Geschillencmmissie Wnen Zuid-Hlland Zuid Pstbus 610 3300 AP DORDRECHT Tel. 085 210 0244 inf@geschillencmmissie-wnen-zhz.nl www.geschillencmmissie-wnen-zhz.nl Versie 2 Van kracht m.i.v. 25-11-2010 16 1
DEFINITIES Artikel 1: Dit reglement verstaat nder: crpratie: de bij de Geschillencmmissie Wnen Zuid- Hlland Zuid aangeslten rganisatie p wiens handelen een vrgelegd geschil betrekking heeft. huurder: een huurder van een verhuureenheid van de crpratie. Vr tepassing van dit reglement wrdt nder huurder eveneens verstaan de medehuurder en de vrmalig (mede) huurder. kper: de natuurlijke persn die een wning f appartementsrecht aankpt van een crpratie, alsmede hij die een wning met een terugverkpplicht, zals Maatschappelijk Gebnden Eigendm (MGE), Kpgarant f Kpcmfrt heeft terugverkcht aan de crpratie, vr zver het de kp- f terugkptransactie betreft. bewner: huurder f kper. klager: de bewner die bij de cmmissie een geschil heeft ingediend. cmmissie: de Geschillencmmissie Wnen Zuid-Hlland zuid, ingesteld p basis van het laatstgeslten cnvenant tussen de in dat cnvenant genemde crpraties en hun p crpratieniveau functinerende bewnersrganisaties. bewnersrganisatie: een grep bewners van (een cmplex) wningen van een crpratie, waarmee deze crpratie regelmatig verlegt en die een aanmerkelijk deel van de bewners van (een cmplex) wningen vertegenwrdigt. geschil: elk geschil, waarin de crpratie naar mening van de klager een nbevredigende beslissing heeft genmen f nalaat binnen vier weken een beslissing te nemen, waardr een geschil ntstaat (nverlet artikel 5.2). 2 15
15.1 Dit reglement wrdt vastgesteld en gewijzigd dr de aangeslten crpraties, na hun bewnersrganisaties in de gelegenheid te hebben gesteld zich hierver uit te spreken. zitting: een bijeenkmst waarin het geschil wrdt behandeld en waarbij partijen desgewenst aanwezig zijn, inclusief een nderzek ter plaatse dr (een deel van) de cmmissie. beraadslaging: een bijeenkmst ver het geschil waarbij partijen niet aanwezig zijn. vergadering: alle verige bijeenkmsten van de geschillencmmissie. DOELSTELLING Artikel 2: De cmmissie heeft tt del: 2.1 Bewners in de gelegenheid te stellen klachten in te dienen ver zaken waarbij zij belang hebben; 2.2 Bij te dragen aan een gede behandeling van geschillen met bewners en daarmee aan de verbetering van de relatie die de crpratie met haar bewners heeft; 2.3 Bij te dragen aan een gelijke wijze van behandelen van zwel huurders als kpers. 2.4 Bij te dragen aan de verbetering c.q. ptimalisering van het functineren van de crpraties. TAKEN Artikel 3: De taken van de cmmissie zijn: 3.1 De cmmissie heeft tt taak het behandelen van de ingediende geschillen en hierver advies uitbrengen aan de crpratie, danwel er mede vr zrg te dragen dat deze geschillen binnen redelijke termijn dr de crpratie zullen wrden behandeld en z snel mgelijk wrden pgelst. 3.2 De cmmissie heeft tt taak het naar aanleiding van de dr haar behandelde geschillen gevraagd en ngevraagd te adviseren ver het te veren beleid. 14 3
VERHOUDING TOT DE CORPORATIES Artikel 4: 4.1 De cmmissie adviseert de crpratie p basis van gekwalificeerd advies. De cmmissie is zelf verantwrdelijk vr haar functineren. 4.2 De cmmissie wrdt ndersteund dr een secretariaat, dat niet dr een van de crpraties wrdt vervuld. 4.3 De crpraties den in hun jaarstukken verslag van de geschillenbehandeling. het met tweederde meerderheid genmen besluit van de cmmissie waarin wrdt gecnstateerd dat het betrkken cmmissielid in strijd met het reglement heeft gehandeld f m medische f andere redenen kennelijk vr langere tijd niet meer in staat is m zijn f haar functie als cmmissielid te vervullen. 