Delen leerervaringen OPLEVERING & OVERDRACHT IN 1 DAG. PROJECT Dijkversterking Capelle Moordrecht

Transcriptie

1 Delen leerervaringen OPLEVERING & OVERDRACHT IN 1 DAG PROJECT Dijkversterking Capelle Moordrecht

2 Programma vanmiddag PROGRAMMA uur Welkom; hoogheemraad Toon van der Klugt en dagvoorzitter Richard Jorissen, directeur programmadirectie HWBP uur Ervaringen traditionele werkwijze en O&O in 1 dag; Paul Polak, projectmanager dijkversterking Capelle Moordrecht uur Methodiek van O&O in 1 dag; Rob van Kouwen, Multividuals uur O&O in de praktijk; vraaggesprek met Opdrachtgever, Omgevingsmanager, Beheerders en Aannemer uur Pauze uur Voordelen, obstakels/uitdagingen en kansen; interactie met de zaal onder leiding van de dagvoorzitter uur Voorwaarden om O&O te laten slagen; Paul Polak uur Afsluiting; Richard Jorissen uur Afsluitende borrel 16 december 2016

3 Ervaringen traditionele werkwijze

4 Best Value aanbesteden en contracteren Een van de projectdoelstellingen bij aanbesteding luidde: Vlotte en efficiënte oplevering, overdracht en opleverbesluit Bij inschrijving bood aannemerscombinatie Mourik-Liebregts aan: Oplevering en Overdracht in 1 dag op basis van een methodiek die zij al eerder hadden toegepast. Als projectteam hadden we dezelfde methode voor ogen, maar niet als eis willen voorschrijven. Niet passend bij Best Value gedachte. 16 december 2016

5 O&O bij traditioneel UAV-contract opleverprocedure SAT en duurtests opname uitnodiging voor opname oplevering goedkeuring opleverdossier Korting en vertragingsschade ingebruikname restpunten opleverdatum sleuteloverdracht Directievoerder Beheerders projectorganisatie aannemer onderhoudstermijn verborgen gebreken overdrachtsdossier proces verbaal/decharge project klaar = overdracht aan beheerder? 16 december 2016

6 Ervaring met traditionele O&O Casus Gemaal Beide onderdelen hebben lang geduurd - ca 9 maanden voor oplevering - ca 1 jaar voor oplossen restpunten - ca 1 jaar + 7 maanden voor overdracht Verklaring - projectteam wil te snel van start - eisen voor beheer en onderhoud vaak te globaal of niet volledig. Later bron van misverstand bij zowel oplevering als overdracht - in begin regelmatig/vaak/meestal geen expliciete afspraken over de voorwaarden om straks het werk in beheer over te nemen, komt later wel - personele wisselingen dragen niet bij aan consistente lijn - nieuwe vereisten vanuit lijnafdelingen - controle tijdens opname of deze voldoet aan het bestek maar dat geeft geen garantie of deze dan ook voldoet aan de wensen van de beheerders - zolang er restpunten zijn geen overdracht naar beheerders - in deze fase van afronding partijen beperkt beschikbaar Geen goed samenspel tussen projectteam, beheerder en aannemer, dan geen soepel verloop van zowel Oplevering als Overdracht? 16 december 2016

7 Methode Oplevering en Overdracht in 1 dag

8 Oplevering en Overdracht: rustpunten, geen restpunten Bewust Expliciet Samenwerken Traject (BEST) 30 oktober 2017, Rotterdam

9 Voorstellen Multividuals, Experts in expliciet samenwerken. Onafhankelijke begeleiders van PSU s, PFU s en O&O.

10 O&O in één dag: hoe het begon? Willen jullie een PFU begeleiden? Graag! Diverse intakes met ON, OG en beheerders. Tegenstrijdige verwachtingen of geen beeld.

11 Asset Levenscyclus

12 Uw beeld? Wat zijn uw ervaringen met Oplevering/Overdracht? Goede en minder succesvolle voorbeelden?

13 Pijlers BEST O&O Bewust Expliciet Samenwerken Traject Doordacht stappenplan. Helder Actieplan O&O. Concrete Succesfactoren O&O. Van 0 naar 100%: Beheerstool O&O. Maatwerk Beheerstool O&O. Eerst: doelstelling en beoogde opbrengsten.

14 Doel: geruisloos Oplevering en Overdracht in één dag Geruisloze, tijdige Oplevering zonder restpunten van ON aan OG. Geruisloze Overdracht van OG aan Beheerders. Geruisloos doorzetten naar Beheer en Onderhoud.

15 Beoogde opbrengsten Concrete opbrengsten tijdens projectuitvoering : Driehoek efficiënt aan de slag in O&O overleg. Gedeelde focus en ambities met respect voor ieders belang. Issues en hete aardappels snel op tafel. Heldere besluitvormingslijnen. Onafhankelijke begeleiding houdt overleg scherp en bewaakt voortgang (no escape). Geen restpunten. Concrete opbrengsten ná Oplevering: ON en OG organisatie beheerst afgeschaald. Overgedragen zaken direct bruikbaar. Assetmanagement op orde, rustpunten. Beheerder is voorbereid, B&O snel door te zetten. Overall: effectieve inzet mensen/middelen, voorkomen faalkosten: besparing.

