Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Versie d.d. 10 oktober 2016 Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d... oktober 2016 1
Inleiding Over de uitvoering van de Archiefwet 1995 wordt aan de gemeenteraad verantwoording afgelegd door de college van burgemeester en wethouders door middel van dit verslag. De provincie maakt vervolgens achteraf, bij de uitoefening van het generieke toezicht, gebruik van dezelfde informatie. Dit verslag is gebaseerd op het onderzoek van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). Deze indicatoren geven inzicht in hoeverre het archief- en informatiebeheer bij de gemeente voldoet aan de wet- en regelgeving. De provincie zal de komende 4 jaar in het kader van het interbestuurlijk toezicht archief- en informatiebeheer aan de volgende KPI-thema s aandacht besteden: 1. Lokale regelingen (KPI nr.1 ); 2. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden (KPI nr.3); 3. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder (KPI nr.4); 4. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (KPI nr.6); 5. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI nr.7). KPI-Thema s 1. LOKALE REGELINGEN (KPI nr.1 ) Heeft de gemeente een actuele archiefverordening en een actueel besluit informatiebeheer vastgesteld? En heeft de gemeente bij gemeenschappelijke regelingen of uitbesteding van taken voorzieningen getroffen voor de zorg voor archieven? Archiefverordening Boxtel 2008 De gemeente beschikt over een archiefverordening betreffende de archiefzorg en het toezicht op het archiefbeheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. Hierin is de zorg geregeld die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Deze verordening is vastgesteld door de gemeenteraad op 25 maart 2008 en vervolgens medegedeeld aan het college van Gedeputeerde Staten. De verordening voldoet gedeeltelijk aan de huidige eisen. De aanwijzing van een archiefbewaarplaats is bijvoorbeeld niet opgenomen en regels betreffende de toezichthouder ontbreken in de regeling. Besluit Informatiebeheer Boxtel 2008 Ook het Besluit Informatiebeheer zal aan de huidige wettelijke eisen aangepast moeten worden. De regeling is vastgesteld op 8 januari 2008 en medegedeeld aan het college van Gedeputeerde Staten. Gemeenschappelijke regelingen / uitbesteding van taken Een actueel overzicht van gemeenschappelijke regelingen is opgenomen in paragraaf F. Verbonden partijen als onderdeel van de begroting en het jaarverslag. Met de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) is een dienstverleningsovereenkomst gesloten waarbij taken uitgevoerd worden op het gebied van het omgevingsrecht. De zorg voor het beheer van de informatie blijft in handen van de gemeente. De informatie over actuele omgevingsvergunningen is grotendeels digitaal raadpleegbaar. In de loop van 2017 zullen alle omgevingsvergunningen, inclusief de voormalige bouw- en milieuvergunningen digitaal raadpleegbaar zijn. Ook met het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. De gemeente maakt geen deel uit van deze gemeenschappelijke regeling. Het BHIC beheert voor de gemeente Boxtel alle naar de archiefbewaarplaats in Den Bosch overgebrachte archieven. 2
Overeenkomstig de dienstverleningsovereenkomst omvat het basispakket van het BHIC de volgende wettelijk taken:. Opslag van de archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen;. Voor raadpleging beschikbaar stellen van archiefbescheiden;. Het verstrekken van informatie en adviezen aan publiek;. Opslag en beschikbaarstelling van additioneel bronnenmateriaal.. De Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer opnieuw vaststellen waarin de laatste wet- en regelgeving is verwerkt en deze mede te delen aan het college van Gedeputeerde Staten.. De dienstverleningsovereenkomst met het BHIC uitbreiden voor het overbrengen van digitale archiefbescheiden. (zie ook verbetervoorstellen bij punt 4) 2. ORDENING, AUTHENTISITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN (KPI nr. 3) -Beschikt de organisatie over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archief bescheiden? -Kunnen authenticiteit en context van archiefbescheiden vastgesteld worden? -Is de