werkboek voor de wonenbranche werkoverleg

Transcriptie

1 v e r m i n d e r e n w e r k d r u k werkboek voor de wonenbranche werkoverleg

2 i Inhoud verminderen werkdruk 2 Voorwoord Leeswijzer Wat is werkoverleg? Waarom is werkoverleg belangrijk? 3 1 Hoe organiseer ik werkoverleg? Voorbereiding Tijdens het werkoverleg Na afloop Acht gouden tips 8 9 Bijlage 1. Checklist werkoverleg Bijlage 2. Invulformulier verslag Colofon Uitgave: Arboconvenant wonenbranche Zaagmolenlaan GS Woerden T (0348) F (0348) Oplage: Projectbegeleiding: Orbis - arbeid en sociale zekerheid b.v. Amsterdam Communicatieconcept & realisatie: De Kleuver bedrijfscommunicatie b.v. Veenendaal Wat je er samen in stopt, komt ook terug

3 werkboek werkoverleg Voorwoord Een gezond bedrijf in de wonenbranche heeft de kwaliteiten en de inzet van medewerkers nodig om kwaliteit te leveren aan de klant, initiatieven te ontplooien en om als onderneming te blijven bestaan. Ondernemer, leidinggevenden en medewerkers hebben er allemaal belang bij dat de organisatie goed functioneert. Samen overleggen over het reilen en zeilen in het bedrijf draagt bij aan gemotiveerde mensen, producten van goede kwaliteit, een goede werksfeer en plezier in het werk. Met werkoverleg brengt u eenvoudig structuur aan in het overleg tussen de leiding en de medewerkers. Die structuur zorgt ervoor dat iedereen zich serieus genomen voelt. Juist ook onderwerpen die wat minder alledaags maar wel erg belangrijk zijn, kunnen in het werkoverleg aan bod komen. Het geeft mensen een rol bij besluitvorming. In de wonenbranche wordt werkoverleg nog niet overal gevoerd, terwijl de meerwaarde groot is. Daarom hebben sociale partners van de wonenbranche dit werkboek laten ontwikkelen als steuntje in de rug van de ondernemers die nog geen ervaring met werkoverleg hebben. Wij zijn van mening dat leidinggevenden in de wonenbranche, ondersteund door dit werkboek in staat zijn om werkoverleg met de medewerkers te voeren en dat daarmee werkstress in de branche wordt teruggedrongen. Leeswijzer Eerst wordt uitgelegd wat werkoverleg is en waarom het belangrijk is. Vervolgens krijgt u uitleg en tips voor het organiseren van werkoverleg en tenslotte krijgt u hulpmiddelen aangereikt die u helpen om nog meer uit uw werkoverleg te halen. Wat je er samen in stopt, komt ook terug 3

