Besprekingsverslag ALV 2005 Van : Ilse Steenbak (IST) Datum : 01 juli 2005 Document Nummer Locatie Bijlage : MOM C002.01.07.05 ALV2005_verslag : Pannenkoekenhuis te Huijbergen : : N.V.T. Bestuur en contactpersonen Voorzitter: PR: Penningmeester/secretaris: Contactpersoon kavels: Contactpersoon klooster: Contactpersoon herenhuizen: Ron v/d Bilt Gio Cleophas Arlo Steenbak Eric Motzheim Jos van Opdorp Vacature 1. Opening VZ opent om 20.10 uur vergadering. Hij bedankt alle aanwezigen voor hun komst en spreekt zijn blijdschap uit over de opkomst. 2. Ingekomen stukken en mededelingen De broeders van Ste. Marie hebben positief gereageerd over het aanbod om bijzonder lid van de vereniging te worden. Helaas hebben zij zich voor deze ALV afgemeld. Helaas heeft de vereniging afscheid moeten nemen van zijn lid de heer Van Brakel. De reden hiervoor is de negatieve publiciteit die de heer Van Brakel aan derden over onze vereniging gaf. Hierdoor heeft het bestuur de moeilijke beslissing genomen hem te royeren. De presentatie van Sven Willems (gemeente Woensdrecht) ivm het groenplan voor onze wijk is ontvangen. Indien gewenst kunnen de leden deze presentatie bij het secretariaat opvragen. 3. Jaarverslag 2004 van de penningmeester Arlo Steenbak heeft het financieel overzicht over 2004 gepresenteerd. De aanwezige leden hebben het overzicht goedgekeurd. Sercretariaat Staartsestraat 14a Telefoon e-mail Document Number KvK breda 20109298 4635 BB Huijbergen 0164 24 67 04 Arlo.steenbak@wanadoo.nl C002.01.07.05 ALV2005
Van : Ilse Steenbak Pagina : 2 / 7 Financieel verslag 2004 ALV Omschrijving Debet Credit Banksaldo dd 01-01-2004 1.019,47 Ontvangsten Opbrengsten dmv sponsoring 215,00 Lidgeld 475,00 Overige opbrengsten 10,00 Opbrengsten inschrijfgeld BBQ 2004 920,00 Opbrengsten 1% regeling leveranciers 330,90 Uitgaven Crediteuren 2.151,25 Sceretariaatskosten 35,15 Bankkosten Rekening Courant 72,47 Bestuurskosten 88,40 Totalen 2.347,27 2.970,37 Banksaldo dd 31-12-2004 623,10 4. Verkiezing bestuur / commissies Volgens de statuten begint er weer een nieuwe zittingstermijn voor een (nieuw) bestuur. Aan de leden is gevraagd of zij eventueel zitting in het bestuur willen nemen. Hierop is één reactie gekomen. Echter de heer Fons Vleghels was al voorzitter van de commissie Veiligheid en Accommodatie. Vraag aan de leden was of de commissie Veiligheid en Accommodatie nog als losse commissie moest blijven bestaan met de intreding van Fons in het bestuur. De leden hebben unaniem
Van : Ilse Steenbak Pagina : 3 / 7 aangegeven nog prijs te stellen op het voortbestaan de huidige commissie, maar dan aangestuurd door Fons vanuit zijn nieuwe -bestuurlijke- positie. Vanuit de projectwoningen heeft er nog steeds geen afgevaardigde zitting in het bestuur. Er zijn geen aanmeldingen voor deze post ontvangen. Ook tijdens de ALV heeft er zich niemand beschikbaar gesteld. Deze post is nog steeds vacant. De aanwezigen stemmen unaniem in met verlenging van de zitting van het huidige bestuur. Ook stemmen zij voor de toetreding van Fons Vleghels in het bestuur. 5. Leveranciers c.q. collectieve inkoop van diensten Gio Cleophas heeft met enkele leveranciers (kortings)regelingen getroffen voor de leden van Ste. Marie. Bij tussentijds contact met deze leveranciers hebben zij aangegeven tevreden te zijn. Hierop heeft Gio tevens de 1% regeling met de leveranciers afgesproken (de vereniging ontvangt 1% van de omzet van de betreffende leverancier). Inmiddels hebben een aantal leveranciers de 1% over 2004 al aan de vereniging overgemaakt. Vriens de Schelde heeft onlangs aangegeven niet te voldoen aan de afspraak mbt de 1% regeling. Zij zijn van mening dat de informatiebijeenkomst die zij hebben georganiseerd al genoeg aan de vereniging heeft bijgedragen. De vereniging is het hier niet mee