16 Pijlers BEST O&O Bewust Expliciet Samenwerken Traject Doordacht stappenplan. Helder Actieplan O&O. Concrete Succesfactoren O&O. Van 0 naar 100%: Beheerstool O&O. Maatwerk Beheerstool O&O.

17

18 Voorbeeld Actieplan Inhoud Actieplan O&O Dijkversterking Capelle Moordrecht Asset levenscyclus Inhoud Actieplan: doelstelling en status van het actieplan rolverdeling en verantwoordelijkheden binnen O&O traject kernteam bij O&O overlegstructuur en escalatie status, werkwijze en gebruik beheerstool O&O toelichting: van 0 naar 100% op groen maak afspraken vooraf expliciet projectplanning en O&O-planning afstemming met andere beheerders over O&O duurzaam aandacht voor O&O: OOSU en OOFU. Bijlage Expliciet samenwerken: succesfactoren: drie partijen succesfactoren Asset op Orde expliciet samenwerken principes.

19 BEST: succesfactoren

20 Van 0 naar 100% Oplevering en Overdracht De Beheerstool O&O maakt inzichtelijk wat, wanneer op welke wijze klaar is voor O&O. En dat aan alle eisen is voldaan om de beheerder in staat te stellen de assets te gaan beheren. 100% 0%

21 Beheerstool nader uiteengezet Op de X-as zijn 3 onderdelen uitgewerkt. Die zijn hieronder algemeen aangegeven en worden steeds op maat, = passend bij het project, gemaakt. 1. Inhoud: WAT moet worden Opgeleverd/Overgedragen? Dit is opgedeeld in: EOD Mappenstructuur Eisen Herkomst Onderwerp Document Naam Databestand Bewerking Databestand Activiteiten Afleverdossier et cetera. 2. Proces: WIE is wanneer, waar verantwoordelijk voor? Dit is opgedeeld in: Status Deadline Proces Voortgang Acties: actueel/eigenaar/afhankelijk/overleg Toetsen: #/houder/ bevindingen Nalevering Opmerkingen. 3. Optioneel: Toetsplan: Hoe is een en ander getoetst en vastgelegd? Opgedeeld in: Documenttoets wanneer URSCB Opmerkingen. De Beheerstool laat steeds in één oogopslag zien welke onderdelen wel /niet klaar zijn en geaccordeerd door Aannemer, Projectteam en Beheerder(s). Ook geeft de tool aan waar het niet loopt.

22 Het eindresultaat december 2016 OPLEVERING & OVERDRACHT IN IN 11 DAG PROJECT Dijkversterking Capelle Moordrecht

23 Het eindresultaat O&O Dijkversterking Capelle Moordrecht In voorliggend Oplevering- en Overdrachtsdocument is vastgelegd en vastgesteld de beoogde mijlpaal: Succesvolle Oplevering en Overdracht (O&O) in 1 dag van het project Dijkversterking Capelle Moordrecht op 16 december Dit is mogelijk gemaakt door het uitvoeren van de expliciete afspraken als vastgelegd in het Actieplan O&O van 21 juni 2016 door het O&O- kernteam bestaande uit de driehoek opdrachtnemer Combinatie Mourik-Liebregts, opdrachtgever Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard en de beheerders van Rijkswaterstaat West Nederland Zuid, Gemeente Capelle aan den IJssel, Gemeente Zuidplas en Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. Aandachtspunten voor de onderhoudstermijn vormen de volgende werkzaamheden: herstel straatwerk parkeerplaatsen in Capelle ontwikkeling erosie bestendige grasmat op alle ingezaaide dijktaluds door RWS-CIV wordt een laatste controle uitgevoerd of de documenten nu volledig voldoen aan de standaarden. Hierover zijn heldere afspraken gemaakt die uiterlijk op 16 december 2017 zullen zijn uitgevoerd. Door ondertekening van dit document en de hierin opgenomen beheerstool O&O, stemmen alle partijen in met: Oplevering van het Werk van opdrachtnemer Combinatie Mourik- Liebregts aan opdrachtgever Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. Overdracht van opdrachtgever aan de vier beheerders Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard, Rijkswaterstaat West Nederland Zuid, Gemeente Capelle aan den IJssel en Gemeente Zuidplas. 16 december 2016

