Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement Omgevingsdienst West- Holland 1
Inhoud Management Samenvatting... 3 Hoofdstuk 1 Inleiding... 4 Hoofdstuk 2 Weerstandsvermogen... 5 Hoofdstuk 3 Begrippenkader... 6 3.1 Risico... 6 3.2 Risicomanagement... 6 3.3 Weerstandscapaciteit... 6 3.4 Weerstandsvermogen... 6 Hoofdstuk 4 Risicomanagement... 8 4.1 Voldoen aan wet- en regelgeving... 8 4.2 Inzicht geven in de risico s... 8 4.3 Risicobewustzijn ontwikkelen... 8 4.4 Beheersen van de risico s... 8 4.5 Behoud van een gezonde financiële positie in relatie tot het weerstandsvermogen... 8 Hoofdstuk 5 De risicomatrix... 9 5.1 Algemeen... 9 5.2 Kans... 9 5.3 Gevolgschade... 10 5.4 Risicomatrix... 11 Hoofdstuk 6 Weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen... 12 Hoofdstuk 7 Algemene reserve... 13 7.1 Doel Algemene Reserve... 13 7.2 Voeding en onttrekking Algemene Reserve... 13 Hoofdstuk 8 Overige bepalingen... 14 8.1 Inwerkingtreding... 14 8.2 Citeertitel... 14 2
Management Samenvatting De nota Weerstandsvermogen en risicomanagement gaat in op de manier waarop binnen de omgevingsdienst West-Holland risico s geïnventariseerd, gewogen en beheerst worden. Ook wordt aangegeven welk vermogen nodig is om gebeurtenissen financieel het hoofd te bieden. Aan de orde komen de spelregels en richtlijnen op het gebied van weerstandsvermogen en risicomanagement. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is een waarborg voor de financiële gezondheid van de Omgevingsdienst. Het is een maatstaf voor de mate waarin de Omgevingsdienst in staat is om de gevolgen van risico s op te vangen zonder dat de uitvoering van taken in gevaar komt. Het weerstandsvermogen is afhankelijk van de benodigde weerstandscapaciteit (hoeveel middelen zijn nodig om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen?) en de beschikbare weerstandscapaciteit (hoeveel middelen zijn beschikbaar om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen?) Risicomanagement Een risico is een onzekere gebeurtenis met (gewenste of ongewenste) gevolgen voor de Omgevingsdienst. Risicomanagement is het geheel aan activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico s. Risicomanagement vindt plaats binnen de organisatieonderdelen die belast zijn met de betreffende taak (= het budget hebben). Risicomanagement bestaat uit de volgende stappen: 1. Identificeren en classificeren Identificeren betekent het in kaart brengen van risico s. Het gaat hierbij zowel om factoren die de realisatie van de bestaande organisatiedoelstellingen in de weg kunnen staan als om nieuwe ontwikkelingen die op de Omgevingsdienst af komen. Risico s worden onderscheiden in de volgende categorieën: Inhoudelijk; Organisatorisch; Financieel; Personeel en Juridisch. 2. Kwantificeren Kwantificeren betekent het in geld uitdrukken van de mogelijke gevolgen van risico s. Dit heeft twee doelen: (1) ordening aanbrengen ten bate van sturing en beheersing en (2) bepalen benodigde weerstandscapaciteit. 3. Sturen en beheersen. Sturing en beheersing van risico s kan op drie manieren. Vermijden van het risico (opheffen oorzaak), verminderen van de impact van het risico (terugbrengen netto verwachte omvang en/of terugbrengen waarschijnlijkheid) en overdragen van het risico (bijvoorbeeld door te verzekeren). Als geen van deze opties mogelijk is, of als de verwachte impact van het risico naar verhouding erg klein is, kan er ook voor gekozen worden om het risico te accepteren. 3
Hoofdstuk 1 Inleiding Met ingang van het begrotingsjaar 2004 is het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in werking getreden. Het BBV stelt regels betreffende de financiële verslaglegging. Deze regels gelden ook voor de Omgevingsdienst. In de begroting en het jaarverslag van de Omgevingsdienst wordt inzicht gegeven in het weerstandsvermogen en de risico's. Volgens artikel 11 van de BBV bevat deze paragraaf tenminste: 1. Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; 2. Een inventarisatie van de risico s; 3. Het beleid betreffende de weerstandscapaciteit. Artikel 14 van de financiële verordening 2006 beschrijft de inhoud van de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen. De nota Weerstandsvermogen en risicomanagement biedt het kader om deze paragraaf in de Planning en Control producten kwalitatief en kwantitatief (ook in geld) in te vullen. 4
