NOTULEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN ZITTING VAN 30 juli 2018 Aanwezig : Verontschuldigd : Martine Van Hauwermeiren, burgemeester wnd.-voorzitter; Dirk Abbeloos, Carine Verhelst, Lien Verwaeren, Patrick Meulebroek, schepenen; Annelies Merckx, stadssecretaris wnd. Piet Buyse, burgemeester-voorzitter; Leen Dierick, Niels Tas, François De Bleser, schepenen; Elke De Man, stadssecretaris Afwezig: -------------- De voorzitter verklaart de zitting voor geopend te 15:08 uur. GOEDKEURING NOTULEN -------------- 1. Goedkeuren notulen schepencollege d.d. 16 juli 2018 Het college keurt de notulen d.d. 16 juli 2018 goed. LEEFMILIEU 40. Stroomversnellers - deelname projecten Whattsup en elektrisch autodelen Het college neemt kennis van de nta van 12 juli 2017 aangaande het project stroomversnellers. Het college beslist om Inge Smolders aan te stellen als contactpersoon voor dit project en volgende 2 projecten in te dienen: Wattsup voor iedereen én elektrisch autodelen. Deze projecten passen volledig binnen de doelstellingen van de stad inzake het klimaatplan. INFRASTRUCTUUR - WEGEN EN WATERLOPEN 43. Veldstraat: wegen- en rioleringswerken - proces-verbaal van ingebrekestelling Het college neemt kennis van het beproevingsverslag opgemaakt door Laborex en de samenvatting opgemaakt door de dienst wegen en waterlopen betreffende bovenvermelde werken en gaat akkoord met het proces-verbaal van ingebrekestelling opgesteld door de dienst wegen en waterlopen. 44. Fietspaden Smidsestraat Denstraat Hebbestraat te Dendermonde en Hamme - samenwerkingsovereenkomst In de gemeenteraad van 17 juli 2018 werd het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst met Hamme tot realisatie van het aanleggen van een fietspad in vanaf de Denstraat in Grembergen tot de Hebbestraat in Hamme goedgekeurd. Het college sluit de definitieve versie van de overeenkomst.
INFRASTRUCTUUR - MOBILITEIT EN VERKEER 45. Aanvraag tot parkeren mobilhomes op parking De Bruynkaai - goedkeuring Het college neemt kennis van de nota van de sectie ruimtelijke planning en verkeer met betrekking tot de aanvraag van Pasar om in het weekend van 20 en 21 oktober 2018 de parking De Bruynkaai te gebruiken om een 30-tal mobilhomes te laten stationeren. Het college verklaart zich hiermee akkoord omdat de parking in het weekend minder druk bezet is en er dan ook voldoende capaciteit aanwezig is en omdat de deelnemers geen specifieke voorzieningen nodig hebben. GROENBELEID EN LANDBOUW 46. Nihil TOPOGRAFIE 55. Hondstraat - bewonersbrief Het college neemt kennis van de ontwerp bewonersbrief voor de aanpalende woningen aan de Hondstraat te Sint-Gillis naar aanleiding van de gemeenteraadsbeslissing van 17 juli jl. Het college gaat akkoord met deze bewonersbrief. Er wordt tegelijk ook een brief verstuurd aan de mensen die tijdens het openbaar onderzoek bezwaar ingediend hebben met een kopie van het gemeenteraadsbesluit. BIBLIOTHEEK 56. Stedelijke Openbare Bibliotheek Fotografie bibliotheek Dendermonde Het college neemt kennis van de nota d.d. 18 juli 2018 van Wendy Van den Abbeele, directeur bibliotheek, en beslist om goedkeuring te geven aan fotografen John Reinhard en Marleen Tutenel om in het kader van erfgoedfotografie foto's te komen nemen in de Dendermondse bibliotheek. BURGERZAKEN 93. Lijst grafconcessies Het college neemt kennis van de lijst met concessies van 19 juni 2018 tot en met 30 juli 2018 op de begraafplaatsen van het grondgebied Dendermonde MIDDENSTAND 102. Subsidie renovatie handelspanden - kernwinkelgebied Het college neemt kennis van en gaat akkoord met de verzending van de brief die de dienst middenstand wenst te verzenden naar alle handelaars in het kernwinkelgebied. 103. Standplaats t.v.v. 1000 km voor Kom Op Tegen Kanker tijdens de wekelijkse markt van 6 augustus 2018 Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 30 juli 2018 kennis genomen van de aanvraag (e-mail) d.d. 12 juli 2018, betreffende de aanvraag voor het innemen van een standplaats tijdens de wekelijkse markt te Dendermonde-centrum op maandag 6 augustus 2018. Het college verleent toelating op voorwaarde dat: De medewerkers zich ten allen tijde schikken naar eventuele richtlijnen van de marktleider en de politie; De marktgangers beleefd (= niet aanklampend) benaderd worden; De standplaats die mag ingenomen worden is gelegen op de Oude Vest, t.h.v. het Kruidvat aansluitend op het bloemenkraam. De standplaats dient ten laatste om 8 uur ingenomen te worden.
