Exposanten handleiding
Wij zijn verheugd u (wederom) als exposant te mogen verwelkomen op de WindDays 2018. Net als in 2016 vinden deze congres en beurs plaats in het WTC te Rotterdam, waar wij ditmaal 2500 bezoekers verwachten. Gedurende de twee dagen dat het evenement duurt kunt u in korte contact uw bestaande contacten onderhouden en nieuwe opdoen terwijl u ondertussen wordt bijgepraat over de laatste stand van zaken omtrent windenergie. In deze exposanten handleiding hebben wij de belangrijkste zaken voor u op een rijtje gezet voor de voorbereiding van- en uw daadwerkelijke deelname aan de beurs. Mocht u iets bijzonders organiseren voorafgaand aan- of tijdens ons evenement dan horen wij dat graag. Mocht u naar aanleiding van het lezen van dit handboek nog vragen hebben dan horen wij deze ook graag. Wij zijn te bereiken via exhibition@winddays.nl of via +31 30 2316 977. Voor de laatste stand van het floorplan verwijzen wij u graag naar onze website. En voor alle algemene informatie rondom het congres kunt u natuurlijk ook terecht op www.winddays.nl. Veel succes met de voorbereidingen en wij kijken ernaar uit u te mogen ontvangen op 13 & 14 juni in het WTC Rotterdam! Team WindDays. Inhoud Algemene informatie... 1 Datum en locatie... 1 Openingstijden beurs... 1 Bezichtigingsdagen voor exposanten... 2 Opbouw- en afbouwtijden... 2 Opbouw... 2 Afbouw... 2 Deadlines voor exposanten... 2 Standaard beursvoorzieningen... 3 Zelfbouw package... 3 Stand package... 3 Bouwvoorschriften eigen standbouw... 4 Internet... 6 Schoonmaak... 6 Schade... 7 Aan- en afvoer van beurs materialen... 7 Toegang... 8 Catering... 8 Hotels... 8 Veiligheid... 9 Vuur... 9 Brandvoorschriften... 9 Side events... 9
Algemene informatie De WindDays 2018 is een initiatief van de Nederlandse WindEnergie Associatie (NWEA) en TKI Wind op Zee, in samenwerking met Bosch & Van Rijn en Pondera Consult. NWEA verzorgt in samenspraak met A-booth alle details rondom de beurs. Voor alle vragen omtrent de organisatorische kant van de beurs kunt u terecht bij: Erik van Diest Tel. +31 6 403 962 50 exhibition@winddays.com Voor alle vragen omtrent het bouwen van stands, de inrichting van full package stands en aanvullende opties voor u stand plek kunt u terecht in de webshop voor de WindDays beurs waarvoor u aparte inloggegevens ontvangt van A-booth. Daarnaast kunt u bij vragen ook contact opnemen met: A-Booth B.V. Exhibition Services Martijn Quint - Project Manager Phone: + 31 (0) 75-622 55 81 Email: martijn@a-booth.nl Webshop adres: winddays.aboothmanual.nl Voor alle vragen omtrent het congres kunt u terecht bij onze conferentiemanager: Anouk Stortenbeker Tel. +31 6 23 16 94 67 conference@winddays.com Voor algemene en alle overige vragen kunt u terecht bij +31 30 231 6977 info@winddays.com Datum en locatie De WindDays 2018 vinden plaats op woensdag 13 en donderdag 14 juni 2018 in het WTC Rotterdam, Beursplein 37, 3011 AA Rotterdam. Voor OV-advies, de route er naartoe en parkeermogelijkheden in de buurt verwijzen wij u naar de website van het WTC. Openingstijden beurs De beursvloer is geopend op: 13 juni van 09.00 tot 18:00 uur 14 juni van 09.00 tot 18.00 uur 1
Bezichtigingsdagen voor exposanten Op onderstaande data kunt u het WTC bezoeken om de locatie te bekijken. Op deze momenten zullen ook een aantal mensen van het WindDays team aanwezig zijn om eventuele vragen van u te beantwoorden. 12 april 2018 12.30 tot 18.00 uur 16 april 2018 12.30 tot 18.00 uur Graag ontvangen wij vooraf bericht als u langs komt, dan weten we op hoeveel personen wij moeten rekenen. U kunt zich aanmelden via exhibition@winddays.com Opbouw- en afbouwtijden Opbouw Dinsdag 12 juni van 07:00 tot 22:00 uur Woensdag 13 juni van 07:00 tot 08:30 uur. Om 08:30 dienen alle standbouw materialen van de beursvloer verwijderd te zijn zodat de beurs kan aanvangen om 09:00u. Grote stands vanaf 20 m 2 hebben maandag 11 juni al de mogelijkheid om te starten met opbouwen. Partijen die hiervoor in aanmerking komen ontvangen een aparte uitnodiging. Afbouw De afbouw vindt plaats 14 juni van 18.00 tot 22.00 uur. Het is niet mogelijk om op vrijdag 15 juni uw stand af te breken i.v.m. een ander event wat vanaf vrijdag 15 juni plaatsvindt op dezelfde locatie. Afbouw voor 18:00u is niet toegestaan aangezien de beurs op dat moment nog open is. Mocht u onverhoopt meer tijd nodig hebben, laat dit dan z.s.m. aan ons weten, dan kunnen wij in overleg met het WTC kijken naar de zeer beperkte mogelijkheden hiervoor. Deadlines voor exposanten Actie Inleveren tekening standbouw met afmetingen exhibition@winddays.com (Alleen voor zelfbouw package) Aanvragen extra voorzieningen zoals stroom, vloerbedekking, ophangen banners via de webshop. U ontvangt hiervan separaat inloggegevens. Doorgeven naam voor op stand via webshop A- booth (alleen voor stand package) Deadline 12 mei 2018 23 mei 2018 (na 23 mei worden additionele kosten gerekend) 23 mei 2018 2