toegankelijke staat van de archieven gewaarborgd? -Gebruikt de organisatie duurzame materialen voor het opmaken en bewaren van de archiefbescheiden? Overzicht van archiefbescheiden De gemeente maakt gebruik van een NEN 2028 en ISO 9001 gecertificeerd document management systeem (DMS): My Corsa Nxt van BCT, voor het registreren en beheren van archiefbescheiden. Op dit moment zijn aan het DMS verschillende applicaties gekoppeld, bijvoorbeeld:. DigEplan/ GISVG (AutoVue) via de Corsa Webservice;. Key2Datadistributie (GBA) Via Corsa StUF webserviec;. Key2Begraven via Corsa webservice;. iwriter StUF-DCR koppeling;. I-Navigator. In de Archiefregeling is opgenomen dat de gemeenten dienen te beschikken over een Documentair structuurplan (DSP) om een samenhangend, actueel en compleet overzicht van de te bewaren archiefbescheiden te verkrijgen. De gemeente Boxtel maakt hiervoor gebruikt van de I-Navigator. De i- Navigator is een beheers hulpmiddel, ontwikkeld om de informatiehuishouding van een organisatie in kaart te brengen en deze te beheren. Dit hulpmiddel voorkomt toekomstig verlies aan digitaal geheugen en maakt een adequaat informatie- en archiefbeheer mogelijk. Een volledige overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden en data is nog niet gerealiseerd. Een groot deel van de archiefbescheiden bevindt zich namelijk in andere applicaties dan in het DMS. Daarom wordt er op dit moment onderzoek gedaan naar de informatiestromen binnen de organisatie. Dit onderzoek, dat project Grip op Informatie wordt genoemd, zal op termijn duidelijkheid verschaffen over het beheer van de totale informatiehuishouding. Authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden De analoge (fysieke) archieven zijn in goede-, geordende- en toegankelijke staat overeenkomstig de bepalingen in de Archiefwet 1995. Enkele van deze archieven, met name de semi-statische archieven, zijn geplaatst in de archiefbewaarplaats van de gemeente. De statische archieven zijn overgedragen en bevinden zich in de archiefbewaarplaats van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in Den Bosch. De authenticiteit en de context zijn goed te herleiden uit de fysieke dossiers. Bij digitale archiefbescheiden gebeurt dit door het toekennen metagegevens. Er is geen beschrijving van 3
metagegevens vastgelegd in een metadataschema overeenkomstig het Toepassingsprofiel Lokale Overheden (TMLO). In de toekomst is dit een aanbeveling om digitale archieven over te brengen. De inventarissen van de statische- en overgedragen archieven van de gemeente Boxtel zijn digitaal te raadplegen op www.bhic.nl. De toegankelijkheid is daarmee gewaarborgd. De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers voor het beheer van blijvend te bewaren archiefbescheiden, overeenkomstig de bepalingen in de Archiefregeling.. Opstellen van een TMLO.. De rapportage van het project Grip op Informatie afwachten en nadere afspraken maken over de hierin gemaakte aanbevelingen. 3. DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN IN HET BIJZONDER (KPI nr. 4) Zijn er adequate maatregelen genomen om digitale archiefbescheiden duurzaam te bewaren? Denk daarbij aan het vastleggen van de wettelijk voorgeschreven metagegevens, het gebruik van goede opslagformaten en voorzieningen van compressie, encryptie, migratie en conversie. Duurzaam bewaren, opslagformaten Er is geen beleid vastgesteld ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden. Er wordt niet volledig gewerkt op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). De gemeente is hiermee bekend en werkt op enkele onderdelen met dit referentiekader maar heeft dit niet vertaald in een beheersomgeving. Het document managementsysteem My Corsa Nxt wordt gebruikt voor het beheren van een groot aantal informatiestromen. Daarnaast bevindt zich veel informatie in (proces) applicaties of op netwerkschijven. Om meer grip te krijgen op het informatiebeheer in de organisatie is het project GRIP op Informatie opgestart. De uitkomsten van dit onderzoek zullen vertaald worden in een beleidsvisie. Het biedt voor de toekomst een handvat voor een duurzame en toegankelijke digitale beheersomgeving. De opslagformaten die gebruikt worden