Nummer BD2009-000012 Dienst concern organisatie Portefeuille 23 Agendapunt A1 Onderwerp Wijziging NRGA inzake beleid en bevoegdheden rond het afspreken van een vertrekregeling Gevraagde beslissing In te stemmen met: 1. het opnemen van een wettelijke grondslag voor het afspreken van vertrekregelingen in de NRGA. 2. het mandateren van deze bevoegdheid aan directeuren, met dien verstande dat aan het mandaat onderstaande beperkingen worden gesteld: a. het afspreken van vertrekregelingen die het bedrag van 35.000 te boven gaan is voorbehouden aan de algemeen directeur; b. het inwinnen van advies bij de Directie Juridische Zaken (DJZ) voor toepassing van de bevoegdheid; c. het niet ondermandateren van de bevoegdheid. Alleen de directeur kan een regeling afspreken. 3. het noemen van enkele algemene en meer juridische, financiële en publicitaire aspecten die in ogenschouw genomen moeten worden bij de uitoefening van deze bevoegdheid. Deze aspecten zijn opgenomen in de toelichting op het NRGA-artikel. De belangrijkste zijn: a. omschrijving van begrip vertrekregeling b. vertrekregeling moet een ultimum remedium zijn c. geen vertrekregeling bij ontslag wegens integriteitschending d. fiscale belasting van de afspraken e. eventuele consequenties in het kader van de WOPT (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens); indien de WOPT-grens overschreden gaat worden, wordt dit actief gemeld aan de algemeen directeur. f. politieke gevoeligheid van dossiers; 4. hiervoor de NRGA te wijzigen conform de teksten in de bijlage, en deze wijzigingen in te laten gaan met ingang van 1 april 2009; 5. het onderwerp vertrekregelingen op te nemen in de Circulaire Rekening 2009; 6. het verzoek van de vakorganisaties om de regeling na één jaar te evalueren waarbij in ieder geval het aantal regelingen, de hoogte van de bedragen en de belasting van de personele capaciteit van de DJZ wordt betrokken. Korte historie en bestuurlijke context Uit de praktijk blijkt dat diensten met medewerkers een vertrekregeling overeenkomen, waarbij financiële en andere afspraken worden gemaakt. Een eerste probleem hierbij is dat dit tot op heden zonder afdoende juridische grondslag gebeurt. De NRGA kent namelijk geen basis voor zo n regeling, zodat ook een mandaat voor directeuren 1
ontbreekt. Daarom wordt voorgesteld deze grondslag nu in de rechtspositie te verankeren. Door het opnemen ervan in hoofdstuk 11 NRGA (Overige rechten en plichten) valt de beschikkingsbevoegdheid ervan onder het algemeen rechtspositioneel mandaat van directeuren. Dit betekent dat directeuren voortaan mandaat hebben voor het afspreken van vertrekregelingen. Het mandaat wordt echter beperkt tot een bedrag van 35.000,- waarbij vooraf het advies van DJZ wordt ingewonnen. Het afspreken van regelingen die dit bedrag te boven gaan, is voorbehouden aan de algemeen directeur. Op die manier wordt de uniforme toepassing van de regeling zo veel mogelijk bevorderd en is er centraal meer zicht op de juridische kwaliteit van regelingen. Voor rechtspositionele regelingen in de NRGA geldt dat de regelingen zoveel mogelijk worden toegelicht. Zo n toelichting geeft aan in welke context het artikel toegepast kan worden en welke aspecten daarbij in aanmerking moeten worden genomen. Dit is bij een algemene bevoegdheid als een vertrekregeling van groot belang, gezien de financiële, juridische en publicitaire risico s (bijvoorbeeld de melding in het kader van de WOPT) die ermee gepaard kunnen gaan. Daarom bevat het voorstel NRGA artikel een uitgebreide toelichting, aan de hand waarvan directeuren kunnen inschatten welke risico s en aspecten bij de beslissing in aanmerking genomen moeten worden. Op grond hiervan kan de directeur vervolgens zijn afweging maken. Na vaststelling van de regeling zullen de directeuren per