Instructie gebruik Aangetekend Mailen en gebruik dashboard Pagina 1 van 16
Inhoudsopgave Document historie... 3 Versie historie... 3 Historie wijzigingen en aanvullingen in dit document... 3 Inleiding... 4 1. Instructie het opstellen en versturen van een Aangetekende Mail... 5 2. Instructie Status opvragen van verzonden Aangetekende Mail via e-mail... 8 3. Instructie controle over de echtheid van de bijlage(n)... 11 4. Instructie Status opvragen van verzonden Aangetekende Mails via Dashboard... 13 5. Stappenplan in geval van nood.... 16 Pagina 2 van 16
Document historie Versie historie Versie Datum Reden van wijziging Gewijzigd door 1.0 04-06-2013 Originele versie Nadine van Dormael 1.1 30-09-2013 Aanvulling Handtekening retour en kleine verduidelijkingen Philip Voogt 1.2 18-10-2013 Toevoegen uitleg Dashboard Klantbeheerder Wouter van den Brink 1.3 24-11-2014 Details aangepast aan de hand van een nieuwe plug-in installatie Wouter van den Brink 1.4 23-12-2014 BCC ook aangetekend, extensie typefout Wouter van den Brink 1.5 29-04-2015 Verbeteringen en nieuwe look van het dashboard doorgevoerd Remco Jonker 1.6 26-02-2016 Nieuw design doorgevoerd Remco Jonker 1.7 09-03-2016 Stappenplan in geval van nood toegevoegd. Remco Jonker 1.8 22-5-2017 Kleine aanpassingen Desiree Muts Historie wijzigingen en aanvullingen in dit document Versie Omschrijving 1.1 Bij het opstellen van een Aangetekende Mail heeft de gebruiker de optie digitale handtekening retour? Hoe en op welke wijze dit ingezet kan worden is beschreven 1.2 Gebruikers hebben de mogelijkheid om via een Dashboard de biljetten op te vragen en diverse functionaliteit in te stellen. 1.3 De vernieuwde plug-in ziet er in detail iets anders uit met daarbij enkele aangepaste instructies 1.4 BCC is nu ook Aangetekend, CC niet. Typefout bedrijfsspecifieke extensie 1.5 Verbeteringen en nieuwe look van het dashboard doorgevoerd 1.6 Nieuw design doorgevoerd op pagina 7 1.7 Stappenplan in geval van nood toegevoegd. Pagina 3 van 16
Inleiding Bij een Aangetekende Mail kan, in tegenstelling tot een gewone e-mail, exact worden gevolgd hoe het verzendproces van de e-mail van verzender naar ontvanger verloopt. Van ieder tussenstation kan een melding gemaakt worden naar de verzender. Dit kan via een Status e-mailbericht in de Inbox maar ook via een klant specifiek dashboard en/of een XML-koppeling. Bij het opstellen van een Aangetekende Mail heeft de gebruiker de optie een digitale handtekening retour te vragen (bijvoorbeeld bij ondertekening van overeenkomsten) en de keuze om de Aangetekende Mail in een andere taal te versturen. Dit document beschrijft hoe een gebruiker een Aangetekende Mail kan opstellen en versturen uitgaande van gebruik van MS Outlook en hoe een gebruiker de status van het verzonden bericht kan opvragen via een e-mail in zijn of haar Inbox of via het klant specifieke Dashboard. Oudere versies dan MS Outlook 2010 worden helaas niet ondersteund door de Aangetekend Mailen plug-in. Pagina 4 van 16
1. Instructie het opstellen en versturen van een Aangetekende Mail Stap 1: Open MS Outlook en klik op de knop AANGETEKEND MAILEN 2010 2013 en 2016 Stap 2: Vergelijkbaar met een gewone mail opent zich een vergelijkbaar venster zoals hieronder getoond. Deze herkent u door de knop met afbeelding Aangetekend Mailen en twee keuze menu s. Alternatief: Wanneer u op een ander apparaat werkt waarin niet de knop Aangetekend Mailen beschikbaar is dan kunt u toch een Aangetekende Mail opstellen door uw bedrijfsspecifieke extensie achter het feitelijke e-mailadres te plakken. Deze extensie bevat de volgende onderdelen: <e-mailadres>.<bedrijfsnaam>.aangetekendmailen.nl Bijvoorbeeld: wouter@hotmail.com.bedrijfsnaam.aangetekendmailen.nl Mocht dit niet bekend zijn, vraag uw Aangetekend Mailen beheerder (klantbeheerder) binnen uw organisatie naar uw bedrijfsspecifieke extensie. Stap 3: De volgende bestanddelen moet een Aangetekende Mail ALTIJD hebben: 1. E-mail adres ontvanger 2. Onderwerp 3. Tekst 4. Bijlage Pagina 5 van 16