SPORT 106. De 1000 km voor Kom op tegen Kanker - Dendermonde als middagstad Het schepencollege beslist om zich niet kandidaat te stellen voor de organisatie van een middagstad voor de 1000 km voor Kom op tegen Kanker. MUSEA EN ARCHIEF 107. Toestemmingsovereenkomst digitaliseringsproject "Met de rug tegen de muur" Het college verklaart zich akkoord met de inhoud van de toestemmingsverklaring in bijlage, voorgelegd door het VIAA, zodat 300 gedigitaliseerde tekstaffiches bewaard in het stadsarchief van Dendermonde digitaal bewaard worden en online beschikbaar worden gesteld voor het grote publiek via het platform hetarchief.be met behulp van het VIAA en tussenkomst inzake beheer en ontsluiting van het In Flanders Fields Museum. FINANCIËN 109. Aankoop wiellader - Goedkeuring starten procedure en lijst uit te nodigen firma's Het college In het kader van de opdracht Aankoop wiellader werd een bestek met nr. 2018/261/dt opgesteld door de technische uitvoeringsdienst en de dienst financiën. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 111.570,25 EUR excl. btw of 135.000,00 EUR incl. 21% btw. De gemeenteraad verleende in zitting van 17 juli 2018 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Er wordt voorgesteld om de plaatsingsprocedure op te starten en de uitnodigingen tot offerte op 31 juli 2018 te verzenden. Als limietdatum voor het indienen van de offertes wordt 21 augustus 2018 voorgesteld. De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het budget van 2018, via budgetsleutel 2424000/020000- GROND-tech23 van het investeringskrediet. De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, 1, 1 a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 144.000,00 EUR niet). Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1. Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 57, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen. De Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en
Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. Besluit: Artikel 1 De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de opdracht Aankoop wiellader wordt opgestart. Art 2 Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: - Heuninck bvba, Vriesenrot 28 te 9200 Dendermonde; - Van Haute landbouwmachines bvba, Zwaarveld 27 te 9220 Hamme; - BIA nv, Rameistraat 123 te 3090 Overijse; - SMT BELGIUM nv, Woluwelaan 9 te 1800 Vilvoorde; - SOMTP BELGIUM sa, Rue De L'artisanat 8 te 5020 Suarlee; - DEKEYSER INVEST bvba, Papdijk 16A Stratenplan te 9180 Moerbeke (Waas). Art 3 De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 21 augustus 2018. Art 4 De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het budget van 2018, via budgetsleutel 2424000/020000- GROND-tech23 van het investeringskrediet. 110. Toevoeging mfp CC Belgica Het college Toevoegen van nieuwe toestel aan de vijfjarige overeenkomst met Canon met betrekking tot de huur van multifunctionele toestellen op basis van het raamcontract voor multifunctionals van de provincie Oost- Vlaanderen Samenvatting: Het contract voor de huur van de multifunctionele print- en kopieertoestellen van het stadsbestuur, het AGB en de politie verliep begin mei 2017 en werd opnieuw afgesloten met de firma Canon voor een periode van vijf jaar binnen het raamcontract voor multifunctionals binnen de provincie Oost-Vlaanderen. Er wordt nu verzocht om nog een toestel aan dit contract toe te voegen voor de resterende looptijd. Toepasselijke wetgeving juridische motivering Voor de juridische motivering van dit collegebesluitbesluit wordt verwezen naar de overheidsopdrachtenregelgeving, de bepalingen inzake de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raamovereenkomst van provincie Oost-Vlaanderen zoals hierna opgesomd: -overheidsopdrachten: de wet van 24 december 1993, betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; het koninklijk besluit van 8 januari 1996, betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken;
