2. De nieuwe werkkostenregeling 5 Wat wordt in het kort bedoeld met de werkkostenregeling? Onder het regime van de werkkostenregeling wordt in principe alles wat een werknemer ontvangt uit zijn dienstbetrekking tot het loon gerekend. Niet alleen het reguliere brutoloon, de vakantietoeslag en de winstdeling, maar ook alle kostenvergoedingen en alle verstrekkingen. Denk hierbij dan aan een vaste kostenvergoeding, reiskostenvergoedingen, mobiele telefoon, kerstpakketten, personeelsfeesten, maaltijden etc. Vervolgens bestaan er enkele vrijstellingen, de zogeheten gerichte vrijstellingen. Die zijn er onder andere voor studiekosten en reiskosten. De andere vergoedingen en verstrekkingen moet u dus tot het belaste loon van de werknemer rekenen. Echter, iedere werkgever heeft in deze regeling een budget om deze vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij te vergoeden c.q. te verstrekken: de vrije ruimte. Deze bedraagt 1,4% van de loonsom. In de vrije ruimte mag de werkgever zelf kiezen welke vergoedingen en verstrekkingen hij belastingvrij aan zijn werknemers verstrekt. Komt de werkgever boven dit budget, dan is hij over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd (eindheffingsloon). 6 Wat wordt bedoeld met de vrije ruimte? De vrije ruimte is eigenlijk een soort budget. Ter grootte van dit budget kunt u naar wens belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen doen aan het personeel, van aktetas tot zonnige personeelsreizen. Daarbij is niet meer van belang welke werknemer welke vergoeding krijgt. Het maakt dus niet uit of u het hele budget voor vrije vergoedingen laat toekomen aan 60% van het personeel, waardoor 40% niets krijg. Ook bent u voor deze vergoedingen en verstrekkingen niet meer gebonden aan de nu bestaande beperkingen voor vergoedingen en verstrekkingen. Denk hierbij aan de regel 15
de nieuwe werkkostenregeling dat het personeelsfeest open moet staan voor minimaal 75% van het personeel. Of de regel dat de belasting- en premievrije personeelskorting op het product uit het eigen bedrijf maximaal 20% mag zijn. Of de regel dat voor een belastingvrije vergoeding voor de werkkamer thuis van de werknemer, deze werknemer minimaal 70% van zijn inkomsten vanuit deze werkkamer moet verdienen. Of de regel dat u maar maximaal twee jaar een werknemer die met dubbele huisvestingskosten te maken heeft, belastingvrij mag compenseren voor de kosten van de tweede huisvesting. Al deze spelregels vervallen voor de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever onder het belasting- en premievrije budget, de vrije ruimte, laat vallen. Voorbeeld U kunt onder de werkkostenregeling, zonder te beoordelen of de fiets voor minimaal 50% van de werkdagen voor (een deel van het) woon-werkverkeer gebruikt wordt, zonder te beoordelen of de werknemer in de afgelopen drie jaar al een fiets heeft ontvangen, en zonder de grens van 749 (2010) voor de aanschafprijs of van 82 (2010) per kalenderjaar voor met de fiets samenhangende zaken in het oog te houden, alle kosten die met de fiets samenhangen voor uw rekening nemen óf vergoeden aan de werknemer. Geeft u in één keer tien fietsen aan het personeel, dan hoeft u dat ook niet in de loonadministratie per werknemer vast te leggen. Dekostenvandetienfietsen vallen in de vrije ruimte. Let wel: de vrije ruimte is beperkt. Zie voor meer informatie over de omvang van de vrije ruimte hoofdstuk 4. 7 Voor welke vergoedingen en verstrekkingen komt er een gerichte vrijstelling? Dit is een belangrijke vraag, omdat de gerichte vrijstellingen geen beslag leggen op de vrije ruimte. Een gerichte vrijstelling komt er voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen: reiskosten, zowel zakelijk als woon-werk; zakelijke maaltijden; 16
vraag en antwoord tijdelijke verblijfkosten; cursussen, congressen, bijscholing en dergelijke; studiekosten; vakliteratuur; de kosten van de inschrijving in een beroepsregister; outplacement; extraterritoriale kosten; verhuiskosten. Zie vraag 15 voor meer informatie over de gerichte vrijstellingen. Verder zijn er ook nog de zogeheten intermediaire kosten. Dat zijn kosten van u die de werknemer heeft voorgeschoten. Deze kan de werknemer ook belastingvrij terugontvangen. Zie voor de intermediaire kosten ook vraag 24. 