KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/213.85.40 E-mail : commission@privacycommission.be Fax.: +32(0)2/213.85.65 http://www.privacycommission.be COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING FO Nr 06 / 2007 van 11 april 2007 O. Ref. : SA2 / FO / 2005 / 001 BETREFT : Aanvraag van het Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers (Fedasil) om toegang te verkrijgen van sommige gegevens van de Dienst Vreemdelingenzaken met het oog op toepassing van de reglementaire bepalingen in verband met verplichte plaats van inschrijving en materiële hulp. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP ), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van het Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers (Fedasil) ontvangen op 25 mei 2005 en de bijkomende informatie ontvangen op 15 en 27 februari 2007; Gelet op de aanvraag van het juridisch en technisch advies op 1 maart 2007; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 11 april 2007, na beraadslaging, als volgt: Ber FO 06 / 2007-1 / 7
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG --------------------------------------------------------- 1. Het Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers (Fedasil) wenst toegang tot de gegevensbank Trasys van de Dienst Vreemdelingenzaken van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken en meer in het bijzonder tot de volgende gegevens: a) de verplichte plaats van inschrijving; b) het beroep bij de Raad van State. c) het bevel om het land te verlaten; d) de eventuele clausule van niet-terugwijzing, de vrijwillige terugkeer, medische redenen (alleen het feit dat er medische redenen zijn, niet wat deze zijn); e) de inschrijvingsfiche (gekozen en effectieve woonplaats). 2. De aanvrager beschikt krachtens artikel 2, tweede lid, van het koninklijk besluit van 6 januari 1997 waarbij aan bepaalde overheden toegang wordt verleend tot de informatiegegevens die bewaard worden bij het Rijksregister van de natuurlijke personen, met betrekking tot de vreemdelingen die in het wachtregister, over een toegang tot de gegevens van het wachtregister. Een aantal van de hiervoor opgesomde gegevens zijn opgenomen in het wachtregister. Gelet op zijn machtiging kan de aanvrager die gegevens eigenlijk in het wachtregister raadplegen. Volgens de aanvraag kan er echter enige tijd verstrijken vooraleer de gegevens in het wachtregister worden aangepast, vandaar dat de aanvrager een beroep wenst te doen op Trasys omdat hierin de recentste status terug te vinden is. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG ---------------------------------------------------------- A. ONTVANKELIJKHEID 3. Krachtens artikel 36bis WVP vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert, een principiële machtiging van het sectoraal comité voor de federale overheid. 4. Het is de taak van dit comité om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft. (Parl.Doc 50, 2001-2002, nr. 1940/004). 5. De aanvrager wenst de mededeling te bekomen van persoonsgegevens die bij de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken en meer in het bijzonder bij de Dienst Vreemdelingenzaken zijn opgeslagen. 6. Het sectoraal comité voor de federale overheid is derhalve bevoegd. B. TEN GRONDE B.1. Opdracht van Fedasil 7. Artikel 5, eerste lid, c), WVP bepaalt dat persoonsgegevens slechts mogen verwerkt worden wanneer de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen waaraan Ber FO 06 / 2007-2 / 7
de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen door of krachtens een wet, decreet of een ordonnantie. 8. De aanvrager werd opgericht bij artikel 60 van de programmawet van 19 juli 2001 en heeft de hoedanigheid van openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, ingedeeld in categorie A als bedoeld in de wet van 16 maart 1954, betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut. Artikel 62 van de programmawet van 19 juli 2001 omschrijft de taak van de aanvrager als volgt: 1. Het Agentschap heeft tot doel de organisatie en het beheer te verzekeren van de verschillende modaliteiten inzake onthaal en opvang van asielzoekers, alsook de coördinatie van de vrijwillige terugkeer. Het sluit tevens alle overeenkomsten betreffende de opvang van asielzoekers en voert deze uit; daarnaast kent het subsidies toe met betrekking tot zijn opdrachten. 