HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Heeft u net een appartement gekocht of bent u van plan om er één te kopen? Dan koopt u meer dan u denkt.
2 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Inhoud Wat is een mede-eigendom?... 3 U en de andere mede-eigenaars vormen de VME... 4 Wat is het verschil tussen gemeenschappelijke en privatieve delen?... 5 Wat is de algemene vergadering?... 6 Bent u verplicht aanwezig te zijn op de algemene vergadering?... 7 Hoeveel aandelen heeft u in een VME als mede-eigenaar?... 7 De beslissingen van de algemene vergadering gelden als... 8 Hoe wordt er gestemd tijdens de algemene vergadering?... 9 Wat als u het niet eens bent met de beslissing van de algemene vergadering?... 9 Wat is de rol van de syndicus?... 10 Het administratieve beheer... 10 Het boekhoudkundige beheer... 11 Wat is het verschil tussen werkkapitaal en reservekapitaal?... 11 Het technische beheer... 12 Wat zijn de belangrijke documenten?... 13 Basisakte... 13 Reglement van mede-eigendom... 13 Reglement van orde......14 Bent u van plan om een appartement te kopen?... 15 Conclusie... 16 Over Syncura......17
HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 3 Wat is een mede-eigendom? Heeft u net een appartement gekocht? Of bent u van plan om er één te kopen? U wordt dan niet alleen eigenaar van uw nieuwe woonst, maar u wordt ook mede-eigenaar van het gebouw. Iedereen die een appartement in het gebouw gekocht heeft, is mede-eigenaar. De medeeigenaars zijn dus de verschillende eigenaars van de privatieven (appartement, garage, kantoor, winkel ). Wanneer verschillende privatieven van verschillende eigenaars onder één dak vallen, is er sprake van mede-eigendom. Om hieromtrent verwarring te vermijden, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de wetgeving en de verschillende termen. Verder kan u lezen wie de verschillende partijen zijn, wat uw rechten en plichten zijn en hoe alles verloopt. Kortom, deze handleiding wil u een handig overzicht bieden over de werking van de medeeigendom en over wat u mag verwachten na aankoop van een appartement. Bovendien geeft dit document u tips met uw rechten mee als kandidaat-koper om zo de werking en de financiële situatie van het gebouw te weten te komen.
4 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR U en de andere mede-eigenaars vormen de VME U en de andere mede-eigenaars vormen samen de Vereniging van Mede- Eigenaars of afgekort de VME. De VME is niet de eigenaar van het gebouw, maar wel degene die instaat voor het beheer ervan. De VME kan vergeleken worden met een bedrijf. Zoals elk bedrijf heeft de VME ook aandeelhouders, namelijk de mede-eigenaars. De mede-eigenaars komen periodiek samen in de algemene vergadering. De zaakvoerder van het bedrijf is de syndicus. Die voert de beslissingen van de algemene vergadering uit of laat ze uitvoeren en vertegenwoordigt de VME naar buiten toe.
HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 5 Wat is het verschil tussen gemeenschappelijke en privatieve delen? Wanneer u een appartement koopt en dus eigenaar wordt van het privatief gedeelte, wordt u ook mede-eigenaar van de gemeenschappelijke delen. De privé delen zijn de delen van het gebouw die eigendom zijn van één eigenaar, zoals het appartement, het kantoor, de garagebox, de winkel De gemeenschappelijke delen zijn die delen welke nuttig zijn voor meerdere of voor alle mede-eigenaars. Het betreft de structuur van het gebouw: dak, gevel, draagmuren, de inkomhallen, traphallen en dergelijke meer, maar ook gemeenschappelijke installaties zoals de lift, een gemeenschappelijke waterontharder enz. Elke mede-eigenaar draagt bij tot de onderhouds- en herstellingskosten van deze gemene delen, tenzij het reglement van mede-eigendom hierop uitzonderingen voorziet. Denk maar aan een gelijkvloers bankkantoor, met een rechtstreekse toegang tot de straat die bijgevolg geen gebruik maakt van de inkomhal of de lift.
