Impact en Invloed vergroten door zelfmanagement i.p.v. timemanagement. Nieuwsflits 7 December 2010 Gert Anbeek, Huub Corssmit, Esmiralda Borgt, Patrick Lybaert, Hans Pot, Harry de Weerd, Peter Wensveen. Kopiëren en vrijelijk gebruiken vinden wij prima, netjes met bronvermelding graag. 1
TIMEMANAGEMENT BESTAAT NIET, ZELFMANAGEMENT WEL 1 Zoals wij wel vaker met onze relaties bespreken is de agendadruk voor velen van ons een groot probleem. Outlook is de elfde plaag, zo zegt Gert dan en daar lijkt het veel van te hebben. Tegenwoordig moet alles snel, is veel urgent en kunnen weinig onderwerpen wachten. Alles moet instant en per direct. Wonderlijk blijft het volgende wel door de decennia heen. Er is altijd tijd om iets opnieuw te doen, over te doen, over te maken, omdat het te snel moest en niet tot het gewenste resultaat leidde. Een paradox in ons jachtige bestaan dus. Je mag altijd tijd besteden om iets te herstellen of recht te zetten, maar bijna nooit is er tijd om iets zorgvuldig voor te bereiden en in één keer goed te doen. Het nieuwe jaar is aanstaande en de tijd van goede voornemens komt er aan. Zelfmanagement leek ons dan ook een goed onderwerp voor de laatste nieuwsflits van 2010. Time management is eigenlijk een verwarrend begrip. Tijd is niet te managen; tijd is niet te stoppen of te vertragen, maar gaat gewoon door. Wat u wel kunt managen is uw eigen gedrag en de keuzes die u maakt. Uw gedrag, beleving en soms uw directe omgeving zijn te beïnvloeden. Vaak grijpen mensen naar timemanagementtraining of hulpmiddelen als dikke agendasystemen of electronische varianten. Uiteindelijk zit daar niet de oplossing. ZELFMANAGEMENT Zelfmanagement is geen abstract of verheven begrip. Natuurlijk kun je er in persoonlijke ontwikkelingszin veel over zeggen, zoals we in eerder nieuwsflitsen hebben gedaan, maar uiteindelijk gaat het er om hoe je je leven inricht. Is dat dan niet verheven? Nee, want het komt er dan vervolgens op aan om die keuzes te maken in je dagactiviteiten welke er voor jou toe doen en welke jouw prioriteit hebben. Covey heeft ons laten zien dat we, in alles wat we doen, een vrije keuze hebben. Zeker wanneer we ons realiseren dat we uit de valkuil van de eigen of de ons opgelegde paradigma s moeten blijven. Een voorbeeld van een agenda verstoppend paradigma is: wanneer je wordt uitgenodigd voor een vergadering moet je ook aldaar verschijnen. 1 Onder meer gebaseerd op S. Covey en J. Kuipers, Franklin Covey instituut Nederland; Onderzoek van G.Kushel NY, ELF Patrick Lybaert 2006; Training ELF en Praktijkboek voor procesmatig veranderen versie 3.10, 2010 2
AGENDA Je agenda moet je altijd zelf sturen, zo is ons dringend advies. Ook wanneer je een goede assistent of secretaresse hebt, want dan kan hij/zij jouw agenda sturen op basis van jouw uitgangspunten. Time management in de zin van efficiency bestaat niet, het gaat om de sturing die je zelf aanbrengt aan activiteiten in de week, de maand en het jaar. Wanneer je echter met meer aandacht voor de balans in werk, relaties, hobby s, ouders, kinderen je prioriteiten bepaalt, wordt agendasturing veel gemakkelijker. WAT IS ER TE LEREN VAN ONGEWOON SUCCESVOLLE MENSEN Succes hebben in je werkzame leven betekent idealiter balans vinden in de drie dimensies: Je carrière, Je werk, Je persoonlijk leven. Gerald Kushel, President van het Institute for Effective Thinking in New York, bestudeerde 1200 mensen: advocaten, industriewerkers, onderwijzers, ambtenaren, zorgmedewerkers. Wat ontdekte Kushel? Drie dimensionaal succes is niet zo veelvoorkomend : 16% heeft een goede carrière maar ervaart te weinig plezier in hun werk noch in hun persoonlijk leven; 80% heeft een goede carrière en heeft plezier in het werk, maar zijn onvoldoende tevreden over hun persoonlijk leven; 4% heeft werkelijk drie dimensionaal succes! INTERESSANT NU IS NATUURLIJK: WAT DOET DIE 4%? Deze ongewoon succesvolle 4% leeft op basis van sterk ontwikkelde prioriteiten in hun leven. Ze hebben daartoe een helder zicht op wat belangrijk is voor hun succesvolle en plezierige leven. Ze stellen daarin eerst zichzelf centraal en bepalen waar ze hun energie in stoppen om daarna energie aan andere te geven. De geheimen van drie dimensionaal succes. Wat doen deze Ongewoon Succesvolle Mensen. Ze werken aan het opbouwen van innerlijke rust en overzicht op de echt belangrijke dingen in hun leven. Het is helder dat dit erg helpt om situaties onbevangen te kunnen beoordelen en focus op zowel persoonlijke als zakelijke doelen te bevorderen. Ze stellen duidelijke doelen die voor henzelf en in relatie tot anderen betekenis hebben. Deze bepalen dan ook de prioriteit die gegeven moet worden aan activiteiten en daarmee geven ze het leven richting. Ze zoeken Avontuur en hebben de durf om dingen te ondernemen die je nog niet kent. Om je leven betekenisvol invulling te geven en niet slechts volgend te laten zijn op wat anderen van je vragen, is het nodig om moedig nieuwe dingen aan te gaan. Ze beheersen het effectieve denken. Gedachten kun je sturen en je kunt op basis daarvan keuzes maken. Alleen die gedachten die leiden tot persoonlijk en professioneel resultaat en bijdragen aan je levensprioriteiten zijn effectief. 3
