Handleiding VTS web portal
Inhoud Algemeen... 2 1. Nieuwe order... 3 1.1 Algemene gegevens... 3 1.2 Laad- en losadres... 4 1.3 Goederenregel... 5 1.4 Douane... 7 2. Orderoverzicht... 8 2.1 Order detail pagina... 9 3. Factuuroverzicht... 9 4. Instellingen... 9 1
Algemeen De weblink van de VTS web portal is: http://portal.vts.nl Om in te loggen op de VTS-web portal is een account vereist. VTS kan voor iedere medewerker binnen uw bedrijf een account aanmaken. Dit account kan verkregen worden door een e-mail te sturen naar sales@vts.nl Zodra u ingelogd bent komt u op onderstaande pagina: 1 2 3 4 5 De laatste versie van de handleiding is altijd via de portal beschikbaar. 1. Nieuwe order Nieuwe order aanmaken in de portal 2. Orderoverzicht Overzicht van al uw orders, inclusief de huidige operationele en financiële status 3. Facturen Overzicht van al uw facturen, inclusief de huidige status 4. Openstaande facturen Overzicht van alle openstaande facturen 5. Instellingen Op deze pagina vind u de gebruikersinstellingen. Hier kunt u bijvoorbeeld uw wachtwoord aanpassen en voorkeuren vastzetten om het invoeren van een order te vereenvoudigen. 2
1. Nieuwe order 1.1 Algemene gegevens Tip: Bij ieder hoofdstuk vind u een informatie button:, hier wordt wanneer u er met de muis op gaat staan, specifieke informatie gegeven met betrekking tot dat hoofdstuk. Soort: Hierbij kan de keuze worden gemaakt tussen: Dedicated / Full Truck Load -> directe rit zonder depot Boxmeer Groupage / Less than Truckload -> groupage netwerk via depot Boxmeer Factuur referentie: Vul hier uw referentie in die op de factuur vermeld mag worden. Opmerking: Het veld opmerkingen kan gebruikt worden voor algemene informatie, afwijkingen en/of speciale instructies graag altijd in overleg met uw contactpersoon bij VTS. 3
1.2 Laad- en losadres Hieronder volgt een uitleg betreffende de laad- en losgegevens. Op de portal is in iedere header een informatiebutton beschikbaar die onderstaande informatie kort samenvat. Klik op het vergrootglas om eerder gebruikte adressen selecteren. Tip: onder instellingen kunt u de periode verruimen waarover u eerder gebruikte adressen ziet. Standaard staat dit op 3 maanden. Postcodecheck Na het selecteren van het land verschijnt in het postcode veld het vereiste format voor het desbetreffende land. Een order kan pas doorgestuurd worden als de postcode overeenkomt met het vereiste format. Extra gegevens Hier kunt u een email adres toevoegen voor een pre-alert en een temperatuur grafiek. De pre-alert email wordt 24 uur voor aankomst verzonden en bevat informatie over de zending en een link naar de track & trace pagina. De temperatuurgrafiek wordt verzonden bij aankomst bij het laad- of losadres. Type datum Hier kan u kiezen uit drie soorten datums: Gewenste datum: voorkeur van laaddatum, geen vaste afspraak Vanaf datum: goederen staan klaar vanaf deze datum* Vaste datum: vaste datum in overleg met VTS *Vervolgens kan er in overleg met u of uw klant besproken worden wanneer er geladen kan worden. Deze optie is bedoeld wanneer het niet uit maakt of er op dag A of B geladen wordt. Laad/los referentie en opmerkingen De laad/los referentie en opmerking zijn inzichtelijk voor de chauffeur via zijn boordcomputer. 4
1.3 Goederenregel Hieronder volgt een uitleg betreffende de goederenregel(s). Op de portal is in iedere header een informatiebutton beschikbaar die onderstaande informatie kort samenvat. = extra goederenregel toevoegen = goederenregel verwijderen Aantal Vul hier het aantal pallets/dozen voor de desbetreffende regel. Eenheid Selecteer hier de eenheid van de goederenregel. Euro en blokpallets zijn standaard beschikbaar. Indien u een andere eenheid verlangt, graag contact opnemen met sales@vts.nl. Omschrijving Selecteer hier de soort goederen die u vervoerd wil hebben, keuze uit Pharmaceuticals of General Goods. Temperatuur Selecteer hier de temperatuurzone van de zending. Geen temp -20 (altijd in overleg met VTS) 2-8 15-25 Overig (via opmerkingen, graag wel in overleg met VTS) Het is mogelijk om twee temperatuur zones in 1 order aan te melden. In het geval van een dedicated zending is de keus aan u. In het geval van een groupage zending graag in overleg met VTS. Stapelbaar Zijn de pallets gestapeld, vink dan deze optie aan: De laadmeter berekening zal zich automatisch aanpassen. U kunt de laadmeters zelf weer aanpassen, indien nodig. Hoogte (mtr) De hoogte van de pallets is informatief en geen verplicht veld. De maximale hoogte is 2,5 meter. Dit veld dient ingevuld te worden als 2.5 en niet als 2,5. Gewicht Vul hier het gewicht van de pallets in de betreffende regel. Heeft u meerdere goederenregels aangemaakt? Vul dan per regel het totale gewicht van de pallets in. Het maximaal gewicht per order is 22.000 kg. Let op! Indien u een ADR-zending aanmeldt, dient u voor de ADR-goederen een aparte regel aan te maken. In deze regel dient enkel het gewicht van de ADR-goederen vermeld te worden. Laadmeters De laadmeters worden automatisch berekend op basis van het aantal en de eenheid. Indien u stapelbaar selecteert zal het aantal laadmeter automatisch aangepast worden. U kunt de laadmeters zelf nog overschrijven indien deze niet klopt. Tip! Op de instellingen pagina kunt u diverse voorkeuren aangeven die vervolgens standaard ingevuld zijn. 5