4 1 verminderen werkdruk Wat is een werkoverleg? Betrokkenheid Werkoverleg is een manier van overleggen over het werk, de klanten, de organisatie, financiën en de arbeidsomstandigheden. Werkoverleg zorgt ervoor dat medewerkers meer bij het beleid betrok- ken worden. De aanpak van problemen en het aanbrengen van verbeteringen wordt ook hun zaak. Ook kan de leiding in werkoverleg signalen oppakken over wat er bij medewerkers leeft. Aandachtspunten Werkoverleg wil zeggen dat er regelmatig met het hele team inclusief de leidinggevende wordt overlegd, op vaste momenten en in een rustige omgeving. Bijvoorbeeld eens per maand, zes weken of twee maanden op een rustig moment. Spreek af of deelnemen aan het werkoverleg voorgeschreven (en dus in werktijd) of vrijwillig is. Door het houden van werkoverleg krijgen alle medewerkers op hetzelfde moment, tegelijk dezelfde informatie. Werkoverleg is wat anders dan de dagelijkse werkbespreking die meestal over afstemming en planning gaat. Werkoverleg wordt voorbereid, kent een agenda en er wordt een verslag van gemaakt. Informatie uitwisselen Tijdens het werkoverleg wordt informatie tussen de leiding en de medewerkers uitgewisseld over bijvoorbeeld: bedrijfs- of afdelingsbeleid: producten, vestigingen, roosters, opleidingen; resultaten (omzet, kosten, winst, investeringen en dergelijke); knelpunten die steeds terug komen; Verbetering van kwaliteit van producten; signalen van ontwikkelingen; inhoud van het werk; staat en onderhoud van machines en materialen; werksfeer en onderlinge verhoudingen; opvattingen van de medewerkers en van de leidinggevende/ondernemer; omgaan met agressie van klanten. Inspraak bij besluiten Bij het instellen van werkoverleg hoort ook een bepaalde mate van inspraak door de medewerkers. Alleen meedenken en meepraten is niet bevredigend. De leiding dient zich ook kwetsbaar op te stellen en de mening van medewerkers in de besluitvorming te betrekken. De medewerkers van badkamerspecialist Het Vrolijke Fonteintje gebruiken het werkoverleg met de bedrijfsleider voor het regelen van allerlei zaken. In de afgelopen zes maanden zijn bijvoorbeeld de volgende onderwerpen aan de orde geweest: planning en roosters, opvangen van de piek voor de vakantie, verdeling van pauzes, vakanties, bezoeken van vakbeurzen, overwerk, medewerkers die elkaar voor de voeten lopen, rommel die blijft liggen, kapotte materialen, meubelaflevering bij klanten, agressie in de toonzaal, veranderingen in het automatiseringsysteem, de kwartaalcijfers over de omzet, bezuiniging op kosten en het ziekteverzuim.. 4 Wat je er samen in stopt, komt ook terug

5 werkboek werkoverleg Deskundige uitnodigen Het is ook mogelijk om tijdens het werkoverleg iemand uit te nodigen die over een bepaald onderwerp veel weet. Bijvoorbeeld de accountant, de salarisadministrateur, een toeleverancier, of een vaste klant. In naaiatelier De Plooi is eens in de twee maanden een werkoverleg met alle medewerkers. Dat doen ze op maandag, direct na het werk. In het werkoverleg bespreken de medewerkers samen met eigenaresse Juliette de belangrijke onderwerpen die hen allemaal aangaan. Tijdens het laatste overleg hebben ze bijvoorbeeld uitgebreid gesproken over de pensioenregeling. De vaste assurantieadviseur was ook aanwezig om informatie te geven en vragen te beantwoorden. Aan het einde van het overleg vroeg Juliette aan de medewerkers hoe ze dit vonden en of het voor herhaling vatbaar is. Iedereen was blij met de informatie en vond het een goed idee om dit ook eens met andere onderwerpen te doen. Na afloop van het werkoverleg eten ze samen een hapje bij de chinees om de hoek en sluiten ze de avond af. Wat je er samen in stopt, komt ook terug 5

