Functiebeschrijving: Dossierbehandelaar Strategisch ICT-advies (M/V) Graad: adjunct van de directeur A111

Transcriptie

1 AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR Identificatiecode: 1.1. Functiefamilie: dossierbeheerder externe aanvragen Niveau: 3 Functiebeschrijving: Dossierbehandelaar Strategisch ICT-advies (M/V) Graad: adjunct van de directeur A111 Voor akkoord: Naam leidinggevende: Datum + Handtekening(en) Dieter Goossens, waarnemend diensthoofd kmo-portefeuille Caroline Swyngedouw, waarnemend afdelingshoofd (1 e evaluator) Beleidsdomein: EWI Entiteit: Agentschap Ondernemen, afdeling Economisch Ondersteuningsbeleid Naam functiehouder Handtekening(en)

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 0. Identificatiecode 1. Functietitel (M/V) Dossierbehandelaar steun voor Strategisch ICT-advies 2. Organisatie Agentschap Ondernemen Afdeling Economisch Ondersteuningsbeleid Dienst kmo-portefeuille 3. Context 3.1. Hoofdactiviteit van de dienst Agentschap Ondernemen Afdeling Economisch Ondersteuningsbeleid Het Agentschap Ondernemen is een intern verzelfstandigd agentschap dat behoort tot het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie. Het Agentschap ressorteert onder de bevoegdheid van Vlaams minister Kris Peeters, bevoegd voor Economie. De Afdeling Economisch Ondersteuningsbeleid heeft als missie het economisch weefsel te versterken door de uitvoering van een economisch vernieuwingsbeleid. Haar kerntaak is het ontwikkelen van directe en indirecte steunmaatregelen in het economisch beleidsdomein overeenkomstig de ministeriële beleidsvisie met respect voor de Europese regelgeving. De afdeling telt voor de uitoefening van haar opdrachten actueel 40 personeelsleden. Ze is opgesplitst in verschillende diensten: de dienst Bedrijfssteun, de dienst Ondernemerschap, de dienst Administratieve Ondersteuners en de dienst Kmoportefeuille. 2

3 De dienst Kmo-portefeuille bestaat momenteel uit een team van 7 personen, namelijk 1 waarnemend diensthoofd (adjunct van de directeur),1 adjunct van de directeur, 2 deskundigen van niveau B, 2 medewerkers van niveau C en 1 administratieve ondersteuner van niveau D. Kmo-portefeuille is de naam voor de geïntegreerde subsidiemaatregel waarmee kleine en middelgrote ondernemingen met steun van de Vlaamse overheid de ondernemerschapsbevorderende diensten opleiding, advies over ondernemen, advies over innoveren (technologieverkenning), strategisch advies en advies over internationaliseren kunnen inkopen. Meer informatie is beschikbaar op de website die als hét communicatiekanaal naar de klant toe fungeert. De dienst staat onder meer in voor de informatieverstrekking en communicatie rond de kmo-portefeuille, voor de behandeling van erkenningsaanvragen van de dienstverleners, voor dossierbehandeling van de steunaanvragen in de pijler Strategisch Advies, voor de kwaliteitscontrole, voor het beleidsvoorbereidend werk inzake de steunmaatregel en bewaakt de correcte toepassing van de steunmaatregel door zowel de dienstverlener als de steunvragende onderneming. De interactieve webapplicatie zorgt ervoor dat de subsidies op een gepaste wijze bij de klant worden gebracht. De transactionele applicatie is een samenwerkingsverband tussen het Agentschap Ondernemen, IWT, FIT, HPB, Devoteam en Sodexo. De complexiteit van de applicatie vergt een goede opvolging om de continuïteit van de dienstverlening optimaal te garanderen. Op 1 juli 2013 is er een ingrijpende wijziging van de kmo-portefeuille gebeurd. Die wijziging bestaat uit onder meer een uitbreiding en opwaardering van de pijler Strategisch Advies, de invoering van een pijler Coaching en de invoering van een nieuwe erkenningsmethodiek. Eind 2013 gaf de Vlaamse Regering zijn goedkeuring tot de lancering van 3 pilootprojecten die in de schoot van de dienst kmoportefeuille zullen uitgewerkt worden. Het betreffen steun voor strategisch ICT-advies en strategisch advies inzake personeelsmanagement en de aanwervingspremies van export- en groeimanagers. Deze steunmaatregelen dienen operationeel te zijn begin tweede kwartaal Deze maatregelen worden initieel uitgewerkt als offline maatregelen die mogelijks op termijn kunnen geïncorporeerd worden in de digitale steunmaatregel kmo-portefeuille. Het project rond Strategisch ICT-advies heeft als doel 30 tot 35 kmo s financieel te ondersteunen met als doel het inkopen van professioneel, onafhankelijk en neutraal strategisch ICT-advies met het oog op de optimalisering van de bedrijfsprocessen om zo een concurrentieel voordeel te verwerven en hun marktpositie te versterken. De geleverde ICT-adviezen moeten bijdragen tot de juiste keuzes bij het selecteren van de juiste ICT-oplossingen. 3

