HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN STICHTING FONDS WELZIJNSWERK Vastgesteld in de bestuursvergadering van 30 juni 2017 In dit reglement wrdt verstaan nder: de stichting: de Stichting Fnds Welzijnswerk, gevestigd te s Hertgenbsch ingeschreven bij de Kamer van Kphandel vr Brabant nder nummer S41081829; de statuten: de statuten van de stichting zijn vr het eerst vastgelegd in een akte gepasseerd p 25 september 1981 bij ntaris mr. J.J. van Heijst te Eindhven. Bij de fusie tussen Stichting Fnds Welzijnswerk en Mgr. Van Rijt-Stichting zijn de statuten herzien en vastgelegd in de akte van fusie, welke gepasseerd is p 9 augustus 2007 bij mr. S. Alberts, Huijbregts Ntarissen te s Hertgenbsch; ANBI: de stichting heeft fiscaal de status van Algemeen Nut Begende Instelling; RSN/fiscaalnummer 805780944; het bestuur: het bestuur van de stichting als bedeld in de Statuten; dnaties: middelen die in het kader van het realiseren van de delstelling van de stichting beschikbaar wrden gesteld aan instellingen ten beheve van de zrg vr en het welzijn van jngeren. Dit huishudelijk reglement is aanvullend p hetgeen in de statuten is vastgelegd ter zake van del, vermgen, bestuur, bestuursvergaderingen en bestuursbesluiten, bestuursbevegdheid en vertegenwrdiging, einde bestuurslidmaatschap, bekjaar en jaarstukken. Delstelling (cf statuten) De stichting heeft ten del a. het bevrderen van het welzijnswerk in het algemeen en het jeugdwelzijnswerk in het bijznder; b. het bevrderen van de bezinning vanuit een kathlieke visie p vragen betreffende de betekenis van levensbeschuwing en religie in het hulpverleningswerk aan jeugdigen; c. het bijeenbrengen van gelden en het vrmen en beheren van een fnds tt het initiëren en ndersteunen van activiteiten, gericht p de nder a en b vermelde delstellingen. Zij tracht dit del nder meer te bereiken dr: het verlenen van financiële steun aan prjecten, die naar het rdeel van het bestuur in het algemeen aan het hiervr genemde del bijdragen; het ntwikkelen van andere activiteiten p het gebied van (jeugd-)welzijnswerk. Beleid het beleid is vastgelegd in een beleidskader. Hierin zijn de kaders vr het besteden van de middelen, het vermgensbeheer en de vereisten vr de ANBIstatus en de website vastgelegd; het beleid vr het beheer van het vermgen is gecncretiseerd en vastgelegd in een beleggingsstatuut; het bestuur hanteert een gedragscde; beleidskader, beleggingsstatuut en gedragscde wrden ten minste eenmaal per drie jaar dr het bestuur getetst, waar ndig geactualiseerd en vastgesteld. Taken en bevegdheden van bestuur en bestuursleden Het bestuur en de bestuursbesluiten Pagina 1 van 5
Het bestuur bestuurt en vertegenwrdigt de stichting; neemt bestuursbesluiten; handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in nder andere het beleidskader, beleggingsstatuut, de gedragscde en het rster van aftreden; bestuursleden zijn herbenembaar vr een peride van vier jaar; ntstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten p vrdracht dr één f meer zittende bestuursleden wrden vrgedragen; uitsluitend natuurlijke persnen kunnen zitting nemen in het bestuur; nieuwe bestuursleden wrden benemd bij acclamatie dr de vrzitter f na schriftelijke verkiezing, beide p een reguliere bestuursvergadering; alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in m de status als ANBI (Algemeen Nut Begende Instelling) te behuden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt f zu kunnen brengen; een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij dr nbehrlijk bestuur schade vr de stichting heeft verrzaakt dan wel zu hebben gemaakt en de bestuurder daarver een ernstig verwijt kan wrden gemaakt. een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van tepassing p bestuursleden die in het buitenland wnachtig zijn en/f uit hfde van hun functie werkzaamheden vr de stichting verrichten; bestuur en de individuele bestuursleden gedragen zich naar de Cde Gd Gvernance. De vrzitter heeft algemene leiding van de stichting; vertegenwrdigt