INGEK NR Doclnfo. 1. Het beheer van de archiefbewaarplaats, en 2. Het toezicht op de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Transcriptie

1 GEMEENTE VELSEN College van burgemeester en wethouders Gemeente Velsen Postbus AL IJMUIDEN INGEK NR Doclnfo 0 9 H 2017 Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 7 maart 2017 Jaarverslag 2016 Z /uitgaand Geacht College, Hierbij stuur ik u het verslag van het archieftoezicht op het nog niet overgebracht archief van de gemeente Velsen, mei 2016 tot met december 2016, en het verslag van het beheer van het overgebrachte archief van de gemeente Velsen, Wettelijk kader Als gemeentearchivaris heb ik twee hoofdtaken, die in de Archiefverordening gemeente Velsen 2013 en het Besluit Informatiebeheer 2013 zijn beschreven: 1. Het beheer van de archiefbewaarplaats, en 2. Het toezicht op de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In artikel 15 van de Archiefverordening en artikel 7 van het Besluit Informatiebeheer wordt bepaald dat de archivaris jaarlijks verslag van deze taken uitbrengt aan burgemeester en wethouders. Artikel 9 van de Archiefverordening bepaalt tevens dat burgemeester en wethouders minimaal één maal per jaar aan de raad verslag doen over de door hen verrichtte activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet In het kader van het interbestuurlijk toezicht is het raadzaam om het college van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland de verslagen van de gemeentearchivaris toe te zenden. Noord-Hollands Archief Postbus DA Haarlem info inoord-hollandsarchief.nl Locatie Jansstraat Jansstraat RX Haarlem (023) Locatie Kleine Houtweg Kleine Houtweg CH Haarlem (023) IBAN: NL46 RABO KvK: BTW: NL B01

2 Bij het opstellen van deze verslagen is uitgegaan van de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Deze KPI's zijn opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) in het kader van de Wet Revitalisering generiek toezicht. Omdat de verticale toezichthouder (de provincie Noord- Holland) bij de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht op grotere afstand van de gemeente is komen te staan, zijn de KPI's als modelkaders vastgesteld om de horizontale verantwoording te versterken. Iedere KPI is als een vraag geformuleerd. Bijgaand treft u aan; Ingevolge artikel 7 van het Besluit Informatiebeheer 2015: verslag van het beheer van het overgebrachte archief van de gemeente Velsen, 2016 Ingevolge artikel 15 van de Archiefverordening 2015: verslag van het archieftoezicht op het nog niet overgebracht archief van de gemeente Velsen, mei 2016 tot met december 2016 Met deze verslaglegging verwacht ik bij te dragen aan een goede verantwoording naar de raad, een transparante werkwijze en een effectieve vorm van uitoefening van het toezicht. Met hartblijke groet. drs. L. Zoodsma Gemeentearchivaris van Velsen

3 Verslag van het beheer Overgebracht archief Gemeente Velsen 2016 Auteurs; Herman Oost, afdelingshoofd Publiek Klaartje Pompe, afdelingshoofd archief- en collectiebeheer Datum: 6 maart 2017 lï' 1 1 Verslag beheer overgebracht archief noord-hollands archief E,-

4 1 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1. Managementsamenvatting 3 2. Inleiding Werkwijze Verantwoording 4 3. KPI's toegelicht KPI 2-interne kwaliteitszorg en toezicht KPI 3- ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid KPI 7- archiefbewaarplaats, archiefruimte en e-depot KPI 8- terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden KPI 9- rampen, calamiteit en veiligheid KPI 10- middelen en mensen 8 i 2 I Verslag beheer overgebracht archief noord-hollands archief