eens, immers zij hebben die bijeenkomst puur uit commercieel eigenbelang georganiseerd. Ook heeft Vriens de Schelde de aankopen vanuit de vereniging niet geregistreerd. Dit kan geen excuus zijn om dat ze op straat en postcode de aankopen op kunnen zoeken. Omdat Gio ook zakelijke contacten met Vriens de Schelde heeft zal Arlo Steenbak de contacten over de naleving van de afspraak verder afhandelen. De heer Van Stee gaf aan gegevens te hebben van een belanghebbende bij Vriens de Schelde (de heer A. Broos). Als het Arlo ook niet lukt om Vriens de Schelde aan hun afspraak te houden zal hij de gegevens aan de heer Van Stee vragen. 6. Infrastructuur en Veiligheid Politiekeurmerk Veilig Wonen Fons geeft de tip aan alle leden van de vereniging om bij de bouwonderneming de certificaten van de sloten op te vragen. Wettelijk gezien moet de bouwonderneming in het bezit zijn van deze certificaten. De heer Van Stee geeft aan dat in het schrijven van Fons Vleghels d.d. 12/5/2005 de appartementen niet werden genoemd. Fons gaf daarop aan dat ook de appartementen door de politie zijn gekeurd. Alleen de buitendeur van de appartementen voldeed niet aan de eisen, maar dit wordt niet in het politiekeurmerk per individueel appartement opgenomen. De kloosterwoningen én de appartementen ontvangen het politiekeurmerk. Fons deelt dit tijdens de ALV uit. Hij zal het keurmerk binnenkort ook bij de niet aanwezige leden in de bus stoppen. Bij de
Van : Ilse Steenbak Pagina : 4 / 7 projectwoningen is het keurmerk ook voor 90% rond. Alleen de sloten voor de aanwezige garages zijn niet goedgekeurd. Wordt vervolgd. Taken commissie Aanspreekpunt op het gebied van veiligheid en leefbaarheid in de wijk Inventariserend en aanbevelend ten opzichte van de omgevingssituatie Informatie verstrekken naar de leden mbt kennis en middelen Het informeren van de leden met betrekking tot de beveiliging (momenteel eerste prioriteit). Vertegenwoordiging in Buurtplatform. Tijdens de vergadering gaf Jan van Mierlo aan al zitting te hebben in het buurtplatform. Door de aanwezige leden is besloten dat hij vanaf nu ook namens het bestuur van de Bewonersvereniging een stem in dit platform zal hebben. Er volgt nog een gesprek tussen Jan en het bestuur om dit verder vorm te geven. Activiteiten Thema-avond Leefbaarheid 21/11/2004: Tijdens deze bijeenkomst zijn de volgende zaken aan de orde geweest: o Politiekeurmerk o Beveiligingssystemen o Leefbaarheid en veiligheid in de wijk (adhv opmerkingen vanuit de leden) o Inrichting / groenplan (dit plan is te verkrijgen bij het secretariaat) Overleg gemeente (zie Overleg gemeente verderop in notulen) Speeltuin. Inmiddels is de door Van Dam ondertekende offerte naar de leverancier opgestuurd en kan er begonnen worden met de inrichting van de speeltuin achter de kloosterwoningen. Er komen 6 speeltoestellen. De kosten voor de speeltuin zijn overigens ruim boven het budget van de gemeente ( 11.000,--), de uiteindelijke kosten voor de speeltuin zijn 22.000,--. Deze worden overigens volledig door Van Dam gedragen. Over het plaatsen van bankjes, vuilnisbakken en hekwerk is de vereniging nog in overleg met de gemeente. Inkoop: CV-Onderhoud/Servicecontracten: Hiermee is Fons momenteel druk in onderhandeling met een aantal partijen. De eerste aanvraag is gedaan en zal nog verder uitgekristalliseerd worden. Als er meer duidelijk wordt dan worden de leden hierover op de hoogte gebracht. Verder wordt de vraag gesteld of er vanuit de leden nog verdere ideeën zijn voor gezamenlijke inkoop. Er is hierop geen respons gekomen. Mochten er nog ideeën zijn dan kunnen deze bij Fons Vleghels aangeleverd worden. Eén van de leden gaf aan dat er rond de vijver nog steeds geen afrastering is geplaatst. Uit overleg met de gemeente blijkt dat dit ook niet zal gebeuren.