13.9 Bij een tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap heeft de betreffende crpratie f bewnersrganisatie de gelegenheid tijdelijk in de vacature te vrzien. Een tussentijds benemd lid neemt p het rster van aftreden de plaats van zijn vrganger in. Artikel 13.6 is nverkrt van tepassing. VOORLEGGEN GESCHIL Artikel 5 5.1 Een bewner kan een geschil aan de cmmissie vrleggen als dit geschil het handelen f nalaten van handelen dr een crpratie betreft. Onder handelen f nalaten van de crpratie wrdt begrepen het handelen f nalaten van medewerkers van de crpratie en dr de crpratie bij haar werkzaamheden ingeschakelde bedrijven en persnen. 5.2 De vlgende geschillen wrden niet dr de cmmissie in behandeling genmen: indien het geschil inmiddels k aan de rechter, de huurcmmissie f een vergelijkbaar cllege dr de klager f crpratie is vrgelegd f dr de crpratie in handen van een deurwaarder f advcaat is gesteld, mits daarvan vr de datum van indiening van het geschil mededeling aan de klager is gedaan. Een geschil kan wel in behandeling wrden genmen indien de klager het geschil aan een rechter heeft vrgelegd met het g p behud van instantie en tevens aan de betreffende rechter verzcht heeft de behandeling in afwachting van de beslissing p het geschil aan te huden; WERKWIJZE EN PLICHTEN Artikel 14 14.1 De cmmissie vergadert ten minste tweemaal per jaar. 14.2 De cmmissie brengt jaarlijks verslag uit van haar werkzaamheden aan de crpraties en de bewnersrganisaties, waarin ten minste dezelfde gegevens wrden pgenmen als vermeld in artikel 6 lid 2 en het aantal adviezen ver het te veren beleid in het algemeen. 14.3 Het secretariaat van de cmmissie wrdt geregeld in het cnvenant. De medewerker(s) van het secretariaat hebben geen zitting in de cmmissie. 14.4 Besluitvrmende vergaderingen kunnen plaatsvinden indien ten minste twee dr crpraties en twee dr bewnersrganisaties benemde leden aanwezig zijn. Bij stemming is het aantal dr crpraties en dr bewnersrganisaties benemde leden gelijk. Besluiten van de cmmissie wrden bij gewne meerderheid genmen, met uitzndering van het bepaalde in artikel 13 lid 8. 14.5 Van een vergadering wrdt een verslag gemaakt. Dit verslag wrdt alleen aan de cmmissieleden ter beschikking gesteld. VASTSTELLING EN WIJZIGING REGLEMENT Artikel 15 4 13
cmmissie, teneinde bij hun benemingen zveel mgelijk relevante srten deskundigheid aan de cmmissie te te vegen, zals buwkundige, financiële en juridische kennis. 13.3 De cmmissie bestaat uit zes leden: drie van deze leden wrden benemd dr drie van de deelnemende crpraties en drie leden wrden benemd dr de bewnersrganisatie van die crpraties. De deelnemers stellen een rster vast waarin wrdt bepaald welke crpraties in een peride leden benemen f herbenemen vlgens het zesde lid van dit artikel,. Uitgangspunt vr dit rster is dat alle crpraties aan de beurt kmen. 13.4 De gekzen leden benemen elk kalenderjaar een nafhankelijk vrzitter en plaatsvervangend vrzitter van buiten de cmmissie. De cmmissie stelt hiervr een rster p. Vrzitter en plaatsvervangend vrzitter kunnen maximaal vier jaar aaneengeslten deel uitmaken van de cmmissie. Met instemming van de meerderheid van de aangeslten crpraties kunnen de leden van de cmmissie besluiten de zittingstermijn van een vrzitter f plaatsvervangend vrzitter met een jaar te verlengen. 13.5 Lid van de cmmissie, vrzitter en plaatsvervangend vrzitter kunnen niet zijn: werknemers, bestuurders en cmmissarissen van de crpraties, leden van bewnersrganisaties, alsmede hun verwanten. 13.6 De leden wrden vr drie jaar benemd, nverlet de eenmalige mgelijkheid van een herbeneming van drie jaar. De cmmissie maakt hiervr een rster. 13.7 Indien een aftredend lid wrdt herbenemd hudt dit niet autmatisch in dat hij f zij wrdt benemd in de functie welke hij f zij vr zijn f haar aftreden bekleedde. 