5 1. Managementsamenvatting Voor u ligt het verslag van het beheer van het overgebrachte archief van de gemeente Velsen over Het beheer van het overgebrachte archief ligt in gevolg van artikel 2 van het Besluit Informatiebeheer gemeente Velsen 2013 bij het Noord-Hollands Archief. De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaarverslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Het Noord-Hollands Archief beheert de overgebrachte archieven van de gemeente Velsen volgens de in archiefwet- en regelgeving gestelde kwaliteitseisen. De overgebrachte archieven, op één archief na, zijn toegankelijk en opvraagbaar op de studiezaal van het Noord-Hollands Archief. Een beperkt, maar groeiend aantal archieven is als scan online op de website in te zien. In 2016 zijn geen archieven van de gemeente Velsen overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Een archief is nog niet toegankelijk. In 2017 zal het archief van het voormalige Gemeentearchief Velsen, periode , toegankelijk gemaakt worden door het Noord- Hollands Archief. 3 I Verslag beheer overgebracht archief noord-hollands archief

6 2. Inleiding 2.1 Werkwijze Het referentiekader bestaat net als vorig jaar uit de Kritische Prestatie Indicatoren voor het informatiebeheer (archief KPI's), opgesteld in opdracht van de VNG. Enkele KPI's zijn enkel relevant voor het niet overgebrachte archief en komen daarom niet terug in dit verslag. De ontbrekende KPI's zijn te lezen In het 'Verslag van het archieftoezicht, niet overgebracht archief, gemeente Velsen, 2016'. 2.2 Verantwoording Dit verslag betreft het beheer van de archiefbewaarplaats door de gemeentearchivaris en wordt opgemaakt ingevolge artikel 7 van het Besluit informatiebeheer van de gemeente Velsen. 4 1 Verslag beheer overgebracht archief noord-hollands archief

7 3. KPrs toegelicht 3.1 KPI 2- interne kwaliteitszorg en toezicht Het Noord-Hollands Archief werkt voortdurend aan de verdere toegankelijkheid van de archieven en collecties. Ook de materiële verzorging en de preventieve conservering hebben aandacht om zo de overgebrachte archieven en collecties blijvend raadpleegbaar te houden. De organisatie heeft aandacht voor verdere vastlegging van procedures. Het Noord-Hollands Archief doet informeel mee met het kwaliteitszorgsysteem van BRAIN voor de dienstverlening. 3.2 KPI 3- ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Het overzicht van alle overgebrachte archieven staat gepubliceerd op de website van het Noord-Hollands Archief. Als collectiebeheersysteem gebruikt het Noord-Hollands Archief MAIS-Flexis. De metagegevens kunnen door MAIS-Flexis geleverd worden. Alle overheidsarchieven van Velsen zijn voorzien van een toegang op één na. Het archief van het voormalige Gemeentearchief Velsen, periode , met een omvang van 7 strekkende meter is niet geïnventariseerd. Dit archief zal in 2017 geïnventariseerd worden. Bij de materiële verzorging van de archieven worden zuurvrije materialen gebruikt (omslagen, dozen). Het Noord-Hollands Archief heeft in het beleid opgenomen dat de papieren (en digitale) archieven voor de lange termijn beheerd moeten worden. De papieren archieven zijn opgeslagen in geklimatiseerde ruimten. Door preventieve conservering, de juiste verpakking en digitalisering van kwetsbare en veelgevraagde archieven zorgt het Noord-Hollands Archief ervoor dat verval van de informatie zoveel mogelijk voorkomen wordt. 3.3 KPI 7- archiefbewaarplaats, archiefruimte en e-depot 7.1. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Het Noord-Hollands Archief is door een twaalftal gemeenten aangewezen als archiefinstelling ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. Het Noord-Hollands Archief werkt als archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem. Hiervoor worden bedrijfsmatige instrumenten ingezet zoals de Planning & Control cyclus (activiteitenplan, jaarverslag) en de jaarlijkse accountantscontrole. Samen met collega-instellingen doet het Noord-Hollands Archief mee aan landelijke benchmarking. 5 I Verslag beheer overgebracht archief noord-hollands archief

