De Syndicus Professioneel beheer

Transcriptie

1 Datum: 4 mei 2016 Uur: 20:00 Plaats: Parketzaal CC Aanwezig: / ste = aantal aandelen aanwezig 67/150 = aantal eigenaars aanwezig Notulen 0. Verwelkoming en stemopneming David Wellens, optredend voor De Syndicus BVBA verwelkomt de aanwezige eigenaars en dankt iedereen voor hun komst. Er zijn voldoende aanwezigen, dus er kan rechtsgeldig vergaderd worden. De syndicus opent de vergadering. 1. Aanstellen voorzitter en secretaris algemene vergadering (stemming %) De algemene vergadering heeft met volgende stemming: Willy Gérard is aangesteld als voorzitter van de algemene vergadering. Deze geeft het woord aan de syndicus. De algemene vergadering heeft met volgende stemming: De syndicus aangesteld als secretaris van de algemene vergadering. 2. Overlopen en goedkeuren boekjaar (stemming %) De syndicus heeft de boekhouding van afgelopen boekjaar overlopen en toegelicht. De algemene vergadering heeft de boekhouding van het voorbije boekjaar als volgt goedgekeurd /44151 ste Tegen: 751/44151 ste (Cox) Onthouding: 1369/45520 ste (Haenen, Houben, Hoet) Indien er vragen zijn over individuele afrekeningen zijn moeten eigenaars contact opnemen met de dienst boekhouding. Elke eigenaar krijgt de individuele afrekening toegestuurd samen met het verslag. De syndicus verzoekt dat elke eigenaar die een openstaand saldo heeft t.o.v. de gemeenschap die uiterlijk stort binnen de maand na het ontvangen van het verslag. Eigenaars die een tegoed hebben zullen dit zo spoedig mogelijk teruggestort krijgen. 1/7

2 3. Bepalen budget volgend boekjaar (stemming %) - Bespreking begroting werkingskapitaal De algemene vergadering heeft als volgt besloten: 44151/45520 ste Tegen: 751/45520 ste (Cox) dat de werkingsbijdrage voor volgend boekjaar behouden blijft. De syndicus verzoekt de eigenaars om hun bijdrage correct te storten zodat de werking van de residentie niet in het gedrang komt. - Bespreken begroting eventuele buitengewone uitgaven (stemming afh. van werken) De algemene vergadering heeft als volgt besloten: dat er geen opvraging voor buitengewone kosten voor volgend boekjaar bepaald zijn. - Bespreken voorstel spaarreserve (stemming %) De algemene vergadering heeft als volgt besloten dat er 1500 euro per blok opgevraagd wordt aan spaarkapitaal. In bijlage treft u het overschrijvingsformulier om uw bijdrage te voldoen. 4. Décharge en mandaten raad van mede-eigendom, rekencommissaris en syndicus (stemming %) a. Décharge en verlenging mandaat RvM - Décharge RvM afgelopen boekjaar De algemene vergadering heeft décharge aan de RvM gegeven voor afgelopen boekjaar. -Verlenging mandaat RvM Het mandaat van de RvM wordt voor een periode van één jaar door de aanwezige leden van de algemene vergadering verlengd. 2/7

3 - Verkiezing mandaat RvM (stemming %) Volgende leden zijn verkozen als lid van de Raad van mede-eigendom: - Haenen Evi - Wouters Ruben - Mallet - Verheggen - Verlinden - Dreesen - Vrolix - Ritzen - Mees - Gérard - Marneffe - Kerhofs b. Décharge en verlenging mandaat rekencommissaris - Décharge rekencommissaris afgelopen boekjaar De algemene vergadering heeft décharge aan de rekencommissaris gegeven voor afgelopen boekjaar. Verklaring rekencommissaris: De rekencommissaris verklaart dat deze opdracht werd uitgevoerd in het kader van artikel 577-8/2 B.W. Bijgevolg bestond dit uit een nazicht van de boekhoudbescheiden en rekeningen over het boekjaar 2015 en toetsing ervan aan de budgetten, opgesteld door de syndicus met betrekking tot het dagelijks beheer en de voorzienbare uitzonderlijke kosten. Tot besluit verklaar ik dat de boekhoudbescheiden een getrouw beeld geven en in overeenstemming zijn met de wetgeving van op de mede-eigendom. - Mandaat rekencommissaris Het mandaat van de rekencommissaris wordt voor een periode van één jaar door de aanwezige leden van de algemene vergadering wel verlengd. 3/7