Hoofdstuk 2 Weerstandsvermogen Bij de Omgevingsdienst is een algemene reserve ingesteld ten behoeve van het opvangen van het bedrijfsrisico als gevolg van afwijkingen tussen de werkelijke en de geraamde kosten op basis waarvan het uurtarief is vastgesteld. Door het instellen van een algemene reserve is er een buffer bij de Omgevingsdienst in het geval van een negatief exploitatieresultaat. In de gemeenschappelijke regeling, artikel 31, wordt de bijdrage van de deelnemers geregeld. De verrekening per deelnemer vindt plaats op basis van de gewerkte uren. Daarbij geldt een bandbreedte van 5% onder en boven de begroting van de reguliere uren per deelnemer (de materiële kosten worden hierbij buiten beschouwing gelaten, omdat deze direct worden doorberekend aan de deelnemers). Met deze minimum-afnameverplichting van 95% van de uren worden de financiële risico s als gevolg van meer-minderwerk afgedekt. Overige risico s, zoals wijzigingen in de CAO en opzegging deelname contractgemeenten, zijn hierbij niet opgenomen. In de gemeenschappelijke regeling, artikel 33a, is voorts bepaald dat: De deelnemers zullen er steeds zorg voor dragen dat de omgevingsdienst te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. 5
Hoofdstuk 3 Begrippenkader In het kader van de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement zijn de volgende begrippen van belang: 1. Risico; 2. Risicomanagement; 3. Weerstandscapaciteit; 4. Weerstandsvermogen. 3.1 Risico Elke beslissing die in de organisatie genomen wordt kent risico s. Een risico is een kans op het optreden van gebeurtenissen met negatieve effecten (schade), of positieve effecten (kans). De volgende typen risico s zijn te onderscheiden: Risico s afkomstig buiten de eigen organisatie (exogeen) respectievelijk risico s binnen de eigen organisatie (endogeen); Onbeïnvloedbare en te beïnvloeden risico s; Terugkerende risico s (structureel) en eenmalige risico s (incidenteel); In geld te kwantificeren risico s en niet in geld te kwantificeren risico s. 3.2 Risicomanagement Risicomanagement richt zich op het beheersen van processen zodanig, dat de risico s voorkómen of beheerst worden, zodat deze zich niet manifesteren. Risicomanagement gaat dus niet over schadebeperking na het optreden van een risico. 3.3 Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de financiële middelen en de mogelijkheden waarover de Omgevingsdienst beschikt om risico s van financiële aard (niet begrote kosten), die zich onverwachts kunnen voordoen en die van substantiële aard zijn, te kunnen dekken. Dit kunnen zowel incidentele als structurele middelen zijn. De weerstandscapaciteit kan uit verschillende elementen bestaan: de Algemene Reserve en de Bestemmingsreserves. Beide reserves vormen samen de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit vloeit voort uit de risico analyse en de hierna in hoofdstuk 5 beschreven risicomatrix. De weerstandscapaciteit kent een vanzelfsprekende ontsnappingsmogelijkheid, namelijk dat deelnemende partijen naar rato bijdragen in de gevallen waarin dat nodig is. 3.4 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen (zie ook hoofdstuk 2) bestaat uit de relatie tussen: a. De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover Omgevingsdienst beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken b. Alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis zijn in relatie tot de financiële positie Een en ander is in onderstaand figuur schematisch weergegeven. 6
Figuur 1 7