8 7.2. Archiefbewaarplaats De depots van het Noord-Hollands Archief op de Jansstraat 40 en de Kleine Houtweg 18 in Haarlem voldoen aan alle in de Archiefbesluit en -regeling genoemde eisen voor archiefbewaarplaatsen. De klimaatinstallatie aan de Kleine Houtweg is als geheel wel verouderd. Incidenteel komen storingen aan deze installatie voor. Voor vervanging van de installatie is aandacht gevraagd bij de Rijks Gebouwen Dienst e-depot Het Noord-Hollands Archief beschikt over een bewaarplaats voor digitale archieven, het e- Depot. Daarvoor maakt het Noord-Hollands Archief net als de andere Regionale Historische Centra in de provinciehoofdsteden, gebruik van de digitale infrastructuur van het Nationaal Archief. Formeel is de definitie van een e-depot: 'Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige harden software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.' Het e-depot van het Noord-Hollands Archief is sinds januari 2015 operationeel en bevat 0,5 Tb aan digitale archiefbescheiden. Toegang voor de burger op de overgebrachte digitale archiefbescheiden zal april 2017 gereed zijn. Voor deze toegang wordt een koppeling tussen het e-depotsysteem en het collectiebeheersysteem gemaakt. De digitale bewaarplaats zal komende jaren ingezet worden voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden van aangesloten overheidsorganisaties. 3.4 KPI 8- terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor eenieder kosteloos te raadplegen. Fysieke stukken kunnen bezoekers op de studiezalen van de locaties Jansstraat en Kleine Houtweg raadplegen. De studiezaal op de locatie Jansstraat is geopend van dinsdag tot en met vrijdag en een keer per maand op zaterdag. De studiezaal op de locatie Kleine Houtweg is geopend op dinsdag en donderdag. Een steeds groter wordend deel van de archieven is via de website van het Noord-Hollands Archief als scan te raadplegen en kosteloos te downloaden. Bezoekers kunnen kosteloos via 'scannen op verzoek' archiefbescheiden laten digitaliseren mits de materiële staat, eventuele beperkingen op de openbaarheid en (auteurs) rechten van derden zich daar niet tegen verzetten. Vervolgens is het gescande stuk voor een ieder online te raadplegen. De actuele Tarievenlijst, 'de Huisregels' (een samenvatting van het Bezoekersreglement) en de toelichting op 'scannen op verzoek' zijn via de website van het Noord-Hollands Archief te 6 I Verslag beheer overgebracht archief noord-hollands archief

9 raadplegen Beperking openbaarheid De zorgdrager stelt de beperking op de openbaarheid vast; de gemeentearchivaris geeft advies. Aan de gemeentearchivaris is het correct uitvoeren van de beperkingen op de openbaarheid opgedragen. In het collectiebeheersysteem is geborgd dat stukken met een beperking op de openbaarheid niet zonder toestemming van de daartoe bevoegde instantie geraadpleegd kunnen worden. Besluiten tot beperking op de openbaarheid zijn afdoende gemotiveerd. Daarvoor is over het besluit tot beperking op de openbaarheid bij de beheerder van de archiefbewaarplaats advies ingewonnen. Het Noord-Hollands Archief heeft een procedure voor het raadplegen van beperkt openbaar archief Afwijzing raadpleging of gebruik De beheerder van de archiefbewaarplaats heeft geen regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker. De betreffende bepalingen in de Archiefwet 1995, art. 15 en 17 voldoen en maken nadere regelgeving overbodig. Indien een verzoek tot raadpleging of gebruik afgewezen wordt, motiveert de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van het verzoek tot raadpleging of gebruik Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling De beheerder van de archiefbewaarplaats voldoet aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan. Voor de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen, waar deskundig beheer gewaarborgd is, heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden opgesteld Regulering fysiek bezoek en gebruik Op de website van het Noord-Hollands Archief is informatie te vinden over de studiezalen aan de Jansstraat en de Kleine Houtweg. Via de website is ook de samenvatting van het Bezoekersreglement Noord-Hollands Archief 2007 te raadplegen waarin regels betreffende het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte verwoord zijn. Bij het opstellen van het bezoekersreglement is geen gebruik gemaakt van een kwaliteitshandvest dienstverlening. Er zijn wel normen gesteld voor de kwaliteit van de dienstverlening, naar analogie van het model-kwaliteitshandvest van BRAIN. Op incidentele basis neemt het Noord-Hollands Archief deel aan de kwaliteitsmonitor dienstverlening van BRAIN. 7 I Verslag beheer overgebracht archief noord-hollands archief

