Bijlage 1 Eindrapportage College onderzoeksprogramma 2012 (COP)

Transcriptie

1 Bijlage 1 Eindrapportage College onderzoeksprogramma 2012 (COP) Concerncontrol, augustus 2013

2 Het is eind 2011 vastgesteld door het college. In het COP is een drietal onderzoeken benoemd, te weten: Begraafrechten (doelmatigheid rechtmatigheid) Subsidies (doelmatigheid rechtmatigheid) Procesmanagement projecten en planning & control. Bij de uitvoering van de onderzoeken is werk met werk gemaakt. Dit betekent dat de rechtmatigheidaspecten van deze onderwerpen zijn beoordeeld bij de uitvoering van de Interne Controle (subsidies en begraafrechten) door de eigen medewerkers. De doelmatigheidsaspecten zijn betrokken in een onderzoek van Adviesbureau Advante, waarbij een drietal processen onder de loep zijn genomen, te weten subsidies, planning & control en projecten. De doelmatigheid van de begraafrechten is tussentijds onderzocht door de afdeling FPC en beoordeeld door de accountant bij de interimcontrole Gedurende het jaar (bij begroting 2013 en jaarrekening 2012) is informatie verschaft over de voortgang van de onderzoeken. Dit heeft geleid tot vragen vanuit diverse facties. Bij de behandeling van de jaarrekening 2012 heeft de SGP CU fractie de vraag gesteld hoe het staat met de resultaten van de onderzoeken, specifiek t.a.v. de subsidies (zowel doelmatigheid als rechtmatigheid). Daarop is de toezegging gedaan in het derde kwartaal te komen met de onderzoeksresultaten. Met college informatiebrief van 9 juli 2013 heeft het college de raad geïnformeerd over het instrument 213a onderzoeken. In deze brief is ingegaan op het instrument 213a onderzoek en de verplichtingen omtrent de informatievoorziening naar de gemeenteraad. Daarin is aangegeven dat de informatievoorziening over de resultaten van het college onderzoeksprogramma (COP) 2012 niet conform de verordening is verlopen. Ook is aangegeven dat het college in het vervolg (vanaf 2014) de verordening zal toepassen zoals afgesproken. Mede naar aanleiding van aanvullende vragen vanuit de fracties (in eerste instantie SGP CU en later ook PRO Sliedrecht) heeft het college nog eens teruggekeken op de informatie die is verstrekt over de voortgang omtrent de 213a onderzoeken en constateert dat deze op een aantal punten niet duidelijk is geweest. Dit is aanleiding geweest om alsnog een totaalrapportage op te stellen over de resultaten van alle onderzoeken uit het. Deze rapportage treft u aan in bijgevoegd document. Voorop staat dat alle onderzoeken inmiddels zijn uitgevoerd. De aanbevelingen zijn door de organisatie opgepakt en voor een deel al geïmplementeerd. Voor elk onderzoek wordt ingegaan op de elementen die zijn voorgeschreven in de verordening 213a. Dat betreft het object van onderzoek, de reikwijdte, de doelstellingen van het onderzoek, de doorlooptijd en uiteraard de conclusies en aanbevelingen. In de kolom verbeteraanpak wordt het standpunt van het college verwoord en aangegeven wat de status is op dit moment. Indien noodzakelijk is een extra toelichting opgenomen. 2

3 Onderdeel: Begraafrechten (doelmatigheid) Administratieve organisatie begraafrechten De inrichting van de subadministratie en aansluiting op de financiële administratie Doelmatige inrichting van de administratie, gericht op de volledigheid van de opbrengstverantwoording Vierde kwartaal 2012 Maatregelen zijn getroffen. De inrichting van de subadministratie sluit volledig aan bij de financiële administratie. Ook de accountant trekt deze conclusie in de managementletter Geen Onderdeel: Begraafrechten (rechtmatigheid) De aanslag voor het opleggen van de begraafrechten De rechtshandelingen die nodig zijn voor het opleggen van de aanslag Rechtmatige aanslagoplegging Eerste kwartaal 2013 Op basis van een steekproef is gebleken dat de totstandkoming van de aanslagen rechtmatig heeft plaatsgevonden. Geen Onderdeel: Subsidies(doelmatigheid) Object van onderzoek Reikwijdte Doelstellingen Doorlooptijd en methode Conclusies en aanbevelingen Verbeteraanpak Bevorderen procesmatig denken en samenwerking bij het proces subsidies, creativiteit verhogen en leveren van een bijdrage aan de bezuinigingen Alle subsidies, opgenomen in de paragraaf 5.2. van de programmabegroting 2012, overzicht geraamde subsidies Onderzoek naar verbeteringen in het huidige proces, gericht op het transparant maken van afspraken met de subsidiepartijen, het terugbrengen van overbodige controles, het minimaliseren van collegevoorstellen en meer gemak voor de aanvrager. In beeld brengen van de mogelijke besparingen. Medio 2012 gestart, begin 2013 afgerond. Processcan en interviews - Het is mogelijk het proces te verbeteren door stroomlijning van de procesgang en combineren van beslismomenten middels gelijktijdige behandeling aanvraag en vaststelling. - Hierdoor ontstaat een kortere doorlooptijd en minder werk voor de aanvrager - 100% reductie van collegevoorstellen (behoudens uitzonderingen). Geeft wel piekbelasting voor de Het college neemt de aanbevelingen uit de rapportage over. Dit betekent: - een gelijktijdige behandeling van aanvraag en vaststelling. - Reductie collegevoorstellen Reeds afgeronde acties: - aanpassing mandaten, waarmee reductie collegevoorstellen is bereikt. Nog te starten acties: Implementatie nieuwe proces van subsidieproces Om de piekbelasting en de