Factuur standruimte WindDays voldaan Aanmelden standbemensing en aanvragen extra tickets. Binnen twee weken na ontvangst factuur, doch uiterlijk 5 juni 2018 (1 week voor aanvang). Indien de factuur niet voldaan is op deze datum wordt u uitgesloten van deelname aan de WindDays. 5 juni 2018 Standaard beursvoorzieningen Afhankelijk van het type pakket wat u heeft gekozen moet u nog een aantal zaken regelen. Hieronder staat per pakket beschreven wat er inbegrepen zit en welke onderdelen u zelf nog moet regelen. Zelfbouw package Bij het zelfbouw package zit inbegrepen: - Vloeroppervlak in de beurshal; - Twee exposantenpassen voor de eerste zes vierkante meter, één extra standhouderspas voor elke zes vierkante meter extra; - Catering voor uw standbemanning; - Bedrijfsprofiel (1000 tekens) in het online deelnemers overzicht. U dient zelf uw stand samen te stellen, waarbij deze dient te voldoen aan de bouwvoorschriften zoals hieronder vermeld. Denkt u aan het tijdig bestellen van: - Elektriciteit - Schoonmaak - Ophangpunten - Tapijttegels voor uw vloer - (Extra) Standmeubilair U kunt dit, en meer, vinden in de webshop van A-booth. De deadline om dit te regelen is 23 mei 2018. Voor de voorschriften voor uw stand verwijzen wij u naar verderop in de handleiding. Stand package Bij het stand package zit inbegrepen: - Shell scheme stand incl. antraciet kleurige vloerbedekking en standaard meubilair zoals in de visual: 3
- Elektra aansluiting van 500w - 1 Spotlight per 3m2 - Catering voor uw stand bemensing - Twee standhouderspassen voor de eerste zes vierkante meter, één extra standhouderspas voor elke zes vierkante meter extra - Bedrijfsprofiel (1000 tekens) in het online deelnemers overzicht (https://winddaysoffice.com/nl/exposanten/) Voor de verdere aankleding van uw stand kunt u diverse items bestellen via de webshop van A-booth. Denkt u daarbij aan: - Extra elektriciteit - TV-schermen - Prints voor uw achterwanden - Aangepast meubilair Vergeet ook niet om via de webshop de naam door te geven die boven u stand moet worden geplaatst. De deadline hiervoor is 23 mei 2018. Bouwvoorschriften eigen standbouw Voor partijen die gebruik maken van het zelfbouw package zijn een aantal eisen opgesteld waaraan uw stand moet voldoen. U mag uw stand pas bouwen na goedkeuring door de organisatie van de WindDays. Hiervoor ontvangen wij graag uiterlijk 12 mei de tekeningen met het ontwerp van uw stand per e-mail naar exhibition@winddays.com, zodat er, indien nodig, nog aanpassingen kunnen worden gedaan. Bouwhoogte Voor eigenbouw stands geldt een maximale bouwhoogte van 5m. Dit is niet mogelijk bij elke stand; kijk in de tabel hieronder om de plafondhoogte van uw stand te zien. Tussen het plafond en de bovenkant van uw stand dient uit veiligheidsoverwegingen 30cm aan ruimte open te blijven. Standnummer Afmetingen (m2) Plafondhoogte Type stand 1 6 3 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 2 6 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 3 6 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 4 6 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 5 6 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 6 6 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 7 6 3 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 8 12 6,4 meter Kopstand (3 zijdes vrij) 9 6 6,4 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 10 6 6,4 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 11 6 6,4 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 4
