De Syndicus Professioneel beheer

Transcriptie

1 Datum: 12 maart 2014 Uur: 20u00 Plaats: Cultureel Centrum, Kunstlaan 5 te Hasselt Aanwezig: / ste = aantal aandelen aanwezig Notulen 0. Verwelkoming en stemopneming David Wellens, optredend voor De Syndicus BVBA verwelkomt de aanwezige eigenaars en dankt iedereen voor hun komst. Er zijn onvoldoende aanwezigen, dus kan er niet rechtsgeldig vergaderd worden. De syndicus sluit de vergadering. De Algemene Vergadering 2 de oproep zal plaatsvinden op 29/04/14 om 20u00 in de parketzaal van het Cultureel Centrum te Hasselt. Afrekening en uitnodiging volgen. De syndicus heeft de notulen van de vergadering overlopen. De algemene vergadering heeft zich akkoord verklaard met de notulen. De syndicus biedt de eigenaars ook de mogelijkheid om deze notulen te ondertekenen. De ondertekende notulen kunnen door de mede-eigenaars ingekeken worden op kantoor. Einde notulen Handtekening Syndicus 1/1

2 (2 de OPROEP) Datum: 29 april 2014 Uur: 20u00 Plaats: Cultureel Centrum, Kunstlaan 5 te Hasselt Aanwezig: 66/150 = aantal eigenaars aanwezig 39473/ = aantal aandelen aanwezig Notulen 0. Verwelkoming en stemopneming David Wellens, optredend voor De Syndicus BVBA verwelkomt de aanwezige eigenaars en dankt iedereen voor hun komst. Er zijn voldoende aanwezigen, dus er kan rechtsgeldig vergaderd worden. De syndicus opent de vergadering. 1. Aanstellen voorzitter en secretaris algemene vergadering (stemming %) De algemene vergadering heeft met volgende stemming: Dhr. Gérard is aangesteld als voorzitter van de algemene vergadering. Deze geeft het woord aan de syndicus. De algemene vergadering heeft met volgende stemming: De syndicus aangesteld als secretaris van de algemene vergadering. 2. Overlopen en goedkeuren boekjaar (stemming %) De syndicus heeft de boekhouding van afgelopen boekjaar overlopen en toegelicht. De algemene vergadering heeft de boekhouding van het voorbije boekjaar als volgt goedgekeurd. Elke eigenaar krijgt de individuele afrekening toegestuurd samen met het verslag. De syndicus verzoekt dat elke eigenaar die een openstaand saldo heeft t.o.v. de gemeenschap die uiterlijk stort binnen de maand na het ontvangen van het verslag. Eigenaars die een tegoed hebben zullen dit zo spoedig mogelijk teruggestort krijgen. 3. Bepalen budget volgend boekjaar (stemming %) - Bespreking begroting werkingskapitaal De algemene vergadering heeft als volgt besloten: 1/6

3 (2 de OPROEP) dat de werkingsbijdrage voor volgend boekjaar behouden blijft. De syndicus verzoekt de eigenaars om hun bijdrage correct te storten zodat de werking van de residentie niet in het gedrang komt. - Bespreken begroting eventuele buitengewone uitgaven (stemming afh. van werken) De algemene vergadering heeft als volgt besloten: dat er geen opvraging voor buitengewone kosten voor volgend boekjaar bepaald zijn. - Bespreken voorstel spaarreserve (stemming %) De algemene vergadering heeft als volgt besloten dat er 1500 /blok opgevraagd wordt aan spaarkapitaal. De opgevraagde 1500/blok van vorig boekjaar zal naar de respectievelijke blokken worden overgeboekt. In bijlage treft u het overschrijvingsformulier om uw bijdrage te voldoen. Deze bijdrage dient uiterlijk gestort te worden tegen 01/06/ Décharge en mandaten raad van mede-eigendom, rekencommissaris en syndicus (stemming %) a. Décharge en verlenging mandaat RvM - Décharge RvM afgelopen boekjaar De algemene vergadering heeft décharge aan de RvM gegeven voor afgelopen boekjaar. -Verlenging mandaat RvM Het mandaat van de RvM wordt voor een periode van één jaar door de aanwezige leden van de algemene vergadering verlengd. Volgende leden zijn mede verkozen als lid van de Raad van Mede-Eigendom: - C3 => dhr. Vrolix - D2 => dhr Lambrecks 2/6