4 Object van onderzoek Reikwijdte Doelstellingen Doorlooptijd en methode Conclusies en aanbevelingen Verbeteraanpak afdeling. Aanbevolen acties: - Implementeren nieuwe proces - Aanpassen systemen - Trainen medewerkers De nieuwe werkwijze kan bijdragen aan een besparing van De nieuwe voorgestelde werkwijze kent namelijk weinig vergelijkingsmateriaal in het land. Aanbevolen wordt om eerst een pilot toe te passen om de werkelijke besparing te bepalen. werkelijke besparing in beeld te brengen wordt dit in pilot vorm opgepakt. - aanpassen administratief systeem - trainen / begeleiden medewerkers In beeld brengen van de werkelijke besparingen a.d.h.v. de pilot en de vertaling maken naar de formatiereductie in het kader van STOER. Toelichting: De insteek bij dit 213a onderzoek is gericht geweest op het verbeteren van de efficiency in de procesgang, de zogenaamde workflow. Het college heeft met dit onderzoek niet beoogd het gehele subsidiestelsel onder de loep te nemen. Voor de rechtmatigheid wordt verwezen naar het volgende blokje in deze rapportage. Onderzoek naar verschillende nieuwe stelsels vindt plaats op basis van het traject Anders Subsidiëren wat is opgenomen als één van de kansrijke bezuinigingsthema s in de Kadernota De rechtmatige verstrekking van de subsidies is betrokken bij de uitvoering van de verbijzonderde Interne Controle over De geschetste verbeteraanpak draagt voor een deel bij aan de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport Doeltreffend Subsidiëren (uitgevoerd in 2012). De rekenkamer heeft in dit onderzoek de aanbeveling gedaan het subsidieproces en alle daarbij gemaakte afspraken en besluiten transparant te maken door op een voor alle betrokken medewerkers toegankelijke wijze de feiten vast te leggen en te archiveren. De raad heeft deze aanbeveling overgenomen. In de jaarrekening 2012 (pagina 109) is gerapporteerd dat hiertoe het principe van het zaakgericht werken wordt toegepast. Een follow up van de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport Doeltreffend Subsidiëren is recent opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering van de Jaarstukken Uiteraard zal in de begroting 2014 weer een update worden gegeven. 4

