SALARISADVIES DEADLINES AANDACHTSPUNTEN AFSLUITING SALARISADMINISTRATIE

Transcriptie

1 SALARISADVIES DEADLINES AANDACHTSPUNTEN AFSLUITING SALARISADMINISTRATIE

2 Geachte relatie, Het einde van het jaar nadert en 2018 staat alweer voor de deur. Daarom is het goed om na te gaan wat u op het gebied van uw salarisadministratie en personeelszaken nog dit jaar moet regelen. Sommige zaken kunnen niet wachten tot 2018, maar andere zaken vragen juist om uitstel tot in het nieuwe jaar. In ieder geval zijn er diverse veranderingen die om uw aandacht vragen. De salarisspecialisten van ESJ hebben voor u de aandachtspunten op een rijtje gezet, zodat u weet hoe u zowel bij de afsluiting van 2017 als bij de start van het nieuwe jaar alles op orde hebt. ESJ HELPT Uiteraard kunt u met al uw vragen terecht bij ESJ. Wij informeren u graag welke zaken voor uw salarisadministratie van belang zijn. U kunt daarvoor contact opnemen met uw eigen salariscontactpersoon Mailen kan ook via sab@esj.nl of telefonisch op AFSLUITEN SALARISADMINISTRATIE 2017: BELANGRIJKE DEADLINES GEEF MUTATIES VOOR 12 DECEMBER DOOR Na de verwerking van de salarissen over de maand december wordt de salarisadministratie voor het jaar 2017 afgesloten. In januari 2018 worden de jaaropgaven voor de werknemers opgemaakt en beschikbaar gesteld in uw salarisportal. Eventuele opgaven aan u uitvoeringsinstanties van bijvoorbeeld pensioenregeling en/of ziekteverzuimverzekering worden ook in januari verzonden. nemers dienen te worden verwerkt (bijvoorbeeld bonussen) laat dat dan voor 8 januari 2018 aan ons weten. Houdt u er rekening mee dat alles definitief in de elektronische aangifte loonheffingen van december verwerkt dient te worden om boetes te vermijden. Om er voor te zorgen dat de salarisadministratie voor het jaar 2018 met de juiste informatie wordt opgestart, is een goede afsluiting van het jaar 2017 van belang. Daarom vragen we u om eventuele gegevens voor de verwerking van de salarissen december 2017 uiterlijk 12 december 2017 bij ons aan te leveren, Dit mede in verband met bankbetalingen vóór de feestdagen van Kerst en Nieuwjaar. AFHANDELING EXTRA BETALINGEN AAN UW PERSONEEL Wanneer er na de salarisverwerking voor de maand december 2017 nog extra betalingen aan uw werk- 2 Aandachtspunten afsluiting salarisadministratie 2017

