanghebbenden vertegenwoordigt. In een digitale omgeving is deze 'duurzame'toegankelijkheid niet vanzelf geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie Is het bovenstaande belang aanleiding om in 2011 en 2012 een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op de afspraken over de digitale informatiehuishouding en op de toegankelijkheid, de selectie, blijvende bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij Rijkswaterstaat maakt deel uit van dit programma. Zie bijlage 3 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie. Zie bijlage 2 voor een context-omschrijving van deze inspectie. Pagina 1 van 14

Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet 1995. Algemeen beeld Rijkswaterstaat heeft als missie een publiekgerichte, duurzame uitvoeringsdienst te willen zijn op het gebied van infrastructuur, verkeer en milieu. Rijkswaterstaat is voor de uitvoering van zijn taken sterk afhankelijk van 'betrouwbare en bruikbare informatie'. 'Betrouwbare informatie is de basis van de taken en de sturing van Rijkswaterstaat.' Rijkswaterstaat moet zijn informatie te meer kunnen vertrouwen, omdat infrastructuur - een kerntaak - een lange bestaansduur heeft. Twee informatiediensten leveren aan Rijkswaterstaat de noodzakelijke producten en diensten: Data-ICT-Dienst en Corporate Dienst. De eerste organisatie levert de ICT-diensten en Corporate Dienst ondersteunt de documentaire informatievoorziening. De informatiehuishouding van Rijkswaterstaat is door de veelheid van taken en lokaties complex. Een groot deel van de informatie is digitaal. Formeel beschouwt de organisatie digitale documenten en gegevens die ambtshalve opgemaakt en ontvangen worden, als archiefbescheiden. In de praktijk is hiervan echter geen sprake en stuurt de leiding niet op de implementatie van die opvatting. Daardoor valt een groot deel van de overheidsinformatie bulten de kaders van de Archiefwet en daarmee buiten de eisen voor digitale duurzaamheid. Rijkswaterstaat heeft in zijn ondernemingsplan een beknopte visie op de informatievoorziening gegeven. De visie is echter niet uitgewerkt in een samenhangend pakket maatregelen op het gebied van bedrijfsapplicaties, industriële automatisering en 'documenthuishouding'. Bij de gesprekspartners van de twee informatiediensten bestaat behoefte aan een strategische visie op de digitale informatiehuishouding. Ook belangrijk vinden ze praktische handreikingen om beleid en praktijk met elkaar te verbinden. Rijkswaterstaat heeft onvoldoende zicht op alle applicaties waarin zich archiefbescheiden bevinden. Ook in de documenthuishouding, waarin de ongestructureerde informatie omgaat, wordt een groot deel nog buiten de reguliere beheerskaders beheerd. Door deze factoren bestaat het risico dat de overheidsinformatie onvoldoende toegankelijk of zelfs niet beschikbaar wordt. Wel heeft Rijkswaterstaat de ambitie om de projectinformatie structureel en Pagina 2 van 14

gestandaardiseerd op te slaan in een Document Management Systeem (DMS). Bij realisering zou hiermee een flink deel van de archiefbescheiden in een reguliere beheersomgeving komen. Het grootste deel van de digitale informatie wordt niet volgens de vastgestelde selectielijsten bewaard of vernietigd. In de bedrijfsapplicaties gebeurt vernietiging naar eigen inzicht van de gebruikers. Andersom kan informatie te lang bewaard worden. De informatie in de beheersomgeving van de Record Management Applicatie (RMA) wordt wel vernietigd volgens vaste procedures die rekening houden met archiefwettelijke eisen. Vooralsnog betreft dit een beperkt deel van de archiefbescheiden. Door de genoemde tekortkomingen loopt Rijkswaterstaat het risico dat deze zich daardoor onvoldoende kan verantwoorden of kennis kan uitwisselen, dan wel persoonsgevens en andere gevoelige data onvoldoende beschermt. Rijkswaterstaat besteedt een groot deel van zijn taken uit aan marktpartijen. Deze creëren informatie bij de uitvoering van infrastructurele werken. De organisatie heeft onvoldoende greep op het beheer en de overdracht aan haar van de desbetreffende informatie. Aanbevelingen Om bovengenoemde risico's te ondervangen, doe ik u de volgende aanbevelingen: Zet een stevige regie op de sturing en beheersing van de digitale informatiehuishouding en verbindt hierbij de diverse disciplines binnen de informatiediensten met het opdrachtgeverschap in de primaire processen; wijs de regie toe aan één portefeuillehouder binnen het bestuur. Stel vast in welke applicaties zich digitale archiefbescheiden bevinden en pas op deze applicaties de archiefwettelijke eisen en Interdepartementale kaders voor duurzame toegankelijkheid toe. Breng in de bedrijfssystemen een koppeling aan tussen de daarin berustende archiefbescheiden en de bewaar- en vernietigingstermijnen uit de vastgestelde selectielijsten. Maak met marktpartijen die rijkswaterstaatwerken uitvoeren contractuele afspraken over het beheer van door hen aangelegde - digitale - Informatie, en monitor de uitvoering van die afspraken. In bijlage 1 gaat de rapportage dieper in op zes thema's, waar indien relevant, op detailniveau eveneens aanbevelingen zijn gedaan. Pagina 3 van 14