5 Onderdeel: Subsidies(rechtmatigheid) Object van onderzoek Reikwijdte Doelstellingen Doorlooptijd en methode Conclusies en aanbevelingen Verbeteraanpak Proces van subsidieverstrekking en subsidievaststelling Alle subsidies, opgenomen in de paragraaf 5.2. van de programmabegroting 2012, overzicht geraamde subsidies. Voor de vaststelling is gekeken naar subsidiejaar 2011 en voor de verstrekking (aanvraag) is gekeken naar Rechtmatige vaststelling en verstrekking van subsidies. Medio 2012 gestart, begin 2013 afgerond. Beoordeling van de controles die in het lijnproces zijn uitgevoerd (a.d.h.v. de ingevulde checklists) Zowel bij de vaststelling als bij de verstrekking van de in de steekproef betrokken subsidies is sprake van een rechtmatige totstandkoming van de rechtshandeling. De checklists worden door de betreffende functionaris ingevuld, onderbouwd met bewijsstukken zoals aanvraagformulier, jaarverslagen, jaarrekeningen het vaststellingsbesluit wat het college heeft genomen. Uit de rechtmatigheidscontrole van de subsidies vloeien geen verbeteracties voort. Invoering Procesmanagement (verbetering processen) Onderdeel: Planning & Controlcyclus Planning & controlcyclus Totstandkoming van de planning & controldocumenten, waaronder ook begrepen de begrotingswijzigingen Efficiëntere inrichting van de processen, verhelderen rolverdeling intern en met shared service centre, verbeterde control op begrotingswijzigingen. Medio 2012 gestart, eind 2012 afgerond. Processcan en interviews. - Efficiëntere inrichting is mogelijk, maar vraagt medewerking vanuit SCD. Aanbevolen acties: - Concretiseer afspraken, monitor de uitvoering en evalueer periodiek. - Investeer het voordeel in kwaliteitsverbetering producten en processen - Zet in op vereenvoudiging van o.a. rente en kostenverdeling. Er is een besparing te realiseren van ongeveer Geadviseerd wordt deze besparing aan te wenden voor de continue kwaliteitsverbetering van de sturingscylus. Het college neemt de aanbevelingen over: Reeds afgeronde acties: - Afspraken met SCD zijn concreet gemaakt, de uitvoering wordt gemonitord door de nieuw aangestelde coördinator FPC en elk proces wordt geëvalueerd, zonodig samen met concerncontroller en/of accountant; - Eerste stap in vereenvoudiging kostentoerekening is gezet (aanpassen kostenplaatsenstructuur a.d.h.v. de nieuwe organisatie. Nog op te starten acties: - verdere vereenvoudiging kostenverdeelstaat (2014) 5

6 Invoering Procesmanagement (verbetering processen) Onderdeel: Projectmatig werken Projectmatig werken Het proces van projectmatig werken. Heldere rolverdeling tussen de verschillende actoren (raad, college, directie, projectleider) Beheersing van de projectbudgetten verbeteren Verbeteren van het integraal werken in projecten Medio 2012 gestart, eind 2012 afgerond. Processcan en interviews. - Herijken van het visiedocument Projectmatig werken en dit visiedocument laten vaststellen door de raad; - Beschrijven en borgen opdrachtgevers- en opdrachtnemersnemersrol (bestuurlijk en ambtelijk); - Beschrijving van het proces; - Maak een strategische planning voor het bepalen van de workload projecten voor de komende vijf jaar; Investeer in de samenwerking Projecten en FPC; Blijf investeren in bestuurlijk draagvlak voor deze wijze van projectmanagement. Er is op dit moment geen besparing te realiseren. De aanbevelingen zijn overgenomen door het college. Reeds afgeronde acties: - Er is een uitwerking opgesteld van de verschillende rollen, uitgewerkt in een procesbeschrijving - Er is bij FPC een projectcontroller benoemd als spil in de samenwerking tussen Projectleiders en FPC. - In het kader van de regionale samenwerking is een businesscase gestart om het projectmanagement regionaal te organiseren. Nog op te starten acties: - Herijken van het visiedocument projectmatig werken (planning vierde kwartaal 2013) - Bij het begrotingsproces 2014 zal een doorkijk worden geschetst van de lopende en op te starten projecten voor de komende vijf jaar. Implementeren van de verbeteracties in de werkprocessen. Toelichting Het verbeteren van het projectmatig werken wordt ook opgepakt vanuit de managementletter In de managementletter staan de volgende aanbevelingen: 1. Verbeteren risicoanalyse bij projecten 2. Herijken Projectmatig Werken (visiedocument, in lijn met aanbevelingen 213a onderzoek) 6

7 3. Informatievoorziening verfijnen op het niveau van de raad. 4. Invoeren verplichtingenadministratie 5. Verbetering strategie, beleid, kaders, organisatie, toezicht, control en risico s (beheersing). Ad 1. Krijgt een plaats in de op te stellen nota Risicomanagement. Hiervoor is inmiddels een procesvoorstel opgesteld voor de raad. Ad 2. Wordt opgepakt als verbeterpunt (zie boven) Ad 3. Is reeds opgepakt en afgerond. Met de afwijkingenrapportage 2013 is het projectformat verder doorontwikkeld en is over alle projecten gerapporteerd aan de raad. Ad 4. Moet nog worden opgepakt (vierde kwartaal 2013) Ad 5. De projectbeheersing is voor een groot deel uitgewerkt in de procesbeschrijving, maar moet nog worden geïmplementeerd in de werkprocessen. De projectbeheersing zal deel uitmaken van het visiedocument. Interne controle Onderdeel: Begraafrechten Administratieve organisatie begraafrechten De inrichting van de subadministratie en aansluiting op de financiële administratie Volledigheid van de opbrengstverantwoording Vierde kwartaal 2012 Maatregelen zijn getroffen. De inrichting van de subadministratie sluit volledig aan bij de financiële administratie. Ook de accountant trekt deze conclusie in de managementletter Afgerond. 7