SwingTravel Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Klein Boom Putte +32(0) SwingTravel Gebruikershandleiding SwingTravel_manuel 1 van 228 Last saved: BY

2 SwingTravel Gebruikershandleiding... 1 SwingTravel-Aankoop Factuur Rapporten Aankoopfacturen / afsluitdatum Aankoopfactuur / Leverancier SwingTravel-Aankoop Factuur Dossier Meerdere dossiers Groep Wijzigen factuurstatus Aankoopfactuur inschrijven SwingTravel-Aankoop Rapporten Toestand aankoopfactuur per dossier Vergelijking dossier Bestand dossier verkoop/aankoop Rendement op aankoop geboekt Vergelijking Dossier / leverancier Toestand aankoopfactuur/groep Niet goedgekeurde aankoopfacturen Commissies op betalingen ter plaatse Vergelijking groep Rendement groep detail op aankoop geboekt Verdeling aankoopfacturen/dossier SwingTravel-Aankoop Touroperator Licentie Beheer SwingTravel-Aankoop Touroperator Domiciliatie Beheer SwingTravel-Aankoop Touroperator Aankoopfactuur Beheer Initialisatie Werking File samenstellen, downloaden en uitpakken File opladen in SwingTravel.net Resultaat controleren via de rapporten SwingTravel-Aankoop Touroperator SwingTravel_manuel 2 van 228 Last saved: BY

3 Rapporten Facturen van touroperator Ingelezen facturen Ingelezen facturen detail Domiciliaties van touroperator Ingelezen domiciliaties Ingelezen domiciliaties detail SwingTravel-verkoop Dossier Rapporten Op vertrekdatum Op retourdatum Op klantcode Te factureren Voorschot te betalen Saldo te betalen Op boekingsdatum / Contact Overzicht Klant / Leverancier Boeking Detail Facturen Klant / Leverancier Operationele toestand Reiziger Reiziger per Leverancier Toestand Leverancier Op datum uitvoering / Leverancier Op datum uitvoering / Reiziger Omzet klant Omzet Klant / Reiziger Op reservatie systeem Product / Boeking Vergelijking Betaling / Afsluitdatum Welcome Home-file Verzekering SwingTravel-Verkoop Initialisaties Agentschap Beheer SwingTravel-Verkoop Initialisaties SwingTravel_manuel 3 van 228 Last saved: BY

4 Firma Beheer Agentschap algemeen Travel Alg Verblijf Transport Pay Type Betaalmiddel CRS Systeem SwingTravel-Verkoop Verkoopfactuur Rapporten Lijst facturen op afsluitdatum SwingCount Leveranciers Product term Beheer SwingCount Leverancier Product termen Rapporten SwingTravel-Verkoop Kassa Transferten SwingTravel-Verkoop Kassa Beheer SwingTravel - Dossier SwingCar Kleine kassa SwingTravel-Verkoop Kassa Opstartfase Andere betalingen Beheer SwingTravel-Verkoop Kassa Opstartfase Andere betalingen Rapporten SwingTravel-Verkoop Kassa Rapporten SwingTravel-Verkoop Kassa Opstartfase SwingTravel_manuel 4 van 228 Last saved: BY

5 Beginnen met bedrag Beheer SwingTravel-Verkoop Agenda Beheer SwingTravel-Verkoop Agenda Rapporten SwingTravel-verkoop Export Rapporten Export Selectie Export Verzekering SwingTravel-verkoop Algemeen Groep agentschappen Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Luchtvaartmaatschappij Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Luchtvaartmaatschappij Rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen Luchthaven Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Luchthaven Rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen Brochurekeuze Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Brochure keuze Rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen Oorzaak annulatie Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Oorzaak annulatie SwingTravel_manuel 5 van 228 Last saved: BY

6 Rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen Boekingskanaal Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Boekingskanaal Rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen Codewoord Beheer Creatie nieuw codewoord SwingTravel-Verkoop Algemeen Codewoord Rapporten SwingTravel Verkoop Algemeen Contact Beheer Tab travel Tab Tour SwingTravel-Verkoop Algemeen Contact Rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen Bestemming Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Bestemming Rapporten SwingTravel-verkoop Algemeen Export selectie Beheer Tab Product Tab Leverancier Tab Codewoord SwingTravel-verkoop Algemeen SwingTravel_manuel 6 van 228 Last saved: BY

7 Export selectie rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen Aanspreekvorm Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Aanspreekvorm Rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen Herkomst Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Herkomst Rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen Product Beheer Product vertrek periode: (*) SwingTravel-Verkoop Algemeen Product Rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen Productterm Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Productterm Rapporten SwingTravel-verkoop Algemeen Saving reason Beheer SwingTravel-verkoop Algemeen Saving reason Rapporten SwingTravel-verkoop Algemeen Traincarrier Beheer SwingTravel-verkoop Algemeen Traincarrier rapporten SwingTravel_manuel 7 van 228 Last saved: BY

8 SwingTravel-Verkoop Algemeen Treinstation Beheer SwingTravel-Verkoop Algemeen Treinstation Rapporten SwingTravel-Verkoop Algemeen BTW Beheer Reis bemiddeling Eigen organisatie SwingTravel-Verkoop Algemeen BTW Raporten SwingTravel-verkoop Groepsreis Copy Tab Periodiek Tab Toepassen Tab Uitsluiten SwingTravel-Verkoop Groepsreis Beheer Tabblad data Tabblad vertrek/detail SwingTravel-Verkoop Groepsreis Rapporten Groepsreis Groepsreis / codewoord Groepsreis met deelnemers Mogelijke afreisdata Op te volgen dossiers SwingTravel-Verkoop Verzendingslijst Rapporten Printen van etiketten Stap 1: SwingTravel_manuel 8 van 228 Last saved: BY

9 Stap 2 : SwingTravel-Aankoop Touroperator Aankoopfactuur Import Pdf SwingTravel-Verkoop ReservationSystem Initialisaties Delete CrsBookings SwingTravel-Verkoop ReservationSystem Initialisatie Importsettings Ticketsettings Delete CrsBookings SwingTravel-Verkoop ReservationSystem Initialisatie Rapporten SwingTravel-Verkoop Reservation System Manueel ticket Void / beschikbaar zetten Void zetten Beschikbaar zetten Afrekening Import File SwingTravel-Verkoop Reservation System Rapporten Afrekening Afrekening goedgekeurd Ticket Routing Verkoopprijs vergelijking Saving Vergelijking afrekening met bestand Rendement Omzet luchtvaartmaatschappij SwingTravel-Verkoop Luchthavenvervoer Chauffeur Beheer SwingTravel_manuel 9 van 228 Last saved: BY

10 Chauffeur Planning SwingTravel-verkoop Luchthavenvervoer Parameters Beheer Registratie luchthavenvervoer in een dossier Aanmaken van een luchthavenvervoer record Rapporten Vervoerbewijs Luchthavenvervoer lijst Luchthavenvervoer Lijst Luchthavenvervoer controle Luchthavenvervoer prijs postcode SwingTravel-verkoop Luchthavenvervoer Parameters Beheer Registratie luchthavenvervoer in een dossier Aanmaken van een luchthavenvervoer record RAPPORTEN Vervoerbewijs Luchthavenvervoer lijst Luchthavenvervoer Lijst Luchthavenvervoer controle Luchthavenvervoer prijs postcode SwingTravel-verkoop Luchthavenvervoer Postcode Beheer RegionPrice SwingTravel-verkoop Dossier Beheer Opvragen bestaand dossier Creatie nieuwe dossier Bewaren en printen van het dossier SwingTravel-Verkoop Dossier Document SwingTravel_manuel 10 van 228 Last saved: BY

11 SwingTravel-verkoop Dossier Credit Card Exchange Special agency settings SwingTravel-verkoop Dossier Credit Card Exchange Rapporten SwingTravel-Verkoop Dossier Waardebon - Rapporten Waardebon - Systeem SwingTravel-Verkoop Initialisaties Firma Copy Data SwingTravel Verkoop Verkoopfactuur Beheer Manuele facturatie SwingTravel-Verkoop Verkoopfactuur Voorbereiden Voorbereiden verkoopfactuur SwingTravel-Verkoop Verkoopfacturen Document SwingTravel Bonuspunten-systeem Initialisatie Activeren Instellen van de producten waarop bonuspunten worden toegekend Klanten activeren die bonuspunten krijgen Werking Punten toekennen of inruilen Rapporten SwingTravel-verkoop Dossier Voucher Beheer SwingTravel-verkoop Dossier Voucher Rapporten SwingTravel-Verkoop Statistieken ABTO-WES Bestemmingen (*) SwingTravel-Verkoop Statistieken ABTO-WES Rapporten (*) SwingTravel_manuel 11 van 228 Last saved: BY

12 SwingTravel-Verkoop Statistieken Rapporten Omzet per dag Omzet per dag detail Omzet met selecties Omzet met selecties detail Geannuleerde omzet en geannuleerde omzet detail Omzetvergelijking SwingTravel_manuel 12 van 228 Last saved: BY

13 SwingTravel-Aankoop Factuur Rapporten Aankoopfacturen / afsluitdatum Tweeledige lijst met enerzijds alle aankoopfacturen reeds ontvangen met een vertrekdatum na de gekozen afsluitdatum, anderzijds alle aankoopfacturen nog niet ontvangen met een vertrekdatum voor de gekozen afsluitdatum. Gegevens op de lijst facturen op afsluitdatum - agentschapscode/dossiernummer - vertrekdatum - factuurdatum (indien reeds gefactureerd) - klantcode - klantnaam - leverancier - bedrag De weergave van de lijst kan u zelf bepalen : de lijst facturen op afsluitdatum wordt geëxporteerd en opgeslagen op uw lokale harde schijf of op diskette (het programma geeft u de keuze het document te bewaren als html-bestand, xml-bestand of csv-bestand) de lijst wordt in pdf-formaat weergegeven op het scherm, indien nodig kan de lijst worden afgedrukt SwingTravel_manuel 13 van 228 Last saved: BY

14 Aankoopfactuur / Leverancier Geeft een overzicht per leverancier van de ingeschreven facturen gebaseerd op de inschrijvingsdatum van de factuur en de vertrekdatum van het dossier Je kan filteren op Code leverancier, Inschrijvingsdatum factuur, Vertrekdatum dossier Gegevens op de lijst facturen / leverancier - leverancier - dossiernummer - factuur - datum F. - Referentie - Vertrek - Bedrag SwingTravel_manuel 14 van 228 Last saved: BY

15 SwingTravel-Aankoop Factuur Dossier Meerdere dossiers Groep Wijzigen factuurstatus Via dit programma kan u de status (betwisting, voorschot, saldo) van ingeschreven aankoopfacturen (inbrengen en wijzigen aankoopfactuur) wijzigen. Het reeds ingeschreven factuur kan u oproepen door ingave van agentschapscode, leverancierscode en dossiernummer. Vervolgens is het mogelijk de factuurstatus te wijzigen. Aankoopfactuur inschrijven Via dit programma kan u een aankoopfactuur koppelen in een dossier zonder dat deze wordt ingeschreven in SwingCount. Om zo toch correcte rendementsrapporten te trekken voor de dossiers. Geef Agentschapscode, leveranciers code en dossiernummer in en klik op Vervolledig vervolgens het scherm. Wanneer je bijkomend bedrag hebt ingevuld en het veld verlaat komen er extra velden waar de factuurdatum, journaalnummer, factuurnummer en referentie kunnen ingevuld worden. Als al het gewenste ingevuld is klik je op SwingTravel_manuel 15 van 228 Last saved: BY

16 SwingTravel-Aankoop Rapporten Hier kan u lijsten met betrekking tot de aankoop raadplegen : - Toestand aankoopfactuur per dossier - Vergelijking dossier - Bestand dossier verkoop/aankoop - Rendement op aankoop geboekt - Vergelijking dossier / leverancier - Toestand aankoopfactuur / groep - Niet-goedgekeurde aankoopfacturen - Commissies op betalingen ter plaatse - Vergelijking per groep - Rendement groep detail op aankoop geboekt - Verdeling aankoopfacturen/dossier De weergave van de lijst kan u zelf bepalen : de lijsten worden geëxporteerd en opgeslagen op uw lokale harde schijf of op diskette (het programma geeft u de keuze het document te bewaren als html bestand, xml-bestand of csv-bestand) de lijst wordt in pdf-formaat weergegeven op het scherm, indien nodig kan de lijst worden afgedrukt Toestand aankoopfactuur per dossier Overzicht van de marge per dossier gerangschikt op dossiernummer, rekening houdend met de ingeschreven aankoopfacturen. Er is een selectie mogelijk op code agentschap, dossiernummer, vertrekdatum, en status van de factuur (geen selectie, betwisting, voorschot, saldo, nog niet gefactureerd of volledig afgehandeld). SwingTravel_manuel 16 van 228 Last saved: BY

17 Gegevens op lijst status aankoopfacturatie per dossier - dossiergegevens (dossiernummer, vertrekdatum, bestemming) - leverancierscode - bedrag aankoop of ingeschreven aankoopfactuur - bedrag theoretische aankoop, op basis van de verkoopfactuur en rekening houdend met commissie van de leverancier - bedrag verkoop of ingeschreven verkoopfactuur - % of marge dossier (=[verkoop-aankoop]/verkoop), indien <> berekend op de theoretische aankoop - datum aankoopfactuur in journaal - journaalnummer/factuurnummer Vergelijking dossier Overzicht van de marge per dossier gerangschikt op vertrekdatum, rekening houdend met de ingeschreven aankoopfacturen. Er is een selectie mogelijk op code agentschap, vertrekdatum, boekingsdatum, status factuur (geen selectie, betwisting, voorschot, saldo, nog niet gefactureerd of volledig afgehandeld), %brutomarge en dossiers toegewezen aan een groep. Gegevens op lijst dossiervergelijking per dossier - vertrekdatum - agentschap/dossiernummer - omschrijving - verkoopprijs - theoretische aankoop - werkelijke aankoop - saldo (=verschil tussen theoretische en werkelijke aankoop) - brutomarge (=aankoop verminderd met verkoop), indien <> berekend op theoretische aankoop - % (=[verkoop-aankoop]/verkoop), indien <> berekend op theoretische aankoop Bestand dossier verkoop/aankoop Maakt een file per agentschap met filtering op vertrek en/of creatiedatum en status factuur. Geeft een overzicht van de verkoop, theoretische aankoop en reële aankoopprijs per dossier Gegevens in bestand dossier verkoop/aankoop - Code agentschap - Dossier - Aankoopreferentie - Creatiedatum - Datum vertrek - Omschrijving - Klantnaam - Verkoopprijs - Aankoopprijs Theoretisch - Aankoopprijs SwingTravel_manuel 17 van 228 Last saved: BY

18 - Datum Annulatie - Kost annulatie - Commissie Rendement op aankoop geboekt Geeft een overzicht van het rendement op verkoop (excl. btw) per dossier gebaseerd op de ingeboekte aankoopwaarde. Je kan filteren op agentschap, datum vertrek, datum creatie, code kanaal Gegevens op lijst rendement op aankoop geboekt - Dossier - Creatie datum - Klantcode - Datum vertrek - Code kanaal - Aankoopwaarde - Verkoopwaarde - Verschil verkoop aankoop - % verschil - Klantnaam - leverancier Vergelijking Dossier / leverancier Overzicht van de marge per leverancier, rekening houdend met de ingeschreven aankoopfacturen. Er is een selectie mogelijk op code agentschap, leverancier, vertrekdatum, status factuur (geen selectie, betwisting, voorschot, saldo, nog niet gefactureerd of volledig afgehandeld), % brutomarge, productcode en dossiers toegewezen aan een groep. Gegevens op lijst dossiervergelijking per leverancier - leverancier - agentschap/dossiernummer - omschrijving - verkoopprijs - theoretische aankoop - werkelijke aankoop - saldo (=verschil tussen theoretische en werkelijke aankoop) - brutomarge (=aankoop verminderd met verkoop), indien <> berekend op theoretisch aankoop - % (=[verkoop-aankoop]/verkoop), indien <> berekend op theoretisch aankoop - totalen per leverancier SwingTravel_manuel 18 van 228 Last saved: BY

19 Toestand aankoopfactuur/groep Overzicht van de status van de aankoopfacturatie per groepsreis, rekening houdend met de ingeschreven aankoopfacturen. Er is een selectie mogelijk op groepscode en vertrekdatum. Gegevens aankoopfacturatie/groep - groepscode - bestemming groepsreis - vertrekdatum groepsreis - status van de aankoopfacturatie - aantal pax - aantal dagen (duur van de reis) - factuurdatum - referentie factuur - leverancier factuur - bedrag in vreemde munt - bedrag in euro Niet goedgekeurde aankoopfacturen Overzicht van alle aankoopfacturen in status betwisting, met selectie op code agentschap en leverancier. Gegevens op lijst niet-goedgekeurde aankoopfacturen - leverancier - factuurdatum - factuur(f)/creditnota(c) - bedrag - infolijn - agentschap/dossiernummer - eigen factuurnummer Commissies op betalingen ter plaatse Overzicht van de te ontvangen commissies voor dossiers met actiecode P (ter plaatse te betalen). Er is een selectie mogelijk op code agentschap, leverancier, dossiernummer, afgesloten ontvangsten en weergave in detail. Gegevens op lijst commissies betalingen ter plaatse - vertrekdatum - agentschap/dossiernummer - eerste deelnemer - referentie/info - commissie/munt (actiecode P) op verkoopprijs - ontvangen commissie SwingTravel_manuel 19 van 228 Last saved: BY

20 Vergelijking groep Overzicht van de marge per groepsreis, rekening houdend met de ingeschreven aankoopfacturen. Er is een selectie mogelijk op groepscode, vertrekdatum, geannuleerde dossiers, status factuur (geen selectie, aankoopfacturatie volledig afgesloten, aankoopfacturatie niet afgesloten) en brutomarge. Gegevens op lijst dossiervergelijking per groep - groepscode - bestemming - aantal pax - verkoopprijs - theoretische aankoop - werkelijke aankoop - saldo (=verschil tussen theoretische en werkelijke aankoop) - brutomarge (aankoop verminderd met verkoop), indien <> berekend op de theoretische aankoop - % ([verkoop-aankoop/verkoop], indien <> berekend op de theoretisch aankoop - totalen per groepscode Rendement groep detail op aankoop geboekt Geeft een overzicht in detail van de ingeboekte aankoop voor de dossier behorende tot een groepscode Gegevens op lijst rendement groep detail op aankoop geboekt - groep - vertrekdatum groep - codewoord - dossier - leverancier - verkoopprijs - verkoopprijs excl. BTW - aankoop Verdeling aankoopfacturen/dossier Overzicht van alle aankoopfacturen die aan een dossier zijn toegewezen. Er is een selectie mogelijk op journaalnummer, factuurnummer, boekingsdatum en leverancier. SwingTravel_manuel 20 van 228 Last saved: BY

21 Gegevens op lijst verdeling aankoopfacturen/dossier - factuurnummer - boekingsdatum - leverancier - agentschap/dossier - klantnaam - referentie - bedrag aankoopfactuur SwingTravel_manuel 21 van 228 Last saved: BY

22 SwingTravel-Aankoop Touroperator Licentie Beheer Vooraleer u kan starten met het inlezen van aankoopfacturen, moeten er bepaalde gegevens worden ingebracht. - licentienummer = licentienummer van de touroperator (1067 TC, 7113 JETAIR, 7114 JETAIRFLY) - code leverancier = eigen leverancierscode van de desbetreffende touroperator - marge % = maximale afwijking van de werkelijke aankoopprijs t.o.v. de theoretische aankoopprijs/berekende aankoopprijs - marge max. bedrag = maximale afwijking van de werkelijke aankoopprijs t.o.v. de theoretische aankoopprijs/berekende aankoopprijs SwingTravel_manuel 22 van 228 Last saved: BY

23 SwingTravel-Aankoop Touroperator Domiciliatie Beheer Net zoals voor de automatische verwerking van de aankoopfacturen van touroperators, bestaat ook de mogelijkheid domiciliaties automatisch te verwerken. U selecteert eerst het diverse posten journaal*. Vervolgens bepaalt u zelf de boekingsdatum, dit is de datum waarop de automatische diverse post in het journaal wordt ingeschreven. Verder moet u ook de wachtrekening** opgeven. Tot slot duidt u aan waar de file zich bevindt. U kan met de <bladeren>knop zoeken waar de file zich op uw computer bevindt. Het bestand haalt u op door te klikken op <upload> en bevestigt met. Als u alles correct heeft gedaan, verschijnt de mededeling "domiciliaties werden succesvol weggeschreven" op het scherm. Ter controle kan u in lijsten touroperator controleren welke domiciliaties verwerkt werden en welke niet. Aanmaken diverse posten journaal : zie Swingcount/Initialisaties/Journalen Automatische diverse post : Bij de verwerking van de lijst domiciliaties wordt er een automatische diverse post aangemaakt waarbij de touroperator afgeboekt zal worden t.o.v. een wachtrekening (49- rekening). Op het ogenblik dat de domiciliatie werkelijk van de bankrekening gaat, dient men het totaal verwerkte bedrag niet meer te boeken op de leverancier maar aan te zuiveren met de opgegeven wachtrekening. Aankoopfacturen moeten ook automatisch ingeschreven zijn! De file moet volgende structuur hebben Omschrijving Max lengte Soort Plaatsnr verplicht Identificatie leverancier 4 Alfa 1 J licentienummer Identificatie klant licentienummer + 2 cijfers 6 Alfa 1 J Volgnummer factuur 14 Alfa 3 J Datum factuur 8 Num 4 J YYYYMMDD Vervaldatum factuur 8 Num 5 J YYYYMMDD PO nr 13 Alfa 6 J SwingTravel_manuel 23 van 228 Last saved: BY