voldoen aan een open standaard. Onlangs is het oude document management systeem gemigreerd naar een nieuwe versie My Corsa Nxt. Dit is een webbased versie. Tijdens de migratie is aan de database niets veranderd. Er is een verslag opgesteld van de uitgevoerde stappen van het migratieplan. Er wordt geen gebruik gemaakt van compressietechnieken. Alleen bij standaard bestandsformaattechnieken vindt de normale compressie plaats waarbij weinig of geen dataverlies optreedt. Na afronding van het project Grip op Informatie zullen de uitkomsten dienen als basis voor verdere ontwikkelingen op het gebied van het duurzaam bewaren van digitale archiefbescheiden. 4. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS (KPI nr. 6) Zijn alle te bewaren archieven ouder dan 20 jaar overgebracht naar de archiefbewaarplaats? De gemeente heeft het overbrengen van een viertal archieven, ouder dan 20 jaar, naar de archiefbewaarplaats van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in Den Bosch nog niet 4
formeel geregeld. Andere noodzakelijke werkzaamheden kregen in de voorafgaande periode meer prioriteit. De volgende archieven dienen overeenkomstig de wettelijke regelingen van overbrenging op korte termijn overgedragen te worden aan het BHIC:. Archief gemeente Politie 1928 1993, ter grootte van 6 m1;. Archief gemeente Boxtel 1980 1989, ter grootte van 37 m1;. Archief gemeente Liempde 1975 1995, ter grootte van 18 m1;. Archief gemeente Boxtel 1990-1995, ter grootte van 21m1. Voor het archiefbestand bouw-, milieu- en omgevingsvergunningen is een vervangingstraject opgestart dat bijna is afgerond. De papieren bestanden zijn grotendeels gedigitaliseerd en ingelezen in het document management systeem (DMS). Dit project zal in 2017 definitief worden afgerond. Daarna zal in overleg met het BHIC het overdragen van deze digitale bestanden naar een e-depot worden besproken. In de huidige dienstverleningsovereenkomst met het BHIC is dit onderdeel nog niet geregeld.. In het najaar van 2016 de voorbereidende werkzaamheden opstarten met het doel de 4 genoemde papieren archieven over te dragen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC).. Verkennende gesprekken voeren met het BHIC over het aanpassen van de dienstverleningsovereenkomst op het onderdeel overbrengen van digitale bestanden naar een e-depot. 5. ARCHIEFPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS (KPI nr. 7) Voldoen alle fysieke archiefplaatsen en archiefruimten aan de eisen uit de Archiefregeling? Beschikt de gemeente voor de opslag van een permanent te bewaren digitale archiefbescheiden over een e-depot? De gemeente beschikt over een eigen archiefbewaarplaats en ruimte in de kelder van het gemeentehuis. In 2014 zijn, na opmerkingen van de provincie, de archiefbewaarplaats en -ruimte aangepast. Op enkele punten voldeed de ruimte niet meer aan de eisen voor brandveiligheid. De toetsing heeft plaatsgevonden aan de eisen van de Archiefregeling. Op 2 maart 2016 meldde de provincie dat zij instemt met de aangebrachte verbeteringen. De gemeente beschikt nog niet over de mogelijkheden van een e-depotvoorziening voor de permanente bewaring van digitale archiefbescheiden. Zoals gesteld bij punt 4 zal overleg plaatsvinden met het BHIC over een geschikte oplossing voor het overbrengen van digitale archiefbestanden. De archiefregeling geeft geen specifieke eisen aan voor de bouw en inrichting van een serverruimte of datacentrum. Aan de hand van de checklist serverruimte voor een e-depot opgesteld door het Landelijk Overleg van Archiefinspecteurs (LOPAI) kan geconstateerd worden dat de gemeente niet op alle punten voldoet aan deze eisen. De serverruimte voldoet op enkele punten niet aan de bouwkundige eisen. Klimaatbeheersing, beveiliging en toegang voldoen, op enkele onderdelen na, grotendeels aan de eisen.. Verkennende gesprekken voeren met het BHIC over het aanpassen van de dienstverleningsovereenkomst op het onderdeel overbrengen van digitale bestanden naar een e-depot.. Bij toekomstige aanpassingen of uitbreidingen van de serverruimte verdient het aanbeveling om rekening te houden met de eisen die het LOPAI stelt ten aanzien van de bouw en inrichting van een serverruimte. 5