Verbetertips 1. Voorbereiding

Transcriptie

1 Dit document bevat een aantal paragrafen met verbetertips, die u kunnen ondersteunen bij het verbeteren van het betreffende BPV-onderdeel: 1. Matchen Om een goede match tussen de leerling en uw bedrijf te bevorderen is duidelijke informatie over de opleidingsmogelijkheden onontbeerlijk. 1.1 Werving en selectie van leerlingen 1.2 Leerbedrijfprofiel 1.3 Functiebeschrijving 1.4 Leerlingprofiel 1.5 Leerlinginformatie vanuit het opleidingsinstituut 1.6 Het werven van leerlingen 1.7 RelateqMatch 2. Sollicitatie Het hanteren van een goede sollicitatie- en selectieprocedure levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het leerbedrijf. 2.1 Sollicitatie- en selectieprocedure 2.2 Sollicitatiegesprek 2.3 Selectie 3. Introductie Een zorgvuldige introductie draagt er in belangrijke mate aan bij dat de leerling zich snel thuis voelt in uw bedrijf. 3.1 Waarom een introductie? 3.2 Informeer uw medewerkers 3.3 Introductie- / kennismakingsgesprek 3.4 Start- / oriëntatiegesprek 3.5 Aanstelling mentor 3.6 Voorbereiding en duur introductie 3.7 Inwerkprogramma 3.8 Behandel de nieuwe leerling als een nieuwe klant! 3.9 Informatiemap 3.10 Geef de nieuwe leerling een kans 3.11 Plan regelmatig een gesprek 3.12 Plan een eindgesprek 4. Planning en Organisatie Het aannemen van leerlingen in uw bedrijf heeft ook administratieve gevolgen. Ook deze moeten zorgvuldig geregeld worden. 4.1 Doel planning 4.2 Jaarplanning opleidingsproces 4.3 Administratieve procedures BOL en BBL 4.4 Overige administratieve zaken 4.5 Huisregels 4.6 Kwaliteits-, ARBO- en milieuvoorschriften (KAM) 4.7 Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) 4.8 Afstemming van gereedschappen en/of machines op de leerdoelen. Kenmerk: B4B/02/MBgs/03/001 versie 2.0 Pag. 1 van 9

2 1. Matchen 1.1 Werving en selectie van leerlingen Het is belangrijk dat leerlingen solliciteren, of zich voor een BPV-periode aanmelden, bij een voor hen geschikt, erkend leerbedrijf. Dit maakt het selecteren van de juiste leerling(en) voor uw bedrijf makkelijker. Hiertoe is het noodzakelijk dat de school informatie heeft over de opleidingsmogelijkheden van uw bedrijf en de gewenste beginsituatie van de leerling. BBL-leerlingen hebben een arbeidsovereenkomst bij uw bedrijf dat hiertoe erkend dient te zijn als leerbedrijf. Bij het werven, selecteren en aannemen van leerlingen kunt u de volgende stappen doorlopen: 1. Zorg ervoor dat de school op de hoogte is van de actuele opleidingsmogelijkheden van uw bedrijf (leerbedrijfprofiel). 2. Zorg ervoor dat de school op de hoogte is wat de gewenste beginsituatie is van de leerling bij aanvang van de BPV. Hierbij kunt u denken aan praktijkervaring en theoretische kennis (leerlingprofiel). 3. Uitvoeren van een werving-, selectie- en aannameprocedure die rekening houdt met de gewenste beginsituatie van de leerling. 4. Stimuleren dat de leerling zich aanmeldt bij de school en dat alle partijen de BPVovereenkomst ondertekenen. 5. Een arbeidsovereenkomst leerlingen BBL opstellen met duidelijkheid over rechten en plichten. 