Ja prachtig geschreven, horen wij je denken, maar nu nog toepassen in de praktijk.! Wij zeggen je niet dat dit allemaal eenvoudig is en je dit onder de kerstboom even opschrijft. Tegelijkertijd is het meeste van wat we hier schrijven niet meer zo moeilijk wanneer je je eigen belemmeringen in je hoofd even opzij zet en een paar steekwoorden en personen op een rijtje zet. Dat doen deze ongewoon succesvolle mensen namelijk. Ze prioriteren altijd vanuit de belangrijke zaken voor henzelf en voor andere belangrijke mensen in hun leefwereld en nooit slechts vanuit de (ogenschijnlijke) urgentie der dingen. HOE PAS JE DIT TOE? We geven je onderstaand een paar handreikingen voor concrete uitwerking en toepassing. De eerste stap: prioriteiten stellen Onderzoek wat je werkelijk wilt bereiken in elk van de drie dimensies van succes. Onderken welke waarden en principes daarbij voor jou belangrijk zijn. Stel je zelf achter deze doelen, waarden en principes en ga aan de slag met focus. De tweede stap: het effectieve denken Bouw bewustheidmomenten in op iedere dag in het begin 4 à 6 keer per dag, latere twee maal per dag waarbij je de vraag beantwoord hoe je je voelt, of je met de juiste (belangrijke i.p.v. dringende) dingen bezig bent. Als je ergens discrepanties ziet, heb dan de moed bij te sturen. Effectief denken is niet hetzelfde als over alles positief denken. Effectief denken is gericht op het resultaat en voorkomt emotionele verlamming als gevolg van niet- nuttige gedachtes. Effectief denken is dan ook gericht op beheersing van blokkerende emoties en impulsen en de omzetting ervan in mogelijkheden en acties. De derde stap: neem pauzes Neem pauzes (soms een paar dagen, soms zelfs enkele weken) die je helpen om je positie en de mate van succes te evalueren en te bedenken hoe je wilt en kunt bijsturen. Positief denken is niet zo effectief veelal. Voorbeeld van positief denken is: wanneer ik van een flatgebouw val en bij de 10 e verdieping denk, so far so good... Of wanneer ik ontslagen wordt en mensen zeggen: kop op joh. Effectief denken is de actuele situatie accepteren, er direct van willen leren en van daaruit mogelijkheden zien en creëren om de situatie te verbeteren of erger te voorkomen. In periodes van pauzes onderzoek je bij jezelf waarom je succes had, waarom er iets mislukt is, wat er achter je angst zat, en wat er achter je positieve drive zit. De vierde stap: KIES Onze hersenen zijn in staat om enorme kracht uit te oefenen. Je voelt je zoals je denkt dat je jezelf voelt. Je gedachten kun je beïnvloeden (negatief en positief). Dit bewustzijn en vervolgens onderkennen dat je zelf keuzes in gedachtes maakt, maakt het in veel situaties mogelijk om je negatieve gedachten bij te sturen 4
GEHEIMEN VAN ONGEWOON SUCCESVOLLE MENSEN Succesvolle mensen : nemen altijd verantwoordelijkheid voor hun eigen acties en prestaties. beheersen het effectieve denken. kijken naar mogelijkheden om een bijdrage te leveren. zijn in staat zichzelf te motiveren (self propelling). zijn genereus in samenwerking met anderen. hebben plezier in het leven (levensgenieters). begrijpen wanneer nederigheid een grote deugd is. TOEGIFT: OEFENINGEN VOOR JE AGENDABEHEER OEFENING 1: DE VOLGENDE WERKDAG Maak eens een inventarisatie van de werkzaamheden van de komende werkdag. Maak een lijst van wat je die dag allemaal te wachten staat: Activiteiten komende werkdag: Schatting benodigde tijd Incidentele activiteiten komende werkdag: Schatting benodigde tijd Zorg dat je activiteiten schrapt, als jouw acht uren vol zijn en de werklast te groot wordt voor een dag. Controleer achteraf of je jezelf aan dit schema hebt weten te houden. OEFENING 2: ANALYSE WERKDAGEN Je hebt nu materiaal van een aantal werkdagen verzameld om te kijken naar jouw prioriteiten. Als je het geheel overziet, ontdek je misschien een patroon. Wat valt je op? Zit er eenzelfde patroon in deze twee dagen? Werk aan de hand van onderstaande punten uit, wat voor jouw werkpatroon kenmerkend is: Ik doe wat tot mijn taak gerekend mag worden. Ik doe vooral die dingen waar ik goed in ben. Ik doe meer dan wat tot mijn taak gerekend mag worden. Ik doe vooral de dingen waar ik waardering voor krijg. Ik doe de rotklusjes eerst. Ik doe de rotklusjes het laatst. Becijfer de activiteiten in uren en bekijk welke dingen hierin absoluut URGENT en dringend en van belang om je resultaten te behalen. Becijfer de activiteiten die BELANGRIJK zijn maar waarvoor je te weinig tijd hebt genomen. Becijfer de activiteiten die ONBELANGRIJK zijn maar wel dringend leken en dus onterecht voorrang kregen in je agenda. 5