LET OP: Alle e-mailadressen in de CC worden gewoon verstuurd, dus niet aangetekend. Alle e-mailadressen in de BCC worden wel aangetekend verstuurd. Eén Aangetekende Mail naar één geadresseerde kost 1 Credit in gebruik. De bijlage is het meest vergeten onderdeel van een mail. Over deze bijlage wordt ook de vingerafdruk berekend om de echtheid van het bericht achteraf te kunnen aantonen, vandaar dat deze verplicht is, zonder bijlage kan de Aangetekende mail niet worden verzonden. KEUZE EN OPTIE bij het opstellen van een Aangetekende Mail: Stap 3.1: Keuze taal: standaard wordt de aankondiging die de Ontvanger ontvangt gestuurd in de Nederlandse taal. Bij het opstellen van een Aangetekende Mail kunt u de taalkeuze ook veranderen in Engels, Frans en Spaans en wordt de Aankondiging vertaald en verstuurd onder de noemer E- Registered Mail, E-mail Certifié of E-Mail Certificado. LET OP: De tekst in de e-mail zelf als wel het onderwerp wordt niet vertaald en daar bent u zelf verantwoordelijk voor. Wanneer u op een ander apparaat werkt waarin niet de knop Aangetekend Mailen beschikbaar is dan kunt u de taal in een Aangetekende Mail veranderen binnen uw bedrijfsspecifieke extensie. Binnen uw bedrijfsspecifieke extensie moet de tekst language-<taalcode>. De taalcodes die gebruikt kunnen worden zijn de volgende: en voor engels es voor spaans fr voor frans De extensie zal er dan als volgt uitzien: <e-mailadres>.language-<taalcode>.<bedrijfsnaam>.aangetekendmailen.nl Bijvoorbeeld: wouter@hotmail.com.language-en.bedrijfsnaam.aangetekendmailen.nl Stap 3.2: Optie Digitale Handtekening retour. Bij het versturen van een document waar een rechtsgeldige digitale handtekening retour is gewenst dan kunt u de ontvanger vragen deze digitaal te ondertekenen door Ja te selecteren. Standaard wordt de Aangetekende Mail verstuurd zonder handtekening retour. Pagina 6 van 16
Wanneer u op een ander apparaat werkt waarin niet de knop Aangetekend Mailen beschikbaar is dan kunt u de digitale handtekening retour in een Aangetekende Mail activeren. Binnen uw bedrijfsspecifieke extensie moet de tekst document-accept. De extensie zal er dan als volgt uitzien: <e-mailadres>.document-accept.<bedrijfsnaam>.aangetekendmailen.nl Bijvoorbeeld: wouter@hotmail.com.language-en.document-accept.bedrijfsnaam.aangetekendmailen.nl LET OP: Een digitale handtekening retour vragen kost 1 additionele Credit. Advies: Zet in de begeleidende tekst van uw mail een tekst met de volgende strekking: Zie bijgaand de.. Deze kunt u digitaal ondertekenen voor akkoord met onderstaande link en staat gelijk aan een handgeschreven handtekening. Dit bespaart u veel tijd en moeite. Stap 4: Voldoet de Aangetekende Mail aan bovengenoemde punten dan kan deze nu succesvol worden verzonden. Pagina 7 van 16
2. Instructie Status opvragen van verzonden Aangetekende Mail via e- mail Stap 1: Zodra een Aangetekende Mail is verstuurd krijgt de Verzender enkele ogenblikken later een bevestigingsmail in zijn of haar Inbox. Selecteer de E-mail en het volgende scherm verschijnt: Stap 2: Klik op de knop Bekijk statusbiljet waarna er een status biljet verschijnt (via een secure https://) waarop men kan zien waar de Aangetekende mail zich bevindt in diverse stappen. Dit biljet dient ook als verzendbewijs en is ook opvraagbaar via een Dashboard (hoofdstuk 4). Pagina 8 van 16
Met deze status wordt de mail als schriftelijk aangemerkt en is er wederzijdse zekerheid over de communicatie Optie: Handtekening retour; de Ontvanger kan een digitale handtekening zetten wanneer de Verzender deze Optie heeft gekozen (voor bijvoorbeeld het ondertekenen van offertes/ overeenkomsten). Met deze status is er een rechtsgeldige digitale handtekening gezet onder het genoemde document. Pagina 9 van 16