3 AANDACHTSPUNTEN AFSLUITING SALARISADMINISTRATIE 2017 Na Voordat de salarisadministratie van 2017 definitief wordt afgesloten is raadzaam om een laatste check te doen Elk jaar zijn er weer wijzigingen in wet- en regelgeving die van toepassing kunnen zijn op uw onderneming en uw salarisadministratie. Mogelijk zijn bepaalde zaken bij u niet aan de orde of is een en ander reeds daadwerkelijk in uw salarisadministratie verwerkt. Mocht dit niet het geval zijn of hebt u vragen over een van de onderstaande thema s; neem dan contact op met uw salariscontactpersoon. Daarmee voorkomt u mogelijke correcties achteraf en naheffingen in de toekomst. WERKKOSTENREGELING: IS DE VRIJE RUIMTE TOEREIKEND? Nu is de tijd om na te gaan of u uw zaken op orde hebt en aan alle verplichtingen is voldaan. Met ingang van 1 januari 2015 is de WKR voor alle werkgevers verplicht van toepassing. Dit betekent dat u vergoedingen en verstrekkingen reeds hebt moeten aanwijzen als eindheffingsloon voor de WKR. Als u dan een vergoeding of verstrekking voor de vrije ruimte hebt aangewezen, dan moet dat uit uw administratie blijken. Met de invoering van de WKR is een groot aantal fiscale regels rondom de vergoedingen en/of verstrekkingen in de loonsfeer verdwenen. Onder de werkkostenregeling vormt alles wat de werkgever aan de werknemer vergoedt of verstrekt in beginsel loon. Maar bepaalde zaken kunt u onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. In januari 2018 moet de afrekening over 2017 worden opgemaakt. Uit uw administratie moet dan klip en klaar blijken welke vergoedingen en/of verstrekkingen u in de vrije ruimte hebt geboekt. Dat totaalbedrag wordt vergeleken met de definitieve vrije ruimte van 1,2% over het totale fiscale loon uit uw salarisadministratie. Let op: Als uw vrije ruimte groter is dan het totaalbedrag van hetgeen u in de vrije ruimte hebt aangewezen, behoeft u niets te betalen. Is het totaalbedrag van de aanwijzingen echter groter dan de vrije ruimte, dan moet u als werkgever over het meerdere 80% eindheffing (loonbelasting) betalen. Deze afrekening wordt verwerkt in de aangifte loonheffingen over de maand januari 2018 en dient dus betaald te worden voor eind februari Wij ontvangen uw registratie van de zaken die u in de vrije ruimte hebt geboekt graag met de eerste salarisverwerking, maar uiterlijk 5 februari 2018, zodat wij dit kunnen verwerken in de aangifte loonheffing januari LOON IN NATURA Een vergoeding of verstrekking van maaltijden is onbelast, mits de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben (bijvoorbeeld tijdens dienstreizen). Is het zakelijke karakter van bijkomstig belang dan is het niet mogelijk de vergoeding onbelast te doen. In dit geval dient u de vergoeding (gebaseerd op de waarde in het economisch verkeer) tot het loon te rekenen of aanwijzen als eindheffingsloon (en aanwijzen vrije ruimte). Wanneer er maaltijden worden verstrekt op de werkplek, bijvoorbeeld lunches in bedrijfskantines, of soort gelijke ruimte in de niet-zakelijke sfeer dan geldt in beginsel de regeling voor kantine-maaltijden. Men kan dit bedrag bij het loon van de werknemer tellen als loon in natura (eventueel onder aftrek van een eigen bijdrage), of de forfaitair vastgestelde waarde als eindheffingsloon aanwijzen en toewijzen aan de vrije ruimte. De forfaitaire bedragen voor het jaar 2017 zijn gesteld op 3,30 voor een maaltijd. GESCHENKEN BIJ DOOR DE WERKGEVER BEPAALDE GELEGENHEDEN Kerstpakketten en andere geschenken kunnen door de werkgever niet onbelast aan werknemers worden verstrekt. Wanneer er door de werkgever op een gewenste gelegenheid (of meerdere gelegenheden, Aandachtspunten afsluiting salarisadministratie

4 bijvoorbeeld Pasen, Sinterklaas en Kerst) een geschenk wordt gegeven dan dient u de waarde inclusief BTW aan te wijzen voor de vrije ruimte (er van uitgaande dat u dit niet bij de werknemers wilt belasten) PERSONEELSLENINGEN Wanneer u aan werknemers een laagrentende of renteloze (consumptieve of hypothecaire) personeelslening hebt verstrekt, zal er sprake kunnen zijn van een belast rentevoordeel. Behalve als er sprake is van een lening voor de aanschaf van een fiets, is het rentevoordeel van een perso-neelslening belast. U berekent het rentevoordeel door een marktconform percentage van het geleende bedrag te nemen. Als uw werknemer rente heeft betaald, trekt u het betaalde rentebedrag af van het bere-kende rentevoordeel. Het restant is belast. U kunt het rentevoordeel van uw werknemer voor een consumptieve lening ook als eindheffingsloon aanwijzen en toewijzen aan de vrije ruimte. Dat geldt echter niet voor een hypothecaire lening waarvan de rente in de inkomstenbelasting aftrekbaar is. LOON IN GELD Wanneer door u aan werknemers terzake van reiskosten woon-werkverkeer of zakelijk verkeer meer dan 0,19 per kilometer is betaald, dient het meerdere in de belasting- en premieheffing te zijn betrokken. Let op, in deze vergoeding van 0,19 zijn parkeer-, tol- en veergelden inbegrepen. Vergoedingen aan werknemers van premies voor (aanvullende) ziektekostenverzekeringen anders dan de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet, zijn belast voor alle loonheffingen en dienen in de salarisadministratie te zijn opgenomen. De te belasten bedragen die uit het voorgaande opkomen, kunt u ook als eindheffingsloon aanwijzen en in de vrije ruimte van de WKR boeken. VERVOER VANWEGE INHOUDINGSPLICHTIGE Wanneer in 2017 aan een werknemer een auto van de zaak ter beschikking is gesteld, dan dient dit voor de betreffende werknemer te worden vermeld in de salarisadministratie. Dit is een wettelijke verplichting. Verder dient er een bijtelling voor privégebruik van de auto in de loonberekeningen van de werknemer te zijn verwerkt, wanneer hij op jaarbasis meer dan 500 km privé met de auto rijdt. In de situatie waarin een bestelauto in verband met de aard van het werk doorlopend afwisselend aan verschillende (2 of meer) werknemers ter beschikking wordt gesteld, kan de werkgever kiezen voor een praktische regeling. Het privégebruik wordt met een eindheffing van 300 per bestelauto op jaarbasis bij de werkgever belast. VASTE KOSTENVERGOEDINGEN: VERDWAAL NIET IN DE REGELGEVING Wanneer u vaste kostenvergoedingen aan uw werknemers verstrekt, is het een voorwaarde dat deze schriftelijk onderbouwd worden, en dat deze is gebaseerd op een bijgehouden kostenadministratie met bewijsstukken en waarbij de soort van kosten is aangegeven, alsmede het bedrag dat voor die kosten in de vaste vergoeding is opgenomen. Wij gaan er van uit dat deze schriftelijke onderbouwing voor elke werknemer met een vaste kostenvergoeding bij u aanwezig is. Mocht dit (nog) niet het geval zijn, dan kunnen wij u ten aanzien van deze onderbouwing nader adviseren. Houdt u er rekening mee, dat in de wet is aangegeven dat wanneer een dergelijke onderbouwing van de kostenvergoeding niet aanwezig is, de vergoeding niet onbelast is. Verder gelieve u er op attent te zijn, dat uitruil van salaris of andere beloningselementen voor een belastingvrije vergoeding of verstrekking (cafetariaregeling) op juiste wijze schriftelijk in of bij de arbeidsovereenkomst dient te zijn vastgelegd. Wellicht zijn er nog andere vergoedingen, verstrekkingen of toeslagen waarvan u niet zeker weet of daar fiscale consequenties aan verbonden zijn, of wilt u op bepaalde punten een nadere toelichting, neemt u dan daarover contact op met uw salariscontactpersoon van ESJ. EIGENRISICODRAGER WIA: LAAT ONS WETEN WAT UW KEUZE IN 2018 IS Indien u hebt besloten per 1 januari 2018 eigenrisicodrager voor de WGA te worden of juist terug te gaan naar het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UVW), verzoeken wij u dit voor het einde van het jaar aan ons kenbaar te maken. Graag ontvangen wij dan ook een kopie van de bevestiging van de Belastingdienst. 4 Aandachtspunten afsluiting salarisadministratie 2017