13.8 Het lidmaatschap eindigt dr: het verstrijken van de termijn waarvr het cmmissielid is benemd; de schriftelijke pzegging dr f het verlijden van het cmmissielid; het pzeggen van de deelname dr de crpratie waaruit het cmmissielid is benemd; 12 indien het geschil een bezwaarschrift tegen de aangezegde huurverhging betreft, f de hgte van de huur f de serviceksten; indien het geschil de wijze betreft waarp de crpratie haar wnruimteverdelingsbeleid heeft uitgeverd. Het berdelen van het wnruimteverdelingsbeleid van de crpratie behrt tt de taken van de Geschillencmmissie Wnruimteverdeling. indien het geschil discriminerend van aard is in de zin van artikel 1 van de Grndwet 1. indien het geschil gericht is tegen beleid f een bestuursbesluit met algemene strekking. Indien het geschil later dan 6 maanden na het handelen f nalaten van de crpratie is ingediend, wrdt het geschil niet in behandeling genmen, behudens in het geval dat de crpratie de indiening van de klacht heeft pgehuden. 5.3 Het geschil dient schriftelijk, dr middel van het daarte bestemde frmulier, aan de cmmissie te wrden vrgelegd dr adressering aan: De Geschillencmmissie Wnen Zuid-Hlland Zuid t.a.v. De Secretaris Pstbus 610 3300 AP Drdrecht ONTVANGST GESCHIL Artikel 6 6.1 De cmmissie (danwel het secretariaat namens haar) stuurt z spedig mgelijk, dch uiterlijk binnen één week na ntvangst van het geschil, aan klager een bevestiging dat het geschil is binnengekmen, aangevuld met prcedure-infrmatie. 6.2 Er is een register waarp binnenkmst, nderwerp, status alsmede datum en wijze van afhandeling van elk ntvangen geschil wrdt aangetekend. 1 Artikel 1 Grndwet: Allen die zich in Nederland bevinden, wrden in gelijke gevallen gelijk behandeld. Discriminatie wegens gdsdienst, levensvertuiging, plitieke gezindheid, ras, geslacht f p welke grnd dan k, is niet tegestaan. 5
Dit register wrdt peridiek p de agenda van de vergaderingen van de cmmissie geplaatst. 6.3 De cmmissie (danwel het secretariaat namens haar) verstrekt een kpie van het geschillenfrmulier met bijlagen aan de crpratie. 6.4 De vrzitter berdeelt binnen twee weken na ntvangstdatum f het een spedeisend geschil betreft als bedeld in artikel 12. 6.5 De crpratie verstrekt uiterlijk binnen drie weken na ntvangstdatum van het geschil, haar standpunt schriftelijk aan de cmmissie. Dit blijft achterwege nadat de cmmissie (dan wel vrzitter en secretaris namens haar) heeft bericht dat de cmmissie het geschil niet in behandeling neemt. 6.6 Uiterlijk binnen vier weken na ntvangst van het geschil bericht de cmmissie (danwel vrzitter en secretaris namens haar) aan klager en crpratie gemtiveerd f het geschil al dan niet in behandeling wrdt genmen. Indien het geschil in behandeling wrdt genmen wrdt nadere prcedure-infrmatie gegeven en het rdeel ver spedeisendheid. BERAADSLAGING EN VOORBEREIDING VAN DE ZITTING Artikel 7 7.1 Klager kan verzeken - nder mededeling van hun naam - getuigen f deskundigen te hren, die zijn f haar beweringen kunnen bevestigen f telichten tijdens de zitting. 7.2 Na beraadslaging dr de cmmissie ntvangt de klager een mededeling ver de verdere behandeling van het geschil. Het gemtiveerde rdeel van de cmmissie kan zijn: dat de cmmissie uitspraak det znder nadere zitting; dat de cmmissie een zitting zal huden; dat de cmmissie de behandeling pschrt. De cmmissie neemt hierbij artikel 10 lid 3 in acht. De cmmissie kan de crpratie een bepaalde tijd geven 11.2 Het advies aan de crpratie is bindend. De crpratie kan het advies van haar bindend karakter ntden dr gemtiveerd en schriftelijk zwaarwegende grnden aan te geven. De crpratie vert verleg met de cmmissie indien zij verweegt het advies niet p te vlgen. SPOEDPROCEDURE Artikel 12 12.1 De vrzitter f plaatsvervangend vrzitter kan de cmmissie bijeenrepen m een spedeisend geschil te behandelen, welke een nmiddellijke vrziening beheft en waarvr niet de gebruikelijke behandeling kan wrden afgewacht. 