4 Uit het resultaat van de projecten zal moeten blijken of de inbedding ervan in de pijler strategisch advies van de kmo-portefeuille wenselijk en haalbaar is Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden / 3.3. Interne organisatie Rapporteringslijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Diensthoofd Afdelingshoofd De overige leden van de dienst kmo-portefeuille Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Organogrammen Zie bijlage. 4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): NVT Voor het jaar 2014 waren, bij de start van het begrotingsjaar, volgende budgetten voorzien per steunmaatregel: - Kmo-portefeuille: euro - Pilootproject Strategisch ICT-advies: 1 miljoen euro 4

5 Bijkomende kwantitatieve gegevens: NVT - Pilootproject Strategisch advies personeelsmanagement: 1 miljoen euro - Aanwervingspremies: 10 miljoen euro 5

6 DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel De dossiers inzake strategisch ICT advies zullen beoordeeld worden in een toetsingscommissie. De dossierbehandelaar zal de dossiers analyseren, bestuderen en behandelen teneinde een volledige en optimale afhandeling te kunnen waarborgen. Er wordt iemand gezocht die conceptueel kan meedenken en de steunmaatregel naar werking toe mee vorm en uitvoering geeft. De dossierbehandelaar zal daarnaast instaan voor de borging van kennis van ICT in brede zin en van de verworven ervaring met betrekking tot bedrijfsstrategische ICT-mogelijkheden. De focus zal liggen op de dossiers strategisch ICT-advies, maar inschakeling in de andere pilootprojecten is mogelijk. 6. Resultaatgebieden 6

7 6.1. VERVOLLEDIGING DOSSIERS Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Voorbeelden van activiteiten: Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging. De meegestuurde stukken nakijken op hun ontvankelijkheid. Contact opnemen (via mail of telefonisch) met aanvragers wanneer het dossier niet volledig is. Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch,, ) en/of eigen onderzoek. Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen. Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen. Checklist opmaken voor nodige gegevens ANALYSE VAN HET DOSSIER Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens om een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren en een optimale afhandeling te waarborgen en dit rekening houdend met: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, Voorbeelden van activiteiten: Onderzoeken of de subsidieaanvragen voldoen aan de reglementering. Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties. Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren. Op basis van de inhoudelijke screening van de aanvragen het goed gemotiveerd en wettelijk onderbouwde analyse voorleggen aan de bevoegde Commissie. Argumenten pro en contra verzamelen. Het analyseren, bestuderen en behandelen van inspectieverslagen/dossiers n.a.v. de controles uitgevoerd door de afdeling Inspectie en Ondersteuning. 7

8 6.3 (VOORSTEL VAN) BESLISSING FORMULEREN (Voorstel van) beslissing formuleren om de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Voorbeelden van activiteiten : Een goed gemotiveerde en wettelijk onderbouwde beslissing opmaken en voorleggen aan het toetsingscommissie Redactie van de beslissingsbrief. Initiëren van de uitvoering van de beslissing (o.m. uitbetaling opvolgen) COMMUNICATIE EN CONTACTEN ONDERHOUDEN Tijdig de communicatie en contacten verzorgen om te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Voorbeelden van activiteiten : Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden (o.m. beheer mailboxen). De beslissing aan de betrokkene bezorgen en toelichten. Het opmaken van een ontwerp van antwoord op beroepen. Onderhouden van contacten met interne en externe organisaties: Onderhouden van contacten met de Vlaamse Ombudsdienst, de door de Vlaamse Overheid aangeduide advocaten die de belangen van de Vlaamse Overheid behartigen en beroepen bij de Raad Van State of burgerlijke Rechtbanken behandelen. Communicatie van de steunmaatregelen via individuele contacten, informatiesessies, publicaties, Klanten adviseren over de te volgen procedure. Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen. Informatie uitwisselen over het dossier met de betrokken accountmanagers van de Diensten van het Agentschap Ondernemen en met het team Inspectie. 8