5 GEGEVENSVERSTREKKING Uw salarisadministratie wordt door ons gevoerd op basis van de door u verstrekte gegevens. Het is daarom van belang dat door u alle benodigde gegevens ter verwerking in de salarisadministratie tijdig aan ons worden doorgegeven. Het moge duidelijk zijn dat wij niet aansprakelijk zijn voor zaken die niet in de salarisadministratie zijn verwerkt wegens het feit dat deze niet of onjuist aan ons zijn doorgegeven. TENSLOTTE VRAGEN WIJ NOG UW AANDACHT VOOR HET VOLGENDE In de komende weken zult u mogelijk weer post ontvangen van diverse instanties met betrekking tot bedrijfstakregelingen voor het komende jaar. Tevens ontvangt u eind 2017 de beschikking werkhervattingskas 2018 van de Belastingdienst, wanneer u aangesloten bent voor de sociale verzekeringspremies. Wij verzoeken u vriendelijk om kopieën hiervan aan ons toe te zenden, via sab@esj.nl zodat wij in januari uw salarisadministratie met de juiste gegevens kunnen opstarten. Hetzelfde geldt voor de afrekeningsnota s 2017 van bedrijfstakpensioenfondsen, zodat wij de juistheid daarvan voor u kunnen controleren. MEER INFORMATIE Uiteraard kunt u met al uw vragen bij ESJ terecht. Wij informeren u graag over de zaken die voor uw salarisadministratie van belang zijn. U kunt daarvoor contact opnemen met uw eigen salariscontactpersoon of via sab@esj.nl. Aandachtspunten afsluiting salarisadministratie

6 ESJ BREDA Cosunpark ND Breda Postbus DL Breda ESJ ZWIJNDRECHT Scheepmakerij MB Zwijndrecht Postbus AA Hendrik-Ido-Ambacht ESJ OOSTERHOUT Hoevestein SC Oosterhout Postbus AN Oosterhout ESJ ROTTERDAM Weena AM Rotterdam (alleen op op afspraak) ESJ AMSTERDAM Schiphol Boulevard BG Schiphol (alleen op op afspraak) ESJ ROOSENDAAL Bovendonk ZH Roosendaal Postbus AN Oosterhout ESJ CURAÇAO Kaya Flamboyan 6 Postbus 624 Curaçao VOOR MEER INFORMATIE info@esj.nl of