MedSpace synchronisatie

MedSpace synchronisatie INHOUDSOPGAVE Inleiding... 2 1-Synchroniseren met Apple... 4 Synchroniseren via de icloud naar alle gekoppelde Apple apparaten.... 4 Synchroniseren naar enkel een iphone... 6 2-Synchroniseren met uw Android toestel... 13 3-Synchroniseren met Outlook... 16 4-Synchroniseren met uw Windows Phone... 20 Apple Android Outlook Windowsphone icloud iphone 1

INLEIDING Dit document beschrijft hoe u uw iphone, Android-smartphone, Windows Phone en/of Outlook in kunt stellen om te kunnen synchroniseren met MedSpace. U kunt ons altijd bellen, mocht u op problemen stuiten: 035-6 211 211. Let wel, het synchroniseren is one way: van MedSpace naar uw mobiele telefoon of Outlook. Overigens maken wij een voorbehoud bij de synchronisatie met Outlook vanwege het beveiligingsbeleid binnen ziekenhuizen. Ook dient u van Outlook 2007 of een hogere versie gebruik te maken. Vereisten Uw iphone dient minimaal op ios versie 7 te draaien. Dit kunt u controleren bij Instellingen Algemeen Info Versie. Heeft u nog een ios-versie 6? Dan vindt u op pagina 9 een beschrijving hoe u via Google Calender kunt synchroniseren. Outlook vanaf versie 2007. MAC OS X versie 10.9.0 en 10.9.1 bevatten beiden een fout waardoor de MedSpace agenda niet in de icloud gezet kan worden. Updaten van OS X naar een recentere versie is dan Noodzakelijk. De voorbereiding Als het goed is, heeft u deze voorbereiding al uitgevoerd. Dat is belangrijk, want of u nu wilt synchroniseren met uw mobiele telefoon of Outlook, u dient in alle gevallen in MedSpace aan te geven dat u wilt synchroniseren. De voorbereiding nog even in het kort: 1- Klik op het Rooster -icoon op de eerste pagina van MedSpace 2- Klik op uw eigen naam. 3- Klik op de tab Synchronisatie en geef aan dat u wilt synchroniseren. U kunt aangeven vanaf welke datum u wilt synchroniseren, voor welke datum u de afspraken wilt verwijderen en welke items u wilt synchroniseren. 4- Klik op Opslaan en sluiten. In uw mailbox ontvangt u nu een e-mail met daarin drie links. Nu is het belangrijk met welk toestel u wilt synchroniseren, de iphone, een Android-toestel of Outlook. 2

U wilt synchroniseren met een iphone Pas als u een e-mail ontvangen heeft kunt u verder met het opzetten van synchronisatie met uw iphone. U kunt uw synchronisatie met de iphone op drie verschillende wijzen tot stand brengen. 1-Via de icloud, ga naar pagina 4 Als u via de icloud synchroniseert, worden alle agenda s die met de icloud zijn verbonden zoals iphone, ipad of Mac bijgewerkt. 2-Direct met de iphone, ga naar pagina 6 Als u direct met de iphone synchroniseert, wordt alleen uw iphone bijgewerkt en dus niet de agenda s van uw andere Apple-producten. 3-Via Outlook, ga naar pagina 16. Ook hierbij wordt alleen uw iphone bijgewerkt. Ten overvloede, ziekenhuizen hebben vaak de mogelijkheid tot synchronisatie van buiten geblokkeerd. U kunt de ICT verzoeken om deze blokkade op te heffen. U wilt synchroniseren met uw Android-Smartphone Synchroniseren met een Android-toestel doet u door de MedSpace-agenda aan een Gmail agenda toe te voegen. Na het ontvangen van de e-mail volgt u de stappen zoals beschreven in pagina 13. U wilt synchroniseren met Outlook Na het ontvangen van de e-mail volgt u de stappen zoals beschreven in pagina 16. Nog iets: uw agenda delen met anderen Het delen van uw agenda met anderen is gemakkelijk: stuur de link die begint met https://ical2.medspace.nl/sync door naar de persoon met wie u de agenda wilt delen. Zij kunnen deze link dan installeren op elk apparaat naar wens (inclusief de iphone!). Stuur ook de link met de instructies door, zodat ze weten hoe ze de agenda link kunnen gebruiken (http://ical1.medspace.nl/doclib/medspace_synchronisatie.pdf) 3