1.2 Leerbedrijfprofiel Het leerbedrijfprofiel geeft de belangrijkste kenmerken van het leerbedrijf weer. Tevens geeft het aan wat het leerbedrijf de leerling kan bieden bij de uitvoering van de beroepspraktijkvorming. Het geeft de leerling een goed beeld van de organisatie waarin hij de beroepspraktijkvorming gaat volgen. Het leerbedrijfprofiel wordt aan de school en de leerling aangeboden ter voorbereiding op de sollicitatie/kennismaking. Dit is voor beide partijen een goede basis om een gesprek aan te gaan. Een goed opgesteld leerbedrijfprofiel en een goed gebruik ervan levert u tijdwinst op. Het aantal sollicitatiegesprekken wordt beperkt en de kwaliteit van de sollicitanten sluit beter aan bij uw wensen. Ook verloopt een sollicitatiegesprek soepeler omdat de leerling zich beter heeft kunnen voorbereiden. Het bespaart de leerling de teleurstelling van een mislukte sollicitatie bij een leerbedrijf dat niet bij hem past. Daarnaast kan het leerbedrijfprofiel fungeren als promotiemiddel voor het leerbedrijf; het is uw visitekaartje. 1.3 Functiebeschrijving Een leerling, die in uw bedrijf werkzaam is, is niet alleen maar bezig met leren, maar verricht ook werkzaamheden tijdens zijn verblijf. Met andere woorden, de leerling vervult ook een functie binnen het leerbedrijf. Als u wilt oordelen over de geschiktheid van een leerling voor deze functie, zult u eerst een functiebeschrijving moeten opstellen, waarin in kaart wordt gebracht wat de functie precies inhoudt. Ook voor functioneringsgesprekken gebruikt u de functiebeschrijving. 1.4 Leerlingprofiel Het is nuttig om, voordat u met werven van leerlingen begint, een leerlingprofiel op te stellen. In het profiel beschrijft u de kenmerken waaraan de leerling moet voldoen voor Kenmerk: B4B/02/MBgs/03/001 versie 2.0 Pag. 2 van 9

3 de functie, die u in de functiebeschrijving hebt weergegeven. Daarbij dient u er rekening mee te houden, dat de leerling nog in opleiding is en dus weinig of geen ervaring heeft. In feite beschrijft u in het leerlingprofiel de ideale leerling. U gebruikt het profiel als meetlat bij het bepalen van de meest geschikte kandidaat voor de leerplaats in uw bedrijf. Let er wel goed op dat het leerlingprofiel dat u opstelt niet in strijd is met de wet op discriminatie! 1.5 Leerlinginformatie vanuit het opleidingsinstituut Niet alleen uw bedrijf moet informatie verstrekken om een goede matching te kunnen maken, ook de school moet u goede en voldoende informatie verstrekken over de leerlingen die in uw bedrijf hun leerwerkplek willen vinden. Uiteraard kunt u de school om aanvullende informatie vragen als zij naar uw idee geen goede of onvoldoende informatie aanleveren. 1.6 Het werven van leerlingen Er is een aantal kanalen beschikbaar, die u kunt benutten voor het werven van een geschikte leerling. Dit kan o.a. via: Voorlichtingsbijeenkomsten, open dagen en banenmarkten Het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI) Advertenties in kranten en vakbladen Het register erkende leerbedrijven (via internetsite (Snuffel)stages van leerlingen uit het VMBO in uw bedrijf Meedoen met open huis in scholen, bedrijven en bedrijfsterreinen, afspraken met collega bedrijven. RelateqMatch Opleidingsadviseur van Kenteq. 1.7 RelateqMatch De internetsite RelateqMatch (relateq.kenteq.nl ) ontsluit informatie over leerbedrijven en beschikbare praktijkleerplaatsen op een eenvoudige manier via Internet. Leerlingen kunnen met behulp van RelateqMatch precies die stageplek of leerwerkplek vinden die ze zoeken. Evenzo kunnen bedrijven dié leerlingen vinden die exact bij hèn passen. Een uitgebreide informatie-uitwisseling van CV en leerwensen van de leerling enerzijds en bedrijfs- en leerlingprofiel van bedrijven anderzijds, maakt het zoeken en vinden van praktijkleerplaatsen eenvoudig, efficiënt en doelgericht. RelateqMatch is een gesloten systeem, erkende leerbedrijven, scholen en leerlingen hebben alleen toegang via een inlogcode en wachtwoord. Kenmerk: B4B/02/MBgs/03/001 versie 2.0 Pag. 3 van 9