LET OP: Per statusregel in bovenstaand biljet kan de Verzender een e-mail ontvangen in zijn/ haar inbox. Dit is instelbaar via het dashboard (hoofdstuk 4) Wanneer de ontvanger de Aangetekende Mail niet binnen 5 werkdagen (instelbaar) ophaalt, dan wordt er automatisch een HERINNERING gestuurd om 08:00 uur AM Nederlandse tijd. Wanneer een ontvanger ook na de HERINNERING de Aangetekende Mail niet binnen 5 daaropvolgende dagen ophaalt dan wordt de feitelijke mail verwijderd wat ook wordt getoond op het biljet. Alle informatie rondom de communicatie wordt uiteraard wel bewaard. Automatische HERINNERING om 8uur in de ochtend Pagina 10 van 16
Wanneer de Aangetekende Mail is verwijderd kan deze niet alsnog later worden opgevraagd door de Ontvanger ondanks dat de Aankondiging van de Aangetekende Mail nog steeds in de Inbox van de Ontvanger kan staan. Wanneer u als gebruiker een melding krijgt dat de Aangetekende Mail is verwijderd kunt u daaropvolgend een alternatief proces starten, bijvoorbeeld: o Contact proberen op te nemen met de ontvanger o Nogmaals een Aangetekende Mail sturen o Nabellen, eventueel met 0900-AANGETEKEND o Printen en per post sturen (zonder zekerheid van aankomst) o Anders 3. Instructie controle over de echtheid van de bijlage(n) Stap 1: Indien er twijfel bestaat over de echtheid van de bijlage(n) (manipulatie van de inhoud) dan kunt u de originaliteit van het bericht controleren. Fragment uit een biljet: Iedere bijlage heeft een eigen vingerafdruk (unieke code). Met deze vingerafdruk kunt u de echtheid van het bericht aantonen. De ontvanger kan dit ook! Ga naar de website: http://www.aangetekendmailen.nl en klik op de knop Diensten : Vervolgens drukt u op de knop Lees meer : Stap 2: 1. Voer de code van de vingerafdruk (met knip en plak) in op het scherm dat verschijnt 2. Selecteer het bijbehorende bestand waarvan u de vingerafdruk wil controleren 3. Druk op de knop Vergelijk vingerafdrukken 4. Wanneer de codes overeenkomen is de bijlage niet gemanipuleerd Pagina 11 van 16
LET OP: Het bestand dat u eventueel wilt controleren kunt u vinden in uw Outbox/ Verzonden items en/ of op een logische plek in uw digitale administratie zoals zelf bepaald. Pagina 12 van 16
4. Instructie Status opvragen van verzonden Aangetekende Mails via Dashboard Naast het opvragen van het Status biljet per Aangetekende Mail via de knop Bekijk status Mail in uw Inbox, kunt u ook alle eerder verstuurde biljetten inzien via uw bedrijfsspecifieke dashboard. Er wordt onderscheid gemaakt in een dashboard voor Klant beheerder(s) en Dashboard voor gebruiker(s). Hieronder het dashboard voor Klant beheerder(s)/ gebruikers Het dashboard voor gebruikers is eenvoudiger en kent minder functionaliteit zonder de knoppen: Grafieken en Autorisatie e-mail. Wachtwoord: zodra u als klant beheerder een loginnaam en wachtwoord hebt ontvangen dan wordt sterk aangeraden om uw wachtwoord te veranderen en te bewaren op een logische en veilige plek in uw administratie. Mocht u uw wachtwoord kwijt zijn dan kan deze gereset worden, neem dan contact op met uw aanspreekpunt. Mailstatus: hier treft u alle biljetten aan van alle eerder verstuurde Aangetekende Mails binnen uw organisatie. Als beheerder heeft u inzicht in alle biljetten. Als gebruiker heeft u slechts inzicht in de door u zelf verstuurde biljetten. Door middel van diverse zoekvelden (zie afbeelding hierboven) kunt u de door u gezochte biljet opzoeken. U kunt het biljet openen door op de blauwe tekst te klikken of het pdfbestand te selecteren. LET OP: U kunt NIET de inhoud van het bericht inzien, alleen de data en informatie rondom de communicatie wordt vastgelegd in het biljet. De feitelijke e-mail met bijlagen kunt u terug vinden in uw Outbox/ Verzonden Items of in uw Archief (programma) en wordt omwille van Privacy wetgeving niet bewaard op uw Aangetekend Mailen server. Als gebruiker bent u zelf verantwoordelijk voor het correct en veilig gebruiken van uw dashboard. Wij adviseren daarom om bijvoorbeeld niet op een publiek netwerk in te loggen op het dashboard. Pagina 13 van 16