1-SYNCHRONISEREN MET APPLE Uw MedSpace agenda kunt u op diverse manieren synchroniseren met uw Apple apparatuur. De twee voornaamste methodes zijn via icloud en direct met uw iphone. Synchroniseren via de icloud naar alle gekoppelde Apple apparaten. Als u uw MedSpace agenda wilt synchroniseren over al uw gekoppelde Apple apparaten, dan stelt u het synchroniseren in via de icloud. icloud synchronisatie kan alleen worden ingesteld via een Apple computer. 1. Kopieer de link uit uw mail die onder Synchroniseren met uw Android toestel/icloud staat. 1 Klik niet op de link (dan worden eenmalig de afspraken in uw icloud agenda gezet). Heeft u deze mail niet meer, dan kunt u deze link ook terugvinden als u in MedSpace in het rooster op uw naam klikt met de linker muisknop. U vindt de link dan onder het tabje Synchronisatie. 2. Open de Agenda (ical) op uw Mac. 3. Selecteer in het menu de optie Archief Nieuw agenda-abonnement 1 indien u de gedeelde agenda van iemand anders installeert, gebruik dan hier de link die u toegestuurd heeft gekregen (de link die begint met https://ical2) 4

4. Vul bij URL agenda de gekopieerde link in (de link die met https://ical2 begint) 5. Klik op Abonneer. 6. Bij Naam staat standaard MedSpace Agenda ingevuld. U kunt dit eventueel aanpassen door bv. uw naam er bij te zetten. 7. Selecteer bij Locatie de optie icloud. 8. Selecteer bij Werk automatisch bij de optie Elk uur. 9. Klik op OK. De MedSpace-agenda is aangemaakt en wordt gevuld. De MedSpace-agenda wordt automatisch gesynchroniseerd met alle apparaten die op de icloud zijn aangesloten. 5

Synchroniseren naar enkel een iphone Als u uw MedSpace agenda enkel en alleen met uw iphone wilt synchroniseren, dan volgt u de onderstaande stappen. LET OP: als u synchroniseren via de icloud heeft ingesteld, dan hoeft u onderstaande stappen niet uit te voeren. Doet u dat wel, dan verschijnt de MedSpace-agenda dubbel op uw toestel. IOS10 en hoger 1. Open de Instellingen op uw iphone. 2. Selecteer de optie Accounts en wachtwoorden. 3. Selecteer de optie Nieuwe account. 4. Selecteer de optie Anders. 5. Selecteer onder AGENDA de optie Voeg agenda-abonnement toe. 6. Vul bij Server ical1.medspace.nl/sync in.( u kunt dit kopiëren uit de mail die u van MedWeb heeft ontvangen) 2 2 indien u de gedeelde agenda van iemand anders installeert, gebruik dan hier de link die u toegestuurd heeft gekregen (de link die begint met https://ical2) 6

7. Er volgt een melding dat gebruikersnaam en wachtwoord vereist zijn. Selecteer OK. 8. Vul bij Beschrijving MedSpace in. 9. Vul bij Gebruikersnaam uw MedSpace gebruikersnaam in. 10. Vul bij Wachtwoord het wachtwoord in dat u voor MedSpace gebruikt. 11. Laat Gebruik SSL aanstaan. 12. Indien u de melding Controle accountgegevens niet mogelijk krijgt kan het zijn dat u uw de gegevens in stap 8 stap 11 niet correct heeft ingevoerd. Klik op OK en controleer uw gegevens. 13. In het overzicht van Agenda s met abonnement vindt u nu de MedSpaceagenda terug. 14. Ga terug naar de optie Agenda. 15. Als u op Nieuwe gegevens klikt kunt u aangeven om de hoeveel tijd de agenda ververst dient te worden. 7