4 2. Sollicitatie 2.1 Sollicitatie- en selectieprocedure Het hanteren van een goede sollicitatie- en selectieprocedure levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het leerbedrijf. Onzorgvuldig omgaan met sollicitaties is niet alleen vervelend voor de betrokkenen, maar is ook slecht voor het imago van het leerbedrijf. 2.2 Sollicitatiegesprek De volgende onderwerpen kunnen aan bod komen in een sollicitatiegesprek: Korte schets van het leerbedrijf Beschrijving van de functie Collega s Verwachtingen, die het bedrijf van de leerling heeft Verwachtingen, die de leerling van het leerbedrijf heeft Studiemogelijkheden, die het leerbedrijf biedt Studieverwachtingen, die het leerbedrijf van de leerling heeft Studievergoedingen / studiekostenregeling Salaris / stagevergoeding. Hieronder vindt u een aantal aandachtspunten en tips voor het voeren van een goed sollicitatiegesprek: Voorbereiding Laat de leerling voorafgaand aan het gesprek een sollicitatieformulier invullen. Stuur dat bijvoorbeeld mee met de uitnodiging voor het gesprek. Vermeld in de uitnodiging wat de leerling naar het sollicitatiegesprek moet meebrengen (stageopdrachten, diploma s). Zorg dat u alle informatie van de leerling bij de hand hebt (sollicitatiebrief, CV, ingevuld sollicitatieformulier). Zorg voor een rustige omgeving waar u niet gestoord wordt Verloop van het gesprek Stel de leerling op zijn gemak. Stel uzelf en uw eventuele medeselecteur(s) voor. Licht toe hoe de opbouw van het gesprek zal zijn. Vertel dat beide partijen gebaat zijn bij een open en eerlijk gesprek. Ga kort in op de organisatie van uw bedrijf. U kunt bij dit onderdeel zelf iets vertellen. Beter is het om, als u de leerling van tevoren informatie over uw bedrijf heeft opgestuurd, hem enkele vragen te stellen. Bijvoorbeeld; Wat viel u op in onze brochure? of Wat spreekt u aan in ons bedrijf? Ga in op de functie. Het handigst is om heel kort iets te vertellen over de functie en daarna de rollen om te draaien. Nodig de leerling uit om vragen te stellen. Op deze manier komt u er ook achter wat hij belangrijk vindt. Geef eerlijke informatie en maak dingen niet mooier dan ze zijn. Bespreek daarbij tevens uw verwachtingen van de leerling. Regel een rondleiding door het leerbedrijf met daarbij een bezoek aan de leerwerkplek. Kenmerk: B4B/02/MBgs/03/001 versie 2.0 Pag. 4 van 9

5 2.2.3 Afronding Ga kort in op de belangrijkste arbeidsvoorwaarden. Bedank de leerling voor de belangstelling en informeer naar eventuele gemaakte kosten (als u deze vergoedt!). Rond het gesprek af en informeer de leerling daarbij over de verdere procedure. Wanneer hoort hij van u? Leg na afronding van het gesprek direct uw indrukken vast op een beoordelingsformulier. 2.3 Selectie Gebruik bij de keuze van de te selecteren leerling de ingevulde beoordelingsformulieren, maar maak niet de fout om leerlingen met elkaar te vergelijken en vervolgens de beste aan te nemen. De selectiecriteria vormen de meetlat, niet de andere leerlingen. Betrek eventueel de opleidingsadviseur bij de selectie. Hieronder volgen nog enkele tips voor de selectie. Bepaal vooraf welke selectiecriteria u het belangrijkst vindt. Bepaal tevens hoe hoog de leerling op dit punt moet 'scoren' (is voldoende echt voldoende?). Aandachtspunten, die bij de besluitvorming een rol spelen, zijn (onder andere) de volgende: Heeft de sollicitant de vereiste (voor)opleiding en ervaring? Heeft de sollicitant de juiste persoonskenmerken? Past de sollicitant in het team c.q. de bedrijfscultuur? Wat voegt de sollicitant toe aan het team? Wat is zijn motivatie om te solliciteren? Hoe is zijn motivatie? Kenmerk: B4B/02/MBgs/03/001 versie 2.0 Pag. 5 van 9