4 (2 de OPROEP) b. Décharge en verlenging mandaat rekencommissaris - Décharge rekencommissarissen afgelopen boekjaar (Gérard Willy, Nauwelaerts André, Ritzen Guus) De algemene vergadering heeft décharge aan de rekencommissaris gegeven voor afgelopen boekjaar. Verklaring rekencommissaris: De rekencommissaris verklaart dat deze opdracht werd uitgevoerd in het kader van artikel 577-8/2 B.W. Bijgevolg bestond dit uit een nazicht van de boekhoudbescheiden en rekeningen over het boekjaar 2013 en toetsing ervan aan de budgetten, opgesteld door de syndicus met betrekking tot het dagelijks beheer en de voorzienbare uitzonderlijke kosten. Tot besluit verklaar ik dat de boekhoudbescheiden een getrouw beeld geven en in overeenstemming zijn met de wetgeving van op de mede-eigendom. - Mandaat rekencommissaris Het mandaat van de rekencommissaris wordt voor een periode van één jaar door de aanwezige leden van de algemene vergadering wel verlengd. c. Décharge en verlenging mandaat syndicus - Décharge syndicus afgelopen boekjaar De algemene vergadering heeft décharge aan de syndicus gegeven voor afgelopen boekjaar. - Verlenging mandaat syndicus Het mandaat van De Syndicus BVBA wordt voor een periode van één jaar door de aanwezige leden van de algemene vergadering verlengd. 5. Evaluatie leverancierscontracten en offertes (stemming afhankelijk van de werken) De algemene vergadering heeft besloten dat de leverancierscontracten in orde zijn en mogen blijven verder lopen. 3/6

5 (2 de OPROEP) Voor volgende opdrachten zullen offertes worden opgevraagd: - Voorlopig is het tuincontract toegewezen aan Tuin en Park, er zal nog een bijkomende offerte opgevraagd worden. - Contract van Luminus zal vergeleken worden met andere maatschappijen zodat we het beste tarief kunnen bekomen. 6. Bespreking ontwerp aanpassingen statuten (stemming afhankelijk van de aanpassing) Het ontwerp van de gecoördineerde tekst zal voorgelegd worden aan de RVM Deze zullen het dan bespreken en hun eventuele opmerkingen bezorgen aan de syndicus 7. Goedkeuring protocol betalingen (stemming %) a) De algemene vergadering is ermee akkoord gegaan dat het betalingsprotocol als volgt wordt aangepast: Eerst wordt er een schrijven met verzoek tot betalen verstuurd (voor de goedgekeurde afrekening is dit dit schrijven, de bijdragen dienen telkens voor de vijfde van iedere maand gestort te worden). Geen reactie of betalingen ontvangen na één maand vanaf het eerste schrijven, dan wordt er een gewoon rappel verstuurd, zonder administratieve kost. Geen reactie of betalingen ontvangen binnen de 8 dagen, dan wordt er een aangetekend rappel verstuurd en wordt 10 administratieve kost aangerekend. Vanaf dan lopen van rechtswege interesten op alle door de mede-eigenaar verschuldigde sommen, berekend per dag vertraging op basis van een rentevoet van 12 % per jaar. Geen reactie of betalingen ontvangen binnen de 15 dagen, dan wordt het dossier overgemaakt aan de juridische dienst en wordt er een administratieve kost aangerekend van 50. Geen reactie of betalingen ontvangen binnen de 30 dagen, dan wordt er een advocaat aangesteld om de achterstallen te bekomen en zal er 100 administratieve kost aangerekend. De algemene vergadering heeft ook bevestigd dat de syndicus de nodige gerechtelijke procedures mag opstarten om de achterstallen en werkingsbijdrage te bekomen van wanbetalers. Indien nodig mag de syndicus zelfs een beslagrechter aanstellen als de procedure dit vereist. 4/6