10 8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Via de website van het Noord-Hollands Archief beschikt de organisatie over een digitale frontoffice. Op deze site is het bezoekersreglement te raadplegen en een online archievenoverzicht dat ais toegang tot de collectie(registraties) dient. Ook scans van archiefbescheidenzijn online te raadplegen en te downloaden en bezoekers hebben de mogelijkheid om een verzoek tot scannen (kosteloos) in te dienen. 3.5 KPI 9- rampen, calamiteit en veiligheid 9.1 Onderdeel gemeentelijk rampenplan De Veiligheidsregio Kennemerland is volgens wet verplicht de volgende beleidsplannen op te stellen: Regionaal Risicoprofiel Kennemerland, Regionaal Beleidsplan Kennemerland, Regionaal Crisisplan Kennemerland. Deze profielen zijn via de website van de Veiligheidsregio Kennemerland inzichtelijk. 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Het Noord-Hollands Archief heeft een veiligheidsplan voor de archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan. Onderdeel van het ontruimingsplan is het Collectiehulpverleningsplan. 9.3 Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk Het Noord-Hollands Archief participeert in het Veiligheidsnetwerk Haarlem met andere Haarlemse erfgoedinstellingen, zoals Teylers Museum en het Frans Hals Museum. Het Veiligheidsnetwerk is afgelopen jaar niet bij elkaar gekomen; vanuit het Noord-Hollands Archief bestaat hiervoor aandacht. Het Noord-Hollands Archief houdt een eigen incidentenregistratie bij. 3.6 KPI 10-mensen Voor het beheer van de overgebrachte archieven is de hele organisatie van het Noord- Hollands Archief beschikbaar. Direct betrokken bij het beheer zijn de medewerkers van de afdeling Archief- en Collectiebeheer. Direct betrokken bij de beschikbaarsteliing zijn de medewerkers van de afdeling Publiek. Er zijn, op het archief van het Gemeentearchief Velsen na, geen wettelijke achterstanden en alle soorten wettelijke verplichte werkzaamheden kunnen naar behoren worden gedaan. 8 I Verslag beheer overgebracht archief noord-hollands archief

11 Verslag van het archieftoezicht Nog niet overgebracht archief Gemeente Velsen Mei december 2016 Auteur: Stella Mechelse Datum: januari I Verslag archiefinspectie gemeente Velsen noord-hollands archief

12 1 noord-hollands archief Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1. Samenvatting Actiepunten en aanbevelingen 3 2. Inleiding Verantwoording 5 3. Resultaten per Archief KPI KPI 1- lokale regelingen KPI 2- interne kwaliteitszorg en toezicht KPI 3- ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid KPI 4-digitale archiefbescheiden in het bijzonder KPI 5-vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden KPI 6- overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats KPI 7- archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots KPI 9- rampen, calamiteiten en veiligheid KPI 10- middelen en mensen Verslag archiefinspectie gemeente Velsen noord-hollands archief