24 Vertrekdatum 8 Num 7 N YYYYMMDD Naam reiziger 25 Alfa 8 N Munt 3 Alfa 9 J Bedrag klant van de 12 Dec 10 N totale po Bedrag netto 12 Dec 11 J reisbureau op deze factuur (+,-) Bedrag BTW op deze 12 Dec 12 N factuur Bedrag commissie van 12 Dec 13 N de totale PO Bedrag tax van de 12 Dec 14 N totale PO Domiciliatie: altijd DOM 3 Alfa 15 J Annulatiefactuur (Y/N) 1 Alfa 16 N SwingTravel_manuel 24 van 228 Last saved: BY

25 SwingTravel-Aankoop Touroperator Aankoopfactuur Beheer Automatische verwerking BTN aankoopfacturen: Initialisatie Om gebruik te kunnen maken van de automatische verwerking van de aankoopfacturen via BTN moeten volgende zaken geïnitialiseerd zijn: - De menu items moeten toegevoegd zijn voor de SwingTravel-aankoop Touroperator - De licenties moeten zijn ingegeven via SwingTravel-aankoop Touroperator Licentie - Aankoopjournaal 3 moet aangemaakt zijn, met onmiddellijke inschrijving geactiveerd Indien dit niet het geval is gelieve contact op te nemen met travel@servico.be Werking Zonder PDF documenten In BTN-E-Invoice consolidatiefile klikt u achteraan dubbel op het bestandje met extensie txt en vervolgens kiest u opslaan als. Meestal raden wij aan om als naam van het bestand de datum van de file te geven: vb txt en deze steeds in een zelfde hiertoe aangemaakte map te plaatsen. Hierna kan je verder gaan met File opladen in SwingTravel.net Met PDF documenten Volgende stappen moeten gebeuren: 1. File samenstellen, downloaden en uitpakken 2. File opladen in SwingTravel.net 3. Resultaat controleren via de rapporten Deze facturen worden automatisch ingelezen en goedgekeurd File samenstellen, downloaden en uitpakken Exporteer de consolidatie file (txt) en alle legale facturen van de afgelopen periode. Ga naar advanced search Kies begin en einddatum in de laatste regel Ontvangdatum tussen SwingTravel_manuel 25 van 228 Last saved: BY

26 Als begindatum: de dag na de voorlaatste consolidatiefile (typisch dinsdag van de afgelopen week) Als einddatum: de dag NA de laatste consolidatie file (typisch de dinsdag van de huidige week) Nota: Het lijkt misschien onlogisch dat u als einddatum de dag na het verschijnen van de consolidatiefile dient te selecteren. Dit wordt echter logisch wanneer u weet dat de datum 10 november betekent: 10 november om 0.00u In het voorbeeld wordt dus een periode gekozen van 3 november 0.00u tot 14 november 0.00u. Klik vervolgens op zoek U krijgt een selectie van documenten Kies maximum 20 documenten per pagina in drop down box rechts SwingTravel_manuel 26 van 228 Last saved: BY

27 (*) Kies selectie: Alle De geselecteerde documenten worden geladen Kies nu uit het drop-down menu Acties de actie Exporteer consol.doc (txt) + facturen (pdf) en druk op uitvoeren Het ZIP bestand consolidation-txt-legal-pdf.zip verschijnt SwingTravel_manuel 27 van 228 Last saved: BY

28 Selecteer openen en klik op OK of minimaliseer. Zeker niet opslaan. Het ZIP bestand wordt geopend en u kan de PDF s samen met de.txt openen of opslaan indien je dit wenst Wanneer het zoekresultaat maar 1 pagina is kan je direct verder gaan naar (**) Wanneer het zoekresultaat meer dan 1 scherm geeft dan mag dit scherm sluiten zonder het op te slaan of je kan ook verder gaan naar (**) en herhaal je bovenstaande voor elke pagina. Elke PDF heeft het volgende formaat: INVOICE_TOcode_invoicenummer_POnummer.pdf De consolidatie file heeft extensie.txt Indien het resultaat van de zoekopdracht in het scherm Geavanceerd zoeken meer dan 1 pagina met documenten oplevert dient u de acties vanaf (*) te herhalen per pagina. SwingTravel_manuel 28 van 228 Last saved: BY

29 Bijvoorbeeld: het resultaat van uw zoekopdracht bevat 35 documenten. Bij een pagina grootte van 20 betekent dat: eerst 20 documenten op de eerste pagina downloaden, vervolgens 15 documenten op de Volgende pagina), Werkwijze: U hebt de eerste pagina met documenten gedownload Ga terug naar het scherm met de zoekresultaten Klik vervolgens op Volgende om naar de volgende pagina te gaan Herhaal dan alle acties vanaf (*) De extra geselecteerde files zullen dan worden toegevoegd aan de bestaande Zip file. (**) Wanneer je de laatste pagina hebt gedaan dan kan je de files in de zip file uitpakken met de optie Alle bestanden uitpakken Selecteer alle files en druk op SwingTravel_manuel 29 van 228 Last saved: BY

30 Het systeem vraagt dan een locatie waar de files mogen worden uitgepakt. Dit doe je best op een vaste plaats. We raden aan een folder aan te maken via voor elke consolidatie file. De map moet volledig toegankelijk zijn voor de gebruiker Zo zijn de files makkelijk terug te vinden Druk op om het uitpakken te starten. Als dit gelopen heeft staan de files in de aangeduide folder en de files staan dan klaar om verwerkt te worden via SwingTravel-Aankoop. SwingTravel_manuel 30 van 228 Last saved: BY

31 Het uitpakken van de files kan verschillen naargelang het programma dat hiervoor gebruikt wordt (Windows, WinZip, WinRar, ) De schermen die hier getoond werden, werden gemaakt met WinRar File opladen in SwingTravel.net Ga naar SwingTravel-aankoop Touroperator Aankoopfactuur - Beheer Aankoopjournaal: Het aankoopjournaal voor de BTN aankopen, meestal 3 Boekingsdatum: Datum waarop aankoopfactuur geboekt wordt Bestand touroperator: Via zoek je het.txt bestand van de gedownloade consolidatie Druk op om de file inhoud van de file te bekijken SwingTravel_manuel 31 van 228 Last saved: BY

32 Druk op om de file te verwerken Deze boodschap zal verschijnen en er zal eveneens een nieuw scherm open gaan. Wanneer je de verwerking doet zonder de PDF documenten dan kan je hier direct Exit kiezen Bestand bestaat niet: Document zit niet in de folder om in te lezen in documenten beheer OK: Document kan worden in gelezen Reeds ingelezen: Document is reeds ingelezen in documenten beheer Druk op De documenten met OK zullen eveneens worden weggeschreven in het documentenbeheer. Aankoopfactuur is dan ook raadpleegbaar vanop het dossier. Documenten die reeds zouden in gelezen zijn worden niet overschreven, of opnieuw ingelezen SwingTravel_manuel 32 van 228 Last saved: BY

33 Resultaat controleren via de rapporten Ga naar SwingTravel-aankoop Touroperator Rapporten Kies het gewenste rapport: Facturen van touroperator: inhoud van de file weergeven Ingelezen facturen: overzicht van de ingelezen facturen en het resultaat Ingelezen facturen detail: overzicht van de ingelezen facturen in detail en het resultaat De andere documenten zijn hier niet belangrijk en zijn voor het controleren van domiciliaties Om te zien of de aankoopfacturen goed zijn verwerkt nemen we het rapport Ingelezen facturen of Ingelezen facturendetail. Beginnen met Lijst nr.: Eindige met Lijst nr.: Alle lijnen: Verwerkte lijnen: Niet verwerkte lijnen: Code leverancier: Je moet een lijstnummer opgeven. Je kan zoeken via de Per leverancier heb je een lijst. Wanneer je 2 leverancier hebt kies je best 2 lijsten. Alle lijnen en hun status worden getoond Enkel de facturen die zijn ingelezen worden getoond Enkel de niet ingelezen facturen worden getoond met de oorzaak Een bepaalde leverancier kiezen Je kan zoeken via de Best leeg laten SwingTravel_manuel 33 van 228 Last saved: BY

34 Volgende opmerkingen zijn mogelijk : i. PO nummer op datum is onbekend d.w.z. bij controle van de PO nummer in het dossier blijkt deze niet in overeenstemming met de PO nummer uit de ingelezen file ii. factuur reeds geboekt d.w.z. bij controle van het dossier blijkt het factuurnummer reeds gekend en zal het factuur geen tweede maal worden verwerkt iii. > x % d.w.z. het verschil tussen de werkelijke en de theoretische aankoop bedraagt meer dan x %, een percentage ingesteld in beheer licentie iv. OK, de factuur uit de file werd verwerkt Wanneer bepaalde facturen niet zijn verwerkt, dan kunnen de betreffende dossiers worden aangepast en kan je de procedure herhalen vanaf File opladen in SwingTravel.net Als alles goed verwerkt is krijg je in het rapport Niet verwerkte lijnen als resultaat SwingTravel_manuel 34 van 228 Last saved: BY

35 SwingTravel-Aankoop Touroperator Rapporten In lijsten touropertor kan u verschillende lijsten opvragen met betrekking tot het inlezen van domiciliaties en facturen van touroperators, o.a. Thomas Cook. Het gaat hier om volgende lijsten : - Facturen van touroperator - Ingelezen facturen - Ingelezen facturen detail - Domiciliaties van touroperator - Ingelezen domiciliaties - Ingelezen domiciliaties detail Facturen van touroperator Overzicht van de factuurgegevens uit de automatisch in te lezen file via beheer facturen. Gegevens op lijst facturen van touroperator - leverancierscode - klantcode - factuurnummer - PO nummer - factuurdatum - vervaldatum facturen - vertrekdatum - klantnaam - brutobedrag - nettobedrag - BTW bedrag - commissie - tax Ingelezen facturen Overzicht van alle aankoopfacturen die automatisch zijn ingelezen via beheer facturen, met selectie op lijstnummer en leverancier. Bijkomend heeft u bij de weergave van de lijst de keuze tussen alle lijnen, alle verwerkte lijnen of alle niet-verwerkte lijnen. SwingTravel_manuel 35 van 228 Last saved: BY

36 Gegevens op lijst ingelezen facturen - lijstnummer facturen - licentienummer - datum - leverancier - factuurnummer - vertrekdatum - dossier - verwijzing naar aankoopjournaal en volgnummer - info : opmerking bij factuurnummer* Ingelezen facturen detail Gedetailleerd overzicht van alle facturen die automatisch zijn ingelezen via beheer facturen, met selectie op lijstnummer en leverancier. Bijkomend heeft u bij de weergave van de lijst de keuze tussen alle lijnen, alle verwerkte lijnen of alle niet-verwerkte lijnen. Gegevens op lijst ingelezen facturen detail - lijstnummer facturen - licentienummer - factuurdatum/vertrekdatum - leverancier - klantcode/klantnaam - factuurnummer - PO nummer - bruto aankoopbedrag - theoretisch aankoopbedrag - verschil - verschil (in %) Domiciliaties van touroperator Overzicht van de domiciliatiegegevens uit de automatisch in te lezen file via beheer domiciliaties. Gegevens op lijst domiciliaties van touroperator - leverancierscode - klantcode - factuurnummer - PO nummer - factuurdatum - vervaldatum factuur - vertrekdatum - klantnaam - nettobedrag SwingTravel_manuel 36 van 228 Last saved: BY

37 Ingelezen domiciliaties Overzicht van alle facturen die automatisch zijn ingelzen via beheer domiciliaties, met een selectie op lijstnummer en leverancier. Bijkomend heeft u bij de weergave van de lijst de keuze tussen alle lijnen, alle verwerkte lijnen of alle niet-verwerkte lijnen. Gegevens op lijst ingelezen domiciliaties - factuurnummer - vertrekdatum - PO nummer - info : opmerking bij factuurnummer* - cred.nummer : nummer factuur in aankoopjournaal - diverse post : nummer in diverse posten journaal** Ingelezen domiciliaties detail Gedetailleerd overzicht van alle facturen die automatisch zijn ingelezen via beheer domiciliaties, met een selectie op lijstnummer en leverancier. Bijkomend heeft u bij de weergave van de lijst de keuze tussen alle lijnen, alle verwerkte lijnen of alle niet-verwerkte lijnen. Gegevens ingelezen domiciliaties detail - lijstnummer facturen - licentienummer - factuurdatum/vertrekdatum - leverancier - klantcode/klantnaam - factuurnummer - PO nummer - nettobedrag - cred.nummer : nummer factuur in aankoopjournaal - diverse post : nummer in diverse posten journaal** * Volgende opmerkingen zijn mogelijk : 1) PO nummer op datum is onbekend d.w.z. bij controle van de PO nummer in het dossier blijkt deze niet in overeenstemming met de PO nummer uit de ingelezen file 2) factuur reeds geboekt d.w.z. bij controle van het dossier blijkt het factuurnummer reeds gekend en zal het factuur geen tweede maal worden verwerkt 3) > 2 % d.w.z. het verschil tussen de werkelijke en de theoretische aankoop bedraagt meer dan 2 %, een percentage ingesteld in beheer licentie 4) OK, de factuur uit de file werd verwerkt ** Automatische diverse post : SwingTravel_manuel 37 van 228 Last saved: BY

38 Bij de verwerking van de domiciliaties wordt een diverse post aangemaakt waarbij de touroperator afgeboekt zal worden t.o.v. een wachtrekening. Op het ogenblik dat de domiciliatie werkelijk van de bankrekening gaat, dient men het totaal verwerkte bedrag niet meer te boeken op de leverancier maar af te punten op de daartoe specifiek aangemaakte wachtrekening. Aankoopfacturen moet ook automatisch zijn ingelezen SwingTravel_manuel 38 van 228 Last saved: BY

39 SwingTravel-verkoop Dossier Rapporten Wordt gebruikt om overzicht lijsten te kunnen maken met betrekking tot gegevens die we kunnen terugvinden in de dossiers Via Boeking Rapporten kan je verschillende voorgeprogrammeerde rapporten opvragen Naargelang de keuze die je hier maakt krijg je de mogelijkheid om parameters op te geven om uw rapport te beperken tot de gegevens die je wenst te zien Hoe meer parameters je opgeeft hoe fijner het resultaat is Als je niet precies weet wat je zoekt selecteer dan de parameters iets ruimer Druk op Print om het rapport op het scherm te tonen en eventueel af te drukken of Export om de inhoud van het rapport te exporteren naar een Excel formaat via een CSV bestand of een.txt formaat voor de Welcome Home file Er kan een verschil zijn tussen het resultaat van de Print en de Export Via Selections kan je terug keren naar het scherm om andere parameters in te geven Volgende rapporten zijn mogelijk: - Op vertrekdatum - Op retourdatum - Op klantcode - Te factureren - Voorschot te betalen - Saldo te betalen - Op boekingsdatum / contact - Overzicht klant / Leverancier boeking - Detail Facturen Klant / Leverancier - Operationele toestand - Reiziger - Reiziger per leverancier - Toestand leverancier - Op datum uitvoering / Leverancier - Op datum uitvoering / Reiziger - Omzet klant - Omzet klant / Reiziger - Op reservatiesysteem - Product / Boeking vergelijking - Betaling / Afsluitdatum - Welcome Home-file - Verzekering SwingTravel_manuel 39 van 228 Last saved: BY

40 Op vertrekdatum Geeft een overzicht van de dossier gebaseerd op de vertrekdatum Beginnen met Datum vertrek en Eindigen met Datum vertrek zijn hier de aangewezen parametervelden Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Je kan een groep klanten met een bepaalde selectie code uitsluiten door Klant Code Selectie in te geven en Klant Code Selectie excl. aan te vinken SwingTravel_manuel 40 van 228 Last saved: BY

41 Op retourdatum Geeft een overzicht van de dossiers gebaseerd op de retour datum Beginnen met Datum retour en Eindigen met Datum retour zijn hier de aangewezen parametervelden Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Je kan een groep klanten met een bepaalde selectie code uitsluiten door Klant Code Selectie in te geven en Klant Code Selectie excl. aan te vinken SwingTravel_manuel 41 van 228 Last saved: BY

42 Op klantcode Geeft een overzicht van de dossiers gebaseerd op de klant code Code klant en Selectie Code Klant zijn hier de aangewezen parametervelden Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Hier kan je eveneens op de creatie datum een filter instellen Je kan een groep klanten met een bepaalde selectie code uitsluiten door Klant Code Selectie in te geven en Klant Code Selectie excl. aan te vinken SwingTravel_manuel 42 van 228 Last saved: BY

43 Te factureren Geeft een overzicht van de dossiers die te factureren zijn Eindigen met Datum vertrek en Toestand zijn hier de aangewezen parametervelden Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Je kan een groep klanten met een bepaalde selectie code uitsluiten door Klant Code Selectie in te geven en Klant Code Selectie excl. aan te vinken Wanneer er een staat onder manueel dan is dit een dossier dan manueel gefactureerd moet worden via SwingTravel-verkoop verkoopfactuur beheer Een <> markering geeft aan de facturatie nog niet is afgesloten SwingTravel_manuel 43 van 228 Last saved: BY

44 Voorschot te betalen Geeft een overzicht van de dossiers waarop nog een voorschot te betalen is Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Je kan een groep klanten met een bepaalde selectie code uitsluiten door Klant Code Selectie in te geven en Klant Code Selectie excl. aan te vinken Default worden klanten met een domiciliatie uitgesloten SwingTravel_manuel 44 van 228 Last saved: BY

45 Saldo te betalen Geeft een overzicht van de dossiers waarop nog een saldo te betalen is Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Je kan een groep klanten met een bepaalde selectie code uitsluiten door Klant Code Selectie in te geven en Klant Code Selectie excl. aan te vinken Default worden klanten met een domiciliatie uitgesloten SwingTravel_manuel 45 van 228 Last saved: BY

46 Op boekingsdatum / Contact Geeft een overzicht gesorteerd volgens creatie datum en contact Beginnen met Datum creatie en Eindigen met Datum creatie zijn hier de aangewezen parametervelden Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Je kan een groep klanten met een bepaalde selectie code uitsluiten door Klant Code Selectie in te geven en Klant Code Selectie excl. aan te vinken SwingTravel_manuel 46 van 228 Last saved: BY

47 Overzicht Klant / Leverancier Boeking Dit geeft een overzicht met per dossier de klant en de verschillende leveranciers Beginnen met Datum vertrek en Eindigen met Datum vertrek zijn hier de aangewezen parametervelden Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Je kan een groep klanten met een bepaalde selectie code uitsluiten door Klant Code Selectie in te geven en Klant Code Selectie excl. aan te vinken SwingTravel_manuel 47 van 228 Last saved: BY

48 Detail Facturen Klant / Leverancier Geeft een overzicht van de aankoop en verkoopfacturen die gekoppeld zijn aan de dossiers Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren De lijnen met A zijn de aankoopfacturen en de lijnen met een V zijn de verkoopfacturen SwingTravel_manuel 48 van 228 Last saved: BY

49 Operationele toestand Geeft een overzicht van de verschillende toestanden van de dossier gesorteerd per vertrekdatum Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Reiziger Geeft een overzicht van de reizigers en hun gegevens die aan een Dossier of Groep gekoppeld zijn Selecteer eerst of je voor een Boeking of voor een Groep de reizigers wil krijgen Via je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren SwingTravel_manuel 49 van 228 Last saved: BY

50 Voor een groep krijg je alle dossiers te zien die aan deze groep gekoppeld zijn SwingTravel_manuel 50 van 228 Last saved: BY

51 Reiziger per Leverancier Voor een bepaalde leverancier de reizigers opvragen voor een periode Code leverancier is hier verplicht in te geven Via je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Geannuleerde boekingen worden default niet opgenomen Je kan ze wel meenemen door ook Geannuleerde boeking te activeren Toestand Leverancier Geeft per leverancier en per product de toestand van de productlijnen Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren SwingTravel_manuel 51 van 228 Last saved: BY

52 Op datum uitvoering / Leverancier Geeft per leverancier de dossiers waarop er op een bepaalde dag een uitvoering is Beginnen met datum uitvoering en Eindigen met Datum uitvoering zijn hier de aangewezen parameter velden Mogelijkheid tot sorteren per leverancier Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren SwingTravel_manuel 52 van 228 Last saved: BY

53 Op datum uitvoering / Reiziger Geeft een overzicht van de verschillende reizigers op een bepaalde uitvoeringsdatum Beginnen met datum uitvoering en Eindigen met Datum uitvoering zijn hier de aangewezen parameter velden Via je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren SwingTravel_manuel 53 van 228 Last saved: BY