het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; het koninklijk besluit de dato 29 januari 1997 tot bepaling van de datum van de inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet de dato 24 december 1993, betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van hun uitvoeringsmaatregelen; -bevoegdheden college: het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen, meer bepaald het artikel 57 betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen; -raamovereenkomst: het raamcontract voor de aanschaf van multifunctionals en beheersoftware zoals gegund door de bestendige deputatie op 16 december 2010 en afgesloten tussen de opdrachtencentrale van de Provincie Oost-Vlaanderen en de firma Canon Belgium nv en waarbij het stadsbestuur kan aansluiten Inhoudelijke motivering Enkele maanden geleden werden onderhandelingen aangevat tussen het stadsbestuur (optredend als gevolmachtigde van respectievelijk het AGB, de politie en het OCMW) en Canon met betrekking tot de evaluatie van de huidige overeenkomst voor de huur van onze multifunctionele kopieer- en printtoestellen. Synchroon werden ook gesprekken aangeknoopt met concurrerende producenten van soortgelijke machines. Uit de dialoog met deze partijen werd geconcludeerd dat een hernieuwing van het huidige contract de meest kostenefficiënte wijze was om in onze print- en kopieerbehoeften te voldoen. Bij beslissing van de gemeenteraad van 7 december 2016 werd goedkeuring verkregen om deze hernieuwing verder te bewerkstelligen. Het nieuwe contract werd opgesteld conform de voorwaarden welke door de gemeenteraad werden goedgekeurd. Het stadsluik werd gefinaliseerd door middel van collegebesluit van 27 maart 2017. Inmiddels werd ook het luik van de politiezone afgerond en wordt dit op heden aan het college voorlegd voor gunning. Er werd initieel eveneens een mogelijkheid voorzien om nieuwe toestellen toe te voegen in het geval van wijzigende behoeften. Dit blijkt nodig aangezien een bijkomend toestel moet voorzien worden op locaties waar op heden nog geen toestel aanwezig is, zijnde het CC Belgica. De voorwaarden zijn te vinden in de als bijlage toegevoegde offerte en zijn conform aan deze van het raamcontract van de provincie. De duurtijd van het contract wordt afgestemd op de looptijd van de huidige overeenkomst van het stadsbestuur die op heden nog ca. 48 maanden bedraagt.. Het college van burgemeester en schepenen beslist: Artikel 1 Het college verklaart zich akkoord met het toevoegen van een nieuw multifunctioneel kopieertoestel voor het CC Belgica aan het bestaande contract van het stadsbestuur gedurende de resterende looptijd van deze overeenkomst overeenkomstig de bijgevoegde offerte.
Art. 2 De uitgave voor deze opdracht zal voorzien worden in de exploitatiebudgetten voor de jaren 2018 t.e.m. 2022. Art. 3 Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving worden overhandigd aan de financieel beheerder. Gunningen 111. Leveren van een groot formaat scanner - goedkeuring gunning Het college In het kader van de opdracht Leveren van een groot formaat scanner werd een bestek met nr. 2018/259/dt opgesteld door de dienst archief en de dienst financiën. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 12.396,69 EUR excl. btw of 15.000 EUR incl. 21% btw. Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 7 mei 2018 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 7 mei 2018 om de plaatsingsprocedure te starten en volgende ondernemers uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - Repro bvba, Bredabaan 771-779 te 2170 Merksem; - Canon België nv, Berkenlaan 3 te 1831 Diegem; - Spigraph Belgium bvba, Schaliënhoevedreef 20T Stratenplan te 2800 Mechelen. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 29 mei 2018 te bereiken. De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 26 september 2018. Er werden 3 offertes ontvangen: Basisopdracht (Leveren van een groot formaat scanner) - Repro bvba, Bredabaan 771-779 te 2170 Merksem (8.737,80 EUR excl. btw of 10.572,74 EUR incl. 21% btw); - Canon België nv, Berkenlaan 3 te 1831 Diegem (8.638,00 EUR excl. btw of 10.451,98 EUR incl. 21% btw); Variant (tweedehandstoestel) - Repro bvba, Bredabaan 771-779 te 2170 Merksem (7.411,95 EUR excl. btw of 8.968,46 EUR incl. 21% btw); De dienst archief vergeleek de offertes en bezorgde een motivatie voor de gunning aan de dienst financiën op 24 juli 2018. De dienst financiën stelde op 25 juli 2018 het verslag van nazicht van de offertes op. De dienst financiën stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige bieder (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Repro bvba, Bredabaan 771-779 te 2170 Merksem, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 8.737,80 EUR excl. btw of 10.572,74 EUR incl. 21% btw. De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het budget van 2018, via budgetsleutel 2410100/060000- GROND-ict06 van het investeringskrediet. Er is geen visum van de financieel beheerder vereist.
