VIAG Jaarverslag 2012
Inhoud Voorwoord door de voorzitter... 3 De onderdelen van het verslag... 3 Jaarverslag 2012 - Verslag van de Algemene Leden Vergadering van 30 maart 2012... 4 Opening... 4 Verantwoording 2011... 4 Begroting 2012... 4 Herbenoeming bestuursleden... 4 Plannen 2012... 4 Rondvraag en sluiting... 5 Jaarverslag 2012 - Activiteiten 2012 (en doorkijk 2013)... 6 Product 2012... 6 Thema 2013... 6 Samenwerking... 7 inup Academy... 7 Internationale samenwerking - LOLA, de internationale grote zus van VIAG, is gedoopt!... 7 Strategiedag... 8 Themadagen... 8 Denktank... 8 Website en Nieuwsbrief... 9 Bestuurs-strategiedag... 9 (Leden-)Participatie... 9 Jaarverslag 2012 - Financiële verantwoording... 10 Jaarverslag 2012 - Financiële verantwoording 2012-2013 - Toelichting Penningmeester... 10 Rekening 2012... 10 Risico s... 10 Contributies en lidmaatschapsgelden 2013... 10 Begroting 2013... 10 Vermogen 31-12-2012... 10 Jaarverslag 2012 - Jaarrekening 2012 en Begroting 2013... 12 Jaarverslag 2012 - Balans 2012... 13 Jaarverslag 2012 - Verslag Controlecommissie VIAG 2013... 14 Jaarverslag 2012 - Ledenlijsten... 15 Ledenlijsten... 15 2
Voorwoord door de voorzitter Het VIAG bestuur legt jaarlijks in het VIAG jaarverslag verantwoording af aan de leden over het gevoerde beleid. Zoals u kunt zien heeft het jaarverslag tegenwoordig een andere (verschijnings- ) vorm gekregen dan een aantal jaren geleden. Als de Vereniging van I&A coördinatoren van Nederlandse Gemeenten, hebben wij onze informatie-uitwisseling en samenwerking een andere vorm gegeven. Vorig jaar zijn wij begonnen om het jaarverslag digitaal beschikbaar te stellen via onze website. Dat is goed bevallen, zoals u kunt zien. Wat niet veranderd, zijn de persoonlijke contactmomenten, al dan niet met behulp van sociale media, waar we elkaar beter leren kennen en dus uiteindelijk ook van elkaars professionaliteit gebruik kunnen maken en gaan samenwerken aan een verdere kwaliteitsverbetering van de gemeentelijke informatievoorziening. Want zelfs 22 jaar na de oprichting van de VIAG is het doel van de vereniging nog steeds van toepassing; namelijk om de identiteit van deze functionarissen en de kwaliteit van hun beroepsuitoefening te bevorderen. Samen met mijn collega bestuurders ben ik er trots op dat u, als lid, bedrijfslid of zelfs erelid samen met ons als bestuur de vereniging vorm en inhoud heeft gegeven en nog steeds geeft! Wij hebben met elkaar in de afgelopen 20 jaar het nodige bereikt in de gemeentelijke, en ook landelijke, informatievoorziening, en dit was niet mogelijk geweest zonder uw inzet, waarvoor onze dank. Maar u zult het met mij eens zijn, dat we nog niet klaar zijn, want de kwaliteitsverbetering van de gemeentelijke informatievoorziening vraagt voortdurend aandacht.en uiteraard hebben wij u daar weer bij nodig. Wij hopen u snel weer te mogen begroeten, virtueel of in levende lijve. Voorwoord van de voorzitter. Namens het VIAG bestuur A(rend) van Beek Voorzitter VIAG De onderdelen van het verslag 1. Verslag van de ALV op 30 maart 2012 2. Activiteiten 2012 en doorkijk 2013 3. Financiële verantwoording 4. Ledenlijsten 3
Jaarverslag 2012 - Verslag van de Algemene Leden Vergadering van 30 maart 2012 Opening De voorzitter opent de vergadering en neemt de ALV mee via een Prezi presentatie. Met foto s stelt hij de collega bestuursleden en hun portefeuilles voor. Bij portefeuille website / kennisbank wordt de oproep gedaan voor het leveren van content. Een mooi voorbeeld is de whitepaper van Willem van Uijthoven van gemeente Rheden. Terugblik op een mooi lustrum jaar met prima congres en een studiereis naar Seattle. Verantwoording 2011 De penningmeester presenteert de cijfers en geeft toelichting op de grootste verschillen tussen begroting en realisatie. Het exploitatieresultaat is 16.399 euro. De boekhouding is door de