Werken aan de hand van Microsoft Excel Schooljaar 2018-2019 V. Schelkens, C. Kaivers, F. Thomas
In dit project ga je leren hoe je een rekenblad aan de hand van Microsoft Excel kan opstellen. Bij elke oefening krijg je de nodige informatie om zelfstandig aan de opdracht te werken. Denk goed na en redeneer mee zodat je de oefening tot een goed einde kan brengen. Werk nauwkeurig, stap voor stap en lees goed de opdrachten en de uitleg. Wanneer je klaar bent met een stap (of een stuk hiervan), vink het aan in jouw document zodat je steeds weet wat je reeds gedaan hebt en wat nog moet gebeuren. Hieronder vind je een samenvatting van wat je moet kennen én kunnen. Op die manier heb je een duidelijk overzicht van wat er van je verwacht wordt. Veel succes! Wat moet je kennen? De begrippen van Excel (werkomgeving): startblad, rubriek, cel, rij, kolom De basismogelijkheden van Excel Wat moet je kunnen? Een nieuw werkblad openen Een Excel bestand op de juiste manier opslaan Tekst en getallen invoeren in een werkblad In een cel tekst en/ of getallen overschrijven In een cel tekst en/ of getallen aanpassen De getalnotatie aanpassen Formules (opsomming, vermenigvuldiging, delen, verminderen) invoeren en aanpassen Basisfuncties (gemiddelde, som, min, max, aantal) invoeren en aanpassen De notatie van een eenvoudige formule uitleggen Een formule doortrekken aan de hand van een vulgreep Cellen samenvoegen en splitsen Kolommen en rijen verbreden Knippen; kopiëren en plakken Een kop- en voettekst toevoegen en/ of veranderen Met meerdere werkbladen werken Absolute, relatieve en gemengde adressering toepassen naar noden Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 2
Inhoudstafel 1 Kennismaking met MS Excel... 4 1.1 De werkomgeving... 4 1.2 Een nieuw werkmap aanmaken... 5 1.3 Een werkblad toevoegen aan een werkmap... 5 1.4 Hoe wijzig je de naam van een werkblad?... 5 1.5 Tekst en getallen invoeren... 6 1.6 Opmaak... 6 1.6.1 Rubriek Lettertype... 6 1.6.2 Rubriek Alinea... 6 1.7 Cellen vergroten... 6 1.8 Cellen samenvoegen en splitsen... 7 1.9 Getallen invoegen... 7 1.10 De vulgreep... 7 2 Basis bewerkingen... 9 2.1 Formules invoegen en aanpassen... 9 2.2 De functies som, gemiddelde, minimum, maximum en aantal getallen... 9 2.3 Knippen, kopiëren en plakken... 11 2.4 Een kop- en voettekst toevoegen... 12 2.5 Werken met meerdere werkbladen... 13 2.5.1 Hoe ga je te werk om de opmaak van verschillende tabbladen gelijk maken?... 13 2.5.2 Eenvoudig iets aanpassen op verschillende werkbladen in 1 knop!... 13 3 Absolute, relatieve en gemengde adressering... 14 3.1 Relatieve adressering... 14 3.2 Absolute adressering... 14 3.3 Gemengde adressering... 15 4 Eigen notities... 16 Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 3
1 Kennismaking met MS Excel 1 1.1 De werkomgeving 3 4 2 13 6 5 10 9 8 7 11 12 14 1 Tabblad Bestand 8 Rij 2 Tabbladen 9 Rijnummer 3 Werkbalk snelle toegang 10 Kolomkop 4 Titelbalk (naam bestand) 11 Werkbladen 5 Formulebalk 12 Statusbalk 6 Cel 13 Lint 7 Kolom 14 Schuifbalk Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 4
1.2 Een nieuw werkmap aanmaken Open een Excel Selecteer bij Nieuw, Lege werkmap 1.3 Een werkblad toevoegen aan een werkmap Wanneer je een werkmap maakt krijg je automatisch 1 werkblad tot 3 werkbladen (afhankelijk van hoe dit in het systeem is ingesteld). Dit kan je onderaan jouw werkblad zien. Om een extra werkblad aan te maken selecteer je het + teken naar jouw werkblad. Op deze manier krijg je een 2 de werkblad. 1.4 Hoe wijzig je de naam van een werkblad? Hoe ga je tewerk? Klik met jouw cursor op het werkblad waarvan je de naam wilt veranderen. Klik dan op de rechtermuisknop en selecteer Naam wijzigen. Wijzig de naam van jouw tabblad. Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 5