6 (2 de OPROEP) Resultaat van deze stemming: b) Stemming protocol privatieve kosten De algemene vergadering is ermee akkoord gegaan om volgend protocol op te nemen in het huishoudelijk reglement: Kosten die privatief toewijsbaar zijn, zullen ook privatief worden doorgerekend. (o.a. overtreding huishoudelijk reglement; onvoldoende aanwezigen, aangetekende uitnodiging,...deze opsomming is niet limitatief) Resultaat van deze stemming: 8. Aanpassingen in Reglement van Inwendige Orde (toevoegingen) a. Er is unaniem beslist dat er 100/aircogroep aangerekend worden voor het gebruik van de muren van de gemeenschap. b. Honden zijn verboden in de noorder en zuidertuin, maar toegelaten in de middentuin. Eigenaars blijven wel verantwoordelijk voor hun huisdier. M.a.w. ze moeten zorgen dat ze aan de leiband zijn en geen overlast bezorgen. 9. Waterinsijpeling Aangezien er nog steeds waterinsijpeling is in de garage heeft de algemene vergadering besloten dat naar aanleiding van het verslag van de architecte er een aangetekend schrijven mag opgemaakt worden door de advocaat naar Kumpen toe. 10. Wildparkeren De algemene vergadering heeft unaniem goedgekeurd dat de syndicus alle maatregelen mag nemen om foutparkeerders die zowel op privatieve als gemeenschappelijke parkeerplaatsen staan te verbaliseren en eventueel zelfs te laten wegslepen. Er is ook aan de syndicus verzocht door de algemene vergadering om hier streng tegen op te treden tegen de foutparkeerders. Er mogen tevens privatieve parkeerbeugels geplaatst worden mits toestemming van de syndicus. 5/6

7 (2 de OPROEP) 11. Aandacht voor lawaai door hoge hakken en verplaatsing stoelen De syndicus verzoekt de eigenaars om respect te hebben voor elkaars rust. Er wordt dan ook verzocht om viltjes onder de stoelen te plaatsen en geluid te beperken (oa het dragen van schoenen met hakken te beperken in de appartementen). 12. Vaststellingen tijdens onderhoud ketels - privatief Eigenaars die hun gaswandketel privatief laten keuren dienen bij eenvoudig verzoek de syndicus hiervan een attest te bezorgen. 13. Bemerkingen: - De syndicus zal een offerte opvragen voor het plaatsen van een ronde spiegel in de draai naar de garages toe. - De syndicus heeft een tegenofferte gekregen van de verzekering, hij zal deze bespreken op de volgende RvM. - Opmerkingen ivm de buizen van de verwarming van individuele appartementen moeten doorgestuurd worden aan de syndicus volgens bijgevoegd document zodat de syndicus hiervan een overzicht kan bezorgen aan de bouwheer. De syndicus heeft de notulen van de vergadering overlopen. De algemene vergadering heeft zich akkoord verklaard met de notulen. De syndicus biedt de eigenaars ook de mogelijkheid om deze notulen te ondertekenen. De ondertekende notulen kunnen door de mede-eigenaars ingekeken worden op kantoor. Einde notulen Handtekening Syndicus 6/6