brief uitgebreid geïnformeerd worden over de nieuwe mogelijkheid voor het formeel afspreken van vertrekregelingen en de aandachtspunten daarbij. Ook de stadsdelen zullen hierin worden betrokken. Zij zijn op grond van de bevoegdhedenverdeling niet gebonden aan de beperkingen van het mandaat zoals hierboven beschreven. Uit het oogpunt van uniforme toepassing van de rechtspositieregelingen zullen zij echter worden uitgenodigd gebruik te maken van de kennis en expertise van DJZ. De ingangsdatum 1 april 2009 is gekozen om voldoende tijd te hebben om de directeuren te informeren. Met de vakorganisaties is afgesproken de regeling na één jaar te evalueren (zie inspraak). Hierbij wordt tevens gekeken naar de personele capaciteit die de regeling van DJZ vergt. Door het opnemen van de rapportageplicht over de toepassing van de vertrekregeling in de Circulaire Rekening 2009 wordt gerapporteerd over het gebruik van de vertrekregeling. Deze rapportage is tevens input voor de evaluatie. Inhoudelijke onderbouwing gevraagde beslissing n.v.t. Stukken Meegezonden stukken Ter inzage gelegde stukken Concept NRGA tekst inclusief toelichting Behandeling in de raadscommissie n.v.t. Behandeling in de gemeenteraad n.v.t. 2
Wijze van voorbereiding Intern overleg / uitkomst CoFin, DJZ en Bureau Integriteit zijn akkoord. Op dit moment is niet goed in te schatten welk tijdsbeslag de extra toetst door de DJZ zal vergen. Dit aspect wordt daarom in de evaluatie betrokken. Extern overleg / uitkomst Bestuursdienstadvies n.v.t. Urgentie van de te nemen beslissing Toelichting Financiële paragraaf 3
Totale (bruto)lasten Financiële dekking Bron Investering: Ja/Nee Afschrijvingstermijn: Structurele lasten Waarvan kapitaallasten Volgnummer begroting: Omschrijving: Incidentele lasten Volgnummer begroting: Omschrijving: Bedrag waarvoor geen dekking is opgenomen Incidenteel: Betrekken bij: Structureel: Grondexploitatie Gemeentelijke kosten: Saldo: Fonds: Toelichting De financiële consequenties van het afspreken van een vertrekregeling komen voor rekening van de betreffende dienst of stadsdeel Inspraak (bevolking / personeel) De vakorganisaties zijn akkoord met de tekst van de regeling zoals die wordt opgenomen in de NRGA. Wel hebben de vakorganisaties aangegeven behoefte te hebben aan een evaluatie na één jaar. De evaluatie zal zich met name toespitsen op de hoogte van het bedrag dat onder het mandaat valt. De bonden zijn nu akkoord gegaan met een mandaat tot 35.000,- maar vinden dat het bedrag hoger moet zijn. Zij wachten echter de evaluatie af. Voorlichting en Communicatie Het besluit en de consequenties daarvan voor de diensten en stadsdelen zullen worden verspreid en toegelicht via een brief en via de nieuwsbrieven Hoogvliegers en Nieuwsbrief P&O. Beslissing b&w Conform besloten Behandelend ambtenaar concern organisatie, Piet jagt 2973 Ondertekening (Dienst)directeur Directeur Directie Portefeuillehouder Bijlage bij besluit d.d. 3 maart 2009,BD 2009-000012 onderwerp: wijziging NRGA inzake beleid en bevoegdheden rond het afspreken van een vertrekregeling 4
Voorgestelde nieuwe tekst NRGA I Opnemen in Hoofdstuk 11: een nieuwe paragraaf 13 Geldelijke tegemoetkoming, met als enig artikel: Artikel 11.33 Het college kan naar redelijkheid en billijkheid de ambtenaar schadeloos stellen, kosten vergoeden of overigens een geldelijke tegemoetkoming verlenen voor niet elders in deze regeling voorziene gevallen. II Opnemen van volzin achter de tekst van artikel 1.16, vierde lid, luidend als volgt: Deze mogelijkheid geldt niet voor de uitoefening van de beschikkingsbevoegdheid op grond van artikel 11.33. III Opnemen van een nieuw derde lid bij artikel 1.17 Omvang beschikkingsbevoegdheid, luidend als volgt: 3. De beschikkingsbevoegdheid van het hoofd van de diensttak voor de bevoegdheid op grond van artikel 11.33 is beperkt tot een totaalbedrag zoals vermeld in de Bedragengids, waarbij toepassing alleen mogelijk is na het inwinnen van advies bij de Directie Juridische Zaken. Voor hogere bedragen is de algemeen directeur beschikkingsbevoegd. IV Op te nemen in de Bedragengids: Artikel 1.17 3. 