de stichting naar buiten te; geeft leiding aan het bestuur; is het eerste aanspreekpunt vr bestuursleden; stelt in verleg met de secretaris de agenda vr elke vergadering p; leidt de bestuursvergaderingen; ziet er p te dat beslissingen wrden genmen in vereenstemming met de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement; ziet er p te dat bestuursleden hun taken naar behren vervullen en spreekt hen hierp aan indien dit niet het geval lijkt; is lid van het dagelijks bestuur; is tekeningbevegd vr uitgaven tt en met 5.000,- (vijfduizend) en is medetekeningbevegd vr uitgaven van meer dan 5.000,- (vijfduizend) (altijd dr twee persnen). De penningmeester: Is het eerste aanspreekpunt in het bestuur met betrekking tt alle financiële aspecten; is het eerste aanspreekpunt vr het cntact met de bank, financiële instellingen in relatie tt het beheer van het vermgen van de stichting; legt vrstellen vr wijziging in de prtefeuille van het vermgen met een advies vr aan de andere leden van het dagelijks bestuur; is verantwrdelijk vr het aanleveren van het financieel jaarverslag; is lid van het dagelijks bestuur; Pagina 2 van 5
is tekeningbevegd vr uitgaven tt en met 5.000,- (vijfduizend) en is medetekeningbevegd vr uitgaven van meer dan 5.000,- (vijfduizend) (altijd dr twee persnen). De secretaris stelt in verleg met de vrzitter de agenda vr de bestuursvergadering p; verzrgt de stukken vr de vergadering; is het eerste aanspreekpunt vr instellingen die een dnatie bij de stichting (willen) aanvragen; is verantwrdelijk vr de crrespndentie met de aanvragers ver de afhandeling van de besluiten dr het bestuur; is verantwrdelijk vr het beheer van de website van de stichting; archiveert alle relevante dcumenten; is lid van het dagelijks bestuur; is tekeningbevegd vr uitgaven tt en met 5.000,- (vijfduizend) en is medetekeningbevegd vr uitgaven van meer dan 5.000,- (vijfduizend) (altijd dr twee persnen). Het dagelijks bestuur (DB) bestaat uit de vrzitter, penningmeester en secretaris; vrmt in gezamenlijkheid de beleggingscmmissie vr het beheer van het vermgen; de penningmeester det vrstellen ver aanpassingen, wijzigingen in de prtefeuille van het vermgen aan de twee andere leden; ver een vrstel neemt het DB een beslissing, daarte gemachtigd dr het AB. Vervlgens infrmeert het DB aan het AB ver deze beslissing; is bevegd dnaties aan aanvragers van een subsidie te te kennen tt maximaal 500,-. Van iedere dnatie legt het DB achteraf, in de eerstvlgende bestuursvergadering, verantwrding af. Werkgrepen het bestuur kan besluiten een werkgrep in te richten, welke een vrstel ter besluitvrming aan het bestuur vrbereidt; een werkgrep kan bestaan uit uitsluitend leden van het bestuur; een werkgrep kan bestaan uit persnen niet-zijnde leden die dr het bestuur f het DB zijn gevraagd, aangevuld met ten minste één bestuurslid. Vergaderingen Geldigheid Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen indien tenminste een meerderheid het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwrdigen bij vlmacht. Frequentie Het bestuur vergadert in beginsel viermaal per jaar; te weten medi maart, medi juni, medi september, medi december. Agenda: bestuursleden kunnen tt drie weken vr de vergadering agendapunten aanleveren; de secretaris verstuurt per pst, dan wel per e-mail, dan wel via intranet de cnceptagenda met bijbehrende vergaderstukken uiterlijk tien dagen vr aanvang van de vergadering; aan het begin van elke vergadering wrdt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mgelijkheid punten aan de agenda te te Pagina 3 van 5