8 Waarom is er voor de vergoedingen en verstrekkingen zoals in vraag 7 genoemd een gerichte vrijstelling? De vrije ruimte is eigenlijk bedoeld voor die vergoedingen en verstrekkingen die meer een gemengd karakter hebben, dus zowel een zakelijk als een privé-element. Hierbij moet gedacht worden aan het personeelsfeest waarvan het zakelijke aspect is gelegen in de teambuilding van de personeelsleden dat mogelijk positieve vruchten afwerpt op het productieproces, en het privéaspect ligt in het feit dat de werknemer ook wel persoonlijk geniet van het avondje steengrillen. Zo n personeelsfeest wordt ook wel zwak loon genoemd. Voor dit zwakke loon is de vrije ruimte van 1,4% van de loonsom bedoeld. De gerichte vrijstellingen zijn door de wetgever opgenomen omdat dit kosten betreft waarvan het zakelijk karakter overheerst. Zo komen deze vergoedingen en verstrekkingen niet binnen het bereik van het budget dat dient voor het zwakke loon. Anders zou u geremd worden om dergelijke puur zakelijke kosten te maken. Immers, het overschrijden van het budget, betekent 80% eindheffing. 9 Welke vergoedingen en verstrekkingen vallen dan niet onder een gerichte vrijstelling? Dit zijn eigenlijk alle andere vergoedingen en verstrekkingen, die niet in vraag 7 zijn genoemd. Hierbij kan gedacht worden aan de bedrijfsfitness, de kerstpakketten, kantinemaaltijden, de auto van de 17
de nieuwe werkkostenregeling zaak, kostenvergoedingen, bovenmatige kilometervergoedingen, personeelsfeestjes, de fiets van de zaak, de dienstwoning, de laptop, telefoonkostenvergoedingen, kortingen voor de producten uit eigen bedrijf (personeelskortingen), maar ook de onder de huidige wet aangewezen eindheffingsbestanddelen zoals verstrekkingen in natura van ten hoogste 136 per gelegenheid of vergoedingen voor parkeer-, tol- en/of veergelden. 10 Vallen de vergoedingen en verstrekkingen zoals genoemd in vraag 9 allemaal in de vrije ruimte? Bijna wel. Er zijn enkele vergoedingen en verstrekkingen die expliciet niet in de vrije ruimte mogen vallen. Dat zijn de volgende: het privégebruik van de auto van de zaak; een woning; boetes; en, vergoedingen en verstrekkingen ter zake van (strafrechtelijke gevolgen van) criminele activiteiten. (Zie voor deze vergoedingen en verstrekkingen ook vraag 41.) De andere vergoedingen en verstrekkingen mogen wel in de vrije ruimte vallen. Echter, belangrijk is nog wel om te weten dat u niet voor de vrije ruimte hoeft te kiezen; u mag het. 11 Hoezo mogen bepaalde vergoedingen naar keuze van de werkgever in de vrije ruimte vallen? Hoe zit dat? U mag ervoor kiezen om de overblijvende vergoedingen en verstrekkingen (buiten de in vraag 16 genoemde gerichte vrijstellingen en de in vraag 10 genoemde vergoedingen en verstrekkingen die expliciet buiten de vrije ruimte worden gehouden) in de vrije ruimte te laten vallen. U hoeft niet hiervoor te kiezen. U mag de (of enkele) vergoedingen en verstrekkingen ook tot het belaste loon van de werknemer (blijven) rekenen (werknemersloon). Dit betekent wel dat de werknemer hierover de loonheffingen verschuldigd is en er dus netto minder aan overhoudt. 18
vraag en antwoord 12 Maar in de vrije ruimte is het toch belastingvrij? Dat is dan toch heel goedkoop en daarvoor zal de werkgever dan toch altijd kiezen? Dat hoeft niet altijd voordelig te zijn. U kunt ook beslissen voor bepaalde werknemers de vergoedingen of verstrekkingen tot het belaste loon te rekenen door zo meer ruimte over te houden om belastingvrij vergoedingen te doen aan andere werknemers die in een hoger belastingtarief vallen. Zie hiervoor ook vraag 85 waaruit blijkt dat dit onder omstandigheden aantrekkelijk kan zijn. Kortom, vermoedt u aan het einde van het kalenderjaar nog vrije ruimte over te hebben, dan is kiezen voor de vrije ruimte uiteraard voordeliger. Maar vermoedt u de vrije ruimte te overschrijden, dan speelt de keuze tussen werknemersloon vs. eindheffingsloon een belangrijke rol. 13 Zo te lezen lijken nu werkgevers meer administratieve lasten te krijgen door de werkkostenregeling vanwege al dat gepuzzel in en buiten de vrije ruimte? Nee. Het is juist de bedoeling dat werkgevers minder administratieve lasten krijgen. Wel zult u vooraf goed moeten nagaan hoe u de 1,4% vrijstelling gaat invullen. En ja, dat zal best een hoop gepuzzel met zich meebrengen, want sommige bedrijven zullen waarschijnlijk al snel dit percentage overtreffen en dan te maken krijgen met de 80%-eindheffing. Dit gepuzzel brengt uiteraard wat lasten met zich mee. Mogelijk moet een externe deskundige erbij worden betrokken, bijvoorbeeld een belastingadviseur of een arbeidsrechtelijke deskundige die adviseert in hoeverre arbeidsvoorwaarden kunnen worden aangepast aan de werkkostenregeling. Ook het eventueel aanpassen van arbeidsvoorwaarden gaat gepaard met tijd en dito kosten. Bovendien zal de administratie aan de werkkostenregeling moeten worden aangepast (zie ook de vragen 88 tot en met 91). Ook dat is even een eenmalige administratieve last voor u. 14 Kunt u wanneer voor 2011 de keuze is gemaakt voor de werkkostenregeling nog terug naar het andere regime? Als u kiest in 2011 voor de werkkostenregeling, kunt u niet halverwege het jaar alsnog besluiten het oude regime toe te passen. Wel is 19