De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien u daar prijs op stelt ben ik graag bereid deze rapportage toe te lichten. Zoals in de aankondigingsbrief werd vermeld, wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd. Een kopie van deze brief en rapportage stuur ik aan de heer J. Lintsen, hoofddirecteur Centrale Diensten Financiën, Management & Control, tevens Chief Information Officer (CIO) van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Met vriendelijke groet, Mevrouw drs. G.P.M. Scholte, hoofdinspecteur Collecties en Archieven Pagina 4 van 14

Bijlage 1 De staat van de duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van de Data- ICT-Dienst aan de hand van zes thema's 1. Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie wordt gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevindingen Formeel is de Beheersregeling documentaire informatieverzorging V&W 2005 leidend voor de opvatting van Rijkswaterstaat over de interpretatie van archiefbescheiden. 3 De beheersregeling geeft een ruime omschrijving van het begrip digitale archiefbescheiden. De gesprekspartners verstaan onder 'archiefbescheiden' digitale procesgebonden informatie, waaronder de informatie die in de bedrijfssystemen te vinden is. Op bestuurlijk niveau bestaat echter geen eenduidige, binnen de organisatie uitgedragen opvatting over de reikwijdte van het begrip archiefbescheiden. Mede hierdoor vallen - in de praktijk - grote delen van de informatie van Rijkswaterstaat buiten de formele archiefwettelijke beheerskaders. Primair geldt de voorgaande bevinding voor de gestructureerde informatie in de bedrijfssystemen. Echter, ook in de digitale documenthuishouding, waarmee de ongestructureerde (digitale) informatie wordt bedoeld, heeft het begrip archiefbescheiden in de praktijk aan betekenis ingeboet. De digitale documenthuishouding vindt namelijk grotendeels buiten het formele beheeerskader plaats, omdat archiefbescheiden in de kantoorautomatisering worden opgeslagen, deels binnen persoonlijke domeinen als de e-mailbox. 3 Staatscourant 2005, nr. 123, toelichting art. 1.1: 'En zo gaat het niet uitsluitend om gegevens die op papier zijn vastgelegd, maar ook om andere Informatiedragers zoals microfiches, tapes, disks, CDRom, calques enz. Ook digitale gestructureerde (database-gegevens) of ongestructureerde bestanden zoals tekstverwerklngs-, grafische, email-, fax- en CAD/CAM-bestanden, Internetpagina's en -discussieplatforms, vallen onder de regeling.' Pagina 5 van 14

In de beheerspraktijk van Rijkswaterstaat blijft een groot deel van de archiefbescheiden buiten de formeel vastgestelde beheerskaders van de organisatie. Aanbeveling Stel op bestuurlijk niveau vast welke digitale informatie als archiefbescheiden aangemerkt wordt en operationaliseer dit standpunt door voor alle typen Informatiesystemen een archlefwettelijk digitaal beheerskader vast te stellen en door te voeren. 2. Visie en beleid De ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is onontbeerlijk voor een organisatie om een visie op en beleid voor de informatiehuishouding en het digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de te volgen strategie en te nemen stappen om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, met inbegrip van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Bevindingen Rijkswaterstaat heeft in het Ondernemingsplan 2015 een beknopte visie gegeven op onder meer de informatievoorziening; deze is uitgewerkt in enkele algemene ambities en acties. 4 Uitgangspunt in het ondernemingsplan is de gedachte dat 'betrouwbare informatie de basis [is] voor de taken en de sturing van Rijkswaterstaat.' De gesprekspartners gaven tijdens de inspectie aan dat Rijkswaterstaat geen scherp toekomstbeeld van de digitale informatiehuishouding heeft. Aanscherping van de visie in het ondernemingsplan is volgens hen nodig, omdat taak en rol van Corporate Dienst niet meer voldoen aan de hedendaags beheerseisen en omdat archiefwettelijke eisen onvoldoende in het beleid zijn opgenomen. Voorts is er onvoldoende centrale sturing op ontwikkeling en uitvoering van beleid. Visie en sturing moeten volgens Rijkswaterstaat ook betrekking hebben op de informatie die door derden wordt aangelegd en beheerd. Deze informatie, die bij de uitvoering door aannemers van waterstaatswerken ontstaat, heeft volgens de gesprekspartners een aanzienlijke bedrijfswaarde, zowel inhoudelijk als financieel. De Erfgoedinspectie deelt de opvattingen van Rijkswaterstaat op dit onderdeel. Zie pag. 18 en 57-61. Pagina 6 van 14

