BTW: Special topics van belang bij de audit

Transcriptie

1 BTW: Special topics van belang bij de audit Instituut der Bedrijfsrevisoren 11 december 2007 NOVOTEL Brussels Airport, Diegem Patrick Wille Docent VUB, RUG, FHS Managing Director WP&B NV, Het BTW Huis VAT Applications NV VAT Forum CV

2 Doel Opsporen onregelmatigheden op vlak van btw Inschatten van mogelijke risico's Voorkomen van sancties bij tijdige regularisatie Streven naar meer optimale fiscale planning

3 Hoe er aan beginnen? Afbakening van de na te kijken transacties Verkopen Aankopen Transacties in het buitenland... Afbakening van de na te kijken periode b.v. 1 representatieve maand b.v. 1 jaar...

4 Verzamelen van informatie Facturen Journalen Btw-aangiftes Kwartaalopgave intracommunautaire leveringen Registers Tabel der bedrijfsmiddelen Uittreksel rekening-courant Correspondentie met de btw-administratie Informatie omtrent laatste btw-controle Balans- en resultatenrekening...

5 Nazicht van: De conformiteit van de journalen De conformiteit van aan- en verkoopfacturen De aanwezigheid van de vereiste btw-documenten De reconciliatie btw-aangifte met de betreffende journalen, De btw-boekhouding in het algemeen

6 Btw-audit Checklist Overeenstemming maken btw-aangifte met omzet boekhouding Verkopen niet in omzet wel in btw-aangifte niet in btw-aangifte wel in omzet Aankopen Rooster 81 vergelijken met rekening 60 Rooster 83 vergelijken met investeringen

7 Overeenstemming rooster 46 minus rooster 48 en kwartaalopgaven Nagaan of alle intracommunautaire verwervingen werden opgenomen in rooster 86 Diensten uit het buitenland Invoer met verlegging van heffing (E.T )

8 Register van de verzonden goederen/toegezonden goederen Tabel van de bedrijfsmiddelen Register van de teruggaven Klantenlisting Intracommunautaire leveringen Uitvoer

9 Verkoopfacturen en stukken Aankoopfacturen Boekhouding

10 Verjaringstermijnen Voldoening van btw: 3, 5 of 7 jaar (artikel 81 en 81bis Wbtw) Aftrek van BTW: 3 jaar (artikel 4 van K.B. nr. 3) Teruggaaf van BTW: 3 jaar (artikel 82 en 82bis Wbtw) Herzieningstermijnen: 5 of 15 jaar (artikel 9 van het K.B. nr. 3)

11 Administratieve geldboeten van artikel 70 Wbtw Verminderde administratieve geldboeten K.B. nr. 41 (proportionele geldboeten) b.v. Ten onrechte toepassen vrijstelling intracommunautaire levering: 10% van de btw (K.B. nr. 41, bijlage, Tabel G, afdeling 1, VII, 2) b.v. Ten onrechte afgetrokken btw: 10% van de verkeerdelijk in aftrek gebrachte btw (K.B. nr. 41, bijlage, Tabel H) K.B. nr. 44 (niet-proportionele geldboeten) V.b. Verkoopfactuur bevat Belgisch btw-nummer medecontractant niet: 50 EUR per factuur (K.B. nr. 44, bijlage, Afdeling 1, II)

12 Kwijtschelding voor proportionele geldboeten bij spontane rechtzetting vóór tussenkomst fiscale administratie Interesten: 0,8 % per maand (artikel 91 Wbtw)

13 Conformiteit uitgaande facturen (artikel 5, 1 K.B. nr. 1) Btw-nummer van klant niet vermeld Risico: 100 % van de op de handeling verschuldigde btw (K.B. nr. 41, bijlage, tabel C, II) Btw niet in EUR uitgedrukt Reden van vrijstelling niet vermeld Risico: 50 EUR per factuur (K.B. nr. 44, bijlage, Afdeling 1, II)

14 Conformiteit uitgaande creditnota's De vermelding "Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht" wordt niet aangebracht (K.B. nr. 4, artikel 4) Risico: Weigering teruggaaf van btw 10 % van de op de handeling verschuldigde btw (K.B. nr. 41, bijlage, tabel G, Eerste afdeling, IV) Interesten ad 0,8 % per maand