54 SwingTravel_manuel 54 van 228 Last saved: BY

55 Omzet klant Geeft een overzicht van de omzet per product voor één of meerder klanten Klantcode is hier het aangewezen parameter veld Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren CC = Credit Card SwingTravel_manuel 55 van 228 Last saved: BY

56 Omzet Klant / Reiziger Geeft de mogelijkheid om de omzet per reiziger voor één of verschillende klanten voor de verschillend producten gesorteerd op product of op reiziger Via en kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Sortering op product SwingTravel_manuel 56 van 228 Last saved: BY

57 Sortering op reiziger Hier wordt geen onderverdeling gemaakt per product Op reservatie systeem Geeft een overzicht van de reservaties voor leveranciers of voor de verschillende reservatie systemen Leveranciers Beginnen met Code leverancier en Eindigen met Code leverancier zijn hier de aangewezen parameter velden Via kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren SwingTravel_manuel 57 van 228 Last saved: BY

58 Via Reservationsystem Beginnen met Reservationsystem en Eindigen met Reservationsystem zijn hier de aangewezen parameter velden Via kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren SwingTravel_manuel 58 van 228 Last saved: BY

59 Product / Boeking Vergelijking Geeft voor een bepaald product de dossier waarin dit product opgenomen is en voor hoeveel t.o.v. de totaalwaarde van het dossier Product Code is het aangewezen parameter veld Via kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Betaling / Afsluitdatum Geeft een overzicht van wat er betaald is op een dossier tot de Afsluitdatum Selecteer een afsluitdatum met SwingTravel_manuel 59 van 228 Last saved: BY

60 Welcome Home-file Geeft de mogelijkheid om een file te maken met de klanten die terug komen op een bepaalde datum of periode Door op het File icoon te drukken wordt er een file gemaakt in.txt formaat Deze file bevat het adres, de retourdatum en de taal code van de klanten Via kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren SwingTravel_manuel 60 van 228 Last saved: BY

61 Verzekering Geeft de mogelijkheid om een file te exporteren d.m.v. een.csv bestand via het Export icoon Selecteer CSV en open of save de file Het resultaat kan je openen in Excel In de file worden enkel de lijnen van verzekeringsproducten opgenomen Via kan je gekende codes selecteren, via krijg je een kalender om uit te selecteren Volgende gegevens gaan naar Excel Code agentschap, Dossier, Extensie, Product Lijnnr, Reiziger Lijnnr, Aanspreekvorm, Naam, Voornaam, Geboortedatum, Verzekering Annulatie, Verzekering, Product, PO, Product Code munt, Prijs, Code klant, Klant Naam 1, Klant Naam 2, Klant Adres, Klant Postcode, Klant Gemeente, Klant Land, Klant , Klant Tel, Klant Fax, Klant BTW-nummer, Reiziger Adres, Reiziger Postcode, Reiziger Gemeente, Reiziger Land, Reiziger , Datum creatie, Vertrekdatum, Code taal, Code munt, Wisselkoers, Pax, Omschrijving, Code bestemming, Code groep SwingTravel_manuel 61 van 228 Last saved: BY

62 SwingTravel-Verkoop Initialisaties Agentschap Beheer Het beheer van agentschappen is enkel mogelijk door de mensen van Servico. U kan wel de gegevens raadplegen maar de reguliere gebruiker kan deze niet aanpassen. Indien dit nodig zou zijn kan er contact opgenomen worden met de mensen van de helpdesk van Servico. In deze module worden de agentschap specifieke parameters opgegeven zoals daar zijn, adresgegevens, facturatie- en kassa parameters, rekeningnummers voor omzet en transferten. SwingTravel_manuel 62 van 228 Last saved: BY

63 SwingTravel-Verkoop Initialisaties Firma Beheer Deze module is slechts beperkt toegankelijk voor de reguliere gebruiker. Deze module wordt gebruikt om de basisinstellingen in te stellen voor de firma en de gekoppelde agentschappen. Wanneer er aanpassingen dienen te gebeuren aan zaken die niet toegankelijk zijn kan je altijd contact opnemen met de helpdesk van Servico. Agentschap algemeen - Type agentschap: 1 of meerdere agentschappen die boeken in zelfde database - Keten met doorsturing: Veld is niet meer van toepassing - Numeriek code klant: niet van toepassing => Code klant wordt door systeem bepaald Optioneel => klant kan zelf code kiezen Verplicht => klant kan zelf code kiezen maar moet numeriek zijn - Aantal dagen vervaldag voorschot: Bepaald de vervaldag van het voorschot op een dossier = vandaag + aantal dagen vervaldag voorschot - Aantal dagen wachttijd maningen: Aantal dagen bij te tellen bij de vervaldag van het saldo voor de bepaling van de maningsdatum - Link aankoop met boekhouding: Aanzetten wanneer de aankoopfacturen ook op de dossiers moeten kunnen gezet worden - Afronding voorschot: Tot welk cijfer wordt er een afronding gedaan voor het voorschot wanneer dit berekend wordt Travel Alg. - Ticketten ingeschakeld in menu: Aan te zetten als klant IATA is, opgelet dit is extra betalende optie Wanneer je dit aanzet moet je ook in reservation system een initialisatie doen bij de ticket settings - Ticketten theoretische prijzen: - Geen ingave Full-Fare prijzen - Theoretische aankoop, verkoopprijs, taks vragen voor controle - Ingave Full-Fare prijs Kies 1 van de 3 opties hierdoor komen de nodige velden ter beschikking bij de ticket ingave op een vast product - Ter plaatse te betalen bij cc-betaling klant: Niet meer van toepassing en staat best uit - Controleer vrije plaatsen groepsreis: wanneer geactiveerd zal een boodschap verschijnen wanneer een groepsreis volzet is. - Rekening by agency: wanneer geactiveerd kunnen per agentschap de rekeningen opgegeven worden voor verschillende types omzet. Op product term zal deze dan niet langer beschikbaar zijn. - Rekening per product: wanneer geactiveerd kan aan een product een grootboekrekening gekoppeld worden - Rekening by codewoord: wanneer geactiveerd kan aan een codewoord een grootboekrekening gekoppeld worden SwingTravel_manuel 63 van 228 Last saved: BY

64 - Annulatiekost op omzetrekening: wanneer geactiveerd volgen de annulatiekost de omzetrekening van de leverancier - (Bestand Touroperator) Rekeningnummer aankoop per Agency: wanneer geactiveerd krijg je bij initialisatie agentschap de mogelijkheid een rekeningnummer voor de aankoop in te geven - (Bestand Touroperator) Aankoopjournaal per bestand: wanneer geactiveerd heb je de mogelijkheid het aankoopjournaal te kiezen bij het inlezen van de verschillende aankoopfactuur bestanden. - Commentaar van dossier op factuur: wanneer geactiveerd worden commentaarlijnen van dossier mee op factuur vermeld - Diverse posten journaal kassa: Diverse posten journaal dat gebruikt wordt voor de kassa transferten - Diverse posten journaal CC facturatie: Divers posten journaal dat gebruikt wordt om de CC betaling van een klant rechtstreeks aan een leverancier te registreren bij facturatie. - Transferten rekening CC facturatie: wachtrekening waarop het CC betaalde bedrag wordt ingeschreven - Afpunten rekeningnummer bij transferten: wanneer geactiveerd zal afpunten grootboekrekening bij ingave financieel aan staan - Eigen CC (CRS file) Opgeven van eigen krediet kaarten nummers wanneer leverancier rechtstreeks betaald wordt met eigen CC - Management Fee product: Product code die gebruikt wordt om de dossierkosten te registreren - Management Fee code leverancier: Leverancier waarop de dossier kosten geboekt worden - Management fee bedrag: Bedrag dossier kosten voor alle agentschappen - Afdrukken detail betalingen: Wanneer geactiveerd wordt de detail van de reeds gedane betalingen mee op de factuur gedrukt - Beheer documenten: Hiermee wordt de module documenten beheer geactiveerd is een extra te betalen module - Luchthavenvervoer ingeschakeld in menu: wanneer geactiveerd is de optie luchthavenvervoer actief in de menu - Luchthavenvervoer duurtijd tussen checkin en vertrek: dit wordt gebruikt voor de berekening van de vertrektijd voor het luchthavenvervoer - Manuele ingave van waardebonnr: wanneer geactiveerd wordt de waardebonnummer niet automatisch aangemaakt wanneer niet geactiveerd worden de waardebons automatisch genummerd - Klant vragen annulatieverzekering: wanneer geactiveerd moet er een verzekering product met type annulatie zijn er zullen ook extra velden op de klanten fiche komen - Klant vragen reisverzekering wanneer geactiveerd moet er een verzekering product met type reisverzekering zijn er zullen ook extra velden op de klanten fiche komen - Klant lidnummer verplicht: Lidnummer van personen die speciale condities hebben wordt heel weinig gebruikt - SalesForce actief: wanneer geactiveerd is er een link tussen SalesForce en Servico is extra te betalen module - Eenheid voor bonuspunten-systeem: waarde in euro voor de berekening van de bonuspunten enkel wanneer de extra betalende CRM module actief is - Bonuspunten Codewoord: codewoord dat hier wordt ingesteld kan gebruikt worden om vooraf gedefinieerde omschrijvingen te kunnen kiezen SwingTravel_manuel 64 van 228 Last saved: BY

65 bij het ingeven van bonuspunten op de klanten fiche zelf Bonuspunten maken deel van de extra betalende module CRM - Dossier kosten zijn annulatiekosten: Wanneer geactiveerd worden de dossierkosten automatisch opgenomen in de annulatiekosten bij het annuleren van een dossier - Maand analytisch op vertrekdatum: als men deze activeert wordt de analytische kostenmaand in de factuur gevuld met de maand van de vertrekdatum van het dossier. Standaard wordt de analytische kostenmaand gevuld met de maand van de factuurdatum. Verblijf Hier worden de mogelijke verblijftypes gedefinieerd. Deze pas je beter niet zelf aan omdat dit gekoppeld is met de berekening van de BTW. Transport Hier worden de mogelijke transporttypes gedefinieerd. Deze pas je beter niet zelf aan omdat dit gekoppeld is met de berekening van de BTW. Pay Type Hier worden de verschillen mogelijkheden aangemaakt die kunnen gebruikt worden bij het ingeven van een kassa verrichting Kleine kassa. Via Insert kan een nieuwe pay type toegevoegd worden - Pay type: code om type kleine kassa aan te duiden - Omschrijving: beschrijving van dit kleine kassa type - Rekeningnummer: Rekeningnummer waarop bedrag zal geboekt worden - Default bedrag: Bedrag dat zal worden voorgesteld bij de ingave van een kleine kassa verrichting - Doorsturen naar: Om aan te geven aan wie de lijst met te activeren bonnen gestuurd moet worden Bongo of Thomas Cook Wanneer dit gebruikt wordt moeten voor alle codes pay types gemaakt worden Betaalmiddel Hier worden de verschillende betaalmiddelen aangemaakt die kunnen gebruikt worden in de kassa. Volgende codes liggen vast. Andere codes kunnen vrij aangemaakt worden naar wens. - 0 = Cash - A = American Express - B = Bancontact - C = Cheques - D = Diners club - E = Euromaster card - P = Airplus - V = Visa - W = Waardebon SwingTravel_manuel 65 van 228 Last saved: BY

66 Via Insert kan een nieuw betaalmiddel toegevoegd worden Naargelang het type betaalmiddel kunnen extra gegevens worden ingegeven. Voor Airplus, Diner en American Express is dit belangrijk wanneer er ook met de credit card exchange files gewerkt wordt CRS Systeem Via deze module kan het pad opgegeven worden waar de geëxporteerde CRS files kunnen opgehaald worden om in Servico te importeren. Pad moet voor iedereen met volledige toegang toegankelijk zijn. - CRS systeem: eerste 3 letters CRS systeem gevolgd door contract code (AMATEST) - Pad: plaats waar files opgehaald kunnen worden - Product specifications:wanneer geactiveerd kan de product specificatie gebeuren tijdens het inlezen product specificaties kunnen ingegeven worden via Reservation system initialisatie import settings - Hotel Segment: wanneer geactiveerd worden de hotel segmenten herkend voor Amadeus boekingen - CarRental Segment wanneer geactiveerd worden de car rental segmenten herkend voor Amadeus boekingen SwingTravel_manuel 66 van 228 Last saved: BY

67 SwingTravel-Verkoop Verkoopfactuur Rapporten Lijst facturen op afsluitdatum Tweeledige lijst met enerzijds alle verkoopfacturen reeds gemaakt met een vertrekdatum na de gekozen afsluitdatum, anderzijds alle verkoopfacturen nog niet gemaakt met een vertrekdatum voor de gekozen afsluitdatum. Gegevens op de lijst facturen op afsluitdatum - agentschapscode/dossiernummer - vertrekdatum - factuurdatum (indien reeds gefactureerd) - klantcode - klantnaam - verkoopjournaal/factuurnummer (indien reeds gefactureerd) - bedrag De weergave van de lijst kan u zelf bepalen : de lijst facturen op afsluitdatum wordt geëxporteerd en opgeslagen op uw lokale harde schijf of op diskette (het programma geeft u de keuze het document te bewaren als html-bestand, xml-bestand of csv-bestand) de lijst wordt in pdf-formaat weergegeven op het scherm, indien nodig kan de lijst worden afgedrukt SwingTravel_manuel 67 van 228 Last saved: BY

68 SwingCount Leveranciers Product term Beheer Er bestaat altijd een product term met code leverancier 0 en product term 0. Deze is de default product term die gebruikt wordt wanneer er geen specifieke product term bestaat voor de leverancier. Per Code leverancier kan je ook een product term 0 aanmaken die als default gebruikt wordt. Wanneer je echt met codes in het veld product term werkt dan dien je deze ook steeds te kiezen in de producten rij van een dossier. Specifieke codes kunnen aangemaakt worden via SwingTravel-Verkoop Algemeen Product term - Beheer Inbrengen en wijzigen product term Aan leverancier kan u meerdere producttermen koppelen. Het werken met product-termen heeft verscheidene voordelen. De product term zorgt ervoor dat er een nauwkeurige opvolging is van de aankoopfacturatie. Per product term kan u dan een welbepaald commissiepercentage invoeren (categorie A,B,C). Verder is het ook mogelijk andere grootboekrekeningen omzet te koppelen naargelang de gekozen product term. U kiest de gewenste leverancierscode en de geschikte product term.: - Code leverancier : Op leverancier 0 wordt terug gevallen indien geen specifieke product term gevonden wordt - Product term: Op product term 0 wordt terug gevallen indien geen specifiek product term gevonden wordt SwingTravel_manuel 68 van 228 Last saved: BY

69 - Actie code: Actie code die aan de productlijn wordt toegekend bij het gebruik van deze combinatie leverancier/product term Belangrijk voor de bepaling van de BTW verrekening Mogelijkheden: - Reis bemiddeling - Transport - Eigen organisatie - Ter plaatse betalen - Diverse - Rekeningnummer omzet: Specifieke omzetrekening - Luchthavenvervoer: indien aangevinkt, kan je aanduiden in welke richting Transport 'Enkel heen', 'Enkel terug', 'Heen en terug' - Transport richting: indien 'Enkel heen' of 'Enkel terug' dan is de retour of vertrekdatum disabled Vervolgens kan u per combinatie (leverancier-product term) volgende gegevens* vervolledigen door - begindatum : datum waarop u voor het eerst met deze combinatie begint te werken - einddatum : datum waarop u voor het laatst met de combinatie wenst te werken (indien u deze dan toch gebruikt bij ingave van een dossier, krijgt u de melding "geen standaardproductterm voor leverancier <naam leverancier> op huidige datum".) - ingave aankoop verwacht Wanneer dit actief is moet je in de dossier in de factuur tab zelf de theoretische aankoop gaan opgeven. Dit is bedoeld - commissie % op verkoopprijs - commissie per deelnemer - commissie per boeking voor als men zelf de reis samenstelt en een globaal product aan de klant aanbiedt dat samengesteld is uit aankopen bij diverse leveranciers. SwingTravel_manuel 69 van 228 Last saved: BY

70 - super commissie: puur informatief - voorschot % op verkoopprijs - voorschot per deelnemer - voorschot per boeking - dagen saldo: aantal dagen voor de vertrekdatum dat het saldo moet betaald worden * Minstens 1 gegeven ivm commissie en voorschot dient worden ingevuld. Wanneer je wenst dat de verkoopprijs direct mee volledig opgenomen wordt in het voorschot dan geeft je bij voorschot % op verkoopprijs 100 in OF je zet bij dagen saldo 999. (vb voor vliegtuigtickets) Wanneer je voorschot % op verkoopprijs op 100 zet en dagen saldo op 999 dan zal het volledige dossier op direct te betalen gezet worden. SwingTravel_manuel 70 van 228 Last saved: BY

71 SwingCount Leverancier Product termen Rapporten producttermen/ leverancier Overzicht van alle leveranciers met bijhorende producttermen, met een selectie op leverancierscode, productterm, actiecode (Diverse, Eigen Organisatie,Ter Plaatse Te Betalen, Reisbemiddeling, Transport), rekeningnummer omzet en rekeningnummer kosten. Gegevens op de lijst producttermen - leverancier - naam - munt - productterm - actiecode - rekeningnummer omzet - rekeningnummer kosten producttermen/ leverancier detail - alle gegevens van lijst producttermen - begindatum - einddatum - commissie op verkoopprijs (%), per deelnemer, per boeking - voorschot op verkoopprijs (%), per deelnemer, per boeking - aantal dagen vervaldag saldo De weergave van de lijst kan u zelf bepalen : de lijst facturen op afsluitdatum wordt geëxporteerd en opgeslagen op uw lokale harde schijf of op diskette (het programma geeft u de keuze het document te bewaren als html-bestand, xml-bestand of csv-bestand) SwingTravel_manuel 71 van 228 Last saved: BY

72 de lijst wordt in pdf-formaat weergegeven op het scherm, indien nodig kan de lijst worden afgedrukt SwingTravel_manuel 72 van 228 Last saved: BY

73 SwingTravel-Verkoop Kassa Transferten = OVERDRACHT NAAR BOEKHOUDING Deze module zal alle kasbewegingen die werden ingegeven via het programma "Kassa-beheer" automatisch inschrijven op het hieraan gekoppeld kasjournaal (of meerdere kasjournalen, indien men ook kassa's heeft in vreemde valuta) in SWINGCOUNT. Indien je van deze module gebruik wenst te maken is het vanzelfsprekend ZEER BELANGRIJK dat de opvolging uiterst nauwkeurig dient te gebeuren. De controle van de kassa dient eveneens te gebeuren in de module "Kassa-rapporten". SwingTravel_manuel 73 van 228 Last saved: BY

74 SwingTravel-Verkoop Kassa Beheer Elke geldbeweging IN of UIT de kassa kan je via kassa beheer inbrengen. We maken onderscheid tussen de aard van de geldbeweging, namelijk SwingTravel-Dossier, Swingcar of Kleine kassa : SwingTravel - Dossier Alle geldbewegingen met betrekking tot een specifiek reisdossier. Vul het desbetreffend dossiernummer in en klik op Hier zie je een overzicht van de reeds uitgevoerde betalingen, het nog te betalen saldo en het gefactureerde bedrag. SwingTravel_manuel 74 van 228 Last saved: BY

75 Prijs: totaalprijs van het dossier Betaald: reeds betaald voorschot Saldo: resterend bedrag, waarvoor een nieuwe kassaverrichting kan geboekt worden Reisdocumenten geleverd: status van dossier wordt aangepast indien aangevinkt Boodschap: referentie van de geldbewerking Met de toetsen betaallijnen toevoegen, tussenvoegen en schrappen. kan je respectievelijk Velden Betaalmiddel en Bedrag zijn verplichte velden! OPMERKING: Vul bij terugbetaling aan klanten (geld wordt UIT de kassa genomen) de bedragen NEGATIEF in! Tabblad facturen Overzicht van aankoop- en verkoopfacturen Tabblad klant Overzicht klantgegevens SwingCar Geef de code van de bestelbon SwingTravel_manuel 75 van 228 Last saved: BY

76 Onderaan via Add Row kan je nu de betaling ingeven door het betaalmiddel, bedrag en Referentie in te geven. Tabblad klant Overzicht klantgegevens Kleine kassa Alle geldbewegingen die geen betrekking hebben tot een dossier. Vanzelfsprekend hoef je hier dan ook géén dossiernummer te vermelden, echter wel een kassa-id. Get bedrag dat je ingeeft zal ook meestal negatief zijn Deze lijst kan persoonlijk aangepast en/of uitgebreid worden via SwingTravel-Verkoop Initialisaties Firma Beheer in de tab Pay Type SwingTravel_manuel 76 van 228 Last saved: BY

77 SwingTravel-Verkoop Kassa Opstartfase Andere betalingen Beheer Deze module wordt gebruikt om in dossiers kassa verrichtingen te doen, die niet naar de boekhouding mogen doorgesluisd worden. Deze module werkt op dezelfde manier als module kassa beheer. Bij selectie van het dossiernummer krijgt men een pop-up boodschap: Dit programma is enkel nodig in opstartfase. Bij de opstart van een nieuw agentschap kunnen dossiers gedurende de opstartfase in 2 backoffice systemen geboekt worden, nl. in het oude systeem (met doorsturing naar boekhoudkundig pakket) en in de SwingTravel (zonder doorsturing naar de boekhouding). Om de betalingen toch zichtbaar te maken in het dossier in kwestie, gebruikt u dus deze module. SwingTravel_manuel 77 van 228 Last saved: BY

78 SwingTravel-Verkoop Kassa Opstartfase Andere betalingen Rapporten Via deze module kan u een lijst opvragen met alle dossiers waarvoor een kassaverrichting ingegeven werd via module andere betalingen beheer. Resultaat: overzicht met dossiernummer + vertrekdatum + bestemming + betalingsdatum + bedrag SwingTravel_manuel 78 van 228 Last saved: BY

79 SwingTravel-Verkoop Kassa Rapporten Ter controle van de kassa dient u regelmatig (bij voorkeur dagelijks) het kas blad op te vragen (en eventueel ook te printen; dit is namelijk uw kasboek). Beginnen met Datum en Eindigen met Datum staan default op huidige datum. Je kan deze velden naar willekeur wijzigen. Bovendien zijn er meerdere selectiecriteria voorhanden (betaalmiddel, type kleine kas, kassa-id en contactpersoon. : kas blad in PDF formaat : export kas blad naar Excel Op dit kas blad krijgt u een overzicht van alle geldbewegingen van de respectievelijke dag, evenals een totaaloverzicht, en begin- en eindstand van kassa voor die respectievelijke datum SwingTravel_manuel 79 van 228 Last saved: BY

80 SwingTravel-Verkoop Kassa Opstartfase Beginnen met bedrag Beheer Deze module wordt gebruikt om het startbedrag van de kassa te definiëren. Vul de begindatum in op dewelke je wil starten met een specifiek bedrag. Vul overeenkomstige kassa ID in + selecteer betaalmiddel CASH. Klik op icoontje NEW en het veld beginnen met bedrag verschijnt. Vul het startbedrag in van de kassa en klik op SAVE. Het beginsaldo van het kas blad komt overeen met het bedrag die je hier ingevoerd hebt. SwingTravel_manuel 80 van 228 Last saved: BY

81 SwingTravel-Verkoop Agenda Beheer Deze module geeft je de mogelijkheid om een persoonlijke agenda op datum bij te houden. Beheer persoonlijk commentaar: commentaarlijnen op een specifieke datum zijn enkel persoonlijk zichtbaar om zaken toe te voegen Add Commentaar All Users: commentaarlijnen op een specifieke datum zijn zichtbaar voor alle gebruikers van het agentschap om zaken toe te voegen SwingTravel_manuel 81 van 228 Last saved: BY

82 SwingTravel-Verkoop Agenda Rapporten Deze module geeft je de mogelijkheid om een rapport te trekken van de agenda voor een specifieke periode en gebruiker. Via rapport verwijderen agenda kan men de ingebrachte commentaarlijnen voor een specifieke gebruiker en periode deleten. klikken om door te voeren SwingTravel_manuel 82 van 228 Last saved: BY

83 SwingTravel-verkoop Export Rapporten Deze optie geeft je de mogelijkheid een ASCII-file adhv Export Selectie of Export Verzekering Export Verzekering: Ascii-file verzekeringen adhv. export selectie codes, met vermelding van de reizigers die een bepaalde verzekering onderschreven Export Selectie Tab Dossier Hier kan je nog extra parameters meegeven m.b.t. dossiergegevens Code Export selectie: Selecteer hier de code die je wil gebruiken met het icoon De codes die je hier kan kiezen kan je aanmaken via SwingTravelverkoop - Algemeen - Export Selectie - Beheer Via deze codes wordt er een filtering gedaan op de data gebaseerd op dossier, product, leverancier of codewoord Beginnen met Datum creatie: moet ingevuld worden om de lijst niet te groot te maken Eindigen met Datum creatie : moet ingevuld worden om de lijst niet te groot te maken SwingTravel_manuel 83 van 228 Last saved: BY

84 Tab Klant In deze tab kan je nog extra parameters meegeven voor de filtering op klanten gegevens De extra zaken die je meegeeft met de Code Export selectie zijn enkel zichtbaar wanneer je op klikt Er zal dan een bestand aangemaakt worden in.txt formaat dat je lokaal kan opslagen en nadien openen Wanneer je op klikt krijg je een afdruk op het scherm De lay-out van dit rapport ligt vast Export Verzekering Code Export selectie: Selecteer hier de code die je wil gebruiken met het icoon De codes die je hier kan kiezen kan je aanmaken via SwingTravelverkoop - Algemeen - Export Selectie - Beheer SwingTravel_manuel 84 van 228 Last saved: BY

85 Via deze codes wordt er een filtering gedaan op de data gebaseerd op dossier, product, leverancier of codewoord Wanneer je op klikt krijg je een afdruk op het scherm De lay-out van dit rapport ligt vast Wanneer je op klikt dan wordt er een.csv (comma separated file) aangemaakt die je lokaal kan opslaan en openen SwingTravel_manuel 85 van 228 Last saved: BY

86 SwingTravel-verkoop Algemeen Groep agentschappen Beheer Aanmaken van groepen van agentschappen over verschillende firma s heen Deze codes kunnen dan gebruikt worden in de statistiek omzetvergelijking Code groep agentschappen: zoek een bestaande code met het icoon of geef een nieuwe code in en druk op Omschrijving: Via omschrijving van deze groep agentschappen geef je de Firma en de agentschappen op die je wenst te groeperen SwingTravel_manuel 86 van 228 Last saved: BY

87 SwingTravel-Verkoop Algemeen Luchtvaartmaatschappij Beheer In deze module kan men nieuwe codes aanmaken voor luchtvaartmaatschappijen. Deze codes zijn van toepassing als men in een dossier een product met als definitie, "vliegtuigticket met vaste productfiche", gebruikt. Op de detailfiche van het product kan men de desbetreffende luchtvaartmaatschappij code vermelden. De code van een airline is meestal een tweelettercode, soms een drielettercode. Wanneer men echter een lijst opvraagt van de ticketomzet per airline (Zie Beheer Reservatiesystemen-lijsten ticketten), vraagt men niet naar een airlinecode maar wel naar het airline nummer. Het nummer wordt steeds gekoppeld aan de airlinecode. Het airline nummer is steeds een combinatie van drie cijfers. Vb.: Luchtvaartmaatschappij code = AF Luchtvaartmaatschappij nummer = 057 Air France Air France Zodra men de gegevens heeft ingegeven kan men deze opslaan met de knop. SwingTravel_manuel 87 van 228 Last saved: BY

88 SwingTravel-Verkoop Algemeen Luchtvaartmaatschappij Rapporten In deze module kan men een lijst opvragen met alle reeds gecreëerde luchtvaarmaatschappijen. Het resultaat geeft je de luchtvaartmaatschappijcode, omschrijving en overeenkomstig luchtvaartmaatschappij nummer. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 88 van 228 Last saved: BY

89 SwingTravel-Verkoop Algemeen Luchthaven Beheer In deze module kan men nieuwe codes aanmaken voor luchthavens. Deze codes zijn van toepassing als men in een dossier een product met als definitie, "vliegtuigticket met vaste productfiche", gebruikt. Op de detailfiche van het product kan men de desbetreffende luchthaven code vermelden. Deze code is steeds een drieletterwoord. Per luchthaven worden er volgende gegevens vermeld : Bestemmingscode : code van het land, verplicht veld Gebiednummer : nummer gaande van 1-9* Lengtegraad : GPS positiebepaling nodig voor de berekening van de afstand in de routing Breedtegraad : GPS positiebepaling nodig voor de berekening van de afstand in de routing Naam : de volledige benaming van de luchthaven Gemeente : de naam van de meest nabij gelegen stad Land : het land waarin de luchthaven zich bevindt *enkel van toepassing als men gebruik wil maken van dossierkosten gekoppeld aan een bepaald gebied SwingTravel_manuel 89 van 228 Last saved: BY

90 Al deze gegevens moeten, indien de mogelijkheid bestaat, worden vertaald in het Frans en Engels. Bij het aanmaken van een dossier voor een anderstalige klant verschijnen in dat geval op de bestelbon de gegevens in het de taal van de klant. SwingTravel_manuel 90 van 228 Last saved: BY

91 SwingTravel-Verkoop Algemeen Luchthaven Rapporten In deze module kan men een lijst trekken van alle bestaande luchthavencodes. Mogelijke selectiecriteria: luchthaven code (begin + eind) gebiednummer (begin + eind): nummer gaande van 1-9* Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. *enkel van toepassing als men gebruik wil maken van dossierkosten gekoppeld aan een bepaald gebied SwingTravel_manuel 91 van 228 Last saved: BY

92 SwingTravel-Verkoop Algemeen Brochurekeuze Beheer Hier kan u, telkens met een maximum van 10 karakters, de codes aanmaken om voor elk dossier aan te duiden waarom de klant voor een welbepaalde touroperator gekozen heeft. Eens een code is aangemaakt, wordt het veld geactiveerd bij de ingave van een dossier. Code brochure kan verplicht gezet worden met een parameter per agentschap (parameter onder SwingTravel-Verkoop\Initialisaties\Agentschap\Beheer, tab<algemeen>) SwingTravel_manuel 92 van 228 Last saved: BY

93 SwingTravel-Verkoop Algemeen Brochure keuze Rapporten In deze module kan men een lijst trekken van alle bestaande brochures. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat: de brochurecode en taal met overeenkomstige omschrijving. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 93 van 228 Last saved: BY

94 SwingTravel-Verkoop Algemeen Oorzaak annulatie Beheer Het kan gebeuren dat de klant door bepaalde omstandigheden zijn geboekte reis annuleert. In dit geval moet eveneens het volledige dossier worden geannuleerd. Eens in deze module een oorzaakcode (met bijkomende omschrijving) is aangemaakt, wordt het veld geactiveerd bij annulatie van een dossier. SwingTravel_manuel 94 van 228 Last saved: BY

95 SwingTravel-Verkoop Algemeen Oorzaak annulatie Rapporten In deze module kan men een lijst trekken van alle bestaande annulatie oorzaken. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 95 van 228 Last saved: BY

96 SwingTravel-Verkoop Algemeen Boekingskanaal Beheer Hier kan u, telkens met een maximum van 10 karakters, de codes aanmaken om voor elk dossier aan te duiden langs welke weg de reservatie is gebeurd. Eens een code is aangemaakt, wordt het veld geactiveerd bij de ingave van een dossier. Voorbeelden boekingskanalen: Internet BTN telefonisch SwingTravel_manuel 96 van 228 Last saved: BY

97 SwingTravel-Verkoop Algemeen Boekingskanaal Rapporten In deze module kan men een lijst trekken van alle reeds gecreëerde boekingskanalen. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat: Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 97 van 228 Last saved: BY

98 SwingTravel-Verkoop Algemeen Codewoord Beheer 1. Codewoorden zijn woorden waarvan men gebruik maakt bij de opbouw van de productfiche. Een codewoord mag maximaal uit 15 karakters bestaan. 2. Per codewoord kan men desgewenst ook een BTW-percentage ingeven. Deze waarde zal dan voor dit codewoord bepalend zijn, en niet het percentage van het betrokken product. 3. Per codewoord kan men ook een vaste prijs per persoon ingeven. 4. Per codewoord kan men ook verschillende specificaties meegeven. Deze specificaties zijn vaak terugkomende omschrijvingen voor een bepaald codewoord (Zie productfiche). De gebruiker kan dan bij ingave van het dossier - uit deze default omschrijvingen zijn selectie maken. 5. bv. Kenwoord = REGIME + Specificaties : Kamer + ontbijt, Half Pension, Vol Pension, All in Creatie nieuw codewoord 1. Vul de naam van het nieuwe codewoord in 2. Klik 3. Vul Omschrijving / BTW Code en Prijs per Persoon in 4. Geef de vertaling in zowel het Nederlands, Frans en Engels 5. Vul eventueel een omschrijving in. 6. Klik : verwijderen van huidig codewoord : verlaat het scherm zonder te bewaren SwingTravel_manuel 98 van 228 Last saved: BY

99 SwingTravel-Verkoop Algemeen Codewoord Rapporten In deze module kan u een lijst opvragen van alle bestaande codewoorden. Via de selectiecriteria beginnen met Codewoord en eindigen met Codewoord kan u het resultaat verfijnen. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 99 van 228 Last saved: BY

100 SwingTravel Verkoop Algemeen Contact Beheer Selecteer de login (zie opmerking *)van de gebruiker Klik op Op volgend scherm (zie printscreen hieronder) kan u volgende parameters invullen: Tab travel A. Kassa-id: Elke gebruiker kan aan een bepaalde kassa worden gekoppeld. Wanneer men alle gebruikers aan een aparte kassa heeft toegewezen, is het mogelijk in de module Kassa rapporten per kassa een kasblad op te vragen. Op die manier krijgt men een overzicht van de kasbewerkingen die één bepaalde medewerker die dag heeft verricht. Elke geldbeweging wordt zo geregistreerd in de kassa die voor deze medewerker is gedefinieerd. Er kunnen verschillende medewerkers gekoppeld zijn aan één kassa. B. Code agentschap :Voor elke gebruiker is het mogelijk een toegang te verlenen of te ontzeggen voor een bepaald agentschap. Er bestaan twee mogelijkheden : of men verleent toegang tot alle agentschappen => laat dit veld blanco en creëer onderaan per agentschap een lijn (I) 1 agentschap => selecteer het agentschap in kwestie en creëer 1 lijn onderaan (I) => Op die manier kan zij enkel dossiers en kasbewerkingen ingeven voor bovengenoemd agentschap C. Aankoopjournaal D. Printernaam Factuur: 1 ste exemplaar E. Printernaam Bestelbon: 1 ste exemplaar F. Eventueel printernaam factuur/bestelbon: 2 de en 3 de exemplaar G. Gebruiker Amadeus: login in Amadeus, wanneer er met automatische doorfacturatie gewerkt wordt H. CC autom. Factuur SwingOffice: Dit adres zal in cc gezet worden wanneer facturen g d worden via SwingOffice I. Onderaan kan je via de agentschappen opgeven waarin de geselecteerde contactpersoon kan boeken. SwingTravel_manuel 100 van 228 Last saved: BY

101 (Wanneer u alleen over SwingTravel beschikt ziet u de Tour tab niet) Tab Tour (Wanneer u alleen over SwingTour beschikt ziet u de Travel tab niet) Hier kan adres en naam van de afzender voor de leveranciersdocumenten worden ingesteld alsook de printers voor de verschillende documenten. *OPMERKING: creatie van een nieuwe login dient eerst te gebeuren in configuratie scherm: SwingTravel_manuel 101 van 228 Last saved: BY

102 Klik op icoontje Configuration en Beheer gebruikers. Klik op Add en vul vervolgens volgende velden in: Login/Paswoord/Description/Language/Group SwingTravel_manuel 102 van 228 Last saved: BY

103 SwingTravel-Verkoop Algemeen Contact Rapporten In deze module kan u een lijst opvragen van alle reeds gecreëerde contactpersonen. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 103 van 228 Last saved: BY

104 SwingTravel-Verkoop Algemeen Bestemming Beheer Indien nodig kan men hier d.m.v. de toets een nieuwe bestemmingscode aanmaken. Deze code mag maximaal uit 10 karakters bestaan. Standaard bestaat dit bestand uit een 2-lettercode per land, doch men mag hier bijkomende, eventueel meer gedetailleerde, bestemmingen aanmaken. In dit geval moet men zich er wel van bewust zijn dat het niet meer mogelijk zal zijn om omzetcijfers of andere statistieken per land te verkrijgen. Met de toets kan men een bestemmingscode verwijderen, doch alvorens dit te doen raden wij u aan om eerst te controleren of deze code niet gebruikt werd in een dossier. Zo ja, is het raadzaam om deze code eerst te vervangen alvorens ze te schrappen. Tevens kan men aan een bestemmingscode een vaste tekst koppelen. Deze module kan zeer interessant zijn voor het vermelden van de vereiste formaliteiten en inentingen per land. Deze vaste tekst kan dan bij het opmaken van een nieuw dossier automatisch ingelezen worden bij het ophalen van de commentaarlijnen. (Zie SWINGCOUNT/Algemeen/tekst) SwingTravel_manuel 104 van 228 Last saved: BY

105 SwingTravel-Verkoop Algemeen Bestemming Rapporten In deze module kan men een lijst opvragen van alle bestaande bestemmingen. Via de button kan men trouwens direct een nieuwe bestemming aanmaken. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat: Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 105 van 228 Last saved: BY

106 SwingTravel-verkoop Algemeen Export selectie Beheer Bepalen van de parameters die gebruikt worden in het menu Export - Rapporten Code export selectie: selecteer een bestaande code met het icoon of geef een nieuwe code en klik op Omschrijving: Record niveau: omschrijving van de export selectie bepalen of je in het rapport de gegevens van de dossier per klant, reiziger of contact agentschap krijgt kan je niet aanpassen als er in de tab Codewoord rijen aanwezig zijn Selectie code product: Inclusief als de opgegeven product codes, in de tab Product, moeten meetellen Exclusief als de opgegeven product codes, in de tab Product, moeten uitgesloten worden kan je niet aanpassen als er in de tab Product rijen aanwezig zijn Selectie code leverancier: Inclusief als de opgegeven leverancier codes, in de tab Leverancier, moeten meetellen Exclusief als de opgegeven leverancier codes, in de tab Leverancier, moeten uitgesloten worden kan je niet aanpassen als er in de tab Leverancier rijen aanwezig zijn Selectie codewoord: Inclusief als de opgegeven codewoorden, in de tab Codewoord, mee geëxporteerd moeten worden met een omschrijving, aantal en waarde SwingTravel_manuel 106 van 228 Last saved: BY

107 kan je niet aanpassen als er in de tab Codewoord rijen aanwezig zijn Tab Product Via kan je de producten kiezen die moeten meetellen voor het rapport. Via kan je een gekozen product verwijderen Tab Leverancier Via kan je de leveranciers kiezen die moeten meetellen voor het rapport. Via kan je een gekozen leverancier verwijderen Tab Codewoord Via kan je codewoorden kiezen die moeten geëxporteerd worden in de file. Via kan je een gekozen codewoorden verwijderen Codewoord: kies het gewenste codewoord met het icoon SwingTravel_manuel 107 van 228 Last saved: BY

108 Exporteer omschrijving: Exporteer aantal Exporteer prijs vink dit aan als je de omschrijving van het codewoord wil exporteren in de file vink dit aan als je het aantal wil exporteren in de file vink dit aan als je de prijs wil exporteren in de file Elke mogelijke combinatie wordt een kolom in de export file vb codewoorden met omschrijving zijn een kolom en zonder zijn een andere kolom SwingTravel_manuel 108 van 228 Last saved: BY

109 SwingTravel-verkoop Algemeen Export selectie rapporten afdrukken van de export selectie codes die je instelt via SwingTravel-verkoop Algemeen Export selectie - Beheer Je kan filteren door hier bepaalde codes te selecteren met het icoon SwingTravel_manuel 109 van 228 Last saved: BY

110 SwingTravel-Verkoop Algemeen Aanspreekvorm Beheer De aanspreektitel mag maximaal uit 4 karakters bestaan. INFANT : Deze deelnemer zal niet opgenomen worden in het aantal pax bij de ingave van een dossier. Deze code is bepalend bij de berekening van het luchthavenvervoer. CHILD : Het betreft hier een kind. Deze code zal bepalend zijn bij de berekening van het luchthavenvervoer. GEBOORTEDATUM VERPLICHT : Indien gewenst kan men voor bepaalde aanspreekvormen (infant, kind) de ingave van geboortedatum en leeftijd verplicht maken. Bij ingave van de geboortedatum wordt de leeftijd automatisch berekend. GROEPSCODE : Indien de nieuwe code een groepscode is, zal er bij de ingaven van het dossier geen controle zijn op het aantal pax. het volstaat dus alle deelnemers op 1 lijn als groep te definiëren. DRUK LEEFTIJD : Met deze functie wordt het afdrukken van de leeftijd op de bestelbon al dan niet geactiveerd. SwingTravel_manuel 110 van 228 Last saved: BY

111 SwingTravel-Verkoop Algemeen Aanspreekvorm Rapporten Via deze module kan men een lijst opvragen van alle reeds gecreëerde aanpreekvormen Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 111 van 228 Last saved: BY