Aanbeveling Stel op bestuurlijk niveau op basis van de uitgangspunten uit het Ondernemingsplan een samenhangende strategie voor de digitale informatiehuishouding vast en werk deze uit in een uitvoeringsprogramma. Betrek hierbij de overheidsinformatie die bij externe partijen berust. 3. Organisatie en personeel Bij de organisatie moet voldoende kennis aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding, en in het bijzonder over de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering. Voorts moet er voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te voeren. Concrete afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een (on-line) handleiding of werkinstructies zijn noodzakelijk. Bevindingen De regie op het beheer van de bedrijfsapplicaties, voor zover deze niet buiten het formele afsprakenkader vallen, is helder georganiseerd: de proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het functioneel en technisch beheer; de Data-ICT-Dienst (600 fte) is als opdrachtnemer van de proceseigenaren verantwoordelijk voor het beheer van de informatiesystemen. Er is echter geen eenduidige regie georganiseerd voor de archiefwettelijke beheersaspecten, zoals langdurige bewaring met behoud van authenticiteit. Dit hangt nauw samen met het feit dat grote delen van de informatiehuishouding buiten het zicht van het formele archiefbeheer vallen. Dit tekort komt ook tot uitdrukking in de architectuur, waarin de archiefwettelijke voorschriften niet zijn opgenomen. Wel werd daarin rekening gehouden met de 'modellen' voor overheidsarchitectuur: de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) en de Modelarchitectuur voor de Rijksdienst (MARIJ). In de ondersteuning die de eenheid Documentair Informatie Management (DIM) van Corporate Dienst bij het beheer van de documentstromen geeft, is professionele kennis van de archiefwettelijke voorschriften aanwezig. De greep van DIM via de Record Management Applicatie (RMA) is echter beperkt, omdat grote delen van de digitale documenthuishouding buiten de beheersomgeving van de RMA (TRIM) vallen. Een voorbeeld hiervan zijn de projectdossiers, die wel mogen maar niet hoeven te worden gedeponeerd in het RMA. Corporate Dienst heeft nu aan de CIO Rijkswaterstaat voorgesteld de projectarchivering bij alle diensten van Rijkswaterstaat op te nemen in een DMS. Opslag in een DMS moet structureel en gestandaardiseerd gaan plaatsvinden. Pas als het bestuur van Rijkswaterstaat een besluit genomen heeft over de richting en inrichting van het Pagina 7 van 14

DMS/RMA, kunnen Corporate Dienst en Data-ICT-Dienst de capaciteit en de competenties van de informatieprofessionals bepalen. In Ontwikkeling DIM-functle (nov. 2010) zijn hiertoe verschillende scenario's voorgesteld. De organisatie van Rijkswaterstaat is nog onvoldoende ingesteld en ingericht op de overschakeling naar een digitale informatiehuishouding die voldoet aan de archiefwettelijke eisen. Wel zijn hiertoe door de twee informatiediensten aanzetten gedaan. Aanbeveling Richt op basis van de nog te ontwikkelen strategie de organisatie voor een digitale informatiehuishouding verder In. Voer hierop een stevige regie, zodat er meer samenhang komt tussen het aanbod van de verschillende disciplines (DIM, architecten, applicatiebeheerders) en de vraag vanuit het opdrachtgeverschap in de primaire processen. Wijs de regie toe aan één portefeuillehouder binnen het bestuur. 4. Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid van digitale informatie. Bevindingen Rijkswaterstaat heeft geen volledig beeld van de applicaties en van de daarin voorkomende archiefbescheiden. Voor zover Rijkswaterstaat zicht heeft op de applicaties, wordt het beheer hiervan niet vanuit archiefwettelijke eisen ingegeven, maar vanuit een oogpunt van applicatiebeheer. De toegankelijkheid van de informatie wordt verder bepaald door de mate waarin binnen of buiten het formele archiefbeheer wordt gewerkt. Door Rijkswaterstaat worden voor de digitale documenthuishouding twee applicaties gebruikt: een of meer DMS-en en een RMA-applicatie. De RMA-applicatie is in principe volgens archiefwettelijke eisen ingericht, de DMS-omgeving niet. Veelal wordt de informatie nog buiten de DMS- en RMA-omgeving opgeslagen, vooral in de kantoorautomatisering. Er zijn geen formele afspraken die deze werkwijze in de weg staan. Door deze werkwijze is er in de digitale documenthuishouding sprake van een hybride beheersituatie. Nadeel hiervan is dat de archiefbescheiden zich 'overal en nergens' bevinden, vaak in een persoonlijk domein, en dat in de Pagina 8 van 14