controlecommissie die bestaat uit de heren Verboom en Mosch gecontroleerd en goed bevonden. De heer Verboom zegt dat ook hier een situatie van volledige digitalisering is ingetreden. Het controleren moest via inloggen. Zowel Roel als penningmeester en Cantrijn als administratiekantoor hebben de zaken goed voor elkaar. Hierna verleent de ALV decharge aan het bestuur. De nieuwe controlecommissie voor het boekjaar 2012 zal bestaan uit de heren Mosch en Heimering. Begroting 2012 Na een korte toelichting wordt gevraagd kennis te nemen van de begroting. Herbenoeming bestuursleden Twee gewone bestuursleden Robin Paalvast, Frank Kerkhoven en voorzitter Arend van Beek staan op de rol voor een herbenoeming voor 3 jaar. Er zijn geen namen van tegenkandidaten binnen gekomen. Robin Paalvast gemeente Westland (o.a Regio en ICT Beraad) wordt met applaus herbenoemd. Frank Kerkhoven gemeente Zaanstad (o.a. website) eveneens met applaus voor 3 jaar benoemd. De herbenoeming van Arend van Beek vergt nog een speciale procedure via de ALV namelijk de specifieke rol van voorzitter moet door ALV worden bekrachtigd. Op die manier wordt herbenoeming bezegeld. Plannen 2012 Arend van Beek gaat verder met zijn presentatie. Het thema voor 2012 wordt "Met ICT de crisis door". Dit jaar maken we ons boekje met de Belgische zustervereniging VICTOR, maar ook met VGS en de Belgische zustervereniging van de VGS. Binnenkort volgt meer informatie via de nieuwsbrief. We hebben een samenwerkingsovereenkomst met KING en VNG betreffende VIAG bijdrage aan operatie NUP en mgba. Experts worden vooral vanuit regio s opgeroepen om hun deskundigheid te delen cq in te brengen. De 8 Regio s (VIAG/ GV Centric/ GV Pink) komen steeds beter in hun rol, hierdoor is een makkelijkere informatie uitwisseling tussen het veld en landelijk en visa versa steeds beter mogelijk. 4
Er is steeds meer samenwerking in internationaal verband; voor LOLA loopt er nu een onderzoek naar een NPO (Non Profit Organisatie). Dit is een rechtsvorm waardoor mogelijkheden ontstaan om in Brussel voor subsidie in aanmerking te kunnen komen. Belgie en Engeland zijn in the lead. Het onderwerp Open Data zal in 2012 steeds meer in de belangstelling komen. Rondvraag en sluiting Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt, hierna sluit de voorzitter de ALV. 5
Jaarverslag 2012 - Activiteiten 2012 (en doorkijk 2013) In 2012 heeft de VIAG diverse activiteiten, vaak in samenwerking met leden en bedrijfsleden, ontplooid. De focus in 2012 lag vooral op belangenbehartiging (o.a. via het ICT-beraad) en het opzetten van de inup Academy voor onze leden. Voor 2013 staan ook weer de nodige activiteiten op de planning die wij ook weer graag met u als ons (bedrijfs)lid vorm willen geven. Onderstaand een korte schets van de diverse Product 2012 Het thema van 2012 was: Met ICT de crisis door. Dit thema kwam gedurende het gehele jaar terug in zowel het congres, de themadagen, en uiteraard in het jaarlijks op te leveren product. Het product 2012 is samen met Native Consulting, diverse (bedrijfs)leden, de VGS en onze zusterorganisatie V-ICT-OR in Belgie, gerealiseerd. Een van de uitgangspunten in het boekje beschrijft de bezuinigingen met ICT in plaats van bezuinigingen op ICT. U kunt dit product (en het bijbehorende Excel bestand) gebruiken om in kaart te brengen waar uw organisatie staat en waar efficiëntie is te realiseren. Klik hier voor de pagina waar het product van 2012 te vinden is. Komend jaar zal voor het creëren van het product 2013 wederom een beroep op u worden gedaan. Het bijzondere in 2013 is dat we dit jaar willen voortborduren op datgeen we in 2012 hebben gemaakt. Dus met de zelfde spelers en deelnemers het onderwerp met ICT de crisis door in combinatie met het thema 2013 slim samenwerken verder uitwerken en uitdiepen. Meer informatie volgt via de nieuwsbrief. Thema 2013 Het thema voor het jaar 2013 is Slim samenwerken en heeft als ondertitel Smart city s en de kracht van OpenData (the cost of being special) Het regeerakkoord dat voor de komende 4 jaar is vastgesteld gaat uit van samenwerking (bruggen bouwen) en er is in opgenomen dat gemeenten straks naar 100.000+ (inwoners) moeten gaan groeien. De vraag die daaruit voortvloeit is hoe gemeenten willen samenwerken? Veel gemeenten willen hun eigen identiteit behouden, maar ook rekening houden met een steeds verdergaande vorm van samenwerking met buurgemeenten. Er wordt daarom al geïnventariseerd welke maatregelen genomen moeten worden om de wederzijdse ICT omgevingen op elkaar af te stemmen, zodat de techniek geen belemmering is voor eventuele samenwerking. Architectuur is daarbij noodzakelijk en zal gebaseerd moeten zijn op de toekomstige situatie. Een van de elementen binnen die samenwerking is het sturen op OpenData (of the cost of being special ). Open data is data die vrij gebruikt, hergebruikt en opnieuw verspreid kan worden door iedereen. We hebben het hier dus over beschikbaarheid, toegankelijkheid, hergebruik, herverspreiding en universele deelname. Het betreft hier niet alleen overheidsgegevens, maar ook wetenschappelijke-, medische- en technologische kennis (datasets). De essentie van OpenData is interoperabiliteit. Interoperabiliteit duidt op het vermogen van diverse systemen en organisaties om samen te werken (inter-operate). In dit geval gaat het om de mogelijkheid om verschillende datasets te kunnen combineren. De vraag die voorlicht is, hoe je je als gemeentelijke ICT organisatie voorbereid op de (verplichte) weg naar samenwerking, mede ingegeven door de economische situatie. 6
Samenwerking Ook in 2012 is de afstemming en samenwerking gezocht met onder andere de VNG, VGS en andere belangengroepen zoals NVVB, IMG, FAMO, DIVOSA, Stadswerk en KING, al dan niet via het ICT-beraad. Deze groepen hebben dan ook een belangrijke plek op onze ICT kaart. Mede door de diverse ontwikkelingen die er spelen is vooral met KING, VGS, VNG en IMG de samenwerking verder geïntensiveerd. inup Academy In 2012 is op initiatief van de VIAG en in het bijzonder van Frank van der Leur (regiovoorzitter van Regio 5, Gesicht / Oost Brabant) gestart met de inup Academy. De inup Academy is een meerjarig trainingsprogramma dat loopt tot en met 2014 en is vorm gegeven door KING in opdracht van de VNG. De inup Academy is specifiek bedoeld om onze leden te ondersteunen bij de realisatie van operatie NUP. Gezien het grote aantal aanmeldingen (174 informatiemanagers van 146 gemeenten nemen nu deel aan de i-nup Academy) en de eerste reacties kan dit (gezamenlijke) initiatief absoluut als geslaagd worden bestempeld. Klik hier voor de pagina op de site van King speciaal over de inup Academy. Internationale samenwerking - LOLA, de internationale grote zus van VIAG, is gedoopt! LOLA s volledige naam is Linked Organization of Local Authority ICT Societies. LOLA werd geboren uit de nood die de lokale ICT organisaties van verschillende landen voelden om samen naar oplossingen te zoeken voor gemeenschappelijke problematieken binnen hun organisaties, voor hun leden en voor de burgers. Of anders gezegd, LOLA behartigt dezelfde doelstellingen als de VIAG maar dan wel over land- en zelfs continentgrenzen heen. VIAG deelt met enige trots mee dat LOLA op 12 februari 2013 juridisch als Non Profit Organisation geregistreerd werd. De VIAG en de Vlaamse ICT Organisatie stonden mede aan de wieg van deze mondiale vereniging. Vandaag telt LOLA 7 deelnemers: MISA in Canada, ALGIM in Nieuw-Zeeland, KOMMITS in Zweden, SOCITM in het Verenigd Koninkrijk, GMIS in de Verenigde Staten, VIAG in Nederland en V-ICT-OR in België zijn de stichters. Eddy Van der Stock, voorzitter van V- ICT-OR is voorzitter. Op dit moment is LOLA actief in twee projecten: Citadel on the Move en App4EU. Wat dat allemaal betekent en nog meer kunt u lezen in het volledige artikel dat al eens in de nieuwsbrief werd gepubliceerd 7