De volgende informatie rondom een biljet wordt getoond in kolommen: S: symbool dat aantoont welke status het biljet heeft. Groen vinkje betekent Aangetekende mail opgehaald, blauw envelopje betekent nog in behandeling, rood kruisje betekent geweigerd of verwijderd en vangnetje betekent een foutmelding Verzenddatum: toont de datum dat de Aangetekende Mail is aangeboden aan de Ontvanger Afzender: diegene die de Aangetekende mail heeft opgesteld en verstuurd Ontvanger: diegene waarvoor de Aangetekende Mail bestemd is Onderwerp: het onderwerp van de Aangetekende Mail (veld onderwerp) Taal: geeft aan de taal waarin de aankondiging aan de Ontvanger is aangeboden. Dit is een keuze die de gebruiker heeft bij het opstellen van een Aangetekende Mail Handtekening: geeft aan of de Verzender een digitale handtekening heeft gevraagd aan de Ontvanger. Dit is een optie die de gebruiker heeft bij het opstellen van een Aangetekende Mail en kost 1 additionele credit. Statusdatum: toont de datum van de laatste status update #: toont de code die bij een status update hoort Laatste status: beschrijft de laatste status en is tevens een link die een https pagina opent met het PDF (*) biljet op deze https het biljet in pdf formaat en kunt u vanaf hier ook opslaan op uw computer S: symbool per bijlage die is meegestuurd. Indien het symbool een groen vinkje toont betekent dit dat de Verzender een Handtekening retour heeft gezet op het betreffende document. Dit kan alleen wanneer onder de kolom Handtekening Ja staat Documenten: opsomming van alle bijlage(n) die zijn meegestuurd. Pagina 14 van 16
Tot slot: Aangetekend Mailen is continu in ontwikkeling en uw klant specifieke Aangetekend Mailen server wordt altijd met de laatste software ge-update. Server updates worden zoveel mogelijk buiten kantoor uren doorgevoerd. Bij functionele uitbreidingen wordt u op de hoogte gesteld. Mogelijke toepassingen voor Aangetekend Mailen zijn erg breed en per organisatie en branche verschillend. Aangetekend B.V. beschikt over een reeks white papers die per branche beschrijven bij welke toepassingen Aangetekend Mailen gebruikt kan worden. Deze kunt u uiteraard bij ons opvragen. Mocht u naar aanleiding van deze instructie handleiding vragen en/ of hulp nodig hebben, neemt u dan contact op met uw contactpersoon. Mocht u als IT manager vragen hebben, kunt u contact opnemen met uw contactpersoon en wij helpen u graag door alle stappen heen. Succes met het gebruik van Aangetekend Mailen Pagina 15 van 16
5. Stappenplan in geval van nood. Wij krijgen af en toe de vraag dat de (eerste) Aangetekende Mail niet aankomt bij de ontvanger, wat kan je als verzender dan doen? In bijna alle gevallen is dit gemakkelijk op te lossen met de volgende stappen: Stap 1: Controleer dat de mail de volgende onderdelen bevat: 1. E-mailadres ontvanger 2. Onderwerp 3. Tekst in de mail 4. Bijlage Stap 2: Controleer de servernaam die ingevoerd is, je kan dit doen door op het pijltje te drukken die onder de Aangetekend Mailen knop staat: of Daarna kan je in het volgende scherm de servernaam (klantnaam) invoeren, vraag deze op bij de projectleider (dit is dus niet je eigen naam of emailadres). Stap 3: De eerste keer moet je e-mailadres gecontroleerd worden. Daarom kan het verzendproces wat langer duren dan normaal (maximaal 15 minuten). Mocht je twijfelen dan kan je altijd contact opnemen met de supportafdeling (email: support@aangetekendmailen.nl, telefonisch: 0346-581731). Pagina 16 van 16