Van : Ilse Steenbak Pagina : 5 / 7 Overleg gemeente De afgelopen periode is er vanuit het bestuur regelmatig overleg met de gemeente geweest. Het overleg is vooral met het Hoofd Openbare Werken (dhr. Pijnen. Dit overleg verloopt vaak zeer moeizaam, een aantal openstaande punten zijn dan ook (nog) niet opgelost. Gelukkig zijn er een aantal zaken wel opgelost (bv. Er worden bladkorven in de wijk geplaatst, de speeltuin wordt eindelijk gebouwd). De vereniging heeft bemerkt dat er tussen de gemeente en Van Dam een ware afschuifcultuur heerst. De handen wijzen telkens naar de andere partij. Dit is voor de vereniging erg moeilijk om tot echt concrete resultaten te komen. Het hele plan is overigens nog niet officieel door Van Dam aan de gemeente opgeleverd. Bij de oplevering zal de gemeente een lijst maken met opleverpunten. Helaas kan de Bewonersvereniging niet op de stoel van de gemeente gaan zitten en blijven we aanlopen tegen de welbekende bureaucratie. Lopende zaken: Er ligt een aanvraag bij de gemeente voor extra lantaarns in de Bakkerstraat De trottoirs in de wijk moeten hersteld worden De afsluiting bij de kapel is inmiddels gebeurd, de vereniging is alleen niet tevreden met het resultaat Onderhoud van het groen: het onderhoud van het groen in de wijk is ver beneden pijl. Fons heeft hiervan foto s gemaakt en deze bij de gemeente neergelegd. Volgens de gemeente is het beleid dat er maar 2 keer per jaar mensen langskomen voor het onderhoud van het groen. Ook het gras wordt niet bemest. Onze opmerking over het slechte onderhoud is bij de gemeente gedeponeerd. Het antwoord hierop is echter nog steeds niet door de gemeente gegeven. Paaltjes Sactrementsdreef: de paaltjes die er momenteel staan zijn niet mooi. De gemeente haalt deze paaltjes binnenkort weg. Voorlopig worden er geen andere paaltjes voor teruggeplaatst. Mocht blijken dat er verkeer langs de Sacrementsdreef gaat komen dan zal de gemeente dit onderzoeken en mogelijk andere paaltjes gaan zetten. Verharding Sacrementsdreef: de gemeente wil de huidige verharding (bosgrond) hanteren. In het beeldkwaliteitplan én op aanvraag van de Bewonersvereniging zou de verharding bestaan uit boomschors. Dit vindt de gemeente echter te duur en wijst hiervoor naar Van Dam. Deze wijst op zijn beurt weer terug naar de gemeente. Lantaarnpalen: In het beeldkwaliteitplan staan andere lantaarnpalen dan nu geplaatst in de wijk. De Bewonersverenging heeft dit kenbaar gemaakt bij de gemeente. Zij wijzen er echter op dat de nu geplaatste lantaarnpalen de standaardpalen van de gemeente zijn en volgens heb gaat standaardisatie vóór de invulling van het bestaande beeldkwaliteitplan. Rododendrons: In de wijk worden rododendrons die eerst in het aangrenzende bos stonden geplaatst. Deze gaan stuk voor stuk dood. De foto s hiervan zijn al bij de gemeente
Van : Ilse Steenbak Pagina : 6 / 7 aangeleverd. De gemeente is voornemens om de dode rododendrons dit najaar uit de wijk te halen en deze te vervangen door andere exemplaren uit het bos. Uit navraag bij professionals (en uit het verplanten van de eerste rododendrons) blijkt dat dit plan niet zal gaan werken. De vereniging zal dan ook het advies van de professionals op papier laten zetten en hiermee naar de gemeente gaan. Bos achter projectwoningen Kapeldreef: De bewoners kunnen het stuk bos nu niet van Van Dam kopen. Als het in handen van de gemeente komt dan moet er een bestemmingsplanwijziging komen om de grond alsnog te kunnen kopen. Als de wijziging er al komt dan zal dit moeizaam gaan ivm de milieuorganisaties in de regio. De bewoners zullen zelf met de gemeente om de tafel moeten gaan zitten. Bij het laatste overleg heeft de heer Pijnen aagegeven dat hij een aantal zaken met de wethouder P. Meewissen zou doornemen. Hierop hebben we echter nooit meer iets vernomen. Tijdens de ALV is besloten om als Bewonersvereniging verdere stappen naar een hoger niveau te nemen. De aanwezige leden mandateren hiervoor het bestuur. Zij zullen de volgende stappen nemen: 1. Alle nog te ondernemen stappen door gemeente op papier zetten. 