12.2 De bepalingen vr de gebruikelijke behandelingsprcedure zullen vr zver de spedeisendheid dit telaat, vereenkmstig van tepassing zijn. 12.3 De cmmissie geeft in haar advies aan waarm en p welke nderdelen van het geschil, zij een nmiddellijk advies f een nmiddellijke vrziening ndig acht. De cmmissie geeft tevens aan ten aanzien van welke nderdelen van het geschil de gebruikelijke prcedure zal wrden gevlgd. 12.4 Na het uitbrengen van het advies aan de crpratie, wrdt z spedig mgelijk - dch binnen vijf werkdagen - dr f namens de crpratie beslist. Deze beslissing wrdt nverwijld aan de klager en de cmmissie meegedeeld. Klager en cmmissie ntvangen z spedig mgelijk een afschrift van dit besluit. INSTELLING, SAMENSTELLING EN BENOEMING Artikel 13 13.1 De cmmissie wrdt ingesteld bij cnvenant tussen de deelnemende crpraties en hun bewnersrganisaties. De deelnemende crpraties zrgen vr het vrtbestaan van de cmmissie. 13.2 Jaarlijks hebben vertegenwrdigers van de crpraties en de bewnersrganisaties verleg ver de samenstelling van de 6 11
ingebrachte stukken en de tijdens de zitting naar vren gebrachte infrmatie. 10.2 De cmmissie brengt z spedig mgelijk, dch binnen drie maanden nadat het geschil is ntvangen, haar advies schriftelijk uit aan de crpratie. Deze termijn kan bij uitzndering - eenmaal - wrden verlengd vr drie maanden. De klager krijgt van de verlenging en van de reden daarvan tijdig bericht. Het advies van de cmmissie stuurt zij binnen 14 dagen na de hrzitting aan de crpratie. 10.3 De cmmissie geeft in haar advies gemtiveerd aan: f in de situatie waarp het geschil betrekking heeft aan het dr de crpratie geverde beleid al dan niet p juiste wijze gestalte is gegeven; f er sprake is van bijzndere mstandigheden p grnd waarvan p het beleid een uitzndering had meten wrden gemaakt; f, na afweging van alle in aanmerking kmende belangen, het betreffende handelen f nalaten al dan niet met wrden herzien. Indien dit het geval is, geeft de cmmissie tevens hierver inhudelijk richtlijnen. De klager krijgt een afschrift van dit advies zdra het advies aan de crpratie wrdt uitgebracht. 10.4 Het advies is penbaar vr zver de privacy van klager, eventuele werknemers f derden zich daartegen niet verzet en betrkkenen hun testemming tt penbaarheid hebben gegeven. 10.5 Van een zitting wrdt een verslag gemaakt. Dit verslag wrdt als bijlage bij het advies gevegd. BESLISSING CORPORATIE Artikel 11 11.1 Klager en cmmissie ntvangen z spedig mgelijk, dch uiterlijk binnen veertien dagen nadat het advies aan de crpratie is uitgebracht, de schriftelijke beslissing van de crpratie p het advies. m het geschil p te lssen f m nderzek te den, indien de crpratie hierm verzcht heeft. In alle gevallen past de cmmissie het principe van hr- en wederhr te. 7.3 De cmmissie stuurt ten minste zeven dagen vr de zitting de datum en het tijdstip, een verzicht van de aanwezige functinarissen en een verzicht van ingebrachte stukken naar partijen. De datum en het tijdstip zijn ten minste 14 dagen tevren bij klager bekend. 7.4 De cmmissie kan - naast de vertegenwrdiger van de crpratie - medewerkers van de crpratie uitndigen vr de zitting m de reactie p het geschil nader te te lichten f in verband met het geschil te wrden gehrd. De cmmissie kan derden vr de zitting uitndigen m in verband met het geschil te wrden gehrd, dan wel te adviseren. 7.5 Indien de cmmissie p een verzek van klager en/f crpratie tt het uitndigen van getuigen f deskundigen psitief beslist, draagt de partij die een getuige f deskundige heeft vrgesteld zelf zrg vr diens preping en de vergeding van diens ksten. De cmmissie kan een uitspraak den ver de vraag welke partij welke ksten draagt en mtiveert deze uitspraak. DE ZITTING Artikel 8 8.1 Tijdens een zitting zijn naast de vrzitter f plaatsvervangend vrzitter minimaal twee leden van de cmmissie aanwezig. Het aantal dr crpraties en dr bewnersrganisaties benemde leden is gelijk. 8.2 De zitting, waarin de cmmissie het geschil behandelt, is niet penbaar. De vrzitter bepaalt de lcatie, waarbij hij streeft naar een ptimum van bereikbaarheid vr de betreffende klagers en maximaal één zittingslcatie p een dag. Tegang tt de zitting hebben: een vertegenwrdiger van de crpratie; de klager en/f zijn f haar vertegenwrdiger; de persnen die de cmmissie p grnd van artikel 7 uitndigt; 10 7