15 Bewijs van intracommunautaire leveringen Geen voldoende bewijs vrijstelling (artikel 39bis, eerste lid, 1 Wbtw en K.B. nr. 52) Risico: Navordering van de verschuldigde btw 10 % van de op de handeling verschuldigde btw (K.B. nr. 41, bijlage, Tabel G, afdeling 1, VII, 2) interesten ad 0,8 % per maand Acties: Verzamelen van bewijs vervoer Verificatie btw-nummer van de afnemer

16 Bewijs van uitvoer Geen voldoende bewijs vrijstelling (artikel 39, 1 Wbtw en K.B. nr. 18) Risico: Navordering van de verschuldigde btw 10 % van de op de handeling verschuldigde btw (K.B. nr. 41, bijlage, Tabel G, afdeling 3, XII, 1) interesten ad 0,8 % per maand Acties: Verzamelen van bewijs vervoer (o.a. uitvoerdocument)

17 Overbrengingen naar een andere Lid-Staat Geen overbrengingsdocumenten opgemaakt (artikel 2 en artikel 5, 1 K.B. nr. 1) Risico: 60% van de op de handeling verschuldigde btw (K.B. nr. 41, bijlage, tabel C, I, 1 ) Geen voldoende bewijs vrijstelling (artikel 39bis, eerste lid, 1 Wbtw en K.B. nr. 52) Risico: Navordering van de verschuldigde btw 10% van de op de handeling verschuldigde btw (K.B. nr. 41, bijlage, Tabel G, afdeling 1, VII, 2) interesten ad 0,8 % per maand Acties: Verzamelen van bewijs vervoer

18 Doorfacturering van kosten Ten onrechte geen btw aangerekend Risico: Navordering van de verschuldigde btw 10 % van de op de handeling verschuldigde btw (K.B. nr. 41, bijlage, tabel G, eerste afdeling IV) interesten ad 0,8 % per maand

19 Onttrekkingen Ten onrechte geen btw afgedragen over de onttrekking en geen stuk opgemaakt (art. 12 en art. 19 Wbtw en artikel 3 K.B. nr. 1) Risico: Navordering van de verschuldigde btw 100 % van de op de handeling verschuldigde btw (K.B. nr. 41, bijlage, tabel C, I, 2 ) interesten ad 0,8 % per maand

20 Andere: Terbeschikkingstelling van onroerend goed Teruggaaf btw op verloren gegane schuldvorderingen Toepassing van vrijstellingen op bijvoorbeeld leveringen aan diplomatieke en consulaire betrekkingen en internationale instellingen Wederzijdse dienstverlening Handelingen in het buitenland...

21 Teruggaaf verloren vordering Om zijn vordering tot teruggaaf te kunnen uitoefenen moet de belastingplichtige: een verbeterend stuk opmaken met vermelding van het voor teruggaaf vatbare bedrag; dat stuk inschrijven in een daartoe bestemd register; KB nr. 4, art. 4

22 THE VAT HOUSE Teruggaaf verloren vordering Het bedoelde register moet op ieder verzoek van het hoofd van het controlekantoor waaronder de belastingplichtige ressorteert op dat kantoor worden overgelegd. Indien het register niet wordt overgelegd moet de belastingplichtige de btw terugstorten waarvan hij de teruggaaf heeft verkregen en die in het register had moeten zijn ingeschreven. Het niet-overleggen van het register wordt vastgesteld bij proces-verbaal opgemaakt conform artikel 59 van het Wetboek.

23 Conformiteit inkomende facturen De ontvangen aankoopfacturen bevatten niet alle verplichte vermeldingen (artikel 5, 1 K.B. nr. 1 en artikel 3 K.B. nr. 3) Risico: Verwerping btw-aftrek 10 % van de op de handeling verschuldigde btw (K.B. nr. 41, bijlage, Tabel H) interesten ad 0,8 % per maand

24 Aftrekbeperkingen / uitsluitingen De aftrekbeperkingen en -uitsluitingen worden niet nageleefd op het vlak van autokosten, hotel- en restaurantkosten en kosten van onthaal (artikel 45, 2 en 3 Wbtw) Risico: Verwerping btw-aftrek 10 % van de op de handeling verschuldigde btw (K.B. nr. 41, bijlage, Tabel H) interesten ad 0,8 % per maand

25 Autokosten Ten aanzien van de levering, de invoer en de intracommunautaire verwerving van autovoertuigen bestemd voor het vervoer van personen en/of goederen over de weg, en ten aanzien van goederen en diensten met betrekking tot die voertuigen, mag de aftrek in geen geval hoger zijn dan 50 pct. van de betaalde btw