ADR Bij ADR-zendingen is het invullen van de UN-code en het gewicht verplicht. Het invullen gaat als volgt: 1. Zet het ADR veld op 2. Hierna opent automatisch het ADR-scherm 3. Voer het UN-nummer in en klik op het vergrootglas 4. Het systeem zal alle bij VTS bekende details invullen 5. Indien het Limited Quantity is, klik op de button bij LQ 6. Indien er meerder klasse zijn van het ingevoerde ADR-nummer, dan verschijnt een extra scherm met de mogelijkheden. Selecteer hier de juiste klasse 7. Druk vervolgens rechtsonder op OK 8. Let op! Het gewicht van deze regel is verplicht. Vul alleen het gewicht in van de ADRgoederen. Let op! De volgende UN-codes mogen wij niet vervoeren of in opslag nemen: 1 Ontplofbare stoffen en voorwerpen 4.1 Brandbare vaste stoffen 4.2 Brandbare vaste stoffen - Voor zelfontbranding vatbare stoffen 4.3 Brandbare vaste stoffen die in contact met water brandbare gassen ontwikkelen 6.2 Giftige en infectueuze stoffen - Infectueuze stoffen 7 Radioactieve stoffen 6
1.4 Douane Het invullen van douane gegevens is verplicht bij verschillende landen. De portal geeft, na het invullen van de adressen, een signaal indien douane vereist is. Onderaan de pagina zijn twee velden beschikbaar: douane uitvoer en douane invoer. Deze button is alleen beschikbaar indien de douane agent van VTS een machtiging van u heeft ontvangen voor het uitvoeren van douane activiteiten. Met de button Douane in overleg met VTS kunt u in overleg met VTS bepalen hoe douane wordt geregeld bij deze zending. Deze optie zorgt ervoor dat u geen douane adres hoeft in te vullen in de portal. De planning ontvangt een email en zal contact met u opnemen. Bent u geïnteresseerd in deze oplossing? Neem dan contact op met uw operationele contactpersoon binnen VTS. Let op! Indien VTS de douanedocumenten op mag maken, zorg er dan voor dat de vereiste documenten worden toegevoegd aan de order of zo spoedig mogelijk per email naar de planning worden verzonden. Klik op deze button om eerder gebruikte douane adressen te bekijken en selecteren. Let op! Indien douane van toepassing is kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht. 7
2. Orderoverzicht Het orderoverzicht geeft een weergave van ingevoerde orders. Algemene informatie: Met de filter optie kunt u een bepaalde periode selecteren en bekijken Klik op een regel om de betreffende order te openen, verdere uitleg in paragraaf 2.1 Het zoekveld kunt u gebruiken om in alle getoonde velden te zoeken Door op een van de titels te klikken wordt er op dit veld gefilterd op alfabetische volgorde (A- Z/Z-A) Financiële status Een order kan de volgende financiële status hebben: Aangemaakt Niet goedgekeurd Goedgekeurd Niet te factureren Klaar om te factureren Gefactureerd Operationele status Een order kan de volgende operationele status hebben: Geboekt Geladen Depot VTS In uitlevering Geleverd Documenten status o o Temperatuur grafiek en POD beschikbaar Een van de twee documenten al beschikbaar In afwachting van documenten Tip: in de order staat onderaan de pagina de button Ontbrekende documenten opvragen. Door op deze knop te klikken wordt er een melding naar de customer service van VTS gestuurd, dat er documenten ontbreken. Zo hoeft u zelf geen e-mail op te stellen. 8
2.1 Order detail pagina Op de order detail pagina staan de gegevens van het dossier en is de status van de zending te volgen. Zodra de zending gepland is zal de track & trace balk aangepast worden. Onderaan het overzicht zijn een viertal buttons beschikbaar: CMR van de betreffende zending in pdf downloaden Pallet labels in pdf-formaat downloaden, voor iedere pallet een apart label Met de OK button gaat u terug naar het orderoverzicht. VTS informeren dat de CMR of temp. grafiek ontbreekt (met 1 druk op de knop wordt er een e-mail verzonden naar de customer service) 3. Factuuroverzicht In het factuur overzicht zijn alle facturen inzichtelijk. De werkwijze is gelijk aan het orderoverzicht. De status toont of de factuur open of betaald is. 4. Instellingen Op de instellingen pagina kunt u gebruikersinstellen zoals wachtwoord en telefoonnummer aanpassen. Tevens kunt u hier voorkeuren aangeven, die standaard in iedere nieuwe order worden getoond. Deze keuze staat echter niet vast, kan per order gewijzigd worden. De voorkeuren zijn te allen tijde aan te passen bij uw instellingen. Indien u bijvoorbeeld altijd gebruik maakt van euro pallets en 15-25 C hoeft u na het aangeven van deze voorkeur niet bij iedere order dit in te vullen, dit is dan al ingevuld. 9