Hoofdstuk 4 Risicomanagement Risicomanagement mag niet leiden tot een groot aantal interne regels, procedures, verantwoordingen e.d., noch tot een verlammende werking door een overdaad aan onderzoek. De bedoeling van risicomanagement is dat de risico s aan de voorkant van het project in kaart gebracht worden. Belangrijk is het tijdig signaleren van risico s, het omgaan met risico s en het benutten van kansen en het tijdig afleggen van verantwoording. De Omgevingsdienst zal op de volgende wijze vorm geven aan het risicomanagement: 1. Voldoen aan wet- en regelgeving; 2. Inzicht geven in de risico s; 3. Risicobewustzijn ontwikkelen; 4. Beheersen van de risico s; 5. Behoud van een gezonde financiële positie in relatie tot het weerstandsvermogen. 4.1 Voldoen aan wet- en regelgeving Met risicobeleid, risicomanagement en de paragraaf weerstandsvermogen wordt voldaan aan de externe regelgeving. 4.2 Inzicht geven in de risico s In de paragrafen weerstandsvermogen in de programmabegroting en de jaarstukken wordt een inventarisatie weergegeven ten aanzien van gesignaleerde risico s, waarvoor geen voorziening is gevormd of verzekering is afgesloten. Deze risico s zijn onderverdeeld in de volgende soorten risico s: Inhoudelijk Financieel Juridisch Organisatorisch Personeel De accountant adviseert het dagelijks bestuur over de in beeld gebrachte risico s. 4.3 Risicobewustzijn ontwikkelen De interpretatie van wat als risico wordt aangemerkt is persoonsafhankelijk. Door het inventariseren van mogelijke risico s, groeit het risicobewustzijn van de organisatie. 4.4 Beheersen van de risico s Gelet op artikel 19 lid c van de gemeenschappelijke regeling en de Financiële Verordening, draagt het dagelijks bestuur zorg voor een juiste en volledige financiële administratie die voldoet aan alle daarvoor geldende wet- en regelgeving. Na het signaleren van een risico, is het zaak om maatregelen te nemen om dit risico binnen de perken te houden. Naast inhoudelijke Beheersmaatregelen (bijv. om de niet financiële risico s te voorkomen) valt dan te denken aan het afsluiten van een verzekering of financiële middelen (reserve) achter de hand te houden. 4.5 Behoud van een gezonde financiële positie in relatie tot het weerstandsvermogen Om de continuïteit van een organisatie te kunnen garanderen, is het van belang een stabiele financiële positie te creëren. Het aspect weerstandsvermogen is daarom een belangrijk onderdeel van het risicomanagement. De omvang van het weerstandsvermogen moet voldoende zijn om eventuele tegenvallers op te vangen. Het instellen van reserves en de hoogte daarvan wordt bepaald door het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst. 8
Hoofdstuk 5 De risicomatrix 5.1 Algemeen De risicomatrix geeft inzicht in de omvang van het risico en de kans dat een bepaald risico zich voordoet. De uitkomst van een risicomatrix is een risicoscore per specifiek benoemd risico, gebaseerd op de kans en het gevolg. Er is een aparte risicoscore voor incidentele en structurele risico s. Deze paragraaf beschrijft de risicomatrix en de wijze waarop de uitkomsten (risicoscores) gepresenteerd kunnen worden. Ook wordt de relatie gelegd tussen de beschikbare en de benodigde weerstandscapaciteit, waarmee de omvang van het weerstandsvermogen wordt bepaald. Nadat alle risico s zijn geïdentificeerd kunnen ze nader door de verantwoordelijke manager worden beoordeeld. Dat wil zeggen het bepalen van kans en gevolg. Er zijn verschillende methoden om kans en gevolg te bepalen. Een eenvoudige methode is door de kans en gevolg in klassen te verdelen en daar een klasse-score aan te verbinden. 5.2 Kans Voor de bepaling van de kans is er onderscheid nodig tussen risico s met een incidenteel gevolg en risico s met een structureel gevolg. Een risico met incidenteel gevolg zal per keer dat het zich voordoet een eenmalige schade opleveren (voorbeeld: diefstal van een ODWH eigendom). Als een risico met structureel gevolg zich voordoet heeft dit een meerjarig gevolg voor de begroting (voorbeeld: wegvallen van financiering uit subsidies of onttrekken/overdracht van taken door/van deelnemers). Tabel 1: risico s met een incidenteel gevolg: Kans: Score: Doet zich meerdere keren per jaar voor 5 Doet zich eenmaal per jaar voor 4 Doet zich eenmaal per 2 jaar voor 3 Doet zich eenmaal per 5 jaar voor 2 Doet zich eenmaal per 15 jaar voor 1 Doet