departement Logistiek dienst Patrimonium dossiernummer:. 1606108 Verslag aan de Provincieraad betreft verslaggever Eeklo : Provinciaal Technisch Instituut EnergiePrestatieContract (EPC) : energieprestatiediensten en onderhoud : ontwerp (raming: 3 500 000) Peter Hertog Mevrouwen en mijne Heren, In zitting van 10 april 2014 ging de deputatie principieel akkoord met het aanstellen van een dienstverlener/facilitator voor de fase 1 tot en met fase 4bis ter begeleiding van het opstarten en uitwerken van een EnergiePrestatieContract. In zitting van 11 juni 2015 heeft de deputatie de opdracht van facilitator gegund aan de nv Ingenium, voor wat betreft fase 1. In zitting van 3 maart 2016 verklaarde de deputatie zich akkoord met het opstarten van fase 2 van de opdracht van de nv Ingenium, namelijk de detaillering en opmaak EnergiePrestatieBestek en het verder onderzoeken van de verschillende financiële mogelijkheden, doch in eerste instantie beperkt tot de volledige uitwerking van slechts één site, namelijk het Provinciaal Technisch Instituut te Eeklo. Opdracht facilitator De opdracht van de facilitator bestaat uit verschillende fasen, telkens eindigend met een beslissing deputatie waarin vermeld wordt of het project kan/mag verder gezet worden of niet : - Fase 1 Voorstudie/projectvoorbereiding - Fase 2 opstelling bestek EnergiePrestatieContract - Fase 3 onderhandeling en gunning van de opdracht - Fase 4 Adviseren en begeleiden bij projectuitvoering (op afroep) - Fase 4bis opvolging en optimaliseren van de resultaten van de uitgevoerde werken volgens energieprestatiebestek gedurende een in het bestek vastgelegde periode (op afroep). Voor de uitwerking van een toepasselijk bestek voor de vermarkting van een EnergiePrestsatieContract ten behoeve van het PTI Eeklo voerde de facilitator een marktverkenning, een onderzoek naar geschikte of potentiële kandidaten, een onderzoek naar optimale financieringsmodellen en een doorlichting van geselecteerde provinciaal patrimonium naar opportuniteiten en optimale energiebesparingen uit.
1. Wat is een EnergiePrestatieContract (EPC) Een EnergiePrestatieContract is een model om door middel van private inbreng het energieverbruik van ons patrimonium op grote schaal te verminderen. Daarbij stelt de contractant zelf een pakket renovatiewerken voor, waarmee hij een gegarandeerde energiebesparing haalt. Het pakket werken wordt deels betaald door de bouwheer en deels (of volledig) gefinancierd door de private contractant. In een ideaal scenario wordt de contractant dan afbetaald met de bespaarde energiekost. Eenzelfde kandidaat inschrijver staat dus in voor het ontwerp en de uitvoering van de voorgestelde energiebesparende ingrepen. Ook verdere opvolging en onderhoud zal gedurende de contractduur doorlopen om de vooropgestelde energiebesparing te blijven garanderen. Dit is een outputgerichte filosofie, de vereisten van het project worden outputgericht en objectief gespecifieerd opdat de werkwijze door de deelnemers zelf kan worden ingevuld. Op die manier streeft de aanbestedende overheid ernaar knowhow, creativiteit, innovatieve voorstellen en efficiëntie van de inschrijvers optimaal te benutten en een meerwaarde te creëren. Meer specifiek zal de inschrijver de vrijheid hebben betreffende: - Soort energiebesparende ingrepen (bouwkundig, technisch, sensibilisatie, optimaliseren gebouwbezetting, ) - Materiaalgebruik - Onderhoud en opvolging - Contractduur. 2. Ambitie Vooral met oog op de klimaatdoelstellingen gesteld in het klimaatplan voor het grondgebied Oost-Vlaanderen, dient het bestuur een voorbeeldfunctie te hebben, en dus ook het eigen patrimonium aan te pakken. PTI Eeklo heeft hier als een van de grootste provinciale verbruikers heel wat potentieel voor wat betreft energiebesparing. In dit EnergiePrestatieContract (EPC) willen we vooral ook de bouwkundige ingrepen van de buitenschil integreren. Dit is wat het Oost-Vlaams EPC zal onderscheiden van de veelal toegepaste standaard EPC, waarin meestal enkel de technische installaties aangepakt worden met korte terugverdientijd maar zonder de grote energiewinsten. Wij willen echter maximaal de trias energetica toepassen, zijnde (1) energieverbruik beperken door gebouwschil aan te pakken, (2) energievoorziening uit duurzame bron, en (3) optimaliseren van de nog nodige klassieke productie en verbruikers. Het is de bedoeling dat kandidaat inschrijvers aangeven welke energiebesparende ingrepen zij willen uitvoeren op de site en gedurende welke periode het contract loopt en dus opgevolgd wordt. Tegelijk moeten zij ook aangeven welke investeringsbedragen daar tegenover staan, deze bedragen moeten zij verantwoorden. Ze moeten de geschatte besparing vermelden en garanderen gedurende de looptijd van het contract. Ook moeten zij aangeven welk onderhoud zij gaan doen.
