Interview met Walter Jansen WiFiall www.wifiall.nl Factureren in nullen en enen Sinds 1 februari 200 is Walter Jansen commercieel manager Benelux bij WiFiall in Elst. WiFiall biedt wireless (draadloze) totaaloplossingen voor data-/telecommunicatie, zoals breedband internet voor gebieden waar geen glasvezelkabel in de grond ligt of waar geen adsl mogelijk is. Klanten met een abonnement kregen al langer een bevestiging van het geïncasseerde bedrag per e-mail. Sinds kort is dit een juridisch waterdichte digitale factuur geworden. Wat betekent e-business voor WiFiall? Veel! Digitalisering maakt veel mogelijk. Mogelijkheden scheppen is ook een belangrijk bestaansrecht van ons bedrijf. Op plekken waar geen goede infrastructuur per glasvezelkabel of adsl is voor breedbandinternet, komt WiFiall met draadloze oplossingen. Bijvoorbeeld voor scholengemeenschappen en hbo-instellingen, zodat studenten niet meer hoeven in te bellen als ze achtergrondinformatie zoeken op internet. Bedrijven in onze regio hoeven niet langer uit te wijken naar elders vanwege het ontbreken van goede internetmogelijkheden. In de Arnhemse nieuwbouwwijk Schuytgraaf regelden wij voor de aannemerskeet en het informatiecentrum al internet voordat er één huis was gebouwd. Hoe staat het met de digitale facturering? Binnenkort starten we een nieuwe service via internet, waarbij wij als groothandel optreden in producten voor organisaties die net als WiFiall datanetwerken bouwen. Ter voorbereiding hierop wordt nu een nieuwe website gemaakt. Iedereen die straks iets via de site koopt, ontvangt een digitale factuur. Onze vaste klanten, veelal afnemers van een draadloos breedband internetabonnement, kregen al jarenlang een factuur per e-mail. Eigenlijk was het meer een bevestiging dat wij het maandbedrag, conform het contract, van hun rekening hadden afgeboekt. Met name uit juridisch oogpunt een ontvanger van zo n e-mail heeft namelijk altijd de mogelijkheid om hierin veranderingen aan te brengen hebben we besloten dit systeem te vervangen door een veiligere aanpak: namelijk digitale facturen. Begin 2005 hebben we dit geïmplementeerd. Hoe heeft u dat zo snel voor elkaar gekregen? We hebben de software hiervoor ingekocht bij Silverback, een organisatie die zowel de juridische kennis als de technische expertise in huis heeft om de betrouwbaarheid en rechtszekerheid van gedigitaliseerde informatie te kunnen garanderen. Met die professionele ondersteuning konden we onze overtuiging waarmaken: als je iets wilt doen, ga dan niet onnodig vertragen. En nu profiteren we meteen van de voordelen van digitaal factureren: tijdwinst en gemak. En vergeet het milieuaspect niet: een stuk minder papierverbruik. Bent u tevreden over de geboekte resultaten? Het is wat snel om daar nu al iets over te zeggen, want we werken nog maar kort op deze nieuwe manier. Maar het systeem functioneert goed; het doet wat het moet doen! We hopen in kort tijdsbestek de hele papieren facturering af te bouwen. Mensen die telefonisch bestellen, krijgen nu nog een ouderwetse factuur op papier. We gaan er echter vanuit dat het leeuwendeel van alle verkopen straks via onze website verloopt. En een logisch verlengstuk van digitaal bestellen is digitaal factureren. Ook aanvragen voor draadloze internetabonnementen moeten straks volledig via internet verlopen. Nu komt de persoonlijke handtekening nog binnen per fax of post, maar binnenkort gaan we ook hiervoor de elektronische handtekening introduceren. Hoe staat het met de tijdwinst? Een website is een modern verkoopkanaal dat past bij de innovatieve uitstraling van ons bedrijf. We willen deze lanceren in onze branche, via websites en vakbladen. Ik vertrouw erop dat de digitale verkoop aanslaat en dan gaan we zeker besparen op facturering. Dankzij digitaal factureren kunnen we ook bij een veel grotere omzet met dezelfde ploeg mensen de administratieve afhandeling blijven doen. Heeft dit traject u iets geleerd? Meer iets bevestigd, namelijk dat innovatie belangrijk is. Vanuit die overtuiging zijn wij initiatiefnemer van de stichting Gelders Innovatie Platform (GIP), ter stimulering van creativiteit en waardevolle ideeën in onze regio. Verder heeft de invoering van digitale facturering mij gesterkt in mijn overtuiging dat je goed geld kunt verdienen als je op een slimme manier met ict omgaat. Het is wel verstandig om voor specialistische onderdelen een professionele organisatie in te schakelen, bijvoorbeeld om zoals in ons geval ook de juridische aspecten goed geregeld te hebben. 32