2. Het Agentschap wordt eveneens belast met de controle op en de bewaking van de kwaliteit van de opvang in alle onthaalmodi. 2bis. Onverminderd de materiële hulp die aan asielzoekers wordt toegekend in toepassing van artikel 57ter van de organieke wet van de OCMW's van 8 juli 1976, organiseert het Agentschap de uitbetaling van een som zakgeld dat per week en per persoon wordt vastgelegd. 9. Artikel 70 van de wet van 23 november 2006 betreffende de opvang van asielzoekers en van bepaalde categorieën van vreemdelingen 1, heft de hiervoor vermelde artikelen op van de programmawet van 19 juli 1991. Inhoudelijk werden deze bepalingen evenwel in de wet van 23 november 2006 geïntegreerd in respectievelijk de artikelen 55 en 56. Artikel 56 1.Het Agentschap heeft onder meer de taak om de organisatie, het beheer en de kwaliteitscontrole van de materiële hulp, toegekend aan de begunstigden van de opvang, te verzekeren. Het mag subsidies toekennen in verband met zijn opdrachten. 2. In het kader van de in 1 bedoelde taken, oefent het Agentschap de volgende bevoegdheden uit: 1 de toekenning van de materiële hulp aan de begunstigden van de opvang in de collectieve opvangstructuren die het beheert; 2 de controle van de uitvoering van de overeenkomsten afgesloten met de partners overeenkomstig artikel 64 betreffende de toekenning van de materiële hulp aan de begunstigden van de opvang; 3 de toewijzing, de wijziging en de opheffing van de verplichte plaats van inschrijving overeenkomstig Boek II; 4 de organisatie van de betaling van een dagvergoeding en de prestatie van gemeenschapsdiensten overeenkomstig artikel 34. 10. Verder bepaalt artikel 25 van de wet van 23 november 2006 dat de aanvrager bevoegd is om de medische begeleiding te verzekeren terwijl hij ingevolge artikel 58 instaat voor de coördinatie van de vrijwillige terugkeer, zowel van de begunstigden van de opvang als van andere vreemdelingen. 11. De hier beoogde verwerking moet de aanvrager toelaten de taken die de wetgever hem inzake opvang van asielzoekers en vreemdelingen toevertrouwde, in zo optimaal mogelijke omstandigheden te laten vervullen. 1 Deze wet werd nog niet bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad en is bijgevolg nog niet in werking getreden. Ber FO 06 / 2007-3 / 7
B.2. Voorwaarden voor de rechtmatigheid van de verwerking B.2.1. FINALITEITSBEGINSEL 12. Artikel 4, 1, 1, WVP stelt dat iedere verwerking van persoonsgegevens eerlijk en rechtmatig dient te zijn. Bovendien laat artikel 4, 1, 2, WVP de verwerking slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. 13. De door de aanvrager vooropgestelde verwerking stelt op dit vlak geen probleem. Ze moet de aanvrager immers in staat stellen om, zoals opgelegd door de wet, aan een asielzoeker o.a. een verplichte plaats van inschrijving toe te wijzen, deze te wijzigen of op te heffen, dagvergoedingen toe te kennen of voor de nodige medische of materiële begeleiding te zorgen. 14. De toegang tot Trasys van de Dienst Vreemdelingenzaken, die door de aanvrager wordt beoogd, impliceert een latere verwerking van gegevens die oorspronkelijk werden verwerkt door de eerstgenoemde. Deze latere verwerking is slechts aanvaardbaar voor zover ze verenigbaar is met de oorspronkelijke verwerking. De verenigbaarheid wordt beoordeeld in functie van de redelijke verwachtingen van de betrokkene en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen (artikel 4, 1, 2, WVP). 15. Artikel 2, 1, 2, van het koninklijk besluit van 14 januari 2002 houdende de oprichting van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken bepaalt dat deze overheidsdienst tot opdracht heeft: 2 het vreemdelingenbeleid en het asielbeleid : studies en ondersteuning; controle en beroepen, asiel, toegang en verblijf, verwijdering en gesloten centra; 16. De Dienst Vreemdelingenzaken van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken staat de Minister van Binnenlandse Zaken bij in het voeren van een vreemdelingen- en asielbeleid. Met het oog daarop verzamelt de Dienst Vreemdelingenzaken een aantal gegevens, waarvan er zelfs een aantal worden ingevoerd in het wachtregister 2. 