HANDLEIDING STANDHOUDERS. World Forum Den Haag

Transcriptie

1 HANDLEIDING STANDHOUDERS World Forum Den Haag 6 en 7 februari 2013

2 INHOUD 1. Belangrijke adressen Pag Programma MIE 2013 Pag Kaarten voor de standbemanning/relaties Pag Facilitair Handboek Standbouw Pag Plattegrond MIE 2013 Pag Standruimte Pag Standaard stand (pakket) Pag Eigen standbouw Pag Marktkraam op MIE-markt Pag Extra diensten via Handboek Bestelformulieren Pag Ophangen materialen standaard stands Pag Opbouw & Afbouw Pag Algemeen Pag Uitruimen en demontage stands Pag Afleveren materialen Pag Ophalen materialen Pag Regels & richtlijnen Pag Algemeen Pag Catering Pag Schoonmaak Pag Planten & groendecoratie Pag Verzekering & bewaking Pag Algemene Voorwaarden MIE 2013 Pag. 12 BELANGRIJKE MEDEDELINGEN: Plaats vóór dinsdag 15 januari de bestelling voor uw stand bij de standbouwer, dan krijgt u 20% vroegboekkorting Om uiterlijk uur moeten de stands operationeel zijn De beurs gaat op beide dagen om uur open voor publiek De keynote opent om uur De eerste workshopronde begint om uur Op dinsdag 5 februari van tot uur inrichting/opbouw van uw stand (eigen standbouwers kunnen vanaf uur terecht) Voor het afleveren van standmateriaal tussen uur meldt u zich bij de parkeerwacht van het World Forum, voor de ingang van de parkeergarage Inrichting van uw stand op woensdag 6 februari kan uitsluitend van uur tot uur. Om uur moet de stand gereed zijn. Opruimen/afbreken van de stand kan donderdag 7 februari va uur. Na afbouw stand afmelden bij de MOA om standruimte te laten controleren! HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE

3 1. Belangrijke adressen Event-organisatie MOA, Center for Information Based Decision Making & Marketing Research Contactpersoon Sponsoring, adverteren en workshops: Anne Brenninkmeijer Tel: Mob: Fax: Contactpersoon MIE-markt (digital analytics): Rosanne Pak Tel: Contactpersoon algemeen: Maaike Verdoes Tel: Fax: Website: Faciliteiten bouw en inrichting (standaard) stands & beursvloer Voor al uw vragen mbt stroomvoorziening, verlichting, belettering etc. van uw stand kunt u contact opnemen met: A-Booth B.V. exhibition service Skoon HV Oostzaan Contactpersoon: Philippe Nubé Tel: Fax: philippe@a-booth.nl Website Locatie MIE 2013 World Forum Johanna Weiland Project Manager Churchillplein JW Den Haag Tel: Fax: johanna.weiland@worldforum.nl Tel algemeen: Website: HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE

4 2. PROGRAMMA MIE 2013 woensdag 6 februari uur Opening beurs uur Plenaire opening keynote uur 1 e ronde workshops (9 lezingen) uur 2 e ronde workshops (5 lezingen) uur 2 e ronde workshops (4 lezingen) uur 3 e ronde workshops (5 lezingen) uur 3 e ronde workshops (4 lezingen) Lunchpauze uur 4 e ronde workshops (5 lezingen) uur 4 e ronde workshops (4 lezingen) uur 5 e ronde workshops (5 lezingen) uur 5 e ronde workshops (4 lezingen) uur KEYNOTE SPEAKER uur Borrel op de beursvloer donderdag 7 februari uur Opening beurs uur Plenaire opening keynote uur 1 e ronde workshops (9 lezingen) uur 2 e ronde workshops (5 lezingen) uur 2 e ronde workshops (4 lezingen) e ronde workshops (5 lezingen) e ronde workshops (4 lezingen) Lunchpauze uur 4 e ronde workshops (5 lezingen) uur 4 e ronde workshops (4 lezingen) uur 5 e ronde workshops (5 lezingen) uur 5 e ronde workshops (4 lezingen) uur KEYNOTE SPEAKER v.a uur Afbouw Tussen iedere ronde is er 30 minuten pauze (m.u.v. de lunch) om de beurs te bezoeken. De bar, catering en de borrels zijn op de beursvloer te vinden. De stands moeten tijdens de openingstijden van de beurs bemand zijn. HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE

5 3. KAARTEN VOOR DE STANDBEMANNING/RELATIES Kaarten voor standbemanning Per stand ontvangt u per dag twee gratis dagkaarten; in totaal dus 4 dagkaarten. Bent u Gouden of Zilveren sponsor? Dan zijn de kaarten voor de standbemanning bij het sponsorpakket inbegrepen Indien u de namen van de standhouders op tijd doorgeeft aan de MIE-organisatie (u wordt hier tijdig naar gevraagd per mail) zorgen wij ervoor dat uw badges op tijd voor u klaarliggen bij de badgebalie. In dit geval hoeft u zich NIET van tevoren in te schrijven via De badgebalie is alleen tussen uur speciaal geopend voor standhouders. Kortingskaarten voor relaties Om uw gasten gericht uit te nodigen biedt de MOA als extra service aan om gratis dagkaarten te drukken met een opdruk van de naam en het logo van uw eigen organisatie. Deze kaarten kunt u verspreiden onder uw relaties. U bent daardoor in staat om gericht klanten en prospects naar uw lezing te verwijzen en/of uit te nodigen op uw stand. U betaalt uitsluitend voor de kaarten, indien uw relatie - op uw uitnodiging ook daadwerkelijk is geweest op het MIE op 6 of 7 februari a.s. Bij de entreekaart zijn lunch en een gratis borrel op de eerste eventdag inbegrepen. LET OP: Per dagkaart zal 99,50 in rekening worden gebracht (ipv de reguliere 115,-). Indien na het MIE blijkt dat er 25 bezoekers of meer (inclusief standbemanning) met uw dagkaart het MIE bezocht hebben, dan zal slechts 79,50 excl. BTW per dagkaart in rekening gebracht worden! Uiteraard kunt u deze entreebewijzen ook aan uw eigen medewerkers ter beschikking stellen, zodat ook zij met dezelfde extra korting naar het event kunnen. Wij hopen dat deze extra service het succes van uw deelname aan het MIE 2013 een extra impuls zal geven! HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE

6 4. FACILITAIR HANDBOEK STANDHOUDERS 1. Plattegrond MIE 2013 Ruim voor aanvang van het MIE ontvangt u de definitieve standindeling. Standhouders kunnen bij aanmelding een drietal standvoorkeuren opgeven. De organisatie probeert zoveel mogelijk rekening te houden met deze wensen, maar kan geen garanties bieden. De gouden en zilveren sponsors hebben - in genoemde volgorde - eerste keus wat betreft stands. Verder wordt gekeken naar datum van binnenkomst. 2. Standruimte 2.1 Standaard stand(pakket) Het standaard standpakket omvat de volgende onderdelen: - Vloerbedekking-tegels Escolita tegels standaard in de kleur rood - Achterwanden wit 2,40 meter hoog - Zijwanden wit 2,40 meter hoog, 1 meter diep - Horizontale frieslijst wit - Naampaneel 30 x 220 cm of 300 x 100* - 1 spot per 3m2 - De kosten voor een 6m2 stand bedragen 235,- - De kosten voor een 12m2 stand bedragen 385,- (*) tegen meerprijs kan tevens uw bedrijfslogo hierop aangebracht worden (zie hiervoor het formulier uitbreidingen standaard stand ) HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE

7 (**) NB! De aanleg van een 1Kw elektra-aansluiting a 91,25 wordt verzorgd voor iedere STANDAARD stand en zal bij de facturering van de stand worden meegenomen. Indien u hier GEEN gebruik van wenst te maken, dan kunt u dit uiterlijk eind december melden bij de MIE organisatie. De eigen bouwers dienen een stroomaansluiting aan te vragen via het betreffende formulier in het bijgesloten Handboek Bestelformulieren. Ook extra of andere dan 220v aansluitingen (CEE/ krachtstroom) kunnen via dit formulier bij A-Booth exhibition services besteld worden. Impressie standaard stand(pakket) *Aan impressies kunnen geen rechten worden ontleend. 2.2 Eigen standbouw Exposanten die hun eigen stand willen bouwen en derhalve zelf zorgdragen voor de bouw van een stand, zgn. eigen bouwers, dienen enige weken voorafgaand aan de beurs ter goedkeuring een technische tekening van hun stand in te dienen bij A-Booth exhibition service. De tekening zal beoordeeld worden op bouwkundige en brandtechnische aspecten. U ontvangt een waarin goedkeuring wordt verleend of aanpassingen staan beschreven die u dient uit te voeren. Zonder goedkeuring mag niet gestart worden met de bouw van de stand. De organisatie is gerechtigd te eisen dat u de stand direct demonteert indien u zich niet aan de voorschriften houdt. Als eigen bouw wordt NIET beschouwd het plaatsen van bijvoorbeeld een enkele vouwpresentatiewand. De organisatie is gerechtigd nadere eisen aan de bouw en/ of inrichting van eigen bouw stands te stellen. Enige regels die bij de beoordeling van de technische tekening van toepassing zijn: HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE

8 - wanden/ afscheidingen die u deelt met uw buurstands mogen niet hoger zijn dan 2,4m; - elementen in de stand hoger dan 2,4m moeten zich minimaal 1m van de grens met uw buurstands bevinden. Dat deel dat hoger is dan 2,4m dient aan alle zichtzijden netjes afgewerkt te zijn; - brandbare materialen (o.a. stoffering) dienen geïmpregneerd volgens de geldende brandvertragingsnormen. Hiervan dient een certificaat in uw bezit te zijn en overlegd te kunnen worden bij inspectie door de Brandweer. - indien zijwanden gewenst in overleg met de organisatie, we willen de beursvloer een zo open mogelijk karakter geven. Een deugdelijke bouwkundige uitvoering van het ontwerp blijft de verantwoordelijkheid van de exposant of standbouwer. De verleende goedkeuring van het ontwerp is hierop niet van toepassing. Bouwhoogten in het deel van het World Forum waar de beurs plaats zal vinden zijn beperkt: u kunt de exacte afmetingen aanvragen bij de organisatie. 2.3 Marktkraam op MIE-markt Exposanten met een kraampje op de MIE-markt betalen in totaal 550,- (excl entreebewijs) en krijgen hiervoor: - Een marktplaats met afmetingen 2 x 2,5 x 1: 300,- - Een marktkraam, waarbij zit inbegrepen: elektra, lichtspot, bordje waarop naam/logo komt, kraampje, arbeid: 250,- De algemene aankleding wordt verzorgd door de MOA. Maar heb je een ander origineel idee waardoor je als bedrijf nog meer op wilt vallen en dat binnen het marktconcept past, dan is dit zeker bespreekbaar (denk aan stroopwafelkraam, verse jus d orange kraam, etc!) HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE

9 2.4 Aanvullende diensten bijbestellen via Handboek Bestelformulieren Aanvullende diensten zoals meubilair, logo s, internet, extra elektra etc. kunt u bestellen via de Bestellijst. Alleen wanneer u als basispakket standhouder onderdelen wilt bestellen die GEEN ONDERDEEL uitmaken van het standaard stand(pakket), maakt u gebruik van deze bestelformulieren. Hier is één uitzondering op: om de naam van uw bedrijf of instelling op de juiste wijze aan te brengen op de blikvanger (zie impressie hierboven), verzoeken wij u vriendelijk het formulier naamsvermelding exposant te allen tijde aan A-Booth exhibition services toe te zenden. Indien u bestellingen indient vóór dinsdag 15 januari aanstaande, krijgt u een vroegboekkorting. Voor bestellingen die binnenkomen na de genoemde datum krijgt u geen korting en kan niet gegarandeerd worden dat het gewenste artikel op voorraad en dus leverbaar is. Indien u gekozen heeft voor een standaard stand(pakket), maar afziet van het gebruik van één of meerdere onderdelen hiervan kunt u geen aanspraak maken op financiële creditering. Ook wanneer er extra onderdelen worden besteld vindt geen financiële verrekening plaats met de onderdelen uit het standaard stand pakket waarvan u geen gebruik maakt. Wanneer u aanvullende wensen heeft voor uw stand en hiervoor geen bestelmogelijkheid aantreft in het Handboek Bestelformulieren, kunt u contact opnemen met A-Booth exhibition services. 2.5 Ophangen materialen standaard stands Om schade aan de standaard standmaterialen te voorkomen, dienen de volgende spelregels in acht te worden genomen: - Het is niet toegestaan in de wanden te boren, schroeven, nieten en spijkeren; - Het is ook niet toegestaan om op de wanden te schrijven met ballpoint, stiften, potloden ed; - De wanden en de aluminium frames mogen niet beplakt worden met dubbelzijdig tape of andere bevestigingsmaterialen, die bij verwijdering lijmresten achterlaten of andere schade toebrengen. Is hiervan sprake, dan dienen de lijmresten door u zelf te worden verwijderd. Eventuele schoonmaakkosten die naderhand door ons gemaakt worden voor het verwijderen van lijmresten e.a. zullen bij de exposant in rekening worden gebracht. Ook schade wordt tegen herstel of vervangingswaarde aan de exposant in rekening gebracht. Tijdens de beschikbare periode voor de inrichting van de stands zijn medewerkers van A- Booth aanwezig om u te assisteren. Via hen zijn ook bevestigingsmaterialen beschikbaar. Ook is er voor het plakken van wanden ondertape beschikbaar. HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE

10 3. Opbouw & afbouw 3.1 Algemeen De beurs is op 6 en 7 februari 2013 geopend tussen en uur. Tijdens de openingstijden van de beurs dient er ten alle tijden standbemanning aanwezig te zijn. Exposanten die alleen standruimte hebben gehuurd (de zgn. eigen bouwers ) kunnen op dinsdag 5 februari om uur beginnen met de opbouw van de stand. Eerder is niet mogelijk i.v.m. het uitmeten van de standposities op de beursvloer. Exposanten die een standaard stand(pakket) hebben besteld kunnen op dinsdag 5 februari tussen en uur hun stand inrichten. Ook is het mogelijk om woensdagochtend 6 februari uw stand in te richten, maar dit kan alleen van uur tot uur. Om uur moet de stand gereed zijn en is het niet meer toegestaan om met grote materialen door het gebouw te lopen! Aanvoer van materialen dient te geschieden via de achterzijde van het gebouw, waarbij gebruik zal worden gemaakt van de lift en/ of hellingbaan. Aanvoer van materialen naar de locatie van de stand neemt hierdoor gemiddeld meer tijd in beslag. Houd u er tevens rekening mee dat de maat van de liften (2,5 lang - 1 meter breed - 2 meter hoog) en andere doorgangen beperkt kan zijn en uw pallets ed. met materialen niet al te groot van formaat kunnen zijn. Indien noodzakelijk kunnen we gebruik maken van de trap. Bij de ingang van de parkeergarage van het World Forum wordt u opgewacht door een parkeerwacht, die u zal doorverwijzen naar de juiste ingang en/of laad & losruimte. De standbouwer en mensen van de techniek zijn gedurende de opbouwperiode aanwezig. 3.2 Uitruimen en demontage stands Expositie- en/ of standmaterialen van de exposant mogen niet worden verwijderd van de stand voordat de beurs gesloten is en alle bezoekers de locatie hebben verlaten. Demontage vangt aan om uur. U kunt uw stand op donderdag 7 februari van uur tot en met uur uitruimen. De stand en de standruimte dient u schoon achter te laten. Na opruimen of afbreken van de stand (vóórdat u naar huis gaat) dient u ter controle - contact op te nemen met Anne Brenninkmeijer van de MOA. Indien dit niet gebeurt, zullen wij het opruimen van alles wat niet in de stand (ruimte) aanwezig hoort te zijn, in rekening brengen. Het starttarief hiervoor is 50,- excl. BTW. Discussie over de hoogte van het door ons te factureren bedrag is niet mogelijk. Meld u dus af voor u naar huis gaat! 3.3 Afleveren materialen Exposanten kunnen materialen niet eerder dan uur afleveren bij het World Forum. De locatie beschikt niet over opslagruimte voor materialen die eerder worden afgeleverd. Zorg dat de volgende informatie duidelijk op de materialen staat vermeld: - MIE Zaal + standnummer - Bedrijfsnaam + tel.nr contactpersoon HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE

11 3.4 Ophalen materialen Exposanten worden verzocht alle materialen retour te nemen, dan wel te deponeren in een afvalcontainer. De organisatie, A-Booth B.V. exhibition services, noch het World Forum zijn aansprakelijk voor beschadiging, verlies en/ of diefstal van in de stand of zaal achtergelaten goederen. 4. Regels & richtlijnen 4.1 Algemeen De gangpaden, nooduitgangen en brandweerhaspels dienen te allen tijde geheel vrij te zijn van obstakels. Er mogen geen folderrekken in de gangpaden worden geplaatst; Met demontage zal door de standbouwer worden gestart binnen 45 minuten na afloop van de beurs. Aansprakelijkheid voor aanwezig decoratiemateriaal op 7 februari na uur wordt door de organisator en standbouwer volledig uitgesloten. Het is niet toegestaan om voor de officiële afsluiting van het congres de stand te ontdoen van decoratie of om de stand uit te ruimen. De MOA neemt geen verantwoordelijkheid voor het al dan niet functioneren van de telecommunicatie. De MOA is niet verantwoordelijk voor het niet nakomen van gemaakte afspraken tussen de standbouwer en uw bedrijf. 4.2 Catering De catering van de locatie is in handen van Maison van den Boer. Dit betekent dat het niet is toegestaan om eigen drank of etenswaren mee te nemen. De consumpties moeten worden afgenomen via de catering van Maison van den Boer. Vragen m.b.t. catering kan via de eventorganisatie, die daarna direct doorverwijst naar Maison van den Boer (via Johanna Weiland, zie contactgegevens). Op de beursvloer zijn consumpties te koop. Tegen betaling kunt u bij de bars en foodcounters diverse drankjes en fooditems verkijgen. Bij het entreebewijs is een lunch inbegrepen. De eerste beursdag wordt afgesloten met een borrel op de beursvloer van uur. 4.3 Schoonmaak Vloeren worden s avonds schoongemaakt. U bent zelf verantwoordelijk voor het schoonhouden van uw eigen stand. HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE

12 4.4 Planten en groendecoratie Kunststof groendecoratie (planten, bloemen, enz.) is toegestaan als deze in de brandvoortplantingsklasse 2 overeenkomstig NEN 6065 is in te delen. Als de groendecoratie niet aan de gestelde normen voldoet, wordt deze slechts in zeer beperkte omvang toegelaten. Een en ander ter beoordeling van de plaatselijke brandweer en/of organisator. Zogenaamd levend groen is toegestaan. Bedenk wel dat bij gekapt materiaal tijdens de beurs de brandonveiligheid zal toenemen (uitdroging), zodat alsnog eisen kunnen worden gesteld met betrekking tot het niet ontvlambaar maken van het decoratiemateriaal. Indien planten in een turfbed worden geplaatst, moet het turfbed regelmatig bevochtigd worden. De omvang en de laagdikte van het turfbed moet van een beperkte omvang zijn. De in het turfbed aanwezige spots moeten stevig en stabiel zijn geplaatst. 4.5 Verzekering en bewaking Het World Forum is een openbare ruimte. De inventaris van de stand dient u zelf te verzekeren. s Avonds zal wel een nachtportier aanwezig zijn. 4.6 Algemene Voorwaarden MIE 2013 Bij het aangaan van een sponsorovereenkomst verklaart de sponsor kennis te hebben genomen van de Algemene Voorwaarden MIE 2013; zie Amsterdam, augustus 2012 HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE