Slimme IT. Sterke dienstverlening. 1 E-START ONDERSTEUNING OP MAAT VAN LOKALE BESTUREN BIJ E-GOVERNMENT EN ORGANISATIEONTWIKKELING
2Dienstverlenende vereniging
E-START WAAROM? 3 Lokale besturen komen steeds meer onder druk te staan: het moet allemaal efficiënter, goedkoper, klantgerichter en als het even kan ook digitaal. Liever vandaag dan morgen. Een klantgerichte dienstverlening verzekeren, processen optimaliseren, projectmatig werken, informatiebeheer stroomlijnen, de veiligheid van onze informatie garanderen, een e-government strategie uitbouwen, intensieve samenwerking opzetten met het ocmw of binnen de regio, het kost tijd en vraagt competenties die niet ieder bestuur in huis heeft of kan vrijmaken. Daarom zet Cipal dv meer dan ooit in op beleidsondersteuning in de vorm van opleiding en begeleiding. Onze adviseurs vertrekken van een jarenlange kennis en ervaring binnen de openbare sector om uw bestuur te helpen de ambities op vlak van organisatieontwikkeling en e-government te realiseren.
4Dienstverlenende vereniging E-START HET PROGRAMMA Onze dienstverlening is opgebouwd uit vier thema s en drie verschillende methodes. De zorgvuldig gekozen thema s - organisatiebeheersing en e-government, informatiebeheer, samenwerking en dienstverlening zijn belangrijke bouwstenen voor een efficiënte, klantgerichte en digitale organisatie. Onze opleidingen geven aan uw medewerkers de nodige theoretische basis en leren hen hoe deze toegepast kan worden in de context van lokale besturen. Een scan is een instrument dat uw lokaal bestuur helpt om inzicht te krijgen in de zeer diverse dagelijkse praktijk en laat toe om beter in te schatten welke stappen prioritair gezet moeten worden en aan welke randvoorwaarden voldaan moet zijn om uw ambities te bereiken. In een starten met pakket bouwen we niet enkel de theoretische kennis op, maar helpen we u starten met de effectieve invoering van een verbeteringstraject. We begeleiden uw medewerkers bij het zetten van de eerste stappen in de implementatie van dit traject zodat u en uw medewerkers daarna zelf verder aan de slag kunnen. UW ADVISEURS E-START EEN OVERZICHT Al onze adviseurs hebben jarenlange ervaring binnen lokale besturen en met het initiëren, begeleiden en realiseren van organisatieveranderingen. Zij werken binnen de afdeling beleidsondersteuning, een volledig zelfstandige dienst binnen Cipal dv. Deze heeft geen enkel verband met de technische applicaties die wel of niet bij een bestuur operationeel zijn. Wij garanderen een volledig neutraal en technisch onafhankelijk beleidsadvies.
5 1. E-government 2. Informatiebeheer 3. Samenwerking 4. Dienstverlening Scan samenwerking Scan Scan organisatie & ICT Scan informatiebeheer Regionale scan Scan dienstverlening Opleiding Opleiding projectmatig werken Opleiding procesmatig werken Starten met... Starten met... projecten Starten met... processen Starten met... integratie Starten met... digitalisering Het aanbod in deze brochure is ontwikkeld op maat van kleine en middelgrote besturen <50.000 inwoners. Voor grotere besturen werken we graag een aangepaste aanpak uit. Naast het aanbod uit deze brochure kan u eveneens op ons beroep doen bij andere vragen rond organisatie- of beleidsontwikkeling, e-government of samenwerking.
E-GOVERNMENT EN INFORMATIEBEHEER SCAN ORGANISATIEBEHEERSING EN E-GOV Op basis van de leidraad organisatiebeheersing doen we een nulmeting en bepalen we de maturiteit van uw organisatie op vlak van organisatiebeheersing. Daarnaast gebruiken we de door de UGent ontwikkelde I-scanmethodiek om de ontwikkeling van ICT in de organisatie in kaart te brengen. Maar daar stoppen we niet: we gaan met de resultaten aan de slag. Per thema uit de leidraad bepalen we welke de prioritaire verbeterpunten zijn voor uw bestuur en welke acties u kan ondernemen om hier werk van te maken. SCAN INFORMATIEBEHEER Voor deze scan gebruiken we de unieke aanpak van de vroegere I-scan 2.0, ontwikkeld door de UGent. We kijken hoe ICT op de werkvloer werkelijk wordt gebruikt om informatie te beheren: aan het loket, in de concrete werking van de diensten,... Dat beeld van de realiteit plaatsen we tegenover de beleidsambities van het lokaal bestuur. Die confrontatie vormt de basis om een dialoog op gang te brengen over de aanpak van informatiebeheer. We benaderen informatiebeheer daarbij niet vanuit een technische ICT-invalshoek maar vanuit een bestuurskundig perspectief. Dat leidt niet tot ambitieuze grote hervormingen of tot de belofte dat ICT alles zal oplossen. Het vormt de basis voor concrete aanbevelingen die geënt zijn op de dagelijkse praktijk en uw beleidsdoelstellingen.
8Dienstverlenende vereniging PROJECTMATIG WERKEN Projectmatig werken vindt ook binnen lokale besturen steeds meer ingang. Met de invoering van de beleids- en beheercyclus ontstaat de noodzaak aan een goed beheerssysteem voor de opvolging van projecten die er voor zorgen dat de beleidsdoelstellingen voor het bestuur gerealiseerd worden. Projectmanagement zorgt ervoor dat projectactiviteiten op een efficiënte en effectieve manier binnen de gestelde tijd en het budget worden uitgevoerd via een eenduidige aanpak. OPLEIDING In deze opleiding focussen we zowel op de technieken en instrumenten voor projectmanagement als op de wisselwerking tussen alle actoren, de link met de strategie van de organisatie, het invoeren van een cultuur van projectmatig werken en het omgaan met de veranderingen die deze projecten met zich meebrengen. STARTEN MET PROJECTMATIG WERKEN We begeleiden het bestuur bij de invoering van projectmatig werken in de organisatie. We starten met de opleiding en maken daarna een overzicht van de lopende projecten in de organisatie. Samen met het managementteam werken we een methodiek voor projectmatig werken uit op maat van uw bestuur. Deze methodiek zetten we om in een handleiding en een opleiding voor projectcoördinatoren.
9 PROCESMATIG WERKEN Processen, generieke processen, procesmanagement, procesoptimalisatie: ook bij de lokale overheid vinden deze begrippen meer en meer ingang. Maar wat betekent procesbeheer voor een lokaal bestuur? Wat heb ik eraan als medewerker? OPLEIDING De opleiding geeft inzicht in de zin (en onzin) van procesmatig werken en is bedoeld als eerste kennismaking met procesbeschrijving en procesoptimalisatie, specifiek gericht op lokale besturen. Daarnaast reiken we een praktijkgerichte methodologie en een bruikbare tool aan om zelf processen te beschrijven en te optimaliseren. STARTEN MET PROCESMATIG WERKEN In dit traject begeleiden we jouw bestuur bij de invoering van procesmatig werken in de organisatie. We starten met de opleiding en daarna bepalen we samen met het managementteam de sleutelprocessen van de organisatie die baat hebben bij het beschrijven ervan. Vervolgens tekenen we samen een proces volledig uit, van AS IS over verbeterpunten naar TO BE. Met deze ervaring kan het bestuur nadien zelf aan de slag om zijn processen in kaart te brengen, onder onze begeleiding. STARTEN MET DIGITALISERING We begeleiden besturen bij de keuze van de te digitaliseren workflows. Daarna gaan we via verschillende werkgroepen met de medewerkers van de betrokken diensten aan de slag om de meest optimale workflow uit te tekenen inclusief webformulieren, taakformulieren, mail- en pdf-sjablonen.
SAMENWERKING 10 SCAN ICT-SAMENWERKING Voortbouwend op lokale situatie en ambities zoeken we uit welke de gemeenschappelijke prioritaire ICTdoelstellingen zijn, rekening houdend met de organisatiecultuur en - structuur. Visieontwikkeling, draagvlakcreatie, processen, communicatie, komen allemaal aan bod om de concrete ICT-samenwerking tussen gemeente en ocmw en de verdere integratie van de organisaties vorm te geven. Dienstverlenende vereniging STARTEN MET INTEGRATIE VAN ONDERSTEUNENDE DIENSTEN Gemeente en ocmw kunnen allebei gebaat zijn bij de samenwerking van ondersteunende diensten (personeel, secretariaat, financiën, ICT). Zij vormen immers de kern van de interne werking en zijn in grote mate bepalend voor de efficiëntie ervan. Bovendien werken ze vaak met gelijkaardige processen. We begeleiden het bestuur, de managementteams, leidinggevenden/medewerkers en de interne projectleiders bij het opzetten en implementeren van het integratietraject van één ondersteunende dienst. De handvaten die tijdens het traject aangereikt worden, stellen de organisatie in staat om zelf de integratie van andere (ondersteunende) diensten, en uiteindelijk de beide organisaties, zelf verder succesvol aan te sturen. SCAN REGIONALE ICT-SAMENWERKING We doen een praktijkonderzoek naar de mogelijkheden om de kwaliteit van het lokale e-government te verbeteren door regionale samenwerking. We zoeken samen met alle besturen zowel gemeenten als hun ocmw s naar bestaande sterktes en zwaktes op vlak van ICT-gebruik. Vanuit die vaststellingen bepalen we thema s waarbij regionale samenwerking een oplossing kan bieden om de dienstverlening en werking van de betrokken besturen te versterken.
11 DIENSTVERLENING SCAN KLANTGERICHTE DIENSTVERLENING Lokale besturen maken al enige tijd werk van de kanteling naar een meer klantgerichte dienstverlening. We gaan samen op zoek naar het ideale dienstverleningsconcept voor uw bestuur. Om de visie op dienstverlening scherp te stellen hebben we het onder meer over kanaalkeuze, digitalisering, samensmelten balies, enz. Belangrijk hierbij is dat we niet enkel vertrekken vanuit de eigen diensten en producten, maar ook vanuit de mening van uw burgers via een uitgebreide klantenbevraging. Het nieuwe concept vullen we aan met een analyse over hoe de organisatie ICT-tools kan inzetten om dit te ondersteunen (analyse nut van/nood aan een producten en dienstencatalogus of zogenaamde Midoffice). Belangrijk aandachtspunt in dit traject is de interne afstemming, besprekingen en communicatie, waarbij zowel leden van het MAT, andere medewerkers als leden van het bestuur betrokken worden. Zo bereiken we dat alle neuzen in dezelfde richting staan en dat de doorgevoerde veranderingen gedragen zijn door de verschillende diensten
12 Dienstverlenende vereniging Info nodig over e-start? Contacteer dan onze consulenten via: e-start@cipal.be 014 576 290 uw relatiebeheerder of surf voor meer details naar www.cipal.be/e-start Cipal dienstverlenende vereniging Bell-Telephonelaan 2D 2440 Geel Tel: 014 576 211 Slimme IT. Sterke dienstverlening. info@cipal.be www.cipal.be v2015-09/4