3 essentiële communicatietips voor ingenieurs en ontwerpers

Transcriptie

1 3 essentiële communicatietips voor ingenieurs en ontwerpers Gratis e-book voor technische professionals die meer resultaten willen bereiken, door beter en effectiever te communiceren. Saskia Slotboom

2 3 essentiële communicatietips voor ingenieurs en ontwerpers Introductie Veel ingenieurs en ontwerpers (architecten, stedebouwkundigen, industrieel ontwerpers) denken, dat de kwalitatieve inhoud van hun werk bepalend is voor een succesvolle loopbaan. Ze weten dat er ook nog andere zaken spelen. Dat er klanten, opdrachtgevers en managers zijn met wie gecommuniceerd moet worden. En dat er in projectteams samengewerkt moet worden met andere adviseurs, experts en ontwerpers. Dat is wat in technische omgevingen vaak beschouwd wordt als bijzaak, of 'de rest'. Daar wordt in opleidingen ook minder aandacht aan besteed, want die 'rest', die leer je wel in de praktijk. Nu blijkt uit onderzoek echter dat die 'rest' een veel grotere invloed heeft op je groei en succes als professional dan die inhoudelijke kennis. Die inhoudelijke kennis vormt zeker een belangrijke basis, begrijp me niet verkeerd, je kunt niet zonder. Maar het is écht maar het begin. Uit één onderzoek uitgevoerd door het Carnegie Institute of Technology bleek dat 85%(!) van je financiële succes te wijten is aan vaardigheden op het vlak van 'Human Engineering': je persoonlijkheid en vermogen om te communiceren, onderhandelen en leiden. 2

3 Ik ben Saskia Slotboom, en ik help als zelfstandige coach en trainer ingenieurs en ontwerpers om zich op dit gebied te ontwikkelen. Zodat ze meer succes behalen, deel kunnen nemen aan grotere en complexere projecten en sneller doorgroeien naar senior posities. In dit e-book geef ik je graag een paar essentiële tips op het gebied van communicatie. Deze tips zullen je werk als projectleider of adviseur niet alleen een stuk effectiever, maar ook een stuk leuker te maken! Neem even de tijd en lees deze communicatietips goed door. Misschien vind je hier en daar de tips wat voor de hand liggend. Ga dan even bij jezelf na: 'In hoeverre pas ik dit principe ook echt toe?' Zo werkt het tenslotte met tips en inzichten: Ze gaan pas werken als je er ook echt iets mee gaat DOEN! Ik wens je veel succes en plezier hier mee! Hartelijke groeten, Saskia Slotboom P.S. Mocht je vragen of opmerkingen hebben, dan hoor ik het natuurlijk graag. 3

4 Essentiële tip nr. 1: Contact vóór Inhoud Je hebt een prachtig product (rapport/ advies/ plan) gemaakt. De inhoud klopt, je hebt er goed over nagedacht, het is precies wat de ander gevraagd heeft (of als het niet gevraagd is, dan is het wel precies wat de ander nodig heeft). En het is jouw taak dit over te brengen. Als je dit nu effectief wil doen, op een manier die de ander niet alleen bij blijft maar ook overtuigt, dan: Vertel je in eerste instantie helemaal niets over die inhoud. Er moet namelijk eerst iets belangrijks gebeuren: er moet contact zijn met je publiek. Of het nu een enkele persoon betreft of een groep aan wie je jouw verhaal doet. Je stelt dus eerst wat vragen. Die mogen in de informele sfeer liggen, maar dat hoeft niet. Als je bijvoorbeeld een rapport komt presenteren, kun je vragen wat de ander voor uitkomsten verwacht. Of bij het tonen van een ontwerp kun je nog eens vragen wat de ander nu het allerbelangrijkst vind (ook al heb je al een programma van eisen en allerlei informatie gehad). Als dat allemaal niet past kun je vragen of ze benieuwd zijn naar wat je te vertellen hebt. 4

5 Als je maar iets vraagt. Een gesprek aangaat. Dit maakt dat je echt contact krijgt met de ander, waardoor wat je daarna gaat vertellen beter wordt ontvangen. Bovendien geven de antwoorden op je vragen je heel veel informatie. Over wat de ander al weet, belangrijk vindt, of waar vooroordelen zitten. Zodat je jouw verhaal daar nog enigszins op aan kunt passen. 'Maar hoe werkt dit bij presentaties, dan kun je toch niet met het publiek in gesprek?' denk je nu misschien. Ook bij presentaties voor groepen kun je eerst contact maken/ in gesprek gaan voor je jouw verhaal vertelt. Door bijvoorbeeld na de introductie van het onderwerp te vragen: 'Wat zijn jullie associaties met dit onderwerp?' Of: 'Met welke kennis hopen jullie hier weg te gaan?' Ook hier krijg je erg waardevolle informatie. Indien niet voor je verhaal van dat moment, dan toch voor je toekomstige presentaties. En ook heel belangrijk: je publiek is geactiveerd, en zal daarna veel aandachtiger luisteren naar je verhaal. 5