112 SwingTravel-Verkoop Algemeen Herkomst Beheer Een klant kan langs verschillende wegen net in jouw reisagentschap terecht komen. Nieuwe klanten kunnen bijvoorbeeld verworven zijn doordat je een publiciteitsstunt hebt opgezet. In dat geval is het mogelijk elk dossier dat door deze actie is geboekt, in het tabblad "Dossier" aan te duiden met een specifieke herkomstcode. In dat geval maak je in deze rubriek bijvoorbeeld de herkomstcode PUB (=publiciteit) aan. In de rubriek verzendingslijst kan men in het tabblad van dossiergegevens een lijst trekken op herkomstcode. Zo krijgt de reisagent een duidelijk beeld of initiatieven om klanten te winnen hun vooropgestelde doel bereiken. De code is vrij te kiezen en telt maximaal 9 karakters. Eens een herkomstcode met bijkomende omschrijving aangemaakt, beschouwt men de functie herkomstcode als geactiveerd. Vanaf dan is bij het aanmaken van een nieuw dossier de herkomstcode als verplicht veld in te vullen. SwingTravel_manuel 112 van 228 Last saved: BY

113 SwingTravel-Verkoop Algemeen Herkomst Rapporten Via deze module kan men een lijst opvragen van alle reeds gecreëerde herkomst codes. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 113 van 228 Last saved: BY

114 SwingTravel-Verkoop Algemeen Product Beheer Met de keuze van het product gaan we de aard van de activiteit omschrijven. Een productcode mag maximaal uit 3 karakters bestaan. TABBLAD DATA : Ingave: Er bestaat een onderscheid tussen een "vrije" fiche en een "vaste" fiche. o Een "vrije" fiche: De opbouw van de basisfiche kan u volledig zelf bepalen, en bovendien heeft men op het ogenblik van de dossieringave de mogelijkheid om lijnen en onderwerpen te wijzigen, toe te voegen en/of schrappen (Zie ingave productfiche). o Een "vaste" fiche: Dit is een fiche, uitsluitend bedoeld voor vliegtuig- en/of treinticketten. Deze fiche is gekoppeld aan de gecodeerde ingave van de "routing" en "prijsingave" kenmerkend voor ticketten. In de commentaarlijn kan u nog een verdere omschrijving van het betrokken product ingeven. Standaard leverancier: er kan een vaste leverancier aan het product gekoppeld worden Verzekering: keuze uit annulatieverzekering of reisverzekering Inschrijven van periode: indien niet aangevinkt => begin- en einddatum van product loopt gelijk met duur van reis Vervoer type en verblijf type: bepalen welk BTW-percentage van toepassing is voor dit product. Hiervoor verwijzen we naar de BTW-tabel Code luchthaven: gelinkt à luchthavenvervoer SwingTravel_manuel 114 van 228 Last saved: BY

115 Waardebon type: waardebon verkoop / waardebon inruiling Automatic WelcomHome mailing Wanneer deze parameter aan staat zal een dossier met dit product erin mee opgenomen worden in de automatic welcome home mailing (Dit is enkel als de CRM module actief is en Welcome Home ingesteld) TABBLAD TAAL/DETAIL: Aan elk product gaan we tevens een productfiche koppelen waarin we de gedetailleerde omschrijving en kostprijzen van het product gaan weergeven. Codewoorden en omschrijvingen kunnen hier gedefinieerd worden. Indien kolom VERPLICHT aangevinkt werd, zal deze lijn ook niet meer verwijderd kunnen worden in het dossier!! CREATIE NIEUW PRODUCT: 7. Vul de naam van het nieuwe product in 8. Klik 9. Overloop de 2 tabbladen zoals hierboven beschreven 10. Klik : verwijderen van huidig product : verlaat het scherm zonder te bewaren SwingTravel_manuel 115 van 228 Last saved: BY

116 Product vertrek periode: (*) Hier kan worden aangegeven voor welk product vanaf welke vertrekdatum bonuspunten worden toegekend. Kies het gewenste Product Klik op Add row om de juiste punten in te geven (*) enkel beschikbaar wanneer bonuspunten systeem geactiveerd is. SwingTravel_manuel 116 van 228 Last saved: BY

117 SwingTravel-Verkoop Algemeen Product Rapporten In deze module kan u een lijst opvragen van alle reeds gecreëerde producten. Via de selectiecriteria beginnen met Code product en eindigen met Code product kan u het resultaat verfijnen. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 117 van 228 Last saved: BY

118 SwingTravel-Verkoop Algemeen Productterm Beheer Producttermen kan men gebruiken indien men een nauwkeurigere opvolging wenst van de aankoop facturatie. Standaard gaat u per leverancier een gemiddelde van het te verwachten commissiepercentage toekennen (Zie SWINGCOUNT / leveranciersbeheer). Doch in werkelijkheid kan u bij één leverancier meerdere commissiepercentages toegewezen krijgen, bijvoorbeeld categorie A,B,C, promoties, e.d. Vooreerst dient u een productterm te definiëren, nadien dient u nog voor de productterm de specifieke kenmerken per betrokken leverancier te definiëren (Zie SWINGCOUNT / Leverancier / productterm). CREATIE NIEUWE PRODUCTTERM: Vul de code van de nieuwe productterm in Klik Vul de omschrijving in Klik : verwijderen van huidig product : verlaat het scherm zonder te bewaren SwingTravel_manuel 118 van 228 Last saved: BY

119 SwingTravel-Verkoop Algemeen Productterm Rapporten In deze module kan u een lijst opvragen van alle reeds gecreëerde producttermen. Via de selectiecriteria beginnen met Productterm Code en eindigen met Productterm code kan u het resultaat verfijnen. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 119 van 228 Last saved: BY

120 SwingTravel-verkoop Algemeen Saving reason Beheer Instellen van de beschikbare mogelijkheden die kunnen gebruikt worden in het veld Saving reason op het product scherm van een dossier Deze code kan ook meekomen met bij het binnentrekken van een CRS booking Wanneer deze nog niet bestaat zal je deze eerst moeten aanmaken om het dossier te kunnen bewaren SavingReason Code: selecteer een bestaande code met of geef een nieuwe codes in en druk op Omschrijving: omschrijving van de code in de verschillende talen SwingTravel_manuel 120 van 228 Last saved: BY

121 SwingTravel-verkoop Algemeen Saving reason Rapporten Overzicht afdrukken of exporteren van de mogelijke Saving Reasons die je kan instellen via SwingTravel-verkoop algemeen saving reason beheer SwingTravel_manuel 121 van 228 Last saved: BY

122 SwingTravel-verkoop Algemeen Traincarrier Beheer Instellen van de beschikbare mogelijkheden die kunnen gebruikt worden in het veld Train Carrier op het product scherm van een dossier Deze code kan ook meekomen met bij het binnentrekken van een CRS booking Wanneer deze nog niet bestaat zal je deze eerst moeten aanmaken om het dossier te kunnen bewaren Code traincarrier: selecteer een bestaande code met of geef een nieuwe codes in en druk op Omschrijving: omschrijving van de code SwingTravel_manuel 122 van 228 Last saved: BY

123 SwingTravel-verkoop Algemeen Traincarrier rapporten afdrukken van de TrainCarrier codes die je instelt via SwingTravel-verkoop Algemeen TrainCarrier - Beheer Je kan filteren door hier bepaalde codes te selecteren met het icoon SwingTravel_manuel 123 van 228 Last saved: BY

124 SwingTravel-Verkoop Algemeen Treinstation Beheer In deze module kan men nieuwe codes aanmaken voor treinstations. Deze codes zijn van toepassing als men in een dossier een product met als definitie, "treinticket met vaste productfiche", gebruikt. Op de detailfiche van het product kan men de desbetreffende code van het station te vermelden. Om een vaste productfiche voor een treinticket aan te maken, dient men in gegevens ticketbeheer (Zie module ReservationSystem) de productcode van een treinticket te koppelen aan leverancier, bijvoorbeeld NMBS. Verder moet men het soort ticket definiëren als treinticket. De code is maximaal vijf karakters lang. Per treinstation worden er volgende gegevens vermeld : Bestemmingscode : code van het land Naam : de volledige benaming van het station Gemeente : de naam van de meest nabij gelegen stad Land : het land waarin het station zich bevindt Al deze gegevens moeten, indien de mogelijkheid bestaat, worden vertaald in het Frans en Engels. Bij het aanmaken van een dossier voor een anderstalige klant verschijnen in dat geval op de bestelbon de gegevens in de taal van de klant. SwingTravel_manuel 124 van 228 Last saved: BY

125 SwingTravel-Verkoop Algemeen Treinstation Rapporten In deze module kan u een lijst opvragen van alle reeds gecreëerde treinstations. Via de selectiecriteria Beginnen met Treinstation Code en Eindigen met Treinstation code kan u het resultaat verfijnen. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet SwingTravel_manuel 125 van 228 Last saved: BY

126 SwingTravel-Verkoop Algemeen BTW Beheer Aan de hand van de combinatie vervoer type en verblijf type (zie product) wordt het BTW-percentage dat van toepassing zal zijn bepaald. SwingTravel_manuel 126 van 228 Last saved: BY

127 Een 3de bepalende factor is uw activiteit (reisbemiddeling, transport, eigen organisatie) in het product van het dossier. Reis bemiddeling - Reisbemiddeling mag je zetten wanneer de verantwoordelijkheid voor het correcte verloop van de reis wordt gedragen door de leverancier van het packet of product De reisagent is hier gewoon een bemiddelaar tussen leverancier en klant. - Een tweede belangrijk punt is de NIET aftrekbaarheid van de BTW. Hierdoor zal de reisagent geen BTW aanrekenen aan de klant waardoor de BTW aangerekend door leverancier(s) NIET aftrekbaar is. In het programma is dit ook zo voorzien. Eigen organisatie - Eigen organisatie mag je zetten wanneer de verantwoordelijkheid wordt gedragen door de reisagent zelf. Dit is het geval wanneer de reisagent zelf de reis gaat samenstellen en aanbieden aan de klant als een forfait hotel en vervoer in 1 pakket met 1 prijs waarbij de reisagent de leverancier is. Of de reisagent biedt verschillende producten aan met verschillende leveranciers, een hotel en vliegtuig ticketten, met aparte prijzen. - Een tweede belangrijk punt is de AFTREKBAARHEID van de BTW. Hier zal de reisagent de BTW ook moeten aanrekenen aan de klant, volgens de onderstaande tabel, waardoor de BTW aangerekend door de leverancier(s) ook AFTREKBAAR is. (*) Servico kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het niet correct naleven van de BTW reglementering door de reisagent en/of leverancier. SwingTravel_manuel 127 van 228 Last saved: BY

128 SwingTravel-Verkoop Algemeen BTW Raporten In deze module kan u de BTW tabel raadplegen. Via de button krijgt men het resultaat in PDF formaat. De combinatie Vervoer type + verblijf type + actie code geeft je het overeenkomstig BTW tarief in zowel binnen- als buitenland. Via de button worden de data geëxporteerd naar een Excel sheet. SwingTravel_manuel 128 van 228 Last saved: BY

129 SwingTravel-verkoop Groepsreis Copy De gegevens van een bestaande groepsreis koppieren met de mogelijkheid deze met vast gestelde periodes te herhalen Basis Code groep: selecteer de bestaande groepscode, die je wenst te gebruiken als basis, met Basis Vertrekdatum: selecteer de Vertrekdatum van de groep die je wenst te gebruiken als basis met met kan je een gewoon kalender opvragen, maar dan moet je wel een datum kiezen die overeenkomt met een vertrekdatum van de gekozen groep Klik op om een nieuwe herhaalreeks te definiëren Tab Periodiek Terugkeerpatroon: selecteer met één van de mogelijkheden - jaarlijks - maandelijks - wekelijks - dagelijks Keert terug elke: sequentie voor het geselecteerde terugkeerpatroon SwingTravel_manuel 129 van 228 Last saved: BY

130 Begindatum van terugkeerpatroon: selecteer de datum vanaf wanneer je de reeks wil starten met Aantal terug keringen: wordt automatisch berekend als je de einddatum ingeeft aantal keren dat je de reeks wil aanmaken binnen het geselecteerde terugkeerpatroon Einddatum van terugkeerpatroon: selecteer de datum tot wanneer je de reeks wil aanmaken met wordt automatisch gevuld als je aantal terug keringen zelf zou invullen Tab Toepassen Klik op om aan te geven wanneer het record moet worden aangemaakt Naargelang het terugkeerpatroon dat je gekozen hebt kunnen de mogelijkheden hier veranderen Terugkeerpatroon: - dagelijks: dan kan je hier niets kiezen, systeem vult standaard het juiste in - wekelijks: dan kan je kiezen op welke dag(en) van de week (ma-zo) je het record wenst aan te maken druk op geven om meerdere dagen in te - maandelijks: dan kan je kiezen op welke dag(en) van de maand (1-31)je het record wenst aan te maken druk op geven om meerdere dagen in te - jaarlijks: dan kan je kiezen op welke dag(en) van het jaar (dd-mm) je het record wenst aan te maken druk op dagen in te geven om meerdere In de omschrijving wordt duidelijk aangegeven wat zal aangemaakt worden SwingTravel_manuel 130 van 228 Last saved: BY

131 Tab Uitsluiten Klik op Begindatum: Einddatum: om aan te geven wanneer er geen record moet worden aangemaakt selecteer een datum met selecteer een datum met Binnen deze periode zullen geen records aangemaakt worden Druk op om de reeks aan te maken Je krijgt een overzicht met de aangemaakte records Druk op om verder te gaan Resultaat kan je zien in de tab detail/vertrek van het gekozen groepsdossier SwingTravel_manuel 131 van 228 Last saved: BY

132 SwingTravel-Verkoop Groepsreis Beheer Deze module kan gebruikt worden door reisagenten (of touroperators) die uitstappen of reizen in eigen beheer organiseren en waarvoor de klanten individueel kunnen inschrijven. Deze module is niet geschikt voor het boeken van een reis of uitstap voor een vereniging of organisatie. Met deze module kan u voor een product een standaardfiche opbouwen met reeds enkele vaste omschrijvingen, en kan u bovendien aan enkele van de codewoorden van deze fiche een vast bedrag (prijs) koppelen. Bovendien wordt automatisch het contingent bepaald. Typ de naam van de groepscode en klik op hieronder beschreven:. Vervolledig vervolgens de 2 tabbladen zoals Tabblad data SwingTravel_manuel 132 van 228 Last saved: BY

133 Code bestemming: land Omschrijving: omschrijving van de groepscode Aantal dagen: wordt afgeleid van tabblad vertrek/detail Code product: facultatief kan een vaste productcode gedefinieerd worden Tabblad vertrek/detail Via de toets kan u verscheidene vertrekdata voor de groepsreis definiëren en linken aan eventuele codewoorden en prijs per persoon. Indien het aantal dagen ingevuld wordt, zal de retourdatum automatisch afgeleid worden. Quota is het maximum aantal reizigers die op die specifieke datum op groepsreis gaan. U kan eventueel ook de naam van de begeleider toevoegen Indien u een steeds terugkerende uitstappen of reizen organiseert raden wij u aan hiervoor een afzonderlijk product aan te maken zodanig dat u hierin de vaste omschrijvingen kunt weergeven. U kan dan dit product steeds blijven gebruiken voor deze reis, waarbij u uitsluitende de prijzen, het contingent, de begeleider, etc... eventueel dient aan te passen naargelang de vertrekdata. Indien u nood hebt aan het beheer van allerlei features en seats dienen wij u door te wijzen naar ons SERVITOUR pakket. SwingTravel_manuel 133 van 228 Last saved: BY

134 SwingTravel-Verkoop Groepsreis Rapporten Volgende lijsten zijn mogelijk : Groepsreis Groepsreis / codewoord Groepsreis met deelnemers Mogelijke afreisdata Op te volgen dossiers Groepsreis Deze module kan U gebruiken om een overzichtslijst te trekken van de groepsreizen en overeenkomstig gecreëerde dossiers. Beginnen met Code groep: enter een 1 ste groepscode Eindigen met Code groep: enter een laatste groepscode Beginnen met Vertrekdatum: begindatum Eindigen met Vertrekdatum: einddatum Afdrukken boekingsgegevens: extra boekingsgegevens verschijnen op PDF Afdrukken reizigersgegevens: reizigers van het dossier worden mee afgeprint SwingTravel_manuel 134 van 228 Last saved: BY

135 Via de print button krijgt u een PDF-file met volgende lay-out: Groepscode HAJJ, met vertrekdatum werd geboekt in dossier Groepsreis / codewoord Deze stelt je in staat om te filteren op codewoorden. Wanneer je geen filter op codewoord instelt dan wordt de lijst gesorteerd volgens de verschillende codewoorden. Naargelang de gekozen parameters kunnen ook de geannuleerde dossiers en de klantgegevens mee afgedrukt worden SwingTravel_manuel 135 van 228 Last saved: BY

136 Groepsreis met deelnemers Geeft een overzicht van de deelnemers aan de gekozen groepsreis Resultaat Mogelijke afreisdata Via dit rapport kan er nagegaan worden of er nog groepsreizen zijn waarop een klant kan intekenen. SwingTravel_manuel 136 van 228 Last saved: BY

137 Resultaat Op te volgen dossiers Geeft een lijst van dossiers waarop nog iets niet in orde staat. Dat kunnen volgende dingen zijn: Dossier is in optie Dossier is in aanvraag Dossier is in wacht Groepsreis is geannuleerd maar dossier niet Groepsreis is overboekt Deelnemer heeft geen geboortedatum (enkel JOKE) SwingTravel_manuel 137 van 228 Last saved: BY

138 SwingTravel-Verkoop Verzendingslijst Rapporten De module "Verzendingslijst" heeft 2 mogelijkheden. Enerzijds kan u hiermee een adressenlijst opbouwen, en anderzijds kan u dit programma ook gebruiken voor het drukken van etiketten. Voor het uitvoeren van een selectie in de beschikbare adressen splitsen we de gegevens op in 5 tabbladen: 1. Dossiergegevens 2. Productgegevens 3. Klantgegevens 4. Leveranciersgegevens 5. Reizigersgegevens Voor sommige van de selecties kan men gebruik maken van de opzoekfunctie dan niet de gekozen selectiecriteria uitsluiten dmv en kan men al Vervolgens klikt u op de knop waarmee de lijst zal worden samengesteld. SwingTravel_manuel 138 van 228 Last saved: BY

139 Printen van etiketten Stap 1: Voor het printen van etiketten na het maken van de selecties (zie vorige pagina) klikt men op de knop waarna de adressenlijst zich in een Excel-bestand opent. Dit Excel-bestand slaat men vervolgens op als.xls bestand. Na het opslaan van het bestand mag Microsoft Excel afgesloten worden. Stap 2 : Het koppelen / importeren van het aangemaakt bestand met als doel het drukken van etiketten vanuit Microsoft Word Men opent Microsoft Word en kiest bovenaan de optie Verzendingslijsten, en vervolgens Afdruk samenvoegen starten >> Etiketten Selecteer het formaat van de etiketten die gebruikt zullen worden om de adressen af te drukken: SwingTravel_manuel 139 van 228 Last saved: BY

140 Wanneer de gebruikte etiketten geen keuzemogelijkheid zijn, kan men zelf een nieuw formaat aanmaken: De omtrek van het etiket-formaat wordt nu reeds in het lege bestand weergegeven. Vervolgens gaat men aanduiden welke adressen men voor de aanmaak van de etiketten wil gebruiken, namelijk de lijst die in Microsoft Excel aangemaakt werd. SwingTravel_manuel 140 van 228 Last saved: BY

141 Men haalt het bestand op waar het opgeslagen werd (etikettenlijst.xls) Volgend scherm verschijnt: Hierna kiest men welke velden effectief op de etiketten zullen verschijnen: SwingTravel_manuel 141 van 228 Last saved: BY

142 Voeg volgende velden in door erop te klikken: «NameAddressDescription» «Name1» (= Aanspreektitel + Naam) «Name2» (= Naam lijn 2) «Address» «ZipCode» «CityName» (= Adres) (= Postcode + Gemeente) SwingTravel_manuel 142 van 228 Last saved: BY

143 Klik vervolgens op Etiketten bijwerken om de andere etiketten in hetzelfde formaat te stellen: Voor het voltooien van het document klikt men nog op Voorbeeld van het resultaat. Indien alles verschijnt zoals de bedoeling is, voltooit men het document en kan men de etiketten afdrukken. Dit kan via Voltooien en Samenvoegen SwingTravel_manuel 143 van 228 Last saved: BY

144 SwingTravel-Aankoop Touroperator Aankoopfactuur Import Pdf Bestandsnaam: Browse naar het consolidatie bestand waarvoor je de pdf documenten wenst te verwerken Bestand bestaat niet: OK: Reeds ingelezen: Document zit niet in de folder om in te lezen in documenten beheer Document kan worden in gelezen Document is reeds ingelezen in documenten beheer Druk op De documenten met OK zullen worden weggeschreven in het documentenbeheer. Aankoopfactuur is dan ook raadpleegbaar vanop het dossier. Documenten die reeds zouden in gelezen zijn worden niet overschreven, of opnieuw ingelezen SwingTravel_manuel 144 van 228 Last saved: BY

