Kandidaat rapportage OTYS Recruiting Technology Versie 2.0
OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: academy@otys.nl Datum 1-8-2013 Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel 52 3905 PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van 09.00-17.00 uur. T: +31 (0) 318-584 900 T: +31 (0) 900-666 666 9 (Customer Support) F: +31 (0) 318-508 938 E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" 92130 Issy les Moulineaux T : +33(0) 1 80 18 06 00 OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / 18 118 00 PRAHA 1 Czech Republic T: +420 257 534 025 OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg 159 9090 Melle T: +32 (0) 9 324 11 60 F: +32 (0) 9 324 11 61
Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving 2.0 31-07-2013 OTYS Academy Bestaande handleiding geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer).
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze handleiding... 5 1.1 Doel... 5 1.2 Indeling... 5 1.3 Basiskennis... 5 1.4 Commentaar... 5 Hoofdstuk 2: Standaard document... 6 1.1 Details... 6 1.2 Inhoud... 6 Hoofdstuk 3: Speciale notitie voorgestelde vacatures... 8 Hoofdstuk 4: Toevoeging agenda... 10 Hoofdstuk 5: Rapportage maken... 11 5.1 Dossieritems toevoegen aan rapportage... 11 5.2 Rapportage genereren... 11
Hoofdstuk 1: Over deze handleiding 1.1 Doel Deze handleiding behandelt de instellingen en het gebruik van de kandidaat-rapportage. Met de kandidaat-rapportage kunt u een rapportage maken over een bepaalde periode met uw verrichtingen bij een bepaalde kandidaat, bijvoorbeeld om de bemiddeling / acties voor een bepaald traject te kunnen laten zien. Hierbij gaan we ervanuit dat de re-integratietrajecten als vacatures in OTYS staan. Dit is maatwerk wat in Q3 2010 is gemaakt. 1.2 Indeling De belangrijkste stap is het aanmaken van een standaarddocument wat de basis gaat vormen voor de rapportage. In deze handleiding staat precies beschreven hoe u dit kunt doen. Vervolgens wordt behandeld hoe u items kunt opnemen in de rapportage. 1.3 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze handleiding niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze handleiding vallen. Het gaat hierbij met name om de volgende taken: Gebruik van Windows; gebruik van Internet Explorer; gebruik van e-mail. 1.4 Commentaar Commentaar en reacties op deze handleiding en OTYS zijn welkom. Deze kunt u per e-mail kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: handleiding@otys.nl.
Hoofdstuk 2: Standaard document De rapportage wordt gegenereerd met een standaard document waar een aantal vaste velden in naar voren komen, die automatisch worden gevuld. Hieronder de uitleg over de inrichting en de velden die u kunt opnemen. U kunt zelf het document verder opmaken. Open de module standaard documenten door op Klik op nieuw document. te klikken 1.1 Details Naam Document: Geef het document een voor u logische naam; Onderwerp: wordt niet gebruikt; Mogelijke uitvoer: Vink Word aan; Attachment: wordt niet gebruikt; Profiel: Kies voor Word ; Beschikbaar voor alle consultants: aanvinken als u iedereen rechten wilt geven om dit document op te roepen. 1.2 Inhoud U dient onderstaande velden allemaal toe te voegen aan de mogelijke invulvelden Klik op ; Klik op Nieuw invulveld ; Naam: Geef het veld een voor u logische naam; Code: Vul de codes in uit de lijst hieronder (inclusief «_»); Vraag: Wordt niet gebruikt; Klik op bewaren; Herhaal tot u alle velden hebt toegevoegd. Start- en einddatum van de rapportage: - «date_to» - «date_from» Start- en einddatum van de trajectvacature: - «traject_start_date» - «traject_end_date» Trajectgegevens: - «traject_status» - «main_vacancy_name» - «main_vacancy_werkgever» - «main_vacancy_consultant»
Lijst van dossieritems (=contactmomenten): - «document» - «email» - «note» - «special_note» (note of type 'voorgestelde vacatures') - «agenda» - «sms» - «standarddocument» Gegevens van gekoppelde vacatures: - «jobs» (all jobs) - «jobs_permanent» (only P jobs) - «jobs_temporary» (only T jobs) - «checkbox_permanent» (shows X if there is at least one P job, O if zero) - «checkbox_temporary» (shows X if there is at least one T job, O if zero) Overige vrije tekstvelden: - «verwachtingen» - «voortgang»
Hoofdstuk 3: Speciale notitie voorgestelde vacatures Het is mogelijk om een speciale notitie aan te maken waar een format aan meegegeven is, dus voorgedefinieerde velden in de notitie die ingevuld dienen te worden. Het gaat hierbij speciaal om informatie over vacatures waar een kandidaat op is voorgesteld. Zie hier een voorbeeld: In dit voorbeeld is de notitie onderverdeeld in 3 velden. Het inrichten van zo n notitie is voorbehouden aan de Key-user. Hieronder staat beschreven hoe: Open de instellingen door op te klikken; Dubbelklik rechtsonderin op dossier types ; Open het dossier type voorgestelde vacatures ; Klik op add additional fields ; Vul de veldnaam in (bijvoorbeeld vacature ); Kies het type veld (tekstveld = één regel, tekstvak = meerdere regels, datum = datumnotatie); Klik op bewaren.
Hoofdstuk 4: Toevoeging agenda Het is nu mogelijk om aan een agenda-item een notitie toe te voegen of een document te uploaden bij een agenda-item. Denk bijvoorbeeld aan een voortgangsgesprek met een kandidaat waar u een gespreksverslag aan toe wilt voegen. Open de agenda door op te klikken; Dubbelklik op een datum en een tijd om een nieuw agenda-item aan te maken of dubbelklik op een bestaand agenda-item; U ziet dat het agenda-item een dossier heeft waarin u notities kunt maken en documenten kunt uploaden. Deze items worden meegenomen naar de rapportage als u agenda-items weergeeft in de rapportage.
Hoofdstuk 5: Rapportage maken 5.1 Dossieritems toevoegen aan rapportage U kunt per dossieritem aanvinken of deze opgenomen moet worden in de rapportage via de volgende checkbox:. Dit is mogelijk in: Notities, Documenten, SMS, Standaard document (achteraf). E-mail: Alleen VOOR verzending is het vinkje gebruik in rapportage aan te zetten. De dossieritems worden weergegeven als datum / onderwerp. Van de notitie wordt ook de inhoud weergegeven. 5.2 Rapportage genereren Open de Kandidaat Manager Dubbelklik op de naam van de kandidaat; Klik op Stap 1: Selecteer een datumrange waarover u de rapportage wilt draaien. Kies de vacature / het traject waar u deze rapportage voor wilt draaien.
Stap 2: U krijgt een overzicht van de trajectvacature, de relatie die eraan is gekoppeld en de contactpersoon. Ook ziet u de periode van-tot die u in stap 1 geselecteerd hebt. Bij Dossier items kunt u aanvinken welke u wel of niet mee wilt nemen naar de rapportage. Bij notities kunt u kiezen voor de volledige tekst ja /nee en bij vacatures kunt u aangeven of het een tijdelijke of vaste vacature was waar de kandidaat voor is bemiddelt.
Stap3: Kies bij document hier het standaard document wat gebruikt wordt om de rapportage mee te maken. U kunt de tekstvelden voortgang en verwachting gebruiken om extra opmerkingen in te vermelden. Deze worden ook opgenomen in de rapportage. U kunt het document genereren en/of het document opslaan in het dossier van de kandidaat. Klik op verder en openen en het Word-bestand opent zich.