6 3. Introductie 3.1 Waarom een introductie? Sommige mensen hebben moeite met veranderingen. Door deze natuurlijke bescherming voelt iemand zich snel ongemakkelijk in een veranderde situatie. Door een goed introductieprogramma kan weerstand tegen verandering (zoals een nieuwe BPV-plaats) zo laag mogelijk gehouden worden. Een goed introductieprogramma verdient zichzelf terug in een leerling die zich eerder thuis voelt in uw bedrijf en met meer enthousiasme aan zijn BPV-periode begint. Voordelen zijn: de leerling voelt zich sneller op zijn gemak. de leerling integreert sneller in het team. de leerling is snel op de hoogte van de dingen die hij moet weten. de leerling krijgt een goed beeld van wat er van hem verwacht wordt. u laat duidelijk zien dat u betrokken bent bij uw medewerkers. minder verloop in de eerste weken. 3.2 Informeer uw medewerkers Misschien een 'open deur', maar in de praktijk gaat het nog wel eens mis: stel collega's op de hoogte van de komst van de nieuwe leerling! 3.3 Introductie- / kennismakingsgesprek Het introductie- / kennismakingsgesprek vindt plaats vóórdat de leerling in uw bedrijf begint en heeft tot doel dat u de nieuwe leerling leert kennen. Ook maakt hij kennis met uw bedrijf en de medewerkers waarmee hij gaat samenwerken. U kunt de leerling schriftelijke informatie meegeven waarmee hij zich kan voorbereiden op het oriëntatiegesprek, dat plaatsvindt op de eerste dag van de BPV. 3.4 Start- / oriëntatiegesprek Met het start- / oriëntatiegesprek, dat plaatsvindt op de eerste dag van de BPV, worden de activiteiten en werkwijzen vastgesteld om de competenties van de opleiding te kunnen verkrijgen. 3.5 Aanstelling mentor Stel vooraf een 'mentor' aan. Dit kan bijvoorbeeld een praktijkopleider zijn, een directe chef (de werkplekbegeleider) of een ervaren medewerker die goed kan overdragen. Het is aan te bevelen een ervaren collega die hetzelfde werk doet en vaak in de buurt van de nieuwe leerling is als mentor aan te stellen. Belangrijk is dat de nieuwe leerling weet dat hij altijd met vragen bij iemand terecht kan. 3.6 Voorbereiding en duur introductie Maak vooraf een plan. Bijvoorbeeld één A4-tje waarop staat met wie de nieuwe leerling moet kennismaken, wie wat vertelt, welke informatie noodzakelijk is, enzovoorts. De duur van de introductie is heel verschillend. Het hangt o.a. af van de werkzaamheden die de nieuwe leerling gaat doen (niveau, brede functie / smalle functie, hoe specialistisch?) en de kennis en werkervaring de hij meebrengt. Ook voor de introductie geldt: haastige spoed is zelden goed. Na de introductie volgt het inwerken en eventueel opleiden van de nieuwe leerling. Hiertoe zou een inwerkprogramma en/of opleidingsplan aanwezig moeten zijn, waarin eveneens duidelijk is voor de leerling wat er van hem in die periode verwacht wordt. Kenmerk: B4B/02/MBgs/03/001 versie 2.0 Pag. 6 van 9

7 3.7 Inwerkprogramma Informeer van te voren wat het leerprogramma van de school is, inclusief de leerdoelen van de leerling. Overleg met de BPV-begeleider of de beschikbare gereedschappen en/of machines ook op deze leerdoelen afgestemd zijn en bespreek ook de aanpak van begeleiding, beoordeling en evaluatie. Al deze zaken dienen in het inwerkprogramma opgenomen te worden. Deze kunnen dan na het introductieprogramma in gezamenlijk overleg met de leerling besproken worden. Uiteraard kan de opleidingsadviseur van Kenteq u altijd van dienst zijn voor advies. 