de nieuwe werkkostenregeling dat weer mogelijk voor de jaren 2012 en 2013. Of het verstandig is terug te gaan naar het oude regime, is een tweede. Vanaf 2014 is sowieso de werkkostenregeling de enige fiscale regeling die voor kostenvergoedingen geldt. U kunt dus besluiten om in 2011 en 2012 de werkkostenregeling te gebruiken en in 2013 het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen. Dat zou voordelig kunnen zijn als in 2013 alle werknemers een fiets vergoed willen krijgen, en de daarmee gepaard gaande kosten de 1,4%-vrije ruimte ruimschoots overtreffen. Echter, in 2014 zult u er toch aan moeten geloven. 20
3. Gerichte vrijstellingen 15 Wat zijn gerichte vrijstellingen? De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen die zowel absoluut als relatief omvangrijk zijn en waarbij het zakelijk karakter nadrukkelijk een rol speelt. Dit in tegenstelling tot alle overige vergoedingen en verstrekkingen die u kunt aanwijzen als eindheffingsloon en die u via de vrije ruimte tot 1,4% belastingvrij mag vergoeden. Deze worden meer als zogeheten zwak loon aangemerkt. Bij deze vergoedingen en verstrekkingen speelt namelijk ook het privégenot een grote rol (bij de ene vergoeding/verstrekking in mindere of in meerdere mate dan bij de andere). Omdat bij de aangewezen gerichte vrijstellingen het zakelijke aspect zo overheerst, heeft de wetgever deze uitdrukkelijk van de vrije ruimte uitgesloten en deze expliciet vrijgesteld. U bent dan niet geremd om dergelijke echt zakelijk getinte kosten te vergoeden en te verstrekken. 16 Voor welke kostensoorten zal er een gerichte vrijstelling zijn? Er is een aantal gerichte vrijstellingen, namelijk voor; de vergoeding tot een bedrag van 0,19 per kilometer afgelegd per auto, fiets, bromfiets of lopend, zowel voor zakelijk als voor woon-werkverkeer; de vergoedingen en verstrekkingen van de werkelijke kosten per openbaar vervoer (strippenkaarten e.d.), taxi, vliegtuig, schip; zakelijke maaltijden; tijdelijke verblijfkosten; cursussen, congressen, bijscholing en dergelijke; studiekosten, waaronder ook de EVC-procedure (zie bijlage) valt; vakliteratuur; de kosten van de inschrijving in een beroepsregister; outplacement; 21
gerichte vrijstellingen extraterritoriale kosten; verhuiskosten. Bovendien worden enkele voorzieningen die binnen de vrije ruimte vallen op nihil gewaardeerd, met andere woorden: die tellen feitelijk dus niet mee bij het opvullen van de vrije ruimte. In wezen zijn dit ook vrijstellingen. Zie vraag 63 voor de voorzieningen die binnen de vrije ruimte op nihil worden gewaardeerd. 17 Moet u voor de gerichte vrijstellingen nog bonnen in de loonadministratie bewaren? Ja, voor de gerichte vrijstellingen moet u bonnen in de loonadministratie blijven bewaren. Voor de gerichte vrijstellingen blijven namelijk de gebruikelijke normeringen en beperkingen gelden, die onder het huidige regime gelden. Om deze redenen moeten deze worden geadministreerd, met ook de administratieve lasten die daarbij horen. Hierbij kan gedacht worden aan de administratieve vastlegging die nodig is om vast te kunnen stellen of en in hoeverre 0,19 per kilometer mag worden vergoed, zoals het uitrekenen van de afstand woning-werk of van kantoor naar de klant. Ook kunt u denken aan bonnen, facturen en nota s van studies om te bewijzen dat het niet om een hobbycursus gaat, en bij verhuizingen om de vrijgestelde transportkosten te bewijzen. Verder moet duidelijk blijken aan welke werknemer de verstrekking of vergoeding is toegekomen. Dit gebeurt in de loonadministratie. Dit in tegenstelling tot de vergoedingen en verstrekkingen die in de vrije ruimte vallen. Deze hoeven immers niet per werknemer te worden gespecificeerd en in de loonadministratie te worden vastgelegd. 18 Hebben de gerichte vrijstellingen dezelfde betekenis als onder de huidige wetgeving? Ja, niets meer en niets minder. Bij zakelijke maaltijden moet bijvoorbeeld worden gedacht aan de maaltijden bij overwerk of de maaltijden van bijvoorbeeld wegenbouwers die op niet-permanente locaties werken. En bij de vrijstelling voor studiekosten geldt dat alleen kosten die rechtstreeks verband houden met de studie, zoals lesboeken, examengeld, reisgeld en fotokopiekosten, belastingvrij mogen worden vergoed/verstrekt. 22