12 6 6,4 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 13 6 6,4 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 14 6 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 15 6 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 16 6 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 17 6 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 18 6 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 19 9 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 20 9 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 21 9 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 22 9 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 23 9 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 24 9 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 25 12 6,9 meter Kopstand (3 zijdes vrij) 26 6 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 27 6 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 28 12 6,9 meter Kopstand (3 zijdes vrij) 29 12 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 30 12 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 31 6 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 32 6 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 33 6 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 34 16 6,9 meter Eilandstand (4 zijdes vrij) 35 9 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 36 28 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 37 24 6,9 meter Eilandstand (4 zijdes vrij) 38 16 6,9 meter Eilandstand (4 zijdes vrij) 39 6 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 40 6 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 41 6 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 42 6 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 43 6 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 44 6 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 45 6 3 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 46 12 6,9 meter Kopstand (3 zijdes vrij) 47 6 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 48 12 6,9 meter Kopstand (3 zijdes vrij) 49 6 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 50 24 6,9 meter Eilandstand (4 zijdes vrij) 51 9 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 52 9 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 5
53 9 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 54 32 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 55 32 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 56 6 6,9 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 57 6 6,9 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 58 50 6,9 meter Eilandstand (4 zijdes vrij) 59 12 3 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) 60 18 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 61 9 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 62 9 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 63 9 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 64 9 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 65 9 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 66 9 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 67 9 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 68 12 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 69 12 3 meter Tussenstand (1 zijde vrij) 70 12 3 meter Hoekstand (2 zijdes vrij) Takels Op diverse plekken is het mogelijk om takels te gebruiken om (een deel van) uw stand aan het plafond te hangen. Ook kunt u op deze manier verlichtingstrussen ophangen. Voor aanvragen, vragen en tarieven kunt u contact opnemen met A-booth: martijn@a-booth.nl of + 31 75 622 55 81 of terecht in de webshop van A-booth. Wanden/bebouwing Heeft u een tussen-, hoek- of kopstand geboekt? Dan dient u zij- en achterwanden te bouwen met een minimale hoogte van 2,5 meter. Indien u een gezamenlijke wand heeft bent u samen verantwoordelijk voor het bouwen van een wand tussen beide stands. Indien er een verschil in hoogte zit tussen twee stands is de bouwer van de hoogste wand verantwoordelijk voor de afwerking van deze wand aan beide zijden. Heeft u een eilandstand geboekt? Dan dient minimaal 50% van de wanden open te zijn of voorzien te zijn van transparant materiaal. Internet Op de locatie is een Wi-Fi netwerk aanwezig. Als u als exposant verzekerd wilt zijn van constante internetverbinding, raden wij aan deze apart aan te vragen. Ook dit is mogelijk via de webshop van A-booth. Schoonmaak De kosten van basisschoonmaak zijn niet inbegrepen. Dit is te bestellen via de webshop van A-booth. 6