3.8 Behandel de nieuwe leerling als een nieuwe klant! Wanneer het in uw bedrijf 's morgens vroeg altijd een 'heksenketel' is, vraag de nieuwe leerling dan om een uurtje eerder of later te komen. Belangrijk is dat u alle rust heeft om de nieuwe leerling te ontvangen. Laat duidelijk merken dat de nieuwe leerling welkom is. Maak tijd voor een kopje koffie en stel de nieuwe leerling op zijn gemak. Stel de leerling voor aan de mentor en, als u een klein bedrijf heeft, aan alle andere medewerkers. 3.9 Informatiemap Mensen kunnen niet alles onthouden. Wanneer de nieuwe leerling veel nieuwe kennis tot zich moet nemen, spreid dit dan over een aantal dagen. Vertel eerst datgene wat de nieuwe leerling direct moet weten. Maak bijvoorbeeld een map met daarin de relevante informatie. Geef ook informatie over bedrijf- cq afdelingsgewoontes, de manier waarop collega's met elkaar omgaan, onderlinge samenwerking, enzovoort Geef de nieuwe leerling een kans Iedereen moet even wennen aan een nieuwe werkplek en leeromgeving, ook al heeft iemand al enige ervaring. Oordeel daarom niet te snel Plan regelmatig een gesprek Maak regelmatig tijd vrij voor een (kort) gesprek met de nieuwe leerling. Bijvoorbeeld aan het eind van de eerste dag, het eind van de eerste week en daarna eens per twee weken. Op deze manier kunt u snel bijsturen als er zaken niet goed gaan Plan een eindgesprek Voer aan het eind van de introductie (of aan het eind van de proeftijd) een gesprek met de nieuwe leerling. Zijn alle belangrijke zaken aan de orde geweest? Zijn er nog vragen? Zijn er zaken die extra aandacht nodig hebben? Enzovoort. Kenmerk: B4B/02/MBgs/03/001 versie 2.0 Pag. 7 van 9

8 4. Planning en organisatie 4.1 Doel planning Voor een goede structuur in de opleiding in uw bedrijf is het noodzakelijk om afspraken over het verloop van de BPV in een jaarplanning vast te leggen. Door middel van deze planning weet iedereen (de leerling, de praktijkopleider en de school) wat er van hem verwacht wordt en is er tevens zicht op het verloop van de opleiding. De planning dient voor zover mogelijk per leerling vóór aanvang van de opleidingsperiode uitgewekt te worden. 4.2 Jaarplanning opleidingsproces In de jaarplanning kunt u alle activiteiten rondom het opleidingsproces van de leerling zichtbaar maken. In dit overzicht kunt u o.a. activiteiten plannen op het gebied van: Functioneringsgesprekken Examenactiviteiten (indien van toepassing) Externe activiteiten zoals beursbezoeken Vakanties Bedrijfssluitingen Eventueel andere afspraken die het bedrijf met de leerling heeft gemaakt. 4.3 Administratieve procedures BOL en BBL Wanneer u een leerling hebt aangenomen, dienen, voordat de opleiding daadwerkelijk van start gaat, een aantal administratieve zaken te worden afgehandeld. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen leerlingen in de beroepsbegeleidende leerweg (BBL) en in de beroepsopleidende leerweg (BOL) Administratieve procedure BOL De administratieve procedure die moet worden gevolgd bij het aannemen van een BOLleerling, verschilt van school tot school. De school, waar de leerling zijn opleiding volgt, maakt hierover afspraken met uw bedrijf Administratieve procedure BBL Voordat een BBL-leerling aan zijn praktijkopleiding in uw bedrijf kan beginnen, moeten onderstaande zaken worden geregeld: Inschrijving van de leerling bij de school - Indien dat nog niet is gebeurd, moet de leerling zich laten inschrijven bij de school. Let op: de school bepaalt in welk niveau een leerling kan instromen. Opmaken van de arbeidsovereenkomst - Vóór aanvang van het