6 2 verminderen werkdruk Waarom is werkoverleg belangrijk? Uitwisselen Werkoverleg is niet alleen een goede gelegenheid om zakelijke onderwerpen met elkaar te bespreken. Er zijn ook sociale redenen om samen te overleggen. Medewerkers hebben behoefte aan informatie en willen graag op de hoogte zijn van wat er speelt om te weten waar zij aan toe zijn. Naast het ontvangen van informatie kunnen medewerkers in werkoverleg hun mening kwijt en invloed uitoefenen op de gang van zaken. Dit verhoogt de motivatie en het gevoel dat de klussen samen worden geklaard. Info voor de leiding Ook voor de leiding is werkoverleg belangrijk. Er is tijd om rustig stil te staan bij onderwerpen, tijd om te luisteren naar ieders mening en te discussiëren over plannen. Zo krijgt de leiding informatie over wat de medewerkers denken en vinden en ontstaat inzicht in wat helpt om het werk (nog) beter te gaan doen. Structuur Waar het bij werkoverleg om gaat is dat er structuur in de uitwisseling van informatie wordt aangebracht, zodat het een vast onderdeel van de werkwijze in het bedrijf wordt. Medewerkers weten dan dat de leiding hen niet alleen informeert als het toevallig goed uit komt, maar dat er op vaste tijdstippen op een serieuze manier informatie met hen wordt uitgewisseld. Eens per zes weken, op donderdag om uur overlegt Wilfred, eigenaar van een parketbedrijf, steevast met alle medewerkers. Vorige maand is het werkoverleg grotendeels besteed aan het benoemen van allerlei dingen waar men zoal tegen aan liep. Dingen waaraan men zich ergerde, of die stress opriepen. Wilfred heeft alle genoemde punten geordend en op de agenda van het werkoverleg gezet. Het is de bedoeling om in het volgende werkoverleg met elkaar afspraken te gaan maken over mogelijke verbeteringen en over wie wat gaat doen. Overigens is Wilfred heel open over de omzet en financiële resultaten van zijn bedrijf, want hij vindt dat de medewerkers uiteindelijk het geld binnen brengen dat daarom mogen weten hoe het loopt. De financiën zijn een vast onderdeel van het werkoverleg en de medewerkers waarderen dit heel erg. Nu het door de recessie even niet zo florissant loopt, denken ze actief met Wilfred mee over het terugdringen van de kosten. 6 Wat je er samen in stopt, komt ook terug

7 werkboek werkoverleg 3 Hoe organiseer ik werkoverleg? Bij het organiseren van werkoverleg moet u aandacht besteden aan drie fasen: Voorbereiding Tijdens het werkoverleg Na afloop 3.1 Voorbereiding Een goede voorbereiding helpt om het werkoverleg vlot te laten verlopen. Bovendien voorkomt het verstoringen en verrassingen. In de voorbereidingsfase: stelt de leiding vast wanneer het werk overleg plaats vindt en worden alle medewerkers hierover geïnformeerd; zorgt de leiding voor een geschikte vergaderruimte; vraagt de leiding de medewerkers welke punten zij graag op de agenda zouden willen zien; stelt de leiding de agenda op en verspreidt kopieën onder de medewerkers zodat zij weten wat er komen gaat; nodigt de leiding eventueel een gastspreker uit. Woninginrichter Jan voert al jaren regelmatig werkoverleg met zijn mensen. De agenda bestaat altijd uit een aantal vaste punten, maar de mensen dragen soms ook zelf punten aan. De agenda voor de eerstkomende vergadering ziet er als volgt uit: 1. Opening 2. Verslag vorige werkoverleg 3. Financiën Omzet vorig kwartaal Omzet lopend kwartaal Kosten 4. Nieuwe producten en leveranciers Demonstratie door Brenda van leverancier Wolbol Gordijnen Acties en aanbiedingen 5. Planning en organisatie Knelpunten bij de leveringen Wegwerken achterstand leveringen Klachten van klanten 6. Personeel en arbo Inwerken nieuwe verkoopmedewerker Functioneringsgesprekken Risico Inventarisatie en Evaluatie 7. Rondvraag 8. Sluiting Wat je er samen in stopt, komt ook terug 7