9 6.5. OPVOLGING VAN BESLISSINGEN Opvolgen van de uitvoering van de beslissing om ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Voorbeelden van activiteiten : Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden. Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend. De beslissing afdwingbaar maken. Kabinetsnota s, klachten en beroepen rond het subsidiedossier behandelen ADVIESVERLENING AAN INTERNE KLANTEN Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein om deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Voorbeelden van activiteiten: Antwoorden op vragen van klanten. Het lanceren van verbetervoorstellen n.a.v. de terechte klachten. Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied. Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving. Inspelen op specifieke vragen van het management. Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen. Proactief knelpunten signaleren KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en organisatieniveau te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten : 9

10 Instaan voor de borging van kennis van ICT in brede zin en van de verworven ervaring met betrekking tot bedrijfsstrategische ICT-mogelijkheden. De nodige netwerken intern en extern opbouwen ten behoeve van visievorming of draagvlakvorming voor ideeën en voorstellen; De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek. Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten. Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie. Vakkennis ontwikkelen en actualiseren. Trends en evoluties volgen. Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures. Deelnemen aan projecten. 10

11 DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 7.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een dienst, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep 11

12 - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid in mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 7.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. III. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 7.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Niveau II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) 12

13 - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 7.5. Omgaan met stressfactoren Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek Niveau II. Blijft kalm en rustig in situaties van langdurig verhoogde druk of in crisissituaties die eigen zijn aan de opdracht - Blijft rustig praten en geeft een ontspannen indruk, ook al maakt zijn gesprekspartner het hem moeilijk - Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding: vermijdt woordenwisselingen, reageert respectvol - Blijft zich in crisismomenten open opstellen voor kritiek van anderen, en blijft bereid zijn eigen aanpak te toetsen - Kan voor zichzelf problemen, spanningen of tegenslagen verwerken en relativeren - Blijft doorzetten in geval van tegenslagen en teleurstellingen 7.6. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen 13

14 7.7 Probleemanalyse Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Niveau II. Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 7.8. Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Niveau II. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties 14

15 7.9. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Niveau II: Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 15

16 8. Vaktechnische competenties 8.1. Diploma Masterdiploma dat toegang verleent tot het niveau A binnen de Vlaamse overheid (of gelijkwaardig diploma dat toegang verleent tot het niveau A binnen de Vlaamse overheid), bij voorkeur uit een IT gerelateerde richting. Ook andere diplomahouders met affiniteit voor IT als inzet voor economische meerwaarde komen in aanmerking Ervaring Bij aanvang van de functie is een werkervaring van twee jaar vereist. Ervaring in een IT gerelateerde omgeving is een troef Functiespecifieke kennis - Kennis van IT in brede zin (inclusief uiteraard het zelf beheersen van de meest gangbare informaticatoepassingen - MS- Office) en degelijk inzicht in de bedrijfsstrategische mogelijkheden die IT biedt. Het weze evenwel duidelijk dat de functiehouder niet geacht wordt zelf IT projecten (software ontwikkeling, netwerkbeheer, ) te implementeren dan wel zijn/haar kennis moet inzetten om IT stimulerende acties op te volgen en mee te realiseren. - Kennis van en affiniteit met het ruime Vlaamse landschap van IT actoren (dienstverleners, kenniscentra, bedrijfsorganisaties, ); - Basiskennis van de werking van de Vlaamse overheid; - Sterke interesse voor economische materies Strekt tot aanbeveling - Kennis van domeinen die aan economie gerelateerd zijn (zoals bijvoorbeeld onderwijs, wetenschapsbeleid met economische finaliteit, export, ) is een pluspunt. - Goede kennis van MS acces. - Bereidheid om met nieuwe technologieën om te gaan (bijv. transactionele applicaties zoals Livelink). 9. Functiefamilie 16

17 9.1. Functiefamilie Dossierbehandelaar 9.2. Niveau Opmerkingen Het is cruciaal dat de functiehouder een teamspeler is. Binnen het team kmo-portefeuille zijn we op zoek naar iemand die het team inhoudelijk versterkt en ondersteunt en die dit in de beste verstandhouding doet. 17

18 BIJLAGE: ORGANOGRAM Afdelingshoofd Secretariaat & staf van de afdeling Team kmo-portefeuille Team bedrijfssteun Team ondernemerschap Team administratieve ondersteuners 18