3. Procedure Net omwille van deze vrijheden die aan de inschrijvers wordt gelaten om de opdracht zelf vorm te geven, zal het noodzakelijk zijn om door onderhandelingen tussen inschrijvers en de aanbestedende overheid te komen tot een optimale oplossing die voldoet aan de wensen, en tot een optimale budgetbesteding en daarmee gepaard gaande energiebesparing te komen. De operationele flexibiliteit die de aanbestedende overheid en de gebruikers nodig hebben om eventueel eisen aan te passen aan onvoorziene oplossingen vanwege de inschrijvers, kan enkel via een onderhandelingsprocedure worden verzekerd. De onderhandelingen laten ook toe aan de inschrijvers om de aftoetsing van innovatieve oplossingen mogelijk te maken. De creativiteit van de inschrijvers kan immers ook spelen voor het onderhoudsconcept, waarbij de inschrijvers optimale en kostenefficiënte oplossingen kunnen voorstellen. Voor deze specifieke vorm van opdracht met de verschillende mogelijke voorstellen qua ingrepen, besparingen, financiering... wordt gekozen om de opdracht te gunnen via de meest aangewezen procedure van onderhandeling met bekendmaking (artikel 26, 2, 3 wet van 15 juni 2006). De opdracht voor de inschrijver bestaat uit verschillende onderdelen: - ontwerp energiebesparende maatregelen ; - uitvoering energiebesparende maatregelen ; - opvolging en onderhoud gedurende contractperiode ; - garanderen energiebesparing gedurende contractperiode en hierover op regelmatige basis rapporteren ; - Comfort in gebouw garanderen. De onderhandelingsprocedure verloopt in 2 fasen : de selectiefase en de gunningsfase. Selectiefase Na beoordeling van de resultaten van de 1 e fase, de selectiefase, zullen er een door de opdrachtgever gekozen aantal kandidaten doorgaan naar de 2 e fase, de gunningsfase. Het aantal kandidaten dat doorgaat naar de 2 e fase is te beslissen door deputatie en zal meegedeeld worden aan de geselecteerde kandidaten. Hiervoor is een selectieleidraad opgesteld. De volgende selectie- en beoordelingscriteria zullen gehanteerd worden : a. Financiële en economische draagkracht ; b. Technische bekwaamheid De kandidaat dient zijn technische bekwaamheid aan te tonen voor volgende elementen : - Analyse en ontwerp energiebesparende maatregelen ; - Uitvoering energiebesparende maatregelen ; - Beheer en onderhoud ; - Monitoring van energieprestaties.