Schade Indien exposant schade veroorzaakt aan materialen of de locatie worden hiervoor kosten in rekening gebracht. De herstelwerkzaamheden bedragen 50,00 per uur, materiaalkosten worden vermeerderd met een opslag van 25%. Aan- en afvoer van beurs materialen De beursvloer is gesitueerd in de Shipping, Mercurius en Exchange Hall van het Postillion Convention Centre WTC Rotterdam gevestigd in het World Trade Center Rotterdam, gelegen op de eerste etage. Voor het binnen brengen van grote materialen kunt u gebruik maken van de goederenlift welke zich bevindt bij de laad en losruimte ter hoogte van de Expeditie Meentzijde. Adres: World Trade Center Rotterdam Meent 130 3011 JS ROTTERDAM U herkent Expeditie Meentzijde aan de grote zwarte schuifdeuren. Laad- en losplaatsen zijn aangegeven op de straat en bevinden zich tegenover McDonald s. Let op, er is slechts beperkt ruimte hier. Graag worden wij dan ook vooraf op de hoogte gebracht als u met groot transport komt. Wij zullen ook nog actief de bedrijven met grote stands benaderen om een transportplanning op te stellen. Het openen van de deuren gaat via intercom aan de buitenzijde rechts van de deuren. Deze doorgang heeft een hoogte van 220 cm en breedte van 185 cm. De algemene regels voor laden en lossen zijn hier van toepassing. Let dus goed op, de politie controleert hier streng. Eventuele boetes kunt u niet reclameren bij de organisatie van de WindDays of bij het Postillion Convention Centre WTC Rotterdam. Blijft u langer staan met kleiner vervoer? Dan is het aan te raden de betaalde parkeerplaatsen in de naaste nabijheid te gebruiken. U kunt, tegen betaling, ook parkeren in de WTC-Beursplein Parkeergarage (voorheen WTC-V&D garage), Leeuwenstraat 2, 3011 AL Rotterdam (maximale inrijhoogte 1,95 meter). Of Beurs-WTC Parkeergarage P1, linker inrit, Rodezand 19, 3011 AM Rotterdam (maximale inrijhoogte 2 meter). De expeditie lift heeft de volgende afmetingen: 5,50 meter lang 2,19 meter breed 2,30 meter hoog De maximale belasting van de expeditie lift is 4.000 KG. Drukt u in de lift op de knop met nummer 2 (Main Hall) en houdt u rekening met de sensoren in de lift (geel gearceerd). 7
De beursvloer bevindt zich op de tweede etage. Dit is uit de lift linksaf en de lange gang volgen. Tijdens de opbouw van het evenement is altijd een Floor Manager / F&B Supervisor van het WTC Rotterdam aanwezig die u eventueel met advies kan bijstaan. De Floor Manager / F&B Supervisor is te bereiken via de centrale receptie bij de hoofdentree (eveneens op Main Hall). Bij grootschalige transporten is de aanwezigheid van een beveiligingsmedewerker verplicht (minimaal 4 aaneengesloten uren), doorbelast aan de gebruiker. Deze medewerker zal de ingang bewaken en erop toezien dat de aan- en afvoer van goederen efficiënt en veilig verloopt. Voor een parkeerontheffing kunt u contact opnemen met: Gemeente Rotterdam, Stadsbeheer Evenementen & Ontheffingen Dhr. Johan van der Stoep Kleinpolderplein, dienstwoningen Postbus 750 3000 AT ROTTERDAM Tel. 010 267 9076 e-mail j.vanderstoep@rotterdam.nl Toegang Toegang tot de beurs en/of de conferentie is alleen mogelijk met een geldig toegangsbewijs. Als standhouder kunt u zichzelf en uw stand personeel registreren via het exposantenportaal (opening eind april). Via het exposantenportaal is het ook mogelijk extra toegangskaarten te kopen. Zodra het mogelijk is om via het exposantenportaal tickets te boeken ontvangt u hier separaat bericht van. Catering Tijdens de Winddagen is er voor alle bezoekers als ook voor de standhouders een full service catering beschikbaar, inbegrepen bij uw stand en tickets. Externe catering is niet toegestaan binnen het WTC. Hotels Speciaal voor de WindDays is er met partner HMC een speciale applicatie geopend waar u als bezoeker van de WindDays terecht kan voor het boeken van een hotelovernachtingen(en). U bent hierdoor verzekerd van een kamer en de beste prijs. Wegens een gelijktijdig ander congres is er slechts een beperkt aantal kamers beschikbaar. Klik hier voor het aanbod in hotels te bekijken en/of te reserveren. Voor het boeken van groepen kunt u direct contact opnemen met HMC Reservations: +31 (0)85 486 8800 of mail@reservations.nl 8
Veiligheid Vuur Gebruik van vuur(werk) en gasflessen is niet toegestaan. Meld het gebruik van rookmachines vooraf aan de beursmanager. Brandvoorschriften Eigen ingebrachte brandbare materialen moeten zijn voorzien van een certificaat van brand-voortplantingsklasse 1 of 2 (vanuit fabriek geïmpregneerd) of een impregneercertificaat niet ouder dan 4 dagen. De brandweer kan tijdens de bijeenkomst controleren en afkeuren. Side events Tijdens de WindDays zijn er diverse zalen beschikbaar voor het organiseren van uw eigen side event. Deze zijn ook geschikt voor het houden van vergaderingen in een rustige omgeving. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met de beursmanager via exhibition@winddays.com of +31 6 403 962 50 9