26 Autokosten Deze bepaling is evenwel niet van toepassing op de volgende autovoertuigen : de voertuigen met een maximaal toegelaten massa van meer dan kg; de voertuigen voor personenvervoer met meer dan acht zitplaatsen, die van de bestuurder niet inbegrepen; de voertuigen die speciaal zijn ingericht voor het vervoer van zieken, gewonden en gevangenen en voor lijkenvervoer; de voertuigen die, omwille van hun technische kenmerken, niet kunnen worden ingeschreven in het repertorium van de Dienst voor Inschrijving van de Voertuigen; de voertuigen die speciaal zijn uitgerust voor het kamperen; de voertuigen bedoeld in artikel 4, 2, van het Wetboek van de met de inkomstenbelastingen gelijkgestelde belastingen; de bromfietsen en de motorfietsen;

27 Autokosten de voertuigen bestemd om te worden verkocht door een belastingplichtige die een economische activiteit uitoefent die bestaat in de verkoop van autovoertuigen; de voertuigen bestemd om te worden verhuurd door een belastingplichtige die een economische activiteit uitoefent die bestaat in de verhuur van autovoertuigen aan om het even wie; de voertuigen bestemd om uitsluitend te worden gebruikt voor bezoldigd personenvervoer; de nieuwe voertuigen in de zin van artikel 8bis, 2, 2, eerste gedachtestreep, andere dan deze bedoeld onder h), i) en j), die het voorwerp uitmaken van een op grond van artikel 39bis vrijgestelde levering. In dit geval wordt de aftrek slechts uitgeoefend binnen de grenzen of ten belope van het bedrag van de belasting dat op deze levering opeisbaar zou zijn indien ze niet vrijgesteld zou zijn op grond van voornoemd artikel 39bis.

28 Verlegging van heffing van btw op leveringen van goederen en diensten Ten onrechte werd geen btw verlegd op diensten waarvoor de medecontractant de schuldenaar is van de btw (artikel 51, 2, 1 en 5 Wbtw) Risico: Navordering van de verschuldigde btw 20 % van de op de handeling verschuldige btw (K.B. nr. 41, bijlage, Tabel G, afdeling 1, V) interesten ad 0,8 % per maand

29 Andere Werk in onroerende staat Self-billing Verlegging van de btw bij invoer Facturen met aanrekening van btw van een andere lidstaat...

30 Voldoening BTW werk in onroerende staat KB 1, art. 20, 1: In afwijking van artikel 51, 1, 1, van het Wetboek moet de medecontractant van de in België gevestigde belastingplichtige die een van de in 2 aangeduide handelingen verricht de belasting die over die handeling verschuldigd is voldoen, wanneer hij zelf een in België gevestigde belastingplichtige is en gehouden tot het indienen van een in artikel 53, 1, eerste lid, 2, van het Wetboek bedoelde aangifte of een niet in België gevestigde belastingplichtige die hier te lande een aansprakelijke vertegenwoordiger heeft laten erkennen overeenkomstig artikel 55, 1 of 2, van het Wetboek. Hij moet deze belasting voldoen op de in 4 hierna voorgeschreven wijze.

31 Uitreiking factuur Art. 53, 2 Wbtw De belastingplichtige die leveringen van goederen of diensten verricht, andere dan deze die vrijgesteld zijn door artikel 44 en waarvoor hij geen recht op aftrek heeft, is ertoe gehouden een factuur uit te reiken aan zijn medecontractant of ervoor te zorgen dat in zijn naam en voor zijn rekening, door zijn medecontractant of een derde een factuur wordt uitgereikt: 1 wanneer hij een levering van goederen of een dienst heeft verricht voor een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon; 2 wanneer hij een in artikel 15, 4 en 5 bedoelde levering van goederen heeft verricht voor elke niet-belastingplichtige persoon;

32 Uitreiking factuur 3 wanneer hij een in artikel 39bis, eerste lid, 2, bedoelde levering van goederen heeft verricht voor elke nietbelastingplichtige persoon; 4 wanneer, vóór de levering van een goed of vóór de voltooiing van een dienst bedoeld in 1 en 2 de belasting opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling, bij toepassing van de artikelen 17, 1 en 22, 2; 5 wanneer, vóór een in artikel 39 bis, eerste lid, 1 tot 3, bedoelde levering, de prijs geheel of gedeeltelijk wordt ontvangen.