Strategiedag In 2012 heeft het VIAG bestuur weer een strategiedag georganiseerd. Wij vinden het als bestuur belangrijk om samen met de leden te kijken naar de strategische koers die we als VIAG willen voeren. In 2012 hebben wij deze vorm gegeven door de voorzitters van de diverse regio s uit te nodigen. In 2013 zullen we twee strategiedagen organiseren. Een in het voorjaar (deze heeft reeds plaatsgevonden) en een in het najaar. Themadagen In 2012 zijn er drie themadagen georganiseerd op het thema: met ICT de crisis door. Deze hebben plaatsgevonden op: - 30 maart 2012 in Ahoy te Rotterdam (gelijk met de ALV), Plusine ICT, Peter van der Linde (Houten) en VNG hebben de sessies verzorgd. - 29 juni was de themadag in Scheveningen met presentaties van IT-EYE, Den haag samen met KMG en Novay. - 7 september in Eindhoven op deze derde themadag werden een viertal presentaties verzorgd. Door Lantech, de VNG, Gartner en KING. - 5 juli in Utrecht heeft de VIAG in samenwerking met KING een extra themadag georganiseerd met Operatie NUP als thema. De themabijeenkomsten zijn goed bezocht. Naast het kennisdelen, staat het netwerken tussen leden en bedrijfsleden centraal. Voor de verslagen van de themabijeenkomsten klikt u op deze link... Tijdens de themadag op 30 maart in Ahoy te Rotterdam (www.ahoy.nl), heeft ook de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering en de formele vaststelling van het jaarverslag 2011-2012, plaats gevonden In 2013 zal de ALV, ook nu weer samen met een themadag, plaatsvinden op donderdag 25 april op de ICT beurs en Overheid. Verder zullen er in 2013 nog vijf themadagen worden georganiseerd. Tijdens de strategiedag in het najaar 2012 is naar voren gekomen dat hier zeker behoefte aan is. Een deel van deze themadagen zijn meer regiogebonden en worden dus ook door het hele land georganiseerd. U wordt als lid en/of bedrijfslid uitgenodigd om hier aan deel te nemen en om deze themadagen ook vorm te geven. Hiervoor kunt u contact opnemen met Renk Ruijter. Denktank Jaarlijks organiseren wij bijeenkomst(en) over veelal wat complex(er) onderwerpen waar we met elkaar (leden en bedrijfsleden) over van gedachten willen wisselen, en mogelijk ook een statement over willen maken. Zie bijvoorbeeld onze eerdere denktank resultaten. (U moet hiervoor wel ingelogd zijn) In 2012 heeft er maar een denktank bijeenkomst plaatsgevonden met VDP (Vereniging Directeuren Publieksdiensten). Het onderwerp was: Hoe dichten we het gat tussen de ICT en de dienstverlening. Klik op deze link voor een verslag van deze denktank bijeenkomst met daarin weer een link naar het verslag van Koen Radbrake In 2013 zal er ook een denktank bijeenkomst worden georganiseerd. Deze bijeenkomst zal worden aangekondigd via de nieuwsbrief. U bent van harte welkom. 8
Website en Nieuwsbrief Zowel de website (www.viag.nl) als de twee-wekelijkse nieuwsbrieven worden door ons ingezet om onze (bedrijfs)leden te informeren en kennis te delen. Zoals u kunt zien hebben er de nodige wijzigingen plaatsgevonden op de website. Het doel hierbij is dat informatie beter en sneller toegankelijker wordt voor onze (bedrijfs)leden. Nieuwe technologieën zoals integratie met de sociale media kunnen nu geïntegreerd worden. Bijvoorbeeld het inloggen met een Facebook of Twitter behoort binnenkort tot de mogelijkheden. RSS feeds en doelgroepgerichte communicatie zijn nu al mogelijk. (U ziet andere en meer informatie als u ingelogd bent). Er wordt door onze leden steeds meer gebruik gemaakt van Social Media. De VIAG heeft ook een LinkedIn groep die u kunt bereiken door op deze link te klikken... Bestuurs-strategiedag Ook als VIAG bestuur houden wij jaarlijks een strategiedag en gaan wij de hei op. Tijdens