4 De algemene vergadering heeft met volgende stemming: Guus Ritzen, Roland Verlinden en Willy Gérard verkozen tot rekencommissaris. c. Décharge en verlenging mandaat syndicus - Décharge syndicus afgelopen boekjaar De algemene vergadering heeft décharge aan de syndicus gegeven voor afgelopen boekjaar. - Verlenging mandaat syndicus Het mandaat van De Syndicus BVBA wordt voor een periode van één jaar door de aanwezige leden van de algemene vergadering wel verlengd. 5. Evaluatie leverancierscontracten en offertes (stemming afhankelijk van de werken) De algemene vergadering heeft besloten dat de leverancierscontracten in orde zijn en mogen blijven verder lopen. Voor volgende opdrachten zullen offertes worden opgevraagd: - er zullen extra offertes voor tuinonderhoud worden opgevraagd. - Offertes onderhoud lift: na simulatie van de kosten blijkt dat herstellingen duur zijn. Er zal nagevraagd worden een omniumcontract af te sluiten. RVM zal dit verder met de syndicus bespreken. 4/7

5 6. Goedkeuring protocol betalingen (stemming %) a) De algemene vergadering is ermee akkoord gegaan dat het betalingsprotocol als volgt wordt aangepast: Eerst wordt er een schrijven met verzoek tot betalen verstuurd (voor de goedgekeurde afrekening is dit dit schrijven, de bijdragen dienen telkens voor de vijfde van iedere maand gestort te worden). Geen reactie of betalingen ontvangen na één maand vanaf het eerste schrijven, dan wordt er een gewoon rappel verstuurd, zonder administratieve kost. Geen reactie of betalingen ontvangen binnen de 8 dagen, dan wordt er een aangetekend rappel verstuurd en wordt 10 administratieve kost aangerekend. Vanaf dan lopen van rechtswege interesten op alle door de mede-eigenaar verschuldigde sommen, berekend per dag vertraging op basis van een rentevoet van 12 % per jaar. (Cox is niet akkoord met deze rentevoet) Geen reactie of betalingen ontvangen binnen de 15 dagen, dan wordt het dossier overgemaakt aan de juridische dienst en wordt er een administratieve kost aangerekend van 50. Geen reactie of betalingen ontvangen binnen de 30 dagen, dan wordt er een advocaat aangesteld om de achterstallen te bekomen en zal er 100 administratieve kost aangerekend. De algemene vergadering heeft ook bevestigd dat de syndicus de nodige gerechtelijke procedures mag opstarten om de achterstallen en werkingsbijdrage te bekomen van wanbetalers. Indien nodig mag de syndicus zelfs een beslagrechter aanstellen als de procedure dit vereist. Resultaat van deze stemming: 44151/45520 ste Tegen: 751/45520 ste (Cox) Stemming protocol privatieve kosten De algemene vergadering is ermee akkoord gegaan om volgend protocol op te nemen in het huishoudelijk reglement: Kosten die privatief toewijsbaar zijn, zullen ook privatief worden doorgerekend. (o.a. overtreding huishoudelijk reglement; onvoldoende aanwezigen, aangetekende uitnodiging,...deze opsomming is niet limitatief) 5/7

6 Resultaat van deze stemming: 7. Werken in gemeenschappelijke garage Herinnering aan het huishoudelijk reglement; Artikel 10 Aan de autostandplaatsen en garages kan geen andere bestemming gegeven worden dan het parkeren van personenwagens of kleine bestelwagens, motors, motorfietsen, fietsen, enzovoort. Het is verboden er wagens te parkeren met een gasinstallatie. 4 De gebruikers van deze autostandplaatsen en garages moeten alle ongemakken voor de andere huisgenoten en gebruikers vermijden. Zij moeten zich onthouden van alle luidruchtigheid, en motoren nutteloos te laten draaien, in het bijzonder tussen twintig en acht uur. Zij zijn verplicht hun autostandplaats en garage in een onberispelijke staat van zindelijkheid te houden; bij gebreke hieraan zal de syndicus de autostandplaatsen of garages doen kuisen op kosten van de in gebreke gebleven gebruiker. De standplaats mag enkel aangeduid worden door en Belgische of Europese nummerplaat dit zal op een uniforme wijze gebeuren bepaald door de beheerraad. De toegang langs de gemeenschappelijke in- en uitrit moet steeds vrijgelaten worden. de A.V. heeft unaniem besloten dat er op de autostandplaatsen geen werken aan voertuigen mogen uitgevoerd worden. 8. Verkeersdrempels Er wordt toelichting gegeven over de reden van plaatsing en de plaats van de drempels. Slechte kleine minderheid is voorstander van wegnemen van de verkeersdrempels, dus de drempels kunnen worden bevestigd. 9. Bouwproblematiek Toelichting door Mter Franssens, deze krijgt volmacht om te dagvaarden. Eigenaars met privatieve schade zouden privatief moeten tussenkomen in de procedure. De Dagvaarding mag uitgebracht worden voor: - Waterinfiltratie - Terrassen 6/7

7 - schouwen De syndicus heeft de notulen van de vergadering overlopen. De algemene vergadering heeft zich akkoord verklaard met de notulen. De syndicus biedt de eigenaars ook de mogelijkheid om deze notulen te ondertekenen. De ondertekende notulen kunnen door de mede-eigenaars ingekeken worden op kantoor. Einde notulen Handtekening Syndicus Handtekening rekencommissaris Handtekening Voorzitter 7/7 Handtekening Secretaris