33 Uitreiking factuur Ieder document dat wijzigingen aanbrengt in en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur geldt als factuur en dient te worden uitgereikt door dezelfde persoon als degene die de oorspronkelijke factuur heeft uitgereikt

34 Self-billing Art. 6, 1. Wanneer de factuur wordt uitgereikt door de medecontractant, in naam en voor rekening van de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verricht, stelt hij ze op onder de volgende voorwaarden:

35 Self-billing 1 de partijen moeten voorafgaand overeenkomen om deze werkwijze toe te passen; op verzoek van de Administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, moet het bestaan van zulke overeenkomst door elke partij kunnen worden aangetoond. 2 iedere factuur moet het voorwerp uitmaken van een expliciete procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de goederen levert of de diensten verricht. Door of vanwege de Minister van Financiën worden de toepassingsmodaliteiten van het eerste lid geregeld. Aanschrijving 48/2005 van 8 december 2005.

36 Dubbel Art. 8. Voor elke uitgereikte factuur dient een dubbel te worden opgesteld, hetzij door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft verricht, hetzij, in het geval van toepassing van artikel 6, door zijn medecontractant. Dit dubbel dient te worden bewaard door de belastingplichtige die de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft verricht.

37 Elektronische factuur KB nr. 1, art. 1, 2 De in artikel 53, 2, van het Wetboek bedoelde facturen of de overeenkomstig 1 uitgereikte facturen mogen zowel op papier als, mits aanvaarding door de medecontractant, elektronisch worden verzonden. KB nr. 1, art. 1, 3 Elektronisch verzonden facturen worden door de Administratie aanvaard, op voorwaarde dat de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ervan worden gewaarborgd door middel van : hetzij een beveiligde elektronische handtekening hetzij een elektronische uitwisseling van gegevens overeenkomstig de standaardcode EDI

38 Elektronische factuur Gebruik EDI wordt aanvaard: wanneer het akkoord tussen de partijen betreffende deze uitwisseling voorziet in het gebruik van procedures die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de gegevens waarborgen.

39 Opmaken van een stuk Art. 2 De belastingplichtige is gehouden een stuk op te maken voor de in artikel 39bis, eerste lid, 4, van het Wetboek bedoelde leveringen van goederen. Art. 3 De belastingplichtige die een handeling verricht die door artikel 12 van het Wetboek met een levering of door artikel 19 van het Wetboek met een dienst wordt gelijkgesteld, dient een stuk op te maken dat de handeling vaststelt.

40 Omschrijving Aankoopfactuurboek KB nr. 1, art. 14 en 15 Aftrek BTW KB nr. 3, art. 1, 2, 3 Aftrek BTW - Algemeen verhoudingsgetal KB nr. 3, art. 12 tot 18 Aftrek BTW - termijn KB nr. 3, art. 4 Aftrek BTW - Werkelijk gebruik KB nr. 3, art. 19 tot 21 Attesten vervoer door niet in België gevestigde KB nr. 18, art. 5 koper inzake uitvoer Bedrijfsmiddel KB nr. 3, art. 6 Berekening en aanpassing waarborg vergunning ET Aanschr. 1/ (aanschrijving 3/1973) Bijzondere aangifte KB nr. 1 BTW-identificatienummer vermelden op alle KB nr. 1, art. 30 documenten Consignatie KB nr. 1, art. 7 Creditnota's verkopen KB nr. 1, art. 12 KB nr. 4, art. 4 Herziening aftrek BTW bedrijfsmiddel KB nr. 3, art. 10 en 11 Inventaris Jaarlijkse opgave belastingplichtigen KB NR. 23 Kasboek KB nr. 1, art. 14 en 15, 4 Kwartaalaangifte IC-leveringen KB nr. 50 Mededeling dienst ontvangen uit buitenland KB nr. 10, art. 5 Ontvangstbewijs KB nr. 1, art. 22 Optie voor intracommunautaie verwervingen aan KB nr. 10, art. 4 de BTW te onderwerpen (datum) Optie voor verkoop op afstand (welke landen) KB nr. 10, art. 7 Periodieke aangifte (kwartaal/jaar) KB nr. 1 Register garagisten KB nr. 1, art. 28 Register maakloonwerk KB nr. 1, art. 25, 1 en 26 Register ontvangen goederen KB nr. 1, art. 25, 2, en 26 Register teruggaaf KB nr. 4, art. 4, 2 Register verzonden goederen KB nr. 1, art. 23 en 24 Registers tweedehandse goederen KB nr. 53 Stuk overdracht met toepassing art. 11 WBTW KB nr. 1, art. 11 Stuk voor handeling ontvangen van iemand zonder KB nr. 1, art. 10 recht op aftrek Stuk voor voldoening BTW KB nr. 1, art. 9 Stuk waarin de medecontractant zelf afrekent KB nr. 1, art. 6 + A 48/2005 Stukken met dienst gelijkgestelde handelingen KB nr. 1, art. 3 en 5, 2 Stukken onttrekking KB nr. 1, art. 3 en 5, 2 Stukken overbrenging KB nr. 1, art. 2 en 5, 1 Tabel van de bedrijfsmiddelen KB nr. 3, art 11, 5 Verkoop op proef / op zicht KB nr. 1, art. 7 Verkoopfacturen KB nr. 1, art. 1 en 5, 1 Verkoopfactuurboek KB nr. 1, art. 14 en 15