deze twee dagen kijken wij niet alleen naar het afgelopen jaar, maar vooral naar de toekomst. Waar willen wij als vakvereniging naar toe, wat willen wij onze leden bieden en hoe bereiken we dit? (Leden-)Participatie U heeft al eerder kunnen lezen dat brede participatie van onze leden en bedrijfsleden van groot belang is voor het succes van onze vakvereniging. Om de participatie nog beter te kunnen vormgeven willen wij het aantal leden verhogen. Niet alle gemeenten zijn namelijk lid, terwijl wij dit, vanuit het oogpunt van belangenbehartiging, wel heel graag zouden willen. 9
Jaarverslag 2012 - Financiële verantwoording De financiële verantwoording bestaat uit 3 onderdelen en de toelichting: 1. Financiële verantwoording (Toelichting penningmeester) 2. Jaarrekening 2012 en begroting 2013 3. Balans 31-12-2012 4. Het verslag van de controlecommissie 2012 Jaarverslag 2012 - Financiële verantwoording 2012-2013 - Toelichting Penningmeester Rekening 2012 Per saldo is een exploitatieoverschot van 13.007,29 te melden, voornamelijk ontstaan door minder uitgaven dan begroot. Dit overschot wordt toegevoegd aan het vermogen. Risico s Er zijn in het afgelopen jaar geen bijzondere onvoorziene vorderingen ten laste van de vereniging ontstaan en er zijn geen situaties bekend die de huidige financiële positie aan kunnen tasten. De inkomsten uit contributiegelden lopen langzaam terug door minder leden in verband met steeds meer samenvoegingen van gemeenten en bezuinigingen bij gemeenten. In 2013 wordt een strategie ontwikkeld om deze trend te stoppen en zo mogelijk positief te beïnvloeden vanaf 2014. Contributies en lidmaatschapsgelden 2013 De gemiddelde inflatie in Nederland in 2012 bedroeg 2,47% (CPB inflatie voor consumptie). De tarieven vanaf 1-1-2013 zijn met 2% gecorrigeerd, omdat ten tijde van de vaststelling van de nieuwe tarieven eind 2012 de verwachtingen lager waren. Het verschil is dusdanig klein (ongeveer een euro per gemeentelid per jaar) dat dit niet achteraf gecorrigeerd zal worden. Begroting 2013 De begroting is opgesteld uitgaande van de lopende reële vaste inkomsten (voornamelijk contributies en lidmaatschapgelden). De uitgaven zijn hierop afgestemd, zodat een consistent jaarbeeld ontstaat. Vermogen 31-12-2012 Het vermogen bestaat geheel uit liquide middelen (bank tegoeden). Hieruit worden reserves aangelegd voor specifieke doelen en een algemene reserve aangehouden om onvoorziene uitgaven te kunnen opvangen. De stand van de algemene reserve moet een minimale hoogte hebben (formule: totaal vaste verplichtingen 50% van de verwachte contributiegelden in de begroting van dat jaar) 10
Vast te stellen in de algemene ledenvergadering te Utrecht op 25 april 2013 De voorzitter, A.A. van Beek; De secretaris, J.P. Weststrate; De penningmeester, R.C. Bakker 11
Jaarverslag 2012 - Jaarrekening 2012 en Begroting 2013 12
Jaarverslag 2012 - Balans 2012 13
Jaarverslag 2012 - Verslag Controlecommissie VIAG 2013 14
Jaarverslag 2012 - Ledenlijsten Ledenlijsten Voorheen trof u bij het verslag ook de ledenlijsten aan. Tegenwoordig word de ledenadministratie gevoerd door ons ondersteunend bureau: Cantrijn. Op de site kunt door te klikken op deze pagina de informatie over de leden opvragen. Deze is up to date en eenvoudig doorzoekbaar. Omdat er een directe koppeling is met de ledenadministratie kunt u er van uitgaan dat de informatie klopt en niet verouderd is. Mochten er gegeven instaan die niet kloppen, dan kunt u ze aanpassen op de profielpagina. U kunt daar ook bepalen wat wel en niet gezien mag worden door welke doelgroep. Ook de informatie over bedrijfsleden kunt u hier vinden. Wilt u een lijst met daarop alle leden, dan kunt u zich wenden tot Cantrijn. U dient dan wel op te geven waar ud ie lijst voor wilt gebruiken. Wij willen niet dat deze informatie zomaar beschikbaar komt begrijpelijke redenen. 15