Vergader efficiënt! Maak van vergaderen een uitdaging en geen opgave Ken Pieters Ken Pieters IMPACT nv IMPACT nv Klein Dalenstraat 26 b2 B-3020 HERENT Tel. + 32 16 52 09 94 Fax + 32 16 52 09 95 info@impact-nv.be POLL Hoeveel uur per week zitten jullie gemiddeld in een vergadering? A. 1 tot 4 uur B. 5 tot 10 uur C. 11 tot 15 uur D. Meer dan 15 uur Inhoud van deze opleiding De vergadering als voorzitter leiden Haal meer uit een meeting als deelnemer Spelregels binnen communicatie Hoe pak ik verschillende deelnemers aan? 15 tips voor een geslaagde conference call 1
Doel en deelnemers Is vergadering beste methode? Alternatief? Info verstrekken : maximum deelnemers Info inwinnen : maximum 8 deelnemers Problemen oplossen : maximum 8 deelnemers Besluiten nemen : maximum 6 deelnemers POLL Als een bedrijf 50 bedienden telt en die zitten gemiddeld elk twee uur per week in vergadering. Hoeveel kost dit dan op jaarbasis aan een bedrijf? A. 100.000 euro B. 200.000 euro C. 250.000 euro D. 300.000 euro Agenda en uitnodiging Duidelijke agenda : onderwerp, situatieschets, doelstelling Makkelijke punten eerst Duur per agendapunt Respecteer de agenda 2
Agenda en uitnodiging Uitnodiging : datum, plaats, tijdstip, deelnemers, duur Uitnodiging : week op voorhand Voorbereiding? Agenda en uitnodiging Begin op tijd Kies geen traditioneel beginuur : 8.48 Begin op tijd Plaats interessante punten bovenaan agenda Confronteer laatkomers afzonderlijk 3
Punt per punt afronden Wijzen op de timing Samenvatting maken Kunnen we het hierover eens zijn? Beslissingen nemen Consensus nastreven Geen consensus : stemmen Meningen 50/50 : voorzitter beslist Niet terugkomen op beslissingen Het actieplan Wie doet wat tegen wanneer? SMART-afspraken 4
Het actieplan Wie doet wat tegen wanneer? SMART-afspraken Opvolgen Het verslag Verslaggever bepalen Verslag meteen na vergadering afwerken Actieplan is basis verslag Geen feiten of meningen toevoegen Binnen twee dagen na vergadering verspreiden De evaluatie achteraf Wat liep goed? Wat kon beter? Wat zijn de aandachtspunten? 5
Inhoud van deze opleiding De vergadering als voorzitter leiden Haal meer uit een meeting als deelnemer Spelregels binnen communicatie Hoe pak ik verschillende deelnemers aan? 15 tips voor een geslaagde conference call Haal meer uit de vergadering als deelnemer Kom op tijd Zit in de buurt van de voorzitter Bereid je voor Neem actief deel aan de discussie Probeer niet te winnen Haal meer uit de vergadering als deelnemer Luister om te begrijpen Spreek op begrijpbare manier Hou je aan de agenda Bouw verder op iemand anders idee Focus op oplossingen 6
Haal meer uit de vergadering als deelnemer Benader andere deelnemers met respect Blijf positief Geen persoonlijke discussies Respecteer de gemaakte afspraken Wees je eigen voorzitter POLL Hoeveel procent van de medewerkers geeft toe soms te dagdromen tijdens een vergadering? A. 15 procent B. 44 procent C. 67 procent D. 91 procent Inhoud van deze opleiding De vergadering als voorzitter leiden Haal meer uit een meeting als deelnemer Spelregels binnen communicatie Hoe pak ik verschillende deelnemers aan? 15 tips voor een geslaagde conference call 7
Spelregels binnen communcicatie Luister meer dan je praat Laat elkaar uitpraten Empathie : begrip, inlevingsvermogen Spelregels binnen communicatie Elementen bij het overtuigen : Spelregels binnen communicatie Lichaamstaal : Oogcontact Open houding Geen belerend vingertje Prullen is storend 8