6 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Wat is de algemene vergadering? Elke eigenaar van een privatief in het gebouw is lid van de algemene vergadering. U en de andere mede-eigenaars komen minstens eenmaal per jaar samen in de statutaire algemene jaarvergadering, die altijd in de statuten is vastgelegd. De syndicus stuurt de uitnodiging tenminste vijftien dagen op voorhand. Naast de uitnodiging krijgt u ook de agenda, een volmacht, de globale en detailafrekening van de kosten van het voorbije werkjaar, een begroting voor de gewone en de buitengewone uitgaven voor het lopende werkjaar en verder alle andere relevante stukken die verband houden met de agendapunten. U ontvangt van de syndicus deze documenten met een aangetekende brief, tenzij u individueel en expliciet koos voor een andere verzendingswijze (per mail, per gewone brief ). De algemene vergadering neemt de beslissingen over de gemeenschappelijke delen. Die stelt het budget samen, bepaalt hoeveel de mede-eigenaars jaarlijks zullen bijdragen, keurt de rekeningen goed, beslist over het uitvoeren van bepaalde werken enz. De algemene vergadering komt in principe eenmaal per jaar samen. In dringende of uitzonderlijke omstandigheden of wanneer mede-eigenaars, die minstens 20% van de aandelen vertegenwoordigen, erom vragen, kan ook een bijzondere algemene vergadering worden bijeengeroepen. De algemene vergadering wijst jaarlijks ook een commissaris van de rekeningen aan. De commissaris van de rekeningen controleert de boekhouding van de VME en brengt jaarlijks verslag uit op de algemene vergadering. Die persoon kan, maar hoeft niet noodzakelijk een mede-eigenaar te zijn. In gebouwen met meer dan 20 kavels (appartementen, kantoren, maar exclusief kelders en garages), moet de algemene vergadering ook een raad van mede-eigendom aanstellen. Die raad bestaat alleen uit mede-eigenaars en moet erop toezien dat de syndicus zijn opdracht goed uitvoert. De raad kan ook andere bevoegdheden krijgen van de algemene vergadering: zoals het voorbereiden van een renovatiedossier, het opvolgen van bepaalde werken enz. Deze bevoegdheidsoverdracht geldt enkel voor welomschreven opdrachten en is beperkt tot maximaal 1 jaar.
HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 7 bent U VErPliCHT aanwezig TE ZiJn OP DE algemene VErgaDEring? Als mede-eigenaar bent u niet verplicht om aanwezig te zijn op de algemene vergadering, maar u moet weten dat daar de beslissingen worden genomen die een impact kunnen hebben op het financieel, administratief of technisch beheer van de mede-eigendom. Bent u verhinderd, dan kan u steeds een volmacht geven aan een andere mede-eigenaar of aan om het even welk andere persoon (met uitzondering van de syndicus) om u te vertegenwoordigen tijdens de geplande algemene vergadering. Dit kan een algemene volmacht zijn voor alle punten op de agenda, of een specifieke volmacht voor welbepaalde punten. Op het volmachtformulier kan u aanduiden hoe u wenst dat uw volmachtdrager in uw naam u stemt. (1) (1) Tenzij het een notariële volmacht betreft, is op vandaag een volmacht enkel geldig voor de geplande algemene vergadering. En dus niet voor een eventuele hernieuwde vergadering als de eerste wegens onvoldoende aanwezigen niet kon doorgaan. HOEVEEl aandelen HEEFT U als MEDE-EigEnaar in EEn VME? Aan elke kavel (appartement, garage, kelder ) worden aandelen toegekend, onder meer op basis van het type, de grootte en de ligging van het privatief. Hoeveel dat er precies zijn, vindt u terug in de basisakte deel 1 van de statuten van de mede-eigendom (hierover later meer). Die aandelen bepalen uw stemrecht op de algemene vergadering en uw bijdrage in de gemeenschappelijke kosten en lasten. Elke mede-eigenaar draagt bij in de gemeenschappelijke kosten in verhouding tot zijn aandelen. Dus hoe meer aandelen u heeft, hoe meer u zal betalen voor bijvoorbeeld het onderhoud van de lift, de elektriciteit van de gang en het onderhoud van het gebouw.
