Handleiding Overstap VO-MBO 2015/2016 Datum: oktober 2015 Auteur: Intergrip
Beste VO Contactpersoon, Voor u ligt de handleiding overstap VO-MBO. De werkwijze in het systeem wijst zoveel mogelijk voor zich. Toch willen wij deze functie ondersteunen met een handleiding om het proces nog inzichtelijk te maken. Wij wensen u veel succes met het gebruik Intergrip! Het Intergrip Team
INHOUDSOPGAVE 1. Inloggen... 4 2. Indeling systeem... 5 3. Leerlingen... 6 3.1 Te behandelen leerlingen... 6 3.2 Vervolgkeuze toevoegen... 6 3.3 Alle leerlingen... 10 3.4 leerlinggegevens opvragen... 10 3.5 Vervolgkeuze wijzigen of verwijderen... 12 3.6 Historisch overzicht keuzes en statussen... 13 3.7 Status zelf toekennen... 14 3.8 Leerlingen bij MBO of bij LP/RMC... 14 3.9 Dubbele statussen... 14 3.10 DecaanNet importeren... 14 3.11 Nieuwe leerling... 15 3.11 Leerlinggegevens wijzigen... 16 4. Rapportages... 17 4.1 Export... 17 4.2 Voortgang... 18 4.3 Uitstroomgegevens... 19 4.4 MBO check jaaroverzicht... 19 4.5 MBO softcheck... 20 4.6 Leerlingen per gemeente... 20 4.7 leerlingen ooit bij LP/RMC... 21 4.8 Enquete... 21 5. Overig - gebruikersinstellingen... 22 5.1 gebruikersbeheer... 22
6. Contact - contactpersonen... 23 6.1 Stagnatiemeldpunten MBO... 23
1. Inloggen Om in te loggen in Intergrip heeft u een e-mailadres en wachtwoord nodig. Deze heeft u ontvangen via de e-mail. In deze mail staat ook de link waar u naartoe kunt gaan om in te loggen. Indien u geen account heeft ontvangen, kunt u contact opnemen met de projectleider. Voor technische fouten kan er ook contact worden opgenomen met de technische helpdesk: supervisor@intergrip.nl 0318-860052 Na het inloggen komt u terecht in de portal. Om in te loggen op Overstap VO-MBO klikt u op onderstaand icoontje.
2. Indeling Systeem Bovenbalk Bovenaan de pagina vindt u de naam en het logo van het project. In de blauwe balk bovenaan de pagina staat het schooljaar, de regio, de naam van uw school en uw eigen naam. Tevens heeft u aan de rechterkant de mogelijkheid om terug naar de portal te gaan. Verder staan hier de gegevens van de helpdesk. De knop help leidt u naar een pagina waar extra uitleg over de statussen is te vinden. Als laatste in de bovenbalk staat de barometer. Deze meter geeft de status van uw school weer. Menu Het menu bestaat uit tabbladen en pagina s. Als u met de muis over een tabblad gaat, verschijnen de pagina s die eronder vallen. Inhoud pagina Onder het menu staat de inhoud van de pagina. Op deze pagina staat het filter gevolgd door de te behandelen leerlingen. Met het filter kunt u op vervolgkeuze, status, klas en VMBO filteren. Ook kunt u hier op leerlingnaam of bsn zoeken.
3. LEERLINGEN 3.1 TE BEHANDELEN LEERLINGEN Bij de te behandelen leerlingen ziet u direct de leerlingen die nog aandacht behoeven. Afhankelijk van het moment in het traject wordt de pagina aangepast. In het begin ziet u de leerlingen die nog geen vervolgkeuze hebben. Naarmate het traject vordert, komen hier de leerlingen te staan die afgewezen, afgemeld en onbekend zijn bij het MBO. 3.2 VERVOLGKEUZE TOEVOEGEN Indien een leerling nog geen vervolgkeuze heeft, kunt u deze toevoegen door op de knop + vervolgkeuze te klikken. U komt dan op een pagina waarin u de vervolgkeuze kunt invullen.