35.000,- V. Te bepalen dat hetgeen is opgenomen onder I tot en met IV per 1 april 2009 in zal gaan. Toelichting bij artikel 11.33 Dit artikel is bedoeld als juridische grondslag voor het afspreken van een vertrekregeling. Een vertrekregeling is iedere financiële of andere afspraak rond ontslag die afwijkt van de reguliere mogelijkheden die de NRGA biedt. In de praktijk gaat het bij een vertrekregeling vaak om financiële afspraken die een vertrek soepeler laten verlopen. Een FPU-uitkering bijvoorbeeld is geen vertrekregeling, maar toepassing van de normale regelingen rond prepensioen; een aanvulling van de reguliere FPU-uitkering tot 95% van het inkomen tot aan 65-jarige leeftijd is wél een vertrekregeling. Het meegeven van een bedrag ineens (de zogenaamde gouden handdruk) is ook te zien als een vertrekregeling, evenals de toezegging de WW-uitkering aan te vullen tot een bepaald percentage 5
van het inkomen. Het is aan te raden goed te kijken wat voor soort afspraken men wil maken en wat daarvoor de aanleiding is. Voorop moet daarbij staan dat een vertrekregeling per definitie een uitzondering op de regel is. Bij normaal tot goed functioneren zou ontslag niet aan de orde moeten zijn; bij slecht functioneren biedt de Amsterdamse rechtspositie voldoende mogelijkheden om het dienstverband te beëindigen, mits natuurlijk sprake is van gedegen dossieropbouw. Deze mogelijkheden moeten dan ook voldoende onderzocht zijn, voordat wordt gekeken naar de mogelijkheid van een vertrekregeling. Mismanagement mag niet worden afgedekt door het treffen van een vertrekregeling. Ook het treffen van een regeling om louter financiële redenen past niet in deze lijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het afkopen van een mogelijke ww-uitkering, wanneer niet vaststaat dat de betrokken medewerker die (volledig) zal genieten. Een vertrekregeling mag slechts overwogen worden, als aanzienlijke juridische en financiële risico s zijn verbonden aan het eenzijdig verlenen van ontslag aan de medewerker, maar voortzetting van het dienstverband zeer bezwaarlijk is voor de gemeentelijke organisatie. Een uitzondering wordt gemaakt voor schendingen van de integriteit. Schendingen van de integriteit dienen gemeld te worden bij het Bureau Integriteit. Wanneer een ambtenaar als gevolg van een integriteitschending ontslag wordt verleend, dan is een vertrekregeling niet aan de orde. Wordt na grondig onderzoek van de reguliere ontslagmogelijkheden toch besloten tot het afspreken van een vertrekregeling, dan is van belang dat de werkgever zich bewust is van het effect die een vertrekregeling heeft. Daarbij valt in de eerste plaats te denken aan de impact op de rest van de organisatie, vanwege de beeldvorming. Daarnaast is er een aantal zaken waarmee rekening gehouden moet worden. Dit zijn enerzijds juridische factoren, anderzijds financiële en publicitaire aspecten. Juridische factoren zijn onder andere: - Is duidelijk wat het doel van de besprekingen is en welke toezeggingen wel of niet gedaan kunnen worden? - Wie voert de besprekingen? Heeft deze onderhandelaar een helder mandaat? - Afspraken dienen helder te zijn en zorgvuldig op papier te worden gezet om misverstanden te voorkomen. Ook de consequenties op lange termijn moeten daarbij in kaart worden gebracht. Rechtspositionele aspecten moeten voorzien zijn. Financiële en publicitaire aspecten zijn onder andere: - dekking voor de financiële consequenties; - eventuele consequenties in het kader van de WOPT (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Als gemeentelijke overheid is het van belang bij vertrekregelingen rekening te houden met het mogelijke publicitaire effect hiervan. Op grond van deze wet moet bijvoorbeeld melding worden gemaakt van vertrekregelingen als de uitkeringen in verband met beëindiging van het dienstverband eventueel in combinatie met het inkomen over het betreffende jaar -meer bedragen dan het gemiddelde belastbare loon van een minister (in 2007 169.000), of als er een vertrekregeling is voor een medewerker wiens jaarsalaris eerder deze norm te boven ging. Indien de 6
WOPT-grens overschreden gaat worden, wordt dit actief gemeld aan de algemeen directeur. Het is verstandig dergelijke gevallen altijd te bespreken met DJZ; zie daarvoor onder het kopje Mandaat tot 35.000. - Fiscale aspecten, met name de hoge percentages eindheffing (26%, wordt met ingang van 2011 52%) op regelingen voor vervroegde uittreding. Hieronder vallen eenmalige ontslaguitkeringen,stamrecht-constructies, aanvullingen op FPU-, pensioen- en WW-uitkeringen. Bovendien moet een stamrechtconstructie aan veel fiscale eisen voldoen. - Politieke gevoeligheid van dossiers. Mandaat tot 35.000 In principe valt het afspreken van vertrekregelingen onder het algemeen mandaat dat een directeur heeft voor toepassing van de rechtspositieregelingen. Het mandaatbesluit beperkt echter in dit geval het mandaat tot een bedrag van maximaal 35.000,- bruto. Het moet dan gaan om het bedrag dat de ambtenaar bruto meekrijgt. Dat mag niet hoger zijn dan 35.000,-. Hierbij moet gekeken worden naar alle betrokken posten: aanvulling op een FPUof WW/VVW-uitkering, het niet of gedeeltelijk verrekenen met het salaris van neveninkomsten tijdens de FPU-periode of tijdens een non-activiteitsperiode, de kosten van een non-activiteitsperiode, de kosten van een outplacementtraject, opleidingskosten of advocaatkosten of om een andere op geld waardeerbare toezegging. Een eventuele fiscale boete van 26 % (vanaf 2011:52%) telt hierbij niet mee. De boete is immers een werkgeversboete. Daarnaast geldt als voorwaarde dat advies wordt gevraagd bij de Directie Juridische Zaken van de Bestuursdienst (zie hiervoor artikel 1.17 NRGA). Het inwinnen van advies moet gebeuren vóórdat de afspraken met betrokkene definitief worden. Hoe eerder advies wordt gevraagd, hoe beter alle aspecten kunnen worden afgewogen. Het verplicht advies vragen aan DJZ geldt strikt genomen niet voor de stadsdelen. Het wordt de stadsdelen echter aangeraden dit wel te doen. In verband met de fiscale aspecten die verbonden zijn aan een vertrekregeling is het eveneens aan te raden om het gemeentelijk Bureau Rijksbelastingzaken de voorgestelde regeling te laten toetsen. Het mandaatbesluit geeft ook aan dat het mandaat voor toepassing van dit artikel niet ondergemandateerd kan worden. Alleen de directeur van een dienst kan dus, onder genoemde voorwaarden, besluiten tot een vertrekregeling. Bedragen die uitgaan boven het bedrag van 35.000,- bruto zijn voorbehouden aan de algemeen directeur. De betrokken directeur doet in dat geval een gemotiveerd voorstel aan de algemeen directeur waarom een hoger bedrag dan 35.000,- nodig is. De algemeen directeur vraagt hierover advies aan de directie Juridische Zaken en laat het voorstel toetsen door het gemeentelijk Bureau Rijksbelastingzaken. Indien de algemeen directeur akkoord is met het voorstel van de directeur dan handelt de betrokken directeur de zaak verder af. De beperking van het mandaat van de directeur tot 35.000,- geldt echter niet voor de stadsdelen. De algemeen directeur is immers niet bevoegd om besluiten 7
voor een stadsdeel te nemen. Het stadsdeel kan echter wel zelf besluiten om bij een vertrekregeling boven de 35.000,- het dagelijks bestuur te laten besluiten. 8