8 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR De beslissingen van de algemene vergadering gelden als Om geldig te zijn, moeten alle vormvoorwaarden zijn nageleefd. De belangrijkste vormvoorwaarden zijn: de algemene vergadering werd tijdig bijeengeroepen; de agendapunten zijn duidelijk geformuleerd met vermelding van de vereiste meerderheden per agendapunt; De helft + 1 van de mede-eigenaars is aanwezig tijdens algemene vergadering. De algemene vergadering kan alleen rechtsgeldig worden beschouwd wanneer aan het begin van de vergadering meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of rechtsgeldig vertegenwoordigd zijn en zij meer dan de helft van de aandelen vertegenwoordigen. (1) (1) Uitzondering: als de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars samen meer dan 3/4e van de aandelen vertegenwoordigen, kan de algemene vergadering eveneens rechtsgeldig beraadslagen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars. Is dat niet het geval, dan dient een nieuwe algemene vergadering te worden bijeengeroepen, die wel rechtsgeldig zal kunnen beraadslagen over de punten van de eerste agenda, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars/aandelen. de beslissingen worden met de vereiste meerderheid genomen. eventueel werd de stemkrachtbeperking toegepast. Daarmee wordt bedoeld dat niemand mag deelnemen aan de stemming, zelfs niet als lasthebber, voor een groter aantal stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken. de beslissingen worden genoteerd, met vermelding van de mede-eigenaars die tegenstemden of zich onthielden. de notulen worden op het einde van de vergadering ondertekend door de voorzitter, de secretaris en alle op dat moment nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.
HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 9 HOE WOrDT Er gestemd TiJDEns DE algemene VErgaDEring? Beslissingen worden genomen bij een volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars, dat betekent dus de helft + 1. Belangrijke beslissingen vereisen echter een strengere meerderheid, namelijk: 100% om het gebouw volledig te herbouwen of voor elke wijziging in de verdeling van de aandelen in de mede-eigendom 80% bij wijziging van de lasten, bij gedeeltelijke afbraak, bij wijziging van de bestemming van het gebouw in zijn geheel of van een deel ervan, bij aankoop van een onroerend goed dat gemeenschappelijk zal worden en over alle daden van beschikking van gemeenschappelijke onroerende goederen. 75% voor het oprichten van een raad van mede-eigendom of voor een wijziging van de statuten met betrekking tot het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten, voor alle werken aan de gemene delen, met uitzondering van de werken waarover de syndicus alleen kan beslissen (dringende en noodzakelijke werken). WaT als U HET niet EEns bent MET DE beslissing Van DE algemene VErgaDEring? U of een andere mede-eigenaar hoeft zich niet noodzakelijk neer te leggen bij een beslissing van de algemene vergadering. Elke mede-eigenaar kan aan de Vrederechter vragen om een in zijn ogen onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing te vernietigen of te wijzigen. Opgepast: dit is natuurlijk een zware beslissing en dergelijke vordering moet worden ingesteld binnen de 4 maanden die volgen op de algemene vergadering die de beslissing nam. Ook wanneer een minderheid van de mede-eigenaars op onrechtmatige wijze belet dat de algemene vergadering tot een beslissing zou komen, kan de mede-eigenaar een beroep doen op de vrederechter. Vandaar het belang om bij de besluitvorming de namen te vermelden van de mede-eigenaars die zich hebben onthouden of die tegenstemden. Een mede-eigenaar die op de vergadering akkoord ging met een beslissing, zal deze later niet redelijkerwijs kunnen aanvechten voor de Vrederechter.
10 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Wat is de rol van de syndicus? De syndicus wordt door de algemene vergadering aangesteld voor een duur van maximum drie jaar, waarna zijn mandaat kan worden hernieuwd. De algemene vergadering kan de syndicus ook steeds ontslaan. Hij is de vertegenwoordiger van de VME en staat als dusdanig in voor de gemene delen van het gebouw. De syndicus is niet bevoegd voor louter privatieve aangelegenheden. Hij komt met andere woorden niet tussen in geschillen tussen een eigenaar en zijn huurder. Vroeger werd er vaak een mede-eigenaar aangesteld als syndicus, maar doordat de markt complexer wordt, wordt er minder beroep gedaan op een vrijwillige syndicus en meer op een professionele, externe syndicus, erkend door het BIV (Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars). Een syndicus moet altijd op de hoogte blijven van de vaak wijzigende wetgeving en van de nieuwste ontwikkelingen binnen zowel het technisch, financieel als administratief beheer. Daarbovenop moet hij bepaalde sociale vaardigheden hebben om, indien nodig, als bemiddelaar tussen de mede-eigenaars op te treden. De syndicus voert de beslissingen uit die tijdens de algemene vergadering genomen zijn, of laat ze uitvoeren, en zorgt voor het administratief, boekhoudkundig en technisch beheer. HET administratieve beheer Algemeen gesteld is de syndicus de contactpersoon in alle communicatie met de mede-eigenaars en derden (administraties, leveranciers, aannemers, rechtbanken ). De administratieve rol van de syndicus omvat ook de bijeenroeping van de algemene vergadering, de exacte en gedetailleerde formulering van de agendapunten, de notulering van de beslissingen van de algemene vergadering en de tijdige verzending van de notulen naar alle mede-eigenaars. De syndicus is tevens de archivaris van alle relevante stukken van de mede-eigendom. Ook bij overdrachten (verkopen) van een privatief, heeft de syndicus een bijzondere wettelijke verantwoordelijkheid, hierover later meer uitleg. In VME s waar een raad van medeeigendom (RVME) is opgericht, zal de syndicus meestal ook met raadgevende stem de vergadering van de RVME bijwonen en de notulering van deze samenkomsten verzorgen.
HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 11 HET boekhoudkundige beheer De syndicus volgt de boekhouding op van de VME. Hij zorgt ervoor dat het nodige geld voor de algemene kosten tijdig worden opgevraagd, de betalingen strikt worden opgevolgd en indien nodig rappels worden verstuurd. Indien een mede-eigenaar in gebreke blijft, zal hij zo nodig een advocaat aanduiden om de achterstallen te innen. Hij betaalt de facturen van de leveranciers, de aannemers en de dienstverleners. Elk jaar maakt hij de globale en individuele afrekening op, legt deze ter controle voor aan de rekencommissaris en bezorgt deze, samen met de uitnodiging, aan alle mede-eigenaars om ter bespreking en goedkeuring te worden voorgelegd op de statutaire jaarvergadering. De syndicus maakt tevens jaarlijks een begroting op voor de te verwachten klassieke uitgaven én buitengewone uitgaven (investeringen). Hij stimuleert de mede-eigenaars tot oprichting van een reservefonds ter financiering van toekomstige te verwachten investeringen (zie verder). Elke VME beschikt over een geïndividualiseerde rekening, geopend op naam van de VME en waarvan enkel de syndicus de handtekeninghouder is. Wat is het verschil tussen werkkapitaal en reservekapitaal? Aan de hand van het werkkapitaal worden de periodieke kosten zoals verwarmings- en elektriciteitskosten van de gemeenschappelijke delen betaald. Dit is de som van de voorschotten die gestort zijn door de mede-eigenaars op de rekening van de VME. De algemene vergadering kan ook beslissen om een reservekapitaal aan te leggen. Het reservekapitaal is bestemd voor het dekken van niet-periodieke uitgaven. Denk maar aan herstelling van de lift, renovatie van de gevel Het is dus als het ware een spaarpot van de mede-eigenaars om onverwachte of grote onderhouds- en herstellingskosten te betalen. Als een mede-eigenaar zijn appartement verkoopt, dan blijft zijn aandeel in het reservekapitaal eigendom van de VME.
12 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR HET TECHnisCHE beheer De syndicus negotieert en sluit de nodige o n d e r h o ud sco n tr a c ten af, verzorgt de communicatie met de verschillende leveranciers, vraagt offertes op en voert de beslissingen van de algemene vergadering uit. Bij dringende en noodzakelijke werken kan de syndicus autonoom optreden zonder voorafgaandelijke akkoord van de algemene vergadering. Daarbovenop zorgt de syndicus ervoor dat alle installaties naar behoren functioneren, periodiek worden onderhouden en dat de overeenkomsten met de nutsmaatschappijen worden afgesloten en opgevolgd.
HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 13 Wat zijn de belangrijke documenten? Er zijn drie belangrijke documenten in een mede-eigendom: de basisakte, het reglement van mede-eigendom en het reglement van orde. De basisakte en het reglement van mede-eigendom vormen samen de statuten van het gebouw. Die documenten zijn de spelregels van het gebouw en moeten door iedereen gerespecteerd worden. Zij worden vastgelegd in een notariële akte. basisakte In de basisakte worden de beschrijving van het onroerend goed, de verdeling van de privatieve en gemeenschappelijke delen en de aandelen van elke mede-eigenaar aangehaald. Door die basisakte wordt het voor u en de andere mede-eigenaars duidelijk wat er wordt beschouwd als privatief en wat als gemeenschappelijk gedeelte. reglement van mede-eigendom Het reglement van mede-eigendom bestaat uit de beschrijving van de rechten en plichten van de mede-eigenaars, de verdeling voor de onderhouds- en de herstellingskosten van de gemeenschappelijke delen. De spelregels en werking van de algemene vergadering (voorbeeld: de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten) worden hier ook in vermeld.