6 Bonustip Een hele simpele manier om contact te maken is natuurlijk het hebben van oogcontact. En dat geldt dus ook bij het presenteren aan groepen. Als het om grote groepen gaat, denk je misschien dat je liever over de mensen heen kijkt. Omdat je dan minder zenuwachtig wordt. Maar niets is minder waar. Oogcontact maken met zo veel mogelijk mensen werkt juist heel erg kalmerend! Dit heeft iets te maken met het primitieve brein, het deel dat meer instinctief werkt. Dat deel wordt extra alert wanneer een heleboel ogen op je gericht zijn, en gaat zich voor de zekerheid gedragen alsof je bedreigd wordt. Daar komt dan ook de adrenaline vandaan als je voor een groep staat, dat is een heel natuurlijk proces. Als je nu even de tijd neemt om je publiek goed te bekijken en met een aantal mensen oogcontact te maken, geef je dat primitieve deel de kans even te checken hoe bedreigend de situatie werkelijk is. Probeer het maar eens. Je kunt vaak niet met iedereen oogcontact maken, maar dan toch wel met een deel van je publiek. 6

7 Dit kan ook beginnen als jij al in de ruimte bent voor je presentatie. Je kunt dan de mensen die binnenkomen rustig aankijken en begroeten. Mocht je nu ineens voor een groep komen te staan, neem dan even de tijd voor het (oog) contact voor je begint met spreken. Veel succes hiermee, en ook met de onderstaande oefening: Contact vóór Inhoud: Oefening Heb je binnenkort een gesprek of presentatie waar je iets van je advies/inhoud/product over gaat brengen? Verzin nu 5 vragen die je aan je gesprekspartner/ het publiek kunt stellen en schrijf ze op Kies nu de beste vragen uit en stel deze (of tenminste 1!) van deze vragen tijdens je gesprek of presentatie. 7

8 Essentiële tip nr. 2: Kwaliteiten vóór gebreken Als hoogopgeleide, technische vakspecialist ben je getraind om veel informatie in korte te tijd te analyseren én met oplossingen te komen voor de problemen die je signaleert. Je ziet snel wat er mis is met een plan of voorstel, en hier gaat dan ook een groot -zo niet het grootste- deel van je aandacht naar toe. Maar: Als het gaat om communicatie met anderen is wat-er-mis-is-met-iets (of -iemand) nooit het beste uitgangspunt voor een constructief gesprek. Wanneer je begint met kritiek of praten over gebreken dan wordt een gesprek automatisch negatief van aard. Je loopt ook een grote kans dat de ander zich niet gewaardeerd, begrepen of gerespecteerd voelt. Misschien denk je nu: 'Natuurlijk waardeer en respecteer ik mijn collega/de klant/etc. Maar ik mag toch wel gewoon mijn mening geven? Ik hoef dat toch niet ineens te gaan inpakken met allemaal complimentjes?' Nee, dat hoeft inderdaad niet. Maar sta nu eens even stil bij hoe dit voor jou zelf werkt: Je komt met een voorstel of input in een vergadering. De eerste reactie van de ander is om je te vertellen wat er mis mee is. Hoe ervaar je dat? Voelt niet zo lekker, toch? 8

9 Dus hoe doe je dit nu anders? Onthoud gewoon het motto goed: Kwaliteiten vóór Gebreken Dit betekent in de praktijk dat je eerst kijkt naar wat er goed is aan het plan, product of zelfs gedrag van een ander. Welke kwaliteiten zie je? Niet alleen leer je dan zelf misschien iets nieuws (iets wat je anders over het hoofd had gezien omdat je bezig was met de gebreken). Maar als het moment daar is om jouw mening te geven, heb je ook iets positiefs te melden. Geen geforceerde complimentjes, maar gewoon, wat je goed vind. Het is voor de ander dan een stuk makkelijker geworden om daarna jouw opbouwende kritiek aan te horen. Als je dit principe gaat toepassen, zal het in het begin best nog wat ongemakkelijk kunnen voelen. Maar blijf ermee experimenteren, want het zal de samenwerking met je collega's, klanten en leidinggevenden een stuk gemakkelijker maken! Nu geldt het principe Kwaliteiten vóór Gebreken ook voor jezelf en in een heleboel verschillende situaties. In functioneringsgesprekken bijvoorbeeld. 9