8 Datum: 13 april 2015 Uur: 20u00 Plaats: Cultureel Centrum, Kunstlaan 5 te Hasselt Aanwezig: 51217/ ste = aantal aandelen aanwezig Notulen 0. Verwelkoming en stemopneming David Wellens, optredend voor De Syndicus BVBA verwelkomt de aanwezige eigenaars en dankt iedereen voor hun komst. Er zijn voldoende aanwezigen, dus er kan rechtsgeldig vergaderd worden. De syndicus opent de vergadering. 1. Aanstellen voorzitter en secretaris algemene vergadering (stemming %) De algemene vergadering heeft met volgende stemming: Dhr. Gérard is aangesteld als voorzitter van de algemene vergadering. Deze geeft het woord aan de syndicus. De algemene vergadering heeft met volgende stemming: De syndicus aangesteld als secretaris van de algemene vergadering. 2. Overlopen en goedkeuren boekjaar (stemming %) De syndicus heeft de boekhouding van afgelopen boekjaar overlopen en toegelicht. De algemene vergadering heeft de boekhouding van het voorbije boekjaar als volgt goedgekeurd mits volgende aanpassingen uitgevoerd worden: - Factuur van de lift van blok B tbv 571,35 moet privatief worden aangerekend aan De Cock. - Kost van 2012 tbv Kosten tuin ( ) hierin moet blok A niet bijbetalen Kost van 163,35 is niet privatief maar voor blok - Eigenaars die vragen hebben i.v.m. met hun privatieve afrekening, gelieve rechtstreeks contact op te nemen met de syndicus De algemene vergadering heeft met volgende stemming: De syndicus zal de aanpassingen uitvoeren en een correcte afrekening naar elke eigenaar versturen. De syndicus verzoekt dat elke eigenaar die een openstaand saldo heeft t.o.v. de gemeenschap die uiterlijk stort binnen de maand na het ontvangen van het verslag. 1/6

9 Eigenaars die een tegoed hebben zullen dit zo spoedig mogelijk teruggestort krijgen. 3. Bepalen budget volgend boekjaar (stemming %) - Bespreking begroting werkingskapitaal De algemene vergadering heeft als volgt besloten: dat de werkingsbijdrage voor volgend boekjaar behouden is. De syndicus verzoekt de eigenaars om hun bijdrage correct te storten zodat de werking van de residentie niet in het gedrang komt. - Bespreken begroting eventuele buitengewone uitgaven (stemming afh. van werken) De algemene vergadering heeft als volgt besloten: dat er geen opvraging voor buitengewone kosten voor volgend boekjaar bepaald zijn. - Bespreken voorstel spaarreserve (stemming %) De algemene vergadering heeft als volgt besloten dat er 1500/blok opgevraagd wordt aan spaarkapitaal. 4. Décharge en mandaten raad van mede-eigendom, rekencommissaris en syndicus (stemming %) a. Décharge en verlenging mandaat RvM - Décharge RvM afgelopen boekjaar De algemene vergadering heeft décharge aan de RvM gegeven voor afgelopen boekjaar. -Verlenging mandaat RvM Het mandaat van de RvM wordt voor een periode van één jaar door de aanwezige leden van de algemene vergadering verlengd. Bijkomend: dhr. Verheggen (blok B) 2/6

10 b. Décharge en verlenging mandaat rekencommissaris - Décharge rekencommissaris afgelopen boekjaar De algemene vergadering heeft décharge aan de rekencommissaris gegeven voor afgelopen boekjaar. Verklaring rekencommissaris: De rekencommissaris verklaart dat deze opdracht werd uitgevoerd in het kader van artikel 577-8/2 B.W. Bijgevolg bestond dit uit een nazicht van de boekhoudbescheiden en rekeningen over het boekjaar 2014 en toetsing ervan aan de budgetten, opgesteld door de syndicus met betrekking tot het dagelijks beheer en de voorzienbare uitzonderlijke kosten. Tot besluit verklaar ik dat de boekhoudbescheiden een getrouw beeld geven en in overeenstemming zijn met de wetgeving van op de mede-eigendom. - Mandaat rekencommissaris Het mandaat van de rekencommissaris wordt voor een periode van één jaar door de aanwezige leden van de algemene vergadering verlengd. c. Décharge en verlenging mandaat syndicus - Décharge syndicus afgelopen boekjaar De algemene vergadering heeft décharge aan de syndicus gegeven voor afgelopen boekjaar. - Verlenging mandaat syndicus Het mandaat van De Syndicus BVBA wordt voor een periode van één jaar door de aanwezige leden van de algemene vergadering verlengd. 5. Evaluatie leverancierscontracten en offertes (stemming afhankelijk van de werken) - Offerte brandpolis Maxi-Assur De huidige polis mag bij KBC blijven. 3/6