13 1. Samenvatting Voor u ligt het verslag van de jaarlijkse archieftoezicht over de periode mei 2016 tot en met december In de periode van mei tot met december 2016 hebben medewerkers van de gemeente Velsen hard gewerkt om het informatiebeheer bij de gemeente te verbeteren. Enkele positieve ontwikkelingen zijn: De werkeenheid Documentaire Informatie heeft beter inzicht in hoe de digitale beheeromgeving opereert en welke verbeterpunten voor de digitale beheeromgeving van archief opgepakt moeten worden; De gemeente investeert in de ontwikkeling van medewerkers naar volledig digitaal informatiebeheer; De omslag naar digitaal en zaakgericht werken wordt per afdeling ingezet; medewerkers worden daarbij goed ondersteund. De overgang van werken met het DMS Corsa naar het zaaksysteem e-suite/medewerkersportaal verloopt gestaag; Er is gestart met het wegwerken van de achterstanden in de te vernietigen archiefbestanden; De archiefbewerkingen voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats hebben grote vorderingen geboekt en worden medio 2017 afgerond met een formele overbrenging van archief naar de archiefbewaarplaats. Op het gebied van beleid en regelgeving is het een goede ontwikkeling dat er samenwerking wordt gezocht met de gemeenten Beverwijk en Heemskerk. Een voorbeeld hiervan is het opstellen van de gezamenlijke Informatievisie In 2016 is tevens meer samenwerking gezocht met het Noord-Hollands Archief en de vereniging Dimpact waar de gemeente Velsen lid van is: hierbij gaat het om de verdere ontwikkeling van de digitale archiefbeheeromgeving. Zeker op het digitale vlak is het belangrijk om samenwerking te zoeken in het informatiebeheer om digitale uitdagingen, nieuwe taken en wetgeving effectiever tegemoet te treden. 1.2 Actiepunten en aanbevelingen Naast bovengenoemde positieve ontwikkelingen zijn er actiepunten geformuleerd die opgepakt moeten worden om te voldoen aan wet- en regelgeving. De lijst met actiepunten is in vergelijking met de vorige inspectieperiode alleen maar korter geworden. Dat is een compliment waard. 3 I Verslag archiefinspectie gemeente Velsen traord-hollands archief

14 Stel een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht op van de archiefwaardige informatie (digitaal en papier). Zie 3.3 KPI 3. Ken de verplichte metadata toe aan de archiefbescheiden en leg deze vast in een metagegevensschema. Zie 3.3 KPI 3. Stel het calamiteitenplan vast voor de archiefbescheiden die zich bij de gemeentelijke organisatie bevinden. Zie 3.8 KPI 9. Zorg voor tijdige vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende (analoge en digitale) archiefbescheiden. Zie 3.5 KPI 5. Zorg voor tijdige overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Zie 3.6 KPI 6. Werk toe naar vervanging en daarmee volledig digitaal werken. Zie 3.5 KPI 5. Stel een bewaarstrategie op voor duurzaam beheer van de analoge en digitale archiefbescheiden. Blijvende aandachtspunten zijn: Zorg voor goede afspraken op het gebied van archiefbeheer bij het aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden en bij het uitbesteden van gemeentelijke taken. Zie 3.1 KPI 1. Zorg voor voldoende mensen en middelen om de hybride beheeromgeving kwalitatief hoog te houden. Zie 3.9 KPI I Verslag archiefinspectie gemeente Velsen noord-hollands archief i

15 2. Inleiding Voor u ligt het verslag van de jaarlijkse archiefinspectie door gemeentelijk archiefinspecteur Stella Mechelse. Namens de gemeentearchivaris voert zij het gemeentelijke archieftoezicht uit. Het kan gebruikt worden voor het horizontale toezicht van de gemeenteraad op het college van B en W. Dit onderscheidt zich van het interbestuurlijk archieftoezicht, dat wordt uitgevoerd door de Provincie Noord-Holland en dat heeft geleid tot de beoordeling van 22 november De periode van inspectie loopt van mei 2016 tot december Er is gekozen voor een kortere verslagperiode dan gebruikelijk om hiermee de verslagcyclus aan te laten sluiten op de horizontale verantwoordingscyclus van de gemeente. Bij de archiefinspectie is net als voorgaand jaar gebruik gemaakt van de Kritische Prestatie Indicatoren voor archief (Archief KPI's), die door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) zijn opgesteld. De antwoorden op de KPI-vragen bepalen in hoeverre de gemeente aan de Archiefwet voldoet en daarmee aan de eisen aan gemeenten voor een goed archiefen informatiebeheer. 2.1 Verantwoording Bij de inspectie en het maken van dit verslag is gebruik gemaakt van verschillende documentatie zoals de uitkomsten van de zelfevaluatie RODIN audit, , de Informatievisie IJmond gemeenten en het Beleid informatiebeveiliging gemeente Velsen, Daarnaast heeft Stella Mechelse gesproken met Theo Pieters, teamleider Documentaire Informatie, en Sebastiaan Post, adviseur Documentaire informatie, beiden werkzaam bij de gemeente Velsen. Twee gebruikers van het zaaksysteem e-suite/medewerkersportaal zijn geïnterviewd. In 2016 heeft bovendien periodieke afstemming plaatsgevonden op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer. 3. Resultaten per Archief KPI 3.1 KPI 1- lokale regelingen De gemeente Velsen heeft de benodigde lokale regelingen vastgesteld conform de archiefwet- en regelgeving. De mandaten betreffende archiefbeheer worden bijgehouden in een mandatenregister. Er komt in toenemende mate grip op de taken en verantwoordelijkheden van archiefbeheer bij uitbestede taken. De samenwerking in de IJmondregio met de gemeenten Beverwijk en Heemskerk is hier mede verantwoordelijk voor. 5 I Verslag archiefinspectie gemeente Velsen noord-hollands archief