dienstverband dient tussen uw bedrijf en de nieuwe leerling een arbeidsovereenkomst te worden opgemaakt. In sommige CAO's wordt hiervoor een model verplicht gesteld. De arbeidsovereenkomst kan daarbij gekoppeld worden aan de beroepspraktijkvormingsovereenkomst. Meer informatie hierover kunt u opvragen bij de sociale partners van uw bedrijfstak. De arbeidsovereenkomst wordt volledig ingevuld en getekend door leerling en verantwoordelijke van het leerbedrijf. Het leerbedrijf en de leerling ontvangen een kopie. Voor zover van toepassing draagt het leerbedrijf zorg voor het verstrekken van afschriften aan alle overige betrokken partijen. Beroepspraktijkvormingsovereenkomst (BPVO) - Naast de arbeidsovereenkomst wordt, tussen leerling, leerbedrijf, school en Kenteq, een BPVO opgemaakt. De BPVO wordt ook wel praktijkovereenkomst genoemd. De school neemt het initiatief tot het opmaken van de BPVO en informeert u over de procedure. Bewaar een kopie van de door u en uw leerling getekende BPVO in uw administratie. Kenmerk: B4B/02/MBgs/03/001 versie 2.0 Pag. 8 van 9

9 Let op: Bewaak dat u uiteindelijk een volledig, mede door de school en Kenteq, getekend exemplaar retour ontvangt van de school. Zonder getekende BPVO komt u niet in aanmerking voor subsidies en fiscale faciliteiten. 4.4 Overige administratieve zaken Het leerbedrijf dient zorg te dragen voor het afhandelen van de overige administratieve zaken, het samenstellen van een personeelsdossier (kopie ID-kaart, NAW gegevens, Sofi-nummer, werkgeversverklaring, BPV-overeenkomst, verzekeringen, enz). 4.5 Huisregels Zoals in iedere omgeving waar meerdere mensen nauw met elkaar moeten samenwerken, gelden ook in uw bedrijf (gedrags)regels. Het is verstandig deze regels op papier te zetten en bij indiensttreding aan iedere leerling uit te reiken. Hierdoor is voor iedereen duidelijk waar hij zich aan moet houden en het voorkomt u misverstanden. 4.6 Kwaliteits-, ARBO- en milieuvoorschriften (KAM) Uiteraard moet de leerling op de hoogte zijn van de geldende KAM-voorschriften. Zorg ervoor dat hij hierover geïnformeerd is voor hij aan de slag gaat. U bent er verantwoordelijk voor dat de leerling volgens de voorschriften werkt en de benodigde certificering heeft. Let erop dat niet alle scholen een VCA cursus verzorgen. 4.7 Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM) De leerling heeft tijdens zijn opleiding in uw bedrijf de beschikking over bijvoorbeeld werkkleding, helm, handgereedschap, etc. Het is verstandig om per leerling een lijst op te stellen waarop u alle mogelijke benodigdheden noteert. Zorg ervoor dat u bij aanvang van de opleiding de benodigdheden beschikbaar hebt. Laat de leerling voor ontvangst tekenen en bespreek de gevolgen van eventuele vermissing of gebreken. 4.8 Afstemming van gereedschappen en/of machines op de leerdoelen Afhankelijk van de gekozen opleiding krijgt de leerling in meerdere of mindere mate te maken met gereedschappen en/of machines. Het werken hiermee is noodzakelijk om bepaalde vakbekwaamheden op te doen. Misschien kunt u de leerling trainingsmogelijkheden bieden: een hoek in de werkplaats, een kruisbordopstelling etc. Houd in het oog dat er voor het werken met machines in de techniek veiligheidsvoorschriften gelden. In sommige gevallen mag een leerling een machine in het geheel niet bedienen! Om het mogelijk te maken voor de leerling om zijn leerdoelen te behalen bij uw bedrijf, is het nodig dat de juiste gereedschappen en/of machines in uw bedrijf aanwezig zijn. Kenmerk: B4B/02/MBgs/03/001 versie 2.0 Pag. 9 van 9