145 SwingTravel-Verkoop ReservationSystem Initialisaties Delete CrsBookings Crs: Kies voor welke Crs je één of een reeks bookingen wenst te schrappen Klik op om de lijst te openen De lijst die je hier te zien krijgt zijn CRS bookingen die klaar staan om geïmporteerd te worden in Servico via de Import File knop. Ze verdwijnen automatisch wanneer ze zijn ingelezen in een product SwingTravel_manuel 145 van 228 Last saved: BY

146 Wanneer ze niet verwerkt moeten worden dan kan je de lijst zelf opkuisen Je moet nu parameters opgeven om de juiste reeks van CRS booking aan te duiden die je wenst te verwijderen Doe je dit niet dan zullen alle CRS bookings voor deze CRS verwijderd worden Wanneer de juiste lijst met te verwijderen CRS bookingen geselecteerd is kan je op de knop drukken. SwingTravel_manuel 146 van 228 Last saved: BY

147 SwingTravel-Verkoop ReservationSystem Initialisatie Importsettings Deze omzettingstabellen worden altijd opgeladen bij de initialisatie van een nieuwe firma voor BTN en SwingLine. In ProductDetail kan u zelf extra codewoorden + omschrijving toevoegen, die bij elke BTN import in het dossier mee gecopieerd worden. SwingTravel_manuel 147 van 228 Last saved: BY

148 Ticketsettings Bij de ticketsettings (import vanuit Amadeus, Worldspan ) kan u de combinatie product code + code leverancier definiëren met het IATA nummer van uw agentschap. Bij de ticketsettings (import vanuit Atlantis) definieert u de product en leverancier combinatie die in het dossier wordt binnengetrokken na import file. Checkdigit: doet een check op het IATAnummer. Afrekening: aanvinken indien u met de BSP afrekening werkt. Delete CrsBookings Crs: Kies voor welke Crs je één of een reeks bookingen wenst te schrappen SwingTravel_manuel 148 van 228 Last saved: BY

149 Klik op om de lijst te openen De lijst die je hier te zien krijgt zijn CRS bookingen die klaar staan om geïmporteerd te worden in Servico via de Import File knop. Ze verdwijnen automatisch wanneer ze zijn ingelezen in een product Wanneer ze niet verwerkt moeten worden dan kan je de lijst zelf opkuisen Je moet nu parameters opgeven om de juiste reeks van CRS booking aan te duiden die je wenst te verwijderen Doe je dit niet dan zullen alle CRS bookings voor deze CRS verwijderd worden Wanneer de juiste lijst met te verwijderen CRS bookingen geselecteerd is kan je op de knop drukken. SwingTravel_manuel 149 van 228 Last saved: BY

150 SwingTravel-Verkoop ReservationSystem Initialisatie Rapporten TICKETCODE Dit rapport geeft je een overzicht met alle product-leverancier combinaties voor geïmporteerde files RESULTAAT: SwingTravel_manuel 150 van 228 Last saved: BY

151 SwingTravel-Verkoop Reservation System Manueel ticket Indien de ticketgegevens foutief of onvolledig in het dossier ingegeven werden, zal de BSP afrekening maw niet overeenkomen met de reële BSP afrekening. Correcties op de ticketgegevens kan gebeuren via module manueel ticket. Vul het ticketnummer in, specifieer of het om een ADM, ACM of Refund gaat en druk op Vervolledig de verplichte velden (aangeduid met ) en pas de bedragen aan waar nodig SwingTravel_manuel 151 van 228 Last saved: BY

152 Void / beschikbaar zetten Indien een bepaald ticket niet gebruikt zal worden, kan u hier dit ticket op de toestand VOID zetten, tevens kan u hier een reeds gebruikt ticketnummer, indien nodig na een foutieve ingave, opnieuw BESCHIKBAAR zetten voor hergebruik. Alvorens men een ticket op de toestand VOID kan zetten moet men dit ticket nummer eerst uit het dossier halen Indien het betrokken ticket zich op een BSP-afrekening bevond die reeds werd goedgekeurd, kan men de toestand van het ticket vanzelfsprekend niet meer wijzigen Void zetten Product: Selecteer het juiste product met het icoon Code Leverancier: Selecteer de juiste leverancier met het icoon Ticketnr: Geef het ticketnummer in dat je Void wil zetten Datum aangifte Void: Geef de datum op wanneer je het ticket Void zet Beschikbaar zetten Om een ticket opnieuw beschikbaar te zetten moet het eerst Void gezet worden SwingTravel_manuel 152 van 228 Last saved: BY

153 Product: Selecteer het juiste product met het icoon Code Leverancier: Selecteer de juiste leverancier met het icoon Ticketnr: Geef het ticketnummer in dat je Void wil zetten Datum aangifte Beschikbaar: Geef de datum op wanneer je het ticket opnieuw Beschikbaar zet Afrekening Import File Voor BSP en Rail kunnen er Excel bestanden opgevraagd worden die gebruikt kunnen worden om de vaak lange afrekening automatisch te verwerken De verwerking van deze files staat in detail beschreven in de handleiding: SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual SwingTravel_manuel 153 van 228 Last saved: BY

154 Product: kies het product met het icoon Code leverancier: kies de leverancier met het icoon Bestandsnaam: kies de juist geformateerde file via Bestand tot datum: geef de datum tot wanneer deze afrekening data bevat (wordt opgehaald uit de file als die gekozen werd) Druk op om de import te bevestigen Let Op: Een zelfde file niet meermaals importeren SwingTravel_manuel 154 van 228 Last saved: BY

155 SwingTravel-Verkoop Reservation System Rapporten Maken van rapporten die betrekking hebben op tickets Verschillende rapporten zijn standaard voorzien in het systeem: - Afrekening - Afrekening goedgekeurd - Ticket - Routing - Verkoopprijs vergelijking - Saving - Vergelijking afrekening met bestand - Rendement - Omzet luchtvaartmaatschappij Afrekening Met dit rapport kan een BSP lijst geprint worden en als alles OK is kan deze ook goedgekeurd worden met de knop Product: kies een product met (Je kan enkel producten kiezen waarvoor de settings zijn ingesteld in Initialisatie - TicketSettings) Code leverancier: Beginnen met Uitgiftedatum: Eindigen met uitgiftedatum: Export Detail: kies de gewenste leverancier met kies de gewenste datum met kies de gewenste datum met wanneer dit actief is worden extra velden geëxporteerd SwingTravel_manuel 155 van 228 Last saved: BY

156 Extra Omschrijving Diverse Post: bij het goedkeuren wordt er een diverse post gemaakt, hier kan je opgeven wat er in de omschrijving moet komen Verdeling reeds gedaan voor periode tot: geeft aan tot wanneer de afrekeningen goedgekeurd zijn Volgende velden worden geëxporteerd: Export Detail actief TicketNo ExchangeRate AirticketCurrencyID ManualCreditCard TicketType PurchaseNetto AirticketTariff ProductLineNo TicketLineNo TheoreticalFare AirticketTax AirticketLineNo StockDate TheoreticalTax AirticketCommissionP ercentage CommentIntern Reference PaymentDate AirticketTotalNettoPri ce IssueDate CreditDate AirlineID CurrencyID CommissionPercentage Comment Fare Void Manual Tax VoidDate ManualCommissionA mount CreditCard IssueTicketPerson CommissionAmount Information IssueTicketTime PayableAmount SwingTravel_manuel 156 van 228 Last saved: BY

157 CurrencyIDTheoretical Fare TicketManual NetCash GroupID ClientID NetCredit DepartureDateGroup BookingStatus NetCreditOwn AgencyID ActionID TaxCash BookingID AirlineID TaxCredit Extension AirlineNumber TaxCreditOwn Export Detail uit TicketNo TicketType TicketLineNo CreditCard CommissionPercentag e AirlineNumber AirlineID Comment CommissionAmount PayableAmount NetCash NetCredit NetCreditOwn TaxCash TaxCredit TaxCreditOwn CommentIntern SwingTravel_manuel 157 van 228 Last saved: BY

158 Afrekening goedgekeurd Dit rapport geeft hetzelfde als de "afrekening" maar dan enkel voor goedgekeurde afrekeningen Ticket Geeft een rapport met de tickets die werden uitgeschreven binnen een bepaalde periode Product: kies met het gewenste product (Je kan enkel producten kiezen waarvoor de settings zijn ingesteld in Initialisatie - TicketSettings) Code leverancier: kies met de gewenste leverancier Beginnen met uitgiftedatum: kies de begindatum van de periode die je wenst te rapporteren Eindigen met uitgiftedatum: kies de einddatum van de periode die je wenst te rapporteren Annulatie: kies of je geannuleerde tickets wenst op te nemen in het rapport Manueel: kies of je manuele tickets wenst op te nemen in het rapport SwingTravel_manuel 158 van 228 Last saved: BY

159 Gekende karaktergroep: geef eventueel een woord of woorddeel op wat moet voorkomen in de ticketinformatie om mee opgenomen te worden in het rapport Selectie Datum Afrekening: kies de datum met Export geeft de volgende velden: ProductID TheoreticalTax FormOfAddress SupplierID CommissionPercentage Name TicketNo IssueTicketPerson FirstName TicketType IssueTicketTime AirportIDDeparture TicketLineNo ManualCommissionAmount Departure StockDate ManualCreditCard AgencyID Manual ClientID BookingID Reference BookingStatus Extension IssueDate ActionID GroupID CurrencyID AirlineID DepartureDateGroup Fare AirlineNumber AirticketComment Tax AirticketCurrencyID AirticketCommentIntern CreditCard AirticketTariff Void Information AirticketTax ProductLineNo CurrencyIDTheoreticalFare AirticketCommissionPercentage AirticketLineNo ExchangeRate AirticketTotalNettoPrice PaymentDate SwingTravel_manuel 159 van 228 Last saved: BY

160 PurchaseNetto TicketTypeSort CreditDate TheoreticalFare PurchaseReference VoidDate Conjunction Routing Geeft je een overzicht van de verschillende routings, naargelang de selectiecriteria die je invult op onderstaand scherm. Wanneer je de velden «Beginnen met Code klant» en «Eindigen met Code klant» invult dan krijg je de mogelijkheid om een specifieke reiziger te kiezen SwingTravel_manuel 160 van 228 Last saved: BY

161 Export met Lay out klant actief: AgencyID DestinationAirportID BookingCurrencyID BookingID ClassOfService ExchangeRate Extension DistanceKM CreationDateExt1 ProductLineNo AirportUnknownSpatial ClientName1 AirticketLineNo AirlineID ClientName2 FormOfAddress TicketNo ClientAddress Name Net Amount ClientCityID FirstName Tax ClientCityName DepartureDate AirlineDescription ClientCountryName ReturnDate AirlineNumber LastSalesJournalNo Description ClientID LastSalesInvoiceNo Routing ReferenceOrderClient LastSalesInvoiceDate TraincarrierID De volgende kolommen worden dan ook getoond! - Net Amount SwingTravel_manuel 161 van 228 Last saved: BY

162 Export zonder Lay Out klant actief: AgencyID ClassOfService ExchangeRate BookingID DistanceKM CreationDateExt1 Extension AirportUnknownSpatial ClientName1 ProductLineNo AirlineID ClientName2 AirticketLineNo TicketNo ClientAddress FormOfAddress SellingPrice ClientCityID Name Tariff ClientCityName FirstName Tax ClientCountryName DepartureDate AirlineDescription LastSalesJournalNo ReturnDate AirlineNumber LastSalesInvoiceNo Description ClientID LastSalesInvoiceDate Routing ReferenceOrderClient TraincarrierID DestinationAirportID BookingCurrencyID De volgende kolommen worden dan ook getoond! - SellingPrice - Tariff SwingTravel_manuel 162 van 228 Last saved: BY

163 Verkoopprijs vergelijking Geeft een vergelijking van de verkoopprijs van tickets De export geeft volgende velden: ProductID Tax ClientID SupplierID CreditCard BookingStatus TicketNo AgencyID ActionID TicketType BookingID AirticketCurrencyID TicketLineNo Extension AirticketTariff Manual CommissionPercentage AirticketTax Reference IssueTicketPerson AirticketCommissionPercentage SwingTravel_manuel 163 van 228 Last saved: BY

164 IssueDate IssueTicketTime AirticketFullFare CurrencyID ManualCommissionAmount FareDifferencePercentage Fare ManualCreditCard BookingCurrencyID AirticketSellingPrice Saving Geeft overzicht van savings en missed savings voor de ticketten Wanneer je de velden «Beginnen met Code klant» en «Eindigen met Code klant» invult dan krijg je de mogelijkheid om een specifieke reiziger te kiezen SwingTravel_manuel 164 van 228 Last saved: BY

165 Volgende velden worden geëxporteerd wanneer Layout klant actief is: AgencyID DestinationAirportID SavingReasonID ClientAddress BookingID ClassOfService SavingReasonDescription ClientCityID Extension DistanceKM AirlineDescription ClientCityName ProductLineNo AirportUnknownSpatial AirlineNumber ClientCountryName AirticketLineNo ProductID ClientID LastSalesJournalNo FormOfAddress SupplierID DestinationID LastSalesInvoiceNo Name AirlineID ReferenceOrderClient LastSalesInvoiceDate FirstName PO BookingCurrencyID TraincarrierID DepartureDate TicketNo ExchangeRate Saving ReturnDate Amount CreationDateExt1 MissedSaving Description Ref Fare ClientName1 SavingPercentage Routing IssueDate ClientName2 Volgende velden worden specifiek opgenomen: - Amount in de plaats van SellingPrice - Ref Fare in de plaats van FullFare Volgende velden worden geëxporteerd wanneer Layout klant niet actief is: SwingTravel_manuel 165 van 228 Last saved: BY

166 AgencyID DestinationAirportID SavingReasonID ClientAddress BookingID ClassOfService SavingReasonDescription ClientCityID Extension DistanceKM AirlineDescription ClientCityName ProductLineNo AirportUnknownSpatial AirlineNumber ClientCountryName AirticketLineNo ProductID ClientID LastSalesJournalNo FormOfAddress SupplierID DestinationID LastSalesInvoiceNo Name AirlineID ReferenceOrderClient LastSalesInvoiceDate FirstName PO BookingCurrencyID TraincarrierID DepartureDate TicketNo ExchangeRate Saving ReturnDate SellingPrice CreationDateExt1 MissedSaving Description FullFare ClientName1 SavingPercentage Routing IssueDate ClientName2 Vergelijking afrekening met bestand Deze optie is enkel actief als er een ticketsetting bestaat waar het Afrekening Type op File staat Geeft de mogelijkheid om het geïmporteerde bestand te controleren SwingTravel_manuel 166 van 228 Last saved: BY

167 Code product: Code leverancier: Beginnen met uitgiftedatum: Eindigen met uitgiftedatum: Extra omschrijving diverse post: boeking Kies de product code Kies de leverancierscode (je kan alleen codes kiezen waarvoor een bestand is geïnitialiseerd via de initialisatie) Uitgifte datum van de tickets Uitgifte datum van de tickets Extra informatie die wordt weggeschreven bij de diverse Selectie: kiezen Controleren bedrag at confirm: hier kan je nog een type lijst Bedrag wordt gecontroleerd bij het confirmeren De verschillende lijst types geven je de mogelijkheid om een controle te doen op de geïmporteerde data verwerking Volledige lijst: Geeft de hele lijst die geïmporteerd werd Verschillen tussen dossiers en bestand leveranciers: Geeft de records die verschillen tussen de informatie in de dossiers en de informatie van de lijst Deze moet leeg zijn om de mogelijkheid te hebben om te confirmeren Enkel verschil in bedrag: Geeft enkel de records die een verschillend bedrag hebben Ontbrekend op bestand leverancier Geeft de records die niet op de tickets van de leverancier stonden Ontbrekend in dossier Geeft de records (tickets) die niet terug te vinden zijn in de dossier Wanneer een tikfout gemaakt is bij het ticketnummer dan kan je dit aanpassen op het dossier en het rapport opnieuw vragen zal dan terug de file vergelijken met de dossier Voor de volledige werking van de BSP afhandeling verwijzen we naar de BSP handleiding Export geeft hier geen meerwaarde SwingTravel_manuel 167 van 228 Last saved: BY

168 Rendement Geeft een overzicht van het rendement op de verschillende ticketten Export voorziet volgende velden: AirlineID Description GroupID BookingStatus TicketNo SalesAmount DepartureDateGroup AirticketCurrencyID TicketType PurchaseAmount CurrencyID AirticketSellingPrice TicketLineNo Manual Fare ParticipantNo AirlineNumber IssueDate Tax AirlineDescription AgencyID Void CurrencyIDTheoreticalFare PurchaseNetto BookingID Extension ExchangeRate SwingTravel_manuel 168 van 228 Last saved: BY

169 Name ProductLineNo TheoreticalFare FirstName AirticketLineNo TheoreticalTax Omzet luchtvaartmaatschappij Geeft een overzicht van aantal dossiers, tickets en omzet per luchtvaarmaatschappij SwingTravel_manuel 169 van 228 Last saved: BY

170 Export voorziet volgende velden: AirlineID CurrencyID NumberOfBookings NumberOfTickets SellingPrice Tax AirlineDescription AirlineNumber SwingTravel_manuel 170 van 228 Last saved: BY

171 SwingTravel-Verkoop Luchthavenvervoer Chauffeur Beheer Ingeven van de chauffeurs die gekozen kunnen worden in het luchthavenvervoer Chauffeur Code: zoek een code met of geef een nieuwe code en druk op Naam: naam van de chauffeur Chauffeur Planning Hiermee kan je op een snelle manier de planning doen van de chauffeurs. Je kan een lijst op het scherm vragen gebaseerd op de datum en gesorteerd volgens ophaal, check in of vertrek uren. SwingTravel_manuel 171 van 228 Last saved: BY

172 In deze lijst kunnen dan de chauffeurs en ophaaluren worden toegewezen. Op het einde niet vergeten te drukken SwingTravel_manuel 172 van 228 Last saved: BY

173 SwingTravel-verkoop Luchthavenvervoer Luchthavenvervoer kan naargelang de behoefte geconfigureerd worden. De mogelijkheid bestaat om een prijsberekening te doen op het luchthavenvervoer record of op het dossier. Voor de laatste optie moet de optie RegionPrice actief zijn in luchthavenvervoer / postcode. Klik Parameters voor uitleg over de parameters Klik Beheer voor uitleg over het item beheer Klik Rapporten voor uitleg over het item rapporten Parameters Volgende parameters zijn belangrijk voor het gebruik van het luchthavenvervoer. PRODUCT Er moet een product bestaan dat gekoppeld is aan een luchthavencode Wanneer er vervoer mogelijk is naar verschillende luchthavens moet je dus ook verschillende producten maken vb LHO (Oostende) LHB (Brussel) LHC (Charleroi) SwingTravel_manuel 173 van 228 Last saved: BY

174 Op het product kan eventueel een standaard leverancier meegegeven worden LEVERANCIER PRODUCT TERM Je kan een leverancier product term maken 0 (standaard) om er voor te zorgen dat hij de actie op transport zet om ook het juiste BTW percentage te hebben van 6% Hiervoor moet je bij Vervoer ook CAR kiezen Je kan op de leverancier product term ook aangeven dat het om een luchthavenvervoer gaat en dan kan je kiezen of het gaat om een traject alleen heen, alleen terug of de beide. Is ook belangrijk voor de prijsbepaling via de optie postcode Je kan ook verschillende product termen maken waardoor deze kunnen gekozen worden in de product lijn Nadeel van dit laatste is dat je dan altijd de juiste product term moet kiezen. LUCHTHAVENVEROER POSTCODE Hier heb je 2 mogelijkheden: - prijzen in postcode beheer - prijzen in postcode / regionprice beheer Prijzen in postcode beheer Deze optie gaat de prijs voorstellen bij het inboeken van het luchthavenvervoer beheer record Postcode 0 als default, je kan ook per postcode werken SwingTravel_manuel 174 van 228 Last saved: BY

175 Prijzen in postcode /regionprice beheer Postcode Region price Deze optie gaat de prijs voorstellen in het dossier bij het inboeken van het product luchthavenvervoer dat werd geconfigureerd en is altijd een eenheidsprijs CHAUFFEUR Hier kan je de namen van je eigen chauffeurs beheren en ook de planning doen van de eigen chauffeurs Beheer Planning SwingTravel_manuel 175 van 228 Last saved: BY

176 Klik Open om de lijst te zien Sorteren op: veld waarop de lijst gesorteerd wordt Beheer Registratie luchthavenvervoer in een dossier Wanneer de optie RegionPrice geactiveerd is kan je hier de prijs automatisch laten voorstellen. In dit voorbeeld is de prijs automatisch bepaald adhv region price. Wanneer je deze optie niet hebt dan kan je de prijs manueel ingeven Aanmaken van een luchthavenvervoer record Via SwingTravel-verkoop Luchthavenvervoer beheer Met optie RegionPrice Je klikt op New Selecteer het dossier Zodra er producten gedefinieerd zijn met een luchthaven vervoer code dan moet het dossier dit product bevatten - Links op dit scherm kunnen de vertrek gegevens worden ingegeven gebaseerd op de echte ticketten. Daarom dat deze niet worden overgenomen uit het dossier SwingTravel_manuel 176 van 228 Last saved: BY