Gunningsfase In de 2 e fase dienen de geselecteerde kandidaten een uitgewerkt voorstel in volgens de vereisten in het daartoe opgesteld bijzonder bestek. Ook de meegeleverde meetstaat dient ingevuld te worden en ter beoordeling met de offerte meegestuurd. Indien de offerte qua vorm en inhoud voldoet aan de prestatievereisten van het bestek, zullen deze verder meegenomen worden in de beoordeling. Alle ingediende offertes zullen in eerste instantie op hun inhoud en conform de gunningscriteria geëvalueerd worden. Op basis hiervan stelt de aanbestedende overheid een rangschikking vast. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om, al naargelang het geval aan één of meerdere kandidaten schriftelijke verduidelijkingen te vragen bij hun offerte. Vervolgens zijn er 2 opties betreffende het verdere verloop : 1/ Indien slechts één kandidaat wordt uitgenodigd voor het vervolg van de procedure, de voorkeurskandidaat genoemd, behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor om af te zien van de BAFO (Best and Final Offer) fase en om op basis van de ingediende offerte rechtstreekse onderhandelingen op te starten met oog op een geoptimaliseerde offerte en gunning ; 2/ Indien meer dan één kandidaat wordt weerhouden in het kader van de eerste offerteronde (de mogelijkheid is hier voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking), worden deze kandidaten uitgenodigd tot verdere onderhandelingen en het uitbrengen van een Best and Final Offer (BAFO). De kandidaten die niet worden uitgenodigd om deel te nemen aan de volgende ronde in de procedure, nemen niet deel aan de onderhandelingen en BAFO fase. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om deze kandidaten alsnog in een latere fase uit te nodigen voor het vervolg van de procedure. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om met de kandidaat die uiteindelijk de voordeligste offerte heeft ingediend nog finale besprekingen aan te gaan. Het voornaamste doel van deze finale besprekingen zal erin bestaan waar mogelijk de prijs/kwaliteitsverhouding verder te optimaliseren en de draagwijdte van de aan te gane rechten en verplichtingen definitief vast te leggen. Gunningscriteria Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 50 2 Technische waarde en kwaliteit van de offerte 50 Totaal gewicht gunningscriteria: 100 a. Financieel criterium Het criterium prijs wordt beoordeeld op basis van de in de meetstaat berekende Total Cost of Ownership (TCO) over een periode van 20 jaar voor de opdrachtgever. D.w.z. dat deze tabel, per kandidaat, weergeeft wat de kost voor de aanbestedende overheid zal zijn gedurende de komende 20 jaar. In deze tabel worden volgende kosten in rekening gebracht :
resterende energiekost (na aftrek vooropgestelde energiebesparing) ; kostprijs voor onderhoud ; investeringskost vanuit het budget van de Opdrachtgever voor energiebesparende maatregelen. Terugbetaling van de investeringen, gedaan door de ESCO, bovenop het budget voor energiebesparende maatregelen van de Opdrachtgever, via een lineaire afschrijving worden niet opgenomen in het model omdat er 100% gefinancierd wordt met provinciale middelen. b. Technische waarde en kwaliteit van de offerte a. Plan van aanpak energiebesparing (30pntn) b. Duurzaamheid (15pntn) c. Plan van aanpak onderhoud (5pntn). 4. Evaluatie van de energiebesparing Op het einde van ieder jaar zal het energieverbruik getoetst worden naar de door de inschrijver vooropgestelde energiebesparingen. Dit met behulp van de hiervoor geschikte software die rekening houdt met verschillende parameters die invloed hebben op dit verbruik. Rond de energiebesparingsgarantie wordt er een grensgebied opgesteld van 10% waar werkelijke gerealiseerde energiebesparing tussen zal mogen variëren (5% onder en 5% boven de energiebesparingsgarantie). Wanneer de gerealiseerde energiebesparing hoger is dan de 5% grens boven de energiebesparingsgarantie zal er een bonus gegeven worden. Wanneer de gerealiseerde energiebesparing lager is dan de 5% grens onder de energiebesparingsgarantie, zal de opdrachtnemer zich hiervoor moeten verantwoorden. Als de opdrachtnemer geen geldige oorzaak voor deze onderschrijding kan voorleggen (beschrijving vastgelegd in bestek), zal hij hiervoor beboet worden. gerealiseerde energiebesparing overschrijdt de energiebesparingsgarantie met meer dan 5% o Bonus = de helft van de extra