14 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR reglement van orde Dit reglement is, in tegenstelling tot de voorgaande documenten, niet verplicht. Het reglement van orde beschrijft vooral de leef-, woon- en orderegels over het gebruik van de privatieve en de gemeenschappelijke delen. In het reglement wordt eigenlijk beschreven op welke manier met elkaar moet geleefd worden. In zo n reglement kunnen ook afspraken worden gemaakt in verband met geluidsoverlast, toelating huisdieren, sluitingsuur deuren enz. Een mede-eigenaar die zijn privatief verhuurt, moet dit reglement vooraf bezorgen aan zijn huurder. De verhuurder (mede-eigenaar) is immers verantwoordelijk voor de naleving van dit huishoudelijk reglement door zijn huurder. In de praktijk zal de verhuurder dit reglement als bijlage bij de huurovereenkomst hechten.
HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 15 Bent u van plan om een appartement te kopen? Voor u een appartement koopt, is het belangrijk te weten hoe de kosten binnen het gebouw zijn verdeeld en wat de rechten zijn van de verschillende mede-eigenaars. U kan die informatie krijgen van uw makelaar of notaris. Die is verplicht om verschillende informaties op te vragen bij de syndicus en die moet hij aan u, de kandidaat-koper, geven. U kan bij de notaris een kopie opvragen van de basisakte van het gebouw, het reglement van de mede-eigendom en het eventuele reglement van de inwendige orde. Wanneer u interesse toont in het appartement, moet de syndicus de volgende info geven: Bedrag van het werkkapitaal en reservekapitaal Bedrag van de eventueel verschuldigde achterstallen van de verkoper Overzicht van de stortingen die zullen moeten gedaan worden voor het reservekapitaal. Overzicht van de hangende gerechtelijke procedures Notulen van alle algemene vergaderingen van de laatste drie jaar Kopie van de laatst goedgekeurde balans
16 HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR Van zodra de notaris de notariële akte voorbereidt, zal die ook onderstaande info opvragen bij de syndicus. het bedrag van de uitgaven voor onderhoud, herstelling en renovaties een overzicht van de oproepen tot kapitaalinbreng en de kostprijs van de dringende werkzaamheden. een overzicht van de kosten verbonden aan het verkrijgen van gemeenschappelijke delen een overzicht van de door de vereniging van mede-eigenaars vaststaande verschuldigde bedragen, ten gevolge van geschillen Deze vier bovenstaande uitgaven, die afgesproken zijn voor de datum van eigendomsoverdracht, vallen in principe ten laste van de koper. De algemene vergadering heeft deze beslissingen genomen voor de overdracht, maar de betaling wordt pas gevraagd door de syndicus na de overdracht. De koper en de verkoper kunnen wel anders overeenkomen dat alle of sommige van de uitgaven ten laste van de verkoper zullen blijven. Dit wordt dan vastgelegd in de notariële akte. Maar als er dus niets bijzonders is overeengekomen, dan is het de koper die deze uitgaven betaalt. Bovendien kan het voor u handig zijn om na te gaan of er veel panden te koop staan in het gebouw. Is dit het geval? Dan betekent dit meestal dat er veel werken moeten worden uitgevoerd die worden gefinancierd door de verschillende mede-eigenaars. Conclusie Wanneer u een appartement koopt in mede-eigendom, is het belangrijk dat de VME van uw gebouw een goede en ervaren syndicus aanduidt die u als professioneel wegwijs maakt in de wetgeving op de mede-eigendom en op het gebouw, deze regelgeving strikt toepast en ervoor zorgt dat uw investering meerwaarde genereert.
HANDLEIDING VOOR DE MEDE-EIGENAAR 17 Over Syncura Met meer dan 30 jaar ervaring is Syncura één van de toonaangevende syndici in Vlaanderen. Vandaag beheert Syncura appartementsgebouwen, industrieterreinen, parkeergarages, winkelcentra, studentenkamers, assistentiewoningen enz. Syncura streeft naar een optimaal beheer van uw mede-eigendom en stelt daarom hoge eisen aan haar dienstverlening. Enkel gekwalificeerde medewerkers, allen specialisten in hun vakgebied, dragen zorg voor uw mede-eigendom. Wenst u meer informatie over uw mede-eigendom of wenst u een offerte aan te vragen bij Syncura? Bezoek onze website scheldekant 13 9700 Oudenaarde 055 / 33 55 75 Kantoren: KNOKKE OOSTENDE ANTWERPEN GENT DEINZE AALST KORTRIJK OUDENAARDE RONSE BRUSSEL LEUVEN