formele RMA-omgeving de archiefbescheiden slechts fragmentarisch aanwezig. zijn. 5 Deze beheersituatie brengt risico's met zich voor de bedrijfsvoering, verantwoording, kennisdeling en andere bedrijfsfuncties. Zoals in de vorige paragraaf al werd opgemerkt, heeft Rijkswaterstaat de ambitie om een verantwoorde beheersomgeving uit te breiden naar de projectarchivering van alle diensten van Rijkswaterstaat. Hiertoe heeft hij Kaders en richtlijnen projectarchivering vastgesteld. Voorts zijn voor alle diensten structuurplannen documentaire informatieverzorging (SDI's) opgesteld. De invoering van deze instrumenten als verplichte standaard moet nog ingepland worden. Een andere standaard voor de toegankelijkheid, een metadataschema, is nog onvolledig en daarom nog niet geïmplementeerd. Rijkswaterstaat heeft onvoldoende inzicht in de veelheid van applicaties en van de daarin voorkomende archiefbescheiden. De toegankelijkheid van de documenthuishouding is onvoldoende, omdat de formele, archiefwettelijke beheersomgeving slechts een klein deel van het digitale archief omvat. Wel is er een flinke basis gelegd voor een structurele verbetering van de toegankelijkheid. Aanbeveling Maak van alle operationele en uitgefaseerde applicaties waarin archiefbescheiden voorkomen, een overzicht en houdt dit bij. Verbeter de toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden door voor alle soorten applicaties de archiefwettelijke eisen toe te passen. Zie ook paragraaf Duurzame toegankelijkheid. 5. Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds Is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. 5 'Informeel', omdat het formele archief nog steeds 'uit papier' bestaat, zij het dat dit archief in de hybride situatie anders wordt geordend dan voorheen. Pagina 9 van 14

Bevindingen Er is een vrijwel dekkend net van selectielijsten, zij het dat deze niet in alle gevallen gemakkelijk zijn toe te passen. In geen van de informatiesystemen, met uitzondering van de RMA, zijn de bewaartermijnen uit de selectielijsten aan de archiefbescheiden gekoppeld. Evenmin zijn er procedures, bijvoorbeeld autorisaties, voor de vernietiging van archiefbescheiden in informatiesystemen vastgelegd, alweer met uitzondering van de RMA. Hierdoor kunnen de gebruikers van de applicaties naar eigen inzicht archiefbescheiden vernietigen. Het kan hierbij ook gaan om archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor blijvende bewaring zijn bestemd. Vernietiging van archiefbescheiden in bedrijfsapplicaties vindt niet volgens de bewaartermijnen van de selectielijsten plaats. Deze vernietiging Is onrechtmatig. Aanbeveling Neem de bewaartermijnen uit de selectielijsten over in de applicaties waarin zich archiefbescheiden bevinden en zorg ervoor dat de digitale archiefbescheiden alleen na autorisatie en volgens archiefwettelijke eisen vernietigd worden. 6. Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te blijven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie. Daarin moeten ook elementen als het gebruik van open standaarden, een voorziening voor tijdige conversie en migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. Bevindingen Voor geen van de primaire bedrijfsapplicaties heeft de Data-ICT-Dienst nagedacht over een bewaarstrategie. Rijkswaterstaat noemde als voorbeeld het NIS, het Netwerkmanagement Informatiesysteem, waarmee gegevens uit verschillende applicaties van weg- en waternetwerken kunnen worden gecombineerd en gepresenteerd. Brongegevens worden echter steeds overschreven, waardoor het niet mogelijk is een betrouwbaar beeld te presenteren van de situatie in het verleden. Bij de ontwikkeling van NIS werd geen rekening gehouden met archiefwettelijke eisen. Hetzelfde geldt voor andere media, zoals (het beheer) van websites. Pagina 10 van 14