zich minder dan eenmaal per 15 jaar voor 0,5 Tabel 2 risico s met een structureel gevolg: Kans: Score: > 90% 5 75% - 90% 4 25% - 75% 3 10% - 25% 2 5% - 10% 1 0% - 5% 0,5 Op basis van ervaringen en/of professioneel oordeel van de betreffende manager zal deze de risico s indelen. De inherente subjectiviteit die gepaard gaat met deze inschatting wordt ondervangen door meerdere medewerkers onafhankelijk een inschatting te laten maken en in zeer specialistische situaties extern advies in te winnen. De indeling wordt vastgesteld door het hoofd van de betreffende afdeling. Voor ODWH brede risico s is dit het MT. Op het moment dat de initiële indeling is vastgesteld is het niet meer mogelijk deze indeling aan te passen, zonder dat er concreet 9
aanwijsbare veranderingen in het risicoprofiel zijn aan te geven. Dit borgt de consistentie van de risico-inschattingen in de tijd. 5.3 Gevolgschade Per risico is het noodzakelijk de financiële impact te bepalen. Hierbij is onderscheid nodig in incidentele en structurele risico s. Uitgangspunt is dat voor risico s met structurele gevolgen de impact in eerste instantie wordt begrensd tot het lopende en het eerstvolgende begrotingsjaar. Dit is gebaseerd op de veronderstelling dat binnen die eerste 1½ à 2 jaar niet of nauwelijks interne (beleids)maatregelen zijn te nemen die deze structurele risico s teniet doen. Wordt de maximering losgelaten dan zou de financiële impact van structurele risico s oneindig groot zijn en de benodigde reserve om dit af te dekken dus ook. Voor de financiële impact van het risico dient dus in eerste instantie het minimale effect (= maximaal 1 ½ à 2 jaar) te worden meegenomen. Een voorstel voor afdekking van de gevolgschade wordt opgenomen in de Begroting, de Bestuursrapportage en het Jaarverslag. Per risico wordt vastgelegd het minimum, het maximum van de gevolgschade en zo mogelijk de verwachtingswaarde. De verwachtingswaarde is de meest waarschijnlijke financiële omvang om het niet op andere wijze afgedekte deel van het risico. Dus bij een risico dat bijvoorbeeld 80% is afgedekt door een verzekering telt alleen de resterende 20% mee bij de bepaling van de mogelijke gevolgschade. Vervolgens kunnen er scores aan de categorieën worden gehangen. De verwachtingswaarde is hierbij leidend. Indien het niet mogelijk is deze waarde te bepalen, dan geldt het maximale risicobedrag als verwachtingswaarde. Tabel 3: verwachtingswaarde Gevolg o.b.v. verwachtingswaarde: Score: < 50.000 1 50.000-100.000 2 100.000-250.000 3 250.000-500.000 4 > 500.000 5 Daarnaast is het van belang om het karakter van de gemeenschappelijke regeling mee te nemen in de bepaling van de vervolgschade. Per risico is het noodzakelijk te bepalen of deze voor risico van de deelnemer dan wel de ODWH komt. Hierbij zijn de volgende drie punten van belang. 1. Risico s als gevolg van taakvermindering (risico voor ODWH en/of deelnemer) In artikel 44 van de gemeenschappelijke regeling ODWH is een regeling opgenomen ter waarborging van de continuïteit van de ODWH als gevolg van taakvermindering en taakbeëindiging als gevolg van uittreding van de deelnemer. In hoofdstuk 5 van de nota Planning en Control 2014 2017 staat beschreven hoe de bezuinigingskosten te berekenen zijn die samenhangen met vermindering van taken resp. het beëindigen van taken door deelnemers. 2. Risico s als gevolg van aansprakelijkstellingen(risico voor ODWH) De ODWH kan als gevolg van het uitvoeren van de aan de dienst opgedragen taken schade aan derden veroorzaken. Ook is het mogelijk dat een deelnemer (een deel) van de door hem geleden schade als gevolg van aansprakelijkstelling op de ODWH tracht te verhalen, vanwege onjuist 10