vegen, kunnen vrstellen punten te schappen f dr te schuiven naar een vlgende vergadering en kunnen vrstellen de vlgrde van agendapunten te wijzigen; vergaderingen wrden vlgens de agenda afgewerkt; maar p eigen initiatief f p verzek kan de vrzitter besluiten van die vlgrde afwijken en/f besluiten een f meer punten dr te schuiven naar een vlgende vergadering. Verantwrdelijkheid Het bestuur is verantwrdelijk en beslist. Ntulen van elke vergadering wrden ntulen gemaakt; de secretaris is verantwrdelijk vr het pstellen van de ntulen; pgestelde cnceptntulen wrden p de eerstvlgende vergadering besprken, vastgesteld en dr vrzitter en secretaris ndertekend. Inbreng tijdens de vergadering van bestuursleden wrdt een actieve inbreng verwacht; ideeën van bestuursleden zijn welkm en wrden besprken f drgeschven naar een vlgende vergadering; het bestuur kan de vrzitter vragen andere persnen dan bestuursleden te te laten tt de vergadering; Iedere bestuurder kan zich in het bestuur dr een andere bestuurder laten vertegenwrdigen, mits hiervan vr aanvang van de betreffende vergadering melding is gedaan aan de vrzitter van die vergadering; Aanvragen vr een dnatie: een aanvraag vr een dnatie kan alleen schriftelijk, digitaal via de website f per e-mail wrden ingediend; de secretaris stuurt de aanvrager z spedig mgelijk daarna een ntvangstbevestiging; mits een aanvraag uiterlijk drie weken vr de eerstvlgende bestuursvergadering is in gediend kan deze in die vergadering in behandeling kmen; de secretaris kan wanneer hij dat vr de besluitvrming ndig acht vrafgaand aan de vergadering aanvullende infrmatie bij aanvrager pvragen; een aanvraag die p vrhand al niet vldet aan de criteria kan dr de secretaris wrden afgewezen. Hij det hiervan schriftelijk verslag in de eerstvlgende bestuursvergadering; alle verige aanvragen kmen ter besluitvrming in de eerstvlgende bestuursvergadering; de secretaris - al dan niet in verleg met de vrzitter - det per aanvraag een vrstel vr de besluitvrming; de aanvrager krijgt schriftelijk uitsluitsel van het bestuursbesluit; het bestuur kan besluiten tt afwijzing; tewijzing van een dnatie znder vrwaarde; tewijzing van een dnatie nder vrwaarde(n); een tewijzing znder vrwaarde wrdt direct uitgekeerd; een tewijzing nder vrwaarde(n), wrdt pas uitbetaald wanneer dr de aanvrager aan de vrwaarde(n) is vldaan en dit schriftelijk heeft bevestigd; een tewijzing nder vrwaarde(n) heeft een maximale geldigheidsduur van één jaar (twaalf maanden). Heeft de aanvrager binnen die termijn niet aan de vrwaarde(n) vldaan dan vervalt de tezegging. Verslaglegging dnaties: bij elke vergadering is een belegstuk tegevegd met een verzicht van alle aanvragen in het betreffende jaar en de besluitvrming ver die aanvragen; Pagina 4 van 5
in de eerste vergadering van een nieuw jaar is een belegstuk tegevegd met een verzicht van alle aanvragen uit het vrgaand jaar, de besluitvrming daarmtrent en waar mgelijk een evaluatieve terugblik ver de besteding van elk van die dnaties. Subsidies en schenkingen aan de stichting en bestuursleden en declaraties van bestuursleden: alle inkmsten (subsidies en schenkingen) wrden standaard gestrt p de bankrekening van de stichting; het bestuur bepaalt vrzieningen vr eventuele reserveringen vr vlgende jaren; bestuursleden zijn nbezldigd; bestuursleden zijn gerechtigd ndzakelijke ksten, waarnder ksten die ndig zijn m een vergadering bij te kunnen wnen, en reisksten vrtkmend uit hun bestuursfunctie te declareren; bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren f zich p andere wijzen vr hun inspanningen en/f tijdsbesteding te laten cmpenseren, tenzij het bestuur anders besluit. Evaluatie functineren bestuur het bestuur evalueert het eigen functineren eenmaal per drie jaar, desgewenst nder begeleiding van een buitenstaander. Maatschappelijke verantwrdelijkheid De stichting streeft niet alleen het algemeen nut begende delen na, maar spant zich k in m de maatschappelijke vetdruk tt het minimum te beperken. Statuten en huishudelijk reglement Het bestuur legt eenmaal per vijf jaar de statuten en het huishudelijk reglement ter tetsing vr aan de ntaris. De eerste keer in2018. Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten f het huishudelijk reglement niet vrziet, beslist het bestuur bij hfdelijke stemming. Een exemplaar van de statuten en van dit huishudelijk reglement wrden p verzek dr de secretaris beschikbaar gesteld een elektrnische kpie f een papieren versie. Pagina 5 van 5