Alleen voor de Record Management Applicatie zijn beheersmaatregelen getroffen die een langdurige toegankelijkheid mogelijk maken. Afdoende zijn deze maatregelen volgens de gesprekspartners niet. Bovendien hebben deze maatregelen een beperkte betekenis, omdat een groot deel van de ongestructureerde informatie buiten de RMA-omgeving valt (zie paragraaf Toegankelijkheid). Voor de gesprekspartners is de urgentie groot om ook in de bedrijfsapplicaties de duurzaamheidseisen op te nemen. Het nog aan te passen metadataschema is hierbij voorwaardelijk. Voor de bedrijfsvoering van Rijkswaterstaat wordt duurzaam behoud van informatie extra noodzakelijk geacht, omdat infrastructuur een lange bestaansduur heeft, en daarmee ook de desbetreffende informatie. Rijkswaterstaat heeft voor de bedrijfssystemen geen vastgestelde, uitgedragen en operationele bewaarstrategie voor de duurzame toegankelijkheid van de daarin voorkomende archiefbescheiden. Ook in de beheersomgeving van de ongestructureerde informatie is de duurzaamheid nog onvoldoende geborgd. Aanbeveling Stel een samenhangende bewaarstrategie vast, waarbij uw organisatie rekening houdt met alle eisen die de Archiefwet stelt aan de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden. De bewaarstrategie moet alle applicaties omvatten, Inclusief de kantoorautomatiseringsapplicaties. Pagina 11 van 14

Deelnemers aan het Inspectlegesprek op 20 juli 2011 Rijkswaterstaat: Corporate Dienst en Data-ICT-Dienst Mw. K. Bornhijm, adviseur, afdeling Advies en Projecten Corporate Dienst Rijkswaterstaat Mw. P. Honnef, uitvoeringscoördinator Documentair Informatiemanagement directie Facilitair Financieel Regio 4 Corporate Dienst Rijkswaterstaat Dhr. J. Mies, productmanager bedrijfsvoeringsapplicaties, afdeling Applicatiemanagement, directie ICT, Data-ICT-Dienst Dhr. R. Drijver, topadviseur, afdeling Advies en Beleid, directie Data, Data-ICT-Dienst Dhr. A. Cnossen, juridisch consultant, Data-ICT-Dienst. Erfgoed inspectie Dhr. L. Hovy en mw. M. Koomen, inspecteurs Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen vormt de nota van bevindingen, die de Erfgoed inspectie met Rijkswaterstaat heeft afgestemd (juliaug. 2011), aangevuld met enig telefonisch overleg (nov. 2011) en het volgende bronmateriaal: ^ Richtsnoer E-mail gebruik (2001) A Beheersregeling documentaire informatieverzorging Verkeer en Waterstaat 2005 (Stcrt. 2005, nr. 123) Selectielijst... beleidsterrein Waterstaat vanaf 2009; besluit 10 aug. 2009, Stcrt 2009, nr. 11915 ^ Structuurplan documentaire informatievoorziening Data-ICT-dienst (2009) ^ Rijkswaterstaat, Corporate Dienst. Ontwikkeling DIM-functie. Voorstel besluitvorming realisatie regieniveau 2011 (definitief voorstel, 2010) Rijkswaterstaat, Ondernemingsplan 2015. Eén Rijkswaterstaat, elke dag beter! (2011) A Kaders en richtlijnen projectarchivering. Documentair informatie management voor projecten (vastgesteld, 2011) ± Uittreksel uit COMAR overzicht applicaties (2011) Pagina 12 van 14

Bijlage 2 Achtergrond van het onderzoek naar de duurzame digitale toegankelijkheid In 2011 en 2012 voert de Erfgoedinspectie een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoed inspectie beschreven in het rapport Een dementerende overheid?. In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek wordt gevormd door Inspecties bij 24 organisaties die een doorsnee beeld van de centrale overheid vertegenwoordigen. Andere onderdelen van het onderzoek bestaan uit de uitkomsten van de monitor 2011-2012 van de Erfgoedinspectie en drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer in 2012. De Erfgoedinspectie zal eind 2011, begin 2012 een overkoepelend rapport over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden publiceren. Daarnaast zal elke van de 24 geïnspecteerde organisaties een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving kan worden gewaarborgd. Pagina 13 van 14

Bijlage 3 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten, de beschermde stads- en dorpsgezichten, en op de informatiehuishouding van de centrale overheid. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als nlet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en de daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, de publiekrechtelijke bestuursorganen, de privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 14 van 14