1.5 Tekst en getallen invoeren Selecteer de cel waar je tekst of getallen wilt invoeren. Typ jouw tekst. 1.6 Opmaak In het tabblad Start zijn een aantal rubrieken die je kunnen helpen om voor een mooie opmaak van jouw werkblad te zorgen. Ook in de andere tabbladen kan je opmaakopties terugvinden. 1.6.1 Rubriek Lettertype Net zoals in Microsoft Word kan je het lettertype, kleur, grootte van jouw tekst aanpassen. Hiervoor gebruik je de verschillende opties beschikbaar in de rubriek. In deze rubriek kies je ook randen die je graag wilt toevoegen aan je tabel. Kies de uitvouwknop naast het icoontje randen om de opties die je hebt te tonen. Je kan kiezen voor enkel buitenranden, binnenranden Onderaan de uitvouwknop kan je ook de kleur, de dikte, de stijl van jouw randen aanpassen. Je kan ook de uitvouwknop gebruiken in de rechteronderkant om naar meer opties te gaan. 1.6.2 Rubriek Alinea In de rubriek Alinea kan je kiezen om jouw tekst in de cel rechts of links uit te lijnen of te centreren. Je kan ook de richting van jouw tekst aanpassen. Daarnaast biedt de rubriek jou de mogelijkheid om cellen samen te voegen en te centreren of jouw tekst in één cel te houden wanneer je te veel tekst hebt voor de cel en deze niet breder wilt maken. 1.7 Cellen vergroten Wanneer je tekst en/ of getallen ingeeft, kan het zijn dat de kolommen en/ of rijen niet breed genoeg zijn. Je kan tussen 2 verschillende werkwijzen kiezen. werkwijze 1 o Tabblad Start o rubriek Cellen o uitvouwknop Opmaak o Kolombreedte o Geef een nieuwe kolombreedte of rijhoogte aan. Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 6
werkwijze 2 Wanneer je jouw cursor (muis) tussen 2 kolommen in de kolomkop plaatst, merk je dat deze van vorm veranderd. Klik dan op jouw cursor met de linkermuisknop en zo kan je de kolom verbreden of versmallen door te slepen. Dit kan je ook op rijen toepassen. 1.8 Cellen samenvoegen en splitsen Je kunt verschillende cellen samenvoegen tot één grote cel. Selecteer de cellen die je wilt samenvoegen Klik op de knop samenvoegen en centreren in tabblad Start, rubriek Uitlijning. Indien je de cellen nadien weer wilt splitsen, selecteer je opnieuw samenvoegen en centreren in dezelfde rubriek 1.9 Getallen invoegen Getallen kunnen op verschillende manieren weergegeven worden. Voorbeeld: 5 5,00 5,00 5% Door de notatie van getallen aan te passen, kun je een gewoon getal wijzigen in bijvoorbeeld een geldbedrag (valuta), een percentage, een datum 1 Een getal wijzigen naar een geldbedrag (valuta) Selecteer de cel waarin je een getal hebt ingegeven Ga naar het tabblad Start en klik op de uitvouwknop naast Standaard in het rubriek Getal. Selecteer de optie Valuta 1.10 De vulgreep Als je een cel selecteert, dan zie je rechts onderaan een klein vierkantje. Dat noemen we de vulgreep. De vulgreep heeft 3 verschillende functies: a inhoud van cellen kopiëren b reeksen uitbreiden c formules door te voeren vulgreep Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 7
Typ tekst, getallen of formules in een cel Selecteer de cel door erop te klikken Zet je cursor op de vulgreep (je cursor wordt dan een zwart kruisje) Houd de linkermuisknop ingedrukt Sleep in de gewenste richting De inhoud van je cel wordt gekopieerd naar de andere cellen Wil je reeksen verderzetten? Voer eerst minstens 2 startwaarden in Selecteer beide cellen Zet jouw cursor op de vulgreep Houd de linkermuisknop ingedrukt Sleep in de gewenste richting 1, 2 zetten zich verder naar 3, 4, 5 januari, februari zetten zich verder naar maart, april, mei maandag, dinsdag zetten zich verder naar woensdag, donderdag, vrijdag Opgelet: Ook de formules die je ingeeft worden verdergezet. Op die manier moet je een formule maar één keer invoeren en kun je ze verschillende keren gebruiken. Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 8