177 - Recht op dit scherm kunnen de retour gegevens worden ingegeven. Wanneer je alleen maar het vervoer moet doen voor het vertrek of de retour dan maak je HEENREIS vertrek of TERUGREIS Retour leeg - Wanneer je het uur ingeeft voor het vertrek zal dit ook ingevuld worden bij ophalen in de detail lijnen Hier houdt het systeem ook rekening met de instellingen voor de luchthaven voor het check-in uur en de duur in gesteld in de postcode om tot de luchthaven te komen - Onderaan kunnen nog extra gegevens opgegeven worden die belangrijk zijn voor de chauffeur - Prijzen zien we hier niet omdat we met de optie RegionPrice de prijs bepalen in het dossier Zonder optie RegionPrice Je klikt op New Selecteer het dossier Zodra er producten gedefinieerd zijn met een luchthaven vervoer code dan moet het dossier dit product bevatten Het bovenste deel is het zelfde alleen onderaan zijn nu ook de prijsvelden beschikbaar De prijs zal automatisch ingevuld zijn naargelang de parameters Klik op Save om te bewaren en dan zal er automatisch een document afgedrukt worden voor de klant met daarop de nodige gegevens. SwingTravel_manuel 177 van 228 Last saved: BY

178 Rapporten Er kunnen verschillende rapporten opgevraagd worden SwingTravel_manuel 178 van 228 Last saved: BY

179 Vervoerbewijs Hiermee kan het vervoerbewijs dat automatisch wordt afgedrukt bij het saven van een luchthavenvervoer opnieuw afdrukken Luchthavenvervoer lijst Via parameters kan je bepalen hoe de lijst er moet uitkomen SwingTravel_manuel 179 van 228 Last saved: BY

180 Luchthavenvervoer Lijst 2 Via parameters kan je bepalen hoe de lijst er moet uitkomen SwingTravel_manuel 180 van 228 Last saved: BY

181 Luchthavenvervoer controle Lijst met het luchthaventransport per vertrek- en retourdatum, indien nodig eveneens per agentschap. Deze lijst controleert enerzijds of er voor alle dossiers met de bijhorende product voor luchthavenvervoer via inbrengen en wijzigen luchthavenvervoer een fiche luchthavenvervoer is gemaakt. In dit geval vindt men op de lijst de melding "geen dossier voor luchthavenvervoer". Anderzijds controleert deze lijst of er voor een luchthavenvervoer ingebracht via inbrengen en wijzigen luchthavenvervoer in het dossier een productlijn luchthavenvervoer is gecreëerd. In dat geval vindt men op de lijst de melding "geen luchthavenvervoer in dossier". Geen dossier voor luchthavenvervoer: luchthavenvervoer zonder dossier link Geen luchthavenvervoer voor dossier: in dossier geen product luchthavenvervoer Luchthavenvervoer prijs postcode Hiermee kan je een prijslijst afdrukken voor de verschillende postcode bij een specifieke luchthaven SwingTravel_manuel 181 van 228 Last saved: BY

182 SwingTravel-verkoop Luchthavenvervoer Luchthavenvervoer kan naargelang de behoefte geconfigureerd worden. De mogelijkheid bestaat om een prijsberekening te doen op het luchthavenvervoer record of op het dossier. Voor de laatste optie moet de optie RegionPrice actief zijn in luchthavenvervoer / postcode. Klik Parameters voor uitleg over de parameters Klik Beheer voor uitleg over het item beheer Klik Rapporten voor uitleg over het item rapporten Parameters Volgende parameters zijn belangrijk voor het gebruik van het luchthavenvervoer. PRODUCT Er moet een product bestaan dat gekoppeld is aan een luchthavencode Wanneer er vervoer mogelijk is naar verschillende luchthavens moet je dus ook verschillende producten maken vb LHO (Oostende) LHB (Brussel) LHC (Charleroi) SwingTravel_manuel 182 van 228 Last saved: BY

183 Op het product kan eventueel een standaard leverancier meegegeven worden LEVERANCIER PRODUCT TERM Je kan een leverancier product term maken 0 (standaard) om er voor te zorgen dat hij de actie op transport zet om ook het juiste BTW percentage te hebben van 6% Hiervoor moet je bij Vervoer ook CAR kiezen Je kan op de leverancier product term ook aangeven dat het om een luchthavenvervoer gaat en dan kan je kiezen of het gaat om een traject alleen heen, alleen terug of de beide. Is ook belangrijk voor de prijsbepaling via de optie postcode Je kan ook verschillende product termen maken waardoor deze kunnen gekozen worden in de product lijn Nadeel van dit laatste is dat je dan altijd de juiste product term moet kiezen. LUCHTHAVENVEROER POSTCODE Hier heb je 2 mogelijkheden: - prijzen in postcode beheer - prijzen in postcode / regionprice beheer Prijzen in postcode beheer Deze optie gaat de prijs voorstellen bij het inboeken van het luchthavenvervoer beheer record Postcode 0 als default, je kan ook per postcode werken SwingTravel_manuel 183 van 228 Last saved: BY

184 Prijzen in postcode /regionprice beheer Postcode Region price Deze optie gaat de prijs voorstellen in het dossier bij het inboeken van het product luchthavenvervoer dat werd geconfigureerd en is altijd een eenheidsprijs CHAUFFEUR Hier kan je de namen van je eigen chauffeurs beheren en ook de planning doen van de eigen chauffeurs Beheer Planning Klik Open om de lijst te zien Sorteren op: veld waarop de lijst gesorteerd wordt SwingTravel_manuel 184 van 228 Last saved: BY

185 Beheer Registratie luchthavenvervoer in een dossier Wanneer de optie RegionPrice geactiveerd is kan je hier de prijs automatisch laten voorstellen. In dit voorbeeld is de prijs automatisch bepaald adhv region price. Wanneer je deze optie niet hebt dan kan je de prijs manueel ingeven Aanmaken van een luchthavenvervoer record Via SwingTravel-verkoop Luchthavenvervoer beheer Met optie RegionPrice Je klikt op New Selecteer het dossier Zodra er producten gedefinieerd zijn met een luchthaven vervoer code dan moet het dossier dit product bevatten - Links op dit scherm kunnen de vertrek gegevens worden ingegeven gebaseerd op de echte ticketten. Daarom dat deze niet worden overgenomen uit het dossier - Recht op dit scherm kunnen de retour gegevens worden ingegeven. Wanneer je alleen maar het vervoer moet doen voor het vertrek of de retour dan maak je HEENREIS vertrek of TERUGREIS Retour leeg - Wanneer je het uur ingeeft voor het vertrek zal dit ook ingevuld worden bij ophalen in de detail lijnen SwingTravel_manuel 185 van 228 Last saved: BY

186 Hier houdt het systeem ook rekening met de instellingen voor de luchthaven voor het check-in uur en de duur in gesteld in de postcode om tot de luchthaven te komen - Onderaan kunnen nog extra gegevens opgegeven worden die belangrijk zijn voor de chauffeur - Prijzen zien we hier niet omdat we met de optie RegionPrice de prijs bepalen in het dossier Zonder optie RegionPrice Je klikt op New Selecteer het dossier Zodra er producten gedefinieerd zijn met een luchthaven vervoer code dan moet het dossier dit product bevatten Het bovenste deel is het zelfde alleen onderaan zijn nu ook de prijsvelden beschikbaar De prijs zal automatisch ingevuld zijn naargelang de parameters Klik op Save om te bewaren en dan zal er automatisch een document afgedrukt worden voor de klant met daarop de nodige gegevens. SwingTravel_manuel 186 van 228 Last saved: BY

187 RAPPORTEN Er kunnen verschillende rapporten opgevraagd worden SwingTravel_manuel 187 van 228 Last saved: BY

188 Vervoerbewijs Hiermee kan het vervoerbewijs dat automatisch wordt afgedrukt bij het saven van een luchthavenvervoer opnieuw afdrukken Luchthavenvervoer lijst Via parameters kan je bepalen hoe de lijst er moet uitkomen SwingTravel_manuel 188 van 228 Last saved: BY

189 Luchthavenvervoer Lijst 2 Via parameters kan je bepalen hoe de lijst er moet uitkomen SwingTravel_manuel 189 van 228 Last saved: BY

190 Luchthavenvervoer controle Lijst met het luchthaventransport per vertrek- en retourdatum, indien nodig eveneens per agentschap. Deze lijst controleert enerzijds of er voor alle dossiers met de bijhorende product voor luchthavenvervoer via inbrengen en wijzigen luchthavenvervoer een fiche luchthavenvervoer is gemaakt. In dit geval vindt men op de lijst de melding "geen dossier voor luchthavenvervoer". Anderzijds controleert deze lijst of er voor een luchthavenvervoer ingebracht via inbrengen en wijzigen luchthavenvervoer in het dossier een productlijn luchthavenvervoer is gecreëerd. In dat geval vindt men op de lijst de melding "geen luchthavenvervoer in dossier". Geen dossier voor luchthavenvervoer: luchthavenvervoer zonder dossier link Geen luchthavenvervoer voor dossier: in dossier geen product luchthavenvervoer Luchthavenvervoer prijs postcode Hiermee kan je een prijslijst afdrukken voor de verschillende postcode bij een specifieke luchthaven SwingTravel_manuel 190 van 228 Last saved: BY

191 SwingTravel-verkoop Luchthavenvervoer Postcode Beheer Selecteer een luchthaven code met en klik om een bestaande reeks te openen of op om een nieuwe reeks aan te maken Wanneer de optie RegionPrice niet actief is dan kan je hier de prijs opgeven klik op om extra postcodes toe te voegen Deze optie gaat de prijs voorstellen bij het inboeken van het luchthavenvervoer beheer record Postcode: minuten: regio: bedrag volw: bedrag kind: bedrag infant: 0 als default, je kan ook per postcode werken tijd nodig om tot de geselecteerde luchthaven te rijden informatief bedrag dat wordt aangerekend voor een volwassen persoon bedrag dat wordt aangerekend voor een kind bedrag dat wordt aangerekend voor een baby Wanneer de optie RegionPrice wel actief is dan dien je de prijzen op te geven in de optie RegionPrice SwingTravel_manuel 191 van 228 Last saved: BY

192 Postcode: minuten: Regio: postcode als referentie tijd nodig om tot de geselecteerde luchthaven te rijden informatief prijs regio: regio in de regionprice tabel voor het ophalen van de prijzen RegionPrice Klik om de bestaande lijst te openen of om een nieuwe aan te maken Via kunnen lijnen worden toegevoegd Region price Luchthaven: Luchthaven waar vertrokken/aangekomen wordt Regio: Regio die overeenstemt met RegioPrice in Postcode Vast bedrag: minimum bedrag dat wordt aangerekend x pax: prijs voor x aantal personen SwingTravel_manuel 192 van 228 Last saved: BY

193 SwingTravel-verkoop Dossier Beheer Opvragen bestaand dossier Klik op het icoontje om een bestaand dossier op te vragen. : Klik op zwart pijltje om de desgewenste kolom te selecteren reiziger ) : Hiermee breidt je de selectiecriteria uit (productdetail / ticket / VOORBEELD: Hoe zoek je het overeenkomstig dossier voor een bepaalde factuur? Selecteer verkoopfactuur in de selecteer weergave en kolom factuur; vul het factuurnummer in en klik op. De blauwe lijn is het resultaat van de selectie. Dubbelklik op deze lijn of klik op button OK om het desbetreffend te openen. Extensie: Elke wijziging aan een bestaand dossier wordt opgeslagen onder een andere extensie. Op die manier kan het oorspronkelijk dossier op elk moment geraadpleegd worden. SwingTravel_manuel 193 van 228 Last saved: BY

194 Creatie nieuwe dossier Via icoontje kom je op onderstaand scherm: Code klant: search naar bestaande klant via creatie nieuwe klant via => switch naar klantenfiche 3 Mogelijkheden om dossier aan te maken: Selecteer bestaande Code klant of creëer nieuwe klant klik op icoontje om nieuw dossier van scratch aan te maken. Import file: importeer een bestaand dossier vanuit een CRS (BTN, Amadeus, ) Kopieer Dossier: kopieer een bestaand dossier (bv. 2 koppels die samen reizen) Tabblad Data Datum creatie: datum + uur van registratie Contactpersoon Agentschap: contactpersoon X / Y o o contactpersoon: gebruiker die het dossier geopend heeft X = agent die dossier gecreëerd heeft SwingTravel_manuel 194 van 228 Last saved: BY

195 o Y = agent die laatste wijziging aan dossier gedaan heeft Code groep: cf. MODULE GROEPSCODE Vertrekdatum Groep: Code bestemming: Omschrijving: Toestand: Manuele facturatie: Vertrekdatum: Aantal dagen / nachten: Code taal: Code munt: Code oorsprong: Code kanaal: Code brochure: wordt geactiveerd indien groepscode ingevuld werd cf. MODULE BESTEMMING wordt automatisch afgeleid van de landcode toestand van het dossier (in optie, bevestigd, afgehandeld ) aangevinkt indien manuele factuur geboekt wordt afreisdatum aantal dagen/nachten taal van de klantcode munt van klantcode cf. MODULE OORSPRONG cf. MODULE KANAAL cf. MODULE BROCHURE Tabblad Reiziger : voegt een lijn toe onderaan : voegt een lijn toe tussen 2 bestaande lijnen : verwijdert een bestaande lijn : verplaatst de cursor naar onderliggende lijn : verplaatst de cursor naar bovenliggende lijn SwingTravel_manuel 195 van 228 Last saved: BY

196 : in 2 de kolom naam: selecteer de desgewenste reiziger. Overige data worden automatisch gekopieerd uit de klant Geboortedatum: Leeftijd: Annulatie verzekering: Reisverzekering: verplicht voor kinderen en baby s automatisch afgeleid van de geboortedatum verplicht aan te vinken indien er een specifiek verzekeringsproduct geselecteerd wordt in tabblad Product verplicht aan te vinken indien er een specifiek verzekeringsproduct geselecteerd wordt in tabblad Product GSM, , taal, adres in te vullen indien verschillend van klantgegevens Registreren: PAX: reiziger wordt gekopieerd in de klant indien het vakje aangevinkt is en als naam, voornaam en adres verschilt van 1 van de reeds bestaande reiziger aantal reizigers GEBRUIK DE SCROLL BAR ONDERAAN OM NAAR RECHTS TE SCROLLEN! Tabblad Product Bovenste helft: Product: Leverancier: Prijs: cf. MODULE PRODUCT code leverancier automatisch afgeleid van de eenheidsprijs uit de productdetails SwingTravel_manuel 196 van 228 Last saved: BY

197 Commissie: commissie in Productterm: PO/WB: cf. MODULE PRODUCTTERM Purchase order / waardebon Begindatum : Dagen: gelinkt aan inschrijven van periode Einddatum: CC: credit card nummer wanneer product rechtstreeks betaald wordt aan leverancier (die moet geactiveerd zijn in de travel tab van de leveranciers fiche) CC Omschrijving: credit card nummer voor CC Actie: Toestand: Omschrijving: Contact Tour: Luchthaven: gelinkt aan leverancier toestand van dossier land contact persoon bij de Tour operator Luchthavencode Onderste helft: detailweergave met overeenkomstige codewoorden (cf. MODULE CODEWOORD) Tabblad Commentaar oproepen van standaard commentaarlijnen Nieuwe standaardcommentaar lijn toevoegen: comment. Swingcount Algemeen Tekst - bestelbon Type: intern = verschijnt niet op bestelbon Publiek = commentaarlijnen worden op bestelbon geprint SwingTravel_manuel 197 van 228 Last saved: BY

198 Alarmdatum: op deze datum zal het item verschijnen op het agenda rapport te raadplegen via SwingTravel-verkoop Agenda - rapporten Tabblad Kassa : Klik op add row om een kassabewerking toe te voegen. Velden Betaalmiddel en Bedrag zijn verplichte velden! Voorschot: kan manueel ingevuld worden, indien blanco wordt het berekend voorschot genomen (default 30%, wordt bepaald via de product termen) Verval voorschot: vervaldatum voorschot (datum van creatie) Verval saldo: vervaldatum saldo (default 30 dagen voor vertrek) SwingTravel_manuel 198 van 228 Last saved: BY

199 Tabblad Facturen In het bovenste deel kunnen de effectieve leveranciers vermeld worden wanneer er in de product tab met een fictieve leverancier gewerkt werd. Dit is bedoeld voor als men zelf de reis samenstelt en een globaal product aan de klant aanbiedt dat samengesteld is uit aankopen bij diverse leveranciers. Hier kan dan ook de verkoopprijs worden ingegeven. % commissie zal worden opgehaald uit de product term instellingen. Theoretische aankoop zal berekend worden tov verkoopprijs en % commissie. De som van de verkoopprijzen moet gelijk zijn aan de totale verkoopprijs voor deze productlijn in de product tab Dit deel zie je niet als er bij de product termen geen enkele is met de parameter ingave verwachte aankoop geactiveerd In het midden gedeelte kan je de verkoopfacturen zien In het onderste deel zie je de ingeboekte aankoopfacturen Tabblad Klant Overzicht van klantgegevens + omzet van huidig en vorig jaar SwingTravel_manuel 199 van 228 Last saved: BY

200 Tabblad Documenten Alle geprinte documenten zijn hier beschikbaar in.pdf formaat. (Bestelbon, Factuur, ) en worden automatisch in desbetreffende mappen gezet: Order form: bestelbon Cash document: betalingsbewijs Airport service: luchthavenvervoer Invoice: aan- en verkoopfacturen Mails die betrekking hebben tot desbetreffend dossier kunnen via het drag and drop principe in de map Mails gekopieerd worden. : Met deze knop kan u de documenten ook verwijderen : U kan zelf nieuwe mappen aanmaken : De icoontjes kunnen in verschillende formaten gevisualiseerd worden : De icoontjes kunnen gegroepeerd worden volgens datum, user, file type SwingTravel_manuel 200 van 228 Last saved: BY

201 Bewaren en printen van het dossier Na het invullen van alle verplichte velden in bovenstaande tabbladen kan u het dossier bewaren door op de knop te drukken. Hierna verschijnt onderstaande pop-up, waar u de mogelijkheid heeft om verscheidene documenten al dan niet te printen door de desgewenste documenten aan- of af te vinken. U kan in dit scherm het gewenste aantal documenten invullen + correcte printer selecteren. : PDF verschijnt als attachment in nieuwe mail in OUTLOOK ( adres wordt afgeleid van de klant) : print van de geselecteerde documenten : geen print, dossier wordt WEL bewaard! SwingTravel_manuel 201 van 228 Last saved: BY

202 SwingTravel-Verkoop Dossier Document Met deze module kan u verscheidene documenten die gelinkt worden aan een specifiek dossier printen. Mogelijke selectie documenten: Bestelbon Dossier Maning met overschrijving Overschrijving PDF formaat Voucher Maning Bevestiging Documenten beschikbaar WORD formaat : Het document in kwestie verschijnt in PDF of Word formaat op het scherm en kan van daaruit geprint worden : Het document in kwestie verschijnt als PDF attachment in de nieuw gecreëerde mail. : verlaat het scherm SwingTravel_manuel 202 van 228 Last saved: BY

203 SwingTravel-verkoop Dossier Credit Card Exchange Special agency settings Deze module wordt gebruikt indien er verschillende agentschappen binnen 1 firma gebruik maken van de module Credit Card Exchange. SwingTravel_manuel 203 van 228 Last saved: BY

204 SwingTravel-verkoop Dossier Credit Card Exchange Rapporten Via deze module kan men een file voorbereiden met kredietkaartbetalingen, die op hun beurt naar de desbetreffende instantie gestuurd worden. Het doorsturen van de file kan op 2 manieren gebeuren: Automatische doorsturing: voor BCC loopt er een programmaatje op de pc van het agentschap, die de file na het bewaren in overeenkomstige map automatisch inleest Manuele doorsturing: voor Airplus dient de file geüpload worden op de internetsite van Airplus Selecteer het kaarttype in veld Cardtype : SwingTravel_manuel 204 van 228 Last saved: BY

205 : Klik op het icoontje om het bestand in kwestie te creëren en bewaar het bestand in de doelmap. Een pop up venster verschijnt met de naam en het path van de file. Klik op OK Hierdoor zal de file ook automatisch goedgekeurd worden, wat vroeger via de Confirm knop apart diende te gebeuren. Annuleren zal de file terug schrappen. : Van zodra de file verwerkt werd (maw doorgestuurd naar overeenkomstige instantie) is het uiterst belangrijk om dit te bevestigen door op het icoontje confirm te klikken. Indien u vergeet op de confirm button te klikken na het doorsturen van de file, zal bij een volgende file creatie de voorgaande betalingen terug in de file opgenomen worden!! Vanaf versie is deze knop niet meer zichtbaar en is dit opgevangen onder de File knop. Zie uitleg hierboven Bestand ticket: Bestand betaling: Historiek ticket: Historiek betaling: creatie van CC-file file creatie van KS-file lijst met alle CC-file betalingen lijst met alle KS-file betalingen SwingTravel_manuel 205 van 228 Last saved: BY

