AP SUPPORT ELKE IMPLEMENTATIE IS IN FEITE APPELTJE-EITJE
INHOUDSOPGAVE GEBRUIK EN FUNCTIONALITEIT UITDAGINGEN 3 5 GOUDEN TIP 8 10 OVER AFAS 2 AP SUPPORT
DE UITDAGINGEN De positieve ervaring van een zusterbedrijf gaf het Naardense AP Support het duwtje in de rug om de dure maatwerksoftware te verruilen voor een generieke ERP-oplossing. Sindsdien weet het bedrijf met meerdere functionaliteiten kostenvoordelen te behalen. Maar vanzelf gaat dat niet. Het succesvol in gebruik nemen van gespecialiseerde toepassingen staat of valt met de inrichting van de processen in je organisatie. AP Support is met ingang van 1 januari 2011 overgestapt op de ERPsoftware van AFAS. Voor die tijd maakte het bedrijf gebruik van de maatwerksoftware die het moederbedrijf had aangeschaft. Die oplossing had ontegenzeggelijk voordelen, maar was tegelijkertijd duur terwijl er niet zo heel veel energie in ontwikkeling werd gestoken, zegt Jeroen Moes van AP Support. Hij trad er tien jaar geleden in dienst en is er tegenwoordig werkzaam in de functie van Business Process & IT Manager. Moes is iemand die graag kennis deelt. Bijvoorbeeld met onze opdrachtgevers. In dat kader geef ik regelmatig presentaties over de inzet van ERP-software in onze organisatie. Een tijdje geleden bijvoorbeeld nog aan een zorgverzekeraar die zich oriënteerde op een nieuwe automatiseringsoplossing. Omgekeerd is Moes ook zeer geïnteresseerd in oplossingen die andere bedrijven hebben bedacht. Toen AP Support zich ging oriënteren op wat er zoal aan automatisering in de markt te koop was, hoefde hij daarvoor niet ver te gaan. Een toenmalig zusterbedrijf bleek tot volle tevredenheid met de ERP-software van AFAS te werken. 3 AP SUPPORT
Moes: Wat ons meteen aansprak is dat zij in staat bleken om heel veel zelf aan inrichting te doen, dat konden wij helemaal niet. Na een analyse van de voor- en nadelen besloot AP Support te kiezen voor de ERP-oplossing die ook het zusterbedrijf gebruikte. De implementatie met ondersteuning van twee consultants kreeg binnen drie maanden zijn beslag. Dan begint het eigenlijk pas, zegt Moes. De uitdaging is om je processen goed in het systeem te krijgen. Het succesvol in gebruik nemen van gespecialiseerde toepassingen staat of valt met de inrichting van de processen in je organisatie. Als je een proces onhandig hebt ingericht, heb je een probleem. Een workflow is een prachtige tool, maar als je die in de vorm van veertig stappen moet inrichten, dan gaat het nooit soepel werken. Kijk kritisch naar je processen, zeg ik altijd. Dan zal je ontdekken dat elke implementatie in feite appeltje-eitje is. "HET SUCCESVOL IN GEBRUIK NEMEN VAN GESPECIALISEERDE TOEPASSINGEN STAAT OF VALT MET DE INRICHTING VAN DE PROCESSEN IN JE ORGANISATIE. 4 AP SUPPORT
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG GEBRUIK EN FUNCTIONALITEIT De eerste onderdelen die AP Support in gebruik namen, waren Financieel, HRM en Projecten in zijn meest basale vorm. Payroll maakte toen nog geen deel van HRM uit. In die periode haalden ze telkens een export uit het systeem waarmee een externe payroller aan de slag ging. Moes: "Toen we eraan toe waren, hebben we een business case gemaakt om payroll in eigen beheer uit te gaan voeren. Dat bleek ook financieel een verstandige zet, want binnen een jaar hadden we die investering terugverdiend. In 2013 hebben we InSite in gebruik genomen. We zagen daarin namelijk enorme voordelen. Gedetacheerde medewerkers kunnen via de portal makkelijk hun uren boeken en die functionaliteit is op zijn beurt weer gekoppeld aan de facturatie. En business managers doen alle administratieve taken, zoals het vastleggen van aanvragen, bezoekverslagen via InSite, direct bij de klant. Een jaar later zijn we ook met OutSite gaan werken. Na de verzelfstandiging in 2014 hadden we dringend een nieuwe website nodig. Dankzij de ondersteuning van een consultant hebben we die in niet meer dan twee dagen volledig kunnen optuigen. 5 AP SUPPORT
CURSUSMANAGEMENT Moes vervolgt: Voor ons is het onderdeel cursusmagnagement echt een uitkomst. Daarmee kunnen onze gedetacheerde medewerkers zich via InSite inschrijven voor een uiteenlopend aanbod aan opleidingen. Die inschrijving gaat automatisch voor goedkeuring naar de opleidingscoördinator en als de opleiding uiteindelijk met goed gevolg is afgerond, wordt dat direct in het systeem vastgelegd. Ook de inschrijving voor bijvoorbeeld ons jaarfeest verloopt via Cursusmanagement. Komen de gedetacheerde medewerkers alleen of brengen ze iemand mee? Eten ze wat de pot schaft of hebben ze speciale dieetwensen? Vroeger was dat altijd een heel gedoe met lijstjes. Een fout was dan zo gemaakt. ALS JE GEBRUIK MAAKT VAN GESPECIALISEERDE TOEPASSINGEN, DAN HEB JE BEHOEFTE AAN ONDERSTEUNING VAN PARTIJEN DIE DIEPGAANDE KENNIS VAN ONZE BUSINESS HEBBEN 6 AP SUPPORT