2 Basis bewerkingen 2.1 Formules invoegen en aanpassen In Excel gebruik je formules om berekeningen te maken zodat jouw berekeningen automatisch gebeuren. Om formules op te bouwen, maak je gebruik van operatoren. Vermenigvuldigen * Delen / Optellen + Aftrekken - 1 Klik in de cel waar je het resultaat van je formule wilt krijgen 2 Typ = 3 Typ de rest van je formule in. Dit kan je doen door cellen te selecteren via jouw cursor.. bv. =C5*D5, =F3/A2, =E8-E7, =B3+B4 Zorg ervoor dat je geen spaties tussen de =, de geselecteerde cellen en de operatoren ingeeft. 4 Klik dan op ENTER Wil je een formule aanpassen? 1 Selecteer de cel waarin de formule staat 2 Klik in de formulebalk 3 Breng de wijziging aan 4 Bevestig de wijziging door op ENTER te klikken 2.2 De functies som, gemiddelde, minimum, maximum en aantal getallen Naast formules manueel ingeven kan je ook een aantal formules (of functies) automatisch laten doorvoeren. Deze functies kan je terugvinden in tabblad Start onder rubriek Bewerken. Selecteer de uitvouwknop naast de automatische som symbool. De meest voorkomende formules komen in de uitvouwknop, voor meer opties selecteer je meer functies. Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 9
Uitleg van de verschillende functies: Som: berekent de som van twee of meer getallen Gemiddelde: berekent het gemiddelde van twee of meer getallen Maximum: selecteert het hoogste getal van twee of meer getallen Minimum: selecteert het laatste getal van twee of meer getallen Aantal getallen: telt het aantal cellen in een bereik (cellen die door jou geselecteerd worden) die gevuld zijn met een getal. Functie Notatie Voorbeeld Som =SOM(bereik) =SOM(A1:A4) Gemiddelde =GEMIDDELDE(bereik) =GEMIDDELDE(A1:A4) Maximum =MAX(bereik) =MAX(A1:A4) Minimum =MIN(bereik) =MIN(A1:A4) Aantal getallen =AANTAL(bereik) =AANTAL(A1:A4) Plaats jouw cursor in de cel waar het resultaat moet komen. Ga naar rubriek Bewerken, selecteer de uitvouwknop naast automatische som en selecteer de gewenste functie. Selecteer op je werkblad de cellen die je nodig hebt voor jouw berekening. o De cellen kunnen aaneengesloten cellen zijn (cellen die elkaar volgen). Selecteer met je cursor de verschillende cellen door op de linkermuisknop te blijven drukken. In de formule wordt de reeks dan met een : aangegeven (vb. A1:A4 cel A1 t.e.m. cel A4). o De cellen kunnen niet-aaneengesloten zijn (je hebt bv. A1, A3, A4, A8 nodig). Hiervoor druk je op de Ctrl-toets. Je houdt deze ingedrukt en selecteer met je muis de verschillende cellen die je nodig hebt. In de formule wordt de reeks dan met een ; aangegeven (vb. A1;A4 cel A1en cel A4 worden voor de formule geselecteerd, dus niet A2 en A3). Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 10
o Je kan ook beide methodes combineren. Jouw formule komt met zowel een : als een ; (vb. A1:A4;A8 cellen A1 t.e.m. A4 zijn geselecteerd alsook cel A8) 2.3 Knippen, kopiëren en plakken In Excel kan je gemakkelijk de opmaak (lay-out en achterliggende functies) van een tabel kopiëren (of knippen) en plakken. Selecteer jouw werkblad door het vak te selecteren boven rijnummer 1 Klik op de rechtermuisknop om jouw werkblad te kopiëren Ga naar jouw nieuw werkblad in cel A1 staan met jouw cursor Klik op de rechtermuisknop en selecteer het eerste icoontje bij de plakopties. Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 11
TIP: Er zijn ook nog andere plakopties Waardes (getallen en tekst) plakken Formules plakken (de formule wordt automatisch aangepast naar de gewijzigde situatie). Enkel opmaak plakken 2.4 Een kop- en voettekst toevoegen Ga naar het tabblad Invoegen, rubriek Tekst. Selecteer Koptekst en Voettekst Je krijgt een nieuw tabblad Ontwerpen. Ook het werkblad verandert van uiterlijk. Hier kan je dan je kop- en voettekst toevoegen rechts, in het midden of links. OPGELET: Op de kop- en voettekst weergave te sluiten klik je met je cursor in je werkblad, dan ga je naar tabblad Beeld en selecteer je in rubriek Werkmapweergave op Normaal. Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 12