Om een vervolgkeuze in te vullen, kunt u beginnen met het typen van de vervolgkeuze. U hoeft maar een gedeelte van de naam van de vervolgkeuze in te voeren. Als voorbeeld gaat de leerling naar Rijn IJssel. We typen de letters Rij in waarna de juiste optie verschijnt. U klikt nu op de schoolnaam Rijn IJssel en de juiste school is geselecteerd. U kunt met de knop opslaan de keuze opslaan. In het geval dat een leerling naar het MBO gaat, zijn er geen andere velden verplicht. Voor uw eigen administratie kan het handig zijn om deze overige velden in te voeren. Informatie die u invult in het opmerkingenveld is niet zichtbaar voor bv. een Leerplichtambtenaar. Typt u de informatie in het toelichtingenveld dan is de informatie wel zichtbaar voor een Leerplichtambtenaar. Wanneer van de MBO school een crebolijst is ingeladen, treft u bij de velden sector en opleiding ook een uitklapscherm aan zodra u in het veld begint met typen. Het kan zijn dat de sector en/of opleiding waar uw leerling naartoe gaat er niet bij staat. In dat geval typt u zelf de sector/ opleiding in in het veld en klikt u op opslaan om de informatie op te slaan. De leerling kan ook een andere keuze hebben als bv. HAVO,particulier onderwijs, defensie, etc. Deze overige keuzes kunt u op dezelfde manier toevoegen. Voert u de vervolgkeuze Onderzoek bij LP/RMC in, dan bent u verplicht om in het toelichtingenveld de reden hiervan in te vullen. Wanneer u de vervolgkeuze Havo, VMBO, VAVO of particulier onderwijs invoert dan is het handig om ook de schoolnaam in te voeren.
U kunt ook alle overige keuze oproepen door bij de instructies op de link overige vervolgkeuzes te klikken. Het volgende scherm verschijnt dan waarin u een van de keuzes kunt aanklikken Het systeem vereist bij het aangeven van deze keuze dat er minimaal 1 extra veld wordt ingevuld.
3.3 ALLE LEERLINGEN De pagina alle leerlingen is bijna gelijk aan de pagina te behandelen leerlingen met als enig verschil dat hier alle leerlingen kunnen worden gevonden. Hier is het mogelijk om op vervolgkeuze, status, klas, VMBO en naam en BSN te zoeken/selecteren. 3.4 LEERLINGGEGEVENS OPVRAGEN Van de leerlingen worden meerdere gegevens opgeslagen. Deze zijn niet altijd zichtbaar in het overzicht. U kunt in het overzicht op de pagina s te behandelen leerlingen en alle leerlingen op het vergrootglas achter de naam van een leerling klikken.
De eerste gegevens (bsn en geboortedatum) van de leerling verschijnen dan samen met de vervolgkeuze(s) van de leerling. In dit geval heeft de leerling 3 vervolgkeuzes waarvan er 1 definitief is. Door op de knop leerlinggegevens te klikken worden de overige gegevens getoond.
3.5 VERVOLGKEUZE WIJZIGEN OF VERWIJDEREN Wanneer u leerlinggegevens opvraagt, komt u ook bij een overzicht uit waar u de mogelijkheid heeft om eerder ingevoerde gegevens bij de vervolgkeuze te wijzigen. Onderstaand ziet u het scherm dat u in het voorgaande hoofdstuk ook zag. Achter de vervolgkeuze ziet u een potloodje staan. Wanneer u daarop klikt, komt u in het scherm vervolgkeuze wijzigen. U ziet dat u daarin de mogelijkheid heeft om de gegevens als sector, opleiding, leerweg etc te wijzigen. Het is niet mogelijk om de vervolgkeuze zelf te wijzigen. Wanneer u de vervolgkeuze wilt wijzigen, dient u een nieuwe vervolgkeuze toe te kennen. In een eerder hoofdstuk staat omschreven hoe u een vervolgkeuze invoert. Om een eerder ingevoerde vervolgkeuze te verwijderen, klikt u op het prullenbakje.
3.6 HISTORISCH OVERZICHT KEUZES EN STATUSSEN Om het complete overzicht van de statussen per vervolgkeuze van een leerling te bekijken klikt u op het loepje. U ziet dan onderstaand scherm met daarin de informatie over de vervolgkeuze en de status(sen).
3.7 STATUS ZELF TOEKENNEN In sommige gevallen (vervolgkeuzes havo, vmbo, vavo en particulier onderwijs) dient u zelf de status toe te kennen. Het toekennen van een status kunt u doen op de volgende plaats. 3.8 LEERLINGEN BIJ MBO OF BIJ LP/RMC De overzichten leerlingen bij MBO of leerlingen bij LP/RMC geven aan bij welke instelling een leerling in behandeling is. In onderstaand voorbeeld is een leerling definitief geplaatst bij een MBO opleiding. Het VO weet in dit geval dat de leerling in beeld is bij het MBO. 3.9 DUBBELE STATUSSEN Sommige leerlingen hebben meer dan 1 aanmelding. In dit overzicht kunt u zien welke leerlingen meerdere aanmeldingen hebben lopen, bij welke MBO instellingen ze zich hebben aangemeld en wat de status (aangemeld, voorlopig geplaatst, definitief) van de aanmelding is. 3.10 DECAANNET IMPORTEREN Heeft u de vervolgkeuzes van uw leerlingen in decaannet staan, dan heeft u de mogelijkheid om deze vervolgkeuzes geautomatiseerd over te zetten. Op de pagina zelf vindt u stap voor stap uitgelegd hoe u de export vanuit DecaanNet maakt en hoe u deze importeert in VO-MBO.