De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, 1, 1 a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 144.000,00 EUR niet). Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1. Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 57, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen. De Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. Besluit: Artikel 1 Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 25 juli 2018, opgesteld door de dienst financiën. Art 2 Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing. Art 3 De opdracht Leveren van een groot formaat scanner wordt gegund aan de economisch meest voordelige bieder (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde Repro bvba, Bredabaan 771-779 te 2170 Merksem, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 8.737,80 EUR excl. btw of 10.572,74 EUR incl. 21% btw. Art 4 De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2018/259/dt. Art 5 De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het budget van 2018, via budgetsleutel 2410100/060000-GROND-ict06 van het investeringskrediet. INFRASTRUCTUUR - WEGEN EN WATERLOPEN 112. Vernieuwen schakelkast pompstation Grembergen -volledige vrijgave borgstelling Het college bevestigt dat Xylem Water Solutions, Vierwindern 5B, 1930 zaventem aan de verplichten voor de werken Vernieuwen schakelkast pompstation Grembergen voldaan heeft en bevestigt dat de borgtocht nr. 2011.12.23.008 ten bedrage van 660 EUR volledig mag vrijgegeven worden.
INFRASTRUCTUUR - GEBOUWEN 113. KASK - uitbreiden en vernieuwen brandmeldinstallatie en -detectie: starten procedure en uit te nodigen firma's Het college De ontwerpopdracht voor de opdracht K.A.S.K., Uitbreiden en vernieuwen brandmeldinstallatie en branddetectie werd gegund aan Artex ingenieurs en architecten bvba, Kerkstraat 65 te 9200 Dendermonde. In het kader van deze opdracht werd een bestek opgesteld door de ontwerper, Artex ingenieurs en architecten bvba, Kerkstraat 65 te 9200 Dendermonde. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 52.660,00 EUR excl. btw of 55.819,60 EUR incl. 6% btw (3.159,60 EUR Btw medecontractant). De gemeenteraad verleende in zitting van 4 juli 2018 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Er wordt voorgesteld om de plaatsingsprocedure op te starten en de uitnodigingen tot offerte te verzenden. De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het budget van 2018, op budgetcode 2212050/082001- MENSWEL-gb1 06w02 van de investeringskrediet. De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, 1, 1 a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 144.000,00 EUR niet). Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1. Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 57, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen. De Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. Besluit: Artikel 1 De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de opdracht K.A.S.K., Uitbreiden en vernieuwen brandmeldinstallatie en branddetectie wordt opgestart.
Art 2 Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: - SOMATI SYSTEMS NV, Industrielaan 19 (Zuid Iii) te 9320 Erembodegem; - THE BELGIAN NV, Slozenstraat 86 te 1861 Wolvertem; - EL-TEC BVBA, Aande Linde 2 te 9030 Mariakerke(Gent); - MAES H.S. CVBA, Hillarestraat 43 te 9160 Lokeren; - INBRAAKVEILIG BVBA, Zeelsebaan 96/A te 9200 Dendermonde; - Vandenberghe Frederic, Bevrijdingslaan 195 te 9200 Appels. Art 3 De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het budget van 2018, op budgetcode 2212050/082001- MENSWEL-gb1 06w02 van de investeringskrediet. Art 4 Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving worden overhandigd aan de financieel beheerder. GROENBELEID EN LANDBOUW 123. Schriftelijke vraag Tomas Roggeman Dit dossier wordt uitgesteld. SECRETARIAAT EN LOGISTIEK 124. Vraag Barbara Pas, raadslid - kostprijs portretten fusieburgemeesters Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het antwoord aan Barbara Pas, raadslid, betreffende de kostprijs van de gemaakte kosten voor het realiseren van de potretten van de fusieburgemeesters van Dendermonde. Het college keurt dit antwoord goed. De voorzitter sluit de vergadering om 16:50 uur. ------ ------ De stadssecretaris wnd. De burgemeester wnd.-voorzitter, Annelies Merckx Martine Van Hauwermeiren