persnen die dr de fungerend vrzitter ter zitting wrden tegelaten. 8.3 De klager kan zich ter zitting laten vertegenwrdigen dan wel laten bijstaan dr een vertegenwrdiger en zal in de gelegenheid wrden gesteld zijn f haar geschil nader te te lichten. De vertegenwrdiger dient bij afwezigheid van de klager aannemelijk te maken dat hij f zij gemachtigd is als zdanig p te treden, tenzij dit al vldende uit de stukken f mstandigheden blijkt. De ter zitting aanwezige vertegenwrdiger van de werkrganisatie zal eveneens in de gelegenheid wrden gesteld een reactie p het geschil te geven. 8.4 De cmmissie kan, na verleg met de betrkken klagers en leden van de werkrganisatie, besluiten m geschillen van meerdere klagers, die een sterk nderling samenhangend verband tnen, samen te vegen en tegelijkertijd te behandelen. 8.5 De cmmissie kan de crpratie verzeken m een nderzek te den naar de mstandigheden die hebben geleid tt het geschil en daarver rapprt aan haar te laten uitbrengen. De cmmissie kan daarbij specificeren ver welke vragen zij nadere infrmatie wenst. De klager ntvangt dan een afschrift van het verzek. 8.6 De cmmissie kan ter plaatse zelf een nderzek instellen. Ok kan zij enkele van haar leden tt rapprteurs benemen m ter plaatse een nderzek in te stellen. 8.7 Partijen ntvangen van alle eventuele ter zitting ingebrachte f in te brengen stukken een kpie en zullen in de gelegenheid wrden gesteld daarp te reageren. 8.8 Een lid van de cmmissie dient zich terug te trekken indien zijn f haar npartijdigheid niet is gewaarbrgd. 8.9 Degenen die zijn betrkken bij het geschil kunnen bezwaar maken tegen deelneming van een lid van de cmmissie aan de behandeling van het geschil. Het bezwaar met zijn gemtiveerd. De cmmissie beslist znder deelname van het gewraakte lid p het bezwaar. WAARBORGEN PRIVACY VAN KLAGER EN DERDEN Artikel 9 9.1 Partijen hebben recht p kpieën f inzage van relevante stukken tenzij deze privacygevelige gegevens van derden bevatten en vr het verstrekken van die gegevens geen testemming dr de betrkkene is verleend. De cmmissie kan haar rdeel ver het verstrekken van relevante stukken kenbaar maken gedurende de prcedure en in haar advies. Partijen wrden hiervan dr f namens de cmmissie p de hgte gesteld. Indien stukken wrden verstrekt zijn partijen verplicht tt geheimhuding van die gegevens. 9.2 Elk lid van de cmmissie en de medewerkers van het secretariaat is verplicht tt geheimhuding van privacygevelige gegevens, waarvan hij f zij in het kader van de behandeling van geschillen kennis heeft genmen. 9.3 De cmmissie draagt er zrg vr dat stukken en/f gegevens, welke in het kader van de behandeling van een geschil zijn ingebracht en betrekking hebben p de persn van klager, vertruwelijk behandeld wrden. In verband daarmee hebben alleen leden van de cmmissie en dr de cmmissie met name aangewezen persnen tegang tt de privacygevelige gegevens in de dssiers van de cmmissie. Infrmatie ver privacygevelige gegevens ver klager zal alleen na testemming van klager aan derden wrden verschaft. 9.4 Na aflp van de benemingsperide leveren de cmmissieleden de bij hen aanwezige stukken, ter vernietiging, in bij de secretaris van de cmmissie. De secretaris bewaart een exemplaar van alle verslagen en stukken vr het archief, gedurende vijf jaren na de uitspraak. BERAADSLAGINGEN EN ADVIES Artikel 10 10.1 De beraadslagingen van de cmmissie zijn beslten en niet penbaar. De cmmissie baseert haar advies p de 8 9