Spelregels binnen communicatie Intonatie: Geen stemverheffingen Rustig en kalm Spelregels binnen communcicatie Inhoud: Feiten en cijfers Concrete voorbeelden To the point Geen afzwakkingen Inhoud van deze opleiding De vergadering als voorzitter leiden Haal meer uit een meeting als deelnemer Spelregels binnen communicatie Hoe pak ik verschillende deelnemers aan? 15 tips voor een geslaagde conference call 9
Hoe pak ik de verschillende deelnemers aan? Geblokkeerde Stokpaardjesberijder Schiet met losse flodders Zwijgzame deelnemer Kenmerken : Durft mening niet te zeggen Bang voor reacties Zwijgzame deelnemer Non-verbale signalen Akkoordvragen Op gemak stellen Vragen naar voorbeelden Niet dwingen om te spreken 10
Agressieveling Kenmerken: Neemt zaken persoonlijk Emotioneel Stemverheffingen Wantrouwig Agressieveling Kalm blijven Laten uitrazen Erkenning geven Luister actief Open klimaat Agressieveling Olifantenhouding : -Brede rug -Dik vel -Grote oren -Korte tenen -Zwiepend staartje 11
Betweter Kenmerken: Voert hoogste woord Moeite met andere meningen Agressieve of meewarige reacties Betweter Laten uitspreken Erken positieve inbreng Aanstellen als deskundige Uitzendtijd geven Empathisch neen -zeggen Negatieveling Kenmerken: Enkel negatieve standpunten Negatief kritisch 12
Negatieveling Stel vragen ter verduidelijking Hou rekening met mening Geef vertrouwen Negatieveling EPO Empathisch Positief Objectief Babbelaar Kenmerken: Woordenvloed Wijkt af Herhaalt zichzelf 13
POLL Hoeveel procent van de tijd wordt er tijdens een doorsnee vergadering van het onderwerp afgeweken? A. 25 procent van de tijd B. 45 procent van de tijd C. 50 procent van de tijd D. 75 procent van de tijd Babbelaar Bruikbare elementen samenvatten Terug naar onderwerp brengen Beurtrollen Af en toe afblokken Geblokkeerde Kenmerken: Trekt zich onverschillig terug 14
Geblokkeerde Vraag mening over andere meningen Respecteer inbreng Stokpaardjesberijder Kenmerken: Pint zich vast op één onderwerp Komt telkens op één punt terug Stokpaardjesberijder Terugfluiten in vraagvorm Verwijs naar agenda, gemaakte afspraken 15
Schiet losse flodders Kenmerken: Geeft vage opmerkingen Komt niet ter zake Schiet losse flodders LSD : Luisteren, Samenvatten, Doorvragen Vat samen Inhoud van deze opleiding De vergadering als voorzitter leiden Haal meer uit een meeting als deelnemer Spelregels binnen communicatie Hoe pak ik verschillende deelnemers aan? 15 tips voor een geslaagde conference call 16
Conference call Video: Conference call 3 tot 6 deelnemers Stel voorzitter en notulist aan Meld je op tijd aan, bel in Micro uit als je niet spreekt Niet multitasken, mailen, Audio + video Conference call Zonder je af Zeg wie je bent Laat elkaar uitpraten Stel vragen/gebruik polls Laat mensen om beurt reageren Neem de conference call op, neem nota 17
Conference call Gebruik een agenda Geef een tijdsbudget aan elk item 30 minuten = tijdslimiet POLL : Goede voornemens Wat is jouw grootste aandachtspunt tijdens de volgende vergadering? A. Ik moet meer to the point blijven B. Ik moet meer luisteren naar anderen C. Ik moet mij beter voorbereiden D. Ik moet meer de kalmte bewaren E. Ik moet meer nota s nemen F. Ik moet me meer afzonderen bij conference call G. Ik moet de gemaakte afspraken beter opvolgen H. Iets anders 18