8 verminderen werkdruk 3.2 tijdens het werkoverleg De leidinggevende of ondernemer leidt het overleg en zorgt ervoor dat iedereen voldoende ruimte en respect krijgt om een bijdrage te leveren. Als u voor het eerst werkoverleg voert, begin dan met het uitleggen van het doel van werkoverleg. Spreek af wat de spelregels zijn, bijvoorbeeld respect voor de mening van een ander, elkaar uit laten praten, een bijdrage van iedereen, op tijd komen en notulen lezen en vraag of de medewerkers hiermee akkoord gaan. Vraag vervolgens wie het verslag wil maken of wijs iemand aan als niemand zich aanbiedt. Het werkoverleg start inhoudelijk als het verslag van de vorige keer wordt doorgenomen. Kom aan de hand van het verslag terug op de afspraken die de vorige keer gemaakt zijn en geef de medewerkers ruimte om na te denken en te reageren. Bespreek de agendapunten één voor één en rondt elk agendapunt af door het kort samen te vatten en afspraken te herhalen. Het is belangrijk om afspraken zo concreet mogelijk te maken: wie doet wat en wanneer is het af? Als er punten aan de orde komen die niet op de agenda staan, behandel die dan als laatste. Nieuwe punten worden bij voorkeur op de agenda van de volgende keer geplaatst zodat de deelnemers aan het werkoverleg zich op dat punt kunnen voorbereiden. Vraag aan het einde van het werkoverleg aan ieder afzonderlijk of hij/zij nog iets voor de rondvraag heeft, stel een datum voor het volgende werkoverleg vast en sluit het werkoverleg. Baukje heeft jaren geleden de beddenspeciaalzaak van haar ouders overgenomen. In de loop van de tijd zijn er nog twee filialen bijgekomen en geeft Baukje leiding aan de onderneming. In haar opleiding heeft zij geleerd hoe zij werkoverleg moet voeren nu heeft zij er al veel ervaring mee opgedaan. De tips van Baukje zijn: 1. houd vast aan de agendapunten en de tijd die ervoor gepland staat; 2. kap discussies die over een medewerker gaan of die op dat moment niet relevant zijn af; 3. kom altijd terug op de afspraken die in het vorige werkoverleg zijn gemaakt; u kunt dan nagaan of iedereen zich eraan gehouden heeft; 4. als een medewerker tijdens de rondvraag met een moeilijke vraag komt, ga er dan op dat moment niet op in en zet het op de agenda voor de volgende keer; 5. als u een gastspreker uitnodigt, doe dat dan in overleg met de medewerkers, werkoverleg is ook hun tijd; 6. probeer iedereen aan het woord te laten komen en stimuleer verlegen medewerkers om hun mening te laten horen. 3.3 Na afloop Na de vergadering gaat de notulist het verslag uitwerken. Dat mag maximaal een week duren zodat de medewerkers die er niet bij waren zo snel mogelijk op de hoogte zijn van de gemaakte afspraken. Inhoudelijke correcties worden pas in het volgende werkoverleg gemaakt als het verslag met iedereen wordt doorgenomen. Als de leiding het goede voorbeeld geeft en afspraken als vanzelfsprekend nakomt, heeft dit een positieve invloed op de inzet en betrokkenheid van de medewerkers. Let erop dat uw medewerkers ook hun afspraken nakomen. Neem punten die zich tijdens het werkoverleg hebben aangediend alvast op in de agenda voor de volgende keer. In de bijlage is een voorbeeld van een verslag opgenomen. 8 Wat je er samen in stopt, komt ook terug

9 werkboek werkoverleg 4 Acht gouden tips De leidinggevende heeft een belangrijke rol in het werkoverleg. Hierna volgen acht gouden tips die helpen om werkoverleg op gang te houden. 1. Bespreek belangrijke onderwerpen eerst. 2. Ga moeilijke onderwerpen niet uit de weg. 3. Besteed -naast zaken die niet goed lopenook aandacht aan zaken die wel goed lopen. 4. Geef achtergrondinformatie zodat duidelijk is waarom bepaalde besluiten worden genomen. 5. Ruim misverstanden uit de weg. 6. Sta open voor kritiek. 7. Luister naar de medewerkers. 8. Laat mensen uitspreken. Joep, ondernemer met tien meubelfilialen en een eigen magazijn en distributiedienst, heeft elke drie weken werkoverleg met zijn twee bedrijfsleiders. Joep: Anderhalf jaar geleden stelden mijn bedrijfsleiders voor om structureel te gaan overleggen. Ze vonden dat er te veel dingen misgingen en volgens hen kwam dat omdat we elkaar niet goed informeerden. Joep was eerst helemaal niet blij met het voorstel. Ik zag ons al hele middagen met elkaar overleggen. Tijd is immers geld, niet waar? De bedrijfsleiders kwamen echter met goede argumenten om het wel te doen. Achteraf is Joep heel blij dat hij regelmatig werkoverleg met zijn bedrijfsleiders heeft. Ze trekken maximaal anderhalf uur uit om met elkaar te overleggen en omdat ze anderhalf uur voor sluitingstijd beginnen, zijn ze meestal op tijd klaar. Nu is de bedrijfsleiding goed geïnformeerd en lopen de zaken een stuk beter. Die anderhalf uur per drie weken brengt zijn geld ruimschoots op. Wat je er samen in stopt, komt ook terug 9