16. De Medspace-agenda kunt u op Fetch laten staan. 17. Zet nieuwe gegevens ophalen op Elk uur. LET OP: deze instelling geldt voor alle gegevens die u in deze lijst ziet en die op Fetch staan. Heeft u bv. een agenda die u vaker wilt verversen, kies dan die optie. 18. Selecteer op het beginscherm van uw iphone de agenda. Uw MedSpace-afspraken zijn nu zichtbaar. 19. Als u onderin op Agenda s klikt en vervolgens MedSpace kiest kunt u de kleur van de agenda aanpassen. Selecteer vervolgens Gereed. 20. Indien u van de app SyncML gebruik maakte, dan kunt u de agenda die u hiervoor gebruikte hier verwijderen. Kies linksboven voor Wijzig, selecteer de agenda die u voor de app SyncML gebruikte en kies helemaal onderaan het scherm voor Verwijder agenda. Zo voorkomt u dat alle items dubbel in uw agenda staan. De app SyncML kunt u vervolgens van uw iphone verwijderen. 8

IOS7 tot IOS9 1. Open de Instellingen op uw iphone. 2. Selecteer de optie E-mail, contacten, agenda s 3. Selecteer de optie Nieuwe account. 4. Selecteer de optie Anders. 5. Selecteer onder AGENDA de optie Voeg agenda-abonnement toe. 6. Vul bij Server ical1.medspace.nl/sync in.( u kunt dit kopiëren uit de mail die u van MedWeb heeft ontvangen) 3 7. Er volgt een melding dat gebruikersnaam en wachtwoord vereist zijn. Selecteer OK. 3 indien u de gedeelde agenda van iemand anders installeert, gebruik dan hier de link die u toegestuurd heeft gekregen (de link die begint met https://ical2) 9

8. Vul bij Beschrijving MedSpace in. 9. Vul bij Gebruikersnaam uw MedSpace gebruikersnaam in. 10. Vul bij Wachtwoord het wachtwoord in dat u voor MedSpace gebruikt. 11. Laat Gebruik SSL aanstaan. 12. Indien u de melding Controle accountgegevens niet mogelijk krijgt kan het zijn dat u uw de gegevens in stap 8 stap 11 niet correct heeft ingevoerd. Klik op OK en controleer uw gegevens. 13. In het overzicht van Agenda s met abonnement vindt u nu de MedSpaceagenda terug. 14. Ga terug naar de optie E-mail, contacten, agenda s. 15. Als u op Nieuwe gegevens klikt kunt u aangeven om de hoeveel tijd de agenda ververst dient te worden. 16. De Medspace-agenda kunt u op Fetch laten staan. 17. Zet het nieuwe gegevens ophalen op Elk uur. LET OP: deze instelling geldt voor alle gegevens die u in deze lijst ziet en die op Fetch staan. Heeft u bv. een agenda die u vaker wilt verversen, kies dan die optie. 18. Selecteer op het beginscherm van uw iphone de agenda. Uw MedSpace-afspraken zijn nu zichtbaar. 10

19. Als u onderin op Agenda s klikt en vervolgens MedSpace kiest kunt u de kleur van de agenda aanpassen. Selecteer vervolgens Gereed. 20. Indien u van de app SyncML gebruik maakte, dan kunt u de agenda die u hiervoor gebruikte hier verwijderen. Kies linksboven voor Wijzig, selecteer de agenda die u voor de app SyncML gebruikte en kies helemaal onderaan het scherm voor Verwijder agenda. Zo voorkomt u dat alle items dubbel in uw agenda staan. De app SyncML kunt u vervolgens van uw iphone verwijderen. ios6 en lager Mocht u niet kunnen upgraden naar ios7, dan kunt u alleen synchroniseren via Gmail. Dit is gemakkelijk in te stellen; u heeft wel een Googleaccount nodig. 4 1. Volg de stappen 1 tot en met 9 onder Synchroniseren met uw Android toestel. Indien u uw Google-account al synchroniseert met uw iphone, dan verschijnt de kalender op uw iphone. De volgende stappen kunt u overslaan.. 2. Open de Instellingen op uw iphone. 3. Selecteer de optie E-mail, contacten, agenda s. 4. Selecteer de optie Nieuwe account. 5. Selecteer de optie Google Mail. 4 U kunt zich hier aanmelden voor een Google-account: https://accounts.google.com/signup 11