3.11 NIEUWE LEERLING Mocht u na het inladen van de lijst nog een leerling toe willen voegen aan uw account dan kunt u dat op de volgende manier doen: Onder het tabblad leerlingen of in de Portal onder leerlingen ziet u het submenu nieuwe leerling. Wanneer u daarop klikt ziet u het volgende scherm. U kunt hier de gegevens van de leerling invoeren en vervolgens klikken op opslaan. De leerling staat nu in uw account.
3.11 LEERLINGGEGEVENS WIJZIGEN Wanneer een leerling verhuist, is het belangrijk dat u de adresgegevens van de leerling wijzigt. Zo komt de leerling in het juiste gemeente account terecht. Leerlinggegevens past u op de volgende manier aan: Rechts bovenin uw scherm klikt u op terug naar portal. U komt dan in uw portal terecht. Onder het menu-item Leerlingen klikt u op overzicht. U ziet nu een overzicht van al uw leerlingen. Achter iedere leerling staat een potloodje. Als u daarop klikt, heeft u de mogelijkheid de gegevens aan te passen.
4. RAPPORTAGES Het menu rapportages levert verschillende rapportages om de voortgang van het project te monitoren. De verschillende overzichten worden in de volgende subparagrafen kort toegelicht. 4.1 EXPORT U kunt ten alle tijden op de pagina export Excel-bestanden exporteren. Hierbij kunt u de bestanden per klas exporteren of van de gehele school. Ook kunt u een werkblad exporteren waarop alleen de naam en vervolgkeuzes staan, dus niet alle gegevens van de leerling. Met een totaalbestand kunt u eenvoudig rapportages en overzichten maken met het gebruik van filters en draaitabellen. Exporteer alle leerlingen geeft een totaalbestand met alle keuzes van de leerling. Exporteer beste keuzes geeft de keuze met de beste status terug (en dus maximaal 1 regel per leerling).
4.2 VOORTGANG Op de pagina voortgang ziet u de voortgang van het project van de gehele regio (andere VMBO scholen). In de eerste kolom wordt het aantal vervolgkeuzes bijgehouden. De tweede kolom geeft aan welk percentage van de leerlingen in behandeling (aangemeld, voorlopig geplaatst) is. De laatste kolom geeft aan hoeveel leerlingen (ook in percentage) definitief zijn geplaatst bij het MBO.
4.3 UITSTROOMGEGEVENS De uitstroom van uw leerling ziet u in een grafiek weergegeven op de pagina Uitstroomgegevens. 4.4 MBO CHECK JAAROVERZICHT Het MBO check jaaroverzicht geeft weer van welke MBO scholen de MBO checks worden ingeladen en wanneer deze MBO checks voor het laatst zijn ingeladen.
4.5 MBO SOFTCHECK In sommige gevallen is van de leerling geen bsn bekend bij het MBO. In dat geval zal de leerling niet terug worden gevonden in de MBO check. Voor die leerlingen is de MBO softcheck bedacht. In deze softcheck wordt ook postcode en geboortedatum van de leerling gematcht. Zodra er op deze gegevens een match plaatsvindt, wordt deze in het overzicht van de MBO softcheck weergegeven. De mentor of decaan kan aan de hand van deze gegevens zelf de juiste status toekennen aan de leerling. 4.6 LEERLINGEN PER GEMEENTE Een overzicht van het aantal leerlingen per gemeente vindt u in het overzicht Leerlingen per gemeente. In dit overzicht ziet u ook welke gemeenten een Intergripaccount hebben.
4.7 LEERLINGEN OOIT BIJ LP/RMC De pagina leerlingen ooit bij LP/RMC toont welke leerlingen er door het jaar heen zijn uitgezet bij Leerplicht. 4.8 ENQUETE Zodra er door de projectleider een enquête is uitgezet, kunt u deze hier vinden en invullen.
5. OVERIG- GEBRUIKERSINSTELLINGEN Bij gebruikersinstellingen kunt u uw persoonlijke gegevens wijzigen. Daarnaast heeft u op deze pagina de mogelijkheid om uw gebruikersnaam en wachtwoord te wijzigen. 5. AANMAKEN NIEUWE GEBRUIKERS Het aanmaken van een account voor uw collega s kunt u doen onder gebruikers overzicht. U komt dan op onderstaande pagina. Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker klikt u op de button nieuw.
6. CONTACT - CONTACTPERSONEN Onder contactpersonen vindt u de contactgegevens van alle personen (leerplicht, VO en MBO) die aan uw regio zijn gekoppeld. Zo heeft u de mogelijkheid om contact op te nemen met betrokkenen. 6.1 STAGNATIEMELDPUNTEN MBO Informatie van MBO contactpersonen worden op deze pagina vermeld. Zo heeft u zelf als mentor of decaan de mogelijkheid om contact op te nemen met de MBO instelling wanneer u vragen heeft over de aanmeldingen van uw leerlingen.