2.5 Werken met meerdere werkbladen Een werkmap bestaat gewoonlijk uit meerdere werkbladen. Om jouw werk efficiënt te doen, kan je verschillende tabbladen in één keer opmaken en/ of aanpassen. Daarnaast kan je ook in een werkblad verwijzen naar cellen van een ander werkblad, of formules aanmaken met cellen van verschillende werkbladen. 2.5.1 Hoe ga je te werk om de opmaak van verschillende tabbladen gelijktijdig aan te passen? Wanneer je in een werkmap verschillende werkbladen gelijktijdig wil aanpassen selecteer je onderaan de tabbladen die je wilt aanpassen. Dit kan je doen door op de CTRL-toets te drukken en de werkbladen aan te duiden. In dit voorbeeld zullen alle aanpassingen die je op Blad 3 uitvoert ook op Blad 2 en 4 verschijnen. Bv. Je wilt de opmaak van een tabel van blad 1 kopiëren en op Blad 3, 2 en 4 plakken. Selecteer jouw tabel in Blad 1, selecteer jouw werkbladen 3, 2 en 4. Plak jouw tabel in Blad 3 cel A1. De tabel zal nu in werkbladen 3, 2 en 4 voorkomen. TIP: Dit doe je best wanneer je een standaard document hebt met formules maar nog geen gegevens hebt ingegeven. 2.5.2 Eenvoudig iets aanpassen op verschillende werkbladen in 1 knop! Beeld je in, je hebt een werkmap met verschillende werkbladen. Elk werkblad is gelijk (bv. facturen). Je wil dezelfde cel in al je werkbladen aanpassen. Je kan dit manueel doen en werkblad per werkblad aanpassen, maar dit vraagt onnodig werk. Met Excel kan je dit in 1 klik aanpassen. Je selecteert alle tabbladen waarin je de verandering wilt doorbrengen. Dit doe je door op de CTRL-toets te drukken en de verschillende werkbladen met jouw muis te selecteren. Wanneer je verschillende werkbladen geselecteerd zijn, ga je in de cel staan waar je de verandering wilt doorvoeren. Dit doe je in één van de werkbladen. Je past jouw cel aan met nieuwe tekst/ getallen/ formules Je klikt op enter De verandering is in al jouw werkbladen aangepast Belangrijk! Vergeet de selectie van de verschillende werkbladen niet ongedaan te maken op het einde van de rit! Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 13
3 Absolute, relatieve en gemengde adressering Wanneer je een formule ingeeft en doorvoert via de vulgreep is het belangrijk om te weten of je een absolute of relatieve doorvoering wenst. Om goed te begrijpen wat het verschil is tussen beide krijg je hieronder een korte uitleg over beide adresseringen. 3.1 Relatieve adressering Een relatieve adressering is een verwijzing naar een cel die tijdens het kopiëren (of het gebruiken van de vulgreep) de cellen automatisch zal aanpassen. Standaard is dit zo in Excel ingesteld. Vb. Je gebruikt de vulgreep om een formule te kopiëren: =SOM(A2:A5) wordt op de volgende rij automatisch =SOM(B2:B5) en op de volgende =SOM(C2:C5). 3.2 Absolute adressering Relatieve cel verwijzing Bij een absolute adressering blijft de cel verwijzing naar dezelfde cel verwijzen. Bv. je moet een vermenigvuldiging doen met een uurloon. Het uurloon zal niet variëren, wel het aantal uren per dag of per week. Je zal dus voor het uurloon een absolute adressering gebruiken. Vb. Je gebruikt de vulgreep om de formule door te trekken maar je gaat 1 cel vastleggen door de $ teken te gebruiken. =SOM(A2:$A$1) wordt op de volgende rij =SOM(B2:$A$1) en op de volgende rij =SOM(C2:$A$1) absolute cel verwijzing Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 14
3.3 Gemengde adressering Je zal merken dat je vaker gebruik zal maken van gemengde verwijzingen, dan van zuiver absolute verwijzingen. Een gemengde verwijzing fixeert de kolom maar niet de rij, of fixeert de rij maar niet de kolom. Onderstaande formules maken gebruik van gemengde verwijzingen: =$C1/2 =C$1/2 Stel dat je een formule kopieert die de verwijzing $C1 gebruikt. Ongeacht waar je de formule plaatst, zal deze altijd verwijzen naar kolom C. De verwijzing naar het rijnummer wordt wel aangepast, omdat direct hiervoor geen dollarteken staat. Op dezelfde manier geldt, dat als je een formule kopieert die de verwijzing C$1 bevat, de kolom zal worden aangepast, maar het rijnummer niet. Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 15
4 Eigen notities Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 16
Informatica 3ASO - TSO Rekenblad 17