6. Vul bij Naam uw naam in. 7. Vul bij E-mail uw volledige Google e-mailadres in. 8. Vul bij Wachtwoord het wachtwoord in dat u voor uw Google-account gebruikt.. 9. Vul bij Beschrijving MedSpace agenda in. 10. Klik op Volgende 11. Zet de optie Agenda s aan. Als u de agenda opent op uw iphone wordt de MedSpace-agenda automatisch geladen. Is dit niet het geval, dan dient u de volgende stappen nog uit te voeren: 12. Open de volgende link in de browser op uw iphone: https://www.google.com/calendar/syncselec t 13. Selecteer de MedSpace-agenda en klik op Opslaan. De MedSpace-agenda wordt tijdens de volgende synchronisatie toegevoegd aan de kalender op uw iphone. 12

2-SYNCHRONISEREN MET UW ANDROID TOESTEL U kunt MedSpace laten synchroniseren met uw Android toestel door de agenda aan Gmail toe te voegen. Gmail ververst de agenda elke paar uur, dit is niet zelf in te stellen. U kunt synchronisatie met Gmail als volgt instellen: 1. Kopieer de link uit uw mail die onder Synchroniseren met uw Android toestel/icloud staat. 5 Heeft u deze mail niet meer, dan kunt u deze link ook terugvinden als u in MedSpace in het rooster op uw naam klikt met de linker muisknop. U vindt de link dan onder het tabje Synchronisatie. 2. Log op uw pc in op uw Gmail account. 3. Klik in de balk aan de linkerkant achter Andere agenda s met uw linker muisknop op het pijltje naar beneden. 4. Selecteer vervolgens de optie Toevoegen via URL. 5. Plak de link die u gekopieerd heeft in het veld URL. 6. Klik op Agenda toevoegen. 7. Google gaat uw agenda nu ophalen. Dit kan even duren, afhankelijk van de grootte van de agenda. U ziet onder Andere agenda s de link staan die u heeft toegevoegd. 5 indien u de gedeelde agenda van iemand anders installeert, gebruik dan hier de link die u toegestuurd heeft gekregen (de link die begint met https://ical2) 13

8. Als de agenda is geladen is de link vervangen door de tekst MedSpace Agenda. Uw MedSpace-afspraken zijn dan zichtbaar op het scherm. 9. Als u met uw muis over de tekst MedSpace Agenda beweegt dan verschijnt er achter de tekst een pijltje naar beneden. Als u met uw linker muisknop daarop klikt heeft u een aantal opties waarmee u instellingen van de agenda aan kunt passen (bv. de kleur waarin de agenda wordt weergegeven). 10. Open op uw telefoon de app die u voor uw Agenda gebruikt. (De schermafbeeldingen uit de agenda die u hier ziet zijn van de Google agenda app: https://play.google.com/store/apps/details?i d=com.google.android.calendar. Dit is niet de standaard agenda op uw toestel; deze kan per merk toestel verschillen.) 11. Klik onderop uw toestel zodat het keuzemenu verschijnt en klik op Agenda s. 12. Klik op Agenda s om te synchroniseren. 14

13. De MedSpace-agenda staat nog niet aangevinkt. Vink deze aan en klik op OK. 14. U ziet de Medspace-agenda nu ook in de lijst van agenda s staan. De agenda wordt nu geladen. 15. Sluit het overzicht van de agenda s. 16. De agenda op uw Android-toestel ververst niet automatisch. U ververst de agenda op de volgende manier: Klik onderop uw toestel zodat het keuzemenu verschijnt en klik op Vernieuwen, Belangrijk: de agenda wordt dan opnieuw opgehaald van de Google-server. Staat uw afspraak nog niet in uw Gmail-agenda, dan verschijnt deze ook nog niet op uw toestel. 15

3-SYNCHRONISEREN MET OUTLOOK U kunt synchroniseren met Outlook instellen door op de link uit uw mail te klikken onder Synchroniseren met Outlook. 6 Heeft u deze mail niet meer, dan kunt u deze link ook terugvinden als u in MedSpace in het rooster op uw naam klikt met de linker muisknop. U vindt de link dan onder het tabje Synchronisatie. De link wordt geopend in uw standaardbrowser (als de link niet aanklikbaar is, kopieer deze dan en plak hem in de adresbalk van uw browser), waarna de link als agenda aan Outlook wordt toegevoegd. U krijgt een aantal schermen te zien waar u doorheen moet klikken. Welke dit zijn is afhankelijk van wat uw standaardbrowser is. De browser Google Chrome herkent de link niet, u dient deze dan te kopiëren en te openen in Internet Explorer of Firefox. Tip: Als u Outlook ook voor uw mail gebruikt, dan wordt de agenda gelijk herkend als u op de link klikt. Volg de stappen onder Uw standaardbrowser is Internet Explorer vanaf stap 3. 6 indien u de gedeelde agenda van iemand anders installeert, gebruik dan hier de link die u toegestuurd heeft gekregen (de link die begint met https://ical2 16