10 Ook daarin kun je zorgen dat in ieder geval een deel van de aandacht gaat naar wat je heel goed hebt gedaan het afgelopen jaar. Om daarna verder te praten over je ontwikkelpunten. Bonustip Als bonus krijg je van mij nog even één toepassing waarbij dit principe van Kwaliteiten vóór Gebreken ook geldt: Bij de communicatie met jezelf, ofwel: Reflectie. Als je 's avonds in bed ligt en nadenkt over hoe je dag is gegaan, waar denk je dan aan? Ook dan is het goed, om eerst stil te staan bij wat er goed ging, bijvoorbeeld door te kijken waar je zelf kwaliteiten hebt ingezet. Het is wetenschappelijk aangetoond dat mensen die structureel en frequent aandacht besteden aan het positieve in hun bestaan, gelukkiger en productiever zijn dan mensen die dat niet doen.* Fantastisch toch? Dus in plaats van piekeren en overanalyseren van wat er nu precies mis ging in dat project of die vergadering, ga je voortaan na welke kwaliteiten je daarbij toch hebt ingezet. Of misschien welk resultaat je op andere vlakken wél hebt behaald. DOEN hoor: Kwaliteiten vóór Gebreken * leestip: The How of Happiness van Sonja Lyubomirsky 10

11 Essentiële tip nr. 3: Check vóór Aanname Als er iets belangrijk is op het gebied van communicatie is het natuurlijk dat je het over hetzelfde hebt als je gesprekspartner. Je hebt het vaak niet in de gaten, maar zowel jij als je gesprekspartner doen constant aannames over wat er de ander eigenlijk bedoelt. Dat gaat eigenlijk automatisch. Het is dus handig om regelmatig te checken of dit aan de gang is. Een goede gewoonte om in te bouwen, is om zo veel mogelijk, voordat je reageert, éérst nog een vraag te stellen. Om de bedoeling van de ander helder te krijgen, of meer informatie, of wat dan ook. Ga er niet van uit dat je de ander wel begrijpt. Dit klinkt misschien een beetje overdreven, maar zo inspannend hoeft dit niet te zijn. Je kunt wellicht wat vaker vragen: 'Bedoel je dit eigenlijk zo, of meer.. zó?' Parafraseren Het kan gewoon ook een kwestie zijn van parafraseren: terugvertellen wat je net gehoord hebt. 11

12 Bijvoorbeeld: 'Als ik je goed begrijp, maak jij je hier zorgen om, omdat je de kwaliteit niet voldoende vindt.' Er gebeurt echt wat als je zoiets hardop zegt. Iets heel anders dan wanneer je meteen met jouw reactie zou komen. Terwijl je de zorg van de ander benoemt, begrijp je beter wat de ander zojuist gezegd heeft. En als je de ander inderdaad goed hebt begrepen, dan zal de parafrase dit dus bevestigen. Mocht je interpretatie nu niet helemaal kloppen, dan kan de ander alsnog uitleggen wat hij of zij eigenlijk bedoelde. Parafraseren uit Geweldloze Communicatie In zijn fantastische boek, Geweldloze Communicatie*, beschrijft Marshall Rosenberg het principe van parafraseren, en hoe effectief het kan werken: 'Studies over onderhandelingen tussen werknemers en hun directie laten zien dat de tijd die nodig is om een conflict op te lossen, wordt gehalveerd(!) als elke onderhandelaar ermee instemt om voordat hij reageert nauwkeurig te herhalen wat de vorige spreker heeft gezegd.' * leestip! 12

13 Slotwoord Dit waren mijn 3 essentiële tips. Ik wens je veel plezier met jouw groeistappen op het gebied van Human Engineering. Weet dat succesvolle mensen constant bezig zijn zich hier in te ontwikkelen. Ik gun elke ingenieur en ontwerper het vermogen zichzelf en zijn/haar producten zo overtuigend mogelijk te presenteren om zo meer te bereiken! Saskia Slotboom, coach en trainer voor hoogopgeleide technische professionals Wil je meer artikelen lezen, of meer weten over coaching en trainingen door Saskia? Ga naar Als je dit e-book van iemand kreeg en je bent nog niet geabonneerd op mijn e-zine met gratis tips, abonneer je dan via Het e-zine geeft je tips en strategieën om je verder te ontwikkelen op het gebied van Human Engineering, zodat je meer kunt gaan bereiken op je werk, met minder inspanning. Dit e-book is gemaakt door Saskia Slotboom. Kopiëren of verveelvoudigen van dit document is niet toegestaan. Neem contact op als je delen wilt herdrukken of publiceren. 13