24 Het eindresultaat PROJECT Dijkversterking Capelle Moordrecht

25 Het eindresultaat Acceptatie werk 16 december 2016

26 Het eindresultaat Proces verbaal van O&O werk naar beheer Proces-verbaal van O&O werk naar beheer Paul Polak, projectmanager van de opdrachtgever Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard Verklaart het werk Dijkversterking Capelle Moordrecht te hebben geaccepteerd van Kees Scheer, projectmanager van Combinatie Mourik Liebregts De vertegenwoordigers van de vier beheerders: 1. Arno van Loon, teamleider beheer Waterkeringen en Wegen van Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. 2. Alexander Kloppers, Clusterleider team Assetmanagement, district Noord van Rijkswaterstaat West Nederland Zuid. 3. Loek Huizinga, afdelingshoofd Stadsbeheer van gemeente Capelle aan den IJssel. 4. Bas de Haas, afdelingshoofd Beleid en Beheer van gemeente Zuidplas. verklaren de objecten in beheer te hebben genomen alsmede de daarbij behorende informatiedragers gespecificeerd in de beheerstool O&O. Daarmee is de overdracht aan de vier beheerders geformaliseerd. 16 december 2016

27 Het eindresultaat Ondertekening door zes partijen te Capelle aan den IJssel, 16 december 2016 Namens opdrachtgever Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard: Paul Polak - Projectmanager Namens opdrachtnemer Combinatie Mourik-Liebregts: Kees Scheer - Projectmanager Namens beheerder Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard: Arno van Loon Teamleider operationeel beheer en uitvoering afdeling Waterkeringen en Wegen Namens beheerder Rijkswaterstaat West Nederland Zuid: Alexander Kloppers - Clusterleider team Assetmanagement, district Noord Namens beheerder gemeente Capelle aan den IJssel: Loek Huizinga - Afdelingshoofd Stadsbeheer 16 december 2016 Namens beheerder gemeente Zuidplas: Bas de Haas - Afdeling Beleid en Beheer

28 Het eindresultaat Kernteam O&O Project Dijkversterking Capelle-Moordrecht op groen In het O&O-kernteam is gewerkt aan het mogelijk maken van O&O in 1 dag op 16 december Onderstaande personen uit dit kernteam hebben dit samen gerealiseerd en hebben door ondertekening van de definitieve Beheerstool O&O aangegeven dat alles conform afspraak en conform eisen gereed is gemaakt voor O&O. Alle vereiste documenten en tekeningen zijn in de juiste vorm en het juiste format beschikbaar gesteld aan beheerders. De betrokken functionarissen zijn: Namens beheerder Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard: Joeri van Mourik. Namens beheerder Rijkswaterstaat West Nederland Zuid: Gijsbert de Bode. Namens beheerder Gemeente Capelle aan den IJssel: Marco Robbemond. Namens beheerder Gemeente Zuidplas: Chris Schrieks. Namens opdrachtgever Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard: Gaby Schouten en George Vesters. Namens opdrachtnemer Combinatie Mourik-Liebregts: Kees Groeneveld en Bas Brekelmans. Samen met vele andere collega's en met de onafhankelijke begeleider van dit O&O-traject, Multividuals, hebben zij dit voor elkaar gekregen. Op de volgende pagina is de O&O Beheerstool ingesloten in dit Oplevering en Overdrachtsdocument.

29 Werken met kracht van mensen Rob van Kouwen, Rob Schutte + 31 (0) robvankouwen@multividuals.com Weesperstraat XT Muiden 29

30 O&O in de praktijk

31 Pauze

32 Discussie

33 Voorwaarden en voordelen van O&O in 1 dag

34 Voordelen Bij start is het gemakkelijker om gezamenlijk tot afspraken te komen Gelijkschakelen van alle belangen waarbij er voor elke beheerder aandacht is Door vroegtijdige focus op O&O kom je tot een gedeelde lijst (beheertool O&O) met WAT en HOE, en weten alle betrokkenen wat van hen wordt verwacht Issues worden tijdig besproken en opgelost Geen boeggolf van openstaande onderwerpen aan het einde, maar geleidelijke voortgang van afvinken van openstaande onderwerpen tijdens uitvoering. Voortgang is inzichtelijk voor iedereen Overdraagbaarheid van gegevens in het juiste format wordt tijdig afgestemd waardoor de overdracht van data vlekkeloos kan verlopen Kosten van uitloop en niet in beheer willen nemen van de objecten worden voorkomen. Niet alleen voordeel voor ON maar ook OG en beheerder Beheerders zijn goed in staat voor te sorteren op hun B&O taken na overdracht 16 december 2016 Projectteams van zowel OG als ON zijn eerder klaar en zodoende beschikbaar voor nieuwe projecten Bij goed verlopen samenwerking wil niemand spelbreker zijn op de dag zelf

35 Voorwaarden Begin ruim voor aanbesteden en contracteren met organiseren van O&O, niet tegen de tijd dat oplevering en overdracht in zicht komen Betrek beheerders vóór aanbesteding bij voornemen om O&O methodiek toe te passen. - tijdig en compleet hebben van contractvereisten, incl. vereisten aan format documenten en tekeningen - borgen van medewerking tijdens uitvoering Maak expliciet wie wat gaat doen - wie heeft regie, wie maakt afspraken etc (OG of ON?) Nakomen van afspraken door alle partners - zorg voor een gedetailleerde O&O planning - het is hardwerken vooral richting einddatum Laat je begeleiden door een (externe) ervaringsdeskundige van de O&O methodiek 16 december 2016

36 Afsluiting