OVERSTAP NAAR DE CLOUD De migratie naar online verliep feilloos in 2016; het was overnight geregeld. "En ook niet onbelangrijk, de oplossing in de cloud scheelt ons in de kosten in vergelijking met lokale servers, zegt Moest. FUNCTIONEEL BEHEER We hebben het functioneel beheer van alle applicaties bij één collega, Wendy, ondergebracht. Zelf houd ik me daarnaast bezig met projectmatige en uitdagende issues. Dat wil niet zeggen dat onze applicatiebeheerder geen zware functie heeft. Wendy is er 32 uur per week druk mee. Als ze hier op kantoor een rondje langs de mensen loopt en informeert of er nog ideeën op automatiseringsgebied zijn, dan komt ze terug met een hele waslijst. De ondersteuning wordt sinds 2012 volledig verzorgd door gecertificeerde AFAS-partners, zoals Blue Talents en Vionq. Er komt hier nog weleens een accountmanager van onze ERP-leverancier over de vloer, maar hun consultants zien we hier niet meer. Als je zoals wij gebruik maakt van gespecialiseerde toepassingen zoals MailChimp en Textkernel, dan heb je behoefte aan ondersteuning van partijen die diepgaande kennis van onze business hebben. De recruitmenttool Textkernel is voor ons een cruciale schakel om consultants bij bedrijven onder te brengen. Ten tijde van de crisis had je vaak wel een week de tijd om geschikte kandidaten voor te dragen." 7 AP SUPPORT
Tegenwoordig gunnen opdrachtgevers die met een aanvraag komen je daarvoor hooguit twee dagen en bij spoedgevallen zelfs niet meer dan 24 uur. Om de slag met de concurrentie te winnen, heb je een actueel beeld nodig van kandidaten die beschikbaar zijn, welke vaardigheden zij meebrengen en of zij wel voldoen aan allerlei vereisten van opdrachtgevers in termen van een papierwinkel aan verklaringen en formulieren. Het systeem wordt hierin steeds meer leidend. GOUDEN TIP Moes: "Neem eens een kijkje bij andere gebruikers van je softwarepakket. Ik doe dat gemiddeld twee keer per jaar en heb er heel goede ervaringen mee, zeker als je buiten je eigen branche kijkt. Het biedt je zicht op oplossingen waar je zelf misschien niet zo snel op komt. Bij een instelling voor maatschappelijk werk heb ik bijvoorbeeld een toepassing gezien die leidinggevenden in niet meer dan twee muisklikken alle relevante informatie over medewerkers laat zien. Dat zou voor onze business managers ook een uitkomst zijn, dus daar zijn we nu mee bezig. 8 AP SUPPORT
OVER AP SUPPORT AP Support werd in 1998 opgericht als onderdeel van het Tilburgse Akkermans & Partners, actief in de pensioenbranche. Het bedrijf richtte zich aanvankelijk op detachering voor opdrachtgevers in de pensioenbranche en breidde de dienstverlening later uit naar het bank- en verzekeringswezen. Vanuit de bestaande contacten met zorgverzekeraars is AP Support sinds twee jaar ook actief voor overheid en zorginstellingen. In 2014 is AP Support verzelfstandigd en dus ontkoppeld van het moederbedrijf. Sindsdien voert het in Naarden gevestigde bedrijf een zelfstandige koers. Onderdeel daarvan is een eigenzinnige filosofie ten aanzien van het werven van kandidaten voor (IT)-projectconsultancy en detachering. Men kijkt meer naar de intrinsieke drive van mensen dan naar behaalde diploma s. Uiteraard moeten kandidaten beschikken over voldoende opleiding en werkervaring om een klus succesvol aan te kunnen, maar in de praktijk komt het bijvoorbeeld voor dat AP Support een medewerker met een studie Kunstgeschiedenis detacheert bij een financiële instelling. Voor detachering kan AP Support een beroep doen op ruim tweehonderd eigen medewerkers. Daarnaast beschikt het bedrijf over een netwerk van meer dan duizend freelancers voor consultancywerkzaamheden. Op het kantoor in Naarden werken overigens twintig mensen. AP Support zegt meer te willen zijn dan een standaard detacheringsbedrijf. Dat komt bijvoorbeeld tot uiting in de doelstelling voor het jaar 2020, waarin men de geambieerde positie van partner in business solutions wil innemen. In de praktijk betekent dit dat men structureel samen met opdrachtgevers afstemt in hoeverre bepaalde oplossingen tot gezamenlijk voordeel leiden. In 2016 was AP Support de winnaar van de AFAS Award in de categorie ERP. 9 AP SUPPORT
OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 10 AP SUPPORT
ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT WWW.AFAS.NL BEZOEKADRES Philipsstraat 9 3833 LC Leusden TELEFOONNUMMER 033-434 3883