Digitaal factureren De rekening via internet presenteren Iedere ondernemer die zaken of diensten levert is verplicht een factuur uit te reiken om aan de wettelijke administratie- en bewaarplicht te voldoen en om btw te mogen verrekenen. Sinds 1 januari 200 staat de belastingdienst u zonder meer toe een factuur digitaal uit te reiken. Digitaal factureren is daarmee een logische vervolgstap in het digitaliseren van uw bedrijf geworden. Kostenbesparing Uit onderzoek blijkt dat een papieren factuur de ondernemer gemiddeld 1,65 kost. De kosten van een digitale factuur liggen aanzienlijk lager, ongeveer tussen 0,30 en 0,50. U kunt door het overstappen op digitaal factureren dus een stevige kostenbesparing realiseren. Denk daarbij aan besparingen op personeelskosten, postzegels, kopieën, inkt en papier. Technische randvoorwaarden De meeste bedrijven beschikken al over de technische randvoorwaarden om digitaal te kunnen factureren. U moet namelijk minimaal beschikken over een: pc internetverbinding e-mail Zelf doen of uitbesteden? Op zich is het mogelijk om zelf een systeem te ontwikkelen. Daar zijn echter belangrijke nadelen aan verbonden: de hoge ontwikkelkosten van een systeem om digitaal te kunnen factureren de hoge ontwikkelkosten van een systeem om authenticatie en integriteit van de factuur te waarborgen Voorwaarden van de belastingdienst De belastingdienst stelt eisen aan digitaal factureren. Centraal daarbij staat de controleerbaarheid van gegevens: de audit trail. Het gaat hier om de integriteit en authenticiteit van de factuur. Oftewel hebben de, in de digitale factuur vermelde, transacties daadwerkelijk plaatsgevonden? In de praktijk is het ontwikkelen van een waarborgingssyteem over de inhoud (integriteit) en de identiteit van de afzender (authenticiteit) alleen realistisch voor zeer grote ondernemingen en instellingen, denk daarbij aan banken, de belastingdienst etc. 33
Ook voor het mkb? Aanbieders die een kant-en-klare oplossing bieden voor digitaal factureren danken hun bestaansrecht aan het integreren van een authenticatie-oplossing binnen hun systeem. Omdat er inmiddels aanbieders zijn die met abonnementen werken (u betaalt per factuur of per bundel) is digitaal factureren ook voor het mkb een bereikbare oplossing geworden. Daarnaast bieden de meeste aanbieders de mogelijkheid om het digitale factureringssysteem aan de bestaande administratie- en enterprise-resourcepakketten te koppelen. Ook kan er gekozen worden om zaken als herinneringen, aanmaningen en opdrachtbevestigingen te integreren. De ontvanger De effectiviteit van een digitale factuur hangt in grote mate af van de acceptatie door de ontvanger. Het is raadzaam vooraf te inventariseren hoe de houding van uw klanten is ten opzichte van het verzenden van digitale facturen. Indien u besluit over te gaan tot digitaal factureren is het van belang dit naar uw klanten te communiceren in bijvoorbeeld nieuwsbrieven en door dit op te nemen in de algemene voorwaarden. Tevens kunt u besluiten digitaal en papier factureren naast elkaar te laten lopen om zo de klanten, die beslist een papieren factuur willen ontvangen, van dienst te kunnen blijven. Aan de slag. Een laatste tip! Het wettelijke kader rondom digitaal factureren verschilt per land. Doet u regelmatig zaken met het buitenland dan is het verstandig om met uw buitenlandse klant af te stemmen of het mogelijk is om digitaal te factureren en welke aanpassingen noodzakelijk zijn. 3
Digitaal factureren binnen uw bedrijf Beantwoord A B C D de volgende vragen Hoeveel facturen o geen o 0-500 o 500-5000 o 5000- verzendt uw organisatie 20000 op jaarbasis? Welk percentage van o 0-25 o 25-50 o 50-75 o 75-100 uw klanten kunt u digitaal bereiken? Hoe vaak factureert u? o jaarlijks o maandelijks o wekelijks o dagelijks Wat is de inhoud o verschilt o verschilt vaak, o verschilt soms o identieke van uw factuur? voortdurend enkele iden- maar overwegend facturen tieke facturen identiek Aan wie factureert u? o verschilt o verschilt vaak, o verschilt soms o dezelfde voortdurend enkele vaste maar overwegend klanten klanten vaste klanten Hoe moeten uw o geen idee o puur tekst o tekst met o tekst met digitale facturen er uit opmaak grafische komen te zien? elementen Welke documenten o geen o ik weet niet wat o herinneringen o alle zakezou u naast facturen de mogelijk- aanmaningen op- lijke correook digitaal willen heden zijn drachtbevestigingen spondentie verzenden? Overwegend A: Overwegend B: Overwegend C: Overwegend D: Misschien bent u nog niet aan digitaal factureren toe. Digitaal factureren kan u een besparing opleveren. Digitaal factureren kan u een aanzienlijke besparing opleveren. Ga direct aan de slag met digitaal factureren! 35
1. Inventariseer de volgende zaken: - hoeveel facturen u per jaar verstuurt - wat voor facturen u verstuurt (identieke facturen of zijn deze steeds anders) - de frequentie waarmee u facturen verstuurt - hoeveel het verzenden van facturen u jaarlijks kost Actieplan digitaal factureren 2. Maak een kosten-batenanalyse (zie bijlage III). Denk hierbij aan besparingen op het gebied van personeelskosten, frankeren, papier, enveloppen, inkt etc. Kosten op het gebied van aankoop software of abonnementskosten, inzet personeel, training personeel, wijzigingen in de organisatie etc. 3. Onderzoek of uw klanten bereid zijn een digitale factuur te accepteren. Bijvoorbeeld door een vraag in te voegen in een klanttevredenheidsonderzoek.. Informeer bij uw branche-organisatie, klanten, leveranciers en collega-ondernemers welke initiatieven er al zijn op het gebied van digitaal factureren. 5. Inventariseer of digitaal factureren een organisatorische aanpassing vereist. Denk hierbij aan gewijzigde communicatie tussen diverse afdelingen, benoemen functionaris die bevoegd is om digitale facturen te verzenden, processen anders inrichten etc. 6. Bekijk of uw huidige financiële administratiepakket erin voorziet om aan een digitaal factureringssyteem gekoppeld te worden. Meer advies en informatie wat? juridische gevolgen van de digitale handtekening ondersteuning, onafhankelijk advies en informatie over digitaal factureren voor het mkb een dossier over e-authenticatie een dossier over de elektronische handtekening brochure elektronisch factureren van de Belastingdienst Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants waar? bijlage VII Juridische zaken van dit boek Syntens www.syntens.nl/ict www.ecp.nl www.ecp.nl www.belastingdienst.nl www.nivra.nl Als u op het internet op zoek bent naar relevante informatie rondom het thema digitaal factureren, kunt u gebruik maken van onderstaand lijstje met zoektermen. Door de zoekterm te combineren met uw sector- of branchenaam kunt u nog specifieker zoeken. e-factuur e-invoice elektronische factuur authenticatie digitale handtekening EDI PKI 36
Heeft digitaal factureren uw prioriteit? Noteer op het gele memoblaadje: 1. Hoe belangrijk is digitaal factureren om onze concurrentiepositie te verbeteren/behouden? Geef dit thema een cijfer van 1 (geen prioriteit) tot 10 (zeer belangrijk). 2. Motiveer kort, als geheugensteuntje voor later, waarom u dit cijfer heeft gegeven. 3. Bekijk in het schema hieronder welke thema s die samenhangen met digitaal factureren voor u ook van belang zijn.. Heeft u dit thema een cijfer 7 of hoger gegeven? Plak het memoblaadje dan schuin in zodat het blaadje uitsteekt. Op deze manier kunt u thema s die prioriteit hebben, na het dichtslaan van het boek, snel terugvinden. 5. Lees andere voor u interessante thema s of ga aan de slag met behulp van het actieplan. (voorbeeld) Cijfer : 9 Dat zou ons een hoop tijd en kosten b paren!! Navragen welke partijen dit voor ons kunnen verzorgen en of er voor onze branche al een kant en klare oplo ing is. s: financiële administratie, standaarden voor gegevensuitwi eling Samenhang met andere thema s Hoe verhoudt digitaal factureren zich tot: Blz. 1 e-marketing aan het verkoopproces kan ook het automatisch aanmaken van digitale facturen worden gekoppeld 26 internetbetalingen voorafgaand aan een betaling kan tegenwoordig digitale facturering plaatsvinden 50 ketenlogistiek door goede afspraken te maken kunnen uw klanten de gegevens van de factuur aan hun financiële administratie koppelen 62 standaarden voor er zijn standaarden/afspraken nodig om met digitaal factureren gegevensuitwisseling aan de slag te kunnen 68 financiële administratie facturen, maar ook herinneringen en aanmaningen kunnen geautomatiseerd aan de financiële administratie worden gekoppeld 110 netwerkeconomie steeds meer zaken worden elektronisch afgehandeld zo ook factureren 37