206 SwingTravel-Verkoop Dossier Waardebon - Rapporten In bovenstaand scherm kan u een lijst trekken van geïnde en verkochte waardebonnen. Via veld Toestand kan u een selectie maken tussen : None: overzicht geïnde en verkochte waardebonnen Openstaand: niet-geïnde waardebonnen Geïnd: geïnde waardebonnen Waardebon - Systeem 1. CREEER 2 NIEUWE CODES DIE GELINKT WORDEN AAN WAARDEBON: A. BOV: waardebon verkoop Waardebon type: B. BOI: waardebon inruiling Waardebon type: C. Geef een geldigheidsperiode in (bv. 12 maanden) SwingTravel_manuel 206 van 228 Last saved: BY

207 2. CREEER EEN NIEUW DOSSIER BIJ VERKOOP WAARDEBON MET PRODUCT BOV A. Product BOV voor leverancier (bv. X reizen) + geef een bedrag in B. PO/WB verplicht veld: i. ofwel manueel ingevuld nummer (cf. Initialisatie Firma: vink veld manuele ingave van waardebonnummer aan) ii. ofwel een automatisch consecutief gegenereerd nummer door het programma. Dit nummer wordt getriggerd na bewaren van dossier 3. CREEER EEN NIEUW DOSSIER BIJ INNING WAARDEBON MET PRODUCT BOI A. Product BOI (inning bon) met negatief bedrag en verwijs naar zelfde PO/WB nummer van dossier met product BOV B. Product HO (bv.) voor een specifiek bedrag Indien bedrag van BON groter is dan de kost van de reis, is er dus een restbedrag waarvoor een nieuwe BON uitgeschreven wordt Dit kan in zelfde dossier (dus BOI / HO / BOV) ofwel BOV in nieuw dossier SwingTravel_manuel 207 van 228 Last saved: BY

208 SwingTravel-Verkoop Initialisaties Firma Copy Data Dit programma wordt bij voorkeur gebruikt door de mensen van Servico en is bedoeld om een lege tabel in uw firma te vullen met data. De tabellen die je wenst te vullen zijn bij voorkeur nog leeg. Met dit programma kan er data gekopieerd worden vanuit een andere firma in uw Servico programma of vanuit een XML bestand met deze gegevens dat gemaakt kan worden door de mensen van Servico. Dit XML bestand zal ook gemaakt worden uit een firma die in de Servico programma s zit. Bij Kopieer tabellen kan je aangeven welke tabellen je wenst over te nemen. Met Check all kunnen alle tabellen direct gekozen worden. Wanneer je Check all uitschakelt (als hij aan stond) zullen geen tabellen geselecteerd worden. Bij Update tabellen kan je zaken opgeven die tijdens het kopieren zullen aangepast worden Wanneer je wenst te kopieren uit een XML bestand dan geef je dit bestand op in Kopieer van XML file Met kan je de file zoeken Om het kopieren te starten klik je op Kopieer gegevens van XML file Wanneer je wenst te kopieren uit een andere bestaande firma dan geef je de nummer van deze firma in bij Kopieer van firma in Kopieren van andere firma. Hier kan je ook aangeven om alleen de leveranciers te nemen met de optie leverencier reizen aan gevinkt. Via andere bestaande firma s zoeken. kan je het nummer van Om het kopieren te starten klik je op Kopieer gegevens van andere firma Na het starten zal er onderaan een groene tekst verschijnen die aangeeft dat de import van gegevens gestart is en ook wanneer de import van gegevens ten einde is. SwingTravel_manuel 208 van 228 Last saved: BY

209 SwingTravel Verkoop Verkoopfactuur Beheer Manuele facturatie Manuele facturatie: De gegevens die op de factuur verschijnen kunnen manueel aangepast worden. Indien gewenst kan men met behulp van manuele facturatie ook voor 1 dossier meerdere facturen maken. Zodra een dossier werd geconfigureerd als manueel te factureren (*) kan men onmogelijk terugkeren naar de automatische facturatie. Dit houdt in dat volledige facturatie van het dossier (eventueel bijkomende facturatie na wijziging of annulatie van het dossier) op de manuele manier dient afgewerkt te worden. (*)Een dossier kan op 2 manieren als manueel te factureren geconfigureerd worden, nl. door op de data tab van het dossier beheer de parameter manuele factuur te activeren, of door een manuele factuur te maken via SwingTravelverkoop verkoopfactuur beheer voor dit dossier. 1. Vul code agentschap in en klik op 2. Vul het dossiernummer in waarvoor u een manuele factuur wil creëren 3. Vervolledig de 3 tabbladen: DATA: o o DETAIL: Facturatietype: Factuur of Creditnota Belangrijk: dossiers met CC-betaling rechts onderaan in het tabblad Data bedrag aanpassen. SwingTravel_manuel 209 van 228 Last saved: BY

210 o Via kan u de detaillijnen van het dossier ophalen en waarin u dan naar believen kan schrappen, wijzigen of toevoegen. We raden dit zeker aan, zo zijn de btw factuur, btw dossier en rekeningnummer ook zeker ingevuld CLIENT: o Overzichtscherm met klantgegevens Het drukken en goedkeuren van de factuur gebeurd via SwingTravel-verkoop Verkoopfactuur Document. SwingTravel-Verkoop Verkoopfactuur Voorbereiden WAT IS AUTOMATISCHE FACTURATIE? Automatische facturatie houdt in dat men de gegevens die zich in een dossier bevinden onvoorwaardelijk gaat overnemen op de factuur. Tegenover de automatische facturatie staat de "manuele facturatie". Eens een dossier zich in de toestand "manuele facturatie" bevindt is het onmogelijk om terug te keren naar een "automatische facturatie". Het grote voordeel van de automatische facturatie schuilt hierin dat het programma de gefactureerde situatie steeds automatisch gaat corrigeren t.o.v. de dossiertoestand, m.a.w. zodra een dossier werd gewijzigd of geannuleerd (het totaalbedrag van het dossier is veranderd) of de klantcode werd aangepast, zal er op het moment dat men gaat factureren, automatisch een creditnota voor het oude bedrag, en een nieuwe factuur voor het nieuwe bedrag aangemaakt worden. De automatische facturatie kan op 3 manieren gebeuren: 1. Dossier > Beheer: onmiddellijke facturatie bij de opmaak van een dossier. 2. Men kan via dit programma de verkoopfacturatie in reeks opstarten, d.w.z. men gaat voor alle niet-gefactureerde dossiers tot een bepaalde vertrekdatum met minimum toestand bevestigd een verkoopfactuur voorbereiden. Dossiers waar manuele facturatie staat aangevinkt worden niet opgenomen. Tevens zal er voor deze dossiers waarvoor reeds een automatische factuur werd gemaakt, doch het totaalbedrag of de klantcode van het dossier werd aangepast, automatisch een creditnota en een nieuwe factuur voorbereid worden. Het is aangeraden om uitsluitend eindigen met vertrekdatum als selectiecriterium in te vullen, de begindatum laat men open, zodanig dat het systeem alle vroegere dossiers controleert op wijzigingen en eventueel herfactureert. Voor de automatische facturatie in reeks kunnen wij u 2 werkwijzen voorstellen: * Als einddatum vult u steeds de huidige datum in: enkel de dossiers met vertrekdatum tot op vandaag zullen gefactureerd worden, waardoor men slechts zelden nog te maken krijgt SwingTravel_manuel 210 van 228 Last saved: BY

211 met wijzigingen en/of annulaties die dan weer leiden tot een creditnota en nieuwe factuur (ook al gebeurt dit automatisch). * Als einddatum neemt u ongeveer 45 dagen in de toekomst: Deze werkwijze heeft als voordeel dat op het ogenblik van de betaling van het saldo (de vervaldatum van het saldo is vaak 30 dagen voor vertrek, en deze betaling gebeurt vaak via overschrijving) er reeds een factuur werd ingeschreven in SWINGCOUNT, en deze bijgevolg onmiddellijk kan afgepunt worden met de betaling. Sommigen gebruiken het verzenden van de factuur op deze manier ook als een soort aanmaning tot het betalen van het saldo. 3. SwingTravel-Verkoop > Verkoopfactuur > Voorbereiden: via dit programma kan men ook individueel een verkoopfactuur voorbereiden voor 1 bepaald dossier. Tip: om de datum te berekenen typt u in het vak eindigen met vertrekdatum: +45 en deze wordt dan automatisch uitgerekend. Nadat men de facturen heeft voorbereid via dit programma dienen deze wel nog worden afgedrukt via Verkoopfactuur > Document, alvorens deze kunnen worden goedgekeurd en ingeschreven worden in het verkoopjournaal. Voorbereiden verkoopfactuur Tijdens het voorbereiden van één of een reeks facturen dient u eerst de factuurdatum te bepalen. Deze datum bepaalt de periode waarin de facturen in de boekhouding worden opgenomen. Het programma zal steeds de huidige datum voorstellen als factuurdatum. Desgewenst kan deze aangepast worden. U dient echter wel rekening te houden met het feit dat er bij wet bepaald is dat de inschrijving van de facturen in de boekhouding, wat betreft de maand van inschrijving chronologisch dient te gebeuren, m.a.w. eens een nieuwe maand gestart, zijn de vorige maanden onherroepelijk afgesloten voor het desbetreffend verkoopjournaal. Daarom krijgt u bij de eerste boeking in een nieuwe maand een waarschuwing: U begint een nieuwe maand Vervolgens kan u kiezen tussen de voorbereiding van een factuur voor een individueel dossier, en tussen een voorbereiding in reeks. SwingTravel_manuel 211 van 228 Last saved: BY

212 In reeks factureren Indien u opteert voor een voorbereiding in reeks dient u een selectie te doen op basis van een vertrekdatum. 1. Vul onderstaande velden in: Code agentschap: selecteren Verkoopjournaal: default Factuurdatum: default actuele datum, kan worden aangepast Beginnen met vertrekdatum: facultatief (Indien niet ingevuld, wordt dit veld default op zelfde datum als Eindigen met vertrekdatum het jaar voordien) Eindigen met vertrekdatum: (verplicht veld) 2. Klik op U krijgt een overzicht van alle dossiers voor de geselecteerde periode waarvan het totaalbedrag, klantcode of leverancier ondertussen gewijzigd is 3. => facturen worden à de dossiers gekoppeld SwingTravel_manuel 212 van 228 Last saved: BY

213 Individuele factuur Vink individueel aan en selecteer het dossiernummer door middel van De dossiergegevens worden ingelezen en u krijgt het nog te factureren bedrag op het scherm. Indien OK => Overeenkomstig factuurnummer verschijnt in de vorm van een pop-up Indien voor het dossiernummer reeds een automatische aangemaakte factuur bestond en het dossier werd nadien geannuleerd, bedrag of klantcode werd aangepast, zal er automatisch een creditnota voor de 1 ste factuur en een nieuwe factuur gecreëerd worden. OPMERKING: mogelijke ERROR boodschap bij saven van individuele factuur: ERROR FACT 313->341 moeten eerst goedgekeurd worden. Het voordeel van automatische facturatie t.o.v. manuele facturatie: het programma gaat de gefactureerde situatie t.o.v. de dossiertoestand steeds automatisch aanpassen Manuele facturatie kan niet omgezet worden naar automatische facturatie. OPMERKING: Nadat de facturen werden voorbereid dienen deze afgeprint te worden via module Verkoopfactuur/document alvorens zij kunnen worden goedgekeurd en ingeschreven in de boekhouding. Indien de factuur nog niet werd goedgekeurd (en bijgevolg nog niet is weggeschreven naar de boekhouding) kan deze nog aangepast worden via de SwingTravel_manuel 213 van 228 Last saved: BY

214 module Verkoopfactuur - Beheer" waarna het dossier zich wel in de toestand van manuele facturatie bevindt. SwingTravel_manuel 214 van 228 Last saved: BY

215 SwingTravel-Verkoop Verkoopfacturen Document Selecteer drukken facturen in geval van niet-goedgekeurde facturen of facturen die nog niet in de boekhouding weggeschreven zijn of selecteer herdrukken facturen in geval van goedgekeurde facturen. Vul de agentschap code en verkoopjournaal in Bij het drukken van een factuur heeft u de keuzemogelijkheid tussen Alle en Selectie. Alle facturen verwijst hier naar alle niet-goedgekeurde facturen, en niet naar alle reeds aangemaakte facturen. Na het drukken van de facturen dient men deze nog goed te keuren d.m.v. OPMERKING: Alvorens een factuur kan worden goedgekeurd = wegschrijven naar de boekhouding dient men met enkele wettelijke bepalingen rekening te houden. Het is wettelijk bepaald dat u van elke factuur die zich in uw boekhouding bevindt ook over een document van deze factuur dient te beschikken, m.a.w. het systeem kan geen factuur wegschrijven naar uw boekhouding (inschrijven in het verkoopjournaal), alvorens u aan het systeem gemeld heeft dat de factuur correct werd afgedrukt (op het scherm of fysische print). Tevens dienen de facturen die in het journaal worden ingeschreven opeenvolgend en numeriek te zijn, m.a.w. factuur n 100 kan niet worden ingeschreven als factuur n 99 nog niet werd ingeschreven (nog niet correct werd afgedrukt). Eens een factuur werd weggeschreven naar uw boekhouding kan deze factuur NIET meer gewijzigd worden. Indien er toch nog aanpassingen gebeuren dient men deze te doen m.b.v. creditnota's en nieuwe facturen. SwingTravel_manuel 215 van 228 Last saved: BY

216 SwingTravel Bonuspunten-systeem Initialisatie Activeren Bonuspunten systeem is gekoppeld aan de CRM module en zal dus enkel werken als ook de CRM module actief is. Activatie van het bonuspuntensysteem gebeurt via SwingTravel-verkoop initialisaties firma beheer in de tab Travel algemeen. Daar is een parameter Eenheid voor bonuspunten-systeem. Wanneer je deze invult is het systeem geactiveerd Deze parameter bepaalt per schijf van x er punten zullen toegekend worden. (Leeg of 0 is niet geactiveerd) SwingTravel_manuel 216 van 228 Last saved: BY

217 Instellen van de producten waarop bonuspunten worden toegekend Via SwingTravel-verkoop algemeen Product Vertrekperiode beheer kan je voor elke product opgeven vanaf welke vertrekdatum hoeveel punten worden toegekend per schijf van x (x is wat ingesteld staat bij de activering) Product: kies het gewenste product met het icoon en druk op Klik op om een nieuwe lijn toe te voegen Geef de vertrekdatum op en het aantal bonuspunten die toegekend worden / x SwingTravel_manuel 217 van 228 Last saved: BY

218 Klanten activeren die bonuspunten krijgen In de tab Travel op de klanten fiche is er een extra parameter voorzien om voor de klant het bonuspuntensysteem te activeren. Default zal dit aanstaan voor nieuw klanten als het bonuspunten systeem geactiveerd is. Werking Wanneer het bonuspunten systeem geactiveerd is dan wordt tussen de commentaar en de vaste teksten het aantal bonus punten voor die klant afgedrukt op een bestelbon waarbij het vertrek niet in het verleden ligt. Punten verworven: Punten lopend: zijn de punten die deze klant tot nu toe verdiend heeft op reizen met een vertrekdatum in het verleden zijn de punten die hij nog te goed heeft voor reizen die hij geboekt heeft met een vertrekdatum in de toekomst SwingTravel_manuel 218 van 228 Last saved: BY

219 Punten toekennen of inruilen Op de klanten fiche kan je via de tab Bonuspunten manueel punten toevoegen of aftrekken Druk op om een rij toe te voegen Geregistreerd: datum waarop u de ingave doet Geregistreerd door: persoon die rij toevoegt Bonuspunten: positief om extra punten toe te kennen negatief om punten in te ruilen Omschrijving: reden van toekennen of inruilen van punten Rapporten Via SwingTravel-verkoop Dossier Bonuspunten Rapporten kan je per klant een overzicht opvragen van de bonuspunten Selecteer de klant en druk op SwingTravel_manuel 219 van 228 Last saved: BY

220 SwingTravel_manuel 220 van 228 Last saved: BY

221 SwingTravel-verkoop Dossier Voucher Beheer Vul de agentschapscode in Selecteer het dossier, waarvoor u een voucher wil maken Druk op Vul in tabblad data het product in waarvoor u een voucher wil maken. Het programma haalt nu alle relevante informatie op uit de productlijn van het dossier. SwingTravel_manuel 221 van 228 Last saved: BY

222 Tabblad data: Naam en adres van de leverancier verschijnen. In het vak naam /adres voor document kan u steeds manuele wijzigingen doen en/of zaken toevoegen Onder tabblad reizigers, vindt u de reizigers van het dossier. U kan ook hier steeds wijzigingen aanbrengen en/of reizigers schrappen. Op tabblad product vindt u alle codewoorden die gelinkt werden met het product in kwestie. Klik op save en de voucher wordt aangemaakt Herdrukken kan via Voucher Rapporten SwingTravel_manuel 222 van 228 Last saved: BY

223 SwingTravel-verkoop Dossier Voucher Rapporten Na het voorbereiden van de voucher (zie module voucher beheer), kan je de gecreëerde voucher printen of verzenden per . Vul het dossiernummer in waarvoor je een voucher opgemaakt hebt. Onder de zoeker van veld Code Voucher verschijnt het overeenkomstig vouchernummer. : de voucher verschijnt in PDF formaat : de voucher verschijnt als bijlage in een nieuwe Microsoft Outlook mail SwingTravel_manuel 223 van 228 Last saved: BY

224 SwingTravel-Verkoop Statistieken ABTO-WES Bestemmingen (*) Via deze module moeten bestemmingen gekoppeld worden aan de WES codes. Geef de code bestemming op en klik op New om een nieuwe te voegen of Open om een bestaande te openen. Selecteer dan de gerelateerde WES code met de SwingTravel_manuel 224 van 228 Last saved: BY

225 SwingTravel-Verkoop Statistieken ABTO-WES Rapporten (*) In opdracht van ABTO (Association of Belgian Touroperators) voert WES reeds vele jaren een continu panelonderzoek uit dat het aantal vertrekken en reservaties bij deze touroperators op wekelijkse basis analyseert onder de vorm van marktvolumes, individuele marktaandelen en evoluties tegenover het verleden. Hiermee kunnen de touroperators hun eigen positie in de markt continu opvolgen voor wat de reeds geboekte vakanties betreft. De bestemmingen kunnen aan de ABTO-WES codes gekoppeld worden via ABTO-WES Bestemmingen Via deze module kan een file gemaakt worden die wekelijks kan worden doorgestuurd. Geef de periode op waarvoor je de file wenst te maken en klik op De file kan dan opgeslagen en doorgestuurd worden naar WES. De mogelijkheid bestaat ook dat de File automatisch wordt doorgestuurd via FTP. Om dit te kunnen moet Servico eerst een aantal technische zaken instellen en is het mogelijk dat extra modules dienen geactiveerd te worden - SwingOffice moet geinstalleerd zijn - TaskScheduler-service moet geinstalleerd zijn - OfficeMessageTypeContract voor contract een MessageTypeID = 'T' moet gezet worden - AbtoWes.config moet aangepast worden - OfficeSettingsFtp voor AbtoWes instellen - OfficeTaskScheduler, OfficeTaskSchedulerRun instellen voor voor AbtoWes met juiste start datum en wekelijks herhalen SwingTravel_manuel 225 van 228 Last saved: BY

226 SwingTravel-Verkoop Statistieken Rapporten Omzet per dag RESULTAAT: Omzet per dag voor een specifieke periode. Naast de omzet per dag krijg je ook cumul van de maand en het jaar. Omzet per dag detail RESULTAAT: Dit rapport geeft je een gedetailleerd overzicht per dag (inclusief dossiernummer en vertrekdatum) SwingTravel_manuel 226 van 228 Last saved: BY

227 Opgelet: Omzet per dag kijkt naar de creatie datum van alle extensies en neemt de aanpassing van bedrag op die datum en extensie Omzet met selecties In dit rapport kan u meerdere selectiecriteria invullen (4 tabbladen: bestandgegevens / product / klant/ leverancier) Bovenaan kan u nog sorteren volgens bepaalde selectie en definiëren of u oplopend of aflopend wil sorteren. Opgelet: Omzet met selectie kijkt alleen naar de creatie datum van de eerste extensie en neemt de omzet van de huidige laatste extensie. Omzet met selecties detail Zelfde als omzet met selecties maar geeft ook een overzicht van de geselecteerde dossiers Geannuleerde omzet en geannuleerde omzet detail Dit geeft de omzet zoals omzet met Selecties maar dan alleen voor de geannuleerde dossiers. SwingTravel_manuel 227 van 228 Last saved: BY

228 Omzetvergelijking In dit rapport kan u de omzet vergelijken tussen verschillende leveranciers. Bv: in selection 1 leverancier Thomas Cook en in selection 2 leverancier Jetair en code leverancier oplopend gesorteerd geeft je volgend resultaat: Met omzetvergelijking Firma kan je dit ook doen over verschillende boekhoudkundige firma s heen SwingTravel_manuel 228 van 228 Last saved: BY