handelen of foutief adviseren. Voor dergelijke situaties heeft de Omgevingsdienst voor medewerkers een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Indien en voor zover de verzekering een voor de ODWH komende schade niet dekt, komt deze voor rekening van de desbetreffende deelnemer binnen wiens aan de dienst opgedragen takenpakket de schadeveroorzakende gebeurtenis is voorgevallen. 3. Verplichte uitgaven (risico voor deelnemer) Verplichtingen van gemeenschappelijke regelingen zijn voor de deelnemers verplichte uitgaven op hun begrotingen. In de paragraaf verbonden partijen geven de deelnemers inzicht in de risico s die samenhangen met deelname aan een verbonden partij. Om deze reden kunnen deelnemers in hun eigen weerstandsvermogen rekening houden met risico s die gemeenschappelijke regelingen lopen. 5.4 Risicomatrix Door het vermenigvuldigen van kans en gevolg kan per risico een totale risicoscore worden bepaald. Hierdoor kan de risicomatrix worden gegenereerd. Tabel 4 Risicomatrix: Frequentie/ Kans Doet zich meerdere malen per jaar voor/90% Doet zich eenmaal per jaar voor/75-90% Doet zich eenmaal per 2 jaar voor/25-75% Doet zich eenmaal per 5 jaar voor/10-25% Doet zich eenmaal per 15 jaar voor/5-10% Doet zich minder dan eenmaal per 15 jaar voor/<5% Gevolg < 50.000 50.000-100.000 100.000-25.000 250.000-500.000 Score 1 2 3 4 5 5 5 10 15 20 25 4 4 8 12 16 20 3 3 6 9 12 15 2 2 4 6 8 10 1 1 2 3 4 5 0,5 0,5 1 1,5 2 2,5 > 500.000 Per risico wordt een risicoscore bepaald, aan de hand van de frequentie c.q. de kans dat het risico zich voordoet en het financieel gevolg indien het risico zich voordoet. Uit praktische overweging worden de risico s op basis van hun risicoscore vervolgens ingedikt naar vier niveaus, de risicoklassen. Tabel 5 risicoklassen: Risicoscores Risicoklasse 0< 2,5 Minimaal 2,5<5 Laag 5<10 Gemiddeld 10 Hoog 11
Hoofdstuk 6 Weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen In het BBV is niet voorgeschreven welke bestanddelen behoren tot de weerstandscapaciteit. Over het algemeen worden echter de bestanddelen gebruikt die in onderstaande tabel zijn genoemd. Tabel 6: bestandsdelen in relatie tot weerstandscapaciteit Bestanddeel Incidentele Weerstandscapaciteit Algemene Reserve (vrij aanwendbaar) X Bestemmingsreserve X Begrotingsruimte Kostenreductie (bezuinigingen) X Structurele Weerstandscapaciteit X 12
Hoofdstuk 7 Algemene reserve De Algemene Reserve is het belangrijkste bestanddeel van de weerstandscapaciteit en is in principe bedoeld als buffer voor het opvangen van risico s, waarvan de financiële gevolgen vooraf redelijkerwijs niet zijn in te schatten. Voor de hoogte van de Algemene Reserve is een plafond afgesproken. Bij de Omgevingsdienst is gekozen voor een plafond uitgedrukt in een percentage van de omzet van de Omgevingsdienst. In de nota Planning en Control 2014 2017 is vastgelegd dat het plafond 5% van de omzet bedraagt. Indien de algemene reserve boven de 5% van de omzet uitkomt, wordt het meerdere verdeeld over de deelnemers naar evenredigheid van de omzet. Indien blijkt dat het genoemde plafond van 5% ontoereikend is wordt in een voorstel aan het bestuur een bijstelling van de norm voorgesteld 1. Bij de wijziging/actualisatie van de nota Planning en Control wordt vervolgens op basis van ervaringscijfers beoordeeld in hoeverre het genoemde percentage houdbaar is. 7.1 Doel Algemene Reserve Deze reserve is specifiek bedoeld als buffer om fluctuaties in de exploitatie en onverwachte tegenvallers in de toekomst op te kunnen vangen. De hoogte van de Algemene Reserve is maximaal 5% van de omzet in enig jaar. 7.2 Voeding en onttrekking Algemene Reserve Het rekeningresultaat wordt, middels een voorstel tot resultaatbestemming welke aan het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst wordt voorgelegd, toegevoegd of onttrokken aan de Algemene Reserve conform artikel 36 lid 1 van de gemeenschappelijke regeling van de Omgevingsdienst West- Holland. 1 Op basis van ervaringscijfers uit de afgelopen jaren is niet te verwachten dat de 5% moet worden bijgesteld. 13
Hoofdstuk 8 Overige bepalingen 8.1 Inwerkingtreding Deze nota treedt in werking per 1 december 2015. 8.2 Citeertitel Deze nota kan worden aangehaald als Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement Omgevingsdienst West-Holland. Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van Omgevingsdienst West-Holland op 2 november 2015. De voorzitter, De secretaris, F. de Wit D.W.M. Eskes 14