2. Nogmaals gesprek met wethouder. Als er uit dit gesprek nog geen concrete oplossingen komen (binnen afgesproken tijdspanne) dan zal het bestuur 3. Dreigen naar de pers te gaan en juridische stappen ondernemen. Mocht de gemeente dan nog niet over de brug komen dan zal 4. De vereniging eerst juridische informatie inwinnen 5. Mogelijk (hangt af van de info van de juridisch adviseur) als laatste machtsmiddel de pers inschakelen. Onderhoudsplan Vanuit de aanwezige leden zijn de signalen gekomen dat ook zij periodiek mee willen helpen aan het schoonhouden van de wijk. Er is besloten om 2 keer per jaar een zgn opschoondag te organiseren waarop we gezamenlijk (met zoveel mogelijk leden) de wijk in zullen trekken om de wijk op te schonen. Een leuk idee van één van de leden was bijvoorbeeld om een dergelijke opschoondag rond Pasen te houden en dan de kinderen van de wijk paaseieren te laten zoeken. Hangjongeren Met de gemeente is de afspraak gemaakt dat de bewoners uit de wijk eerst zelf zullen proberen om de hangjongeren aan te spreken. Als dit niet mocht lukken dan kan de politie ingeschakeld worden. Momenteel is er één plaats waar hangjongeren gesignaleerd worden bij de ingang van de Staartse Duinen. Vanuit het bestuur en de aanwezige leden komen de complimenten voor de tomeloze inzet van Fons Vleghels voor de vereniging. Zijn inzet wordt door iedereen zeer gewaardeerd.
Van : Ilse Steenbak Pagina : 7 / 7 7. Evenementen Iedereen geeft aan de nieuwjaarsborrel erg geslaagd te vinden. Wij willen Annemarie en Francien dan ook bedanken voor de goede organisatie ervan. Zij zullen de borrel dan ook voor het volgende jaar weer organiseren. Wel willen wij aan de leden vragen of er vrijwilligers zijn om het mede te organiseren. Als er vrijwilligers zijn dan kunnen zij dit aan Annemarie v/d Boom of Francien van Aert doorgeven. De bbq vorig jaar was vooral dankzij de inzet van Annemarie en Francien ook weer een groot succes. Om de leden nog dichter bij elkaar te brengen is het voorstel gedaan om de bbq dit jaar niet Vaeders Hoefke plaats te laten vinden, maar om zelf de bbq op een plek in de wijk te houden. Jan van Mierlo heeft toegezegd dat de bbq wel op zijn terrein gehouden mag worden. Aan de organisatie van deze bbq zal heeft veel werk zitten. Daarom is er besloten om alle leden te vragen iets voor de bbq te doen. De aanwezige leden hebben hun medewerking toegezegd. Het bestuur binnenkort inventariseren wat er allemaal gedaan moet worden en zal daarna met een intekenlijst langs de leden gaan om te kijken wie / wat gaat doen. 8. Koers van de vereniging Mede door het beperkte enthousiasme van andere leden om zitting te nemen in het bestuur is er een goed nagedacht over de toekomst van de vereniging. De meesten wonen al in hun woning. Het lijkt er op dat de vereniging steeds meer een buurtvereniging zal gaan worden. Hoe kijken de leden hier tegenaan? De leden vinden dat de vereniging zich nu moet richten op de zaken die nu nog aan de orde zijn, gaandeweg zal er dan wel een verschuiving naar buurtvereniging plaatsvinden. 9. Rondvraag / wat verder ter tafel komt Vanuit de leden is de vraag gekomen hoe de informatievoorziening vanuit het bestuur/de commissies verloopt: Dit verloopt via de website (moet alleen nog beter up-to-date gehouden worden / e-mail (en als leden dit niet hebben via een schrijven) / Nieuwsbrief. De opmerking kwam dat de nieuwsbrief wel erg weinig verschijnt. Dit heeft ermee te maken dat er zich nog steeds geen vrijwillige redacteur / redactie voor de nieuwsbrief heeft gemeld. De bestuursleden doen dit er naast de andere taken bij en bemerken dat vanwege drukke werkzaamheden de Nieuwsbrief op een laag pitje staat. Als er vrijwilligers voor de nieuwsbrief zijn dan kunnen zij zich melden bij het secretariaat. Geruchten kapel: Jan van Mierlo heeft aangegeven dat er géén verzamelwinkel in de kapel zal komen ivm te weinig investeerders. Wel is hij momenteel druk bezig met het uitwerken van een conceptplan voor een sauna / health & beautycenter. De voorzitter sluit de vergadering om 10.25 uur en dankt iedereen voor zijn/haar komst.