11 - Offertes tuinonderhoud aanduiden van firma (opgevraagd door RvM) Er zijn 2 offertes opgevraagd. De algemene vergadering heeft gekozen voor de offerte van tuinaanleg Kwanten voor 20787,80 voor een periode van 1 jaar (meest volledige offerte). De syndicus zal aan een klusjesman nog een bijkomende offerte opvragen voor volgende boekjaar. De algemene vergadering heeft besloten dat de andere leverancierscontracten in orde zijn en mogen blijven verder lopen. 6. Goedkeuring protocol betalingen (stemming %) a) De algemene vergadering is ermee akkoord gegaan dat het betalingsprotocol als volgt wordt aangepast: Eerst wordt er een schrijven met verzoek tot betalen verstuurd (voor de goedgekeurde afrekening is dit dit schrijven, de bijdragen dienen telkens voor de vijfde van iedere maand gestort te worden). Geen reactie of betalingen ontvangen na één maand vanaf het eerste schrijven, dan wordt er een gewoon rappel verstuurd, zonder administratieve kost. Geen reactie of betalingen ontvangen binnen de 8 dagen, dan wordt er een aangetekend rappel verstuurd en wordt 10 administratieve kost aangerekend. Vanaf dan lopen van rechtswege interesten op alle door de mede-eigenaar verschuldigde sommen, berekend per dag vertraging op basis van een rentevoet van 12 % per jaar. Geen reactie of betalingen ontvangen binnen de 15 dagen, dan wordt het dossier overgemaakt aan de juridische dienst en wordt er een administratieve kost aangerekend van 50. Geen reactie of betalingen ontvangen binnen de 30 dagen, dan wordt er een advocaat aangesteld om de achterstallen te bekomen en zal er 100 administratieve kost aangerekend. De algemene vergadering heeft ook bevestigd dat de syndicus de nodige gerechtelijke procedures mag opstarten om de achterstallen en werkingsbijdrage te bekomen van wanbetalers. Indien nodig mag de syndicus zelfs een beslagrechter aanstellen als de procedure dit vereist. Resultaat van deze stemming: 4/6

12 Stemming protocol privatieve kosten De algemene vergadering is ermee akkoord gegaan om volgend protocol op te nemen in het huishoudelijk reglement: Kosten die privatief toewijsbaar zijn, zullen ook privatief worden doorgerekend. (o.a. overtreding huishoudelijk reglement; onvoldoende aanwezigen, aangetekende uitnodiging,...deze opsomming is niet limitatief) Resultaat van deze stemming: 7. Waterproblematiek Dossier VME De Kaai/Kumpen Aanstelling advocaat De aanstelling van de advocaat is goedgekeurd. De algemene vergadering is ook akkoord dat er een eventueel een procedure mag opgestart worden. 8. Blok nr 71 waterlek schacht; goedkeuring van opening in wand op GVL kantoor van Via Ferrata of opening in de wand vanuit de liftschacht. De aanstelling van de advocaat is goedgekeurd. De algemene vergadering is ook akkoord dat er een eventueel een procedure mag opgestart worden. 9. Afkitten natuursteen app. 59/5.01 of afkitten alle balkons Offerte firma Leekens (deels financiëren via de spaarreserve) De syndicus zal een algemene offerte opvragen, dit zal dan ook verder besproken worden met de advocaat om te kijken of dit al dan niet een bouwprobleem is. 10. Problematiek schouw/ketels Er zal Schootec (schouwenfirma) aangesteld worden om te kijken wat het probleem is, dan zal dit besproken worden met de RvM. 11. Werking VME/RvM na enkele ontslagen uit RvM - Betaling facturen Deze facturen zullen om de 2 weken nagekeken worden door het dagelijks bestuur, zijnde Gérard Willy en Guus Ritzen. Zij zullen hier initiatief voor nemen. - Vervangen lampen en eventueel nazicht van kleine meldingen zoals bij verhuis poort binnenplein open zetten Eerst altijd melden aan de syndicus. 5/6

13 De syndicus heeft de notulen van de vergadering overlopen. De algemene vergadering heeft zich akkoord verklaard met de notulen. De syndicus biedt de eigenaars ook de mogelijkheid om deze notulen te ondertekenen. De ondertekende notulen kunnen door de mede-eigenaars ingekeken worden op kantoor. Einde notulen Handtekening Syndicus 6/6