17. Er kan gesteld worden dat de finaliteit van de gegevensverzameling door de Dienst Vreemdelingenzaken eigenlijk aansluit bij die van het wachtregister, namelijk over een efficiënt informatiesysteem beschikken dat hen in staat stelt aangepaste maatregelen te treffen telkens hen een geval wordt voorgelegd 3 in het kader van de beheersing van de immigratie. Dit blijkt trouwens ook uit de aangifte van de verwerking waarbij het doeleinde werd opgegeven als vreemdelingenbeheer. 2 Artikel 3, 1, van het koninklijk besluit van 1 februari 1995 tot vaststelling van de in het wachtregister vermelde informatiegegevens en tot aanwijzing van de overheden die bevoegd zijn om die gegevens in het wachtregister in te voeren. 3 Memorie van toelichting bij het wetsontwerp tot oprichting van een wachtregister voor vreemdelingen die zich vluchteling verklaren of die vragen om als vluchteling te worden erkend (Kamer, 1993-1994, doc. 1281, nr. 1, blz. 2). Ber FO 06 / 2007-4 / 7
18. De aanvrager is een partner van de Dienst Vreemdelingenzaken. De taken waarmee hij werd belast, vormen immers een onderdeel van het vreemdelingenbeleid. In het licht hiervan is de Commissie van oordeel dat de in casu geviseerde latere verwerking als verenigbaar bestempeld kan worden. B.2.2 TRANSPARANTIE 19. Wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokken worden verkregen bepaalt artikel 9, 2, derde lid, b, WVP dat de verantwoordelijke van de verwerking vrijgesteld wordt van kennisgeving wanneer de verstrekking van persoonsgegevens verricht wordt met het oog op de toepassing van een bepaling voorgeschreven door of krachtens een wet, decreet of een ordonnantie. Dit is in casu het geval. De in de punten 9 en 10 aangestipte wetsbepalingen kunnen door de aanvrager slechts correct toegepast worden voor zover hij kan beschikken over de meest actuele en pertinente gegevens die hij in zijn aanvraag opsomde. B.2.3. PROPORTIONALITEIT 20. De WVP stelt eveneens kwaliteitsvereisten met betrekking tot de persoonsgegevens die worden verwerkt. Artikel 4, 1, 3, WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, terzake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 21. De aanvrager wijst de verplichte plaats van inschrijving toe (in het begin van de procedure is dat meestal een opvangcentrum). Hij houdt daar echter geen gegevens van bij, zelfs geen dossier. De betrokkene krijgt een document waarop die verplichte plaats van inschrijving wordt opgegeven. Dit document overhandigt hij aan de Dienst Vreemdelingenzaken die dit gegeven noteert in Trasys en normaal ook in het wachtregister. In een volgende fase van de procedure zal de betrokkene financiële steun kunnen krijgen van het OCMW. Dit leidt meestal tot een wijziging van de verplichte plaats van inschrijving omdat deze wordt vastgesteld in functie van het spreidingsplan. De aanvrager moet dus kunnen nagaan welke de initiële verplichte plaats van inschrijving was. Door de raadpleging van Trasys weet hij dat hij beschikt over de meest recente informatie dienaangaande, wat niet altijd het geval is bij raadpleging van het wachtregister. 22. Artikel 6 van de wet van 23 november 2006 bepaalt dat het recht op materiële hulp blijft bestaan vanaf de indiening van zijn asielaanvraag en is van kracht gedurende de hele asielprocedure, met inbegrip van de beroepsprocedure. Dit recht blijft ook behouden gedurende de termijnen voor het instellen van de in voorgaand lid bedoelde beroepsprocedure. In die optiek is het nuttig dat de aanvrager zo snel mogelijk weet dat er een beroep bij de Raad van State aanhangig werd gemaakt. 23. Artikel 7 van de wet van 23 november 2006 omschrijft een aantal situaties waarin het recht op materiële hulp wordt verlengd niettegenstaande zowel de asielprocedure als de procedure voor de Raad van State negatief zijn afgesloten. Deze situaties zijn: als er geen gevolg kan gegeven worden aan het bevel om het land te verlaten om medische redenen; als er geen gevolg kan gegeven worden aan het bevel om het land te verlaten om redenen van overmacht; als er een verbintenis tot vrijwillige terugkeer werd ondertekend. Ber FO 06 / 2007-5 / 7
Een toegang tot de gegevens wanneer blijkt dat een persoon bevel heeft gekregen om het land te verlaten maar zich in een van de hiervoor vermelde situaties bevindt, is dus verantwoord. Voor wat de eerste situatie betreft is het duidelijk dat de informatie moet beperkt blijven tot het feit dat er medische redenen zijn en er geen toegang mogelijk is tot enige informatie waaruit zou blijken welke die medische redenen concreet zijn. 24. De asielzoeker is niet verplicht om ook effectief te verblijven op de verplichte plaats van inschrijving die hem door de aanvrager werd toebedeeld. Gelet op het feit dat de aanvrager in een aantal gevallen bevoegd is voor medische begeleiding is het belangrijk dat hij deze ook effectief kan bereiken. Dit vereist een toegang tot het gegeven gekozen- en effectieve woonplaats op de informatiefiche. 25. In het licht hiervan kan dus besloten worden dat de gegevens tot dewelke toegang gewenst wordt, conform zijn aan artikel 4, 1, 3, WVP. B.2.4. FREQUENTIE TOEGANG EN DUUR MACHTIGING 26. Er wordt een permanente toegang gevraagd. De Commissie stelt vast dat het takenpakket van de aanvrager hem ertoe noopt om dagelijks raadplegingen te doen teneinde zich van de status van een persoon te vergewissen. Bijgevolg is een permanente toegang aangewezen opdat de aanvrager zijn taken efficiënt zou kunnen vervullen (artikel 4, 1, 3, WVP). 27. De toegang wordt gevraagd voor een onbepaalde duur. De taken die de wetgever aan de aanvrager toevertrouwde zijn niet in de tijd beperkt. De Commissie stelt vast dat, rekening houdend met de doeleinden, een machtiging van onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP). B.2.5. BEVEILIGING 28. Uit de door de aanvrager verstrekte uitleg blijkt dat hij voor die raadpleging gebruik zal maken van het systeem van de Dienst Vreemdelingenzaken, hij beschikt daartoe dus niet over een eigen systeem. De aanvrager meldt dat uitsluitend een beperkt aantal personen van de Dienst Dispatching, gehuisvest in de burelen van de Dienst Vreemdelingenzaken, Trasys zal kunnen raadplegen. 29. De Dienst Vreemdelingenzaken zal daartoe voor hen een gebruikersgroep creëren die toegang zal krijgen via een gepersonaliseerde login met paswoord zodat elke gebruiker kan geïdentificeerd worden. Het is trouwens de bedoeling om deze binnen relatief korte termijn te vervangen door een toegang aan de hand van de EID. Het is de Dienst Vreemdelingenzaken die ervoor moet zorgen dat aan de bevoegde personeelsleden van de aanvrager uitsluitend toegang wordt verleend tot de gegevens waarvoor de machtiging wordt verleend. De personeelsleden van de aanvrager zullen de gegevens enkel raadplegen. Ze zullen ze niet wijzigen en al evenmin op enigerlei wijze bewaren (bijvoorbeeld door ze op te nemen in een dossier). 30. Op basis hiervan stelt de Commissie vast dat de verantwoordelijkheid voor de informatieveiligheid berust bij de Dienst Vreemdelingenzaken. Met betrekking tot de status van de informatieveiligheid bij de Dienst Vreemdelingenzaken werd geen enkele gedetailleerde informatie verstrekt. In dit verband vestigt de Commissie de aandacht op de minimale veiligheidsnormen die beschikbaar zijn op de website van de Commissie. Ber FO 06 / 2007-6 / 7
OM DEZE REDENEN, de Commissie 31. machtigt het Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers (Fedasil), om onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging, voor onbepaalde duur een permanente toegang te verkrijgen tot de gegevensbank Trasys van de Dienst Vreemdelingenzaken van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken en meer in het bijzonder tot de volgende gegevens: a) de verplichte plaats van inschrijving; b) het beroep bij de Raad van State. c) het bevel om het land te verlaten; d) de eventuele clausule van niet-terugwijzing, de vrijwillige terugkeer, medische redenen (alleen het feit dat er medische redenen zijn, niet wat deze zijn); e) de inschrijvingsfiche (gekozen en effectieve woonplaats); De administrateur, De voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Willem DEBEUCKELAERE Ber FO 06 / 2007-7 / 7