besparing, gerekend aan het energietarief van het lopende jaar. gerealiseerde energiebesparing ligt binnen de + 5% -5 % rond de energiebesparingsgarantie o Er wordt geen boete toegepast en geen bonus toegekend. gerealiseerde energiebesparing ligt meer dan 5% onder de energiebesparingsgarantie o Boete = de volledige meerkosten energieverbruik, gerekend aan de geldende energietarieven 5. Veiligheid De interne dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk heeft een visum aangebracht op het bestek. De inschrijver dient binnen het project zelf te voorzien in een veiligheidscoördinator tijdens ontwerp en uitvoering. De uitvoeringswerken zijn te coördineren met de school en de educatieve activiteiten, om een normale werking van de school te garanderen. 6. Financieel
Uit het marktonderzoek in fase1 bleek ook dat het interessant is dat het provinciebestuur mee investeert. Enerzijds omdat het project te klein is voor investeerders, anderzijds is het voor het provinciebestuur interessant om zelf te investeren omdat dan geen interestvoet moet betaald worden. Voorlopig is er een budget beschikbaar van 3.417.203,00 EUR binnen de portefeuille en investeringsprogramma van dienst patrimonium voortvloeiende uit energiebesparende projecten die reeds gepland waren op de site en ook projecten op andere sites waar het geld vrij komt. Ook een verschuiving van budget van dienst integraal waterbeheer naar dienst patrimonium. De hieronder opgesomde projecten of budgetten zullen normaliter niet meer aangewend worden tijdens de lopende legislatuur en kunnen dus voor andere doelen aangewend worden : Project 1: 545.792,00 EUR aankoop gronden voor uitbreiding van het Leen (dossier 2010-0157) Project 2: 375.000,00 EUR investeringswerken aan het Provinciehuis (dossier 2015-0020) Project 3: 596.411,00 EUR vernieuwen daken in PTI Eeklo (dossier 2008-0330) Project 4: 1.000.000,00 EUR toegewezen aan dienst Integraal Waterbeleid : zal verschoven worden naar dienst Patrimonium bij de 4 e technische budgetwijziging in december (budgetsleutel: 226007-04-0319-00) Project 5: 900.000,00 EUR PTI Hamme : fase 7 omvormen blok d naar klassen algemene vorming en ICT (dossier 2008-0128). In totaal : 3.417.203,00 EUR beschikbaar. De bevoegde gedeputeerde ambieert na overleg om het project voor 100% te financieren met beschikbare provinciale middelen zonder leninglast. Zodoende moet ook de private investeerder niet afbetaald worden aan een courante rentevoet van 6%. Indien de raad zich hiermee principieel akkoord verklaart, zal in een latere fase, indien dit nodig blijkt uit het investeringsvoorstel van de inschrijver, bijkomend budget gezocht worden of wordt in onderhandeling het voorgestelde besparingsprogramma beperkt om binnen het beschikbaar budget te blijven. In het bijzonder bestek en het rekenmodel voor bepaling van de TCO en de meest gunstige kandidaat, is momenteel voorzien om het totale investeringsprogramma, geraamd op 3.500.000,00 EUR te betalen uit eigen provinciale middelen. Ter info deze realistische inschatting/raming van het resultaat: - Investeringspakket van 3.500.000,00 EUR - Financiering met eigen middelen 3.417.203,00 EUR
- Jaarlijkse onderhoudskost 25.000,00 EUR - Gegarandeerde energiebesparing 145.000,00 EUR (per jaar) Dit komt overeen met 550ton CO2/jaar besparing op de site PTI Eeklo, ongeveer 60% van totale CO2-uitstoot op de site PTI Eeklo (momenteel +/- 900 ton CO2-uitstoot (elektriciteit + gas)). Deze besparing op CO2 op de site PTI Eeklo stemt overeen met +/- 6% van de CO2-uitstoot (gas+eli) van ons totaal provinciaal patrimonium. Gevraagd wordt : de voorwaarden vast te stellen voor het uitwerken van een EnergiePrestatie- Contract, energieprestatiediensten en onderhoud voor meerdere gebouwen van het Provinciaal Technisch Instituut te Eeklo, zoals bepaald in bijgaand ontwerp ; de budgetverschuiving van 1.000.000,00 EUR van dienst Integraal Waterbeleid naar dienst Patrimonium goed te keuren welke zal gebeuren bij de 4 e technische budgetwijziging ; toe te staan dat de opdracht zal worden gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure met bekendmaking ; in bevestigend geval het ontwerp, bestaande uit de selectieleidraad en het bijzonder bestek (administratief en technisch gedeelte), meetstaat en het besluit te ondertekenen. Gent,. namens de Deputatie: de provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, Peter Hertog