Uw standaardbrowser is Internet Explorer 1. U krijgt de vraag Staat u toe dat via deze website een programma op uw computer wordt geopend?. Klik op Toestaan. 2. U krijgt de melding Er wordt geprobeerd webinhoud te openen met dit programma op uw computer. Klik op Toestaan. 3. Outlook wordt geopend. U krijgt de vraag Deze internetagenda aan Outlook toevoegen en abonneren op updates?. Klik op Ja. 4. De agenda is toegevoegd aan Outlook. De agenda wordt automatisch bijgewerkt. Het kan zijn dat u hier een foutmelding krijgt (zie pagina 18) 17

Uw standaardbrowser is Firefox 1. U krijgt de melding Deze koppeling moet worden geopend met een toepassing. Controleer of onder Verzenden naar: de optie Microsoft Outlook geselecteerd is. Indien dit niet het geval is, selecteer deze optie dan. 2. Klik op OK. 3. Outlook wordt geopend. U krijgt de vraag Deze internetagenda aan Outlook toevoegen en abonneren op updates?. Klik op Ja. 4. De agenda is toegevoegd aan Outlook. De agenda wordt automatisch bijgewerkt. Het kan zijn dat u hier een foutmelding krijgt (zie pagina 12) 18

Foutmeldingen bij installatie synchronisatie met Outlook Het kan zijn dat systeembeheer in uw ziekenhuis Outlook zo heeft beveiligd dat u de agenda niet aan uw Outlook toe kan voegen. U krijgt dan de volgende melding: Klik in dat geval op onderstaande link: 7 mailto:info@medweb.nl?subject=outlook%20synchronisatie%20persoonlijke%20mappen %20foutmelding Er wordt een e-mail aangemaakt. Vermeld in de e-mail uw naam, de naam van het ziekenhuis en uw vakgroep. Indien u het rechtstreekse telefoonnummer (en/of een naam) van systeembeheer heeft deze ook graag vermelden. Wij nemen dan contact op met systeembeheer om te kijken of we de synchronisatie binnen uw ziekenhuis werkend kunnen krijgen. Krijgt u een andere foutmelding, klik dan op de volgende link: 8 mailto:info@medweb.nl?subject=outlook%20synchronisatie%20foutmelding Er wordt een e-mail aangemaakt. Vermeld in de e-mail de foutmelding (dit mag een print screen zijn), uw naam, de naam van het ziekenhuis en uw vakgroep en uw rechtstreekse telefoonnummer. Wij gaan dan onderzoeken waar de foutmelding vandaan komt en nemen contact met u op. 7 Indien u deze pdf heeft uitgeprint of als de link niet werkt: verstuur een e-mail naar info@medweb.nl, met als onderwerp Outlook synchronisatie persoonlijke mappen foutmelding 8 Indien u deze pdf heeft uitgeprint of als de link niet werkt: verstuur een e-mail naar info@medweb.nl, met als onderwerp Outlook synchronisatie foutmelding 19

4-SYNCHRONISEREN MET UW WINDOWS PHONE 1. Volg de stappen 1 tot en met 9 onder 2-Synchroniseren met uw Android toestel. Indien u uw Google-account al synchroniseert met uw Windows Phone toestel dan verschijnt de kalender op uw toestel. De volgende stappen kunt u dan overslaan. 2. Open Instellingen 3. Klik op e-mail & accounts 4. Klik op account toevoegen 5. Klik op Google 6. Klik op Verbinden 7. Geef nu het email adres van u G-mail account in bij E-mailadres en geef het bijbehorende wachtwoord in het veld Wachtwoord. Klik nu op inloggen. Uw G-mail account (mail, agenda en contacten) wordt nu toegevoegd. Dit kan even duren. 8. De MedSpace-agenda kunt u nu via de standaard agenda functie van uw Windows Phone inzien. 20