16 3.2 KPI 2- interne kwaliteitszorg en toezicht Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het opstellen van een geordend overzicht van alle papieren archieven in de organisatie. Aan de hand van de handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en met gebruik van een zelfevaluatie op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer(RODIN) wordt de interne kwaliteitszorg verbeterd en gecompleteerd. De gemeentearchivaris heeft als externe toezichthouder in mei 2016 het jaarverslag over 2015 uitgebracht. Dit verslag is besproken in het college van B en W op 27 september 2016 (middels collegebericht BB ). 3.3 KPI 3- ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid De gemeente archiveert nog niet geheel digitaal, omdat het college van B en W nog geen vervangingsbesluit genomen heeft. De dossiers worden digitaal geordend op Basis Archief Code in Corsa, en zaaksgewijs in het Medewerkerportaal/e-Suite. De papieren stukken worden gescand en bij het digitale dossier gevoegd. De papieren originele exemplaren worden in series opgeborgen in de archiefruimte in het gemeentehuis. Er wordt wel ingezet op geheel digitaal werken met vervangingsbesluit. Dit zal in de loop van 2017 zijn uitwerking krijgen. De afgesloten zaken in de e-suite/medewerkersportaal worden nog maar in beperkte mate gecontroleerd op kwaliteit en volledigheid. Momenteel wordt nu een proces ingericht om afgesloten zaken, conform een risicoprofiel, op kwaliteit en volledigheid te controleren. Dit plan hangt samen met de dóórontwikkeling van de archieffunctionaliteiten van de e- Suite/Medewerkersportaal en zullen deels binnen Dimpact samenwerking, via de werkgroep Archief waaraan de gemeente Velsen sinds 2016 deelneemt, worden ontwikkeld. Het geordend overzicht van archiefbescheiden is in een afrondende fase. Naar verwachting zal dit overzicht voor digitale en analoge informatie in 2017 compleet zijn, waarmee een beter beheer op de informatie uitgevoerd kan worden. Alleen als er overzicht is van alle informatie in de organisatie, kunnen het beheer en noodzakelijke acties als vernietiging of duurzaam beheer goed uitgevoerd worden. Het is nog niet bekend welke (technische) metadata in de systemen vastgelegd worden. In 2017 wordt een metagegevensschema vastgesteld. Hierbij is de gemeente afhankelijk van het samenwerkingsverband Dimpact waarbinnen dit metagegevensschema ontwikkeld wordt. De archieven zijn toegankelijk via de systemen Corsa en de e-suite/ Medewerkersportaal. Medewerkers van de gemeente kunnen ook zoeken via Mylex. Dit is een zoeksysteem waarmee informatie uit alle aangesloten systemen opgevraagd kan worden. 6 I Verslag archiefinspectie gemeente Velsen noord-hollands archief i