10 verminderen werkdruk Bijlage 1. Checklist werkoverleg 1 Algemeen De doelstelling van werkoverleg Het uitwisselen van informatie tussen leidinggevende/ondernemer en medewerkers over beleid, bedrijfsresultaten, knelpunten en opvattingen. Medewerkers de gelegenheid geven bij te dragen aan mogelijke verbeteringen. 2 Kenmerken werkoverleg Alle medewerkers uit het team of afdeling doen mee samen met de leidinggevenden of ondernemer. Het is op vaste tijdstippen gepland. Er is een agenda en er is een verslag voor iedereen. Het accent ligt op het eigen werk. De communicatie verloopt in twee richtingen. 1 Per werkoverleg De agenda De deelnemers De voorzitter De organisatie Heeft zich op de vergadering voorbereid, zowel op de inhoud als de procedure. Bewaakt de afgesproken procedure en agenda. Stimuleert de deelnemers tot actieve inbreng. Houdt de tijd in de gaten en verdeelt de spreektijd. Zorgt dat men naar elkaar luistert. Bemiddelt bij conflicten. Voorkomt afdwalen. Er is een geschikte rustige ruimte. Er zijn hulpmiddelen zoals een bord, flip over, overheadprojector of beamer. Er is koffie/thee. Men wordt tussentijds niet gestoord door telefoon of andere oproepen. De bespreking per onderwerp gaat volgens de stappen: Het verslag Is van tevoren beschikbaar. Bestaat uit punten die worden aangedragen door de leidinggevende/ondernemer en medewerkers. Geeft informatie over de deelnemers, tijd, plaats, te behandelen onderwerpen, mee te brengen stukken. Is niet te lang. Zijn op tijd aanwezig of hebben een geldige reden van verhindering opgegeven. Hebben zich goed op het overleg voorbereid. Doen actief mee. Luisteren naar elkaar en laten elkaar uitpraten. Zijn bereid tot oplossingen te komen en bij de uitvoering ervan een bijdrage te leveren. Doel van het onderwerp informatie, verkenning, discussie, keuze, besluit, vervolgafspraken. 10 Er is een notulist. Het verslag is leesbaar en begrijpelijk. Het verslag geeft de afspraken duidelijk weer. Het verslag is kort na het werkoverleg beschikbaar voor iedereen. Wat je er samen in stopt, komt ook terug

11 werkboek werkoverleg Bijlage 2. Invulformulier verslag werkoverleg Datum Aanwezig Afwezig Naam notulist Punt 1 Wat is er besproken? Wat zijn de standpunten? Welk besluit is genomen? Wie gaat wat doen en wanneer is het af? Punt 2 Wat is er besproken? Wat zijn de standpunten? Welk besluit is genomen? Wie gaat wat doen en wanneer is het af? Punt 3 Wat is er besproken? Wat zijn de standpunten? Welk besluit is genomen? Wie gaat wat doen en wanneer is het af? Wat je er samen in stopt, komt ook terug 11

12 Arboconvenant Wonenbranche: een initiatief van werkgevers, werknemers en Ministerie van SZW helpdesk (0348) cbw.org cnvdienstenbond.nl fnvbondgenoten.nl fnvbouw.nl hbbcnv.nl minszw.nl vplparket.nl woonwerk.org Arbo-Boomerang Wat je er samen in stopt, komt ook terug