41 1 BTW-audit checklist 1. Overeenstemming maken van btw-aangifte met omzet boekhouding VERKOPEN Mogelijke verschillen: Niet in omzet wel in btw-aangifte: Overbrengingen (voorraad einde jaar in andere lidstaat) Onttrekkingen (artikel 12 Wbtw) Handelingen gelijkgesteld met diensten (artikel 19 Wbtw) Verkoop activa Facturen met betrekking tot handelingen vorig jaar Niet in btw-aangifte wel in omzet: Te factureren handelingen einde jaar AANKOPEN Rooster 81 vergelijken met rekening 60 Rooster 83 vergelijken met investeringen 2. Overeenstemming rooster 46 minus rooster 48 en kwartaalopgaven Per kwartaal overeenstemming maken. Er moet volledige overeenstemming zijn zo er geen verbeteringen werden opgenomen met betrekking tot vorige periodes. Nagaan of lijsten die ontvangen werden van Administratie met foutieve btw-nummers werden aangezuiverd. Overeenstemming maken met Intrastat aangiften en verschillen proberen te verklaren. 3. Nagaan of alle intracommunautaire verwervingen werden opgenomen in rooster 86 Totaal aankopen EU-leveranciers vergelijken met rooster 86. Bij groepsondernemingen, periodiek uitwisselen van informatie. Overeenstemming maken met Intrastat aangiften en verschillen proberen te verklaren. 4. Diensten uit het buitenland Nagaan of voor facturen ontvangen van buitenlandse leveranciers btw werd voldaan in België (verlegging van heffing). Alle aankoopfacturen nakijken die werden geboekt met een code die geen btw tot gevolg heeft. Dit kan best aan de hand van een lijst van alle facturen met de betreffende codes. (c) Het BTW Huis Hoe verricht ik een btw-audit

42 2 5. Invoer met verlegging van heffing (E.T ) Nagaan of rooster 57 ingevuld wordt op basis van de invoerdocumenten. Werd waarborg berekend en aangepast per 20 april? 6. Register van de verzonden goederen / toegezonden goederen Zijn deze registers aanwezig? 7. Tabel van de bedrijfsmiddelen Wordt er een tabel van bedrijfsmiddelen gehouden? Inhoud van de tabel 8. Register van de teruggaven Wordt dit register gehouden? Boek of losbladig? 9. Klantenlisting Worden de BTW-nummers nagezien bij opmaak jaarlijkse listing klanten? 10. Intracommunautaire leveringen Zijn de nodige vervoerdocumenten aanwezig en kan een link gemaakt worden met de verkoopfacturen? Behoort het btw-nummer toe aan de klant? 11. Uitvoer Zijn de nodige uitvoerdocumenten aanwezig? 12. Verkoopfacturen en stukken Worden de verplichte facturen uitgereikt en stukken opgemaakt? Bevatten de verkoopfacturen alle vermeldingen? 13. Aankoopfacturen Bevatten de aankoopfacturen alle vermeldingen? 14. Boekhouding Worden alle verplichte boeken correct gehouden? Worden alle documenten ten minste 7 jaar bewaard? (c) Het BTW Huis Hoe verricht ik een btw-audit