17 3.4 KPI 4- digitale archiefbescheiden in het bijzonder Binnen de gemeente is een zelfevaluatie gedaan aan de hand van RODIN. Dit heeft een goed beeld opgeleverd van de manier waarop de gemeente haar digitale archief beheert. De gemeente heeft geen migratie- of conversiestrategie. Het afgelopen jaar heeft geen conversie of migratie plaatsgevonden, en ook het komende Jaar gebeurt dit niet. Daarom is afgesproken dat de werkeenheden Documentaire Informatie en Automatisering en andere betrokkenen eerst duidelijke afspraken maken alvorens tot conversie of migratie over te gaan. Deze afspraken zijn noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de conversie of migratie goed kan verlopen en alle belangen meegewogen worden. Voor deze werkwijze is gekozen, omdat procedures en afspraken in de praktijk achterhaald blijken op het moment dat deze gebruikt worden. 3.5 KPI 5- vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Vervreemding van archief is niet aan de orde geweest. In de vernietiging van archiefbescheiden heeft de gemeente een achterstand. Het vernietigen van de papieren stukken die in de jaren 2011 tot heden vernietigd hadden moeten worden, wordt sinds 2016 opgepakt en vordert gestaag. Het is en blijft een belangrijk aandachtspunt om ook een digitale vernietiging uit te voeren. Ook voor digitaal archief is het verplicht om deze na vastgestelde termijnen te vernietigen. 3.6 KPI 6- overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats De gemeente Velsen heeft achterstanden in overbrenging van archief. Om deze reden is in 2015 een project gestart voor de bewerking en overbrenging van de volgende archieven: Aanvulling op de archieven van het gemeentebestuur van de gemeente Velsen (1893) (1995) Archief van de Gemeentelijke Dienst voor Sociale zaken, (1925) (1996) Tekeningenarchief, ca Het is een omvangrijk project, dat goed loopt en in het eerste kwartaal van 2017 afgerond wordt. Aansluitend volgt een formele overbrenging. 3.7 KPI 7- archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De gemeente Velsen beheert een goedgekeurde archiefruimte in het gemeentehuis. De gemeente maakt gebruik van de (digitale) archiefbewaarplaats bij het Noord-Hollands Archief. 3.8 KPI 9- rampen, calamiteiten en veiligheid Het calamiteitenplan wordt begin 2017 vastgesteld. De informatiebeveiliging binnen de gemeente Velsen sluit aan bij de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten 7 I Verslag archiefinspectie gemeente Velsen ncord-hollands archief

18 (BIG). De coördinator Informatiebeveiliging stelt het gemeentebrede informatiebeveiligingsplan op. De informatiebeveiliging is risico gestuurd en wordt in ogenschouw genomen bij bestaande en nieuwe applicaties waarin informatie opgeslagen wordt. 3.9 KPI10- middelen en mensen Door veranderende werkzaamheden van de archiefbeheerders is het een noodzaak dat alle medewerkers in hun werkzaamheden overgaan van papier naar digitaal informatiebeheer en -gebruik. De gemeente ondervangt deze ontwikkeling door passende oplossingen en werkzaamheden voor de medewerkers van de werkeenheid Documentaire Informatie te zoeken. Dit gaat heel goed, wat zichtbaar is in de aanpak van de archiefbewerkingsprojecten en de ondersteuning bij overgang van werken met Corsa naar de e- Suite/Medewerkersportaal. De werkeenheid Documentaire Informatie is afgelopen jaar steeds zichtbaarder geworden en neemt de regierol binnen de organisatie op zich. In 2017 wordt deze ontwikkeling doorgetrokken. In het algemeen zijn de beschikbare middelen toereikend. Als er door noodzakelijke werkzaamheden toch aanvullende middelen nodig zijn, kunnen deze via bestuursrapportages aangevraagd worden. Mits goed onderbouwd worden deze in het algemeen door de gemeenteraad gehonoreerd. 8 I Verslag archiefinspectie gemeente Velsen noord-hollands archief